Manual de utilização do. sistema integrado de controle médico

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1 Manual de utilização do sistema integrado de controle médico

2 Sistema integrado de controle médico Acesso... 3 Menu principal... 4 Cadastrar... 6 Cadastro de pacientes... 6 Convênios Planos Endereços Usuários Cadastro de exames laboratoriais por especialidade Ligação do cadastro com a especialidade Uso dos exames laboratoriais na consulta Movimento Agenda de consultas Paciente com cadastro Paciente sem cadastro Atendimento de pacientes Registro da anamnese Atendimento de paciente Pelo cadastro de paciente Registro do CID Mapa de agenda Relatório Manutenção de relatórios Relatório de atendimento Relatório diário de atendimento Relação de pacientes por médico Manutenção Manutenção de usuários Manutenção geral Tabela de preços Calculadora Sair... 37

3 Acesso O sistema está instalado no servidor de um data center, diponível pela Web durante 24 horas através do endereço (URL) Ao acessar o site, será solicitado um login e senha. Ap[os o usuário digitar as infirmações para acesso deve pressionar o botão OK.O login será verificado no banco de dados, juntamente com a senha, e validados para o acesso ao menu principal do sistema se estiverem corretos. Se o login estiver correto, e a senha incorreta, o sistema exibirá uma mensagem de erro com duas opções : Tentar novamente o Ao escolher Tentar novamente, o sistema volta para a tela inicial. Enviar senha por o Ao escolher a opção Enviar por , o sistema vai disparar um e- mail contendo a senha correta para o endereço de cadastrado na tela de cadastro dos dados do usuário.

4 Dica Se o usuário esqueceu a senha, digite corretamente o login, e ao exibir a mensagem de erro, escolher a opção Enviar por Menu principal O menu principal é exibido conforme o tipo de usuário, as opções são : ADMINISTRADOR Cadastrar Movimento Relatório Manutenção Calculadora Sair MÉDICO Cadastrar Movimento Relatório Calculadora Sair USUÁRIO Cadastrar Movimento Relatório Manutenção Calculadora Sair

5 Para acessar o sub-menu, basta posicionar o mouse sobre o nome do menu desejado que automaticamente será exibido os itens do menu. Cada sub menu será abordado nos próximos tópicos.

6 Cadastrar Neste menu é possível o usuário registrar as informações que serão usadas para alimentar o movimento diário do sistema. Está sub-dividido em: Cadastro de pacientes É possível cadastrar um paciente com todas as informações básicas para identificá-lo em todo o sistema. Na tela de cadastro de pacientes o usuário poderá registrar os principais dados para uso em todo o sistema.

7 O campo nome tem a finalidade de armazenar o nome completo do paciente, e também é usado para a pesquisa no cadastro de pacientes por nome, para a pesquisa, é necessário que o usuário digite os 3 primeiros caracteres do nome a pesquisar e pressione o botão Busca. O cadastro de paciente é único onde o nome não pode ser idêntico a um nome já cadastrado O nome será sempre gravado com letras maiúsculas Os campos de data devem ser preenchidos com a formatação dd/mm/yyyy, onde dd é o dia com dois caracteres, mm é o mês com dois caracteres e yyyy é o ano com quatro caracteres. O campo médico é de preenchimento obrigatório, e serve para identificar qual médico foi o primeiro a atender este paciente. Os campos de convênio e Plano são de preenchimento obrigatório e servem para identificar a que convênio o paciente pertence, bem como a que preço deve-se cobrar a consulta deste paciente considerando o convênio e o plano. O campo de data de nascimento recebe um tratamento para exibir a idade do paciente cadastrado ao lado do campo. Todos os demais campos são importantes, mas não obrigatórios.

8 Botões: Excluir: se a tela de cadastro de pacientes estiver preenchida com os dados de um paciente, o usuário poderá exclui-los pressionando o botão excluir. Esta opção só está habilitada para os usuários do tipo ADMINISTRADOR. Voltar: Ao pressionar este botão, o usuário será direcionado para o menu principal caso a origem a apresentação desta tela seja a partir do menu principal, caso a origem desta tela de cadastro de pacientes seja da tela de agenda de consultas, o usuário será redirecionado para a agenda de consultas se fazer alterações no cadastro do paciente. Gravar: Ao pressionar este botão, o sistema vai gravar as informações digitadas, e caso a origem desta tela seja a agenda de consultas, após a gravação o usuário será redirecionado para a tela de agenda de consultas, atualizando as informações do paciente. Limpar: Este botão tem a função de limpar todos os campos da tela, facilitando o preenchimento de novas informações. Caso a tela esteja com informações de um paciente, o processo de limpeza ignora qualquer alteração feita no cadastro do paciente que estava apresentado na tela. Pesquisa ficha: Neste botão será possível o usuário pesquisar a ficha do paciente. A pesquisa de ficha do paciente é uma forma de identificar quais informações foram registradas pelo médico.

9 o Regra O botão de Pesquisa ficha só está habilitado para usuários com perfil de médico ou administrador Botão Imprime solicitação : Este botão disponibiliza ao usuário os relatórios* pré definidos pelo administrador. *Os relatórios estão explicados no item Manutenção de Relatórios Botão Pesquisa Atendimento : este botão tem a função de exibir as datas em que o paciente esteve no consultório passando por consulta.

10 atendimento. Pressionando o botão o usuário será direcionado para a agenda na data do Convênios Cadastra-se o nome do convênio, ligando-o aos planos correspondentes. Na tela de cadastro de convênios é possível o usuário registrar os convênios que o consultório atende. Ao digitar o nome do convênio e pressionar o botão gravar, será verificado junto ao banco de dados se este convênio já existe na base de dados. Caso o convênio não exista na base de dados, será gravado o convênio recém digitado.

11 Após a gravação será habilitado o botão Liga PLano O botão liga plano direciona o usuário a uma lista de planos cadastrados (conforme explicado no item Planos) para serem selecionados a fazer parte do convênio. Para selecionar o plano correspondente ao convênio basta que o usuário selecione o check Box que está na extremidade direita da tela, e após a conclusão da seleção,

12 pressione o botão Gravar. O botão Exclui vai excluir o convênio que estiver identificado na caixa de texto nome. Para tanto é necessário pesquisar o convênio antes de excluí-lo. digitação. O Botão limpa vai limpar o campo nome, disponibilizando-o para uma nova O Botão buscar faz uma pesquisa no banco de dados de todos os convênios que comecem com as letras digitadas no campo nome. Planos Cadastra-se todos os planos que o consultório atende, independente do convênio, pois a separação do plano será feita no cadastro de convênio O botão Grava registra o plano digitado verificando se ainda não existe um plano com o mesmo nome. O botão Exclui vai excluir o plano que estiver identificado na caixa de texto plano. Para tanto é necessário pesquisar o plano antes de excluí-lo. digitação. O Botão limpa vai limpar o campo nome, diponibilizando-o para uma nova O Botão buscar faz uma pesquisa no banco de dados de todos os planos que comecem com as letras digitadas no campo nome.

13 Endereços endereços. Cadastra-se todos os endereços úteis do consultório. Serve como uma agenda de O cadastro de endereços é uma tela importante para que o usuário possa registrar os nomes e endereços mais usados pelo consultório.muito útil para nomes de convênios, fornecedores, etc... Os botões de Busca, Exclusão, Gravação e Limpeza possuem a mesma característica das telas anteriores. Usuários Cadastra-se informações do usuário, tal como , senha. No caso de um médico, é possível registrar o período de atendimento com horário pré-definido e a sua especialidade pois conforme a seleção, será exibido um formato de atendimento para o registro do prontuário.

14 Esta tela possui dois formatos que são atribuídos conforme o tipo de usuário : Médico Administrador ou usuário Nesta tela o usuário deve preencher com as informações pessoais e verdadeiras: Nome : É o nome que vai identificar o usuário em todo o sistema

15 É para este que o sistema vai interagir com o usuário para enviar informações de conta tal como a senha caso o usuário esqueça. Telefone : Apenas informativo Senha : é a senha que deve ser usada para acessar o sistema No caso de médico Especialidade : Escolha a sua especialidade, pois dependendo da especialidade, o comportamento do sistema é alterado no que diz respeito ao atendimento. (Ver ítem Atendimento de paciente ) Habilita tabela de preços para secretária : É usado para identificar que a tabela de preços poderá ser administrada também pela secretária Habilita relatório de atendimento para secretária : É usado para identificar que o relatório de atendimento será administrado também pela secretária. Período de atendimento : Usado para identificar horário de atendimento do médico. Este campo é usado em conjunto com o campo de intervalo dos atendimentos, formando uma configuração na agenda de consultas para o horário do atendimento. Gravar : registra as informações alteradas, ou um novo usuário após o login ser registrado no sistema por um administrador.(ver item Manutenção de usuários ) Cadastro de exames laboratoriais por especialidade O Cadastro de exames laboratoriais se faz necessário para que o médico possa organizar o resultado dos exames no ato do atendimento. Desta forma a descrição da anamnese fica separada do exame laboratorial, e quando o atendimento é visualizado, é apresentado a anamnese, o exame laboratorial e o CID de forma organizada na tela e na impressão. Para se obter um resultado satisfatório, é necessário primeiramente que o médico registre os exames possíveis através do menu CADASTRO -> EXAMES LABORATORIAIS.

16 Ao acessar a tela de cadastro de exames laboratoriais, o médico poderá registrar a sigla do exame, a descrição do mesmo e uma ordem/grupo para exibição. Chamamos de ordem/grupo uma seqüência de caracteres para que na tela de atendimento os exames sejam apresentados respeitando uma ordem de exibição. Ex: 1-001, 1-002, (neste caso, identifiquei um grupo 1 e uma ordem 001, 002, 003 ) Também é possível que se pesquise os exames já cadastrados através do botão buscar para evitar a duplicidade de informação. Neste caso se não for digitado nenhuma sigla, o sistema exibirá todos os exames cadastrados.

17 Ao selecionar um exame ele será exibido na tela de cadastro para que seja possível fazer a alteração desejada. Obs.: Lembre-se que os exames cadastrados estão compartilhados com todos os usuários do consultório. Ligação do cadastro com a especialidade A ligação dos exames laboratoriais com a especialidade é necessária para que no momento do registro do resultado dos exames, apenas os exames pertinentes à especialidade sejam apresentados, evitando uma tela poluída. Para fazer a ligação dos exames à especialidade acesse no menu CADASTRO -> ESPECIALIDADE.

18 Cerifique-se de que a especialidade já esteja registrada no cadastro através do botão Buscar. Caso a especialidade não exista, volte a tela de cadastro da especialidade e digite o nome da especialidade no campo Especialidade e selecione Grava. Após identificar ou registrar a especialidade, selecione o botão Liga exames.

19 Nesta tela será possível identificar e selecionar os exames que foram previamente cadastrados na tela de exames laboratoriais para serem exibidos e preenchidos na tela de registro da consulta. O médico pode selecionar mais de um exame laboratorial. Ao concluir selecionar o botão Grava. Caso não queira selecionar nenhum exame, selecionar o botão Volta. Lembre-se de registrar a especialidade no cadastro de usuário.

20 Uso dos exames laboratoriais na consulta Agora que a especialidade está ligada aos exames laboratoriais, é possível que o médico preencha de forma organizada o resultado dos exames na tela de atendimento, selecionando a aba Exame Laboratorial. Nesta tela será exibida a sigla do exame, porém ao passar o mouse sobre a sigla, será exibida a descrição do exame caso esteja registrado na tela de cadastro de exame laboratorial. A seta amarela chama a atenção para a exibição de um atendimento com apenas dois resultados, lembrando que não é obrigatório o preenchimento de todos os exames que constam na tela. O sistema vai considerar que os exames foram apresentados na mesma data do registro da consulta, que está no canto superior direito da tela.

21 Movimento Neste menu é possível o usuário registrar a agenda dos médicos e os médicos registrarem o prontuário do paciente. Também dividido em sub-menu : Agenda de consultas Registra-se todas as consultas, identificando o médico responsável, e o consultório (no caso de um consultório com filiais). Na tela de agenda de consultas o usuário poderá pesquisar os pacientes antes de cadastra-los, evitando que seja cadastrado um paciente mais de uma vez. O processo de agendamento consiste em : 1. Digitar as primeiras letras do nome do paciente no campo paciente 2. Pesquisar o nome do paciente no cadastro através do botão a. Caso seja encontrado algum nome com as iniciais digitadas, a seguinte tela será apresentada : 3. Se o sistema achar o paciente, escolher o nome correto e clicar no botão

22 Paciente com cadastro 4. Após selecionar o paciente o sistema volta para a tela principal da agenda com todas as informações do paciente. 5. Digitar a hora de atendimento 6. Selecionar o convênio 7. Selecionar o status do atendimento a. Pode ser : i. No consultório ii. Cancelou iii. Não chegou iv. Faltou v. Transferiu 8. Selecionar o plano 9. Verificar se o tipo de atendimento está correto a. O sistema verifica se o paciente está cadastrado para identificar se é : i. Primeira consulta ii. Retorno (30 dias após a consulta) iii. Consulta 10. Pressionar o botão Após a gravação da agenda de um paciente já cadastrado, é possível o médico responsável fazer o atendimento. Paciente sem cadastro 1. Digite o nome do paciente no campo paciente

23 2. Após a pesquisa, se o sistema não achar o paciente no cadastro 3. Digite as informações de matrícula, RG, convênio, plano, hora de atendimento, status, tipo e pressione o botão 4. Note que na coluna Cad (Cadastrado) aparece uma carinha triste, informando que o paciente não está cadastrado a. A intenção é que não seja disponibilizado para o médico um atendimento que não tem um cadastro completo, forçando a secretária a pedir as informações para completar o cadastro do paciente quando ele chegar no consultório. b. Pressionando a carinha triste, o usuário será direcionado para o cadastro de pacientes com as informações que já foram registradas na agendam faltando apenas as informações complementares tal como endereço, sexo, , etc... Utilize o check-box destaque para realçar uma linha do atendimento. A cor utilizada é correspondente ao tipo de usuário que fez a gravação na agenda. Utilize o botão para limpar a linha de digitação O usuário pode selecionar as informações de busca, trocando a data de agenda através do botão, ou o consultório através da caixa de seleção Consultório, ou o médico através da caixa de seleção Médico. (a caixa de seleção Médico só poderá ser utilizada pela secretária ou administrador. Um médico só pode ver a agenda dele mesmo) Todos estes controles trabalham em conjunto com o botão atualizar a tela com as novas informações de filtro., utilizado para

24 Atendimento de pacientes É nesta opção que o médico registra as informações da consulta. A cada atendimento é possível que o médico visualize as consultas anteriores e registre um novo prontuário. A primeira tela a ser apresentada é a tela de consultas disponíveis. Neta tela só aparecem consultas que ainda não foram atendidas e baixadas. O Campo data permite que o usuário altere a data de atendimento quer seja digitando ou selecionando do botão auxiliar Na caixa de seleção Médico é possível que a secretária ou o administrador possa visualizar o atendimento de cada médico, porém o usuário médico só tem acesso a consultas dele próprio. A caixa de seleção Consultório identifica a que consultório está registrado o atendimento. Após ajustar os filtros, o usuário deve pressionar o botão para que o sistema possa fazer a pesquisa no banco de dados e trazer as informações conforme solicitado. O resultado da pesquisa será exibido na tela com informações importantes para identificação do paciente, e do lado direito, um botão com duas opções :

25 - Significa que o paciente foi registrado na agenda, mas ainda não foi cadastrado no banco de dados de paciente. Está bloqueado para atendimento enquanto não for registrado no banco de dados de paciente. - Significa que o paciente foi registrado na agenda e já foi cadastrado no banco de dados de paciente. Está pronto para ser atendido. O usuário (médico) deve selecionar o atendimento através do botão direcionado para a tela de atendimento : onde será Nesta tela o usuário poderá registrar todo o atendimento pressionando o botão incluir Na mesma tela, está disponível um link para emissão de documentos préformatados como de exames, requisição de internação, altas, cartas e receitas.

26 Esta tela sub-divide os relatórios em grupos. Ao selecionar o grupo desejado, será apresentado os relatórios pré desenvolvidos para impressão. O usuário poderá seleciona um dos relatórios para impressão com os dados do paciente que está sendo atendido. O nome do paciente, data de impressão e nome do médico serão inseridos automaticamente no relatório (ver item manutenção de relatório) O relatório pode ser alterado conforme a necessidade do médico e ao terminar a alteração do relatório, basta pressionar o botão imprime.

27 Pressionando o botão volta, o usuário será redirecionado para a tela de ficha do paciente onde poderá finalizar o atendimento pressionando o botão volta Antes de sair o sistema vai solicitar a confirmação do encerramento do atendimento para que registre o término e o custo da consulta conforme tabela de preços(ver item tabela de preço) Para finalizar o atendimento pressione OK Para voltar no atendimento pressione Cancelar Ao término de cada atendimento o sistema registra o valor e a conclusão da consulta disponibilizando na agenda a informação de que a consulta foi realizada. Registro da anamnese Para registrar a anamnese é necessário acessar a tela de atendimento ( MOVIMENTO -> ATENDIMENTO DE PACIENTE ), ou através do cadastro de paciente FICHA DO PACIENTE, selecionar o botão de atendimento. Atendimento de paciente

28 Selecione a opção Atendimento de paciente ; Selecione a consulta marcada; O médico pode selecionar uma inclusão ou alteração de atendimento. Após selecionar a opção desejada, será exibido a tela de ficha do paciente para inclusão ou alteração.

29 Para descrever a anamnese, basta selecionar a aba Anamnese. Também é possível fazer uma formatação do texto digitado usando a barra inferior a caixa de texto. Pelo cadastro de paciente Ao selecionar a pesquisa da ficha, o Médico será redirecionado para a tela de registro do atendimento;

30 O médico pode selecionar uma inclusão ou alteração de atendimento. Após selecionar a opção desejada, será exibido a tela de ficha do paciente para inclusão ou alteração. Para descrever a anamnese, basta selecionar a aba Anamnese. Também é possível fazer uma formatação do texto digitado usando a barra inferior a caixa de texto. Registro do CID O sistema ISA disponibiliza o registro do CID nas consultas. O Padrão do CID cadastrado nas tabelas do sistema é o CID 10. Para fazer o registro do CID, basta acessar a tela de atendimento e escolher a aba CID

31 Ao digitar as primeiras letras da descrição do CID, serão apresentadas as opções em uma lista, e o médico pode escolher uma das opções pressionando a tecla Enter. O CID, anamnese e resultado dos exames laboratoriais serão gravados assim que o usuário pressiona o botão GRAVAR. Para excluir um CID que foi registrado errado, basta selecionar o botão com um X e a linha estará disponível para o registro de um novo CID. Mapa de agenda Nesta opção é possível que o usuário verifique em um calendário as datas em que o médico tem consulta marcada, e através de um click no dia é possível o usuário verificar a agenda diária do médico. Para usuários do tipo Administrador e Usuário pode-se selecionar o médico, porém um médico só pode visualizar o seu próprio calendário.

32 Ao selecionar o botão pesquisa, será exibido o calendário conforme os filtros selecionados. Os dias com contorno em vermelho significam que neste dia o médico identificado no topo da tela a direita, tem consultas marcadas. Ao clicar sobre o dia marcado, o sistema vai direcionar o usuário para a agenda de consultas do dia correspondente.

33 Relatório Neste menu é possível o usuário extrair informações através de relatórios préformatados conforme sub-menu : Manutenção de relatórios Nesta opção o usuário poderá criar novos relatórios de exames, internações, altas, cartas e receitas, que estarão disponíveis para os médicos do consultório, facilitando o preenchimento de documentos na hora do atendimento. Relatório de atendimento Nesta opção é possível o usuário extrair do sistema todas as consultas realizadas de um determinado médico, filtrando por data de atendimento e configurando o relatório para exibir todos os pacientes, ou somente um resumo. Este relatório exibe informações financeiras, portanto tem uma restrição para uso, onde somente médicos e administradores podem acessá-lo. Relatório diário de atendimento Nesta opção é possível o usuário extrair do sistema todas as consultas realizadas de um determinado médico, filtrando por data de atendimento, todas as consultas realizadas, com informações do paciente, tal como convênio. data de consulta, plano, matrícula, muito útil no preenchimento de guias. Relação de pacientes por médico

34 Nesta opção é possível extrair do sistema todos os pacientes cadastrados para um determinado médico.

35 Manutenção Neste menu é possível o usuário do tipo "Administrador" fazer a manutenção dos usuários e tabela de preços através das opções do sub-menu : Manutenção de usuários Nesta opção é possível que um usuário do tipo "Administrador" inclua, bloqueie ou reative um usuário. Manutenção geral Nesta opção é possível que um usuário do tipo "Administrador" possa configurar o sistema com algumas particularidades do consultório. opções: Nesta tela somente o administrador pode configurar o sistema com as seguintes 1. As solicitações são compartilhadas para todos os usuários: Significa que todos os relatórios, independente de quem criou, estarão compartilhados para todos os médicos.

36 2. Habilita agenda nova versão: Significa que todo o agendamento de consultas está sendo feito em um novo modelo de agenda 3. Tabela de preço única para o consultório: Significa que para todo o consultório existirá somente uma tabela de preços. Se esta opção estiver desabilitada cada médico terá a sua tabela de preços. 4. Obriga preenchimento do plano na agenda: Significa que o usuário que estiver preenchendo a agenda de consultas deverá obrigatoriamente selecionar um plano para o convênio escolhido. 5. Permite excluir paciente com agenda marcada: significa que o sistema não fará uma consistência para excluir um paciente que tenha uma consulta marcada na agenda. 6. Desabilita acesso do usuário médico: Significa que o médico terá seu acesso restrito. Tabela de preços Nesta opção é possível que um usuário do tipo "Administrador" ou "Médico" faça a manutenção dos preços a serem cobrados conforme o convênio e plano

37 Ao selecionar a tela de tabela de preços, o usuário poderá informar por convênio, plano, tipo de atendimento e período o valor a ser cobrado do paciente assim que terminar a consulta. O sistema identificará os dados do paciente para filtrar o preço determinado na tabela, armazenando o valor para um posterior relatório de atendimentos Esta tela está disponível para o Administrador, médico e para a secretária somente com permissão do médico, (ver item cadastro de usuário) Calculadora Esta opção oferece ao usuário uma calculadora simples para eventual cálculo que o médico precise fazer. (muito comum entre os nutricionistas para cálculo de IMC Índice de massa corporal, etc...) Esta calculadora fica aberta em uma nova janela, e pode ser utilizada sem que seja necessário interromper o acesso as telas do sistema. Sair Esta opção fecha a sessão do usuário e disponibiliza a tela de login e senha para uma nova conexão.

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