PERGUNTAS MAIS FREQÜENTES CERTIFICAÇÃO NBR 16001

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1 PERGUNTAS MAIS FREQÜENTES CERTIFICAÇÃO NBR As perguntas abaixo têm o propósito de elucidar algumas dúvidas sobre a certificação da NBR O que é a NBR 16001? A NBR tem a finalidade padronizar, na maior extensão possível, os requisitos para um sistema de gestão de responsabilidade social (SGRS), apoiado nos seguintes pontos: - Modelo para a organização formular e implementar uma política e objetivos considerando os requisitos legais e outros, seus compromissos éticos e sua preocupação com a promoção da cidadania e do desenvolvimento sustentável e a transparência das suas atividades; - Prover os elementos de um SGRS eficaz, passível de integração com outros requisitos de gestão; - Não objetiva criar barreiras e nem ampliar ou alterar as obrigações da organização; - É aplicável a todos os tipos e tamanhos de organizações. 2. Posso certificar apenas uma parte da minha empresa? O SGRS é para toda a organização. Desta forma, não é possível certificar, por exemplo, apenas uma linha de produção ou apenas um departamento da empresa. No entanto, nos casos de grandes organizações, com várias localidades espalhadas pelo Brasil e pelo mundo, pode haver um alcance parcial da certificação. Em todos os casos a FCAV fará uma análise da possibilidade da certificação. Em caso de dúvidas, a organização deverá contatar a FCAV para esclarecer casos específicos. 3. Como deve ser calculado o Dimensionamento das Auditorias NBR 16001? O número de auditores-dia para as auditorias inicial e de supervisão devem ser estabelecidos, como base, levando-se em consideração o tamanho da organização a ser auditada, conforme orientações na Portaria 27 de 09 de fevereiro de 2006, emitida pelo INMETRO e na NIT-DICOR-046, também emitida pelo INMETRO. Para maiores detalhes consultar estes documentos em 4. Caso a minha organização já seja certificada em ISO 9001:2000 ou na ISO 14001:1996/2004 isso implica em alguma redução? Existe a possibilidade de redução. A FCAV, no entanto fará uma análise do potencial desta redução que não poderá prejudicar a qualidade da avaliação. P.COM /7

2 5. Qual o objetivo da auditoria Fase 1? Esta fase tem início com a análise crítica, pela FCAV, da solicitação da certificação, e inclui a análise da documentação, a consulta prévia e a divulgação às partes interessadas. O objetivo é prover um adequado planejamento e foco para realização da auditoria de certificação (auditoria fase 2). Esta auditoria é feita nas instalações da empresa. 6. O que é consulta prévia e divulgação às partes interessadas? Estes processos são conduzidos antes da auditoria fase 2. A equipe auditora vai listar as partes interessadas, em conjunto com a empresa, e definir como que cada uma delas poderá ser consultada objetivando o levantamento de informações relevantes para a auditoria fase 2. O processo de consulta geralmente ocorre após a divulgação às partes interessadas de que a empresa está em processo de certificação. A consulta poderá ser feita por meio de reuniões, carta, fax, contatos telefônicos, entrevistas e etc. 7. Qual é o intervalo mínimo para a realização da Fase 2 da auditoria? Este prazo é de, no mínimo, 30 dias após a conclusão com sucesso da Fase Quem faz parte da equipe auditora? A equipe auditora inclui o número de auditores, incluindo o auditor líder, em função da carga de auditor X horas de auditoria planejada, conforme a tabela do item 2 acima. Dependendo do caso, um especialista poderá fazer parte da equipe auditora. 9. Se o auditor não achar problemas na Pré-Auditoria, posso já receber o certificado? Não. A Pré-Auditoria tem objetivo distinto da auditoria de certificação. A Pré- Auditoria verifica a adequação do sistema não colhe evidências suficientes de que as práticas refletem o planejamento contido nos procedimentos. A verificação da implementação dos procedimentos é feita na auditoria de certificação, que não pode ser dispensada de forma alguma. 10. Quantas não-conformidades tiram a minha CERTIFICAÇÃO na Auditoria de CERTIFICAÇÃO? A FCAV não possui uma regra rígida de número de não-conformidades e sim uma política sobre a sua gravidade. Caso o relatório de auditoria inclua uma nãoconformidade considerada de grau Maior, a certificação não poderá ser recomendada. P.COM /7

3 11. Quando eu devo solicitar a Pré-Auditoria? Após a implantação do Sistema da Responsabilidade social, a empresa deve realizar pelo menos um ciclo de auditorias internas para solicitar a Pré-Auditoria. A FCAV também recomenda que seja realizada também pelo menos um análise crítica pela administração. 12. Para que serve a Pré-Auditoria? No início da década de 90, as empresas solicitavam a auditoria de CERTIFICAÇÃO à FCAV sem nenhuma checagem prévia. Normalmente os auditores detectavam problemas conceituais, como por exemplo, não aplicação de requisitos que influenciavam a responsabilidade social. Nestes casos, a CERTIFICAÇÃO não podia ser recomendada, causando transtornos para a empresa e uma certa decepção. Muitas vezes, os problemas advinham de uma incorreta interpretação da norma para o setor de negócio da empresa. Com esta experiência adquirida, os organismos certificadores em todo o mundo passaram a realizar análises prévias (Pré-Auditorias), a fim de diminuir os riscos de na CERTIFICAÇÃO por problemas de adequação. 13. Como é feita a Pré-Auditoria? A Pré-Auditoria segue basicamente os mesmos passos da auditoria inicial. Este é o primeiro contato in loco com a equipe auditora e serve para quebrar o gelo, diminuindo a ansiedade da empresa. Na Pré-Auditoria são seguidos todos os passos da auditoria de CERTIFICAÇÃO: reunião de abertura, investigação, relato das não-conformidades e reunião de encerramento. Geralmente, o auditor da auditoria de CERTIFICAÇÃO será o mesmo da pré-auditoria. A Pré-Auditoria tem como objetivo analisar criticamente a adequação do Sistema da Responsabilidade social. Isto significa que os procedimentos e documentação serão verificados em relação a sua adequação em relação à norma de referência. Normalmente a equipe auditora não tem tempo para verificar se as práticas descritas na documentação estão adequadamente implementadas, isso é denominado de auditoria de conformidade. Ao final da Pré-Auditoria a empresa recebe um relatório contendo todos os itens que devem ser corrigidos antes da auditoria de CERTIFICAÇÃO. 14. Qual é o prazo padrão entre a Pré-Auditoria e a Auditoria de CERTIFICAÇÃO? Não existem prazos formais definidos. A data da auditoria de CERTIFICAÇÃO deve ser marcada em função dos resultados da Pré-Auditoria. Se a Pré-Auditoria não detectou problemas graves, a auditoria de CERTIFICAÇÃO pode ser agendada após uma ou duas semanas. Se ao contrário, a Pré-Auditoria detectou muitos problemas que demoram a ser corrigidos, o prazo pode se estender a meses. P.COM /7

4 Normalmente, existe um prazo de um mês entre a Pré-Auditoria e a Auditoria de CERTIFICAÇÃO. 15. No meu orçamento consta uma Pré-Auditoria de um dia. Eu acho que é pouco. Posso solicitar mais um ou dois dias de Pré-Auditoria? Sim. A carga horária definida no orçamento é mínima para checar todos os itens da norma. Caso a empresa desejar uma análise mais aprofundada, a carga horária da pré-auditoria pode ser aumentada sem problema algum. Haverá um aumento proporcional no preço do evento. 16. Posso pular a Pré-Auditoria e ir direto para a Auditoria de CERTIFICAÇÃO? Sim. A FCAV recomenda fortemente a realização da Pré-Auditoria, porém se a empresa tem muita segurança na adequação e conformidade de seu sistema da responsabilidade social, não há problema algum em realizar diretamente a Auditoria de CERTIFICAÇÃO. 17. Se o auditor não achar problemas na Pré-Auditoria, posso já receber o certificado? Não. A Pré-Auditoria tem objetivo distinto da auditoria de CERTIFICAÇÃO. A Pré- Auditoria verifica a adequação do sistema não colhendo evidências suficientes de que as práticas refletem o planejamento contido nos procedimentos. A verificação da implementação dos procedimentos é feita na auditoria de CERTIFICAÇÃO, que não pode ser dispensada de forma alguma. 18. Como saberei que áreas serão auditadas na Pré-Auditoria e na auditoria de CERTIFICAÇÃO? A empresa envia uma série de documentos para análise da FCAV (Questionário Preliminar e Manual da Responsabilidade social). Estes documentos são cuidadosamente avaliados pela equipe auditora e servem para que a FCAV monte um plano de auditoria. Desta programação constam os departamentos a serem auditados, horários e itens da norma que serão checados. A programação é sempre enviada com uma semana de antecedência, para que a empresa possa se preparar para receber a equipe. 19. Como saberei que áreas serão auditadas nas auditorias de acompanhamento in loco? Da mesma forma que na pré-auditoria e auditoria de CERTIFICAÇÃO, nas auditorias de acompanhamento também ocorre o envio da programação com uma semana de antecedência. Para a FCAV garantir este prazo, a empresa deve P.COM /7

5 sempre enviar com pelo menos 21 dias de antecedência em relação à auditoria seu Manual da Responsabilidade social para análise da equipe auditora. 20. Para que servem as auditorias de acompanhamento in loco? Uma vez implementado e certificado o sistema da responsabilidade social, é obrigação da entidade certificadora verificar a manutenção do sistema certificado. Assim, periodicamente a FCAV faz auditorias in loco para checar se o sistema ainda se mantém adequado e conforme. 21. Posso ter acesso ao currículo da equipe auditora? Sim. Ao receber a programação, a empresa fica conhecendo os nomes dos auditores. e respectivos códigos de cadastro na FCAV, basta consultar a home page da FCAV para achar o currículo dos membros da equipe. 22. O que é a Recertificação? Ela é obrigatória? Após três anos da CERTIFICAÇÃO da empresa, o sistema necessita ser reavaliado de forma completa, para que a CERTIFICAÇÃO seja renovada. Este procedimento é a chamada Auditoria de Recertificação. Conforme regras internacionais do IAF International Acreditation Forum, a RECERTIFICAÇÃO é obrigatória. 23. O que é Comissão de CERTIFICAÇÃO? A Comissão de Certificação avalia os relatórios da equipe auditora para a concessão de certificados e apelações de clientes referentes ao parecer da equipe auditora e situações particulares de observações.. 24.Esta Comissão se reúne de quanto em quanto tempo? Onde? A Comissão analisa criticamente os relatórios de auditoria mensalmente e se reúne nas instalações da FCAV. É importante salientar que essa Comissão é formada por brasileiros e se reúne no Brasil, permitindo rapidez e agilidade nas decisões. Eventuais apelações podem ser feitas em nossa língua. Em casos especiais, um representante da empresa pode ser convidado a participar da Comissão como ouvinte. 25. Existe CERTIFICAÇÃO com reconhecimento internacional? Não. Uma entidade certificadora sempre opera dentro de um ou mais sistemas nacionais de CERTIFICAÇÃO. Existem órgãos nacionais que regulam as atividades dos organismos de CERTIFICAÇÃO (chamados acreditadores): nos Estados Unidos é o RAB, na Holanda é o RVA, no Brasil é o INMETRO. A FCAV é reconhecida dentro do Sistema Brasileiro de Avaliação da Conformidade - SBAC, pois seus certificados são emitidos tendo como acreditador P.COM /7

6 o INMETRO. Para existir uma CERTIFICAÇÃO com reconhecimento internacional, a empresa deveria ter certificados acreditados por todos os órgãos de todos os países (China, Austrália, Indonésia, Alemanha, Canadá, Venezuela, etc.), o que não existe ou é economicamente inviável. Um certificado emitido no Brasil, conforme o Sistema Brasileiro de Avaliação da Conformidade, é reconhecido como confiável no mundo inteiro, assim como, por exemplo, um certificado emitido dentro do Sistema Espanhol de CERTIFICAÇÃO é reconhecido como confiável aqui no Brasil. 26. O que significa o acreditação junto ao INMETRO? A Acreditação junto ao INMETRO significa que existem os seguintes controles sobre a atuação da FCAV: a. Verificação contínua da capacitação das equipes auditoras por meio de auditorias periódicas; b. Verificação contínua do cumprimento das cargas horárias mínimas de auditoria previstas pelo IAF; c. Verificação contínua sobre a isenção e postura ética do organismo certificador. 27. Posso usar a marca de CERTIFICAÇÃO no meu produto? Existem cuidados que devem ser seguidos no uso do selo da FCAV e da marca de CERTIFICAÇÃO. A FCAV define um procedimento que deve ser seguido pela empresa certificada. Por exemplo, é proibido o uso da NBR no produto final. 28. Sou obrigado a usar a marca da FCAV quando anunciar ao mercado minha CERTIFICAÇÃO? Ao contrário de outros organismos de CERTIFICAÇÃO, a FCAV não obriga que a empresa utilize o selo da FCAV em suas propagadas. A empresa é livre para usar a CERTIFICAÇÃO NBR como entender, dentro de regras internacionais comunicadas pela FCAV e Inmetro. 29.O trabalho da FCAV somente se restringe à CERTIFICAÇÃO? Não. A FCAV foi fundada em 1967, quando ainda não existia CERTIFICAÇÃO ISO A FCAV foi instituída por professores da Universidade de São Paulo e é reconhecida como um Centro de Excelência Internacional em Gestão. Por meio do contato com a FCAV, sua empresa terá acesso a um centro de conhecimento e canal de capacitação multidisciplinar de sua equipe. P.COM /7

7 30.A FCAV pode fornecer consultoria para a montagem e implantação do Sistema da Responsabilidade social? Não. Conforme regras internacionais e regras éticas internas da FCAV, não existe a possibilidade de fornecimento de serviços de consultoria para implantação da NBR ou qualquer outra norma que a FCAV certifique. A FCAV também não recorre a subterfúgios para tal atividade como, por exemplo, uso de empresas coligadas ou controladas. A FCAV atua como parceira das empresas de consultoria, reconhecendo e incentivando seu papel, nunca atuando como concorrente. 31.Quais são os critérios para escolher uma certificadora e avaliar as propostas? Na sua escolha, leve em consideração (não necessariamente nesta ordem): d. Prestígio e credibilidade da certificadora; e. Lista de clientes; f. Clareza da proposta (não existência de custos escondidos, impostos, auditorias extras não explicitadas, método de aprovação não claro, etc.); g. Preços e condições de pagamento; h. Competência da equipe auditora; i. Não existência de atividades de consultoria para implantação do sistema de gestão j. A entidade oferece algo mais que as auditorias, como por exemplo, capacitação; k. Existência de Comissão de CERTIFICAÇÃO no Brasil, a fim de facilitar possíveis apelações ou esclarecimento de dúvidas. l. Cumprimento rígido das diretrizes do IAF para carga horária de auditoria. 32. No caso de outras dúvidas, a quem devo consultar? Não hesite em nos contatar pelo telefone (11) , Ramais 103, 104, 105, 106 e 115 ou consulte nossa home page: P.COM /7

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