Concurso: Aula 8 LEONARDO FERREIRA SENADO FEDERAL ADMINISTRADOR

Transcrição

1 Concurso: SENADO FEDERAL ADMINISTRADOR Aula 8 LEONARDO FERREIRA

2 Comunicação Introdução (1) Toda organização funciona a partir dos processos de comunicação. A dinâmica organizacional somente é possível quando a organização assegura que todos os seus membros estejam devidamente conectados e integrados. A comunicação é fundamental para o funcionamento coeso, integrado e consistente de qualquer organização! 2

3 Comunicação Introdução (2) A comunicação constitui a primeira área a ser focalizada quando se estuda as interações humanas e os métodos para mudança ou influenciação do comportamento humano nas organizações. Trata-se de uma área em que cada pessoa pode fazer grandes progressos na melhoria de sua própria eficácia e em seu relacionamento interpessoal ou com o mundo externo! É também o ponto de maiores desentendimentos e conflitos entre duas ou mais pessoas, entre membros de um grupo, entre grupos e dentro da organização como um sistema. 3

4 Sociedade da Informação Dado: é um registro ou anotação a respeito de determinado evento ou ocorrência. Os dados em si são destituídos de sentido ou de significado. Informação: é um conjunto de dados com um determinado significado. Os números 21,11 e 75 são simplesmente dados sem significado algum que, quando reunidos, significam uma informação: a data de nascimento de uma pessoa querida. Comunicação: é a transmissão de uma informação de uma pessoa a outra ou de uma organização a outra. A comunicação é o fenômeno pelo qual um emissor influencia e esclarece um receptor. Comunicar significa tornar comum a uma ou mais pessoas determinada informação ou mensagem. 4

5 Comunicação Conceitos (1) Comunicação significa a transferência e compreensão de mensagens. Comunicação é a transferência de informação e significado de uma pessoa para outra pessoa. Comunicação é o processo de compartilhar informação com outras pessoas. A informação aqui é definida como um pensamento ou ideia que uma pessoa quer compartilhar com outra. 5

6 Comunicação Conceitos (2) Comunicação é geralmente descrita como um fluxo de mensagens entre um emissor para um destinatário utilizando um canal. O destinatário pode ou não responder como uma mensagem (retroação). Em algum ponto do processo, o ruído algo que afeta o processo pode ocorrer e limitar a eficácia da comunicação. Memorizar! 6

7 Comunicação Funções! 1.Controle Motivação Funções! 3.Expressão Emocional 4. Informação 7

8 O Processo de Comunicação O modelo de processo de comunicação mais utilizado provém dos trabalhos de Shannon e Weaver pesquisadores preocupados em descrever um processo de comunicação que fosse útil em todas as situações. O processo de comunicação é constituído pelos seguintes elementos: a mensagem tem um fluxo que vai de uma fonte (emissor) para um receptor. Para tanto, a mensagem é codificada (convertida em um formato simbólico) e transmitida por meio de uma mídia (canal) até o receptor, que traduz (decodifica) a mensagem para o receptor. O resultado é a transferência de significado de uma pessoa para outra. 8

9 O processo da Comunicação! Ruído Fonte/ Emissor Codificação Canal/ Mídia Decodificação Receptor/ Destinatário Retroação/ Feedback

10 O Processo de Comunicação! 1. Fonte: É o emissor ou comunicador que inicia a comunicação através da codificação de um pensamento. A fonte envia uma mensagem. A mensagem é o produto físico codificado pelo emissor. 2. Codificação: Para que a mensagem seja transmitida, ela precisa ser codificada, ou seja, seus símbolos devem ser traduzidos em uma forma que possa ser transmitida adequadamente através do canal escolhido. 3. Canal: É o veículo ou a mídia pela qual a mensagem é encaminhada. O canal é o portador da mensagem e é selecionado pelo emissor. 10

11 O Processo de Comunicação! 4. Decodificação: Para que a mensagem seja recebida, seus símbolos devem ser traduzidos para que possam ser compreendidos pelo receptor. 5. Receptor: é o sujeito a quem a mensagem se dirige. É o destino final da comunicação. Pode ser chamado também de destinatário. 11

12 O Processo de Comunicação! 6. Retroação: o elo final do processo de comunicação é a retroação. Quando a fonte de comunicação decodifica a mensagem que foi codificada e se a mensagem é devolvida, temos a retroação. 7. Ruído: refere-se aos fatores que podem distorcer uma mensagem. O ruído pode ocorrer em qualquer etapa da comunicação. 12

13 Barreiras à Comunicação! O processo de comunicação nem sempre funciona adequadamente. Ele depende dos sete componentes que o constituem. Nem sempre a mensagem que é decodificada pelo destinatário é idêntica à mensagem que o emissor pretendia transmitir. Em todo processo de comunicação existem barreiras que servem como obstáculos ou resistências à comunicação entre as pessoas. 13

14 Barreiras à Comunicação! Barreiras Pessoais Barreiras Físicas Barreiras Semânticas 14

15 Barreiras à Comunicação! Barreiras pessoais: são as interferências que decorrem das limitações, emoções e valores humanos de cada pessoa. As barreiras mais comuns em situações de trabalho são os hábitos deficientes de ouvir, as percepções, as emoções, as motivações, os sentimentos pessoais. As barreiras pessoais podem limitar ou distorcer as comunicações com ouras pessoas! 15

16 Barreiras à Comunicação! Barreiras físicas: são as interferências que ocorrem no ambiente em que acontece o processo de comunicação. Um evento que possa distrair, uma porta que se abre no decorrer da aula, a distância física entre pessoas, canal saturado e congestionado, paredes que se antepõem entre a fonte e o destino, ruídos estáticos na comunicação por telefone! 16

17 Barreiras à Comunicação! Barreiras semânticas: são as limitações ou distorções decorrentes dos símbolos por meio dos quais a comunicação é feita. As palavras ou outras formas de comunicação como gestos, sinais, símbolos etc. podem ter diferentes sentidos para as pessoas envolvidas no processo e podem distorcer significados. As diferenças de idiomas constituem barreiras semânticas entre as pessoas! 17

18 Barreiras à Comunicação! Galera! Atenção! Além da influência das barreiras citadas, o processo de comunicação ainda está sujeito a uma série de fatores organizacionais, interpessoais e individuais que podem dificultar ou prejudicar a comunicação no interior de grupos ou organizações. São barreiras organizacionais, interpessoais e individuais, a saber: Filtragem, Percepção Seletiva, Sobrecarga de Informação, Distorção e Omissão! Hum!! 18

19 Barreiras à Comunicação! Filtragem Percepção Seletiva Sobrecarga de Informação Distorção Omissão 19

20 Barreiras à Comunicação! Filtragem: refere-se à manipulação da informação pelo emissor, para que ela seja vista de maneira mais favorável pelo receptor. Percepção Seletiva: no processo de comunicação, tanto emissor como o receptor vêem e escutam seletivamente com base em suas próprias necessidades, motivações, experiências e características pessoais. 20

21 Barreiras à Comunicação! Sobrecarga de informação: as pessoas são processadores de informação. Mas elas têm uma capacidade finita e limitada para isso. Distorção: ocorre quando a mensagem sofre alteração, deturpação, modificação, afetando e mudando seu conteúdo e significado original. Omissão: Ocorre quando certos aspectos ou partes importantes da comunicação são omitidos,cancelados ou cortados por alguma razão,seja pela fonte,seja pelo destinatário, fazendo com que a comunicação não seja completada ou com que seu significado perca alguma substância. 21

22 Comunicação Organizacional Pressupostos! A comunicação é essencial para o gradativo alcance da consonância e consistência do comportamento das pessoas nas organizações! A comunicação organizacional constitui o processo por meio do qual a informação se movimenta e é intercambiada entre pessoas dentro de uma organização! 22

23 Comunicação Organizacional Pressupostos! Algumas comunicações fluem através da estrutura formal e informal, outras descem ou sobem ao longo da hierarquia, enquanto outras ainda se movimentam na direção lateral ou horizontal! Atualmente graças à tecnologia da informação, os fluxos de comunicação estão se intensificando em todos os sentidos! 23

24 Comunicação Organizacional Pressupostos! As comunicações organizacionais da mesma forma como as comunicações interpessoais também não são perfeitas! Elas são alteradas ou transformadas ao longo do processo, o que faz com que o último elo o destinatário da mensagem quase sempre receba algo diferente do que foi originalmente enviado, transformando a intenção do processo de comunicação! Os canais de comunicação formal são aqueles que fluem dentro da cadeia de comando ou responsabilidade da tarefa definida pela organização! 24

25 Tipos de Canais Formais de Comunicação! 1.Comunicações descendentes: referem-se às mensagens e informações enviadas do topo aos subordinados, isto é de cima para baixo em uma direção descendente.é o tipo de comunicação vertical feita para criar empatia e gerar um clima de trabalho conjunto para a busca de soluções de problemas na organização. As comunicações descendentes em geral englobam os seguintes assuntos: Implementação de objetivos e estratégias. Instruções no trabalho e racionalidade. Práticas e procedimentos. Retroação de desempenho. Doutrinação. 25

26 Tipos de Canais Formais de Comunicação! 2.Comunicações Ascendentes: referem-se às mensagens que fluem dos níveis mais baixos para os níveis mais elevados da hierarquia organizacional. Existem cinco tipos de informações ascendentes : Problemas e exceções. Sugestões para melhoria. Relatórios de desempenho. Informação contábil e financeira. Queixas e reclamações. 26

27 Tipos de Canais Formais de Comunicação! 3.Comunicações horizontais: referem-se ao intercâmbio lateral ou diagonal de mensagens entre pares ou colegas. Pode ocorrer dentro ou ao longo das unidades organizacionais. Seu propósito não é somente informar, mas também solicitar atividades de suporte e coordenação. A comunicação horizontal pode ocorrer em três categorias: Solução de problemas intradepartamentais. Coordenação interdepartamental. Assessoria de staff para os departamentos de linha. 27

28 Interpreta Comunicação para baixo: Implementação de objetivos! Instruções de trabalho! Práticas e procedimentos! Orientação! Retroação de desempenho! Doutrinação! Coordena Comunicação horizontal: Solução de problemas interdepartamentais! Coordenação interdepartamental! iii Assessoria de staff para departamentos de linha! Comunicação para cima: Problemas e exceções! Sugestões de melhoria! Relatórios de desempenho! Queixas e reclamações! Informação financeira e contábil! Influencia

29 Como melhor a comunicação organizacional? Acompanhamento Retroação Empatia Repetição Simplificação da linguagem Escutar Bem Encorajar a confiança Criar oportunidades 29

30 Cultura Organizacional Conceitos! Cultura organizacional representa as normas informais e não escritas que orientam o comportamento dos membros de uma organização no dia-a-dia e que direcionam suas ações para a realização dos objetivos organizacionais. Cultura organizacional é o conjunto de hábitos e crenças estabelecido por meio de normas, valores, atitudes e expectativas compartilhadas por todos os membros da organização. A cultura espelha a mentalidade que predomina em uma organização! 30

31 Cultura Organizacional Conceitos! Cultura organizacional é um conjunto de pressupostos básicos que um grupo inventou, descobriu ou desenvolveu ao aprender como lidar com os problemas de adaptação externa e integração interna e que funcionaram bem o suficiente para serem considerados válidos e ensinados a novos membros como a forma correta de perceber, pensar e sentir em relação a esses problemas. Edgar Schein! 31

32 Cultura Organizacional Conceitos! Edgar Schein elaborou um conceito de cultura concebendo-a com um modelo dinâmico em que é aprendida, transmitida e mudada. O autor acredita que o conceito é complexo o suficiente para ser empregado na compreensão de fenômenos de grupos pequenos, como uma equipe de trabalho, ou grandes, como uma nação ou uma sociedade. 32

33 Cultura Organizacional Aspectos Formais e Abertos Estrutura Organizacional Títulos e descrição de cargos Objetivos organizacionais e estratégias Tecnologia e práticas organizacionais Políticas e diretrizes pessoal Métodos e procedimentos de trabalho Medidas de produtividade Medidas financeiras Aspectos Informais e Ocultos Padrões de influenciação e de poder Percepção e atitudes das pessoas Sentimentos e normas grupais Valores e expectativas Padrões de interações informais Relações afetivas O iceberg da cultura organizacional. 33

34 Os Três Níveis - Cultura Organizacional! Nível dos artefatos visíveis! Nível dos valores compartilhados! Nível dos pressupostos básicos! 34

35 Os Três Níveis - Cultura Organizacional! Artefatos visíveis: constituem o primeiro nível da cultura, o mais superficial, visível e perceptível. São as coisas que cada um vê, ouve e sente quando se depara com uma organização cuja cultura não lhe é familiar.artefatos são todas aquelas coisas ou eventos que podem nos indicar visual ou auditivamente como é a cultura da organização. Os símbolos, as histórias, os heróis, os lemas, as cerimônias anuais são também exemplos de artefatos. 35

36 Os Três Níveis - Cultura Organizacional! Valores compartilhados: Constituem o segundo nível da cultura. São os valores relevantes que se tornam importantes para as pessoas e que definem as razões pelas quais elas fazem o que fazem. Funcionam como justificativas aceitas por todos os membros. Em muitas organizações, os valores são originalmente pelos fundadores da organização. Na DuPont, muitos dos procedimentos e produtos são resultados dos valores atribuídos à segurança. É que a organização foi criada por um fabricante de pólvora para armas, logo os valores de segurança são os traços fortes da cultura da DuPont desde o tempo em que a pólvora era o centro de seus negócios. 36

37 Os Três Níveis - Cultura Organizacional Pressuposições básicas: constituem o terceiro nível da cultura organizacional, o mais íntimo, profundo e oculto. São as crenças inconscientes, percepções, sentimentos e pressuposições dominantes em que os membros da organização acreditam. É o mais profundo dos níveis. E o mais difícil de ser modificado! 37

38 Tipos de Culturas e Perfis Organizacionais Sistema 1 Autoritário Coercitivo Sistema 2 Autoritário Benevolente Tipos de Cultura Sistema 3 - Consultivo Sistema 4 - Participativo 38

39 Tipos de Culturas e Perfis Organizacionais Culturas tradicionais! Culturas participativas! Tipos de Cultura Culturas conservadoras! Culturas adaptativas! 39

40 Socialização Organizacional! Socialização organizacional constitui um conjunto de processos pelos quais um novo membro aprende o sistema de valores, as normas e os padrões de comportamento requeridos pela organização para se ajustar adequadamente a ela. Essa aprendizagem específica constitui o preço de ser membro da organização! 40

41 Socialização Organizacional! Aprendizagem! 1.Missão, visão, valores e objetivos básicos da organização! 2.Meios preferidos pelos quais os objetivos serão alcançados! 3.Responsabilidades básicas de cada membro no papel que lhe está sendo dado na organização! 4.Padrões de comportamento requeridos para desempenho eficaz de cada papel! 5.Conjunto de regras ou princípios que asseguram a manutenção da identidade e integridade da organização! 41

42 Gestão Intercultural Diversidade! Diversidade cultural: preocupação contemporânea das empresas, traduzida em políticas de pessoal e organização do trabalho que visam manter em seu contexto pessoas diferentes com relação a gênero, raça, necessidades especiais, regiões de origem e forma de pensar! O multiculturalismo significa a existência de muitos e diferentes elementos e fatores culturais que são trazidos às organizações por pessoas provenientes de diferentes culturas e que coexistem e florescem dentro das organizações. Pensar sobre o tema!! 42

43 Clima Organizacional! Conceitos (1) Termo empregado para definir o conjunto de satisfações e insatisfações dos membros de uma organização em determinado período, geralmente identificado através de pesquisas calcadas em percepção e opinião. É mais volátil e menos estrutural que a cultura organizacional. Hum!!! 43

44 Clima Organizacional! Conceitos (2) O clima organizacional refere-se à percepção que pode ser influenciada por fatores conjunturais externos e internos à organização. A idéia do clima organizacional remete à noção de clima meteorológico e retrata um estado momentâneo da organização. Assim como a opinião pública, o clima pode alterar-se ante uma notícia, um evento ou um boato! Lembram da importância da motivação dos indivíduos sobre o clima organizacional? 44

45 Clima Organizacional! Conceitos (3) O clima organizacional está intimamente relacionado com o grau de motivação de seus participantes. Quando há elevada motivação entre os membros, o clima organizacional se eleva e traduz-se em relações de satisfação, animação, interesse, colaboração irrestrita etc. Todavia, quando há baixa motivação entre os membros, seja por frustração ou imposição de barreiras à satisfação das necessidades, o clima organizacional tende a baixar, caracterizandose por estados de depressão, desinteresse, apatia, insatisfação, etc, podendo em casos extremos chegar a estados de agressividade, tumulto, inconformismo. 45