FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. POLÍTICA DE PRIVACIDADE. Setembro de 2010

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1 FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. POLÍTICA DE PRIVACIDADE A. Propósito Setembro de 2010 A Franklin Electric Co., Inc. e suas subsidiárias e afiliadas (em conjunto, a Empresa ) têm o compromisso de proteger a privacidade daqueles que lhes confiam as suas informações pessoais. Esta Política de Privacidade (a Política ) tem por objetivo descrever o compromisso da Empresa com um ambiente em que os funcionários possam confiar no sigilo de suas informações pessoais, bem como estabelecer padrões para todos os executivos e funcionários da Empresa para a manutenção da privacidade. B. Escopo desta Política Para fins desta Política, Dados do Emprego e dos Funcionários significa qualquer informação pessoal sobre uma pessoa identificada ou inidentificável que seja recebida pela Empresa. As pessoas protegidas por esta Política incluem candidatos a empregos, funcionários (inclusive temporários, em período integral e em meio período), funcionários em contrato de empreitada, estagiários, trabalhadores contingentes, aposentados e ex-funcionários, bem como os dependentes ou outras pessoas cujos dados pessoais tenham sido fornecidos à Empresa por essas pessoas cobertas. Esta Política não cobre dados que se tornam anônimos nos casos em que as pessoas não sejam identificáveis; em que sejam identificáveis apenas mediante um dispêndio desproporcionalmente grande de tempo ou custo de mão de obra; ou situações em que se usem pseudônimos. As declarações contidas nesta Política não limitam a autoridade de qualquer outra política corporativa da Empresa. C. Princípios e práticas 1. Princípios de privacidade. Os princípios de privacidade a seguir se aplicam a todos os dados coletados, usados e divulgados pela Empresa em atividades de recursos humanos. Esta Política fornece um padrão para a Empresa com referência à respectiva proteção de Dados do Emprego e do Funcionário e de outros Dados Pessoais (conforme definição abaixo) globalmente. Dados Pessoais significam quaisquer informações que identifiquem ou possam ser razoavelmente usadas para identificar uma pessoa. Dados Pessoais não incluem informações que estejam codificadas ou anonimizadas, ou informações que estejam publicamente disponíveis. Dados Pessoais Confidenciais significam informações pessoais que revelem a raça, origem étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, ou associação a

2 sindicatos, problemas médicos ou de saúde, ou vida/orientação sexual. Dados Pessoais Confidenciais não serão usados pela Empresa para nenhuma finalidade interna. Em vez disso, Dados Pessoais Confidenciais serão somente 1) coletados por um terceiro administrador aprovado para executar um serviço para a Empresa (por ex., reivindicações de seguro médico e odontológico); ou 2) coletados pela Empresa de forma anônima e usados com a finalidade de relatar dados estatísticos a uma terceira entidade. Determinadas leis locais podem exigir uma padronização mais rigorosa. Portanto, a Empresa lidará com dados nessas localidades de acordo com as leis e os regulamentos aplicáveis no local em que os dados são processados. (a) Notificação. A Empresa informará as pessoas (1) sobre as finalidades para as quais ela coleta e usa os Dados Pessoais a seu respeito; (2) sobre como entrar em contato com a Empresa; (3) dos tipos de terceiros com os quais ela poderá compartilhar Dados Pessoais; e (4) sobre as formas como as pessoas poderão limitar o uso e compartilhamento de Dados Pessoais. A Empresa fornecerá essa notificação quando as pessoas forem inicialmente solicitadas a fornecer esses Dados Pessoais ou assim que possível posteriormente. (b) Opção de recusar. A Empresa oferecerá à pessoa a oportunidade de recusar ou de optar se os Dados Pessoais serão (a) compartilhados com um terceiro, ou (b) usados para uma outra finalidade que não aquela para a qual os dados foram originalmente coletados ou subsequentemente autorizados pela pessoa. (c) Opção de aceitar. No caso de Dados Pessoais Confidenciais, a Empresa fornecerá à pessoa uma opção afirmativa (aceitação) de determinar se as informações serão divulgadas a um terceiro ou usadas para uma outra finalidade que não aquela para a qual os dados foram originalmente coletados ou subsequentemente autorizados pela pessoa. (d) Acesso. A Empresa fornecerá às pessoas acesso razoável aos seus próprios Dados Pessoais e permitirá a elas, mediante solicitação razoável, corrigir quaisquer Dados Pessoais que elas possam constatar estarem incorretos ou incompletos. (e) Transferência para agentes. A Empresa somente transferirá os Dados Pessoais para um agente quando este tiver fornecido garantias de que conferirá a esses Dados Pessoais o mesmo nível de proteção à privacidade exigido por esta Política. Se a Empresa tomar conhecimento de que um agente está usando ou compartilhando Dados Pessoais de um modo que não esteja em conformidade com esta Política, ela adotará medidas cabíveis para impedir essa atividade. (f) Transferências a terceiros. A Empresa transferirá Dados Pessoais somente a um terceiro fornecedor não agente de forma compatível com a notificação fornecida às pessoas e o consentimento dessas pessoas. 2

3 (g) Integridade das informações. A Empresa usará e compartilhará Dados Pessoais sobre pessoas somente de uma forma compatível com os propósitos para os quais os dados foram coletados e/ou autorizados por essas pessoas. Na medida necessária, a Empresa adotará medidas cabíveis para assegurar que os dados sejam precisos e completos. (h) Segurança das informações. A Empresa adotará as precauções necessárias para proteger Dados Pessoais de perda, uso indevido e de acesso, divulgação, alteração e destruição não autorizados. (i) Aplicação. A Empresa estabeleceu processos para verificar nossa adesão permanente a esses princípios de privacidade. Incentivamos qualquer pessoa coberta por esta Política a suscitar quaisquer preocupações que venha a ter sobre a forma como processamos seus Dados Pessoais entrando em contato com o diretor financeiro, o advogado corporativo ou o gerente de auditoria interna. 2. Segurança. A Empresa tem o compromisso de adotar medidas adequadas para proteger os Dados do Emprego/Funcionários e os Dados Pessoais e adota precauções cabíveis para protegê-los contra acesso ou divulgação não autorizada. Estas medidas incluem: (a) Proteção de dados (sistemas). Para proteção contra acesso não autorizado a Dados do Emprego/Funcionários e Dados Pessoais por terceiros e/ou fornecedores, os dados eletrônicos detidos pela Empresa são mantidos em sistemas protegidos por arquitetura de rede segura e contêm dispositivos de firewalls e detecção de intrusão. Regularmente é feito o backup dos servidores que detêm estes dados (ou seja, os dados são gravados em mídia separada) para evitar o extravio ou destruição inadvertida dos dados. Os servidores são armazenados em instalações com sistemas abrangentes de segurança, e de detecção e resposta a incêndios. Dados do Emprego/Funcionários e Dados Pessoais mantidos em sistemas de backup são protegidos e preservados de forma condizente com esta Política. (b) Proteção de dados (acesso). A Empresa limita o acesso a sistemas internos que contenham os Dados do Emprego/Funcionários e os Dados Pessoais a um grupo seleto de usuários autorizados que recebem acesso a esse sistema usando um identificador e senha exclusivos. O acesso a esses dados fica limitado a pessoas com a finalidade de realizar suas funções de trabalho. Dados Pessoais Confidenciais com identificadores não são usados em nenhuma função de trabalho da Empresa. De preferência, Dados Pessoais Confidenciais são usados somente em uma função de trabalho se os dados forem fornecidos anonimamente por um fornecedor terceirizado, de forma que nenhum funcionário da Empresa possa ser identificado ou associado com seus Dados Pessoais Confidenciais. 3

4 Decisões referentes ao acesso são adotadas e aprovadas pelo diretor financeiro e são designadas por um administrador de segurança. 3. Direitos do emprego/funcionários. Um funcionário tem o direito de fazer consulta quanto à natureza dos Dados do Emprego/Funcionários armazenados ou processados a seu respeito pela Empresa ou um fornecedor terceirizado, estando de acordo com e sujeito às leis do país em que o funcionário está localizado. Os funcionários receberão acesso aos seus dados pessoais conforme exigido por lei em seus países de origem, independentemente do local em que os dados estejam armazenados ou sejam processados. A Empresa cooperará no fornecimento desse acesso, seja diretamente ou por meio da entidade empregadora. Todas essas solicitações de acesso poderão ser feitas ao representante de recursos humanos local do funcionário. Se algum Dado do Emprego/Funcionário estiver inexato ou incompleto, o funcionário poderá solicitar que os dados sejam alterados ou, caso necessário, bloqueados ou apagados. Leis locais que preveem que os funcionários limitem o uso dos seus dados pessoais (por ex., direito de objetar à comercialização) serão igualmente observadas. 4. Responsabilidades do Emprego/Funcionários. É responsabilidade de cada pessoa fornecer ao departamento de Recursos Humanos dados precisos sobre si e informar os Recursos Humanos de quaisquer mudanças (por ex., endereço residencial ou mudança de nome). Se o acesso ou correção for recusado, a razão da recusa será comunicada e será feita uma anotação por escrito da solicitação e da razão da recusa. 5. Transferência de dados para outras entidades da Franklin. A Empresa adotará as precauções cabíveis para assegurar a proteção adequada dos Dados do Emprego/Funcionários e dos Dados Pessoais processados ou transferidos entre entidades da Empresa. As exigências a seguir devem ser atendidas antes de ocorrer uma transferência: (a) a transferência de dados se baseia nos requisitos comerciais operacionais para a finalidade indicada; (b) a entidade receptora dispõe de segurança física e organizacional adequada para os dados; (c) a entidade receptora assegura conformidade com esta Política para a transferência de quaisquer processamentos subsequentes dos dados; e (d) a transferência de dados será coerente com esta Política. 6. Transferência de dados para entidades não pertencentes a Franklin. As entidades da Empresa poderão transferir Dados do Emprego/Funcionários ou Dados Pessoais para terceiros externos selecionados que tenham sido contratados para executar determinados serviços. Estes terceiros poderão processar os dados somente em conformidade com as instruções da Empresa (processadores de dados) ou adotar decisões (por ex., qualificação para seguro de saúde, vida, incapacidade, etc.) referentes aos dados como parte da 4

5 prestação de seus serviços (controladores de dados). Em cada instância, a Empresa selecionará fornecedores confiáveis que se comprometam, por contrato ou outros meios legalmente vinculantes e admissíveis, a estabelecer as devidas medidas administrativas, técnicas e de segurança gerenciada para assegurar um nível adequado de proteção e as exigências legais do país pertinente do qual os dados que eles receberão foram originalmente coletados e processados. Esses terceiros selecionados somente receberão acesso a estes dados exclusivamente com a finalidade de executar os serviços especificados no contrato de prestação de serviços aplicável. Se a Empresa tomar conhecimento de que um fornecedor não está cumprindo todas as obrigações descritas, ela adotará prontamente as medidas cabíveis para sanar essa não conformidade e implementar as sanções necessárias. Divulgações emergenciais e exigidas. Ocasionalmente, a Empresa também poderá ser obrigada a divulgar determinados Dados do Emprego/Funcionários e Dados Pessoais a outros terceiros como assunto legal (por ex., defesa em um processo litigioso) e em uma emergência em que a saúde ou segurança de uma pessoa esteja em perigo. 7. Aplicação dos direitos e processos. A Empresa utiliza a abordagem de auto-avaliação para assegurar sua conformidade com esta Política. A Empresa verifica periodicamente se a Política é precisa, abrangente para as informações cuja cobertura é prevista, se é exibida com destaque, completamente implementada e se está em conformidade com a lei. (a) Conformidade obrigatória. Todos os funcionários, contratados e fornecedores terceirizados que tenham acesso a Dados do Emprego/Funcionários e a Dados Pessoais devem cumprir esta Política. Em alguns países, as violações dos regulamentos de proteção de dados poderão acarretar penalidades e/ou pedidos de indenização por parte das pessoas prejudicadas. (b) Descumprimento. A não observação desta Política ou a violação deliberada da confidencialidade ou da segurança dos Dados do Emprego/Funcionários e dos Dados Pessoais poderá resultar em medida disciplinar contra as pessoas envolvidas e/ou responsáveis. Se a qualquer momento uma pessoa acreditar que seus respectivos dados pessoais foram processados em violação desta Política, ela poderá relatar as preocupações ao diretor financeiro, advogado corporativo, gerente de auditoria interna ou por meio da linha direta de ética e integridade. 8. Obrigações (a) Relatórios obrigatórios. Qualquer funcionário que ficar ciente de uma violação desta Política de Privacidade tem a obrigação de relatar essa violação. Qualquer omissão em relatar poderá resultar em medida disciplinar, podendo inclusive levar ao afastamento. (b) Procedimentos de auditoria. Para assegurar ainda mais a aplicação desta Política, o departamento de auditoria interna da Empresa estabelecerá 5

6 procedimentos e auditoria para conformidade com esta Política. (c) Finalidade legítima. Todos os Dados do Emprego/Funcionários e Dados Pessoais serão processados de forma justa e legal. Eles serão coletados para fins especificados e legítimos e não serão adicionalmente processados de formas incompatíveis com esses propósitos. (d) Subordinação de políticas existentes. Passando a vigorar com a implementação desta Política, todos os acordos existentes entre grupos e que abordem as diretrizes ou práticas de privacidade aplicáveis da Empresa referentes ao processamento de Dados do Emprego/Funcionários e Dados Pessoais serão substituídos pelos termos desta Política e modificados de acordo. 9. Autoridades de proteção de dados. Funcionários que receberem solicitações e/ou consultas de autoridades de proteção de dados sobre esta Política ou a conformidade com as leis de proteção e privacidade de dados aplicáveis devem entrar em contato com o diretor financeiro ou o advogado corporativo para assegurar que a Empresa responda à solicitação de forma oportuna e adequada. 10. Como entrar em contato conosco. Quaisquer perguntas ou preocupações referentes ao uso ou divulgação de Dados do Emprego/Funcionários ou Dados Pessoais devem ser dirigidas ao diretor financeiro, advogado corporativo, gerente de auditoria interna ou por meio da linha direta de ética e integridade da Empresa. 11. Diretriz europeia de proteção de dados. Além dos direitos e obrigações declarados nesta Política ou existentes de outra forma, estes princípios estabelecidos em face da Diretriz 95/46/EC ( Diretriz europeia de proteção de dados ) se aplicarão aos Dados do Emprego/Funcionários coletados pela Empresa na Área Econômica Europeia/União Europeia e processados em outros locais. Em jurisdições onde esta Política se aplica, os direitos e mecanismos de aplicação mencionados nesta Política também se aplicam. Esta Política não confere aos funcionários direitos adicionais nem estabelece obrigações adicionais além daquelas já previstas nos termos da Diretriz europeia de proteção de dados. 6

7 FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. ACORDO DE POLÍTICA DE PRIVACIDADE Confirmo que recebi, li, entendo e concordo em cumprir, em todos os aspectos, a Política de Privacidade da Empresa, datada de setembro de Exceto conforme mencionado abaixo, não participei de nenhuma ação ou tomei qualquer atitude, nem participarei de nenhuma ação ou tomarei qualquer atitude que seja proibida pela presente Política, ou que venha ensejar qualquer não conformidade com esta Política de Privacidade: (Em caso negativo, insira Nenhum ) Se eu tiver conhecimento de quaisquer informações ou ações que possam alterar as exceções acima mencionadas, notificarei imediatamente o diretor financeiro, o advogado corporativo ou o gerente de auditoria interna por escrito ou por meio da linha direta de ética e integridade. Concordo em incluir todos os detalhes, conforme razoavelmente solicitados. Assinado neste dia de de Assinatura: Nome (impresso ou em letra de forma): Cargo: Local: 7

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