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1 Adamantina, 16 de novembro de Prezado cliente: Assunto: Procedimentos contábeis, administrativos e patrimoniais para o fechamento das contas do exercício de 2011 e abertura das contas de Dentro do nosso trabalho de consultoria e orientação, elaboramos um elenco de obrigações que deverão ser adotadas até o mês de dezembro principalmente nos lançamentos de encerramento das contas contábeis. Além dessas orientações, chamamos a atenção para outros itens que constam no calendário diário de obrigações elaborado por nossa empresa, o qual se encontra disponível no site Acreditando que estamos colaborando com a gestão pública, garantindo o fechamento das contas dentro dos princípios constitucionais e legais, colocamo-nos à inteira disposição para esclarecimento de dúvidas. Cordialmente, GEPAM

2 PROVIDÊNCIAS A SEREM ADOTADAS ATÉ 31 DE DEZEMBRO DE 2011 PARA O CORRETO PROCEDIMENTO CONTÁBIL 1 Restos a Pagar: Inscrever em Restos a Pagar - não liquidados, apenas aquelas despesas que estão em execução. Efetuar o empenhamento, mesmo que por estimativa, das despesas com pessoal, obrigações patronais, materiais, fornecimento de bens e serviços, obras em andamento, despesas com água, energia e telefone e demais obrigações financeiras do exercício (juros, amortização, parcelamentos), que se constituirão na conta Restos a Pagar, devendo, as demais, serem estornadas. 2 - Exame das contas de Consignações e Depósitos do Passivo Circulante: Realizar os ajustes necessários dos saldos das contas, corrigindo possíveis distorções; Verificar os valores entregues em confiança ou em consignações (aqueles retidos em folha de pagamento INSS ou RPPS, pensão alimentícia, planos de seguros, sindicatos, etc.); e Verificar os depósitos recebidos a título de exigíveis a curto prazo (Exemplo: depósitos, cauções, depósitos judiciais etc.) e as Receitas a classificar. 3 - Exame das contas do Passivo Permanente: Atenção especial para as contas da Dívida Fundada (parcelamentos de dívidas, financiamentos etc.) confrontando com as amortizações empenhadas do Balancete da Despesa; Atualizar as correções contratuais; e, Inscrever os novos precatórios e as novas dívidas. Inscrever todas as dívidas, independentes de seu pagamento; 4 - Para os Municípios que possuem RPPS: Conferir as contas de repasse das obrigações patronais e, em especial, a contabilização das Provisões Matemáticas, de acordo com o cálculo atuarial. 5 - Exames das contas de Aplicações: Conferir se os rendimentos do ano foram contabilizados individualmente por contas vinculadas (convênios, fundos etc.), pois o regime contábil para a receita, na área pública, é o regime de caixa, conforme estabelece o artigo 35, da Lei Federal n.º 4.320/64.

3 6 - Exame das contas do Grupo Créditos em Circulação: Realizar os ajustes da contas dos subgrupos Créditos Diversos a Receber, principalmente as contas do salário-família, salário-maternidade, salário-natalidade e auxílio doença/acidentes tendo, como contrapartida, a conta INSS a Recolher do Passivo Circulante. 7 - Exame das contas de Adiantamentos Concedidos: Encerrar todas as contas de adiantamentos concedidos, com a respectiva prestação das contas e/ou a devolução do numerário não utilizado. Atentar para o cumprimento do Comunicado do TCE SDG nº 19/ Examinar as contas de Estoques Internos: Almoxarifado: Realizar um inventário das contas de estoques internos, em especial da saúde, para verificação da validade dos medicamentos estocados. O mesmo deverá ser feito na Educação com o estoque da merenda escolar e demais materiais. Estes levantamentos dos gastos e saldos de estoques servirão de base para as compras do exercício seguinte. Nesse mesmo sentido, realizar levantamento do estoque do almoxarifado central referente aos materiais de consumo, materiais de construção, autopeças, materiais gráficos, de expediente e outros. 9 - Exame da Conta Dívida Ativa: Realizar todos os lançamentos de ajuste da conta, tais como: baixas, correções e novas inscrições de Dívida Ativa Tributária e Não Tributária, fazendo a provisão e o lançamento das perdas de dívidas Realizar os levantamentos das despesas nos seguintes itens: Saúde Aplicar no mínimo 15% da receita resultante de impostos Considerar a despesa liquidada. Educação Aplicar no mínimo 25% da receita resultante de impostos na educação básica (creche, pré-escola, fundamental, incluindo o EJA) Considerar apenas as despesas liquidadas. Atentar para o repasse que acontecerá no dia 09/12. Nele, estará a parcela a mais de 1% referente a Emenda Constitucional nº 55. Sobre esse valor não ocorrerá a retenção de 20% ao FUNDEB, todavia, no repasse decendial do dia 20/12, deverá ser calculado sobre esse valor o percentual de 25%.

4 Se sobrar despesas a pagar no final do ano, estas deverão ocorrer até 30/01/2012, devendo o saldo financeiro ficar depositado em banco, numa conta específica. FUNDEB Aplicar no mínimo 60% dos recursos recebidos com profissionais do magistério e, no máximo, 40% dos recursos em manutenção e desenvolvimento da educação básica. Considerar como aplicado somente a despesa liquidada. Obs.: Até 5% dos recursos recebidos do FUNDEB poderão ser utilizados no primeiro trimestre de 2012, mediante abertura de um crédito suplementar, conforme estabelece o 2º, do art. 21, da Lei nº , de 20 de junho de Caso sobre recursos do FUNDEB deverá ser aberto uma conta bancária específica do saldo. Tal conta deve ser aberta com a seguinte denominação: Parcela Diferida do FUNDEB - 2º, do art. 21, da Lei nº , de 20/06/ Bens Patrimoniais: O setor competente deverá fazer o inventário físico-financeiro dos bens móveis e imóveis, contendo os valores atualizados (reavaliações e depreciações) destacando as baixas, incorporações resultantes da execução do orçamento e as independentes do orçamento, bem como as baixas efetuadas por alienação ou em razão do bem ser inservível, conferindo o valor totalizado com o registrado na contabilidade. 12 Atenção para outras verificações: a)- Verificar os saldos bancários das contas do FUNDEB, das multas de trânsito (para aqueles municípios que as arrecadam), da CIDE e Royalties; b) Pagar (depositar) os precatórios conforme consta da EC 62. (Parcelamento anual para quem optou em 15 anos, ou parcelamento mensal vinculado a 1,5% da Receita corrente líquida). c) Verificar se os encargos sociais FGTS, INSS (ou Fundos Próprios) e PASEP foram devidamente pagos, ou, caso haja parcelamento, se os valores pagos estão corretos; e, d) Conferir se as receitas recebidas de outras esferas de governo, via transferências constitucionais e legais FPM, ICMS, CIDE, ITR, L.C. 87/96, IPVA, IPI/Exp., FUNDEB, PAB, Royalties, Merenda, Transporte de alunos, Salário educação foram contabilizadas corretamente e, na sua totalidade. e)- Certificar se todos os pagamentos feitos ao Tribunal de Justiça referentes aos Precatórios estão devidamente empenhados e pagos.

5 13 ALERTAS: a)- O projeto de Lei Orçamentária deverá ser devolvido para sanção até o encerramento da sessão legislativa, e sua publicação deverá se dar até 31 de dezembro de 2011; b)- Efetuar, se for o caso, o rateio (prêmio) dos resíduos dos 60% do FUNDEB, entre os profissionais do magistério em efetivo exercício de suas atividades na educação básica pública (creche, pré-escola e ensino fundamental), respeitados os critérios estabelecidos em Lei local, ou utilizar a regra de que até 5% dos recursos recebidos do FUNDEB poderão ser utilizados no primeiro trimestre de 2012, mediante abertura de um crédito suplementar, conforme estabelece o 2º, do art. 21, da Lei nº , de 20 de junho de 2007; c) Dar publicidade na imprensa escrita, até 31/12/2011, das leis que criaram ou aumentaram os tributos para 2012, observando que essas só produzirão efeitos após decorridos 90 (noventa) dias após a publicação da lei; d) Verificar o atendimento às Instruções e Resoluções do TCE; e) Elaboração da conciliação bancária com data de 30 de novembro de todas as contas que constam do boletim de caixa, providenciando a contabilização das diferenças e ou correções necessárias até 31/12/2011; f) Verificar os prazos da execução dos convênios, e, se for o caso, solicitar a prorrogação dos mesmos; g) Verificar se a Câmara Municipal irá efetuar a devolução dos recursos financeiros não utilizados. Se não devolver o saldo, reduzir do repasse de 2012, o montante disponível em 31/12/2011; e, h) Verificar os créditos especiais e extraordinários autorizados no último quadrimestre de 2011 e, se for o caso, reabri-los em 2012, nos limites de seus saldos, incorporando-os ao orçamento de 2012; i) iniciar as licitações para contratação das despesas habituais, tais como: combustíveis, merenda escolar, transporte de alunos, carnaval, medicamentos, materiais de escritório, informática e higiene e limpeza, etc. j) No repasse do FPM a ser creditado no dia 09 de dezembro, terá junto ao valor normal da parcela, o valor equivalente ao 1%, referente à Emenda Constitucional nº 55. Atentem que sobre essa parcela (1%) não ocorrerá o desconto automático de 20% ao FUNDEB. Assim, quando ocorrer o repasse decendial à conta da educação, no dia 20/12, esse será de 25% sobre essa parcela recebida a mais e não de 5% como acontece durante todo ano. Ainda referente a esse 1%, ele não entra na base de cálculo para aplicação na saúde.

6 CONCLUSÃO Os procedimentos aqui tratados deverão ser realizados antes do encerramento das contas do exercício, sendo fundamental, ainda, que seja determinada pelo(a) Gestor (a) uma data limite para a emissão de empenhos e para a realização de compras, adotando outros procedimentos necessários para resguardar a ocorrência de desequilíbrio financeiro no exercício, que poderá ocasionar o não atendimento da Gestão Fiscal. Por último, chamamos a atenção dos clientes para que observem todas as demais obrigações constantes do nosso calendário que estão disponíveis no site: GEPAM novembro de 2011.

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