ao Insightly! e-book de

Transcrição

1 Introdução ao Insightly! e-book de

2 Obrigado por escolher o Insightly! Nosso objetivo é facilitar a sua vida e dar à sua pequena empresa o poder necessário para expandir-se e crescer. Pronto para começar? Criamos este guia para ajudá-lo a configurar o Insightly para a sua empresa. Essas 10 etapas abordam tópicos-chave como adicionar usuários, criar campos personalizados, importar dados, configurar alertas e muito mais tudo o que você precisa para que o Insightly trabalhe a seu favor! Aqui estão 10 etapas fáceis para começar a utilizar o Insightly! NO QUE PENSAR E COMO CONFIGURAR O INSIGHTLY: [1] USUÁRIOS: a menos que sua empresa consista apenas em você (p.ex., o negócio é apenas para você mesmo), seu aplicativo de CRM será uma ferramenta colaborativa. Após criar uma conta no Insightly, convide outros usuários para utilizarem o sistema. Pense sobre o tipo de usuários a convidar e nos dados que eles desejarão ver. Por exemplo, será que todos ou apenas algumas pessoas na empresa utilizam o Insightly? Além disso, pense no tipo de permissões de usuário que você deseja implementar. Será que cada usuário verá todas as informações no aplicativo de CRM, ou você deseja que certos usuários ou equipes vejam informações específicas?

3 [2] [3] DADOS, DADOS, DADOS: determine que dados você deseja ter no Insightly. Certifique-se de que todos os dados a serem importados para o Insightly estejam tão limpos quanto possível. Se houver dados em diferentes locais , planilhas ou outros programas, certifique-se de compilá-los em uma planilha. Depois que todos os dados estiverem em uma planilha, elimine duplicatas e determine também se há informações que não devem ser importadas para o Insightly. Por exemplo, talvez você tenha contatos inativos há anos e nem mesmo saiba ao certo se os detalhes do contato estão atualizados. Ou talvez você tenha contatos com informações incompletas. Será que é necessário colocá-los no Insightly? Se a sua planilha contém campos personalizados (p.ex., território de vendas, tipo e cliente ou número de peça), anote esses campos porque será preciso criar um campo personalizado correspondente no Insightly, antes da importação. IMPORTAÇÃO E CATEGORIZAÇÃO DOS DADOS: quando os seus dados estiverem limpos, você poderá exportá-los para o Insightly. O Insightly tem recursos de importação direta para: Gmail Arquivo do Excel ou.csv Para exportar seus dados de outras fontes, uma rápida pesquisa no Google será útil. Por exemplo, se você deseja pesquisar Como exportar contatos de XXX (onde XXX é o nome da sua fonte), encontrará pelo menos um artigo com instruções passo a passo. Aqui estão dicas e práticas recomendadas para transferir os seus dados para o Insightly. Leia integralmente os FAQs nos links abaixo: Sugerimos que você importe suas organizações primeiro (e suas anotações) e só depois importe os contatos (e anotações). Assim, os contatos se vincularão automaticamente às suas organizações e os registros subsequentes se vincularão a estas. Um endereço completo (linha de endereço, cidade, estado/país, código postal/cep) é necessário para a importação dos componentes de endereços. Cidades e países não podem ser importados isoladamente.

4 A importação de contatos requer pelo menos um nome ou sobrenome. Se o nome completo estiver em um único campo, mapeie para o campo nome completo. Também existem exemplos de planilhas para você usar ou modificar: Depois que os seus dados estiverem no Insightly, pense em como categorizá-los para poder encontrá-los facilmente. Além dos campos personalizados, é possível filtrar os dados utilizando categorias e etiquetas. Ao criar campos personalizados ou utilizar etiquetas, você pode criar filtros personalizados para visualizar esses dados. O uso do Insightly para gerenciar os seus contatos aumentará a sua eficiência e organização. [4] ACOMPANHE AS INTERAÇÕES COM O CLIENTE POR , ANOTAÇÕES E TAREFAS: a maior parte das interações com clientes ocorre por , portanto, talvez seja melhor salvar esses s no Insightly. Isso permite a centralização de toda a interação com os clientes em um local conveniente. Se você estiver utilizando o Google Apps, o nosso gadget extremamente popular do Gmail lhe permitirá salvar os s no Insightly com apenas alguns cliques. Se você não estiver usando o Gmail do Google Apps, veja abaixo como salvar os s no Insightly. Além disso, é possível acompanhar telefonemas e reuniões com os clientes utilizando as anotações ou registros de Tarefas do Insightly. Se você utilizar o Evernote, será possível vincular os seus itens Evernote e Evernote Business de modo conveniente diretamente de seus registros do Insightly.

5 [5] [6] [7] [8] SINCRONIZAÇÃO DE AGENDA E CONTATOS: o Insightly Agenda mostra todos os seus eventos do Insightly. É possível até mesmo clicar nas caixas de seleção disponíveis para exibir suas tarefas com prazos, suas etapas e os eventos públicos dos seus outros usuários do Insightly. Além disso, se você tiver um plano pago do Insightly e utilizar o Google Contatos ou Google Agenda, poderá sincronizar seus contatos e itens de agenda do Insightly com o Google. ALERTAS, NOTIFICAÇÕES E TAREFAS: o Insightly apresenta diversas opções para que você possa cumprir todos os seus compromissos e garantir que tenha as informações mais recentes. Talvez você queira, por exemplo, ser notificado quando uma tarefa que designou a outro usuário for concluída, ou quando os detalhes de um contato no qual está interessado forem alterados, ou quando outro usuário adicionar novos arquivos ou informações em um projeto. Além disso, as tarefas podem lhe ajudar a garantir que nada seja ignorado. Para ações executadas de modo recorrente, é possível criar rapidamente uma tarefa repetida e configurar notificações de lembrete por para você mesmo, para que nada seja esquecido. Você também pode designar tarefas a outros usuários. CONJUNTOS DE ATIVIDADES: os conjuntos de atividades são uma forma de automatizar tarefas e eventos repetitivos, para que não seja preciso criá-los um a um. Por exemplo, você pode criar um conjunto de atividades para o processo de vendas chamada inicial, de acompanhamento e chamada para verificação 5 dias depois. Um conjunto de atividades pode atualizar você sobre todas as tarefas e processos. OPORTUNIDADES E RELATÓRIOS: as oportunidades são um modo fácil de controlar os recursos financeiros que entram na sua empresa. Se você utilizar o Insightly para acompanhar vendas, será possível criar uma oportunidade quando um dos seus contatos indicar um desejo de comprar o seu produto. Por exemplo, se administrar uma empresa de manufatura, você poderá criar uma oportunidade quando um cliente quiser comprar um dos seus produtos. Se você trabalhar para uma ONG, será possível criar oportunidades para acompanhar as doações recebidas. Se a sua área for educação, será possível criar oportunidades para acompanhar o sucesso dos seus esforços de arrecadação de fundos.

6 Use as oportunidades do Insightly para acompanhar os negócios que chegam à sua organização. Ao criar uma oportunidade, você pode definir seu valor potencial em dólares, definir uma probabilidade de conquistar a oportunidade e prever uma data provável de fechamento do negócio. Recomendamos também o uso das razões predefinidas de estado da oportunidade (p.ex., Aberta, Ganha, Abandonada, Suspensa, Perdida) e categorias (p.ex., , telefone, acompanhamento, reunião) para ajudar no gerenciamento do processo de venda. Além das razões de estado da oportunidade e categorias, você pode criar um pipeline para a oportunidade, a fim de acompanhar os diferentes estágios desta. Imagine que sua empresa presta consultoria em gerenciamento de projetos. (Pipeline cortesia de insightlyadvocate.com)

7 [9] Você pode criar um pipeline para refletir cada estágio do processo que utiliza para fechar negócios, como: Em desenvolvimento, Obtenção de detalhes do cliente, Proposta, Negociação, Fechada, Suspensa, Perdida. Uma vez criadas as oportunidades, os relatórios do Insightly oferecem uma macro ou micro visão da integridade dos seus negócios. Você pode descobrir, por exemplo, qual dos seus funcionários vendeu mais, por que a empresa perdeu alguns negócios ou, até mesmo, analisar todas as oportunidades em aberto para prever a receita futura. PROJETOS: os projetos são uma característica integrada ao Insightly e um dos nossos principais diferenciais. Isso é muito útil, principalmente quando você atua no setor de serviços. Após a venda dos seus serviços a um cliente, é possível converter a oportunidade fechada em um projeto e começar a trabalhar neste para a prestação do serviço. Como ocorre nas oportunidades, você pode criar um pipeline do projeto. Se não quiser utilizar pipelines, você terá a opção de criar etapas para cada passo do projeto e especificar uma data para a conclusão de cada etapa. As tarefas podem ser criadas e associadas a cada etapa do projeto, o que proporciona um controle muito mais detalhado do que precisa ser feito, por quem e quando. Acompanhe as etapas do projeto para que nada seja ignorado. [10] VINCULAÇÃO: a vinculação é uma característica popular e exclusiva do CRM Insightly. Ela auxilia na criação de relacionamentos com base no seu modelo de negócio ou setor, para gerar uma visão real e ampla da sua rede. Por exemplo, você pode definir facilmente relacionamentos como Bob é colega de Jan ou A Western Acme Associates é afiliada da Acme Industries ou Jenna é subordinada de Melissa. É fácil vincular registros uns aos outros no Insightly.

8 Integrações Confira a seguir a nossa lista de integrações atuais. Se quiser integrar o Insightly a um aplicativo personalizado, veja as informações na nossa Interface de Programação de Aplicativo (API): Evernote incluir anotações do Evernote e do Evernote Business no Insightly. Google+ Hangouts manter conversas em grupo, de voz e em vídeo pelo Insightly. MailChimp enviar s em massa pelo Insightly (apenas planos pagos). Social visualizar perfis públicos de mídia social de um contato. Quote Toller enviar cotações profissionais para os seus clientes potenciais. Zapier criar zaps de integrações ponto a ponto entre o Insightly e centenas de aplicativos de SaaS. API usar sua API REST para integrar o Insightly aos seus aplicativos personalizados ou internos.

9 Próximas etapas Escalonamento com o Insightly Agora que a configuração inicial foi concluída, você está a caminho de se tornar um ninja da produtividade! À medida que você se familiarizar mais com o Insightly, não se esqueça de adicionar outros usuários, já que podem lhe oferecer maneiras mais criativas de usar o aplicativo e ampliar os negócios. Se você deseja esclarecer dúvidas, entre em contato com nossa equipe de suporte (support@insightly.com) e teremos prazer em lhe ajudar. Você também pode nos seguir no Facebook (facebook.com/insightly) ou enviar um tuíte P a r a d i c a s, p r á t i c a s recomendadas e informações gerais, siga-nos online. insightly.com [8]

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