Versão 1.0 junho / 2014 CARTILHA DE COMPLIANCE

Transcrição

1 Versão 1.0 junho / 2014 CARTILHA DE COMPLIANCE

2 CARTA DO PRESIDENTE Prezados, Diante dos desafi os atuais dos negócios e em linha com os Valores e Crenças de Gestão, iniciamos a implementação do Programa de Compliance Fibria. Para a Fibria, estar em conformidade signifi ca identifi car, entender e aplicar as leis e regulamentações relacionadas aos negócios, bem como seguir as políticas defi nidas pela empresa. Por estes motivos, o Programa de Compliance Fibria envolverá: Contribuir para o fortalecimento da identidade corporativa, bem como para a disseminação dos Valores, das Crenças de Gestão e do Código de Conduta; Identifi car e cumprir as leis e os regulamentos, incluindo legislação e políticas anticorrupção e antitruste vigentes; Operar nossos estabelecimentos com as licenças, autorizações e certifi cações necessárias; Cumprir os contratos e acordos assinados pela Fibria; Divulgar Relatórios Financeiros e de Sustentabilidade em linha com as regulamentações e políticas vigentes; Atuar preventivamente para evitar perdas e fraudes. 2

3 É esperado que a nossa liderança incentive suas equipes a estarem sempre em conformidade e agir segundo os padrões de conduta da organização. A área de Controles e Compliance em conjunto com os líderes da organização apoiarão os empregados na gestão da conformidade, reforçando processos e políticas, desenvolvendo treinamentos, fortalecendo os canais de comunicação (incluindo a Ouvidoria) e disponibilizando um sistema de monitoramento das obrigações, com o objetivo de dar visibilidade à situação da conformidade da organização. Lembre-se: a responsabilidade pelo sucesso do Programa é de toda a organização! Marcelo Castelli Presidente 3

4 O COMPROMISSO DA FIBRIA COM A CONFORMIDADE A Fibria respeita a legislação aplicável aos seus negócios e está comprometida com a adoção de altos padrões de Compliance na condução de suas operações. Nossa conduta empresarial é responsável e visa garantir a sustentabilidade dos nossos negócios. O mesmo comprometimento demonstrado pela empresa é também esperado de seus empregados e parceiros. É fundamental que todos saibam que que a Fibria não tolera desvios de conduta ou quaisquer tipos de violação ou descumprimento de obrigações legais e/ou normas internas. O Código de Conduta, inspirado nos Valores e nas Crenças de Gestão da Fibria, deve ser utilizado obrigatoriamente por seus empregados em suas ações e decisões do dia a dia, e também servir de referência para seus parceiros. O empregado deve declinar negócios sempre que forem identifi cadas situações antiéticas ou ilegais, não podendo haver retaliação por parte da empresa ou de seu gestor como resultado de sua decisão. A Fibria tem o compromisso de conduzir seus negócios com integridade e os mais altos padrões de Compliance. 4

5 O QUE SIGNIFICA COMPLIANCE? A palavra Compliance vem do verbo do idioma inglês (to comply) e signifi ca cumprir. Como não temos no idioma português uma palavra que traduza bem o signifi cado que o termo ganhou nos últimos anos, a Fibria decidiu adotá-lo por ser amplamente utilizado e compreendido pelas empresas e governos em diversos países. Quando falamos em Compliance estamos nos referindo ao cumprimento das regras que a empresa e todos os seus empregados devem seguir. Assim, podemos dizer que Compliance signifi ca estar em conformidade com as obrigações legais, normas internas e Cultura Fibria, ou seja, nossos Valores e Crenças de Gestão, além do Código de Conduta. 5

6 COMO PODEMOS GARANTIR A CONFORMIDADE? Para estruturar as atividades de Compliance foi criada a Gerência de Controles e Compliance. Tem como uma de suas atividades principais, garantir a efetividade do Programa de Compliance e dar o suporte necessário às áreas de negócio, para que todos os empregados conheçam suas obrigações individuais e condutas esperadas pela Fibria e possam realizar suas atividades de forma eficiente e Compliance. FUNÇÕES PILARES Identifi cação de Leis e Normas Gestão de Documentos Críticos Gestão do Conhecimento Linhas de Comunicação Monitoramento Gestão da Consequência LEIS E REGULAMENTOS LICENÇAS, AUTORIZAÇÕES E CERTIFICAÇÕES CONTRATOS E ACORDOS RELATÓRIOS EXTERNOS DEFESA DA CONCORRÊNCIA/ ANTITRUSTE PREVENÇÃO A PERDAS E FRAUDES PREVENÇÃO À CORRUPÇÃO VALORES CRENÇAS DE GESTÃO 6

7 E O QUE É O PROGRAMA DE COMPLIANCE? É um conjunto de procedimentos e atividades que visam garantir a conformidade da organização. O Programa de Compliance serve como um modelo à estruturação e implementação de ações para reforçar o cumprimento das normas internas e externas, seguindo os Valores, as Crenças de Gestão e o Código de Conduta da Fibria. INSTRUMENTOS Observatório de Compliance PREVENÇÃO A PERDAS E FRAUDES PREVENÇÃO À CORRUPÇÃO Políticas e Procedimentos Educação e Treinamento Gestor e/ou Canal de Ouvidoria Sistemas de Monitoramento de Obrigações Orientações Disciplinares e Medidas Corretivas CÓDIGO DE CONDUTA 7 As ações relativas ao Programa são realizadas pelas áreas de negócio com o suporte da área de Controles e Compliance, que atua próxima às áreas como Jurídico, DHO, Gestão de Riscos, Auditoria Interna e Ouvidoria.

8 O PROGRAMA DE COMPLIANCE DA FIBRIA Os Pilares do Programa norteiam nossos esforços na busca pela conformidade. Eles representam temas importantes para a organização e recebem atenção especial dos nossos líderes, que devem orientar suas equipes para garantir o cumprimento: de Leis e Regulamentos, dos compromissos assumidos nos Contratos e Acordos assinados; da obtenção das Licenças, Autorizações e Certificações necessárias para nossas operações; da qualidade e veracidade de todos os Relatórios Externos que emitimos. Além disso, é compromisso de toda a Fibria a Defesa da Concorrência/Antitruste, a Prevenção à Perdas e Fraudes e Prevenção à Corrupção. A cultura Fibria é a base do Programa de Compliance: nossos Valores e Crenças de Gestão, norteando nossas condutas e garantindo a ética e a conformidade nos nossos negócios. As atividades de gestão de licenças ambientais desenvolvidas pelas áreas de Meio Ambiente da Fibria ilustram bem como as funções de Compliance podem ser desempenhadas pelas áreas de negócio: 8

9 IDENTIFICAÇÃO DE LEIS E NORMAS As áreas de Meio Ambiente e Sustentabilidade da Fibria acompanham as atualizações na legislação ambiental através de um sistema especializado, analisam a aplicabilidade e as incorporam divulgando-as às áreas aplicáveis. GESTÃO DE DOCUMENTOS Foram desenvolvidos procedimentos para orientação dos administradores e usuários dos sistemas que permitem a gestão automatizada das licenças ambientais. Além disso, políticas e outros padrões das áreas ambientais reforçam o processo de obtenção/renovação das licenças. GESTÃO DO CONHECIMENTO Usuários e administradores dos sistemas são constantemente treinados para garantir a manutenção e utilização dos mesmos. Nestes treinamentos também é reforçada a importância de mantermos as licenças atualizadas. LINHAS DE COMUNICAÇÃO Em condições ideais, os empregados devem expor suas preocupações aos Gestores, que são os responsáveis por assegurar o cumprimento de todos os requisitos e obrigações de conformidade do negócio. Contudo, existem circunstâncias em que a privacidade é requerida, nestes casos, contatar o canal de ouvidoria da Fibria. MONITORAMENTO E SISTEMAS As licenças ambientais, fundamentais para as operações dos negócios, são monitoradas pelas equipes de Meio Ambiente, através dos sistemas especialistas.eventuais pendências são reportados periodicamente pelos administradores às áreas responsáveis e à Diretoria. GESTÃO DA CONSEQUÊNCIA As denúncias recebidas pela Ouvidoria são investigadas por uma equipe especializada dentro da Fibria. A análise é submetida à Comissão de Ética e Conduta e as devidas orientações disciplinares e medidas corretivas são aplicadas. 9

10 O QUE É ESPERADO DE CADA UM DE NÓS? Responsabilidade individual dos empregados: Cada empregado é responsável por garantir a conformidade com todas as obrigações associadas às atividades de sua função, incluindo a identifi cação, gestão e comunicação de quaisquer violações de conformidade. Os empregados da Fibria devem dar o bom exemplo e, além disso, tomar medidas para assegurar que todos os demais conduzam suas atividades de forma ética e em acordo com as determinações legais e regulatórias. Todos devem conhecer e seguir as leis e normas internas em seu trabalho para a Fibria. O desconhecimento de uma obrigação não é defesa contra as possíveis consequências de desvios de conduta. É obrigação de todo empregado da Fibria conhecer o Código de Conduta na íntegra. Os empregados devem participar de todas as atividades de educação e treinamento de Compliance previstas. O Compliance é responsabilidade de todos os empregados da Fibria, independentemente de suas posições dentro da empresa. Somos todos agentes de Compliance e, portanto, devemos agir em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis ao escopo de nossas atribuições, bem como seguir os Valores, as Crenças de Gestão e o Código de Conduta da Fibria. 10

11 Para apoio, os empregados podem sempre procurar seus gestores, as áreas de Controles e Compliance e Ouvidoria, ou o especialista Fibria no assunto em questão. Responsabilidade da liderança: Os gestores são responsáveis por assegurar o cumprimento de todos os requisitos e obrigações regulamentares e de conformidade de negócios associados às atividades de sua posição, incluindo a identificação, elaboração de relatórios e gerenciamento de todas as violações de conformidade. Cabe a eles: Implementar e garantir a aderência às diretrizes de Compliance e seus padrões mínimos. Cada gestor é responsável por reportar para o nível seguinte de gestão como estão a implementação e a aderência às diretrizes de Compliance da empresa. Organizar a sua área de modo a garantir a adesão às regras da empresa e legislação aplicável, promovendo um ambiente de gestão da conformidade e controle em suas áreas de responsabilidade. Incentivar discussões sobre o Código de Conduta e explicar aos seus empregados por que é importante cumprí-lo, respondendo pronta e adequadamente às preocupações levantadas pelos empregados. Proteger membros de sua equipe contra represálias caso eles relatem, em boa fé, ações que acreditem violar a lei ou as normas internas. O desenvolvimento da consciência e do compromisso com a conformidade dos empregados é também de responsabilidade dos gestores, com o apoio das áreas de Controles e Compliance e DHO. Certificar-se de que questões de Compliance são identificadas e compartilhadas com a área de Controles e Compliance, reportando e gerindo eventuais falhas de conformidade. Assegurar que o cumprimento das obrigações de Compliance esteja contemplado nas descrições de cargos e seja considerado nos processos de gestão de desempenho da equipe. Garantir que sua equipe esteja devidamente treinada em relação às obrigações de conformidade relativas à sua área. 11

12 CANAIS DE COMUNICAÇÃO DE COMPLIANCE OUVIDORIA A Ouvidoria conta com uma equipe especializada e preparada para receber, analisar e solucionar questões relacionadas ao Código de Conduta. O canal de Ouvidoria pode ser acessado pelos públicos interno e externo, por site, telefone ou carta. De forma anônima ou identifi cada, é possível entrar em contato com o canal de Ouvidoria tanto para esclarecer dúvidas relativas à interpretação do Código de Conduta, para encaminhar sugestões de melhorias nesse documento e para fazer reclamações de violações, como corrupção ou qualquer outra conduta ou procedimento antiético. Imparcial e transparente, a Ouvidoria garante a confi dencialidade de todas as informações, preservando a identidade dos envolvidos e colaborando para promover um ambiente melhor para todos. Nenhuma retaliação é permitida contra qualquer pessoa que reporte uma preocupação de boa fé. 12

13 Sempre que observarmos um comportamento inadequado e/ou que viole o nosso Código de Conduta, devemos expor nossas preocupações aos nossos gestores. Contudo, existem circunstâncias em que não nos sentimos à vontade para comunicar o problema dessa maneira ou situações em que a privacidade é requerida, nestes casos, contatar o canal de ouvidoria da Fibria. Preferimos que você faça a denúncia anonimamente a omitir estas informações. As questões apresentadas à Ouvidoria são compartilhadas com a Comissão de Ética e Conduta, formada por membros da administração da Fibria. A Comissão foi criada para reforçar a aplicação do Código de Conduta, propondo ações de atualização, disseminação e cumprimento deste instrumento, assegurando sua efi cácia e efetividade. Com imparcialidade, cabe à Comissão estabelecer critérios para o tratamento de situações não previstas no Código, dirimir situações controversas, solucionar dilemas éticos e garantir a uniformidade dos critérios usados na resolução de casos similares. 13

14 O QUE É ESPERADO DE CADA UM DE NÓS? Nossa cultura sempre foi baseada na ética, e nossos Valores e Crenças de Gestão refl etem o compromisso de todos que fazem parte da Fibria de agir sempre em concordância com a lei, as normas internas e a conduta esperada de todos nós. ISSO É QUEM SOMOS: S E R E U SOLIDEZ ÉTICA RESPEITO EMPREEN- DEDORISMO UNIÃO Buscar crescimento sustentável com geração de valor Atuar de forma responsável e transparente Respeito às pessoas e disposição para aprender Crescer com coragem para fazer, inovar e investir O todo é mais forte 14

15 ESSA É A FIBRIA QUE ACREDITAMOS E QUE ESTAMOS CONSTRUINDO! CULTIVO DE TALENTOS Acreditamos e confi amos nas pessoas, e por isso investimos tempo e recursos cultivando nossos talentos. MERITOCRACIA Acreditamos que as pessoas são únicas e por isso merecem ser valorizadas de forma justa e de acordo com suas entregas. EXCELÊNCIA Acreditamos que podemos fazer sempre mais e melhor, superando os desafi os com disciplina, humildade e simplicidade. PRAGMATISMO Acreditamos ser essencial dedicarmos esforços ao que é relevante, com objetividade e sem perder a visão do todo e do futuro. DIÁLOGO ABERTO Acreditamos que um ambiente de confi ança propicia diálogo aberto e espaço para falar e ser ouvido, onde a diversidade de opiniões constrói melhores soluções. ALIANÇA Acreditamos que nosso sucesso é fruto da construção conjunta, fortalecido por relações e alianças genuínas onde todos ganham. SENSO DE DONO Acreditamos naqueles que assumem responsabilidades, que trabalham com paixão e lideram pelo exemplo, comemorando as conquistas e transformando erros em aprendizados. 15

16 EXERCENDO O DIÁLOGO ABERTO Caso algum item desta Cartilha e do Código de Conduta não esteja sendo cumprido, entre em contato com o seu gestor ou com a Ouvidoria da Fibria. OUVIDORIA Telefone: Carta: Ouvidoria Fibria Celulose SA Caixa Postal nº Site: A Ouvidoria é exclusiva para denúncias e esclarecimentos relacionados ao Código de Conduta e deve ser usada com responsabilidade e seriedade. Ligações fora deste objetivo, como envio de currículos, cadastro de fornecedores e outras dúvidas, não serão conduzidas por este canal. As informações aqui contidas são de propriedade da FIBRIA CELULOSE S.A. Fica proibido a utilização do seu conteúdo sem autorização prévia da companhia.