1 - INTRODUÇÃO. A autonomia na realização do acordo reflete-se na eficácia de seu cumprimento.

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1 APOSTILA DO JUIZADO

2 SUMÁRIO 1- Introdução O que é o Juizado de Conciliação? Histórico Missão Valores Como são implantados os Juizados de Conciliação Quem pode ser parceiro? Como é a participação dos parceiros? Como os voluntários são selecionados? Instalação Por que escolher o Juizado de Conciliação? Funcionamento Casos que podem ser levados ao Juizado de Conciliação Casos que não podem ser atendidos pelo Juizado de Conciliação Quem pode usar o Juizado de Conciliação Composição Secretário Conciliador Conciliador Espaço da conciliação, funções e valores do conciliador Atendimento Agendamentos da sessão Sessão de conciliação A dinâmica da sessão de conciliação Técnicas de Conciliação Roteiro para a conciliação Valor do acordo celebrado Anexos...17 I. Secretaria Geral do Juizado de Conciliação...17 II. Lei do Voluntário...17 III. Formulários...19 IV. Organização de arquivos...37

3 1 - INTRODUÇÃO A conciliação é um meio de resolver conflitos pelo qual se delega aos próprios envolvidos a responsabilidade de encontrarem a solução que melhor atenda a suas aspirações e necessidades. A importância do Juizado de Conciliação está em criar um espaço propício para a realização de uma negociação cooperativa entre as partes, onde serão assistidas por um terceiro, neutro e imparcial, o conciliador. Pela simplicidade de sua instalação e funcionamento, o Juizado pode ser facilmente instalado em áreas de grande vulnerabilidade, cumprindo assim uma importante função de inclusão social. Estabelecendo parcerias com a comunidade e apoiando se na disponibilidade de voluntários, pode oferecer serviços de conciliação e orientação inteiramente gratuitos. A vivência do conflito traz grande desconforto e ansiedade aos envolvidos, tumultuando, também, a harmonia das relações em sociedade. Num contexto social de distanciamento entre as pessoas, de crescente individualismo e falta de comunicação interpessoal, o Juizado de Conciliação vem resgatar e reforçar uma distinta capacidade humana: a arte de dialogar. Esse juizado propaga que a dignidade da pessoa humana não é vivenciada pelo isolamento do ser em si, mas por meio da solidariedade. Na construção conjunta do acordo pelos envolvidos, o juizado possibilita o sair de si para acolher o outro, criando um espaço no qual a competitividade dá lugar à cooperação. Um espaço no qual os esforços são somados para a análise do problema, busca do ajustamento de pretensão e necessidades, por meio de concessões recíprocas, objetivando uma solução que seja vantajosa para ambas as partes. O juizado cumpre, também, uma função pedagógica, capacitando as pessoas para resolverem seus próprios conflitos através do diálogo, sem a necessidade de acirrarem - se disputas nas quais todos saem perdendo. Cumpre, ainda, uma função preventiva, evitando que pequenos conflitos ganhem proporções indesejáveis. A autonomia na realização do acordo reflete-se na eficácia de seu cumprimento. É garantida a liberdade de comparecer ao Juizado, de fazer ou não concessões e de escolher a melhor proposta sem qualquer imposição. Na conciliação, exerce-se a cidadania, atribuindo às partes iguais oportunidades de manifestação, possibilidade de falarem e serem ouvidas, tendo direito de expressar suas reais necessidades e possibilidades. Por ser rápida, a solução produz sentimento de satisfação nas pessoas diante da resposta célere ao conflito que as incomodava. Ainda que não solucionem seu conflito no Juizado, as pessoas são orientadas pelos conciliadores sobre os meios adequados que devem procurar, dependendo do caso em questão. A opção pelo Juizado traduz-se em ganho: financeiro, de tempo e o emocional, evitando o desgaste de uma longa demanda judicial. A conciliação é o menor caminho a se percorrer quando se pretende vencer pela afirmação da solidariedade. 2- O QUE É O JUIZADO DE CONCILIAÇÃO? O Juizado de Conciliação, criado pelo Poder Judiciário do Estado de Minas Gerais, não tem função jurisdicional, mas conciliatória. Sua atividade precípua é a de promover o diálogo entre as partes, conferindo-lhes oportunidades para se expressem e sejam ouvidas, compondo seus interesses em conflitos, mediante acordo. O Juizado procura promover a acordo entre as pessoas, de forma rápida, eficaz e gratuita, objetivando a harmonização social, através da mudança da cultura do litígio para a de conciliação. 2

4 3 HISTÓRICO Ao longo da história, o homem criou diferentes formas para administrar seus conflitos. Partindo de uma Justiça Privada, na qual as próprias pessoas resolviam o conflito pelo uso força física, chegou-se à necessidade de inclusão de um terceiro na relação, o Estado, para intermediar a solução do conflito. Atualmente, o mundo inteiro discute sobre os sucessos e entraves desta solução monopolizada pelo Estado, apontando alternativas que possam auxiliá-los a cumprir o principal objetivo, a pacificação social. Dentre essas alternativas, temos a arbitragem, a mediação e a conciliação. Em todas essas formas, as partes em conflito contam com o auxilio de um terceiro, que irá facilitar o entendimento entre as partes na resolução de suas controvérsias. Na arbitragem, as partes em conflito escolhem um ou mais árbitros para apresentar a solução para o caso, comprometendo-se a se submeter a sua decisão. A mediação trabalha com os sentimentos das partes, seu objetivo principal não é por fim ao conflito, mas reconstruir relacionamentos rompidos e educar as partes a resolverem seus conflitos. O terceiro procura encorajar as partes, neutralizar emoções e facilitar a resolução de uma disputa sem, no entanto, prescrever qualquer solução. A conciliação é tida como uma das mais antigas formas de resolver conflitos, surgindo com a própria sociedade organizada. Com a ajuda de um conciliador, as partes identificam o problema e pensam em possíveis soluções, chegando a um entendimento comum que satisfaça a ambas. Dependendo do momento em que for proposta a conciliação, pode-se classificá-la em pré-processual ou processual, conforme seja tentada antes da instauração de um processo judicial ou no decorrer dele. Em decorrência do momento e da natureza do conflito, os cidadãos de Minas Gerais têm 05 práticas de conciliação ao seu dispor, são elas: a conciliação, no Juizado de Conciliação (pré-processual); a conciliação no Juizado Especial (processual); a conciliação na Central de Conciliação (processual); a conciliação no trâmite de um Processo Formal (processual) e, finalmente, a conciliação na Central de Precatórios (processual). Essas diversas práticas de conciliação refletem a preocupação que o Poder Judiciário do Estado de Minas Gerais sempre teve como norte para a condução de suas atividades: a prestação jurisdicional célere e eficaz, busca da pacificação social. Visando aprimorar sua atuação, almejando a excelência na administração da Justiça, o Tribunal da Justiça de Minas Gerais editou a Resolução nº89, de 19 de março de 1987, que criou os Juizados Informais de Pequenas Causas, experiência vitoriosa e de grande significado para a sociedade. Os Juizados Informais de Pequenas Causas sofreram alterações em sua regulamentação através das resoluções nº 135, de 1989, nº236, de 1992, até que a Corte Superior do Tribunal de Justiça de Minas gerais, com o escopo de aperfeiçoar suas atividades em busca da paz social, conferiu-lhes perfil ainda mais informal e dinâmico, culminando na criação dos juizados informais de conciliação, por meio da edição da resolução nº378, de Em sua trajetória, novo Juizado sofreu profundas e significativas mudanças, a começar por sua denominação, que na resolução nº 400, de 2002, passou a ser Juizado de Conciliação, sem referencia a complexidade dos conflitos ou fatores econômicos, pois seu enfoque é unicamente a conciliação, promovida pelo diálogo travado entre as partes envolvidas no conflito, em busca da celeridade e eficiência nas atividades conciliatórias, e a proximidade com todas as camadas da sociedade.atualmente, o juizado de conciliação e regulamentado pela resolução nº 460, de

5 4 MISSÃO A missão do Juizado de Conciliação e prestar serviços de conciliação aos cidadãos do Estado de Minas Gerais e orientar a relação de cada pessoa com a justiça, com os recursos sociais necessários para solução de seu conflito, no intuito de promover a paz social. 5- VALORES Respeito: reconhecimento da diversidade, possibilitando a coexistência das diferenças culturais, sociais e étnicas. Ética: conduta pautada na integridade, honestidade e respeito à dignidade do ser humano. Compromisso: responsabilidade e comprometimento contínuo com a promoção paz social, visando o benefício às comunidades, oferecendo-lhes acesso à solução de conflitos com a parceria do Poder Judiciário. 6- COMO SÃO IMPLANTADOS OS JUIZADOS DE CONCILIAÇAO? O Poder Judiciário de Minas Gerais, em parceria com a sociedade, está implantando Juizados de Conciliação em todo o Estado. Trata-se de uma iniciativa baseada na solidariedade e no trabalho voluntário, mobilizando Estado e comunidade numa atitude conjunta em prol de uma sociedade melhor. Tem como especial objetivo levar uma possibilidade de solução de conflitos às camadas mais vulneráveis da sociedade. 6-1 Quem pode ser parceiro? As parcerias podem se dar entre órgãos do governo, prefeituras, empresas privadas, escolas, instituições religiosas, clubes de serviços, associações de classe e outras entidades. Essas parcerias são formalizadas através de termo de convênio, devidamente assinado pelo Coordenador-Geral, ou por magistrado da respectiva comarca, mediante delegação. 6-2 Como é a participação dos parceiros? Os parceiros disponibilizam os locais onde funcionarão os Juizados de Conciliação, auxiliam na divulgação do trabalho e fornecem instrumentários, tais como mesas, cadeiras, armários, etc. Podem também colaborar com a indicação de voluntários ou com a cessão do tempo de trabalho de seus funcionários. 6-3 Como os voluntários são selecionados? Os conciliadores serão escolhidos dentre pessoas que tenham aptidão para o trabalho de natureza conciliatória, não necessitando, para isso, que tenham formação acadêmica. Constatado que a pessoa tenha perfil para atuar na mediação de solução de conflitos, ela assinará um termo de adesão, que representa o engajamento e o compromisso com o trabalho voluntario e com o estabelecimento de uma nova cultura de paz social. 4

6 6.4 Instalação Disponibilizados locais e voluntários, após a apreciação da coordenação instala-se o Juizado de Conciliação através de Portaria assinada peço Coordenador-Geral; dando-se inicio aos trabalhos, tais como divulgados na comunidade, recebimento de reclamações, agendamento e realização das sessões de conciliação. 7- PORQUE ESCOLHER O JUIZADO DE CONCILIAÇÃO? A pacificação social não virá com a supressão dos conflitos sociais, mas com a escolha do caminho para sua solução. O Juizado de Conciliação oferece uma alternativa pautada no diálogo e na cooperação entre pessoas para a superação das divergências de interesses. O acordo firmado com autonomia das partes enaltece as possibilidades e as capacidades do envolvidos, levando a um maior cumprimento do que é pactuado. A simplicidade de seu funcionamento traduz-se na facilidade de sua implementação. Aproximando-se da sociedade, consegue oferecer amplo acesso á Justiça, sem custos, sem demora, sem grandes formalidades, trazendo benefícios para todos os envolvidos. Cumpre ainda um papel preventivo, dirimindo o conflito já em seu nascedouro. Um espaço que acolhe as diferenças e revela a possibilidade de coexistência de iguais liberdades individuais. 8-FUNCIONAMENTO O funcionamento dos Juizados de Conciliação é de grande simplicidade e poderá adequar-se às necessidades e características de cada localidade. Ao procurar os Juizados de Conciliação, o cidadão é atendido por um secretário que irá escutar a reclamação. Se for um caso que pode ser atendido pelo Juizado de Conciliação, ele redige a reclamação e marca uma reunião de conciliação. Quando esta é bem sucedida, o acordo é redigido e assinado pelo conciliador, pelas partes e por testemunhas. Se o acordo não for cumprido, poderá servir para que a pessoa interessada tome as providencias junto à Justiça Comum. 8-1 casos que podem ser levados ao Juizado de Conciliação Os Juizados de Conciliação são competentes para atender qualquer tipo de conflito em que seja legalmente possível a realização de acordos. Buscando soluções para promover o entendimento entre as pessoas. Exemplos: No caso de dividas; Descumprimento de obrigações; Devolução de objetos emprestados; Desvio de esgoto para o terreno do vizinho; Criação de animais soltos que possam prejudicar ou incomodar os vizinhos; Conflitos com vizinhos; 5

7 Pensão alimentícia e guarda consensual de menores; Inadimplência de condomínio 8.2 Casos que não podem ser atendidos pelo o Juizado de Conciliação Não poderão ser atendidos pelos Juizados de Conciliação casos em que a competência absoluta seja de outros órgãos da Justiça ou que haja impossibilidade pela falta de jurisdição necessária ao caso. Exemplos: Qualquer caso envolvendo relação de trabalho; Separação judicial; Ações criminais; Contra órgãos públicos (exceto obrigação de fazer) Aposentadoria/ benefícios do INSS; FGTS. 8.3 Quem pode usar o Juizado de Conciliação Todas as pessoas físicas que tenham capacidade jurídica, ou seja, maiores de 18 anos e que gozam plenamente de suas faculdades mentais, poderão ser parte ativa no Juizado de Conciliação ou chamar qualquer pessoa para tentar o acordo. As pessoas que utilizam o Juizado de Conciliação para resolução de conflitos são denominadas: reclamante e reclamado. O reclamante é a pessoa que tem a iniciativa de procurar o Juizado para buscar uma solução para o conflito. O reclamado é a pessoa convidada a comparecer ao Juizado para tratar do motivo explicado na reclamação feita pelo reclamante. As pessoas jurídicas (empresa, comércios, etc.) não poderão ser parte ativa no Juizado de Conciliação exceto a Fazenda Pública nos casos de cobrança divida ativa. Qualquer pessoa, tanto física quanto jurídica, poderá ser reclamado. 6

8 8.4 composição Presidência 3º Vice - Presidência Coordenação Geral do Juizado de Conciliação Secretaria Geral do Juizado de Conciliação Juizado de Conciliação Conciliador - Orientador Secretário Conciliador Secretário O secretário pode ser voluntário ou estagiário. Ele exerce uma função essencial ao Juizado de Conciliação, pois responde pelo bom funcionamento da Secretaria. Atende primeiramente às pessoas que procuram o Juizado de Conciliação, orientando toda a trajetória do caso. Além disso, é o responsável pela divulgação da existência do Juizado na comunidade Conciliação Orientador São escolhidos entre magistrados, membros do Ministério Público e defensores públicos, em atividade ou aposentados, advogados, bem como entre outras pessoas de reputação ilibada e reconhecida respeitabilidade, que reúnam condições pessoais de dedicação e aptidão para o trabalho de natureza conciliatória. O Conciliador- Orientador supervisiona o funcionamento do Juizado, dirige as sessões e intervém na conciliação, caso necessário. (Resolução nº 460/2005) Conciliador Os conciliadores são escolhidos dentre as pessoas que desejam dedicar-se ao trabalho voluntário e tenham aptidão para o trabalho de natureza conciliatória, não sendo exigida formação técnica ou profissional específica. O conciliador emprega essa aptidão para ouvir as partes, promovendo o diálogo e colaborando na escolha da melhor solução possível para a composição dos interesses dos envolvidos no conflito, mediante acordo Espaço da conciliação, funções e valores do conciliador Para se chegar á pacificação entre os envolvidos e a um possível acordo, é imprescindível que o conciliador construa um ambiente de confiança e respeito, o que faz com que reclamante e reclamado se sintam mais a vontade para falar de suas questões. É necessário que ele crie um contexto propício tanto à escuta quanto ao diálogo, diligenciando para que cada um tenha oportunidade de falar e apresentar se relato. Cabe a ele auxiliar as partes e encontrar a melhor solução de seu conflito. 7

9 Com objetivo de facilitar a compreensão acerca do espírito da conciliação, selecionando abaixo algumas expressões chaves norteadoras da prática conciliatória; EXPRESSÕES CHAVES SABER OUVIR MANTER SIGILO IMPARCIALIDADE APONTAR ALTERNATIVAS CRIATIVIDADE SOLUÇÃO PACIFICA DE CONTROVÉRSIAS SER PACIENTE RESPEITAR AS PESSOAS VALORIZAR AS POTENCIALIDADES DAS PESSOAS CONSIDERAR TODAS AS ALTERNATIVAS SABER LIDAR COM AS DIFERENÇAS CLAREZA DE EXPRESSÃO BOM SENSO COOPERAÇAO MÚTUA HUMILDADE ORDENAR O DIÁLOGO CUIDAR PARA QUE O ACORDO SEJA JUSTO PARA OS ENVOLVIDOS SER EMPÁTICO O SERVIÇO É PARA A COMUNIDADE COMPROMISSO Tais expressões referem-se, basicamente, a três aspectos: espaço da conciliação, funções do conciliador e valores do conciliador. Convidamos cada um a participar da construção desses campos, posicionando, na figura, expressões relacionadas. Lembramos que, por se tratar de questões subjetivas, esses aspectos têm mobilidade nos demais campos. Não temos, portanto, pretensão de esgotá-los nem de limitá-los definitivamente em cada campo destacado. 8

10 O espaço da conciliação passa a existir à medida que se estabelecem laços de confiança entre conciliador e os envolvidos, sendo fio condutor dessa relação o respeito genuíno e sincero pelas pessoas, pelos seus pensamentos, sentimentos e atitudes na busca da harmonização de conflitos. O conciliador deverá ter consciência de suas funções, pois sua postura, atuação e engajamento são determinantes na criação e manutenção da paz social. Na condução da conciliação, a bagagem interna que cada conciliador possui (valores, vivências, etc.) constitui ferramenta útil quando utilizada conforme os princípios éticos que regem o Juizado de Conciliação. 9

11 8.6 Atendimento Quando alguém procura o Juizado de Conciliação (reclamante), é recebido por um secretário que ouve a reclamação e verifica se o pedido pode ser atendido no Juizado. O secretário redige a reclamação no termo próprio (Termo de Reclamação/Carta Convite). Nesta, devem constar, sempre que possível, o nome, número de documento de identidade, CPF, endereço completo e telefone das pessoas (reclamante e reclamado), bem como os motivos que levaram o reclamante a procurar Juizado. Se a demanda não puder ser atendida pelo Juizado, o reclamante é orientado e encaminhado a outros órgãos em busca da solução de seu problema. 8.7 Agendamento da sessão O reclamante recebe o Termo de Reclamação/ Carta Convite para entregar ao reclamado: a) pessoalmente, b) via postal, ou c) por terceiro de sua confiança. Recebe também um comprovante (Encaminhamento para a sessão) de que está ciente do dias, hora e local em que deverá comparecer à sessão de conciliação. 8.8 Sessão de conciliação É a reunião de pessoas reclamante e reclamado com o conciliador, que buscará favorecer o diálogo entre as partes, possibilitando que cada uma exponha seus interesses e conjuntamente encontrem alternativas adequadas à superação do conflito, mediante a formalização de um acordo A dinâmica da sessão de conciliação a)momento prévio Para promover o respeito entre as pessoas envolvidas na sessão de conciliação e contribuir para que a reunião seja bem sucedida, é importante que secretário e conciliadores cheguem ao Juizado antes do horário da sessão, a fim de se preparem adequadamente, concentrando-se e imbuindo-se de sua função. Ademais, organizar previamente o ambiente colabora para que as pessoas se sintam bem acolhidas. Através da leitura prévia do Termo de Reclamação, o conciliador poderá conhecer a natureza do conflito, o que o auxilia na condução da conciliação. Pode se necessário, esclarecer possíveis dúvidas com os demais membros do Juizado, sobretudo com o Conciliador Orientador. b) Introdução O conciliador recebe as pessoas -reclamante e reclamado - procurando estabelecer uma relação de cordialidade. Apresenta as pessoas envolvidas na reunião de conciliação e, de forma clara e objetiva, informa sobre o Juizado de Conciliação, sobre a dinâmica da sessão e sobre sua função de conciliador. Essas explicações são importantes, porque, muitas vezes, as pessoas desconhecem o motivo de estarem ali, o papel do conciliador e o que se espera delas. 10

12 O conciliador assevera o sigilo do que for tratado durante a sessão de conciliação, bem como assegura que não serão permitidas quaisquer manifestações de desrespeito entre as pessoas - o que poderá motivar o encerramento da sessão e marcação de uma outra, se necessário. O conciliador ressalta os benefícios da conciliação: gratuidade e rapidez na resolução do conflito, bem como a autonomia das partes para a composição do acordo. Exemplo: Boa-noite! Eu sou Vicente. Qual é o nome dos senhores?... Bem - vindos ao Juizado de Conciliação! O Juizado de Conciliação é um lugar onde as pessoas podem elas mesmas, resolver os seus conflitos através do diálogo. Eu sou conciliador e vou auxiliá-los a conversarem e a escutarem um ao outro para que encontrem soluções. Eu estou aqui para ajudar o solucionar o problema dos senhores da melhor maneira possível, buscando um acordo que atenda a todos. O acordo é a melhor via porque é mais rápido, é gratuito e porque os senhores têm melhores condições de atingir uma solução que satisfaça a ambos, uma vez que conhecem melhor a sua situação do que qualquer outra pessoa. Aqui não é um lugar para se discutir quem está certo ou quem está errado, mas, sim, para estudar propostas e escolher a que for melhor para os senhores. Para se chegar a um acordo, é necessário conversarmos e eu vou cuidar para que a conversa seja civilizada. Aqui não é permitido gritar, não se pode xingar e nem falar alto. Cada um fala por sua vez e todos terão a sua chance. O que for falado aqui será mantido em segredo. Agora, vamos conversar sobre o que os trouxe ao Juizado... 11

13 c) Desenvolvimento da sessão As pessoas envolvidas no conflito expõem o motivo que as levaram ao Juizado de Conciliação. É comum que as pessoas falem sobre diversos fatos de suas vidas, excedendo o assunto principal. O conciliador, de modo calmo e sereno, porém firme, deve restringir a conversa para evitar a exposição da vida das pessoas, orientando a conciliação para o seu objetivo. O conciliador, portanto, ordena o diálogo, cuidando para que uma pessoa não interrompa a outra, diligenciando para que todos tenham a oportunidade de falar e se fazerem ouvir, sempre de forma cordata e organizada. É função de o conciliador manter a ordem, não admitindo, jamais, desrespeito a ela. Função que se espera que o conciliador alcance sem atitude rude, mas sendo determinado na busca de disciplina e respeito mútuo. O acordo deve ser sempre espontâneo. O conciliador não pode se esquecer, em momento algum, de que não é um juiz, de que não tem nenhum poder institucional ou coercitivo e de que sua função é a de auxiliar par que as pessoas possam encontrar a melhor solução possível para a composição de seus interesses. Não deve obrigar o acordo nem submeter as pessoas a qualquer tipo de constrangimento. Ao contrário, deve procurar sempre valorizar e demonstrar as potencialidades e a dignidade que elas têm. O conciliador auxilia as pessoas na escolha de soluções que atendam aos critérios da realidade: o acordo deve ser imparcial, sensato, eficiente e aprimorar ou, pelo menos, não prejudicar o relacionamento entre as pessoas envolvidas na conciliação. Todas as alternativas levantadas pelas pessoas para solução do problema devem ser consideradas, cabendo ao conciliador indicar outras, sempre com imparcialidade. Quanto mais opções existirem para atender aos interesses dos envolvidos numa conciliação, maiores serão as chances de se chegar a um acordo. d) Encerramento Havendo acordo, o conciliador redigirá termo próprio (Termo de Acordo), na presença das pessoas envolvidas na conciliação, escrito em linguagem fácil e compreensível, contendo o que foi combinado, o modo como será cumprido, lugar e o prazo para o cumprimento. O Termo de acordo deverá se lido pelo conciliador e assinado pelo reclamante, pelo reclamado, por duas testemunhas e pelo próprio conciliador. O conciliador despede-se das pessoas, podendo, nesse momento, salientar a cultura conciliatória e parabenizálas pelo acordo realizado. 9- TÉCNICAS DE CONCILIAÇÃO A solução de um conflito trazido ao Juizado de Conciliação é construída pelas próprias partes nele envolvidas. Entretanto, a cooperação do conciliador é fundamental, pois é ele quem as auxiliará a dialogar e a encontrar a solução mais adequada para o problema em questão. Para isso, é imprescindível que o conciliador, além de usar seus talentos individuais, faça uso de técnicas de conciliação. Pela técnica é possível conduzir a sessão de conciliação de maneira mais dinâmica, proporcionando às partes iguais oportunidades de manifestação através do uso adequado e regrado do diálogo, superando momentos de intransigência, propiciando a construção de um resultado satisfatório para ambas as partes. A seguir são enumeradas algumas técnicas de conciliação que muito poderão auxiliar o conciliador na condução da sessão de conciliação. 12

14 1. O espaço físico: maneira de organização do local onde será realizada a sessão de conciliação em muito contribui para sua condução. Orienta-se o uso de uma mesa redonda, ou a colocação das cadeiras de modo igualitário, para que o conciliador fique equidistante das partes, evitando que alguma das pessoas que participam da sessão possa ocupar lugar de destaque em relação à outra. 2. A forma de tratamento: todas envolvidas na conciliação devem ser tratadas de maneira respeitosa. O conciliador deve cumprimentar as partes tentando fazer com que se sintam calmas e confortáveis, procurando chamar as pessoas pelo nome, podendo, inclusive, perguntar o modo como gostam de ser chamadas. Estabelecer uma relação de confiança com os envolvidos em muito contribui para o êxito da condução da sessão de conciliação. Entretanto, deve-se evitar conversar em demasia, mantendo-se sempre certo grau de objetividade. 3. O início da sessão de conciliação: a abertura da sessão de conciliação é determinante para nortear seu desenvolver. É imprescindível que o conciliador explique às partes o que é o Juizado de Conciliação, qual a sua função enquanto conciliador, qual é objetivo daquela sessão e como ela se desenvolver. Jamais deve esquecer de fixar as regras que deverão ser seguidas durante a sessão, evitando, assim, a impossibilidade da sua condução e controle, podendo a qualquer tempo reforçar sua observância ou suspender a sessão caso haja constante descumprimento. Além das regras, é conveniente que o conciliador assegure o sigilo do que for relatado na sessão, podendo, ainda, dirigir algumas palavras de encorajamento às partes, lembrando que os conflitos são naturais ás relações humanas, podendo, inclusive, elencar algumas das vantagens de se tentar a conciliação. O tom da sessão será definido pela maneira como o conciliador irá iniciá-la. 4. Cada um fala de uma vez: essa é uma das regras indispensáveis para que se possibilite um espaço propício ao diálogo. Isso deve ser esclarecido e combinado já no início da sessão, assegurando que cada uma das partes terá oportunidade de falar e de ser ouvida. Quando o conciliador passar a palavra a uma das partes deve evitar o uso de alguns termos, tais como, versão ou ponto de vista, o que pode configurar certo desprezo pelo que será relatado. Aconselha-se usar expressões do tipo relate-nos o que ocorreu ou como isso tem lhe afetado?. É comum que umas das partes não se contenha enquanto a outra relata o ocorrido e faça interrupções freguentes. Educadamente o conciliador deverá sinalizar para que aguarde sua vez, respeitando as regras preestabelecidas. Como o tempo da sessão de conciliação é limitado, não se pode permitir que cada uma das partes se delongue indeterminadamente, podendo o conciliador respeitosamente restringir o tempo, pedindo para que a parte conclua sua exposição ou se detenha no problema central da sessão. 5. Ouvir com empatia: é importante que o conciliador ouça as partes com atenção, dando a devida importância ao que é vivenciado por elas e relatado na sessão de conciliação. Entretanto, para adquirir a confiança das partes,não basta dizer que ouve, sendo imprescindível demonstrar que entende a situação por elas vivenciada. A empatia auxilia no processo de compreensão da situação, criando diferentes pontos de referência a partir da condição onde se situa o outro, respeitando e valorizando seu modo de ver e analisar a realidade, levando a uma melhor interação entre os sujeitos da conciliação. 13

15 6. Linguagem não verbal: a condução da sessão de conciliação é marcada pela oralidade. Entretanto, além da fala, outros comportamentos interferem na maneira como o conciliador conduz a sessão de conciliação. Ele deve estar atento às reações positivas ou negativas das partes, aos seus gestos, seu olhar ou tom de voz. Se bem utilizada, a linguagem corporal poderá ser uma boa aliada na condução da sessão de conciliação. Com seu uso, podem-se evitar repetições desnecessárias ou situações desagradáveis, substituindo, por exemplo, a constante chamada de atenção por gestos com a mão, sinalizando que a parte espere a sua vez de falar. O tom da voz ajuda a estabelecer o ritmo da sessão. Através do olhar é possível ao conciliador revelar ou não sua imparcialidade, sua confiabilidade e a importância que dá ás pessoas e às situações por elas vivenciadas. 7. Evitar preconceitos: a imparcialidade é um dos requisitos para a boa condução da sessão de conciliação. Assim, o conciliador deve evitar proferir julgamentos sobre o que é relatado, procurando valorizar i- gualmente o que é dito pelas partes. O modo como as partes se vestem, como falam e se expressam pode fazer com que se adotem posturas parciais. Os prejulgamentos podem configurar obstáculos ao ouvir e ao exame das questões relatadas, comprometendo a condução imparcial da sessão de conciliação. 8. Fragmentar questões: é comum que as pessoas envolvidas num conflito aglutinem questões, sentimentos e interesses, criando uma grande questão que lhes parece extremamente complexa e insuperável. Ao fragmentar essa grande questão em questões menores o conciliador torna mais fácil e acessível seu exame e resolução. Isso faz com que as partes se sintam mais aliviadas e possam, até mesmo, identificar interesses comuns. À medida que solucionam as questões menores, as partes adquirem autoconfiança e estímulo para trabalhem a questão principal. O conciliador, ao longo da sessão, poderá reforçar o que foi conseguido, valorizando o esforço de cada parte, estimulando as partes a continuar contribuindo para o resultado final. 9. Recontextualizar: ajudar as partes a ver o conflito por outros ângulos contribui para estimular a cooperação entre elas. As informações trazidas pelas partes podem se analisadas por meio de uma nova perspectiva, mais clara e compreensível, voltada às soluções, filtrando componentes negativos que em nada contribuirão para o resultado final. Essa técnica pode se usada como meio para manter o foco na solução do problema, evitando o desvio para a exposição e análise de elementos desnecessários. O enfoque prospectivo auxilia na busca de alternativas para a superação do problema, evitando que as partes utilizem a sessão apenas para relembrar o quão difícil foi à vivência daquela situação. A análise do conflito por outras perspectivas contribui para que uma parte reconheça o modo como aquele problema aflige a outra parte, auxiliando no entendimento da situação vivenciada pelo outro, estimulando a empatia e a conhecida inversão de papéis. 10. Não multiplicar além da necessidade: o conciliador deve enfatizar somente o que for essencial para os fins da conciliação, buscando apenas as informações necessárias à compreensão dos pontos controver- 14

16 tidos, evitando questionamentos vagos ou com objetivo de satisfazer sua curiosidade. O conciliador a- tua como um filtro das informações, enfatizando os pontos relevantes para o esclarecimento da questão, para a melhor compreensão recíproca e para a escolha das alternativas adequadas. No momento da redação do acordo, o conciliador deve lembrar dessa técnica, procurando se objetivo, claro e preciso, não esquecendo de registrar o necessário à satisfação do acordo. 9.1 Roteiro para o conciliador Para facilitar a condução da sessão de conciliação apresentamos a seguir uma lista com dez passos, ressaltando os aspectos mais relevantes a serem lembrados e observados pelo conciliador no desenvolvimento da sessão. 1- Apresente-se e apresente as partes (anote os nomes das partes ou o modo como gostam de serem chamadas e os utilize durante a sessão). Neste momento, podem-se recordar eventuais encontros anteriores entre o conciliador e as partes. 2- Perguntem-se as partes conhecem o Juizado de Conciliação. Neste momento poderá sucintamente explicar o que é o Juizado e qual sua finalidade. 3- Explique o papel do conciliador (não tem poder de decisão, não o é um juiz, mas sim um facilitar que a- juda os participantes a dialogar e examinar suas pretensões, como objetivo de construir uma solução que seja satisfatória para ambas as partes). 4- Descreva o procedimento e suas regras básicas, buscando anuência expressa das partes (oportunidade para ambos falarem, cada um fala de uma vez, não permitindo agressões, manter-se-á o sigilo). 5- Exponha as expectativas do conciliador em relação às partes (trabalho conjunto e com seriedade para tentar alcançar uma solução, abertura para analisar diversas alternativas, escutar sem interrupções e com respeito aos interesses do outro). 6- Deixe as partes relatarem a situação conflituosa, buscando delinear o conflito que as fez procurar o Juizado de Conciliação. Isso ajudará a não perder o foco durante a sessão. Registre os pontos principais e dê retorno às partes de que está entendendo, resumindo as questões centrais (se entendi bem, o que lhe incomoda é...). 7- Procure estimular e retirar das partes propostas de superação do conflito, auxiliando-as a encontrar interesses comuns. Todas as alternativas devem ser valorizadas e analisadas. Quanto mais opções, maiores são as chances de acordo. O conciliador pode, usando sua criatividade, também propor algumas alternativas, sempre atento à imparcialidade, procurando ajustar sua proposta ao beneficio de ambas as partes. 15

17 8- Seja perseverante e paciente. Caso as partes mostrem-se intransigentes, procure ressaltar as vantagens da conciliação (gratuidade, celeridade, menor desgaste emocional) e esteja sempre atento ao uso das técnicas de conciliação, principalmente à recontextualização e à fragmentação. É importante atentar-se para resolução do conflito e não tanto no fato ocorrido, separando as pessoas do problema em análise, procurando reformular acusações como sendo expressões de necessidades ou pedidos. 9- Registre todas as propostas, procurando utilizar informação de ambas as partes no intuito de formar um denominador comum. Se houver acordo, redija no termo próprio, de maneira objetiva e clara, evitando o uso de termos técnicos. Atenção para o preenchimento dos requisitos que tornem possível o cumprimento daquele acordo (o que foi acordado, por que, o valor, a data e o modo de cumprimento). Após a redação, ler às partes para obter sua anuência ao que foi registrado com acordo. Colha as assinaturas das partes e das testemunhas. Não havendo acordo, procure orientar as partes quanto aos meios que podem ser buscados para a solução da controvérsia. 10- Ao encerrar a sessão de conciliação, entregue as cópias do Termo de Acordo, explicando seu valor e o que fazer em caso de descumprimento. Parabenize e agradeça às partes pelo que realizaram, reforçando o valor do uso do diálogo e da conciliação na resolução de conflitos como forma de promoção da paz social. 10 VALOR DO ACORDO CELEBRADO Quando a sessão de conciliação propicia o acordo entre as partes, o que ficar combinado entre elas será registrado num formulário chamado Termo de Acordo. Em seu conteúdo, devem constar alguns requisitos essências, quais sejam: os nomes das partes, o que foi acordado entre elas, o porquê, a determinação do valor, o modo de cumprimento, o local e data em que uma das partes poderá exigir da outra o combinado. Também se pode registrar no Termo de Acordo outros itens que as partes considerem importantes. Esse formulário deverá ser assinado pelas partes, por sua duas testemunhas e pelo conciliador. Qualquer pessoa maior e capaz poderá assinar como testemunha, não sendo necessário que tenha participado da sessão de conciliação, pois se destina apenas assegurar que as partes realizaram o acordo livremente, sem qualquer imposição, gozando de suas faculdades mentais. Caso qualquer uma das partes não cumpra o combinado na data constante no formulário, a outra poderá exigir seu cumprimento judicialmente. Estando presentes os requisitos essenciais e a assinatura das duas testemunhas, a parte terá a seu favor alguns benefícios, não precisando provar a existência do seu direito, pois ele já constará no Termo de Acordo. Esse Termo de Acordo é conhecido na linguagem jurídica como título executivo extrajudicial, sendo nomeadas de certeza, liquidez e exigibilidade seus requisitos essenciais. A exigência judicial do cumprimento é conhecida como ação de execução, que dispensa nova ou prévia investigação da existência do direito. 16

18 ANEXOS ANEXO I Secretaria Geral do Juizado de Conciliação Endereço: Av. Raja Gabaglia nº 1753, 16º andar, Belo Horizonte MG, CEP Telefone: (31) Fax: (31) jic@jmg.jus.br Site: 17

19 ANEXO II Lei do Voluntariado Lei nº 9.608, de 18 de Fevereiro de Dispõe sobre o serviço voluntario e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA. Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1º. Considera-se serviço voluntário, para fins desta Lei, a atividade não remunerada, prestada por pessoa física a entidade pública de qualquer natureza ou instituição privada de fins não lucrativos, que tenha objetivos cívicos, culturais, educacionais, científicos, recreativos ou de assistência social, inclusive, mutuamente. Parágrafo único. O serviço voluntário não gera vinculo empregatício nem obrigação de natureza trabalhista, previdenciária ou afim. Art. 2º. O serviço voluntariado será exercido mediante a celebração termo de adesão entre entidade, pública ou privada, e o prestador de serviço voluntario, dele devendo constar objetivo e as condições do seu exercício. Art.3º. O prestador de serviços voluntario poderá ser ressarcido pelas despesas que comprovadamente realizar no desempenho das atividades voluntárias. Parágrafo único. As despesas a serem ressarcidas deverão estar expressamente autorizadas pela entidade a que for prestado o serviço voluntário. Art.4º. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. 18

20 Art.5º. Revogam-se as disposições em contrário. Brasília, 18 de fevereiro de 1998, 177º da Independência e 110º da República Fernando Henrique Cardoso Paulo Paiva (Publicada no Diário Oficial da União de 18/02/1998) 19

21 ANEXO III - Formulários TERMO DE RECLAMAÇAO / CARTA CONVITE O secretário irá preencher este formulário, com o auxilio de um papel carbono, para que o reclamante o entregue ao reclamado, dando conhecimento da sessão. O original (folha branca) deverá ser entregue ao reclamante e a cópia (folha azul) deverá ser arquivada pelo secretário. No dia da conciliação, o secretário deverá levar a cópia (folha azul) para a sessão de conciliação, juntamente com o Controle de Reclamação. 20

22 CONTROLE DE RECLAMAÇÃO Nesta ficha, o secretário deverá preencher todos os campos com os dados do reclamante e do reclamado. No campo assunto, o secretário deverá relatar sucintamente a reclamação feita. O conciliador deverá solicitar às partes a apresentação de seus documentos, logo no início da sessão, anotando seus dados nos campos devidos. Após a conciliação, deverá ser devidamente arquivada na secretaria do respectivo Juizado, por ordem alfabética do nome do reclamante. 21

23 ENCAMINHAMENTO PARA SESSÃO O secretário irá entregar um comunicado, conforme modelo abaixo, para o reclamante se orientar a respeito do dia e hora da sessão. 22

24 PAUTA E RESULTADO DE SESSÕES Nesta folha, o secretário deverá preencher os campos relativos à data da sessão, número da reclamação, nome do reclamante e nome do reclamado. Após a realização, completar os demais campos com o resultado e nome do conciliador. Deverá ser devidamente arquivada na secretaria do respectivo Juizado, após a conciliação. 23

25 TERMO DE ACORDO No dia da sessão, o conciliador deverá ter em mãos, juntamente com cópia (folha azul) da Carta Convite (Reiteração), além do Controle de Reclamação, para as anotações devidas. Havendo acordo, o conciliador deverá preencher termo próprio, anotando os dados completos das partes, redigindo sucintamente o que as partes acordaram e solicitando a assinatura de duas testemunhas e das partes. A via original será arquivada pelo secretário, devendo ser fornecidas cópias para o reclamante e reclamado. 24

26 CONTROLE DE PRESENÇA Nesta folha, o secretário deverá coletar o nome legível dos conciliadores e suas respectivas assinaturas. Deverá ser devidamente arquivada na secretaria do respectivo Juizado. 25

27 TERMO DE ADESÃO É o termo através do qual o conciliador e o secretário firmam o seu comprometimento com o trabalho voluntário. É imprescindível que seja preenchido e assinado voluntários antes de ingressarem no trabalho dos Juizados de Conciliação. Deve ser arquivado na Secretaria- Geral ou, no interior do Estado, na secretaria do respectivo Juizado. 26

28 CARTA CONVITE (REITERAÇÃO) Neste termo, o secretário ou o conciliador irá reiterar a reclamação feita anteriormente, não sendo necessário o preenchimento do TERMO DE RECLAMAÇÃO /CARTA- CONVITE novamente. O secretário ou o conciliador deverá também fornecer a reclamante a ficha de encaminhamento para a sessão, com a nova data marcada. 27

29 ATESTADO DE COMPARECIMENTO Neste termo, o secretário ou o conciliador irá preencher todos os campos para que se comprove o comparecimento da parte na sessão de conciliação, caso haja solicitação para tal. 28

30 FICHA DE INSCRIÇÃO DE CONCILIADOR Nesta ficha, o conciliador deverá preencher todos os campos e encaminhá-la para o Tribunal de Justiça, onde está instalada a Secretaria - Geral do Juizado de Conciliação. No interior, deverá ser encaminhada para o Conciliador Orientador do Juizado em que pretender atuar. 29

31 REGISTRO DE CONCILIADORES Nesta ficha, o secretário irá anotar os dados do conciliador, para consulta e convocação. Deverá ser devidamente arquivada na secretaria do respectivo Juizado, com dados sempre atualizados 30

32 MAPA DE CONTROLE DE FUNCIONAMENTO O secretário deverá preencher os campos deste formulário de acordo com as orientações do verso e encaminhá-lo, a cada 3 (três) meses, à Secretaria Geral dos Juizado de Conciliação. 31

33 INSTRUÇÕES DO ENVIO DO MAPA Este mapa deve ser enviado à Secretaria Geral dos Juizados de Conciliação TRIMESTRALMENTE 1º trim.: jan/fev/mar -2ºtrim.: abr/mai/jun 3º trim.: jul/ago/set 4º trim.: out/nov/dez. Obedecer a essa ordem para envio do mapa, ainda que não ocorrido sessão em um ou mais meses do trimestre. INSTRUÇÕES PARA O PREENCHIMENTO DO MAPA DATA CONCILIAÇÕES: neste campo deve constar a data de cada sessão realizada. Ex. 23/05/2012 RECLAMAÇÕES REGISTRADAS: em cada divisão deste campo, deve constar o número de reclamações que estão em pauta naquela data, de acordo com a situação de cada uma, que pode ser: Nova, desarquivada ou reagendada (já constou da pauta de sessão anterior retorno / reiteração ). Nº DE SESSÕES REALIZADAS (esse campo contém 5 divisões): * com acordo: (cód.01) *Sem acordo: Com orientação (cód.02) Sem orientação (cód.03) Retorno para nova sessão (sessão suspensa a ter continuidade) cód.04) Pedido de orientação (reclamante pede somente orientação; não solicita o comparecimento do reclamado cód.05) Nº DE SESSÕES NÃO REALIZADAS (este campo contém 8 divisões): *acordo obtido antes da sessão (cód.06) *ausência do reclamante: com orientação (cód.07) Sem orientação (cód.08) *ausência do reclamado: Com orientação (cód.09) Sem orientação (cód.10) Com reiteração (para futura sessão cód.11) *ausência de ambas as partes (cód.12) *desistência do reclamante (cód.13) 32

34 TOTAL: -É a soma do nº sessões realizadas + nº sessões não realizadas. -Esse TOTAL deve ser igual à soma das Reclamações Registradas (nova+desarquivada+reagendada). 33

35 FICHA DE SENHA Nesta folha, o secretário deverá escrever números para que se tenha a ordem de atendimento no local da sessão, evitando-se confusão. 34

36 REQUISIÇAO DE FORÇA POLICIAL Este formulário deverá ser preenchido pelo secretário, quando julgar necessário. 35

37 PORTARIA Nos Juizados de Conciliação do interior, esse formulário deverá ser preenchido pelo Conciliador Orientação, que designará os conciliadores para determinado Juizado, comunicando as designações ao Coordenador- Geral do Juizado de Conciliação. Na capital, as designações são feitas por portaria do Coordenador-Geral do Juizado de Conciliação. 36

38 ANEXO IV Organizações de arquivos PASTA 1 (Antes da Sessão) / RECLAMAÇÕES AGENDADAS ORDENADAS PELO Nº DA RECLAMAÇÃO E GRAMPEADAS Controle de Reclamação. 2ª via do Termo de Reclamação/Carta-Convite. 2ª via da Carta de Reiteração se for o caso. PASTA 2 (Antes da Sessão) DEMAIS FORMULÁRIOS Pauta e Resultado de Sessão. Controle de Presença (parcialmente preenchido). PASTA 3 (Após a Sessão) / AUDIÊNCIAS REALIZADAS (ARQUIVADAS POR ORDEM NUMÉRICA DAS RE- CLAMAÇÕES) Termo de Reclamação / Carta-Convite. 2ª Via da Carta de Reiteração. Termo de Acordo, se houver. Outros documentos se houver. Obs.: os documentos acima deverão ser anexados uns aos outros; o controle de Reclamação será arquivado em fichário à parte, na ordem alfabética de nome do reclamante. PASTA 4 PAUTA E RESULTADO DE SESSÕES PASTA 5 CONTROLE DE PRESENÇA FICHÁRIO: Registro de Conciliadores. Controle de Reclamação (após a sessão). PASTA CATÁLOGO PARA CONCILIADOR: Calendário. Termo de acordo. Papel carbono. Papel A4. Carta Convite (Reiteração). Envelopes. Encaminhamento para sessão. 37

39 Atestado de comparecimento. Caneta / carimbo / almofada / crachá. Endereços úteis. Demais itens a critérios do conciliador. 38