UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES POS GRADUAÇÃO LATO SENSU IAVM A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO NOS CICLOS ECONÔMICOS, FINANCEIROS E OPERACIONAIS

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES POS GRADUAÇÃO LATO SENSU IAVM A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO NOS CICLOS ECONÔMICOS, FINANCEIROS E OPERACIONAIS ROSELY SANTOS CARDOSO LUCIANA MADEIRA Rio de Janeiro, 2012

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES POS GRADUAÇÃO LATO SENSU IAVM A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO NOS CICLOS ECONÔMICOS, FINANCEIROS E OPERACIONAIS Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Auditoria e Controladoria Por: Rosely Santos Cardoso e Luciana Madeira

3 3 AGRADECIMENTOS Aos amigos e parentes, clientes, fornecedores, etc...

4 4 DEDICATÓRIA...Dedico ao meu Pai em memoria, minha mãe, e meus irmãos.

5 5 RESUMO Com a finalidade de obter-se um trabalho científico o presente capítulo apresenta a revisão da literatura utilizada, evidenciando os conceitos dos ciclos existentes e suas elaborações. O presente trabalho objetiva mostrar como a controladoria influencia na elaboração do ciclo operacional, juntamente com os ciclos econômicos e o financeiro, e como auxiliará o administrador financeiro na elaboração do orçamento de caixa e no cálculo da Necessidade de Capital de Giro (NCG), poderá tomar medidas de redução dos custos fixos, administrando-os de uma forma mais eficiente, reduzindo gastos através de replanejamento. Poderá ainda implantar medidas de saneamento propondo a injeção de recursos próprios, desmobilização de recursos ociosos e outros que julgar necessários.

6 6 METODOLOGIA Esta pesquisa monográfica trata-se de pesquisa bibliográfica de caráter exploratório, feita através de consulta a livros, artigos, além da mídia impressa e eletrônica. É um estudo realizado por meio da releitura de outros autores como: RAMOS, Marcus V. Madruga em seu artigo Utilizando o ciclo operacional para fazer o orçamento de caixa e calcular a necessidade de capital de giro, HOJI, Masakazu em seu livro Administração Financeira - uma abordagem pratica - editora Atlas 5ª edição 2006, entre outros, com materiais previamente publicados sobre o tema em análise.

7 7 SUMÁRIO LISTA DE QUADROS 09 INTRODUÇÃO 10 CAPÍTULO 1 MENSURAÇÕES CONTÁBEIS Ciclo econômico Gestão do capital de giro Capital de giro próprio Elementos do capital de giro próprio Gestão do Capital de giro Visão geral Gestão do imobilizado Encurtamento do ciclo econômico Formação de reserva financeira Controle da inadimplência O não endividamento Perfil do endividamento Redução de custos Grau de alavancagem financeira CAPÍTULO II EVENTOS ECONÔMICOS Evento econômico Modelos de decisão para execução dos eventos econômicos Tomada de decisão CAPÍTULO III CICLO FINANCEIRO Análise financeira ou de balanço Planejamento financeiro Fluxo de caixa Métodos de elaboração e da demonstração dos fluxos de caixa Compras a prazo Vendas a prazo CAPÍTULO IV CICLO OPERACIONAL Gestão Operacional... 35

8 8 4.2 Responsabilidade pela gestão operacional Os ciclos e o aspecto temporal Conceitos de gestão operacional e tecnologia da informação Mensuração e gestão do ciclo operacional Modelos de informação para gestão operacional do imobilizado Gestão de estoques CONCLUSÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

9 9 LISTA DE QUADROS Quadro 1 Demonstração dos ciclos econômicos, Operacional e 14 Financeiro Quadro 2 Atividades Operacionais 23 Quadro 3 Demonstração de vendas 33 Quadro 4 Representação gráfica do Ciclo Operacional 35 Quadro 5 Comparativo entre os prazos médios de pagamento e de 36 recebimento Quadro 6 Representação Gráfica do Ciclo Operacional da empresa 37 Quadro 7 Orçamento de Caixa para o Semestre 37

10 10 INTRODUÇÃO Este trabalho monográfico irá mostrar a importância do estudo do Ciclo Operacional para o Gestor Financeiro, o quão fundamental é, pois, fornecerá uma visão comparativa dos prazos de Giro de Estoque, Prazo Médio de Recebimento de Duplicatas e Prazo Médio de Pagamento de Fornecedores, além dos Custos Fixos Mensais. O Ciclo Operacional é composto pelos Ciclos Econômico e Financeiro que serão abordados no segundo e terceiro capítulo. No capítulo seguinte, será analisado a estrutura e funcionamento do Fluxo de Caixa, o comportamento das variáveis financeiras e as flutuações do saldo de caixa ao longo do tempo, equilíbrio financeiro e as causas de escassez de recursos, origem e aplicação de recursos, fluxo de caixa e o plano de investimentos e a importância da integração da área operacional com a área financeira na gestão dos negócios. Isto posto, o trabalho tem por objetivo sugerir uma forma nos procedimentos na Controladoria na execução, controle e avaliação de desempenho como foco de aprimorar, renovar e apontar cada atividade das diversas etapas do ciclo. É importante para todas as empresas, conhecer seus ciclos de atividades e que o gestor tenha controle de seu ciclo operacional. O ciclo operacional permite que o gestor identifique o melhor momento para comprar mercadorias com a finalidade de manter o estoque conforme a demanda e decidir sobre a melhor maneira de negociação quanto à forma de pagamento destas compras. Por este motivo, o gestor deverá estipular uma relação entre a data de compra das mercadorias para revenda e o recebimento das vendas realizadas.

11 11 CAPITULO I CICLO ECONÔMICO Ciclo econômico O fluxo econômico evidência a conseqüência econômica do processo produtivo, ou seja, a mensuração econômica dos recursos e dos produtos e serviços. Em cada um dos momentos do ciclo econômico, há possibilidade e necessidade de mensuração dos eventos. Assim, é preciso a mensuração e custo do consumo e estocagem dos recursos, do evento da produção e estocagem dos produtos finais, bem como do valor de venda. Segundo (PADOVEZE, 2004) a mensuração contábil dos ciclos econômicos e financeiro da empresa é feita através dos demonstrativos contábeis do Balanço Patrimonial e da demonstração de resultados, transformando os dados dos elementos do giro inter-relacionados em indicadores de atividades ou prazos médios, indicados em dias ou em numero de giro. É de fundamental importância entender as demonstrações contábeis ou também chamadas de demonstrações financeiras para administrar bem o negócio em que a empresa está inserida. As demonstrações financeiras representam um canal de comunicação da empresa com diversos usuários internos e externos.

12 12 Elas permitem uma rápida visão intuitiva da situação da empresa, um ponto de partida para análises posteriores e também serve bases para planejar os negócios e elaborar os orçamentos internos. (GITMAN, P.42). Segundo ZANLUCA(2009), as análises de demonstrações financeiras são utilizadas para mensurar o tempo em que as atividades da empresa são desenvolvidas. De fundamental importância no controle gerencial e gestão de negócios, refletem a cultura organizacional da empresa, dentro do seu ramo de negócios. Seus valores dependem dos processos de produção, capacidade de vendas e recebimentos de clientes. No caso do ciclo financeiro considera-se também o pagamento a fornecedores. Considere uma empresa onde as mercadorias permaneçam 42 dias em estoque, com uma média de recebimento de clientes igual a 60 dias sendo o pagamento a fornecedores em 30 dias. Teremos os seguintes valores para o cálculo dos ciclos como exemplo: Prazo Médio de Estocagem (PME) = 42 dias Prazo Médio de Contas a Receber (PMCR) = 60 dias Prazo Médio de Pagamento a Fornecedores (PMPF) = 30 dias Ciclo Econômico De acordo com ZANLUCA(2009), ciclo econômico é o tempo em que a mercadoria permanece em estoque. Vai desde a aquisição dos produtos até o ato da venda, não levando em consideração o recebimento das mesmas (encaixe). Fórmula: Ciclo Econômico = Prazo Médio de Estocagem (PME)

13 13 Exemplo: Ciclo Econômico = 42 dias Segundo ZANLUCA(2009), compreende o período entre a data da compra até o recebimento de cliente. Caso a empresa trabalhe somente com vendas á vista, o ciclo operacional tem o mesmo valor do ciclo econômico. Fórmula: Ciclo Operacional = Ciclo Econômico + Prazo Médio de Contas a Receber (PMCR) Exemplo: Ciclo Operacional = 42 dias + 60 dias Ciclo Operacional = 102 dias Ciclo Financeiro Também conhecido como ciclo de caixa (ZANLUCA,2009) é o tempo entre o pagamento a fornecedores e o recebimento das vendas. Quanto maior o poder de negociação da empresa com fornecedores, menor o ciclo financeiro. Fórmula: Ciclo Financeiro = Ciclo Operacional - Prazo Médio de Pagamento a Fornecedores (PMPF) Exemplo: Ciclo Financeiro = 102 dias - 30 dias Ciclo Financeiro = 72 dias

14 Gestão do capital de giro Segundo (PADOVEZE, 2004), a terminologia capital de giro vem da visão circular do processo operacional de geração de lucros: comprar estoques, vender e receber, voltar a comprar estoques, produzir e vender/ receber. Em termos contábeis, o capital de giro é representado pelo total do ativo circulante, também denominado de capital de giro bruto. O capital de giro representa, em média, 30,40% do total dos ativos de uma empresa. O capital permanente tem um peso maior sobre o total dos ativos, atingindo entre 60 e 70%. Apesar de sua maior participação sobre o total dos ativos da empresa. O capital de giro exige um esforço do administrador financeiro maior do que requerido pelo capital fixo. Segundo HOJI (2006), o capital de giro precisa de um acompanhamento permanente, pois está continuamente sofrendo o impacto das diversas mudanças enfrentadas pela empresa. Já o capital fixo não exige atenção constante, uma vez que os fatos capazes de afetá-lo acontecem com uma freqüência bem menor. O quadro a seguir demonstra a diminuição do ciclo financeiro estendendo o pagamento a fornecedores de x' para x''. Outras medidas seriam a antecipação de vendas e de seus respectivos recebimentos Quadro 1 : Demonstração dos ciclos econômicos, Operacional e Financeiro Fonte: (Assaf Neto & Silva, 2002, p.18)

15 15 É importante para a empresa, sempre buscar alternativas que resultem em ciclos financeiros reduzidos, observando sempre as limitações do mercado e o setor econômico inserido Capital de giro próprio Como os estoques podem ser providencialmente financiados, através das duplicatas a pagar de fornecedores, prazos de impostos a recolher e prazo para pagamento dos salários dos funcionários e despesas, financeiramente, o valor do dinheiro necessário para o giro normal dos negócios da empresa pode ser menor. Assim, denomina-se o Capital de Giro Próprio (CGP) a diferença entre o Ativo Circulante e Passivo Circulante Elementos do capital de giro próprio Na visão tradicional, os componentes do Capital de Giro são todas as contas do Ativo Circulante e Passivo Circulante. Os principais elementos são: a. Disponibilidades (Caixa, Bancos e Aplicações Financeiras) b. Contas a Receber de Clientes (Duplicatas a Receber) c. Estoques ( Materiais, Em processos e Acabados) d. Contas a Pagar a Fornecedores (Duplicatas a Pagar) e. Outras Contas a Pagar ( Despesas Provisionadas) f. Salários e Encargos a Pagar g. Impostos a Recolher Sobre Mercadorias Outras contas menos comuns e até de montante menos significativo, para maioria das empresas, também devem ser consideradas no Capital de Giro:

16 16 a. Impostos a Recuperar ( IR de aplicações Financeiras, Saldo Credor de IP ICMS etc.) b. Provisão para Devedores Duvidosos c. Títulos Descontados d. Provisão Retificadora de Estoques e. Adiantamentos de Fornecedores f. Impostos a Recolher sobre o Lucro g. Empréstimos de Curto Prazo h. Dividendos ou Lucros a Distribuir Cada uma dessas contas merece uma gestão diferenciada, pois tem suas características próprias Gestão do capital de giro visão geral Segundo Ross, Westerfield e Jordan (2000), a administração do capital de giro corresponde basicamente ao monitoramento completo do ciclo operacional padrão ou ideal e do impacto financeiro qual magnitude do ciclo provoca nas necessidades dos recursos empresarias. Pode-se dizer que a função da controladoria, em relação à gestão do capital de giro, consiste em apoiar os gestores das diversas áreas de atividades da empresa, na busca de desempenho operacional em termos dos padrões identificados para cada atividade, do ciclo operacional Gestão do imobilizado Além dos elementos do capital de giro, os demais recursos operacionais necessários para o desenvolvimento das atividades são os Ativos Imobilizados (ou ativos fixos).

17 17 O modelo de gestão operacional dos Ativos Fixos centra-se em acompanhar, dentro da execução das atividades, os mesmos elementos e a mesma metodologia que foram levantados e utilizados por ocasião do processo de decisão de sua aquisição ou construção. A gestão operacional dos imobilizados tem como foco central a verificação periódica da capacidade de geração de serviços dos Ativos Fixos e dos custos reais de operar esses ativos. Essa verificação se dá em termos de comparação com os serviços e custos esperados pelo equipamento, mensurados quando da decisão inicial de investir nos equipamentos. Esse foco da gestão dos imobilizados, complementarmente, e da mesma importância, tem também como outro referencial básico a avaliação de desempenho dos gestores que foram os responsáveis pela decisão de investir. O acompanhamento do resultado do investimento até o fim da sua vida útil objetiva criar um vínculo completo entre o gestor decisor e o gestor operador do equipamento durante toda a sua permanência na empresa, avaliando se os resultados esperados realmente aconteceram Encurtamento do ciclo econômico Quando a empresa encurta seu ciclo econômico este pode ser definido como o tempo necessário à transformação dos insumos adquiridos em produtos ou serviços suas necessidades de capital de giro se reduzem drasticamente. Numa indústria, a redução do ciclo econômico significa um menor tempo para produzir e vender. No comércio, esta redução significa um giro mais rápido dos estoques.

18 18 Segundo (ZANLUCA, 2009) na atividade de serviços, a redução do ciclo econômico significa basicamente trabalhar com um cronograma mais curto para a execução dos serviços. A redução do ciclo econômico não é uma função tipicamente financeira. Ela requer o apoio de funções como produção, operação e logística Formação de reserva financeira Segundo (ZANLUCA, 2009), a ação preventiva tem um papel importante para a solução dos problemas de capital de giro. A principal ação consiste na formação de reserva financeira para enfrentar as mudanças inesperadas no quadro financeiro da empresa. A determinação do volume dessa reserva financeira levará em conta o grau de proteção que de deseja para o capital de giro. Também uma análise do tipo o que aconteceria ao capital de giro se... poderia ser bastante útil para se formular a estimativa do volume da reserva financeira Controle da inadimplência A inadimplência dos clientes de uma empresa pode decorrer do quadro econômico geral do país ou de fatores no âmbito da própria empresa. No primeiro caso, a contratação geral da atividade econômica e a consequência diminuem da renda das pessoas, tende a aumentar a inadimplência. Nesta situação, a empresa tem pouco controle sobre o problema. Quando a inadimplência é decorrente de práticas de crédito inadequadas, estabelecidas pela própria empresa, existe uma solução viável para o problema. Neste caso, é preciso dar mais atenção à qualidade das vendas do que ao volume dessas vendas.

19 19 No caso das vendas a crédito, também será recomendável uma redução do prazo de pagamento concedido aos clientes O não endividamento Na tentativa de suprir a insuficiência de capital de giro, muitas empresas utilizam empréstimo de custo elevado. Como regra, qualquer dinheiro captado a um custo maior do que 1,17% ao mês (ou 15% ao ano) em termos reais, é incompatível com a rentabilidade normal da empresa que é de 15% ao ano, também em termos reais. Assim, uma linha de crédito de curto prazo que hoje não custa menos do 2% ao mês em termos reais, é claramente antieconômica. O financiamento de capital de giro a uma taxa real maior do que 1,17% ao mês pode resolver o problema imediato de caixa da empresa. Mas cria um novo problema seu pagamento. O administrador tem consciência da inviabilidade do custo financeiro dos financiamentos de capital de giro. Ele tenta ganhar tempo, esperando que umas melhoras posteriores nas condições de mercado da empresa permitam pagar o capital de terceiros. Todavia, quando a recuperação das vendas acontece, a empresa já acumulou um estoque de dividas cujo pagamento será impraticável Perfil do endividamento Quando a empresa consegue negociar um prazo maior para o pagamento de suas dívidas, ela adia as saídas de caixa correspondentes e portanto, melhora seu capital de giro. Embora essa melhora seja provisória, ajudará bastante até que a empresa se ajuste financeiramente.

20 20 Também neste caso, é importante uma atenção especial para o custo do alongamento de prazo. Ele precisa ser suportado pela rentabilidade da empresa Redução de custos De acordo com Brigham (1999), a implantação de um programa de redução de custos tem um efeito positivo sobre o capital de giro da empresa desde que não traga restrições às suas vendas ou à execução de suas operações. Diante de uma crise de capital de giro, o programa de redução de custos tem natureza compulsória e seu grande desafio é identificar aqueles itens de gastos que possuem ser cortados sem grandes prejuízos para as atividades da empresa. Dificilmente serão encontrados gastos supérfluos ou desperdícios, pois a crise de capital de giro naturalmente já os deve ter eliminado. É evidente que existe um forte entrelaçamento entre a administração do capital de giro da empresa e sua administração estratégica. Segundo (GOMES, 2004) a solução definitiva para o problema do capital de giro consiste na recuperação da lucratividade da empresa e a conseqüente recomposição de seu fluxo de caixa, adoção de medidas estratégicas de grande alcance que vão desde o lançamento de novos produtos ou serviços e a eliminação de outros. Adoção de novos canais de vendas ou até mesmo a reconfiguração do negócio como um todo. Uma empresa requer muito mais medidas financeiras estratégicas, operacionais e práticas gerenciais, entre outras, precisarão ser repensadas para que o capital de giro volte ao estado de normalidade.

21 Grau de alavancagem financeira A alavancagem consiste na capacidade da empresa em trabalhar com recursos de terceiros (basicamente, empréstimos, debêntures, ações preferenciais, entre outros) de modo a maximizar os efeitos da variação do lucro operacional (LAJIR) sobre os lucros por ação dos proprietários da empresa. A alavancagem financeira dá-se pelo lucro devido à diferença entre as taxas de captação e empréstimo de recursos. É indicador que parte do pressuposto de que os custos fixos de juros podem ser utilizados para maximização do retorno dos acionistas, e é um fundamento clássico da abordagem tradicional da estrutura de capital. (PADONEZE), 1967, p.31).

22 22 CAPITULO II EVENTOS ECONÔMICOS Evento econômico As transações dos eventos econômicos caracterizam-se no sistema de informação Contábil, pelo lançamento contábil. Desta maneira, o conceito de evento econômico é similar ao conceito de fato administrativo ou fato contábil, que decorre da escola clássica de Contabilidade básica, ainda muito utilizada. Os eventos econômicos são representativos das atividades necessárias para a gestão do sistema empresa. Portanto os principais eventos econômicos representam as principais atividades operacionais da empresa. Exemplificando, o evento econômico compra é desenvolvido normalmente pelo setor de suprimentos, ou seja, pela área de responsabilidade que executa a atividade de compras dentro da empresa. Os principais eventos econômicos e atividades que normalmente são responsáveis pela sua execução, conforme quadro a seguir: Quadro 2: Atividades Operacionais Evento Econômico Compra Pagamento de Compra Venda Recebimento de Venda Estoque de Matérias Estoque de Mercadorias Consumo de Materiais Custo de Vendas Fonte: Saiba Mais - Portal SEBRAE/PR Atividade Compras Finanças Vendas Finanças Estocagem Estocagem Produção Vendas

23 Modelos de decisão para execução dos eventos econômicos Segundo (PADOVEZE, 2004) os eventos econômicos caracterizamse por representarem os diversos tipos de transações que refletem as ocorrências e variações do patrimônio empresarial. Como as transações são executadas no desempenho das diversas atividades dentro da empresa, há uma ligação intrínseca entre transações, eventos econômicos e atividades. Conforme Guerreiro, em nível macro, a empresa encontra-se em estado dinâmico do macrossistema empresa depende, em ultima instância, da realização do evento analítico. Sob esse prisma, o evento ganha uma importância fundamental. O Desempenho do sistema empresa depende do desempenho das atividades, que, por sua vez, depende do desempenho dos eventos. Em outras palavras, o desempenho da empresa global depende do desempenho de cada evento analítico. O processo de otimização do resultado da empresa, e, conseqüentemente, de sua eficácia e criação de valor, é um processo de otimização do resultado de cada atividade, que, por sua vez, é resultando do processo de otimização de cada evento/transação individual Tomada de decisão Segundo Oliveira (2004), a execução de um evento econômico é um processo decisório, como qualquer outra ação que se tome dentro da empresa. Pelas características de repetitividade do evento, nem sempre há uma visão clara do processo decisório que envolve cada uma das transações do evento. Porém, a sua execução requer as mesmas fases de um processo de tomada de decisão comum.

24 24 O processo da tomada de decisão envolve as seguintes etapas: a. Necessidade de Decisão; b. Definição das possíveis alternativas de ação; c. Coleta, modelação e analise das informações necessárias para todas as alternativas; d. Avaliação e escolha da melhor alternativa a decisão; e. Execução tomada da ação; f. Controle. No próximo capítulo será demonstrado como o ciclo financeiro difere do ciclo econômico e como a análise e o planejamento econômico traz benefícios para o administrador.

25 25 CAPITULO III CICLO FINANCEIRO O ciclo financeiro normalmente é diferente do ciclo econômico, pois os momentos de pagamentos e recebimentos dos valores dos eventos econômicos normalmente são prolongados por prazos de pagamento e recebimento. Os prazos de pagamentos e recebimentos, além das condições normais de crédito oferecidas pelas empresas, são utilizados pela necessidade física de se operacionalizar a efetivação financeira das transações. As empresas necessitam de um tempo mínimo para, após o recebimento do produto ou serviço, providenciar o seu pagamento. O ciclo financeiro corresponde ao intervalo entre os momentos T3 e T9. Apesar de o evento crédito dos impostos sobre as compras ser um componente do ciclo financeiro, o seu pagamento é efetivado ao fornecedor e este recolhe os impostos aos órgãos governamentais. Os impostos creditados são então contabilizados e serão deduzidos dos impostos gerados sobre a venda, e recolhidos nos imobilizados e serão deduzidos dos impostos gerados sobre a venda, e recolhidos nos prazos determinados pelo governo, que não tem correlação com o prazo dado pela empresa a seus clientes. O ciclo financeiro compreende as etapas do pagamento das compras de material e o recebimento da venda. Para Ramos(2008), o ciclo financeiro ou conversão de caixa, começa com o pagamento do produto/matéria prima, que será revendida ou transformada em produto acabado, e termina com o recebimento do pagamento desse produto.

26 26 Segundo Liz(2008), um bom gestor financeiro deverá analisar os resultados e planejar ações, para sua melhoria. Também deverá negociar junto aos fornecedores os melhores prazos de pagamentos e os menores juros cobrados, como também estabelecer uma boa política de crédito para seus clientes. A empresa precisa organizar todos os registros e documentos de forma a preservar um histórico de suas finanças pra consultas posteriores. Como também deverá controlar o movimento de caixa, classificar as despesas fixas e variáveis e estabelecer regras para a retirada de pró-labore dos sócios, nesse caso um dos principais motivos de fracassos administrativos Análise financeira ou de balanço Segundo Padoveze (1996, p.115), constitui-se em um processo de meditação sobre os Demonstrativos Contábeis, objetivando uma avaliação da situação da empresa em seus aspectos operacionais, econômicos, patrimoniais e financeiros. A avaliação sobre a empresa tem por finalidade analisar o resultado e o desempenho da empresa, detectar os pontos fortes e fracos do processo operacional e financeiro da companhia, objetivando propor alternativas de curso futuro a serem tomadas e seguidas pelos gestores da empresa. Nesse processo, o analista vale-se de uma série de cálculos matemáticos, traduzindo os Demonstrativos Contábeis em indicadores. Tais indicadores buscam evidenciar as características dos principais interrelacionamentos existentes entre o Balanço Patrimonial, que apresenta uma visão estática e momentânea da empresa, e a dinâmica representada pela Demonstração de Resultados. Os Demonstrativos Contábeis de fluxo de caixa e demonstração das origens e aplicações de recursos também devem ser utilizados para melhorar a compreensão sobre o desempenho empresarial, pois contém elementos para o entendimento das operações da empresa.

27 27 Segundo Gedra(2009 Pg. 68) para fins de análise quanto à viabilidade de projetos de MDL faz-se necessário um estudo comparativo dos índices financeiros, como o Payback, VPL(Valor Presente Liquido), TIR (Taxa interna de Retorno) e IL (Índice de Lucratividade) obtidos através dos fluxos de caixa da empresa submetidos a uma TMA (Taxa Mínima de Atratividade) estipulada pela mesma. O Payback visa calcular o tempo que o investidor levará para recuperar o investimento realizado em determinado projeto. O VPL( Valor Presente Liquido) refere-se ao retorno mínimo que deve ser obtido por um projeto, de forma a manter inalterado o valor de mercado da empresa. A TIR( Taxa Interna de Retorno) é a taxa de juros que torna o valor presente das entradas de caixa igual ao valor presente das saídas de caixa do investimento. Para que sejam calculados os índices financeiros acima apresentados, faz-se necessária a elaboração do Fluxo de Caixa do projeto admitindo como tempo de análise o período horizonte do mesmo, 2006 e 2007, apontando as receitas e despesas incorridas anualmente no processo. 3.2 Planejamento financeiro Segundo HOJI (2006, p.28), consiste na elaboração de suborçamentos das atividades que influenciam o fluxo de caixa. O planejamento financeiro possibilita à empresa obter as informações antecipadas quanto à necessidade ou disponibilidade de recursos financeiros, o que facilita a tomada de decisões sobre os fatores que envolvem o gerenciamento do caixa. O orçamento de capital exerce grande influência sobre o planejamento financeiro, pois os investimentos em imobilizados normalmente são extremamente relevantes, e causam grande desembolso de caixa para a empresa. A elaboração dos suborçamentos acontece, principalmente, pela conversão dos orçamentos econômicos para o regime de caixa.

28 28 Ex.: O orçamento de Mão de Obra Direta do mês A torna-se saída no Orçamento de caixa do mês A + 1. Os principais suborçamentos que compõem o planejamento financeiro são: a. Orçamento de contas a pagar: consiste na conversação de todas as despesas constantes do planejamento econômico para o regime de caixa, ou seja, a data prevista de seus respectivos pagamentos; b. Orçamento de contas a receber: consiste na conversão de todas as receitas constantes do planejamento econômico para o regime de caixa, ou seja, para a data prevista de seus respectivos recebimentos; c. Orçamento de aplicações: consiste no planejamento das disponibilidades de caixa, ou seja, a antecipação da informação sobre as sobras de caixa e os destinos que devem ser dados às mesmas; d. Orçamento de empréstimos: consiste no planejamento das necessidades de caixa, ou seja, a antecipação da informação sobre as faltas de caixa e as medidas que devem ser tomadas para suas coberturas; e. Orçamento de caixa: consiste na elaboração do planejamento do fluxo de caixa (entradas e saídas), mediante informações obtidas dos orçamentos de contas a pagar, a receber, aplicações e empréstimos, nas quais podem ser visualizadas a sobra ou a falta de caixa, que devem ser solucionadas, para que seja viável a execução dos demais planos. O orçamento de caixa nada mais é do que o fluxo de caixa de longo prazo. Os grandes objetivos do fluxo de caixa projetado de longo prazo são: 1. Verificar a capacidade gerar o capital de giro necessário para financiar suas operações;

29 29 2. Verificar qual a necessidade de capital de giro no período; 3. Verificar a dependência da empresa de capitais de terceiros; 4. Verificar se a política de reposição de estoques está compatível com a capacidade de geração de caixa da empresa; 5. Verificar qual o impacto das políticas de financiamento dos estoques no fluxo de caixa; 6. Verificar qual o impacto da política de financiamento dos clientes no fluxo de caixa; 7. Verificar o quanto a empresa poderá se comprometer com imobilizações e em que épocas estes investimentos poderão ser feitos de forma a não fragilizar a estrutura de capital da empresa; 8. Verificar qual deverá ser a política de retirada dos acionistas e de distribuição de dividendos. É ainda baseado no fluxo de caixa projetado de longo prazo que a empresa irá elaborar seu orçamento de investimentos (também denominada de orçamento de capital ). Ao elaborar o fluxo de caixa projetado de longo prazo a empresa já terá elaborado os seus orçamentos de receitas e despesas e já terá procurado assegurar que, dentro das premissas estabelecidas nestes dois orçamentos, haverá lucro. Resta agora ajustar as entradas e as saídas de forma a maximizar a geração de caixa. 3.3 Fluxo de caixa Segundo Silbiger (apud DALBELLO, 1999), a demonstração de fluxo de caixa é uma ferramenta gerencial de extrema importância para as organizações, utilizada, entre outros, na prevenção de problemas de liquidez, na evidenciação da relação entre lucro e fluxo de caixa, na definição das estratégias de pagamento de dívidas, na análise da aplicação dos recursos do caixa, no apontamento dos reflexos das políticas financeiras adotadas pela administração sobre o fluxo de caixa.

30 30 Assaf Neto e Silva (apud DALBELLO, 1999) comentam que o fluxo de caixa descreve as diversas movimentações financeiras da empresa em determinado período de tempo, e sua administração tem por objetivo preservar uma liquidez imediata essencial à manutenção das atividades da empresa. Com o dinamismo econômico mundial as empresas estão buscando ferramentas que possam garantir a competitividade no mercado em que atuam, consumidores mais exigentes, fornecedores mais atentos, investidores que procuram maior segurança para seus investimentos. O fluxo de caixa ao proporcionar informações de entradas e saídas de caixa possibilita que essas sejam avaliadas, através dos valores equivalentes, com o intuito de equiparar o caixa para atender as necessidades que a empresa possuir, com fins se utilizar de forma eficaz os recursos disponíveis. Nesse contexto podemos destacar como objetivos do fluxo de caixa a avaliação de alternativas de investimento, controle a longo tempo das decisões importantes tomadas pela empresa com reflexos monetários, análise do presente com projeção futura do caixa da empresa permitindo um posicionamento para se chegar numa situação de liquidez e conhecimento das causas que mudam a situação financeira da empresa. Desta forma, pode-se dizer que o objetivo do fluxo de caixa, para a empresa, é trazer segurança e agilidade em suas atividades financeiras, provindas de um conhecimento tácito do volume de recurso disponível, tarefa das mais relevantes, possibilitando à aplicação correta desses, melhorando substancialmente as estimativas do capital de giro da empresa. É também uma ótima ferramenta para auxiliar o administrador nas tomadas de decisões dentro da empresa. É através deste mapa que os custos fixos e variáveis ficam evidentes, permitindo-se desta forma um controle efetivo sobre determinadas questões empresarias.

31 31 Segundo (PADOVEZE, 2004) os fluxos financeiros podem ser divididos em três ciclos principais: O ciclo de investimento, o ciclo operacional, e o ciclo das operações financeiras, no qual ciclo de operações financeiras é composto por operações de capital e operações de tesouraria Métodos de elaboração da demonstração dos fluxos de caixa Método direto: Os principais componentes dos recebimentos e pagamentos de caixa em termos brutos, pelo ajustamento das vendas, custos das vendas e outras rubricas. Método indireto: Consiste em ajustar o resultado liquido do exercício dos efeitos das transações que não sejam a dinheiro, acréscimos, e deferimentos relacionados com recebimentos ou pagamentos futuros e contas de proveitos ou de custos relacionados com fluxo de caixa respeitantes às atividades de financiamento e investimento. Fluxo de Caixa é a demonstração visual das receitas e despesas distribuídas pela linha de tempo futuro. Para a montagem da projeção do fluxo de caixa devemos considerar os seguintes dados: a. Entradas: Contas a receber empréstimos e dinheiro dos sócios b. Saídas: Contas a pagar despesas gerais de administração (Custos Fixos), pagamentos de empréstimos e compras à vista Compras a prazo De acordo com Padaveze (2009), a atividade de compra deve ser avaliada, em termos de resultado e desempenho pelo valor das compras à vista, considerando o menor preço de mercado disponível para cada material a ser comprado, bem como do custo de oportunidade pelo não uso de dinheiro imediatamente, no caso da compra a prazo.

32 32 Devem também ser consideradas eventuais despesas diretas adicionais por comprar os materiais, nas análises das possíveis alternativas de compra Venda a Prazo O valor da receita da área de compras é sempre pelo valor à vista do menor preço de mercado do material (custo da oportunidade a preço de mercado). Em nosso exemplo, para unidades, é R$ Como no exemplo em questão a área de compras pagou um preço maior R$ , e gastou com fretes e seguro adicionais mais R$ 1.200, operacionalmente ela deu um prejuízo operacional de R$ nesse evento. Como o evento foi feito a prazo, teve um custo financeiro de R$ (preço do fornecedor a prazo (-) preço do fornecedor à vista). Contudo, o fato de ter comprado a prazo desobrigou a empresa, por 60 dias, de dispor de dinheiro no seu fluxo de caixa. Os R$ do valor a prazo, descontado à taxa de 2% ao mês (4,04% em dois meses), permitiram à área de finanças ganhar receita financeira de R$ 1.553, que é uma receita de oportunidade da área de compras. Portanto, custo financeiro não é o bruto R$ 2.000, mas sim um custo liquido de R$ 447($ 2,00 - R$ 1.553), Dentro desse conceito, uma compra a prazo pode ter um ganho financeiro. Isso acontecerá quando a diferença percentual entre o preço a prazo e preço à vista do fornecedor for menor do que a rentabilidade da aplicação financeira no mesmo período. Basicamente, a venda a prazo segue o mesmo conceito da compra, conforme demonstra o quadro abaixo:

33 33 Quadro 3: Demonstração de vendas Dados Quantidade Preço Unitário Total Compra a ser efetivada Preço do fornecedor a vista , Preço do fornecedor a prazo , Prazo do fornecedor 2 meses - - Custo adicional de frete e seguro , Preço de Mercado à vistamenor preço , Custo Financeiro de Aplicação - 2% a.m - Fonte: Saiba Mais - Portal SEBRAE/PR Como o evento foi feito a prazo, teve um custo financeiro de R$ 2.000,00 (preço do fornecedor a prazo (-) preço do fornecedor à vista). Contudo, o fato de ter comprado a prazo desobrigou a empresa, por 60 dias, de dispor de dinheiro no seu fluxo de caixa. Os R$ ,00 do valor a prazo, descontado à taxa de 2% ao mês (4,04% em dois meses), permitiram à área de finanças ganhar receita financeira de R$ 1.553,00 que é uma receita de oportunidade da área de compras. Portanto, custo financeiro não é o bruto R$ , mas, sim, um custo liquido de R$ 447($ 2,00 - R$ 1.553,00), Dentro desse conceito, uma compra a prazo pode ter um ganho financeiro. Isso acontecerá quando a diferença percentual entre o preço a prazo e preço à vista do fornecedor for menor do que a rentabilidade da aplicação financeira no mesmo período. No capítulo seguinte serão demonstrados como o ciclo operacional representa os dois ciclos juntos, iniciando-se quando da compra

34 34 da mercadoria e encerrando-se quando da venda ou do recebimento dos recursos da venda.

35 35 CAPITULO IV CICLO OPERACIONAL Para Padaveze, (2009), o ciclo operacional corresponde a todas as ações necessárias e exercidas para o desempenho de cada atividade. É o processo de gestão de cada atividade, que inclui o planejamento, a execução e o controle. Segundo Ross (1995 p. 538), o ciclo operacional é o espaço de tempo entre a chegada de matéria-prima no estoque e a data em que se recebe dinheiro dos clientes. No caso da empresa comercial, é o tempo discorrido entre a compra da mercadoria para revenda e o recebimento da venda.desta forma, o ciclo operacional precisa ser acompanhado pelo gestor de forma a garantir o capital de giro necessário para a continuidade das operações da empresa. De acordo com Gitman (2004), o ciclo operacional (CO), constitui-se de todas as fases operacionais da empresa, tendo por inicio o momento do recebimento dos materiais a serem utilizados no processo produtivo, encerrando-se com a cobrança das vendas realizadas. Assim, o ciclo operacional abrange todas as fases operacionais presentes no processo empresarial de produção-venda-recebimento, quais sejam: Prazo médio de estocagem de matérias primas PME, o prazo médio de cobrança PMC, o prazo médio de fabricação (PMF); o prazo médio de venda PMV e o prazo médio de pagamento (PMPF). É evidente que, dependendo das características operacionais da empresa, uma ou mais dessas fases podem não existir Gestão Operacional

36 36 Conforme,Hoji (2001, p.27), caracteriza-se pela gestão do conjunto de atividades do sistema empresa, necessárias para gerar produtos e serviços e entregá-los para sua comunidade de clientes. Significa, então, a gestão da utilização dos recursos necessários para o processo de transformação, a gestão do processo de transformação dos produtos e serviços e, finalmente, a gestão do processo de entrega dos produtos e serviços aos clientes. A esse conjunto de gestão denominado gestão operacional, que, em outras palavras, corresponde à gestão dos componentes do capital de giro da empresa, em conjunto com a gestão dos recursos imobilizados. Segundo Hoji, (2001, p.19) em seu livro: Práticas de tesouraria, o ciclo operacional inicia-se junto com o ciclo econômico ou ciclo financeiro, o que ocorrer primeiro, e encerra-se junto com o encerramento do ciclo econômico ou financeiro, o que ocorrer por último. EXEMPLO: Prazo Médio de Pagamento a fornecedores: 45 dias Prazo Médio de Recebimento de duplicatas: 30 dias Prazo Médio de Giro dos estoques: 30 dias Quadro 4: Representação Gráfica do Ciclo Operacional Mês 0 mês 1 ½ mês mês 2 Compra da Venda Pagto. Recebimento Mercadoria Fornecedor Duplicata Fonte: Práticas de Tesouraria, HOJI, Masakazu

37 37 A seguir, será exemplificado um simples comparativo entre os prazos médios de pagamento e de recebimento, 45 e 30 dias, onde será observado que a empresa está vendendo a mercadoria e ganhando em média 15 dias se compararmos com o prazo que o fornecedor concedeu. Mas deve-se levar em conta o giro dos estoques, ou seja, quanto tempo demora para que ocorra a venda de todo o estoque, e neste caso a empresa está demorando em média 30 dias. Isso significa que somando o giro do estoque mais o prazo concedido aos clientes, um período total de 60 dias entre vender e receber. Comparado este período com o prazo médio de pagamento ao fornecedor, conclui-se que há uma defasagem de 15 dias e neste período a empresa terá de desembolsar o compromisso com o fornecedor, além dos custos fixos mensais (despesas operacionais) que a empresa obrigatoriamente deve honrar para que possa operar. Nesta situação a empresa deve ter Capital de Giro próprio para poder bancar estes períodos em que não haverá fluxo de recursos para oxigenar o fluxo de caixa, até que se normalize. O Administrador Financeiro fará o levantamento da Necessidade de Capital de giro (NCG) para que a empresa continue a operar. Caso não haja capital de giro próprio suficiente, recorrerá a capitais de terceiros comprometendo ainda mais a saúde financeira da empresa. EXEMPLO COM VALORES: Uma determinada empresa apresenta as seguintes situações: Quadro 5: Comparativo entre os prazos médios de pagamento e de recebimento PmPagto. 30 dias Pmrecto. 60 dias Giro Estoque 45 dias Custos Fixos Mês R$ ,00 Valor das Compras R$ ,00 Valor das Vendas R$ ,00 Fonte: Práticas de Tesouraria, HOJI, Masakazu

38 38 Quadro 6: Representação Gráfica do Ciclo Operacional da empresa mês 0 ½ mês mês 1 Mês 2 Mês ½ mês 3 ½ mês mês 4 Compras da Pgto. Venda Receb Mercadoria Fornecedor Dupl. Fonte: Práticas de Tesouraria, HOJI, Masakazu Projeção do Levantamento da Necessidade de Capital de Giro(NCG) da empresa para o semestre. Entradas Receb. Vendas R$ ,00 x 2 vezes = ,00 Saídas Pagto Fornecedores R$ ,00 x 4 vezes = R$ ,00 Custos Fixos R$ ,00 x 6 vezes = R$ ,00 Total Saídas R$ ,00 Necessidade de Capital de Giro(R$ ,00 R$ ,00) NCG = R$ ,00 Quadro 7: Orçamento de Caixa para o Semestre (em milhares e em R$) JAN FEV MAR ABR MAI JUN 1 Saldo Inicial 0 (65) (90) (155) (140) (85) 2 (+) Entradas = Total 0 (65) (90) (75) (60) (85) 4 (-) Saídas (65) (25) (65) (65) (25) (65) 5 = Saldo Final (65) (90) (165) (140) (85) (150) Fonte: RAMOS, Marcus V. Madruga

39 39 Como se pode observar, a empresa está trabalhando com prazos prejudiciais a sua saúde financeira. Para um período de 06 meses a empresa necessitará de uma injeção de R$ ,00 para Capital de Giro, inclusive, no mês de março sua necessidade chegará a extrapolar essa cifra chegando aos R$ ,00. Numa situação dessas e sem o aporte financeiro com recursos próprios, o Gestor Financeiro deverá captar recursos através de empréstimos para honrar os compromissos com fornecedores, salários, encargos sociais, água, luz, telefone, impostos, manutenção e outras despesas administrativas. Conforme seu artigo RAMOS(2000, p. 5), analisa e exemplifica, através do quadro acima, que o Gestor Financeiro deverá mudar sua política de compras junto ao(s) fornecedor(es), solicitando prazos mais elásticos para dar mais fôlego ao orçamento de caixa. Caso não obtenha sucesso, deverá estudar a possível troca de fornecedor(es) por outros que concedem prazos mais atraentes. Além disso, deverá também modificar sua política de crédito. O prazo médio de recebimento de duplicatas deverá sofrer uma para que a empresa receba os recursos dos clientes mais rápido possíveis, oxigenando o orçamento de caixa. Deverá também fazer uma campanha mais agressiva para o cadastramento de novos clientes, com o intuito de girar os estoques com maior rapidez. Tomando essas medidas e trabalhando firme, o ciclo operacional da empresa apresentará um resultado melhor e a Necessidade de Capital de Giro será muito menor. Suponha que o Gestor Financeiro, depois de algumas negociações, tenha adotado as seguintes medidas com êxito: - Aumento no Prazo Médio de Pagamentos a Fornecedores para 60 dias; - Diminuição no Prazo Médio de Recebimento de Duplicatas para 30 dias; - Diminuição no Prazo do Giro dos Estoques para 30 dias; e

40 40 - Os demais valores permanecem os mesmos com relação às compras, vendas e Custos Fixos. Conforme cita GITMAN(1984), o Gestor Financeiro poderá tomar medidas de redução dos Custos Fixos, administrando-os de uma forma mais eficiente, reduzindo gastos através de replanejamento, excluindo gastos que ao são de extrema necessidade operacional e outras formas de redução que lhe convier. Poderá ainda implantar medidas de saneamento propondo a injeção de recursos próprios, desmobilização de recursos ociosos e outros que julgar necessários Responsabilidade pela gestão operacional A responsabilidade pela gestão operacional de cada atividade é de cada um dos gestores responsáveis por essas atividades. Os fluxos econômico, financeiro e patrimonial decorrem do fluxo operacional. Portanto, cada gestor operacional é responsável pelos aspectos operacionais, econômicos, financeiros e patrimoniais de suas atividades. Conseqüentemente, cada gestor é responsável pelo lucro gerado por sua atividade. Para Almeida, Parisi e Pereira (2001, p.348), a responsabilidade da Controladoria na gestão operacional está em apoiar os gestores na busca da eficácia de suas atividades, através do suporte do seu sistema de informação com modelos de decisão adequados a cada atividade e aos seus eventos econômicos, em todos os seus aspectos. Cabe também à Controladoria monitorar o desempenho de cada atividade, uma vez que ela tem a responsabilidade de coordenar o fluxo e os resultados de todas as atividades, em função dos objetivos planejados da empresa como um todo.

41 Os ciclos e o aspecto temporal Os ciclos são representados pelos momentos de realização dos eventos principais em termos de transcorrer de tempo. O mais comum é a identificação da duração dos ciclos em quantidade de dias. Obviamente, algumas atividades tarefas são desempenhadas em horas ou minutos. Porém, é tradicional evidenciar os ciclos em termos de transcorrer de dias. Quanto maior os ciclos, ou seja, quanto maior a quantidade de dias para executar um ciclo operacional completo, maior a necessidade de recursos econômicos para a manutenção das atividades. Desta maneira, uma gestão fundamental operacional é a gestão do tempo. Há uma necessidade constante de buscar abreviar o tempo de execução das tarefas e atividades, objetivando maior produtividade dos recursos( o conceito de maior giro dos ativos), bem como sua otimização econômica, consumindo menos quantidade de recursos econômicos, e, conseqüentemente, tendo menor necessidade de capital e dos custos financeiros envolvidos para obtenção desse capital Conceitos de gestão operacional e tecnologia de informação Just-in-time, Teoria das restrições, Produção Lean, Kanban. Produção Modular, MRP, Células de Produção são os conceitos mais utilizados objetivando a redução do ciclo operacional, a maior parte apoiada por softwares para sua implementação. Cada empresa deve estar atenta a quais os melhores conceitos que se adaptam ao seu produto e processo produtivo e utilizá-los de forma otimizada.

42 42 A utilização dos sistemas integrados de gestão (ERP Enterprise Resource Planning), acoplados com outras soluções oferecidas pela tecnologia de informação (CRM, ECR, EDI, internet, E- Procurement, dispositivos portáteis etc.), tem sido o caminho mais utilizado para buscar uma melhoria significativa no ciclo operacional, já que a atual tecnologia da informação permite uma integração e uma velocidade de comunicação de dados muito grande Mensuração e gestão do ciclo operacional O ciclo operacional deve ser mensurado em temos de valor, para sua gestão econômica e financeira. Tanto a mensuração quanto a gestão dos ciclos econômicos e financeiros podem ser feitas de duas maneiras, a saber: 1. Mensuração econômica individualizada, idealizada ou padrão; 2. Mensuração econômica genérica através dos demonstrativos contábeis. A primeira metodologia de mensuração é feita partindo dos dados levantados na identificação do ciclo operacional completo, em dias, e os valores do custo dos recursos envolvidos e necessários para o desempenho de cada atividade das diversas etapas do ciclo. A segunda metodologia, é a mais utilizada, parte dos valores contábeis dos itens representativos do ciclo operacional(contas a receber, estoques, contas a pagar, impostos a recolher), obtidos no Balanço Patrimonial, e relaciona-os com os valores resultantes e inter-relacionados com esses elementos do giro, dentro da demonstração de resultados, obtendo os prazos médios das atividades expressos em dias ou em giro Modelo de informação para gestão operacional de imobilizados

43 43 A gestão operacional dos Ativos Imobilizados deve ser fundamentalmente sobre conjunto de elementos levados em consideração por ocasião da decisão inicial de investimento. Como conseqüência, o modelo de informação para a gestão dos Ativos Imobilizados deve seguir a mesma metodologia utilizada para a decisão de investir. Em outras palavras, espera-se que a gestão dos Ativos Imobilizados, dentro do processo de execução das atividades, seja coerente e embasada nos mesmos fatores e princípios que levam a decidir sobre a aquisição desses imobilizados. Quando o investimento em imobilizados se configura em uma unidade isolada de negócios ou em uma nova empresa, a própria estrutura de informações contábeis, com os demonstrativos tradicionais de balanço, demonstração de resultados, e, subseqüentemente, análise de rentabilidade em cima desses demonstrativos é o caminho natural para a gestão operacional desses investimentos em Ativos Fixos. Em termos práticos, porém, o mais difícil é um modelo de gestão para Ativos Fixos específicos, como uma máquina, um equipamento, um veiculo ou um conjunto desses tipos de ativos. Esse tipo de investimento individualizado soma-se a investimentos existentes, e, normalmente, operam os mesmos produtos e serviços já existentes dentro da empresa. A dificuldade existente consiste em, além de identificar as informações especificas para a gestão de cada um desses investimentos, também construir um modelo de informação para o processo decisório da gestão rotineira desses recursos Gestão de estoques Muitas teorias e técnicas de gestão de estoques vêm sendo difundidas mundo afora, inclusive pregando a inexistência destes.