CONCURSOS PÚBLICOS BACEN. Gestão de Materiais Apostila. Prof. Amilton Küster

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1 1. Recursos Materiais e Patrimoniais. 1.1 Definição de Recursos Materiais. Recursos Materiais são todos os itens indispensáveis para manter uma organização em funcionamento ou para o exercício de uma atividade (materiais, itens físicos complementares, máquinas, veículos e equipamentos em geral) Conceito de Gestão de materiais é o conjunto de operações associadas ao fluxo de materiais e informações, desde o local de aquisição de um material até a sua utilização como matéria-prima ou como um item de consumo final. 1.2 Objetivos da Gestão de Recursos Materiais. A gestão de recursos materiais deve assegurar o abastecimento contínuo de itens essenciais para o funcionamento eficaz de uma organização, de acordo com as especificações requeridas, em prazos determinados, com o menor custo de aquisição disponível e viável. 1.3 Atribuições da Gestão de materiais Relacionadas com compras: Rotinas operacionais de compras. Execução das ordens de compra (O.C) Pesquisa e cadastramento de fornecedores. Avaliação de fornecedores. Formalização de contratos de fornecimento. Patrimônio é um conjunto de bens, valores, direitos e obrigações de uma pessoa ou organização pública ou privada. Bens patrimoniais abrangem instalações, prédios, terrenos, equipamentos e veículos das organizações Objetivos da Gestão de Recursos Patrimoniais. A gestão dos recursos patrimoniais envolve: a identificação dos fornecedores, aquisição e recebimento de bens patrimoniais, e coordenação da conservação, manutenção e alienação de bens. 1.5 Conceito de Logística Logística é a parte do processo da cadeia de suprimentos que planeja, executa e controla o fluxo e estocagem de bens, serviços e informações relacionadas, do ponto de origem ao ponto de consumo, visando a atender aos requisitos dos consumidores. (Conselho de Gerenciamento de Logística CLM). A evolução da logística empresarial teve início na década de 1980 com as exigências decorrentes da globalização, da mudança na estrutura da economia mundial e do desenvolvimento tecnológico Elementos básicos da Logística Relacionadas com armazenagem: Recebimentos de materiais e controles qualitativos e quantitativos. Estocagem física. Conservação e segurança dos materiais Relacionadas com a movimentação: Dimensionamento e plano de utilização de equipamentos de movimentação: empilhadeiras, pallet s, carrinhos, esteiras, containers e outros equipamentos para movimentação de materiais. Atendimento de requisições de materiais. Alienação (venda de materiais e equipamentos) Relacionadas com o planejamento: Planejamento das necessidades O que comprar. Quanto comprar. Quando comprar. Previsão dos estoques Quanto estocar. Tempo de duração e validade dos estoques. Níveis de estoques de reserva/segurança. Ciclo de giro dos estoques. Estudos e acompanhamento: Sazonalidade, métodos matemáticos e estatísticos e análise ABC Relacionadas com o controle: Inventário físico periódico. Inventário financeiro periódico Atribuições complementares: Normas Técnicas dos Materiais. Acompanhamento de Preços. Cadastramento de materiais (Identificação, classificação, codificação, catalogação, padronização, normatização). 1.4 Definição de Recursos Patrimoniais. Recursos Patrimoniais são recursos físicos à disposição de organizações públicas ou privadas Indicadores logísticos O processo logístico precisa ser planejado e comparado e para isso utiliza indicadores. Os indicadores são obtidos a partir do estudo dos objetivos operacionais. Um conjunto de seis indicadores permite esta análise. Os indicadores são: Resposta Rápida, Variância, Estoque Mínimo, Consolidação da Movimentação, Qualidade e Apoio ao Ciclo de Vida. Resposta Rápida é a habilidade da organização em satisfazer as exigências dos clientes em tempo hábil. O Nível de serviço ao cliente é determinado pela relação da rapidez com o fator custo. Variância é resultado de qualquer acontecimento inesperado que perturbe o desempenho do sistema. Um dos objetivos do gestor em logística é diminuir ou eliminar as causas das variações temporais em seus processos. Estoque Mínimo é o total de investimento distribuído em todo o sistema logístico em estoques. Outra característica a ser observada pelo operador logístico é a necessidade de se reduzir custos pela diminuição dos estoques até o ponto mínimo definido pelo nível de serviço estipulado. Consolidação da Movimentação é uma forma de reduzir o custo dos transportes. Dentro da definição do nível de serviço a ser oferecido existe a possibilidade da Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 1

2 consolidação de cargas como fator de economia ou do aproveitamento do retorno em vazio. Qualidade é a adequação às normas, às especificações e adequado ao uso e ao preço. Apoio ao Ciclo de Vida é expresso pela capacidade de retirada do produto de circulação pela organização, isto contribui para a economia com estoques. Outro ponto importante são os processos de logística reversa nos quais produtos ou embalagens retornam a origem para processamento ou reaproveitamento no Contexto Logístico As fases do fluxo de materiais no contexto logístico são: Suprimento físico de recursos materiais na relação fornecedor/instituição compradora. Fluxo físico e movimentação de materiais no ambiente de produção/transformação/utilização. Fluxo de materiais na forma de produtos acabados pronto para a utilização ou comercialização. É responsabilidade da função Logística o desenvolvimento de ações que integrem esses fluxos visando uma situação favorável de custos, prazos e qualidade. 1.6 Cadeia de Suprimento Conceito de Cadeia de suprimento Uma Cadeia de Suprimento engloba todos os estágios, direta ou indiretamente, no atendimento de um pedido de um cliente. A cadeia de suprimento inclui fornecedores, fabricantes, distribuidores, almoxarifados ou depósitos e clientes ou usuários. A cadeia de suprimentos (Supply Chain) é constituída pelo conjunto de organizações que mantém relações mútuas do início ao final da cadeia logística, criando valor na forma de produtos e serviços, desde os fornecedores até os consumidores finais. 2. Nível de serviço Atendimento, pontualidade e flexibilidade. Serviço é uma ação ou desempenho que uma parte pode oferecer a outra, essencialmente intangível, e que não resulta na posse de nada. Sua produção pode ou não estar relacionada a um produto físico. (Kotler, 1991). A característica principal do conceito é a execução do serviço com a finalidade de alguém executar uma ação para oferecer a outra pessoa. Portanto, só será um serviço, sob o ponto de vista operacional, a ação que resulte no atendimento de alguém. O serviço básico envolve a disponibilidade: a capacidade de ter produtos em estoque no momento desejado pelo cliente; o desempenho operacional: a velocidade, consistência, flexibilidade; planos de contingência em caso de falhas e de sua recuperação; e a confiabilidade derivada do conceito qualitativo sobre o posicionamento de suas entregas. O Serviço ao usuário é impulsionado pelo contínuo aumento das expectativas desses usuários. O aumento das expectativas é provocado pelas organizações públicas ou privadas, concorrentes entre si ou não, que oferecem serviços com mais atributos seguidamente e realimentam o mercado consumidor resultando em tempos de ciclo menores e indices de disponibilidade cada vez maiores conforma a figura abaixo. A cadeia de Suprimentos - Supply Chain Management (SCM) é a integração dos processos industriais e comerciais, partindo do consumidor final e indo até os fornecedores iniciais, gerando produtos, serviços e informações que agregam valor para o cliente Objetivo da cadeia de suprimento O objetivo de uma cadeia de suprimento é maximizar o valor global gerado. O valor gerado por uma cadeia de suprimento é a diferença entre valor do produto final para o cliente e o esforço realizado pela cadeia de suprimento para atender ao seu pedido. Para a maioria das cadeias de suprimentos comerciais, o valor estará fortemente ligado ao lucro da cadeia de suprimento, que é a diferença entre receita gerada pelo cliente e o custo total no decorrer da cadeia de suprimento. 2 Atualizada 13/01/2010 O atendimento ao pedido perfeito é o limite no qual a disponibilidade é máxima (100%) e o tempo de ciclo é mínimo tendendo a zero (entrega instantânea). O atendimento do pedido perfeito é derivado dos conceitos da qualidade largamente implantados desde a década de 1980 e ultrapassa o serviço básico. As organizações que buscam o atendimento do pedido perfeito tendem a se tornar fornecedores preferenciais, necessitam de um forte apoio informacional e consequente levam a um custo de atendimento mais elevado. O serviço básico de atendimento ao usuário tem como característica o atendimento amplo, envolvendo o maior número possível de beneficiários e é medido em termos de: Disponibilidade, Desempenho Operacional e Confiabilidade. Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores

3 A disponibilidade é a capacidade de atendimento imediato, conforme a necessidade dos usuários. É feita a partir de um estoque corretamente dimensionado. O tamanho desse estoque é determinado a partir da estimativa de consumo do material acrescida de uma reserva de segurança. A disponibilidade depende da estrutura de rede logística: número e localização de depósitos e da estratégia para a entrega do produto. O desempenho operacional também é medido em termos de: Velocidade, Consistência, Confiabilidade, Falhas e Recuperação. Velocidade é o tempo decorrido entre o pedido e o recebimento e relaciona-se com o interesse e necessidades do usuário. A consistência é a capacidade da organização logísitica de manter as entregas em um regime constante. Isto também deve ser medido pela perspectiva do usuário. A percepção qualitativa que os beneficiários tem dos serviços prestados formam o conceito de confiabilidade: informações antecipadas fornecidas aos usuários com previsão firme de entrega da carga reforçam esse conceito. 3. Ética na administração de materiais. Agir de forma correta na defesa dos interesses organizacionais, ser honesto, respeitar os usuários, ser cumpridor das leis e saber valorizar as pessoas são princípios cada vez mais valorizados. Manter-se ético, diante das situações do dia-a-dia é atitude esperada de cada indivíduo Conceito de Ética Ética é a parte da Filosofia que estuda os valores morais e os princípios ideais da conduta humana. Abrange o conjunto de princípios morais (ligados ao comportamento individual) que devem ser respeitados no exercício de uma profissão, ou de uma determinada função na sociedade. O surgimento do conceito e da necessidade de seu estudo está associado à necessidade de se estabelecer limites nos desejos e ambições individuais, dirigindoos para uma relação equilibrada com as necessidades sociais. 3.2 Conceito de Cidadania Cidadania é o ato do exercício, individual ou coletivo, dos direitos civis e políticos de um Estado. Ao exercer a cidadania um indivíduo ou um grupo de indivíduos precisa ser ético, isto é, precisa respeitar o conjunto de princípios morais que se referem a uma profissão ou a uma determinada função social. 3.3 Conceito de Ética profissional Ética profissional é o conjunto de princípios morais que devem ser respeitados no exercício de uma profissão, ou de uma determinada função na sociedade. Sua abrangência envolve a convivência de um profissional com seus colegas de profissão, com outros colegas de trabalho, com seus clientes, fornecedores e demais instituições e com as pessoas que integram a sua rede de contatos profissionais. No atual ambiente profissional brasileiro observase uma busca contínua da maioria das categorias profissionais por revisão dos valores morais utilizados na atividade diária. Esse comportamento reflete uma preocupação de cada uma das categorias face às constantes demonstrações de ausência de comportamento profissional ético e de descumprimento das leis e dos princípios éticos nas áreas políticas, sociais e econômicas. 3.4 Valores éticos em Administração de Materiais. Direcionamento de ações para o atendimento das expectativas dos usuários. Busca permanente de excelência na qualidade de serviços. Conduta ética pautada exclusivamente nos valores da instituição e da sociedade. As pessoas devem ser tratadas com ética, justiça, respeito, cortesia, igualdade e dignidade. Absoluto respeito pelo ser humano, pelo bem público, pela sociedade e pelo meio ambiente. Prestação de informações corretas e cumprimento dos prazos assumidos. No exercício profissional, os interesses da instituição devem se colocar em 1º lugar em detrimento de interesses pessoais, de grupos ou de terceiros, de forma a resguardar a lisura das atividades. Não manter qualquer relacionamento ou prática desleal de comportamento que resulte em conflito de interesses e que estejam em desacordo com os mais altos padrões éticos. Não praticar atos que fragilizem a imagem da instituição e comprometam o seu corpo funcional. Não assumir atitudes que privilegiem fornecedores e prestadores de serviços, sob qualquer pretexto. Não solicitar doações, contribuições de bens materiais ou valores a parceiros comerciais ou institucionais em nome da instituição, sob qualquer pretexto. Manter-se comprometido com a uniformidade de procedimentos e com o mais elevado padrão ético no exercício de suas atribuições profissionais. Ter compromisso permanente com o cumprimento das leis, das normas e dos regulamentos internos e externos que regem a Instituição. Prestar orientações e informações corretas aos usuários para que possam tomar decisões conscientes. Preservar o sigilo e a segurança das informações. As relações profissionais devem se pautar no princípio da transparência e na adoção de critérios técnicos. Prestar contas das atividades, dos recursos sob sua gestão e manter a integridade dos controles administrativos sob sua responsabilidade. Oferecer tratamento equânime na disponibilidade de informações claras e tempestivas aos usuários, parceiros comerciais e fornecedores, no estrito cumprimento dos normativos a que esteja subordinado. Zelar pela proteção do patrimônio público sob sua guarda, com a adequada utilização das informações, dos bens, equipamentos e demais recursos colocados à sua disposição para desempenho eficaz de suas atividades. 4. Função Suprimento: 4.1 Conceitos A Função Suprimento compreende o conjunto de atividades desenvolvidas para garantir um fluxo contínuo de materiais Para assegurar um fluxo contínuo e uniforme é necessário que os materiais estejam à disposição no Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 3

4 lugar conveniente, no momento oportuno, em quantidade suficiente e na qualidade esperada. Para isso a administração de estoques tem de registrar e controlar os seguintes dados dos materiais estocados: Quantidade do material que entra. Quantidade do material que sai. Época mais apropriada, preço e quantidade mais conveniente para a compra de determinado material. Ritmo de entrada (suprimento) e saída (consumo) do material. Os administradores de estoques precisam responder às seguintes questões: Existem fornecedores com entrega rápida e confiável? Grandes quantidades reduzem o preço de compra? Qual o volume de consumo esperado para cada período? A entrega aos usuários é imediata ou programada? Uma gestão de suprimentos eficaz gera as seguintes vantagens: Reduz o excesso de compras, diminuindo a imobilização de recursos financeiros. Evita a estocagem em níveis desnecessários. Fornece elementos para o acompanhamento dos custos com materiais. Avalia e acompanha a rotação dos estoques por item cadastrado. Controla o fluxo e a qualidade dos materiais. 4.2 Métodos de Previsão de Demanda Previsão é um processo metodológico para a determinação de dados futuros baseado em modelos estatísticos, matemáticos ou subjetivos apoiados em uma metodologia de trabalho clara e previamente definida. A escolha do método a ser adotado para a previsão de demanda depende da natureza do produto e de vários fatores, tais como disponibilidade de dados históricos, horizonte de previsão a longo, médio ou curto, precisão necessária, orçamento disponível e padrão dos dados existentes: horizontal, sazonal, cíclico ou tendências. Os métodos de previsão podem ser quantitativos ou qualitativos. A previsão qualitativa é subjetiva. A previsão quantitativa é determinada a partir de cálculos matemáticos. Na previsão quantitativa dois tipos básicos de modelos são usados: modelos de séries temporais e modelos causais Séries Temporais Uma série de tempo é uma seqüência de observações históricas sobre uma variável de interesse. As análises de séries temporais têm quatro componentes: Tendência: é a direção a longa distância da série, incluindo qualquer quantidade constante de demanda nos dados. Variação sazonal: são flutuações regulares que se repetem em períodos quase sempre coincidindo com o calendário anual, mensal ou semanal. Variação cíclica: definida somente em séries que transpõem vários anos. Um ciclo pode ser definido como uma oscilação de longo-prazo sobre a linha de tendência durante um período de pelo menos três períodos completos. Variação aleatória: as variações deste tipo são sem uma causa específica e sem um padrão; são tratadas como erros aleatórios Sazonalidade Sazonalidade é um conjunto de movimentos ou flutuações com período igual ou inferior a um ano, sistemáticos, mas não necessariamente regulares, que ocorrem numa série temporal. A sazonalidade é o resultado de causas naturais, econômicas, sociais e institucionais. Existem dois objetivos principais no ajuste de séries temporais para variação sazonal: o estudo da sazonalidade propriamente dita e a remoção da sazonalidade da série para depois estudá-la em seus demais aspectos. Nesse último está implícita a idéia de que a existência de movimentos sazonais afeta o reconhecimento e a interpretação de importantes movimentos não-sazonais numa série 4.3 Reposições de estoques: estoque de segurança e sistema ponto de pedido Níveis de estoques Em gestão de estoques busca-se sempre uma quantidade ótima de estocagem, capaz de minimizar os custos para obtenção e manutenção dos materiais estocados, mas garantindo o fluxo de atendimento de forma contínua e uniforme. Existem dois sistemas de reposição de estoques: o sistema de reposição contínua e o sistema de reposição periódica, outros sistemas podem ser estabelecidos, considerando algumas das características destes sistemas e são denominados sistemas mistos Sistema de reposição contínua O sistema de reposição contínua denominado também de sistema do estoque mínimo ou sistema do ponto de reposição, funciona da seguinte maneira: estabelece-se um nível de estoque, R, e quando o estoque do material alcança esse valor é emitida uma ordem de compra para a reposição do estoque na quantidade, Q, fixa ao longo do tempo, recomeçando o ciclo Ponto de reposição O ponto de pedido ocorre quando é necessário fazer uma nova compra para que o estoque não se reduza a níveis inferiores ao estoque de segurança Estoque mínimo É a quantidade mínima de um item que visa atender à demanda até a chegada do próximo suprimento. Fórmula para o cálculo do ponto de reposição: Consumo médio diário X Tempo de cobertura 4 Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores

5 4.3.5 Cálculo do Tempo de cobertura O tempo de cobertura é o prazo que o material leva para ser reposto e envolve as seguintes variáveis: Prazo de entrega do pedido: É o tempo compreendido entre o momento que se faz o pedido e a chegada do material. Prazo de disponibilização ao uso: é o tempo que decorre entre a chegada do material e sua disponibilização para uso. Margem de segurança: é o espaço de tempo necessário para cobrir eventuais atrasos nos prazos acima. Exemplo: Consumo médio mensal: 300 unidades. Prazo de entrega do pedido: 10 dias. Prazo de disponibilização para uso: 1 dia. Margem de segurança: 3 dias. Substituindo os valores na fórmula: Ponto de reposição = 10 unidades/dia x 14 dias= 140 unidades. Quando a demanda e o tempo de reposição são variáveis, o cálculo do ponto R (Ponto de Reposição) é: R = demanda média no período de reposição + estoque de segurança A expressão utilizada é: R=DxL + E em que: D = demanda média L = tempo médio de reposição E s = estoque de segurança falhas em equipamentos, falta de qualidade na matéria prima, absenteísmo e outras causas que ocorrem na função produção ou na função atendimento. Estoques de ciclo ocorrem quando se utiliza as mesmas máquinas e os mesmos processos para diversas atividades. Pense numa padaria: nela existem equipamentos de uso comum: um conjunto de batedeiras e fornos que processam todos os tipos de pães. Enquanto uma nova fornada é preparada, ela terá de ser suficientemente grande para suportar a demanda por todo o período até que se possa repetir a nova fornada do primeiro tipo de massa, fechando um ciclo. Normalmente este tipo de estoque é planejado. Estoques de produtos acabados ocorrem principalmente quando é adotada política de produção constante, como no caso da indústria de chocolates no período que antecede a Páscoa. Estoques de produtos acabados podem significar pronta resposta de atendimento aos pedidos dos clientes e, portanto boas vendas. Excesso de estoques de produtos acabados pode significar prejuízos assim como a falta de estoques significa a perda de uma venda. O estoque de canal (estoque em trânsito) aparece somente quando os tempos gastos nos transportes de entregas são significativos. Imagine um fabricante de motores que exporta toda a sua produção para outro país. O transporte marítimo apresenta como característica a baixa velocidade, sendo comum períodos de viagens de até 10 semanas. Quando o tempo gasto no trânsito é muito pequeno este tipo de estoque não é considerado Rotação de estoques R.E = Consumo mensal : Estoque mínimo R. E. = 300 : 140 = 2,14 vezes no mês. 30 dias : 2,14 = 14 dias 360 dias : 14 dias = 26 vezes ao ano. A relação estoque/consumo (rotação) é o grande indicador da existência de uma eficiente política de administração de estoques. Estoques dimensionados para menos podem gerar faltas para reposições de itens. Níveis de estoque muito alto, podem causar pressões financeiras Modelo gráfico para representação dos estoques e dos pedidos Para se entender o funcionamento da função compras e dos estoques se utiliza um modelo gráfico dado pela figura a seguir. Alguns pontos são destacados na figura com o objetivo de melhor compreender a representação do modelo proposto. Para entender o modelo é preciso se definir alguns parâmetros iniciais. O cruzamento dos eixos tempo e. nível de estoque é o ponto de partida da análise, t 0 No instante de tempo t 0 o estoque é reabastecido e vai da quantidade inicial 0 (zero) até a quantidade final Q. A partir do ponto Q gradativamente e de forma igual ocorrerá a demanda D. Assim a cada período a quantidade Q será diminuida do valor da demanda D, de tal forma que após um determinado período o estoque chegará no valor 0 (zero). Neste ponto novamente ocorrerá o reabastecimento e o estoque volta ao seu ponto de origem Q. O ciclo se repete inefinidamente. Observando a figura é possível identificar um triangulo de lados Q e Q/D e a hipotenusa que une os pontos extremos fechando o triangulo. Por se tratar de uma figura linear e regular é possível determinar visualmente o ponto Q/2 que corresponde ao ponto médio de estoque. 4.4 Tipos de estoques Existem quatro tipos de estoques: Estoques de segurança, Estoques intermediários ou de ciclo, Estoques de produtos acabados e Estoques de canal. O estoque de segurança é a quantidade de itens que protege a instituição contra a falta de materiais. Serve para diminuir a incerteza do abastecimento que ocorre na cadeia produtiva (logística) e pode ser significativamente oneroso para a organização. Os estoques intermediários (Estoque de produtos em processo) ocorrem no meio do processo produtivo ou de atendimento e são decorrentes dos descompassos que ocorrem como: Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 5

6 Ter condições de pagamentos adaptados às necessidades do comprador Atender às necessidades e anseios do cliente ou usuário Modelo gráfico sobre o ponto de compra No modelo gráfico a seguir é possível analisar o ponto de compra, ou quando comprar. Observe e analise que para uma demanda anual de 1200 itens se poderia comprar três (3) vezes ao ano ou ainda doze (12) vezes. Ambas as escolhas levam aos valores necessários. 4.5 Compras e contratações: princípios, modalidades e tipos de licitação Gestão de Compras Os estoques trazem ao gestor algumas preocupações como: Quanto pedir? Quando pedir? Como controlar o sistema? Os processos de administração de compras fazem parte do SC (supply chain ou cadeia de suprimento) e por extensão, integram-se aos processos de logística, cabendo aos administradores de compras, além de comprar, as funções de: Dimensionamento da quantidade e qualidade dos fornecedores (explorando inclusive as alternativas de contratação de fornecedores internacionais), Contratação de compras programadas, Formalização de parcerias e terceirizações com fornecedores exclusivos e prestadores de serviços em geral Conceito de comprar Comprar significa procurar, adquirir e providenciar a entrega e recebimento de materiais, mercadorias, suprimentos e equipamentos para a manutenção, expansão ou funcionamento de uma organização. Tudo o que é comprado precisa conter as seguintes características: Ter especificação de qualidade. Ser entregue no prazo pedido e na quantidade comprada. Ter um preço justo Objetivos da atividade compras Administrar compras compreende o atendimento dos seguintes objetivos: Ter informações sobre a programação do volume de consumo, para ser utilizado no planejamento das compras. Manter-se em contínuo contato com fornecedores tradicionais e fornecedores potenciais, conhecendo suas linhas de produtos, seus preços e suas condições de pagamento. Avaliar juntamente com a área de Finanças as dotações orçamentárias para compras. Eliminar erros na elaboração dos pedidos. Manter um estoque pequeno e bem controlado. Comprar o material certo para atender as necessidades específicas de cada usuário. Comprar o material que além das especificações técnicas solicitadas ofereça a melhor combinação de preço, prazo de pagamento e prazo de entrega A importância da existência de uma política de compras. Normalmente a aquisição de materiais representa um dos valores mais elevados nos itens que compõem a estrutura de despesas de uma organização. Portanto ao realizar compras, é necessária a existência de normas claramente definidas, para evitar que o entusiasmo ou a improvisação de hoje venha a se transformar em problemas para o futuro. Além da compra existe também a necessidade de se cadastrar fornecedores, estabelecer uma linha de comunicação e em alguns casos desenvolver o fornecedor que se encontra em nível tecnológico inferior ao da organização compradora. Outra questão é o processo interno para a efetiva colocação do pedido junto ao fornecedor. É preciso autorização para determinados tipos de gastos, muitas vezes regidos por valor limite. Um comprador pode ter autorização para efetuar compras de até certo valor. A partir deste valor é necessário um poder maior de autorização como por exemplo do gerente do departamento de compras ou em casos de valores mais elevados até mesmo a autorização da diretoria. É preciso estabelecer padrões no ato de comprar para que se possa rastrear e auditar. Compras efetuadas por órgãos públicos devem obedecer a legislação pertinente. As compras efetuadas por empresas privadas tendem a ser mais simples e menos burocráticas do que as compras públicas. Porém seria errado pensar que as compras públicas são mais simples do as utilizadas por empresas privadas. Um exemplo é o processo de leilão reverso desenvolvido nas compras dos órgão públicos e adotada pelas organizações privadas com muito sucesso. No processo de leilão reverso é estabelecido um valor máximo que se aceita pagar pelo bem ou serviço e a partir deste valor os fornecedores oferecem cotações com preços cada vez menores até que se atinge uma proposta de fornecimento que não é mais superada por nenhum fornecedor concorrente. 6 Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores

7 4.5.5 A estrutura de um processo de compras A atividade de compras precisa ser estruturada a partir das seguintes definições: Quem é o responsável pelas compras (unidade ou pessoas)? Para quem comprar? O que comprar? De quem comprar? Quando comprar? Quanto comprar? Que preço pagar? Como deve ser feita a compra? Como acompanhar a operação de compras? O Lote Econômico de Compras Duas questões fundamentais ocorrem com estoques além de saber o que comprar. É preciso saber quando comprar e quanto comprar. Saber quando comprar vai depender das necessidades de distribuição e consumo, dos fornecedores e dos objetivos de desempenho estabelecidos entre a organização e seu fornecedor. Saber quanto comprar é muito importante, pois significa que parte considerável dos recursos financeiros será investida nesta atividade. Existe uma forma de se calcular esta questão. É o Lote Econômico de Compras - LEC. São três os componentes do cálculo do lote econômico. O primeiro componente se chama demanda e é representada pela estimativa de consumo no período de um ano. O LEC é calculado sobre um grande período, normalmente um ano. O segundo componente é o chamado Ce: custo de manutenção de estoque. Este custo representa a quantidade de dinheiro gasta para se manter um item em estoque pelo período de um ano. Devem ser considerados os custos de seguro, os custos de armazenagem, da área da manutenção desta área, o custo das pessoas que trabalham no estoque, os gastos com energia, segurança, limpeza, proteções contra sinistros e demais custos associados com a idéia da manutenção dos estoques. O terceiro fator é chamado Cp, custo do pedido. A estrutura de compras tem um custo: funcionários que trabalham em compras, desde o comprador até o gerente; custo da estrutura, móveis, sistemas de computadores, ar condicionado, segurança, limpeza, cantina e refeitório, custo das assinaturas e do tempo das pessoas e outros custos associados à atividade. Então, emitir um pedido tem um custo e é significativo. A fórmula para o LEC é: Aplicando a fórmula mostra que o LEC deve ser igual a 1.095,45 metros Acompanhamento da operação de compras A operação de compras compreende os seguintes passos: Análise da estrutura e da capacidade técnica dos fornecedores. Pesquisa das condições oferecidas. Formalização do pedido. Acompanhamento da viabilização do pedido até sua entrega. Controle do cumprimento das especificações do pedido ao receber o material. Liberação do pagamento do fornecedor. Considerando o início da atividade como uma forma de necessidade da área solicitante é emitido a requisição de produtos ou serviços; o departamento de compras recebe a requisição e efetua uma cotação de preços junto aos fornecedores do item desejado. Os fornecedores por sua vez irão responder ao processo de cotação de preços. As respostas são encaminhadas ao departamento de compras que seleciona o(s) fornecedor(es). Caso haja dúvidas quanto a determinados itens como elementos substitutos ou alterativos, a área compras deve apresentar ao solicitante as informações recebidas para a definição da melhor alternativa. Depois da concordância do solicitante é emitido um pedido de compras e dirigido ao fornecedor escolhido por critérios objetivos. O fornecedor entrega o bem ou serviço solicitado e este é encaminhado ao requisitante para a aprovaçãodo pedido. Efetuado o recebimento a área de compras é informada para atualizar os registros do fornecedor para que se possa efetuar os procedimentos de garantia se for o caso, e de pagamentos. Exemplo Para uma determinada condição imagine que a sua organização consome 250 metros de fio de cobre por mês. Que o custo de cada pedido é de R$ 30,00 e que o custo de manutenção dos estoques é de 10% do custo do material. Cada metro de fio de cobre custa R$ 1,50. Calcule o LEC? Aplicando a fórmula: A demanda (consumo) D é de 250 metros por mês e como o ano tem 12 meses a demanda é de 3000 metros por ano. O custo de pedido já é dado no problema de forma direta Cuidados no processo de compra Descontos oferecidos pelos fornecedores para compras em grandes quantidades. Compras em grandes quantidades podem gerar pressões sobre a capacidade de pagamento. Exigência de quantidade mínima de unidades para atender um pedido, e esta quantidade está acima das necessidades. Em alguns casos é preferível comprar de atacadistas ou distribuidores, mesmo que o preço seja maior. Fixação de um sistema de acompanhamento dos pedidos pendentes. E se for o caso pressão sobre o fornecedor para acelerar a entrega. Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 7

8 Compras que agrupam as necessidades de várias agências ou filiais aumentam o poder de barganha do comprador. Considerar se o custo do transporte influencia ou não no preço final. Em alguns casos a distância do fornecedor compromete o custo final. Na maioria das vezes várias entregas parceladas são melhores do que poucas entregas de grande porte. As compras, embora importantes, dependem da disponibilidade de recursos Características de um bom fornecedor As variáveis que definem a escolha de um fornecedor ou de uma proposta específica são: Rapidez, Confiabilidade, Flexibilidade, Qualidade e Custos. Uma das formas de se diminuir o tamanho dos estoques é eliminar a incerteza do reabastecimento a partir do aumento na confiabilidade da entrega do fornecedor. Outra forma é aumentando a rapidez da entrega, mas isto também pode significar aumento de custos. Se o fornecedor é flexível na entrega esse também é um ponto que permite ganhos. Os custos devem ser observados não de forma pontual e isolada como custo por unidade comprada mas se deve enxergar o custo total, que envolve todas as perdas decorrentes da falta de flexibilidade, da falta de confiabilidade, da falta de qualidade, da baixa rapidez. Para não haver riscos é conveniente a manutenção de um cadastro de fornecedores organizado por linha de produtos, e que registre as ocorrências favoráveis e desfavoráveis nos processos de compra anteriores. O cadastro de fornecedores deve conter informações de todos os fornecedores existentes para cada produto ou mercadoria. Na escolha dos fornecedores para cada pedido devese considerar também: Capacidade de produção e cumprimento das quantidades e datas de entrega. Capacidade de cumprir as especificações técnicas negociadas. Capacidade de cumprir garantias através de sua rede de assistência técnica. TOMADA DE PREÇOS Modalidade realizada entre interessados devidamente Sistemas Informatizados de controle de cadastrados ou que atenderem a todas as condições Compras exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à A função compras e as ações de controle de estoques data do recebimento das propostas, observada a necessitam de ferramentas de apoio e suporte da necessária qualificação. informática. É comum encontrar nas organizações situações de CONVITE compras que correspondem a dezenas, centenas, Modalidade realizada entre interessados do ramo de milhares de itens. Além da grande quantidade de itens que trata o objeto da licitação, escolhidos e convidados diferentes também existe uma grande quantidade de em número mínimo de três pela Administração. fornecedores. O convite é a modalidade de licitação mais simples. A Sem um apoio informacional é difícil controlar as Administração escolhe quem quer convidar, entre os compras e os estoques. possíveis interessados, cadastrados ou não. A divulgação É preciso que o sistema de compras esteja deve ser feita mediante afixação de cópia do convite em interligado com as demais funções da organização como quadro de avisos do órgão ou entidade, localizado em por exemplo o sistema de controle da produção, o lugar de ampla divulgação. sistema de controle financeiro, o sistema de controle No convite é possível a participação de interessados gerencial da organização. É preciso que esses sistemas que não tenham sido formalmente convidados, mas que conversem entre si em tempo real. sejam do ramo do objeto licitado, desde que cadastrados Com a atual tecnologia é possível executar a análise no órgão ou entidade licitadora ou no Sistema de diária dos controles de compras, das necessidades da Cadastramento Unificado de Fornecedores SICAF. produção, do acompanhamento dos pedidos junto aos Esses interessados devem solicitar o convite com fornecedores. antecedência de até 24 horas da apresentação das Os sistemas permitem que acessos externos sejam propostas. liberados para que os fornecedores tenham acesso on- 8 Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores line aos pedidos por meio de senhas. Isto garante uma diminuição do uso de formulários e dos erros cometidos na leitura e na redigitação nas diversas etapas dos processos. A autorização eletrônica, que corresponde a assinatura nas solicitações e nos pedidos de compras, também facilita a andamento e a velocidade com que a compra é efetuada Compras no setor público Nos órgãos públicos as compras são regidas por normas legais. A lei mais importante é a Lei 8.666/1993, detalhada por normas e portarias que ajustam os valores relativos às diversas modalidades de licitações. Licitação é um processo normativo legal que é seguido obrigatoriamente por órgãos da administração direta da União, estados e Municípios, empresas públicas e autarquias na compra, contratação de serviços, obras e serviços de engenharia. Estão sujeitos à regra de licitar, prevista na Lei nº 8.666/1993, além dos órgãos integrantes da administração direta, os fundos especiais, as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades da economia mista e demais entidades controladas direta e indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios Modalidades de Licitação Modalidade de licitação é a forma específica de conduzir o procedimento licitatório, a partir de critérios definidos em lei. O valor estimado para contratação é o principal fator para escolha da modalidade de licitação, exceto quando se trata de pregão, que não está limitado a valores. CONCORRÊNCIA Modalidade da qual podem participar quaisquer interessados que na fase de habilitação preliminar comprovem possuir requisitos mínimos de qualificação exigidos no edital para execução do objeto da licitação.

9 No convite para que a contratação seja possível, são necessárias pelo menos três propostas válidas, isto é, que atendam a todas as exigências do ato convocatório. Não é suficiente a obtenção de três propostas. É preciso que as três sejam válidas. Caso isso não ocorra, a Administração deve repetir o convite e convidar mais um interessado, enquanto existirem cadastrados não convidados nas últimas licitações, ressalvadas as hipóteses de limitação de mercado ou manifesto desinteresse dos convidados, circunstâncias estas que devem ser justificadas no processo de licitação. Para alcançar o maior número possível de interessados no objeto licitado e evitar a repetição do procedimento, muitos órgãos ou entidades vêm utilizando a publicação do convite na imprensa oficial e em jornal de grande circulação, além da distribuição direta aos fornecedores do ramo. A publicação na imprensa e em jornal de grande circulação confere ao convite divulgação idêntica à da concorrência e à tomada de preços e afasta a discricionariedade do agente público. PREGÃO É a modalidade licitação em que disputa pelo fornecimento de bens e serviços comuns é feita em sessão pública. Os licitantes apresentam suas propostas de preço por escrito e por lances verbais, independentemente do valor estimado da contratação. Ao contrário do que ocorre em outras modalidades, no Pregão a escolha da proposta é feita antes da análise da documentação, razão maior de sua celeridade. A modalidade pregão foi instituída pela Medida Provisória 2.026, de 4 de maio de 2000, convertida na Lei nº , de 2002, regulamentada pelo Decreto 3.555, de O pregão é modalidade alternativa ao convite, tomada de preços e concorrência para contratação de bens e serviços comuns. Não é obrigatória, mas deve ser prioritária e é aplicável a qualquer valor estimado de contratação. PREGÃO ELETRÔNICO A modalidade licitatória pregão eletrônico utilizada pelos orgãos públicos para realizar contratos administrativos de bens e serviços comuns, independentemente do valor, foi criada através da lei federal /2002. O fornecedor interessado deve cadastrar-se via internet no órgão solicitante. O fornecedor recebe então uma senha, que permite o acesso à opção para certificação da empresa. Após a confirmação da certificação, o fornecedor está habilitado a participar dos pregões referentes àquele órgão. O pregão ocorre como um leilão ao contrário, no qual ganha o fornecedor que propuser o menor preço pelo mercadoria ou serviço. Normalmente, a identidade dos autores dos lances não é revelada aos demais concorrentes. Em seguida, verifica-se a habilitação da empresa vencedora. Se ela não estiver perfeitamente habilitada, a habilitação da segunda colocada é verificada. Ao final da sessão, os proponentes podem manifestar a intenção de interpor recursos, com prazo determinado. Finalmente, a contratação é efetuada após a decisão dos recursos interpostos Escolha da modalidade de Licitação A escolha das modalidades concorrência, tomada de preços, e convite é definida pelos seguintes limites: Concorrência: Obras e serviços de engenharia acima de R$ ,00. Compras e outros serviços acima de R$ ,00. Tomada de Preços: Obras e serviços de engenharia acima de R$ ,00 até R$ ,00. Convite: Obras e serviços de engenharia acima de R$ ,00 até R$ ,00. Compras e outros serviços acima de R$ 8.000,00 até R$ ,00. Quando couber convite, a Administração pode utilizar a tomada de preços e, em qualquer caso, a concorrência. Quando se tratar de bens e serviços que não sejam de engenharia, a Administração pode optar pelo pregão. 4.6 Terminologias comerciais INCOTERMS International Commercial Terms INCOTERMS são terminologias comerciais (Trade Terms) geralmente utilizadas em transações com materiais e produtos na área de gestão de materiais e compras, utilizados internacionalmente e também entre empresas brasileiras Preço F.O.B. Free on board Indica um preço de mercadoria colocada no veículo de transporte (navio, aeronave, caminhão, etc.) no local de embarque; Neste caso as despesas relativas a fretes e seguros até o porto de desembarque são de responsabilidade do comprador Preço C.I.F. Cost insurance freight. Indica que o fornecedor já incluiu no preço da mercadoria as despesas com frete e com a cobertura do seguro, do ponto de origem da mercadoria e entre o porto de embarque até o porto de desembarque Preço F.A.S - Free alongside ship. Livre ao costado - preço a costado preço colocado ao lado do veículo de transporte; Indica o preço da mercadoria sem os valores da cobertura de frete e seguro, que são de responsabilidade do comprador (igual preço F.O.B.). Ao fornecedor cabe o direito de determinar o local onde a mercadoria será colocada à disposição para o embarque, sendo de sua responsabilidade o transporte e o seguro até o local especificado Transações comerciais nacionais 1. F.O B. / Fábrica ou depósito - Mercadoria a ser retirada na fábrica ou depósito do fornecedor. 2. C.I.F. / Fábrica ou Depósito - Mercadoria entregue no destino final, indicado pelo comprador, com despesas de frete e seguro pagas pelo fornecedor. 5. Função Armazenagem 5.1 Conceito de Armazenagem Armazenagem é a denominação genérica e ampla que inclui todas as atividades em um local destinado à guarda temporária e à distribuição de materiais (depósitos, almoxarifados, centros de distribuição e outros). Compreende os cuidados para os diferentes tipos de materiais ou componentes, visando usufruir ao máximo o espaço físico disponível, tempo permitido de estoque, tipos de embalagem e vários outros fatores. Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 9

10 A armazenagem torna-se necessária quando por alguma razão é preciso guardar um material ou componente até a sua utilização. Os estoques agem então como amortecedores entre a oferta e a demanda. A manutenção dos estoques pode atingir de um a dois terços dos custos logísticos, o que a torna uma atividade-chave em gestão de materiais. Enquanto o transporte adiciona valor de lugar ao produto, o estoque agrega valor de tempo. Para agregar esse valor, o estoque deve ser posicionado ao alcance dos usuários. 5.2 Classificação e Codificação dos materiais Um sistema de classificação e codificação de materiais é fundamental para que existam procedimentos de armazenagem adequados, um controle eficiente dos estoques e uma operacionalização correta do almoxarifado. Classificar um material significa agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo e uso; isso compreende ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com as suas semelhanças. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funções tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um código que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datas de aquisição, propriedades e seqüência de aquisição. Com a codificação do bem se cria um registro do seu histórico, tais como preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição. A classificação dos itens é composta de diversas etapas: catalogação, simplificação, especificação, normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa. Catalogação: significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles. Vantagens da Catalogação : A catalogação proporciona uma idéia geral da coleção; Facilita a consulta por parte dos usuários; Facilita a aquisição de materiais; Possibilita a conferência; Evita duplicidade de codificação; Simplificação : significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim, recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas; Especificação: significa a descrição detalhada de um item, como suas medidas, formato, tamanho, peso etc. Quanto mais detalhada a especificação de um item, menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características, mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento. Normalização : essa palavra deriva de normas, que são as prescrições sobre o uso do material; portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações; Padronização : significa estabelecer idênticos padrões de peso, medidas e formatos para os materiais, de modo que não existam muitas variações entre eles. Por exemplo, a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque. Vantagens da Padronização : Possibilita a simplificação de materiais; Facilita o processo de normalização de materiais; Aumenta poder de negociação; Reduz custos de aquisição e controle; 10 Atualizada 13/01/2010 Reduz possibilidade de erros na especificação; Facilita a manutenção; Possibilita melhor programação de compras; Permite reutilização e permutabilidade Assim a catalogação, a simplificação, a especificação, a normalização e a padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. A partir da classificação pode-se codificar os materiais. Codificar um material significa representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras, com base na classificação obtida do material. A informatização inovou a identificação de materiais e acelerou o processo. A chave para a rápida identificação do produto, das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners). Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna, principalmente os automatizados. 5.3 Classificação ABC A classificação ABC é um método de gerenciamento de estoques que consiste em determinar prioridades para inventariar itens estocados, mediante o estabelecimento de três classes, designadas respectivamente por: A, B, C. Os itens da classe A normalmente são poucos e representam muito em termos financeiros. A classe C é constituída por um grande número de itens de baixo valor unitário. Os itens da classe B são os intermediários entre as classes A e C. Para a determinação dos itens A, B, C, multiplica-se a quantidade adquirida de cada item em um determinado período, pelo seu valor unitário de aquisição. Os itens A devem ser controlados com mais rigor. As previsões de consumo devem ser feitas com a maior exatidão possível e a movimentação desde o fornecedor até a utilização deve ser programada e acompanhada atentamente. Os itens B podem ter um controle menos rigoroso. Os itens da classe C podem ser controlados ainda com menor rigor, porque eles não representam grandes gastos. É difícil estabelecer uma linha divisória entre as três classes. Mas na maioria das instituições, a classe A é formada por 20% dos estoques, a classe B entre 20% e 40% e o restante compõe a classe C. O gráfico a seguir é um exemplo do método: Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores

11 A partir do primeiro valor verifica-se a soma acumulada com o segundo valor em importância pelo critério de valor de uso e assim sucessivamente. Valor de uso é o resultado da multiplicação do valor unitário do item em estoque pelo seu consumo anual. Repetindo a mesma ação até o último item constrói-se a curva ABC. A curva é segmentada em três partes. A primeira parte é chamada de A e corresponde ao somatório dos valores acumulados que representam entre 60% e 80% do valor total (eixo y), normalmente isso também corresponde a 20% do total de itens analisados (eixo x ). O segundo segmento chamado de B corresponde em média a 10% a 20% do somatório acumulado do valor de uso e representa em média de 20% a 30% do total de itens. O último segmento chamado de C corresponde em média a 10% a 15% do somatório acumulado do valor de uso e representa em média 40% a 50% do número de itens. Os limites não são fixos cabendo ao gestor determiná-los conforme os recursos disponíveis. Todos os itens do estoque devem estar representados na curva, então a soma acumulada deve ser igual a 100%. Caso isto não ocorra houve um erro na determinação da curva. 5.4 Armazenagem de materiais: técnicas de estocagem e movimentação de materiais As técnicas de estocagem e movimentação de materiais visam converter os elementos complexos e inter-relacionados da organização das instalações físicas em uma estrutura capaz de atingir os objetivos operacionais. No planejamento de instalações de armazenagem ou estocagem começa-se com o planejamento dos blocos para cada função ou área entre as unidades de armazenamento, circulação, entrada e saída de materiais. Os princípios operacionais de armazenagem nos depósitos são decorrentes: do projeto de rede, da tecnologia de manuseio e do plano de estocagem. O projeto da rede logística é elaborado tomando por base caracterísiticas das instalações físicas e da movimentação dos produtos como por exemplo construir prédios de um pavimento para evitar elevar cargas pesadas ou desajeitadas, disposição da entrada e saída de forma que o percurso seja linear ou em forma de U. Produtos de maior movimentação devem ficar nas áreas mais próximas aos sistemas de movimentação, produtos mais pesados na parte inferior e produtos mais leves na parte superior, produtos de grandes dimensões na parte inferior, produtos de pequenas dimensões na parte superior. Outros critérios devem ser levados em consideração como custo do produto, cuidados de higiene, validade ou fragilidade. O projeto de um armazém deve ser elaborado visando eliminar o duplo manuseio ou o excessivo manuseio. Os pontos de gargalo também devem ser exaustivamente estudados. Gargalos podem se mover em função da sazonalidade da demanda, isto significa que mesmo os itens de grande consumo podem ficar em pontos afastados se forem marcadamente sazonais frente a outros itens de grande consumo e de distribuição mais regular ao longo do ano. A estratégia de movimentação deve levar ao menor número de operações possíveis de forma a diminuir a interferência humana. Alguns armazéns são robotizados, sem que haja operação manual. Com o uso de robôs munidos de leitores de posição e de códigos de barra e acesso por tecnologia de comunicação móvel é possível que o computador que controla a moviemntação de determinado item distante milhares de quilômetros informe ao computador que controla o armazém (estoque) e esse ordene o movimento do robô até a posição (coordenadas), o robô apanha o item (caixa padronizada, quantidade padronizada) e o transporta até a posição de saída. Repetidas viagens permitem que os itens sejam alocados em uma posição de saída (balança). A domumentação legal é emitida. O sistema conhece as informações do peso dos itens, multiplica pela quantidade e compara o peso calculado na nota fiscal com o registro da balança, sendo desnecessário a ação humana. Agrupar os itens em containers padrão, pallets e caixas facilita a operação no depósito e outras ações frequentemente encontradas nos armazéns. O plano de estocagem é efetuado em função das característitcas físicas dos produtos tais como dimensão, peso, densidade, valor e sazonalidade de abastecimento, demanda dependente ou demanda independente. O plano de estocagem considera também as caracterísiticas físicas do prédio do armazém. O depósito deve ter sua localização estabelecida visando favorecer o atendimento da demanda. Um depósito em uma região urbana limita a velocidade de transporte e o tipo do veículo. O local do depósito também tem de considerar o tipo de mão de obra a ser empregada e os serviços locais necessários e disponíveis tais como bancos, comércio, restaurantes, hospitais, postos policiais e postos de combustível. Legislações municipais e estaduais também podem ser restritivas e podem causar transtornos às operações logísticas em especial para líquidos inflamáveis, materiais tóxicos ou radioativos. A correta utilização do espaço disponível demanda estudo das cargas a armazenar, dos níveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecânicos a utilizar. Indica-se a real ocupação do espaço por meio do indicador "taxa de ocupação volumétrica", que leva em consideração o espaço disponível versus o espaço ocupado. Alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um almoxarifado, de forma que se possa obter as seguintes condições: máxima utilização do espaço; efetiva utilização dos recursos disponíveis (mão de obra e equipamentos); pronto acesso a todos os itens; máxima proteção aos itens estocados; boa organização; satisfação das necessidades dos clientes. No projeto de um almoxarifado devem ser verificados os seguintes aspectos: itens a serem estocados (itens de grande circulação, grande peso e volume); corredores (facilidades de acesso); portas de acesso (altura, largura); prateleiras e estruturas (altura x peso); piso (resistência). Dependendo das características do material, a armazenagem pode dar-se em função dos seguintes parâmetros: fragilidade; combustibilidade; volatilização; oxidação; explosividade; intoxicação; radiação; corrosão; volume; peso; forma. Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 11

12 Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem a regras que determinem o modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razão deve-se analisar em conjunto os parâmetros citados, para depois decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais: armazenagem por tamanho: esse critério permite bom aproveitamento do espaço; armazenamento por freqüência: esse critério implica armazenar próximo da saída do almoxarifado os materiais que tenham maior freqüência de movimento; armazenagem especial, no qual se destacam: os ambientes climatizados; os produtos inflamáveis, que são armazenados sob rígidas normas de segurança; os produtos perecíveis (método FIFO); Armazenagem em área externa: devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e containers, peças fundidas e chapas metálicas. Coberturas alternativas: não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo. Um depósito deve ter em seu projeto a previsão de área para expansão. É comum se encontrar áreas de 3 a 5 vezes superiores a área construída inicialmente. Em alguns casos é necessário um tipo de solo e de piso que suporte grandes pesos como nas indústrias de base. A principal função do armazém é proteger os produtos até a sua movimentação. A movimentação de materiais deve considerar as caracterísiticas físicas dos produtos, a tecnologia disponível e seus beneficiários Lead Time Lead Time é o tempo decorrido entre o inicio de uma atividade e a sua concretização (ex.: O tempo entre a emissão de um pedido e o recebimento da mercadoria solicitada). Tempo de ciclo: A redução dos tempos envolvidos no processo de compra, movimentação e disponibilização de materiais é importante para aumentar a flexibilidade da atividades. Utiliza-se o termo para o ciclo produtivo (Lead Time de Produção), para o ciclo de pedido (Lead Time do Pedido) e para o ciclo total da operação logística (Lead Time de Ressuprimento) sendo entendido como o tempo de compra mais o tempo de transporte. O Lead Time Logístico ou Tempo de Ciclo Total ou tempo de resposta é o tempo decorrido desde a emissão de uma ordem de fornecimento (pedido) a um fornecedor até o atendimento da requisição de materiais emitida pelo cliente final (interno ou externo) Centro de Distribuição Centro de Distribuição (CD) é um armazém no qual se realiza a gestão centralizada dos estoques de materiais cujas atividades englobam o manuseio, armazenagem e administração de materiais e informações e, em alguns casos, colocação de embalagem e rótulos, processamento de pedidos e emissão de notas fiscais Técnicas de estocagem Layout Posicional por posição fixa, ou por localização fixa do material: usado para estocagens com requisitos especiais de volume, peso ou segurança. Layout Funcional ou por processo: Agrupam-se todos os materiais que se complementam entre si para serem acessados no mesmo processo ou requisição. Hospitais, escolas, armazéns, bancos e muitas outras atividades são organizados por processo. Na indústria, esse tipo de arranjo físico indica que máquinas de uma mesma função são agrupadas em departamentos funcionais e o produto caminha até a máquina Layout Linear: Os materiais são disponibilizados de acordo com a seqüência de momentos de utilização Movimentação de materiais Dependendo do tipo de empresa, do tipo de produto ou serviço, e de outras características, a movimentação de materiais pode atingir um custo de 15 a 70 % do custo total da produção. O estudo da movimentação de materiais deve levar em consideração todas as características do processo produtivo, já que faz parte inerente dele. A movimentação pode ser horizontal ou vertical. É horizontal quando a movimentação se dá em um espaço plano e em um mesmo nível. É vertical quando a empresa utiliza edifícios de vários andares ou níveis de altura A movimentação de materiais pode ser efetuado das seguintes formas: manualmente; por meio de carrinhos impulsionados manualmente; por meio de empilhadeiras; por meio de paleteiras (tipo de empilhadeira limitada ao manuseio horizontal); por meio de pontes rolantes; por meio de guindastes; por meio de transportadores contínuos; Ex.: correias transportadoras, esteiras transportadoras Princípios básicos para a movimentação de materiais Para que um sistema de transporte interno seja eficiente é preciso: obedecer ao fluxo do processo produtivo e utilizar meios de movimentação que facilitem esse fluxo; eliminar distâncias e eliminar ou reduzir todos os transportes entre as operações; usar a força da gravidade sempre que possível; minimizar a manipulação, preferindo meios mecânicos aos manuais; considerar sempre a segurança do pessoal envolvido; utilizar cargas unitárias sempre que possível; procurar a utilização máxima do equipamento, evitando o transporte vazio. A necessidade de revisão parcial ou total do sistema de movimentação de materiais ocorre quando: homens e mulheres estão manipulando cargas, respectivamente, acima de 30 kg e de 10 kg; materiais estão sendo desviados do caminho mais direto e natural de sua transformação no processo fabril, para fins de inspeção, conferência etc.; pessoas estão abandonando seus postos para efetuar operações de transporte; cruzamentos freqüentes de trajetórias de materiais em movimento. 5.5 Recebimento e localização dos materiais Recebimento As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. 12 Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores

13 A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento compreende quatro etapas: Entrada de materiais; Conferência quantitativa; Conferência qualitativa; Regularização ou Cadastramento Localização dos materiais O objetivo principal de um sistema de localização de materiais é estabelecer os meios necessários para uma rápida identificação e localização dos materiais. Normalmente é utilizada uma simbologia (codificação) alfanumérica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material estocado, facilitando as operações de movimentação e estocagem. O almoxarife é o responsável pelo sistema de localização de materiais e deverá possuir um esquema do depósito com o arranjo físico dos espaços disponíveis por área de estocagem. Existem dois métodos básicos de endereçamento: o sistema de endereços fixos e o sistema de endereços variáveis. Sistema de endereçamento fixo: Nesse sistema existe uma localização específica para cada produto. Caso não haja muitos produtos armazenados, nenhum tipo de codificação formal será necessária. Caso a linha de produtos seja grande, deverá ser utilizado um código alfanumérico para diminuir o tempo de localização dos materiais. Sistema de endereçamento variável: Nesse sistema não existem locais fixos de armazenagem, a não ser para itens de estocagem especial. Os materiais vão ocupar os locais disponíveis dentro do depósito. O inconveniente desse sistema é o perfeito controle que se deve ter da situação, para que não se corra o risco de possuir material perdido em estoque, que somente será descoberto ao acaso ou durante um inventário. Esse controle deverá ser feito por duas fichas, uma ficha para controle do saldo por item e a outra para controle do saldo por local de estoque. Apesar de o sistema de endereços variáveis possibilitar melhor utilização do espaço, pode resultar em maiores percursos para montar um pedido, pois um único item pode estar localizado em diversos pontos. Esse método é mais popular em sistemas de manuseio e armazenagem automatizados, que exigem um mínimo de mão-de-obra. Além disso, a localização e guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação. A localização e guarda compreende cinco etapas: Verificação das condições de recebimento do material; Identificação do material; Guarda na localização adequada; Registro da localização física; Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento. 5.6 embalagens de proteção A embalagem de proteção é parte do sistema logístico e visa minimizar o custo de movimentação. A meta é minimizar o custo dos materiais de embalagens, bem como reduzir o custo de danos, desperdício e custo de execução das operações logísticas. A proteção é uma função valiosa porque o dano em trânsito pode destruir todo o valor que foi agregado ao produto. Os assuntos de proteção incluem a medição dos riscos de distribuição e condições ambientais, análise de danos e responsabilidade da transportadora, caracterização dos produtos e suas fragilidades e desempenho da embalagem e teste de laboratório. O tipo de proteção que uma embalagem pode oferecer depende do valor do produto, bem como suas características físicas e os riscos esperados no sistema logístico. Uma meta importante da embalagem é fornecer a proteção necessária usando materiais de custo efetivo. Consequentemente a relação pode ser conceituada como: Características do Produto + Riscos Logísticos = Proteção da Embalagem. São cinco os passos para um projeto de acondicionamento para produtos frágeis, os quais foram racionalizados para um processo geral para planejamento da proteção da embalagem: Definir o ambiente (riscos logísticos) Definir a fragilidade (características do produto) Realizar qualquer mudança necessária na produção Escolher a melhor embalagem para oferecer a proteção necessária e fabricar um protótipo da embalagem e Testar o protótipo As característica relevantes do produto são aquelas que podem ser danificadas durante a movimentação. Incluem a tendência de alimentos e outros produtos se deteriorarem com o tempo devido a temperatura, umidade ou contaminação de insetos; a tendência de alguns produtos, atritarem com a vibração do veículo em trânsito. A vulnerabilidade de alguns componentes eletrônicos à descarga eletrostática e a fragilidade dos produtos e embalagens que podem quebrar quando caem durante operações de movimentação de material. Em alguns casos, como resultado do teste de fragilidade, a decisão é tomada para fortalecer o produto em vez de acrescentar material de amortecimento. Os riscos de um sistema logístico dependem dos tipos de transporte, estocagem e movimentação usados. Por exemplo, o transporte com carga completa geralmente provoca, menos danos do que o transporte com carga incompleta, onde as embalagens são manuseadas repetidamente durante as operações de transporte de carga e tem muito mais chances de caírem ou serem colocadas entre ou ao lado de cargas potencialmente danosas. O embarque ferroviário pode provocar danos devido a troca e acoplagem de vagões. As características do armazém determinam a altura de empilhamento e o potencial para infestação de insetos e poeira. A temperatura e a umidade relativa dependem das características do clima por todo sistema logístico. Quanto maior a probabilidade de o produto ser danificado e maiores os riscos das operações do sistema logísticos, ou mais alto o custo do dano, maior a necessidade de proteção da embalagem. Contudo, é importante observar que a quantidade de proteção não está diretamente relacionada ao custo da embalagem. Geralmente, é possível melhorar a proteção Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 13

14 e reduzir o custo da embalagem ao mesmo tempo, através do teste de desempenho de materiais e métodos mais apropriados. Em muitos casos, custa muito menos reduzir os riscos do que "melhorar" a embalagem. Por exemplo, a paletização pode reduzir os riscos logísticos já que elimina a movimentação manual e estabiliza os produtos durante o transporte. Métodos alternativos de transporte (por exemplo, equipamento especial, refrigeração e/ou transportadoras dedicadas) podem reduzir os riscos de transporte. Estruturas de estocagem em armazéns podem reduzir as tensões de empilhamento e boas práticas sanitárias durante a distribuição podem reduzir a necessidade de embalagem para evitar contaminação de insetos, por exemplo. Quanto mais afastado do centro do alvo menos preciso. A acurácia é a capacidade de repetir o tiro da mesma forma sem que ocorram resultados diferentes. 5.7 inventário físico e acurácia dos estoques Inventário físico Inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso em uma instituição e visa: O ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico real nas instalações de armazenagem; A análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado através dos resultados obtidos no levantamento físico; O levantamento da situação dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos estoques; O levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manutenção e reparos; A constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade. Os tipos de inventários físicos são: Anual destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício; Inicial realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade; De transferência de responsabilidade realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora; De extinção ou transformação realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora; Eventual realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador. O termo inventário físico já é bem conhecido, mas a palavra acurácia não é de domínio comum. Quando se fala em indicadores é preciso definir e separar os termos inventário e acurácia. Para entender acurácia pense em um alvo. Se uma flexa é lançada contra o alvo e a flexa atinge o alvo dizemos que houve um tiro de precisão. Quanto mais próximo do centro do alvo mais preciso foi o disparo. 14 Atualizada 13/01/2010 Processos devem ser estabelecidos e previsíveis. Processos acurados devem complementar processos precisos! O objetivo principal de um inventário é assegurar que as quantidades existentes no almoxarifado estejam de acordo com as listagens e os relatórios contábeis dos estoques. Número de itens corretos Acurácia = Número total de itens contabilizados 5.8 Avaliação financeira dos estoques O controle e avaliação financeira dos estoques de materiais permitem ao administrador uma visão clara do volume de recursos financeiros aplicados em materiais, por item, por grupos de materiais e por unidade de consumo. Permite também o cálculo do custo de aquisição e manutenção de cada item, das quantidades estocadas por item, do consumo médio e do giro (rotação) dos estoques em períodos determinados Métodos de avaliação dos estoques Os principais métodos de avaliação dos estoques são: Custo médio; PEPS Primeiro que entra primeiro que sai ou FIFO (First in, firts out); UEPS Último que entra, primeiro que sai ou LIFO (Last in, first out) Avaliação pelo Custo médio A avaliação pelo custo médio é o método mais utilizado, em função: Da simplicidade em utilizá-lo. Da sua aceitação e permissão legal para uso como demonstrativo para a Receita Federal. Custo médio de um determinado material é o custo de produção ou aquisição de uma unidade de um produto ou serviço, obtido através do custo total de "n" itens, dividido pela quantidade deles, em determinado período. O Custo médio de cada item é atualizado sempre que ocorre uma entrada no estoque. A fórmula para o cálculo é a divisão do Saldo Financeiro pelo Saldo Físico: Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores

15 CM = SF / SQ Onde: CM = Custo Médio SF = Saldo Financeiro SQ = Saldo Físico Avaliação pelo método PEPS ou FIFO. A avaliação dos estoques por este método utiliza como parâmetro a ordem cronológica de chegada de cada lote de material. A avaliação pelo método PEPS é utilizado em períodos de deflação; o lucro é supervalorizado, o estoque final é superavaliado e o Custo da Mercadoria Vendida fica subavaliado Avaliação pelo método UEPS ou LIFO. Por este método a avaliação de estoques utiliza como parâmetro o valor do lote mais recente (O último a chegar é o primeiro a sair). Este método é indicado para a avaliação dos estoques em períodos de inflação alta. Ao utilizar este método a instituição supervaloriza os custos de estocagem e por conseqüência os lucros diminuem. O estoque final fica subavaliado porque é valorizado pelos itens que estão contabilizados há mais tempo Contagem Cíclica ou inventário cíclico A contagem cíclica é uma técnica utilizada na auditoria de acuracidade de estoques. Efetua-se contagem cíclica com maior freqüência para itens de valor elevado e fácil movimentação e com menor freqüência para itens de baixo valor e difícil movimentação Controle da vida de prateleira Técnica de uso do sistema FIFO ou PEPS que visa minimizar a obsolescência de estoque Outros Índices Avaliação do Sistema Materiais Na avaliação do Sistema Materiais visando identificar e corrigir improdutividades são utilizados os seguintes índices: IUR (Índice de utilização de recursos): Capacidade utilizada/ capacidade instalada X 100). IET (Índice de entrega a tempo): Total de pedidos entregue sem atrasos/ Total de pedidos)x 100. IPP (Índice de pontualidade em pedidos atendidos): Total de pedidos expedidos dentro do prazo negociado/ Total de pedidos) X 100. CPD (Custo da área de materiais por pedido atendido): Custo total da área de materiais no período/ número de pedidos atendidos no mesmo período. ANT (Antigiro ou taxa de cobertura do estoque médio): Estoque médio/ Consumo no período. 5.9 Custos na função armazenagem. O cálculo do custo de armazenagem é muito importante. Sabe-se que a manutenção dos estoques gera uma grande imobilização de capital, além de gerar custos administrativos nem sempre visíveis nos relatórios contábeis. Para calcular o custo de armazenagem, pode-se utilizar a seguinte expressão: Custo de armazenagem = (Q/2) x T x P x I Onde: Q = quantidade de material em estoque no tempo considerado P = preço unitário do material I = taxa de armazenamento, expressa geralmente em termos de porcentagem do custo unitário. T = tempo considerado de armazenagem A taxa de armazenagem é representada pelo conjunto das seguintes taxas: taxa de retorno de capital, taxa de armazenamento físico, taxa de seguro, taxa de transporte, manuseio e distribuição, taxa de obsolescência e outras taxas. Os custos de movimentação de materiais são os seguintes: Equipamentos: capital investido em equipamentos; Combustível utilizado: despesas com combustível ou energia para alimentar os equipamentos de movimentação; Pessoal para a operação dos equipamentos: motoristas operadores de guindastes ou de elevadores, pessoal auxiliar etc. Manutenção de equipamentos: despesas com manutenção e com oficinas de consertos, peças e componentes de reposição e pessoal da oficina; Perdas de material decorrentes de manuseio, de acidentes na movimentação, quebras, estragos em embalagens; 6. Função Administração Patrimonial. 6.1 O ativo imobilizado O Ativo Imobilizado é formado pelo conjunto de bens e direitos necessários à manutenção das atividades da instituição, podendo apresentar-se tanto na forma tangível (edifícios, máquinas, etc.) como na forma intangível (marcas, patentes, etc.). O Imobilizado abrange, também, os custos das benfeitorias realizadas em bens locados ou arrendados. São classificados ainda, no Imobilizado, os recursos aplicados ou já destinados à aquisição de bens de natureza tangível ou intangível, mesmo que ainda não em operação, tais como construções em andamento, importações em andamento, etc. As inversões realizadas em bens de caráter permanente, mas não destinadas ao uso nas operações, deverão ser classificadas no grupo de investimentos, enquanto não definida sua destinação. 6.2 Administração, contabilização e controle do ativo imobilizado A administração, contabilização e controle do ativo imobilizado referem-se aos processos de aquisição, entrada, cadastramento, inventário, depreciação, tombamento e baixa patrimonial. Aquisição: Compreende o registro da data da aquisição, identificação do fornecedor, número da nota, valor de aquisição e responsável pela aquisição. Entrada: Registro no cadastro de patrimônio e entrada contábil no ativo imobilizado As contas no grupo Imobilizado devem ser separadas por espécie de ativo, segundo a sua natureza, para que exista o controle do custo e da depreciação, amortização ou exaustão relativas a cada bem da seguinte forma: a) Imobilizado em operação: todos os bens já em utilização na atividade objeto da instituição. b) Imobilizado em andamento: todas as aplicações de recursos de imobilizações, mas que ainda não estão operando. Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 15

16 Quando a instituição tiver diversas unidades físicas e mesmo que a contabilidade seja centralizada, deverá separar as contas por unidade, para efeitos de controle e apropriação da depreciação, amortização ou exaustão para fins de custeio. A base de avaliação dos bens componentes do Ativo Imobilizado é o seu custo de aquisição inclusive todos os gastos relacionados com a aquisição dos bens e os necessários para colocá-lo em local e condições de uso no processo operacional da companhia. No caso de compra, o custo compreende o preço de aquisição e todos os gastos necessários para efetivar a compra e instalar o bem, tais como: frete, seguro, comissões, desembaraço aduaneiro, custos de instalação e montagem, custos com escritura e outros serviços legais e os impostos pagos, exceto quando gerarem crédito fiscal. Cadastramento: Dados de aquisição, classificação, localização (escritório, setor, local), transferência de local, histórico. Inventário: Levantamento periódico, checagem física e recadastramento de todo o patrimônio pertencente à instituição. 6.3 Depreciação, tombamento e baixa patrimonial Depreciação. Depreciação é o procedimento pelo qual se registra contabilmente a diminuição do valor de bens do ativo imobilizado resultante do seu desgaste pelo uso, pela ação da natureza, perecimento ou obsolescência. A Instrução Normativa SRF 162/98, alterada pela Instrução Normativa SRF 130/99, relacionou bens de acordo com a NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL), e definiu seus respectivos prazos de vida útil e taxas de depreciação, porém, é importante considerar os seguintes fatores ao determinar a vida útil econômica; Uso esperado do bem pela empresa, avaliado com a capacidade de produção; Desgaste físico esperado, que depende de fatores operacionais, tais como número de turnos que exigem a sua utilização; Obsolescência tecnológica resultante de mudanças ou de aperfeiçoamento na produção; Limites legais ou semelhantes sobre o uso do bem, tais como datas de expiração de arrendamentos, por exemplo Tombamento patrimonial No serviço público o tombamento é um ato administrativo realizado pelo Poder Público com o objetivo de preservar, por intermédio da aplicação de legislação específica, bens de valor histórico, cultural, arquitetônico, ambiental e também de valor afetivo para a população, impedindo que venham a ser destruídos ou descaracterizados Baixa patrimonial Baixa Patrimonial é o procedimento de exclusão de bens do Ativo Permanente de uma instituição. Ocorre por venda do ativo imobilizado, perda, furto, obsolescência, entre outros eventos, o que exige a baixa contábil no ativo imobilizado. Tratando-se de bens obsoletos, sucateados ou totalmente depreciados, a baixa contábil deve ser simultânea à baixa física do bem o que corresponde à sua efetiva saída do patrimônio da empresa. No caso de alienação, havendo valor econômico apurável, será incluído no cálculo da receita eventual ou do valor efetivo da perda. Tipos de Baixas Por Consumo: baixa de bens patrimoniais que foram descaracterizados da condição de uso permanente. Por venda: procedimento para baixar um bem que será vendido. Por obsolescência: baixa de bens patrimoniais sem condições de uso por ineficiência tecnológica. Por avaria: baixa de bens patrimoniais, sem condições de uso, avariados, em estado irrecuperável ou que o orçamento para o seu conserto seja igual ou superior a 50% do seu valor de mercado. Por doação: baixa de bens patrimoniais doados para Entidades declaradas de Utilidade Pública, Órgãos ou Entidades da Administração Pública, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, sem fins lucrativos. 6.4 Administração e manutenção de imóveis e prestação de serviços gerais Administração e manutenção de imóveis De acordo com a prática vigente e legislações pertinentes, além do gestor de imóveis públicos, os servidores públicos usuários são pessoalmente responsáveis pelos bens imóveis, de qualquer espécie, postos sob sua guarda. As normas de guarda de bens imóveis deixam claras ainda as seguintes responsabilidades: Toda a movimentação de bens (troca de responsável, mudança de local, solicitação de recolhimento, transferência) deverá ser comunicada ao gestor patrimonial da instituição. O responsável deve providenciar a manutenção de bens sob sua responsabilidade. Quando do seu desligamento da Unidade, deve entregar a Seção de Pessoal relação de bens sob a sua guarda, solicitando providencias junto a Seção de patrimônio. Providenciar a lavratura do Boletim de Ocorrência quando houver furto ou extravio de bens sob sua responsabilidade. Ter relação de bens sob sua guarda (Termo de Responsabilidade) Prestação de serviços gerais. Prestação de Serviços Gerais compreende administrar: segurança; transporte; limpeza; reprografia e serviços gráficos; manutenção e reparo de equipamentos, serviços de restaurantes e alimentação em geral, entre outros específicos de cada instituição. Nos últimos anos houve uma tendência de terceirização dessas atividades, mas no âmbito do serviço público federal, por pressão do Ministério Público, ocorre atualmente o retorno dessas atividades ao quadro de serviços executados diretamente pelas instituições. 6.5 Sistemas prediais: manutenções preventiva, corretiva e preditiva Conceitos 16 Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores

17 Manutenção Preventiva: É o procedimento previdente e programado; corrige os defeitos antes que se manifestem ou logo que comecem a se manifestar, para causar danos menores. Manutenção corretiva: É um procedimento de urgência que ocorre depois que um defeito se manifesta. Manutenção preditiva: É uma inspeção sistemática para o acompanhamento das condições de um imóvel ou equipamento. Quando ocorre a necessidade de uma intervenção urgente, tem-se uma manutenção corretiva planejada. O termo associado à Manutenção preditiva é o de PREDIZER. Esse é o grande objetivo da Manutenção preditiva: Predizer (ou prevenir) as falhas nos equipamentos ou sistemas através do acompanhamento de diversos parâmetros, permitindo a operação contínua pelo maior tempo possível. A Manutenção preditiva privilegia a DISPONIBILIDADE porque não realiza intervenções nos equipamentos em operação. Além disso, a intervenção só é decidida quando os parâmetros acompanhados indicam sua real necessidade, ao contrário da Manutenção Preventiva que pressupõe a retirada do equipamento de operação baseada no tempo de operação. Quando o grau de degradação se aproxima ou atinge o limite previamente estabelecido, é tomada a decisão de intervenção. Isto permite uma preparação prévia do serviço, além de outras decisões alternativas relacionadas com o funcionamento. 7. Função Documentação 7.1 Serviços de protocolo, distribuição, classificação e arquivamento de documentos Conceito de Protocolo: Órgão responsável pelo recebimento, registro, movimentação, controle, expedição, e classificação de documentos de caráter corrente. Funções dos serviços de Protocolo: Receber os documentos encaminhados. Encaminhar os documentos de âmbito interno e externo. Padronizar os procedimentos dos serviços de protocolos das unidades. Acompanhar o fluxo da distribuição única de número de processo, bem como da tramitação dos processos. Instituir mecanismos de controle das correspondências da instituição. Administrar despesas com postagens, bem como o controle do fluxo das correspondências. Orientar os profissionais que executam as atividades relacionadas ao serviço de protocolo. Controlar a produção, trato, prazos de guarda e formas de armazenamento da massa documental por meio da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos. Conceito de Classificação: Atividade técnica destinada a organizar a documentação de caráter corrente, agrupando os documentos de acordo com características comuns que apresentam no ato de sua criação, com a sua finalidade a que se destina e a estrutura administrativa da instituição. Teoria das três idades: Teoria segundo a qual os arquivos são correntes, intermediários ou permanentes de acordo com a freqüência de uso por seus geradores e a identificação de seus valores primário e secundário. Conceito de Codificação: Etapa que sucede a classificação; é a tarefa de ler, interpretar, identificar o assunto e atribuir a ele um código para arquivamento e posterior recuperação. Conceito de Ordenação/arquivamento: é a atividade de organização dos documentos dentro das pastas, fichários, arquivos Aplicação do Código de Classificação de Documentos de Arquivo A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos. Inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. A classificação não pode ser implementada sem que seja vinculada às atividades de recebimento, tramitação, expedição, arquivamento e recuperação de documentos. Dessa forma, para que o Código de Classificação possa ser aplicado eficientemente, apresentam-se, a seguir, as operações e rotinas para classificação e arquivamento de documentos Operações para classificação e arquivamento de documentos de arquivo A classificação deve ser realizada por servidores treinados, encarregados das atividades de recebimento, registro, expedição, bem como do controle da tramitação e arquivamento dos documentos, de acordo com as seguintes operações: a) ESTUDO: Consiste na leitura de cada documento, para verificar sob que código deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. b) A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos. Neste caso, o documento é arquivado na pasta relativa ao assunto principal, registrando-se os dados do documento em FOLHAS(s) DE REFERÊNCIA a ser(em) arquivada(s) na(s) pasta(s) correspondente(s) ao(s) assunto(s) secundário(s). c) CODIFICAÇÃO: consiste na verificação do código numérico atribuído ao assunto de que trata o documento, utilizando-se de um ÍNDICE quando necessário. 7.2 Rotinas correspondentes às operações de classificação 1. Receber o documento para registro e classificação; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de Classificação; 4. Anotar o código no canto superior direito da primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência ou constituir processo, se for o caso. OBS.: Quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes deverão receber o carimbo de registro e os códigos correspondentes. 7.3 Tipos de protocolo Os tipos de protocolo mais freqüentes são: Memorando: correspondência interna utilizada para encaminhar ou solicitar algo. Ofício: correspondência entre autoridades de caráter informativo ou solicitação ao dirigente máximo. Requerimento: requere algo à autoridade competente. Deverá obedecer à formalidade do protocolo quando envolver petição para que se faça justiça ou se dê o que a lei concede ou autoriza pedir. Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 17

18 7.3.1 Terminologia básica O trabalho de arquivo e protocolo tem sistemáticas próprias e termos específicos que designam atos ou tarefas. Anexar: união definitiva a um processo. Apensar: união temporária a um processo, mediante determinação de uma autoridade competente. Assunto: descrição sumária do assunto a ser objeto de decisões e providências por meio da tramitação do processo ou expediente. Avaliação de documentos: identifica valores dos documentos para definição de seus prazos de guarda e de sua destinação. Despacho: ordem de autoridade administrativa em caso que lhe é submetida à apreciação. O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público. Distribuição: remessa do processo às Diretorias, Gerências e/ou Coordenadorias para decisão sobre o assunto. Documento: toda informação registrada em um suporte material suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa. São fontes: livros, revistas, jornais, manuscrito, fotografia, selo, medalha, filme, disco e fita magnética etc. Documentos públicos: documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. Espécie: define a razão da natureza dos atos que lhes deram origem quanto à forma de registro de fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos: a) Atos Normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. b) Atos Enunciativos: são os opinativos que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. c) Atos de Assentamento: são os configurados por registros, consubstanciado assentamento sobre fatos ou ocorrências. d) Atos Comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc. e) Atos de Ajuste: são representados por acordos em que a administração pública é parte. f) Atos de Correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo, como aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular. Processo: é um conjunto de documentos que implica responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessário ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante a sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões. Protocolo central: unidade junto ao órgão ou entidade encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos e de correspondências. Protocolo setorial ou registro: reprodução dos dados do documento feita em sistema próprio, destinada a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados. Tramitação: movimentação do processo de uma unidade a outra, interna ou externa, por meio de sistema próprio. Sobre Termos Arquivísticos 18 Atualizada 13/01/2010 Armazenamento: guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios. Arquivo: conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação. Arquivo central: unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos. Arquivo corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividade-fim e atividade-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados. Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente que aguardam destinação final. Arquivo permanente: conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo em função de seu valor, recolhidos dos arquivos correntes ou setoriais. Avaliação de documentos: processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e de sua destinação. Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos da produção à guarda permanente ou eliminação. Classe: Cada divisão que compõe o sistema de classificação. Classificação: analisa, identifica e codifica o conteúdo dos documentos em fase corrente, de acordo com as diferentes funções e atividades da instituição, com o objetivo de facilitar a sua captura, arquivamento, recuperação e destinação. Código: conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma convenção, representam dados. Código de classificação: Sistema de código derivado de um plano de classificação. Conservação de documentos: procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração. Data-limite: identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção. Digitalização: conversão de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado, como scanner. Documento Arquivístico: ação registrada independentemente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de provas dessas atividades. Documento ativo: cuja ação não foi encerrada. Documento-base: referência formal para abertura de um processo ou de um expediente. Documento semi-ativo ou intermediário: cuja ação foi encerrada. Documento sigiloso: documento que requer medidas especiais de acesso, podendo ser classificado como ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado, de acordo com o grau de proteção que exige. 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19 Estrutura de arquivamento: exibe a forma de organização dos documentos/processos em níveis que representam a estrutura física e conceitual do arquivo. Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (Art. 3, Lei 8.159/91). Guarda permanente: recolhe à guarda permanente documentos de valor informativo/histórico. Juntada de documento: anexa formalmente um documento ou folha contendo informações e despachos a um expediente ou processo, podendo ser providenciado por qualquer órgão envolvido nas decisões. Plano de classificação: esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, geralmente adotada em arquivos correntes. Plano de classificação de documentos: classifica todo e qualquer documento de arquivo. Recolhimento: passagem para a guarda permanente de documentos produzidos e acumulados, sendo o Arquivo Central responsável pelo acesso, divulgação e publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado, no entanto, o empréstimo de originais, exceto em casos previstos em lei. Sistema de arquivos: conjunto de arquivos da esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns, visando à gestão documental, bem como a preservação e o acesso ao patrimônio documental público. Tabela de temporalidade de documentos: determina prazo para a transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos. 7.4 Sigilo e proteção da documentação Com o objetivo de conservar os documentos, para que as informações que eles contenham possam ser utilizadas por tempo indefinido, deve-se dar um tratamento adequado aos documentos desde a sua produção e ter cuidado ao manuseá-lo e arquivá-lo. Uma informação perdida no passado acarretará em gastos e perdas de tempo se outro administrador, no presente, necessitar dessas informações.menos recursos humanos e materiais serão gastos se as informações estiverem organizadas e preservadas. A Lei nº 8.159/1991, regulamentada pelo Decreto 4073/2002, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, estabelecendo as normas gerais de sigilo e proteção de documentação no Setor Público. Já o Decreto N.º4.553/2002 dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal. Nesse Decreto destacam-se os seguintes itens: Art. 2.º São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal classificados, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito e condicionado à necessidade de conhecer. Art. 3.º A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados ou informações sigilosos observarão medidas especiais de segurança. Parágrafo único. Toda autoridade responsável pelo trato de dados ou informações sigilosos providenciará para que o pessoal sob suas ordens conheça integralmente as medidas de segurança estabelecidas, zelando pelo seu fiel cumprimento. Art. 4.º Para os efeitos deste Decreto, são estabelecidos os seguintes conceitos e definições: I - autenticidade: asseveração de que o dado ou informação são verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino; II - classificação: atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informação, documento, material, área ou instalação; III - comprometimento: perda de segurança resultante do acesso não-autorizado; IV - credencial de segurança: certificado, concedido por autoridade competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informações em diferentes graus de sigilo; V - desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificação, tornando ostensivos dados ou informações; VI - disponibilidade: facilidade de recuperação ou acessibilidade de dados e informações; VII - grau de sigilo: gradação atribuída a dados, informações, área ou instalação considerados sigilosos em decorrência de sua natureza ou conteúdo; VIII - integridade: incolumidade de dados ou informações na origem, no trânsito ou no destino; IX - investigação para credenciamento: averiguação sobre a existência dos requisitos indispensáveis para concessão de credencial de segurança; X - legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptor de dados ou informações são legítimos e fidedignos tanto na origem quanto no destino; XI - marcação: aposição de marca assinalando o grau de sigilo; XII - medidas especiais de segurança: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informações sigilosos. Também objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameaças reais ou potenciais a esses dados e informações; XIII - necessidade de conhecer: condição pessoal, inerente ao efetivo exercício de cargo, função, emprego ou atividade, indispensável para que uma pessoa possuidora de credencial de segurança, tenha acesso a dados ou informações sigilosos; XIV - ostensivo: sem classificação, cujo acesso pode ser franqueado; XV - reclassificação: alteração, pela autoridade competente, da classificação de dado, informação, área ou instalação sigilosos; XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteção contra revelação não-autorizada; XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em caráter excepcional, em área sigilosa. 7.5 Tabela de temporalidade. A Tabela de temporalidade de documentos, aprovada por autoridade competente, determina o prazo para a Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 19

20 transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos. É um instrumento que visa identificar o valor dos documentos e atribuir-lhes prazo de guarda e destinação final nas fases do arquivo Prazo de eliminação Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para eliminação de documentos não considerados de valor permanente Prazo de guarda ou Prazo de retenção Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinação é efetivada Período de retenção Período de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ou em um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente. Referências AMBONI, N.; ANDRADE, R. O. A. TGA Teoria Geral da Administração. São Paulo: M. Brooks do Brasil, BROWN, Steven, et al. Administração da Produção e Operações. Rio de Janeiro: Elsevier, CORONATO, OSMAR. Logística Integrada. São Paulo: Atlas, MARTINS, Petrônio G., LAUGENI, Fernando P. Administração da Produção. São Paulo: Saraiva, MASIERO, Gilmar. Administração de Empresas. São Paulo: Saraiva, MATOS, Francisco Gomes. Ética na gestão empresarial. São Paulo: Saraiva, MAXIMIANO, A. Introdução à administração. São Paulo: Atlas, PASSOS, Elizete. Ética nas organizações. São Paulo: Atlas, Lista de eliminação Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada Termo de eliminação Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documento que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram eliminados. 20 Atualizada 13/01/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores