Bem-vindo ao Sistema FuturaData Business v.2014.

Transcrição

1 Bem-vindo ao Sistema FuturaData Business v Esta é sua nova plataforma de negócios, moderna, atualizada, estável e tecnológica. Você está prestes a descobrir um novo sistema, rápido e completo, de fácil entendimento, que lhe ajudará com o controle de seu negócio e em aumentar sua lucratividade. Nas próximas páginas você descobrirá como instalar o sistema facilmente, e com apenas alguns cliques e minutos iniciar o uso da nossa versão completa. Esse manual é completo, onde você pode encontrar informações técnicas como Requisitos do Sistema, Plataforma de Tecnologia Empregada, e também pode encontrar todo manual do sistema - utilização das funções, botões padrões, cadastros, emissão de notas fiscais, cupons, utilização do caixa, financeiro e diversas outras informações. Além desse manual você pode encontrar mais informações no site oficial: No site você pode encontrar contatos, chat online, s e mensageiros - e além disso também videoaulas completas do sistema - que você pode aprender diversas funcionalidades de maneira rápida e prática - em vídeos. Seja bemvindo a FuturaData - você está prestes a conhecer um novo conceito em empresa de tecnologia e sistemas de informação. 1

2 Super Suporte: Antes de irmos ao índice desse manual, gostaríamos de lhe apresentar o Super Suporte FuturaData. Além de um Software Diferenciado, Completo e Tecnológico também possuímos um Suporte Inovador. Um Suporte focado em Soluções, prático, direto com acesso rápido e fácil. Pois entendemos que: Além de fornecer um excelente sistema, também temos que fornecer um suporte para que você possa usar esse sistema, tirar suas dúvidas, obter assistência quando necessário: Dessa forma, unindo um excelente sistema a um suporte diferenciado temos a certeza de que nossa solução irá superar suas expectativas. Após instalado nosso sistema, na área principal você terá um Botão chamado Super Suporte. Através desse botão você será levado a Central de Suporte FuturaData: 2

3 O Super Suporte FuturaData é o especialista que está pronto para resolver todos seus problemas e sanar todas suas dúvidas. Dentro do Super Suporte você pode encontrar. 1 Chat. Você pode clicar, e conversar AO VIVO NA HORA com um de nossos Atendentes. O atendimento funciona em horário comercial (seg-sex 9-12h e 13:30-17h). Basta abrir a tela e enviar uma mensagem pra aguardar resposta. 2 Abertura e Acompanhamento de Chamados: Caso você encontre um erro no sistema, ou deseje solicitar uma alteração entre outros. Basta abrir e reportar inclusive é possível inserir imagens dentre outras informações. Após reportar para a FuturaData nossos técnicos irão analisar e irão responder no sistema para você, e você poderá acompanhar diretamente da mesma tela até que a solução do Chamado seja efetivada. 3 Serviços Online On-Cloud: Uma vez que você fecha Contrato com a FuturaData você recebe uma série de serviços. Entre eles o Armazenamento do Seu Backup Online isso mesmo, o sistema automaticamente armazena backups da sua base de dados e XMLs de NFe dentre outras informações. Isso é importante pois: Caso você precise, seu backup estará seguro e externo em nossos Servidores FuturaData. Os backups e conexões utilizadas são 100% criptografados e seguros. Obs: É possível não-habilitar esse serviço. 4 Minhas Visitas e Atendimentos: Toda vez que um Técnico FuturaData lhe visitar, atender via telefone, chat, ou qualquer outro atendimento ficará disponível para sua visualização através dessa tela. 5 Manual Completo do Sistema: Abre esse Manual que você está lendo agora. 6 VídeoAulas Completas: Além desse manual, outra maneira bastante interativa de aprender a usar o sistema são as VídeoAulas. Você escuta todas as explicações como um treinamento presencial, e descobre todas as principais funcionalidades na prática. Ao clicar nesse botão você é levado diretamente ao Canal do Youtube com as vídeoaulas. Além disso existem alguns links utilitários na parte debaixo, que dá acesso direto a todas as páginas em redes sociais ( s, facebook, twitter, youtube, blogs, whatssapp, etc). Aconselhamos a acessar as redes sociais e se inscrever, assim você ficará sabendo de todas as novidades e lançamentos da FuturaData. 3

4 Índice 1. Requisitos do Sistema (Hardware e Software Necessários) 2. Tecnologia e Plataforma do Sistema 3. Acessando o Sistema e Conceitos Básicos 4. Cadastros Base (Overview dos Cadastros) 4.1. Cadastros de Clientes 4.2. Cadastro de Produtos 4.3. Cadastro de Plano de Contas 5. Vendas e Módulo PDV 5.1. Efetuando uma Venda/Orçamento (Módulo de Vendas Gerencial/Retaguarda) 5.2. Efetuando uma Venda/Orçamento (Módulo PDV Ponto de Venda/Frente de Caixa) 6. Gestão de Vendas 7. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) Configuração e Emissão 7.1. Emitindo uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) 7.2. Cancelando, Inutilizando ou Gerando uma Carta de Correção Eletrônica CC-e 8. Criando e Movimentando um Caixa 9. Gerenciamento e Markup 4

5 1 - Requisitos do Sistema (hardware e software necessários) Servidor/Principal: O Micro Servidor será aquele que armazenará o Gerenciador do Banco de Dados. Não necessariamente precisa ser dedicado - você pode utilizar o computador servidor onde o sistema será instalado. No caso de empresas que utilizarão apenas 1 computador com o sistema - ele será o Servidor e poderá também ser usado como terminal. Esse computador poderá ser do tipo Notebook ou Ultrabook desde que siga a recomendação: A Configuração desse Computador deve ser igual ou superior da configuração abaixo: Processador Intel ou AMD Dual Core ou Quad Core, i3, i5, i7 ou superior. 4GB de Memória RAM ou superior. 250MB~1.0GB em Disco Rígido para Instalação do Sistema e eventuais Atualizações do Windows. Windows XP Service Pack 3, Windows 2003 Server ou R2 Server, Windows Vista, Windows 7, Windows 2008 Server ou R2 Server, Windows 8, Windows 8.1 ou Superior - Versões x86 ou x64. * Nota: Devido a tecnologia, estabilidade, desempenho e tendência de mercado, recomendamos que usuários de Windows XP ou Vista atualizem para versões mais recentes. O Servidor do Sistema não poderá ser instalado em versões mais básicas e de uso doméstico do Windows - como Versões Starter. Também não recomendamos o uso em Processadores de menor custo, como Intel Atom ou outros inclusive nos terminais de sistema - esses processadores são apenas recomendados para uso doméstico (internet, editor de texto). * Nota 2: Por questões de desempenho geral, recomendamos máquinas que possuam SSD (solid state drive), pois o desempenho das mesmas é muito superior, não só ao rodar nosso sistema, mas para iniciar o Computador, Abrir Aplicativos Gerais como Office e demais usos. * Nota 3: O Computador Servidor poderá operar em configurações de hardware inferiores as quais informadas acima, porém o desempenho do sistema será reduzido e afetado. Procure instalar o sistema em seu melhor computador e de melhor desempenho. Clientes/Terminais: Os computadores que serão terminais de uso do sistema, não terão boa parte da aplicação instalada - como é o caso do Servidor de Banco de Dados. Dessa forma serão mais leves e ágeis e poderão ter a configuração abaixo mínima recomendada - as notas acima também são aplicadas aos terminais: Processador Intel ou AMD Pentium ou Celeron, Dual ou Quad Core, i3, i5, i7 ou superior. 2GB de Memória RAM ou superior. 250MB~750MB em Disco Rígido para Instalação do Sistema e eventuais Atualizações do Windows. Windows XP Service Pack 3, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1 ou Superior - Versões x84 ou x64. Demais Hardwares e Periféricos ao Sistema: Impressoras Fiscais - ECF: O sistema no momento encontra-se integrado com ECFs dos Fabricantes: Bematech, Daruma, Epson e Sweda. Novos equipamentos fiscais necessitarão de adaptações para integração com nosso sistema e tal assunto deverá ser remetido ao nosso suporte antes. Apenas impressoras Térmicas de MFD. Impressoras Não Fiscais 40 Colunas: O sistema encontra-se adaptado para utilizar equipamentos não fiscais para Orçamento do tipo Térmico dos fabricantes Bematech, Epson e Daruma. Demais fabricantes também devem operar sem problemas e sem a necessidade de drivers e aplicativos, atualizações entre outros. Não recomendamos o uso de impressoras do tipo matricial mais antigas. Nota Fiscal Eletrônica/Cupom Fiscal Eletrônico - Certificado Digital: Nosso sistema já foi testado e homologado com certificados do Serasa, Certisign, Pronova, Caixa Econômica Federal e Correios. Demais certificados também 5

6 devem operar normalmente. Nota: verifique com sua certificadora, pois alguns certificados ainda possuem incompatibilidades com sistemas de 64 bits. 2 - Tecnologia e Plataforma do Sistema: O Sistema FuturaData foi desenvolvido sobre a Plataforma Microsoft.NET Framework. Essa é uma das plataformas mais modernas e atuais - berço de grandes sistemas e ferramentas disponíveis no Microsoft Windows e em sistemas terceiros de grandes empresas de tecnologia mundo a fora. A Linguagem de programação em sua maior parte é C#. Foram adotadas modernas regras de desenvolvimento, como programação orientada a objetos, Design Patterns MVC além de diversos componentes separados e integrados facilitando a atualização e manutenção, balanceamento de carga de dados via StoredProcedures, Views. Todo o sistema foi desenhado visando desempenho e segurança de informações, criptografia de senhas, velocidade de consultas, tratamento de eventuais erros - tudo para tornar o sistema o mais rápido e estável possível. Todo código é nativo, desenvolvido pelos Analistas e Programadores da FuturaData sem o uso de componentes terceiros - garantindo assim maior controle sobre os componentes e maior velocidade e desempenho do sistema. O SGBD (Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados) utilizado é o Microsoft SQL Server, uma das maiores e mais robustas e parrudas bases de dados do mundo, sendo utilizada em grande escala por empresas para armazenamento e manipulação de gigantescas massas de dados com desempenho e segurança. A Versão instalada pelo Setup do sistema é a versão 2005 Express SPK4 (gratuita) que comporta bilhões de informações e dados com excelente desempenho e segurança. Caso sua empresa tenha uma gigantesca massa de dados e dezenas ou centenas de terminais de acesso, o sistema poderá ser instalado sobre as versões Empresariais do banco de dados obtendo dessa maneira ainda melhor desempenho. Além disso muitas outras bases de dados grandes e externas estão hospedadas em Servidores nas Nuvens (oncloud) da FuturaData, dessa forma não carregando seu computador e lhe permitindo usar serviços nas nuvens sem 6

7 armazenar grandes massas de dados em sua máquina. Esse é o caso por exemplo da Consulta automática de CEP: Você digita o CEP automaticamente e obtém a informação de todo endereço vindo de um banco de dados FuturaData que está armazenado em nossos seguros Servidores. Outros serviços como Repositório Online de XMLs da NF-e (backup) e entre outros também estão nas Nuvens - dessa maneira não carregando seu servidor. 3 Acessando o Sistema e Conceitos Básicos Após instalar o sistema o que é feito através de um instalador básico e direto, serão criados alguns ícones e sua área de trabalho. Você deve iniciar o sistema pelo ícone FuturaData Business. Ao clicar duas vezes sobre o ícone mostrado acima, o Sistema irá acessar a tela inicial automaticamente. Caso seja cadastrado um novo usuário para acesso ao Sistema, será aberto uma tela de Login, onde você irá digitar seu Usuário e Senha. Nota: O usuário padrão adm é criado automaticamente no momento da instalação, esse usuário por padrão contém acesso a todos os módulos do sistema. Ao entrar no sistema, você poderá trocar a senha e criar novos usuários com permissões customizadas de acesso/segurança que serão solicitados no acesso posterior ao cadastro dos mesmos. 7

8 Tela Inicial: Ao abrir o sistema, você será levado a tela principal do ERP: Pela tela principal você tem acesso a todas as funções do sistema. No Menu Superior Cadastros, Vendas, Fiscal... você possui acesso a todos os recursos do sistema, todos os cadastros, todas funcionalidades, tudo está disponível nesse menu. No Menu de ícones maior, você tem acesso as principais funcionalidades, principais cadastros, onde você poderá encontrar os atalhos rápidos das principais funcionalidades do sistema. Nas Abas Papel de Parede, Suporte... você possui algumas abas customizadas com diversas informações, na primeira ABA você pode colocar seu papel de parede próprio e personalizado ou escolher entre os 60 pré-definidos e disponíveis pelo sistema. Ou ainda pode escolher o modo random (aleatório) que irá alternar automaticamente entre os 60 papeis de parede disponíveis no sistema. 8

9 Ícones Padrões nas Telas de Cadastros e outras: Nas telas do sistema, na parte superior, é possível encontrar uma barra superior padrão. Essa barra superior contém os principais atalhos rápidos para as principais funções do sistema: Novo: O Sistema irá habilitar a respectiva tela para efetuar o cadastramento de um novo registro, tanto na parte de cadastros como na parte de movimentos. Alterar: O Sistema irá deixar o atual registro apto a ser alterado, modificado pelo usuário. Neste caso o usuário deve após clicar, efetuar as alterações desejadas e em seguida, clicar em Salvar. Salvar: Este botão serve para finalizar algum novo registro e também finaliza uma alteração efetuada pelo usuário. 9

10 Excluir: Como o próprio nome sugere, este botão vai excluir o atual registro ou movimento. Cancelar: Clicando neste botão, o Sistema irá cancelar a atual inserção ou modificação, voltando ao seu estado inicial. Setas: Estes itens vão permitir que o usuário navegue entre os registros/movimentos cadastrados no Sistema. Ele pode ir pro primeiro registro, registro anterior, próximo registro e último registro. Relatórios: Abre a tela principal de relatórios para aquele cadastro que você está aberto. Obs: Em algumas telas, você poderá se deparar com alguns botões adicionais sempre à direita do conjunto dos botões de navegação. Pesquisa rápida de itens: Você poderá encontrar nas telas do sistema, geralmente na primeira ABA, a Lista/Pesquisa onde você poderá efetuar a pesquisa do cadastro. Você pode efetuar a pesquisa e dando dois cliques sobre o cadastro, o mesmo será aberto. Ícones de ajuda e cadastro rápido: 10

11 Algumas telas possuem dois tipos de botões. O primeiro abre o Cadastro que no caso acima cadastro de regiões, e cadastro de ramos de atividade. Clicando sobre os botões você é levado ao cadastro daquele item. Esse ícone serve de atalho rápido para efetuar um novo cadastro no momento de outro cadastro. O outro botão com desenho de interrogação, contém dicas rápidas e explicações sobre aquela funcionalidade ou informação no sistema (no caso do exemplo, será exibida a explicação sobre o Cliente poder utilizar valores de Produtos de Revenda). 4 Cadastros Base (Clientes, Vendedores, Produtos, Fornecedores) (OverView dos Cadastros) Nota: Daqui pra frente o manual/sistema exibirá dados de produtos, clientes, vendas que serão baseados em um banco de dados de Auto Peças. Com isso - todos exemplos citados e informações exibidas poderão ter como seu exemplo peças para veículos e outras. Cabe a sua empresa e utilizador do sistema abstrair os exemplos e adaptar a regra de negócio para a sua linha de produtos vendidos. Você possui alguns cadastros base no sistema, todos disponíveis no Primeiro Menu Principal "Cadastros" na tela Principal do sistema - veja aqui uma visão rápida dos principais cadastros e suas utilidades: Clientes Abre o cadastro de clientes e permite a inserção e alteração de novos clientes, também possui relatórios referente a clientes, movimentação de pedidos de clientes e demais informações. Vendedores Abre o cadastro de vendedores e permite inserir vendedores, alterar, verificar relatório (inclusive de vendas e comissão) e demais funcionalidades. Produtos O cadastro de produtos contém um cadastro principal de produtos, que permite inserção, alteração de produtos, relatórios completos, movimentação de estoque, e acesso a todas as informações. Os sub-cadastros e relações com cadastros de produtos são: 11

12 Fabricante O Cadastro de Fabricantes é útil tanto para a Pesquisa de Produtos no momento da venda, como para os Relatórios de Produtos. Você pode ou não adicionar fabricantes a um produto. Exemplo de Fabricante: Ford, Volkswagen, Fiat, GM, Renault, Citroën, Peugeot, Honda, Toyota, Nissan, Hyundai, Kia, etc... Modelos O Cadastro de Modelos é útil tanto para a Pesquisa de Produtos no momento da venda, como para os Relatórios de Produtos. Você pode ou não adicionar Modelos a um produto. O cadastro de modelos está atrelado a um fabricante (ou seja: Um Modelo Pertence a um Fabricante). Exemplo de Modelos para Ford: Escort, Corcel, DelRey, Ka, Fiesta, Ecosport, Focus... Exemplo de Modelos para Volkswagen: Fusca, Passat, Santana, Gol, Fox, Polo, Golf... Exemplo de Modelos para Fiat: 147, Tempra, Tipo, Uno, Palio, Punto, Bravo... Famílias O Cadastro de Famílias é útil tanto para a Pesquisa de Produtos no momento da venda, como para os Relatórios de Produtos. Você pode ou não adicionar famílias a um produto. Exemplo de Famílias: Suspensão, Motor, Câmbio, Acabamentos, Elétrica, Filtros, Lubrificantes, Roda e Rolamentos, Latarias. Grupos O Cadastro de Grupos é útil tanto para a Pesquisa de Produtos no momento da venda, como para os Relatórios de Produtos. Você pode ou não adicionar grupos a um produto. O cadastro de grupos está atrelado a uma Família (ou seja: Um Grupo Pertence a uma Família) Exemplo de Grupos para Suspensão: Amortecedores, Molas, Bieletas, Bandejas... Exemplo de Grupos para Motor: Anéis, Comandos, Válvulas, Pistões, Bronzinas... Exemplo de Grupos para Câmbio: Anéis sincronizadores, planetárias... Atenção: É "opcional" efetuar ou não a amarração do produto por Fabricantes, Modelos, Famílias e Grupos. Porém, aconselhamos bastante a fazer uso dessa funcionalidade, pois isso poderá facilitar no momento de vender um produto (por exemplo - o cliente pergunta de peças para o veículo Ford Escort - basta selecionar que o sistema irá listar TODOS esses produtos). Também poderá ser útil no momento da compra - você irá efetuar uma compra de amortecedores - poderá selecionar Família Suspensão - Grupo Amortecedores. Essa amarração também poderá ser utilizada em relatórios de conferência de produtos e diversas funcionalidades. 12

13 Locais de Estoque O cadastro de Locais de Estoque é útil para empresa que possui diversas prateleiras ou locações e diversas caçapas e caixas para armazenamento de produtos. Num Auto Peças ou em uma Papelaria por exemplo, você pode ter corredores diversos onde separa os produtos que podem chegar facilmente a 50 mil itens. Desse modo, você deve nomear esses locais - "FrenteLoja", "Prateleira1", "Prateleira2", "Prateleira3", e efetuar esses Cadastros no Sistema. Após nomeado, no cadastro do produtos você deve inserir o local naquela prateleira onde ele está. Exemplo: Você tem a Prateleira 2 onde armazena embreagens: Na caçapa 1 está a embreagem do Gol, na Caçapa 2 a embreagem do Uno, na caçapa 3 a embreagem do Escort, na caçapa 4 a embreagem do Opala. Dessa forma - você poderá no momento da Venda retirar o produto na caçapa corretamente sem necessitar ficar procurando o produto. Isso também facilitará na compra (que poderá ser feita por locais) e também relatórios de contagem e outros. NCM O N.C.M (Nomenclatura Comum do Mercosul) é um código numérico de 8 dígitos, uma numeração em comum do produto adotada no Mercosul. Esse código é importante no sistema pois através dele - o sistema irá localizar o valor de impostos pagos (lei da transparência) e também é um campo fiscalmente obrigatório na NF-e e SPED. Desse modo, cada produto contém seu código NCM e deve ser informado no sistema. Esse código deve ser obtido junto com sua Contabilidade e Profissional contábil. Eventualmente e sobre sua própria responsabilidade, você pode obter esse código na Tabela TIPI oficial (Tabela do IPI), em Pesquisas no Google, na Nota Fiscal de Compra do Fornecedor ou Nas tabelas Disponíveis no Sistema. Fornecedores Você deve efetuar o cadastro de todos seus fornecedores: Fornecedores de Luz, Água, Predial, Telefonia e Internet. Também deve inserir o cadastro dos fornecedores de Produtos. Posteriormente é importante no Cadastro de Produtos, amarrar os Respectivos Fornecedores (um produto pode ter mais de um fornecedor). Essa funcionalidade será importante para o módulo de Compras - após isso você poderá no sistema selecionar um Fornecedor e gerar um pedido de compras automaticamente (baseado em estoque abaixo de mínimo, entre outros). Transportadoras Você pode inserir, alterar, listar e excluir Transportadoras. O cadastro de transportadores é útil no momento do Faturamento, Emissão de NF-e entre outros. Caso o transporte seja sua própria empresa - utilize "NOSSO CARRO" no transporte para efetuar o faturamento. Região de Atuação Você pode inserir, alterar, listar e excluir Regiões de Atuação. Você pode categorizar locais do Estado ou do País. Exemplo para São Paulo: Região ABC, Zona Sul, Zona Oeste, Zona Leste, Vale do Paraíba, Alto Tiete entre outros. Você poderá amarrar o cliente com a região onde ele está localizado e poderá emitir relatórios como por exemplo para manejar vendedores para o local. 13

14 Ramos de Atividades Você pode inserir, alterar, listar e excluir Ramos de Atividade. Você pode categorizar seus clientes e amarrar: Empresas de Auto Peças, Empresas de Distribuição de Peças, Lojas de Peças, Mecânicos e Reparadores, Auto Elétricas, Auto Centers... Contas Bancárias Você pode inserir, alterar, listar e excluir Contas Bancárias que poderão ser movimentadas pela sua empresa. Esse cadastro é útil no módulo financeiro, no momento de relatórios. Plano de Contas (Forma Pagto.) Você pode inserir, alterar, listar e excluir Planos de Contas. O módulo de compras é o centro de toda parte financeira do sistema - está relacionada com todos recebimentos e saídas financeiras do sistema, movimentação de caixas, contas a pagar e receber. O Cadastro poderá ser feito por esse ícone, porém haverá um capítulo nesse manual específico a isso. Para um melhor aproveitamento no uso do Sistema no cadastro inicial, deve-se seguir a seguinte sequência: 1. Cadastrar os Fabricantes, Modelos, Famílias e Grupos; 2. Cadastrar os Locais de Estoque; 3. Cadastrar os Fornecedores; 4. Cadastrar os Produtos; 5. Cadastrar os Clientes; 6. Cadastro do Plano de Contas; 7. Cadastrar os Funcionários. 8. Cadastrar os usuários do Sistema com seus respectivos níveis de acesso Cadastro de Clientes Você pode obter acesso ao Cadastro de Clientes através do botão na tela principal ou no menu Cadastros. Através do Cadastro de Clientes você poderá Inserir, Alterar, Excluir, Listar, adicionar todas informações do cliente, verificar movimento de clientes, pedidos e orçamentos do cliente, alterar crédito (vales), inserir observações, outros movimentos, verificar alterações (LOG) do cadastro, emissão de relatórios e demais opções para clientes. 14

15 Observações Importantes sobre campos específicos: CEP Ao digitar um CEP válido, o endereço poderá ser preenchido automaticamente pelo sistema. Essa pesquisa é feita via Internet automaticamente nos Servidores FuturaData. Caso não haja conexão - digitar manualmente. Cidade/Estado Você deve preencher o campo Estado e Cidade corretamente. Cidade não deve ser abreviado (exemplo: Santa Isabel - não abrevie para Sta. Isabel). Através do Estado/Cidade será encontrado automaticamente o código IBGE. Esse código é necessário e obrigatório para emissão de NF-e e outros. Vendedor Habilitando a opção "Habilitar vendedor preferencial", o sistema por padrão no momento da venda, ao selecionar esse cliente - irá selecionar o vendedor - você poderá trocar. Ao selecionar "Tornar Vendedor Exclusivo", o sistema irá selecionar o vendedor e não permitirá trocar o mesmo. Ao fixar "Habilitar Preço de Revenda" o sistema permitirá que o cliente utilize os valores de revenda, que serão tratados no capítulo do Cadastro de Produtos. A questão de Comissão será tratada no Capítulo Cadastro de Vendedores. 15

16 Aba Crédito e Cobrança O sistema Efetua o Controle de Contas a Faturar do Cliente, conhecido popularmente como "Vale" - ou ainda como "Fiado", aquele sistema onde o cliente efetua um cadastro com todas suas informações, e pode efetuar compras "marcando" e efetuando o pagamento posteriormente. O sistema também controla o Contas a Receber - que seria aquele caso de compra onde você recebe um título a receber no futuro - um cheque pré-datado por exemplo. No caso do Auto Peças, existem empresas que cadastram mecânicos para vendas - essa funcionalidade é muito útil. Para habilitar isso, você deve efetuar o Cadastro do Cliente primeiramente, e após isso, na ABA "Crédito e Cobrança" você deve habilitar a opção "Contas a Faturar", que permitirá que o cliente utilize o "Vale". Habilitando a outra opção - Receber, permitirá que o cliente utilize Cheques-Pré e outros. Ao Habilitar o Contas a Faturar (Vale), você deverá inserir o valor máximo que o cliente poderá utilizar (no caso acima, R$ 1000,00), ou caso não haja um valor limitado de consumo, como opção, o campo poderá ser preenchido todo com noves, ex.: R$999999,99. O restante será feito automaticamente pelo sistema - no caixa, ao Receber o Pedido como "Vale", o sistema dará entrada automaticamente no débito no Controle do Cliente. Ao receber algum valor do cliente - o sistema dará entrada do crédito. Os valor de crédito utilizado e remanescente será calculado automaticamente pelo caixa no momento do movimento. Essas operações serão tratadas no capítulo referente ao caixa. 16

17 Selecionando as DATAS, você pode verificar instantaneamente toda movimentação do cliente. Clicando em "Abater Crédito" você poderá dar entrada em valores recebidos do cliente. No geral essa operação será efetuada no Caixa. Na Aba "Outros endereços" você pode efetuar o cadastro de endereços de Cobrança, Entrega e demais informações. Na Aba "Setores e Contatos" você pode cadastrar as pessoas da empresa - exemplo: João do Faturamento, Michele do Faturamento - as informações podem ser bem extensas, incluindo telefones, ramais, e- mails, redes sociais, skypes, mensageiros e demais informações. Em Movimentação e CRM você pode ver toda movimentação de Orçamentos e Pedidos do Cliente. Tudo que consta "EM ABERTO" são cotações que o cliente efetuou, mas não fechou. O que consta "VENDIDO" são aquelas em que o cliente concretizou a venda. Ao final da lista existe o totalizador de valores para ambos tipos. Caso você queira visualizar uma venda, basta dar dois cliques sobre a mesma que ela será aberta, todos itens exibidos e demais informações. 17

18 Em "PostIts" você pode efetuar "anotações" no cadastro do cliente, e essas anotações serão visíveis a todos os demais usuários. Em "Histórico/Rastreamento (LOG)" você poderá visualizar as duas últimas alterações efetuadas no Cadastro. Ao alterar um Cadastro - o sistema armazena a Data/Hora da Alteração, e as informações dos dois últimos cadastros que estavam no sistema. Dessa maneira é possível visualizar os dois últimos Históricos de Dados, identificar os usuários que alteraram as informações e os horários do mesmo. 18

19 Acima a Penúltima informação é de 27/10/2013, e a última em 18/11/ com seus respectivos usuários. Essas foram as duas datas onde o cadastro foi alterado, e os respectivos usuários que efetuaram as alterações - que nesse caso foi o Administrador do Sistema - usuário número 1. Clicando sobre o ícone "Relatórios" na barra superior, você será remetido a seguinte tela: Você possui os seguintes filtros: Pode exibir por data de cadastro, pode exibir clientes por vendedor - ou exibir clientes de todos vendedores, exibir apenas um único cliente ou todos os clientes - e também poderá filtrar por Classificação (campo disponível na primeira aba) ou status (ativo, bloqueado). Ao clicar sobre Emitir Relatório: 19

20 O sistema irá exibir o relatório de acordo com os filtros selecionados. Nessa tela, através dos botões superiores você pode correr através das páginas, o primeiro botão Imprime o Relatório, e o botão com ícone de Disquete permite salvar em DOC (Word), XLS (Excel) ou PDF. Você também pode na parte inferior da tela, enviar esse relatório por para alguém, diretamente de dentro do sistema. O relatório será automaticamente exportado em formato PDF e enviado para o inserido no respectivo campo. Além deste relatório, caso seja marcada a opção Exibir Relatório Clientes com Crédito (Faturados) o Sistema também mostrará um novo relatório onde serão apresentados todos os clientes fiados, somados aos créditos/limites, gastos, e limite disponível, como mostra a figura abaixo. 20

21 4.2 - Cadastro de Produtos Nesta etapa, você aprenderá não só a Cadastrar Produtos, como o Cadastro dos Fabricantes/Modelos, Famílias/Grupos, Locais de Estoque e NCM. Verá a movimentação de produtos, movimentação de estoque, produtos similares, adicionar fornecedores a produtos, relatórios de produtos e diversas outras informações. A Utilidade e/ou Necessidade de Cadastrar Fabricantes, Modelos e demais você pode verificar acima no tópico Cadastros Base (OverView) que dá um apanhado geral sobre os principais cadastros e suas utilidades. Os Produtos contém algumas funcionalidades similares ao Cadastro de Clientes: Histórico/Rastreamento (LOG), anotação em PostIts. Essas funcionalidades não serão tratadas nesse capítulo. Favor verificar no Capítulo 4.1 do Cadastro de Clientes pois a funcionalidade é a mesma e funciona da mesma forma. A Seguir você verá os Cadastros Base (Família, Grupo, Fabricantes, Modelos, NCM, Locais de Estoque) e logo após o Cadastro Principal - Produtos. Cadastrando Fabricantes, Modelos, Famílias e Grupos O Cadastro de Fabricantes, Modelos, Famílias e Grupos é opcional no sistema, e você pode ou não efetuar o cadastro e amarração no produto. Porém como dito no capítulo de Cadastros Bases/Overview, esse cadastro é extremamente interessante para alguns ramos, uma vez que você pode listar produtos apenas selecionando esses itens, no momento da Venda, assim como no módulo de compras. Seguindo exemplo para Auto Peças: Fabricante: Ford - Modelo: Focus Família: Suspensão - Grupo: Bandejas. E o sistema irá listar todos os produtos que foram linkados com esse fabricante/modelo. Ou ao selecionar Ford, irá listar todos os produtos dessa montadora. Você ainda poderá selecionar Família (Suspensão) e Grupo (Bandejas) e chegar direto ao produto desejado. Essa amarração será muito importante pois quando o cliente chegar ao atendimento e informar seu veículo, você poderá listar todos os produtos daquele veículo. Ou ainda poderá selecionar a Família (Suspensão) e listar tudo, ou selecionar a Bandeja e chegar diretamente ao produto desejado. 21

22 No momento da Compra, você poderá selecionar apenas Suspensão > Amortecedores, e gerar todos os itens referentes que estejam amarrados. Você pode adaptar essa regra para seu negócio - Outro Exemplo - Papelaria: Fabricante: BIC - Modelo: Cristal Clássica. Família: Canetas - Grupo: Esferográficas. Esses SubCadastros são simples de serem feitos e demandam o mínimo tempo para amarração, sendo que o benefício futuro é considerável. Um produto pode ser amarrado a diversos Modelos, Famílias e assim por diante. Cadastro de NCM Atualmente o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) foi um número padrão adotado para Cada Produto - número com 8 dígitos, utilizado por todos os países do Mercosul. Esse código é utilizado para identificar produtos entre sistemas - e principalmente pela Receita Federal. O NCM é obrigatório para Emissão de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e outras partes fiscais - como a Lei da Transparência (aquela que o valor do imposto pago deve constar no cupom) - também utilizam o NCM para calcular o valor de imposto pago. Dessa forma é extremamente importante que você preencha o NCM dos produtos no sistema. Cada tipo de produto contém um NCM. No caso do Auto Peças, existe um NCM para Kit de Embreagem, outro para Amortecedores, outro para Bandejas de Suspensão, outro para Anéis de Pistão, outro para Lubrificantes Automotivos e assim por diante. Dessa forma: Você terá alguns cadastros de NCM diferenciados no sistema. Você pode ir Cadastrando os NCMs que serão utilizados na tela acima - e dessa forma, ao Cadastrar o NCM de Embreagem, poderá usar o mesmo sempre na hora de cadastrar o produto - você cadastrará 100 itens - e usará o mesmo NCM apenas selecionando, de maneira simples. Você pode obter o número NCM de diversas maneiras. O ideal e mais recomendado é obter através de sua Contabilidade - Profissional Contábil. Essa é a maneira mais eficiente e segura de obter a numeração correta - seu contador fazendo uma lista com produto e código, e você cadastrando-os no sistema. Você pode opcionalmente - utilizar as duas listas presentes no sistema. Basta clicar sobre o link "Tabela TIPI/Outros" e você será levado a duas Tabelas que contém os produtos. Utilizando a "Pesquisa" (CTRL+F) do seu visualizador de PFD, você poderá chegar aos códigos necessários. Você ainda pode obter o código através da NF-e de um fornecedor: Se você comprou o Kit de embreagem de um fornecedor, muito provavelmente o código está na DANFe. Você também pode efetuar uma pesquisa informal no Google para Obter o Respectivo Código. 22

23 Cadastro de Locais de Estoque O Cadastro de Locais de Estoque é muito útil para aquelas empresas que possuem milhares de itens e diversas localidades dentro de seu estoque. Em um Auto Peças - um cadastro pequeno pode chegar facilmente a 50 mil itens, e muitas vezes ultrapassar os 300 mil itens. Nesse caso, a localização física do produto pode ser muito importante - encontrar uma bucha de suspensão em uma prateleira que contém 800 modelos diferentes de buchas - pode se tornar uma tarefa lenta e complicada uma vez que o produto não contém o local físico especificado no sistema. Obviamente - fisicamente em sua loja, você deverá numerar as Prateleiras e as Caçapas/Locais com Etiquetas, de modo que possa identificar. Para tanto, o sistema FuturaData permite que você cadastre as Localidades de Estoque presentes em sua loja dentro do sistema, dessa forma tornando a localização do produto muito mais simples e ágil no momento da venda. O vendedor irá enxergar no momento que visualizar o produto - o local que ele se encontra. Essa funcionalidade também é útil para Relatórios - como de conferência de estoque, você tem filtros no sistema que permitem emitir um relatório apenas dos itens daquela determinada localidade. É possível também no momento da Compra - no módulo de compras, emitir um pedido baseado na localização (todos os produtos pertencentes a determinada prateleira). Após Cadastrar os seus Locais de Estoque, no produto você poderá amarrar ao Local - e determinar a localização dentro daquele Local de Estoque - Veja abaixo na Tela de Cadastro de Produtos: No caso acima, estamos determinando que o produto encontra-se no Local Corredor 2. Dentro do Corredor 2, ele está no Setor 2 (que para nós é a prateleira de cima pra baixo) e na Caixa 17. Você pode utilizar apenas um campo para determinar a localização, ou os dois campos como utilizamos acima. Lembramos que o Cadastro de Locais de Produtos, assim como os demais cadastrados citados acima - são opcionais. Você pode deixar todos os produtos sempre no "Local Padrão" sem alterar nada. Esse caso é útil para Comercio com poucos itens. Porém se você tem muitos itens em sua empresa, recomendamos a utilização da funcionalidade acima. 23

24 Cadastro de Produtos Você pode acessar o Cadastro de Produtos Pela Barra Principal ou Menu Cadastros > Produto. Observações Importantes sobre campos específicos: Campo Código Fabricante, Original, Paralelo, Barras. Observação sobre o Campo: Você pode inserir diversos códigos no sistema para Identificar seu Produto. No caso acima inserimos dois códigos de fabricantes diferentes, e ainda nos resta um campo. No caso do Código de Barras, você pode clicar no ícone respectivo e inserir diversos códigos de barra para o mesmo produto (ou seja, você poderá cadastrar o código de barras da Sachs, da Luk, Valeo, Ford, todos que forem precisos e você tenha em mãos). Ao passar o Leitor de Código de Barras no momento da Venda (PDV) o sistema pesquisará em todos. 24

25 Preços de Custo, Lucro, Margem, Venda, Revenda, Mínimo Controle de Estoque Código ANP e Código SEFAZ NCM e Porcentagem do Imposto Pago ICMS ECF, IPI e Recup.Crédito Custo: É o valor que você paga nesse produto, ao comprar no fornecedor. Ou o valor de produção que você tem para aquele item. Lucro: É a margem de Lucro que você quer ter sobre aquele produto, no momento da Venda (35%, 40%, 50%). Através disso o sistema irá automaticamente calcular o preço de Venda, mas você poderá alterar manualmente. Venda: É o preço que você venderá o produto (valor principal). Revenda: É um valor abaixo do preço de venda. Você possui alguns clientes que trabalham com um preço diferenciado (no auto peças - mecânicos cadastrados por exemplo) que compram o produto a um preço com desconto. Você deve informar esse valor nesse campo - no momento da venda, se o sistema identificar esse tipo de cliente - utilizará esse preço no produto. Mínimo: É o valor mínimo da venda do produto. O sistema jamais deixará dar um desconto que ultrapasse esse valor mínimo de venda estabelecido. Quantidade Atual: Quantidade de itens que você possui em Estoque no momento do cadastro. Quantidade Mínima: Essa é a quantidade mínima de itens que você deve possuir em Estoque. Abaixo do mínimo o sistema já pode sinalizar a compra do produto através do módulo de compras. Quantidade Máxima: Essa é a quantidade máxima de itens que você deve possuir em Estoque. O módulo de compras não permitirá que você efetue compras maior do que o Estoque máximo estipulado. Ambos códigos são utilizados para Vendas de Combustíveis e Lubrificantes. No caso de Postos de Combustíveis - informar esses números. O assunto relativo ao NCM foi tratado nesse mesmo capítulo logo acima, favor verificar sobre a importância do campo e seu preenchimento. O Valor do Imposto Pago é gerado automaticamente ao digitar um NCM válido. Esse valor é calculado pelo sistema baseado no NCM - através da Tabela do IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação). A Alíquota ICMS informada será aquela utilizada na Emissão de Cupom Fiscal e CF-e. Caso você possua um ECF (Impressora Fiscal), favor verificar com seu Profissional Contábil e 25

26 respectiva alíquota a ser utilizada. A Alíquota de IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados, deve ser preenchida caso você manufature o respectivo produto. Essa alíquota geralmente é de 5% a 10%, mas deve ser verificado junto a sua contabilidade. Esse campo será utilizado para cálculos de impostos na Nota Fiscal Eletrônica. Local de Estoque Comissão Fixa para Produto e Impedir Descontos A Alíquota de Recuperação de Crédito deve ser utilizado para Clientes do Simples Nacional que possam fazer aproveitamento de Crédito de ICMS. Verificar com sua contabilidade a possibilidade de seu uso. Esse campo será utilizado para cálculos de impostos na Nota Fiscal Eletrônica. O assunto referente ao local de estoque já foi tratado nesse capítulo acima. Nesses dois campos, você pode tratar produtos diferenciados. Exemplo: Você possui alguns produtos que possuem preço baixo para atrair clientes - no Auto Peças um bom Exemplo seria um Lubrificante, que você possui em um Preço Baixo para "chamar clientes" ao seu estabelecimento. Nesse caso, você pode Fixar a Comissão, supondo que você dê comissão de 5% a determinado Vendedor - mas no Lubrificante você dê apenas 2% - para que o Lubrificante possa ser vendido em um preço abaixo. Basta fixar nesse campo, e no momento de emitir o relatório de comissão do vendedor, o sistema irá tratar com 2% o lubrificantes. Imagem do Produto O Outro campo trava o Desconto no Sistema. Ou seja: Se o Cliente comprar 10 produtos, dentre eles o Lubrificante, no Caixa - se o cliente utilizar uma forma de pagamento com Desconto (5% no Dinheiro por exemplo), o sistema dará desconto em todos os itens EXCETO no Lubrificante, pois esse está impedido de receber descontos. Ao inserir uma imagem, ela será exibida no momento da Venda, na tela de Venda. Você pode inserir uma imagem grande (1MB ou mais x768 ou mais) que o sistema sempre irá tratar a imagem reduzindo-a para 160x140 e habilitando filtros de compactação - dessa maneira diminuindo o arquivo entre 25~50KB. Isso é feito automaticamente com foco em não tornar a imagem muito grande dessa maneira carregando as Bases de Dados do Aplicativo. 26

27 Adicionando Relacionamentos, Similares e Fornecedores. Através da Aba Relacionamentos, você pode adicionar Fabricantes, Modelos, Família e Grupos ao seu produto. A importância desse relacionamento foi explicada logo acima nesse mesmo tópico. Basta para isso selecionar os itens desejados e clicar sobre o ícone Verde com "V" para adicionar o relacionamento. Para excluir o relacionamento, seleciona o mesmo e clique sobre o botão "X". O Produto Similar é muito útil no sistema, pois ele indica produtos que são similares ou substitutos no momento de uma venda. Exemplo: Existem alguns casos em Auto Peças por exemplo - que na falta de determinado produto, você pode vender outro. É o caso de peças de determinados carros que servem em outros carros - alguns carros da Ford saíram com mecânica VW nos anos 90 (Autolatina) e recentemente alguns GM adotaram motores da Fiat. 27

28 No caso acima estamos amarrando o Kit de Rolamentos do Escort, ao Kit de Rolamentos do Gol. E sinalizamos em observações: "Ambos são iguais - só muda o retentor". Dessa forma, um vendedor no momento da Venda, se pesquisar pela peça do Escort e encontrar o Estoque Zero - poderá verificar que a peça do Gol está disponível, poderá vender a mesma apenas trocando o Retentor. Vice-versa também funciona igualmente. Nessa mesma tela de Relacionamentos ainda, você poderá adicionar Fornecedores ao Produto. Basta selecionar o Fornecedor e clicar sobre "Adicionar". Porém essa funcionalidade é melhor explorada no módulo de compras. Kit/Composição: A Funcionalidade de KIT de produtos, é muito útil para aqueles que desejem vender diversos produtos a um único preço - como um pacote de produtos a preço diferenciado. No caso do Auto Peças, comumente são montados kits - como de Limpeza de Carro. O Kit é composto por diversos itens unitários: Pneu Pretinho, Shampoo, Esponja, Flanela, e por ai vai. No sistema você pode cadastrar um kit determinado "Limpeza" e amarrar os diversos produtos. No momento da Venda, o sistema irá considerar o valor inserido no KIT (produto principal), porém no momento de Efetivar a Venda no Caixa, irá baixar o estoque de todos os sub-itens. Dessa forma você poderá vender os seus pacotes de produtos com preços diferenciados, e baixar o estoque dos diversos itens inclusos no Kit. 28

29 Acima o Cadastro de um Produto denominado KIT DE LIMPEZA com valor de venda em R$ Acima os itens que compõe o Kit - Pretinho Gel (R$ 4), Estopa (R$ 5), Esponja (R$ 3) e Shampoo (R$ 12) totalizando R$ 24 reais. No momento da venda, você irá selecionar o produto principal, e o sistema irá tratar o valor do cadastro que você efetuou (R$ 19.50) porém no momento de baixar o estoque, ele irá baixar o estoque os 4 itens 29

30 inseridos na composição. Dessa forma você pode descriminar um único item na venda, trata-lo com preço diferenciado e no momento de baixar o estoque, movimentar uma série de itens da composição desse pacote. Movimentação do Produto: Na ABA Movimentação você poderá acompanhar toda entrada de saída, todo movimento, e todo valor vendido referente ao Produto. Acima podemos visualizar a Movimentação do Produto KIT de Limpeza Acima Cadastrado. Ele foi VENDIDO nos pedidos 241, 240, 239, 237. E foi apenas cotado no pedido 238. Ou seja: Exceto o pedido 238, todos os outros efetuaram movimentação financeira e movimentação de estoque, tendo sido efetivamente vendidos. Abaixo nós temos a movimentação de Estoque desse produto. Ele movimentou: 1 item - pedido itens - pedido item - pedido item - pedido 241. Os sinais de - em vermelho representam as saídas de Estoque. O sinal de + verde representa retorno ao estoque, o retorno pode ser feito por algum estorno do produto (devolução) ou compra vinda do fornecedor. Os 4 pedidos acima deram saídas de estoque nos valores e datas específicos na lista. Porém o Pedido 237 foi 30

31 estornado o item (supondo que o cliente tenha devolvido o mesmo) e retornado ao Estoque. A movimentação é feita assim: Ele é vendido, consta como vendido, porém em um outro momento consta o Estorno referente ao mesmo produto - supondo que o cliente tenha vindo no outro dia e devolvido o produto pois não iria utilizar. As entradas e saídas do Estoque (Quantidade Atual) são ajustadas automaticamente pelo sistema. Nota: Referente a PostIt ou LOG (rastreamento) - não será tratado nesse capítulo, visto possuir a mesma funcionalidade presente no Cadastro de Clientes que já foi descrita no tópico acima. Favor verificar. Clicando sobre "Relatório de Produtos" na parte superior, você será levado a tela principal de relatórios. Você pode utilizar diversos filtros (Fabricante, Modelo, Família, Grupos, Fornecedores, Locais de Estoque/Corredor Caçapa), poderá também informar a Data de Cadastro, optar pela ordenação do mesmo e poderá exibir produtos por 4 formas de Estoque: Abaixo do Mínimo - Acima do Máximo - Estoque Regular - Exibir Apenas Produtos Abaixo de X Unidades. Você poderá escolher ou não totalizar Valor em Custo, Quantidade Total e Valor de Vendas (exibidos ao final). Existem ainda 3 modelos de relatório - um específico para conferência de estoque, outro pra identificação de produtos e um último para identificação de valores. 31

32 No caso acima, foi emitido um relatório completo do tipo de Contagem de Estoque (com quantidades e locação). No caso acima o relatório possui 360 páginas. No final existem um totalizador de quantidade de itens, custo e venda. Assim como demais relatórios, clicando sobre o Disquete no Menu Superior você pode Exportar para DOC (Word), XLS (Excel) ou PDF. Ainda é possível encaminhar automaticamente para alguém em formato PDF. 32

33 4.3 - Cadastro de Plano de Contas (Forma Pagto.): Para poder efetuar suas vendas no Sistema, você deve primeiro cadastrar seus Plano De Contas de maneira organizada e correta. Segue ilustração da Janela Principal do Cadastro. Para iniciar o cadastro, acesse o Menu Cadastros > Plano de Contas. O Sistema ao ser instalado, já deixa configurado a forma padrão à Vista DINHEIRO. Porém você precisa efetuar as demais formas que você irá trabalhar, por exemplo: 1.01 Vendas a Vista(Plano Mestre) Sub Planos: Dinheiro Débito Dinheiro com Desc Cheque a Vista; 1.02 Vendas a Prazo(Plano Mestre) Sub Planos: Cartão Crédito Cheques Pré Datados; 33

34 1.03 Vendas a Faturar(Plano Mestre) Sub Planos: Vale/Fiado de Cliente Cadastrado; Dessa forma, você deve analisar e identificar as possibilidades e regras de seu negócio, e efetuar esse cadastro no Sistema. Dentro do cadastro dos Sub Planos, temos as formas de pagamentos À VISTA, A RECEBER e A FATURAR. À VISTA, seriam as formas que caem no caixa do mesmo dia, entram na conta da mesma hora do recebimento, como Dinheiro, Transferência Bancária, Débito e outros. A RECEBER, são aquelas que serão controladas posteriormente no Sistema. Por exemplo: Um cheque pré-datado para 20 dias será um valor do caixa atual, porém somente será quitado em 20 dias. Essa então é uma forma de pagamento A RECEBER. Todos os títulos recebidos em caixa nessa forma, ficarão amarrados e entrarão sobre um controle posterior no Sistema/Contas a Receber. A FATURAR são aquelas que o cliente já levou o produto, porém efetuará o acerto em determinada hora. Nessa regra, o cliente terá que ser previamente cadastrado no Sistema e habilitado para poder comprar nesta forma. Ela controlará os famosos VALES ou FIADOS. Por exemplo: um Auto Peças onde o mecânico cadastrado retira as peças e efetua o acerto posteriormente, seja semanal, quinzenal ou mensal. Ou então, num Posto de Combustível, onde empresas cadastradas podem abastecer e efetuar o acerto apenas no final do mês. Todas as vendas geradas nessa forma, entrarão no caixa atual, porém ficarão amarradas ao cliente até seu faturamento/quitação. No cadastro dos Sub Planos, você pode configurar outras informações. Por exemplo, sua regra de negócio define que o cliente pode pagar em até 6x no cheque pré-datado, porém à partir da 3ª parcela, essa venda sofrerá 3% de acréscimo sobre o valor. Basta informar esses parâmetros e no recebimento em caixa, o sistema trará o pedido já adequado de acordo com sua regra pré estabelecida no cadastro. Você também pode estabelecer regras do tipo: Dinheiro pode ter desconto de até 5% no pagamento À VISTA no caixa. 34

35 Vendas e Módulo PDV: O Módulo Principal do Vendas pode ser acessado pelo Botão acima ou no Menu Vendas. Nesse capítulo mostraremos toda rotina de efetuar uma venda. Mas também abordaremos assuntos como Configuração do PDV, uso do módulo de PDV, impressão em 40 colunas dentre diversas outras informações. É importante ressaltar que possuímos dois módulos diferentes e separados para efetuar Vendas. O primeiro é pelo Módulo de Retaguarda do Sistema, que seria o Aberto Abaixo ao Clicar sobre Vendas: O Módulo acima é o principal, parte integrante do Retaguarda do sistema. Esse módulo é ideal para empresas no geral, principalmente industrias, que não possuem diversos pontos de venda (chamados de balcões de atendimento ou frente de caixa). Nesses casos o melhor e mais recomendado módulo para utilizar é o módulo acima, que é bem completo e robusto nesses casos e atende melhor a necessidade. 35

36 Existe também um outro módulo chamado de PDV (Ponto de Venda), que estruturalmente no sistema, fica em um arquivo separado (PDV.exe) e possui basicamente a mesma funcionalidade do módulo acima. Porém ele é de uso mais simples e direto, inclusive podendo ser utilizado sem mouse através de atalhos no teclado. Esse módulo foi customizado para velocidade de pesquisa de itens, impressão de orçamentos e outros. É mais limpo e rápido, com menos funcionalidades porém bem focado em vendas no Balcão de Atendimento/Frente de Caixa. Esse módulo é ideal para Auto Peças, Material de construção, Loja de 1,99, Papelarias e muito mais. Ambos módulos possuem a mesma funcionalidade, mesma tela de pesquisa de produtos, mesmas opções, desse modo por padrão durante esse capítulo utilizaremos o Módulo Interno do Retaguarda. Porém praticamente todas operações efetuados pelo mesmo poderão ser efetuadas pelo módulo de PDV acima ilustrado. Ao abrir a tela pela primeira vez, se você ainda não tiver configurado o seu módulo, você será levado a tela de Configuração do PDV (Nota, antes de usar o PDV.exe, você deve acessar o retaguarda e configurar). Essa tela poderá ser acessada posteriormente a qualquer momento bastando clicar sobre Configuração na parte Superior Direita: 36

37 Nome, ID e número de série são gerados automaticamente pelo Sistema. Campo Modo de Trabalho PDV Layout 1 Ocultar Preço Mínimo, ocultar Revenda e Normalizar 2 casas Tipo Frete, Prazo Entrega, Garantia e Validade Proposta. Observação sobre o Campo: Define como o PDV irá trabalhar. Se você selecionar Vendas + Caixa o terminal poderá abrir e fechar caixas, efetuar operações de recebimento entre outros. Caso o computador apenas faça Vendas, não habilite essa opção. Campo somente será usado no Futuro quando o PDV possuir Skins diferentes. Permite ocultar o preço mínimo e de Revenda da Tela de Pesquisa de Produtos (útil para casos em que a tela ficará virada para seu cliente, evitando a visualização dos campos). Normalizar 2 casas permite que o PDV trabalhe visualmente com 2 casas após a virgula nos campos de valor e quantidade. Preenchendo esses campos, o sistema irá adotar por padrão a cada venda. Por exemplo - se você trabalha com garantia de 90 dias, o sistema automaticamente no momento da venda irá calcular 30 dias da Data da Venda, e colocar a Data máxima de Garantia. Supondo que hoje seja dia 05/01/2014 e você preencha que sua cotação é válida por 5 dias. No momento da impressão de uma Cotação, o sistema irá calcular e imprimir "Cotação válida até: 11/01/2014.". Esses campos podem ser alterados - para mais ou menos, no momento da venda. Os demais campos comportam-se de mesma maneira. Configuração para Impressora de 40 Colunas O sistema oferece suporte para Impressoras de 40 Colunas (não fiscais) nativamente. Já verificamos e recomendamos o uso com Daruma, Epson e Bematech não fiscais. Outras impressoras provavelmente funcionem também sem necessidade de adaptação alguma. 37

38 Esse tipo de equipamento é muito útil para impressão de cotações em balcão. Você pode utilizar uma única impressora para 3 ou 4 terminais normalmente, tudo sendo gerenciado pelo sistema. Basta instalar a impressora em um dos terminais e operar normalmente imprimindo de todos os outros. As impressoras podem ser USB ou Serial. Não recomendamos o uso de impressoras não-térmicas (matriciais antigas). O sistema foi testado e teve seu código adapto a trabalhar com equipamentos mais modernos e recentes. Além de serem mais silenciosos, possuem melhor impressão e qualidade. Configurando a impressora no Servidor (micro onde ela está instalada) A impressora poderá ser instalada em qualquer terminal. Quando a impressora for plugada provavelmente efetuará a instalação automática. Dependendo do fabricante você deverá inserir o CD que acompanha o equipamento, ou baixar os drivers no site do mesmo. No caso das impressoras USB, o fabricante deverá instalar um utilitário para criar porta COM Virtual, conforme abaixo (software Epson): Após isso, basta verificar no "Gerenciador de Dispositivos" qual a porta foi criada (COM1, COM2, COM6, COM8). Após basta inserir a informação no Sistema e salvar: Você deve habilitar Impressora 40 colunas, selecionar a Porta, o tipo, Fabricante. Nessa tela também é permitido configurar a quantidade de vias que serão impressas, quantidade de linhas que serão puladas entre as vias, se o sistema vai imprimir Frete, Entrega, Garantia, Validade, se vai usar negrito, etc. 38

39 Para permitir que outros computadores imprimam nesse computador, você deve habilitar "Esse PDV é Servidor de Rede para Impressão 40C". Habilitando essa opção, os demais computadores da Rede irão visualizar esse computador e enviar impressões para ele. Configurando a impressora para Impressão via Rede Para imprimir via rede em computadores que tenham a impressora 40C fisicamente instaladas e sejam Servidores 40C (conforme explicado acima) basta Habilitar a Opção "Usar um Servidor FuturaData de Impressão 40C". Você deve informar o restante das opções - a porta da máquina Servidor (COM6) e modelo-fabricante da impressora, quantidade de linhas pular da mesma maneira que informada no servidor. A configuração deverá ser a MESMA porém você irá selecionar "Usar um Servidor FuturaData de Impressão da Rede 40C" ao invés de "Impressora 40C Local". E o restante das configurações - copie de maneira igual. Dessa forma, seu computador irá enxergar o Servidor na rede, e enviar as impressões para ele. Caso haja apenas 1 servidor/impressora na rede, ao clicar sobre o "Imprimir" ou fechar a venda no PDV (F8) o sistema irá automaticamente disparar a impressão para esse terminal. Caso haja mais de 1 servidor/impressora na rede, o sistema irá questionar para qual impressora ele deve remeter a impressão. Caso o Servidor da Impressora fique indisponível pela rede, a impressão será "Agendada". Ou seja, assim que o micro voltar a rede - a impressão será efetuada. Para que o Servidor de Impressão funcione, o Servidor onde está a impressora deverá estar com o sistema (PDV.exe) aberto e operando, dentro da rede. Configuração para ECF (Impressora Fiscal) O Sistema oferece suporte para Impressoras Fiscais. Até o momento os ECFs integrados ao sistema são: Bematech, Daruma, Epson e Sweda. Demais equipamentos até o momento do release desse manual, não foram integrados ao nosso software. Caso você possua um equipamento de outro fabricante - será necessário contato com nosso suporte para adaptação antes de utilização do mesmo. Você pode possuir diversos equipamentos diferentes dentro do mesmo sistema. Cada terminal terá que ter seu Equipamento Configurado para uso no sistema. Para tanto, dentro da mesma Tela de Configuração do PDV exibida acima, você deve abrir a segunda ABA: 39

40 Você deverá habilitar a opção "Habilitar ECF". Após isso selecione o modelo, a porta que está instalada (para verificar a porta, utilize o mesmo passo do gerenciador de dispositivos explicado acima), e a velocidade da porta. Após isso basta clicar em "Comunicar/Testar ECF". Você deve obrigatoriamente clicar nesse botão antes de salvar a configuração, de forma que o sistema efetue a comunicação com o ECF e valide sua configuração. O sistema irá automaticamente preencher Número de Série, GranTotal, CCOs de acordo com comunicação com seu ECF. A Mensagem de Agradecimento informada nessa tela será impressa no rodapé do cupom fiscal Efetuando uma Venda/Orçamento (Módulo de Vendas Gerencial/Retaguarda) Clicando sobre o ícone de vendas, o Sistema abrirá a tela principal de vendas. Para efetuar uma nova venda/orçamento, deve-se seguir a seguinte sequência: 1 Clicar no botão Novo no canto superior esquerdo; 2 Em seguida, clique em Adicionar Produto ao lado direito do grid; 3 Depois de adicionar o(s) Produto(s), clique em Salvar, terceiro botão à direita do botão Novo. Pronto! Sua Venda/Orçamento já está feita. Agora você já pode imprimi-la ou efetiva-la no caixa Efetuando uma Venda/Orçamento (Módulo PDV Ponto de Venda/Balcão) Você poderá acessar o módulo PDV por dois meios. Primeiro você pode acessá-lo diretamente do Módulo Gerencial/Retaguarda clicando sobre o ícone que fia ao lado do Venda na tela principal, conforme explicado anteriormente ou então pode também clicar sobre o ícone do Sistema simplesmente chamado PDV que é deixado na área de trabalho do seu computador no momento da instalação do Sistema Business. Após acessar o módulo PDV, em sua tela principal também teremos APENAS 3 Passos para abrir e fechar uma Venda/Cotação, conforme explicado abaixo: 1 Aperte a tecla F7 do teclado ou se preferir, vá com o mouse até o botão Novo Orçamento F7 e clique sobre o mesmo; 2 Em seguida, aperte a tecla F3 do teclado para inserir um produto ou vá com o mouse até o botão Produtos (F3) no canto esquerdo da tela; 3 Para finalizar, aperte a tecla F8 do teclado para fechar uma venda/orçamento ou vá com o mouse até o botão F8 Fechar Orçto. ; Com esses três passos sua venda/orçamento já foi feita pelo PDV. Em ambos os módulos, você pode apontar um vendedor e também um cliente exclusivo para aquela venda, onde assim poderá controlar tanto as comissões quanto os A RECEBER/FIADOS no Sistema. 40

41 Existem também os campos "Tipo Frete", "Prazo Entrega", "Garantia", "Validade Proposta", onde os mesmos estarão mostrando informações previamente gravadas no momento em que foi configurada a impressora não fiscal/pdv. Porém como as imagens acima mostram, estes campos ficam disponíveis para o usuário conseguir efetuar qualquer alteração que ache necessária e as confirmando ao salvar/finalizar a venda. Tanto no módulo de Vendas/Retaguarda ou pelo PDV, você pode inserir descontos ou acréscimos, por valor ou porcentagem, bastando durante a inserção de um produto, pressionar a tecla F7 do teclado que o sistema mostrará uma pequena janela como a mostrada abaixo. 6 - Gestão de Vendas No Módulo Gerencial/Retaguarda, você também pode usufruir de outras funcionalidades além de simplesmente efetuar suas vendas. Avançando para a Terceira ABA, Análise de Venda e Markup, o Sistema fornecerá informações extremamente úteis para o perfeito funcionamento da empresa onde irão constar: 1. Todas as informações da venda, valores de custo, de venda, de lucro, quantidade vendida e atual em estoque, descontos, acréscimos e demais informações; 2. Saber se existe algum produto indisponível em estoque que você precisará efetuar a reposição antes de fechar a venda; 3. Ver itens críticos da venda e efetuar sua análise antes de fechar o pedido. Ainda na tela de vendas, caso seja necessário a impressão dessa venda/orçamento, basta depois de seleciona-la, clicar em que o Sistema abrirá uma nova janela com o relatório para impressão ou mesmo o envio por para o endereço digitado. (Funcionalidade requer internet) Por fim, você tem acesso ao menu onde o sistema irá apresentar uma janela de filtros e você poderá selecioná-los de forma que um relatório centralizado seja apresentado e possa ser impresso ou enviado por . 41

42 Além disso, o sistema dispões do botão administrativa de seu estoque., onde será possível visualizar uma análise física e 42

43 7 - NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) Configuração e Emissão Nesta etapa, você aprenderá como utilizar o sistema para a emissão de NF-e, porém primeiro será necessário a configuração da mesma, juntamente com o Certificado Digital que pode ser fornecido tanto pelo seu Contador(a) ou simplesmente adquirido pelos sites dos distribuidores homologados, conforme mostraremos a seguir: Para adquirir o certificado digital diretamente, ou seja, por conta própria, você pode acessar os sites dos fornecedores dos mesmos. Vamos mostrar dois exemplos deles: PELA CERTSIGN LINK DO SITE PRINCIPAL LINK PARA DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA: LINK PARA COMPRA: PELA SERASA EXPERIAN LINK DO SITE PRINCIPAL LINK PARA COMPRA: Nota: Após a aquisição e instalação/configuração do seu Certificado Digital, será necessária a ativação do mesmo que deve ser feita pelo seu contador junto ao Sefaz. Quando já estiver com o certificado instalado e ativado, é hora de efetuar a configuração no sistema para poder começar a emitir NF-e s. Ao abrir o Módulo de NF-e pela primeira vez, o sistema automaticamente detectará que você ainda não utilizou este módulo e o direcionará para a tela de configuração que mostraremos a seguir. Para facilitar o entendimento, separaremos os campos em grupos e explicaremos os principais. (Lembrando que todos estes campos devem ser preenchidos com o auxílio de seu Contador(a) para a inserção das informações corretas.) 43

44 No Grupo 1 o Temos o campo do Modelo da Nota Fiscal e Série, onde geralmente seguem esse padrão de preenchimento. o Em seguida, o campo da última NF-e emita pelo sistema. Este campo só deve ser alterado caso seja efetuada uma reinstalação ou troca do Sistema emissor, bem como o micro utilizado como Servidor. O Emissor de NF-e sempre adotará a regra de valor preenchido + 1 para trabalhar, ou seja, caso o valor preenchido for 100, ele entenderá que a próxima NF-e a ser emitida deverá ser a de número 101. o No campo Marca, o usuário deve inserir o a logomarca da empresa; o Por fim, teremos os campos com o CNAE e Código para seu Estado (Ex. SP=35, Minas=31) que também devem ser preenchidos corretamente. No Grupo 2 o Basicamente, neste grupo irão constar as informações fiscais das quais sua empresa se enquadra. É muito importante o preenchimento correto destas informações tanto para efeito fiscal como para o funcionamento correto do sistema, pois o mesmo está apto a calcular todas as tributações da NFe de forma automática, facilitando assim a vida do usuário. Lembre-se de sempre validar estas informações com seu(ua) Contador(a). 44

45 No Grupo 3 o Aqui, você vai deixar marcado apenas os campos que o sistema deve levar em consideração para os cálculos da NF-e. Você deverá deixar configurado nesta tela os campos para serem utilizados como padrão nas notas emitidas, porém caso haja a necessidade de efetuar uma alteração em uma nota específica, o sistema disponibiliza as mesmas na própria emissão da nota, facilitando assim seu trabalho. No Grupo 4 o Nesta etapa, você definirá para o Sistema qual é o enquadramento de sua empresa, se ela é optante pelo lucro presumido, real ou simples nacional. Esta informação está ligada diretamente com o cadastro feito junto ao certificado digital. Depois de ter passado por todas estas etapas, será necessário efetuar uma configuração rápida do certificado digital clicando em e seguir as instruções que aparecerão na tela. Após isso basta finalizar clicando em que o Sistema irá salvar todas as configurações. CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) No menu superior Fiscal/Parâmetros e Impostos/C.F.O.P (Natureza da Operação), você terá acesso ao cadastro de CFOP s, que serão necessárias para a emissão de NF-e s. Ao acessar este menu, será aberta a janela mostrada na figura a seguir. Para inserir um novo CFOP, basta digitar o código do mesmo e sua descrição. Após digitado, clique em. 45

46 Impostos (ICMS, IVA, etc.) No Menu superior Fiscal/Parâmetros e Impostos/Impostos (ICMS, IVA, etc.), você terá acesso ao cadastro destas alíquotas que também serão utilizadas nos cálculos dos impostos para a emissão de NF-e. Veja abaixo a janela que se abrirá ao acessar este menu. Você deve solicitar ao seu contador uma lista com todas as alíquotas de ICMS(Destino), Dedução, IVA(MVA) e Alíquota Interna(ST) para os estados onde você venderá seus produtos. Tendo essa lista em mãos, basta efetuar os cadastros no sistema, que o mesmo selecionará a alíquota correta para o estado no momento da emissão da NF-e. Nota: Mesmo para clientes do Simples Nacional que usarão CST s de ICMS isentas de impostos, deve ser cadastrado ao menos 1 estado com todas as alíquotas 0. (ICMS 0, dedução 0, etc.) Importante: Essa lista DEVE ser enviada pelo seu Contador com todas as alíquotas respectivas. Não busque alíquotas na internet para preencher informações no sistema. Lembramos que todas as informações lançadas no sistema são de sua responsabilidade, e igualmente de sua contabilidade. Todos os cálculos para ICMS e ICMS ST serão efetuados baseados nos valores informados. Informações Complementares (Instruções) No Menu superior Fiscal/Parâmetros e Impostos/Informações complementares (Instruções), você poderá cadastrar as instruções da NF-e no sistema, para que na hora da emissão de uma nota, não precise ficar digitando em todas as vezes a mesma informação. O procedimento é bem simples. Basta acessar o menu descrito acima, digitar as informações e gravar. 46

47 7.1 - Emitindo uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) Nesta etapa, mostraremos o processo de emissão de uma NF-e de forma simplificada para o melhor entendimento. Para isso levaremos em consideração que todos os processos mostrados anteriormente neste manual estejam concluídos de maneira correta. Bloco 1. Primeiramente você deve acessar a Aba Nota Fiscal Eletrônica (Envio, Danfe) conforme mostrado no bloco 1. Após aberta esta Aba, o sistema trará as informações mostradas na imagem acima. Bloco 2. Depois de ter confirmado todas as informações pertinentes à NF-e em questão, o próximo passo é clicar em Efetuar Envio da NF-e que em seguida, o Sistema automaticamente irá efetuar as verificações finais, e caso seja a primeira NF-e do dia, apresentará uma tela solicitando o PIN/SENHA do Certificado Digital usado e, após digitá-lo, efetuará o envio, apresentando uma outra janela de sucesso. Bloco 3. Após a confirmação com sucesso da autorização da NF-e, o Sistema habilitará os botões que estão da mesma linha dos sinalizados como 3, 4 e 5. 47

48 No Botão 3, você poderá Imprimir a Danfe da NF-e Autorizada para o transporte da mercadoria ou mesmo para controle do cliente. Bloco 4. Aqui, você poderá gerar o arquivo digital da Danfe no formato PDF; Bloco 5. Neste botão, você pode enviar o arquivo XML/Danfe(PDF) para o cliente, contador ou para quem mais você quiser bastando inserir o endereço de no campo indicado Cancelando, Inutilizando ou Gerando uma Carta de Correção Eletrônica Nesta etapa, mostraremos como você pode gerar um cancelamento, inutilização ou carta de correção para uma NF-e. Conforme mostramos nas telas anteriores, dividiremos a explicação por blocos para facilitar o entendimento. Bloco 1. Conforme mostrado na figura acima, para acessarmos a tela de cancelamento, primeiramente devemos clicar na Aba NF-e Cancelamento, Inutilização e CCe. 48

49 Bloco 2. Ao clicar sobre este botão, o Sistema permite que você gere uma carta de correção para a NF-e emitida. A tela apresentada será a mostrada abaixo: Assim, basta preencher as informações pertinentes e clicar sobre o botão Enviar CC-e SEFAZ. Depois você poderá Gerar/Imprimir o PDF da Carta, bem como enviar por para o cliente. Bloco 3. Neste bloco, você consegue Cancelar uma NF-e emitida, como mostra a imagem a seguir: Nesta etapa, basta informar o motivo do cancelamento e clicar no botão para enviar. 49

50 Bloco 4. Aqui, você tem acesso à inutilização de NF-e. Neste caso, ao inutilizar uma NF-e, sua numeração não poderá ser mais utilizada, conforme mostra a próxima figura: 50

51 8 - Criando e Movimentando um Caixa O sistema possui um Módulo de Caixa completíssimo, onde você não apenas efetua lançamentos das movimentações de orçamentos/vendas, mas também tem acesso a toda parte financeira e de estoque de sua empresa em poucos cliques. Para começar a utilizar essa incrível ferramenta, primeiro deve se efetuar seu acesso por meio de um ícone rápido localizado na barra de atalhos do sistema. Este ícone é o. Ao clicar no ícone do caixa, caso seja seu primeiro acesso ao módulo, o sistema apresentará uma mensagem apenas informativa e logo em seguida mostrará a tela inicial do caixa que será a seguinte: Com a janela aberta, você já pode começar a trabalhar com seus caixas, processando todas as informações de vendas efetuadas e recebendo diversas outras no formato de relatórios com gráficos e comparativos que facilitarão a administração de sua empresa. 51

52 Primeiramente, você deve iniciar um novo caixa clicando em. Após isso, o sistema irá mostrar uma janela com as informações sobre o micro usado, pdv, data e hora, entre outras, deixando para o usuário apenas o preenchimento do campo com o Valor de Abertura, ou seja, o troco a ser considerado neste caixa que está sendo aberto. Em seguida, voltará para a tela inicial do caixa, como na mostrada acima. O caixa é divido por abas que separam as informações para uma melhor leitura. Essas Abas são: Caixa e Cotações em Aberto o Onde serão mostradas no grid todas as cotações/orçamentos gerados nos PDV s e também pelo módulo de vendas; Pedidos Fechados o Aqui serão apresentados todas as cotações/vendas que foram fechadas pelo usuário; Movimento Estoque o Nesta aba o sistema mostrará todos os itens que sofreram alteração em seus estoques, no caso, que foram vendidos ou devolvidos efetivamente; (note que os itens vindos de estornos estão sombreados de vermelho) Movimentação Financeira o Aqui o sistema irá apresentar tudo que seu caixa obteve como receitas e despesas, lembrando que ao acessar esta aba, serão habilitadas outras sub-abas separando as informações pertinentes em categorias para uma administração mais precisa. Lá você encontrará as suas Vendas à Vista, a Receber e Faturar/Vale, Estorno de Itens, Reforços e Sangrias, Valores por Plano de Contas e seus Totais, neste último com a opção de visualizar em dois tipos de gráficos diferentes; 52

53 Totais e Fechamentos o Nesta aba, o Caixa trará uma gama de informações completas sobre seu período porém de maneira compacta para uma fácil visualização. Além disso, aqui você também terá outras sub-abas com seus resumos e já com os gráficos respectivos. Para efetuar os lançamentos no caixa, você terá os botões que ficam na lateral esquerda da janela como o utilizado para abrir o mesmo. Esses botões são: o Aqui você pode efetuar os lançamentos de Sangria e Reforços no caixa; o Neste item, um dos mais importantes, você pode dar baixas em valores de vendas que foram efetuadas em vales/fiados para clientes cadastrados, controlando assim seu faturamento de clientes. o No estorno de Venda ou Item, você pode tanto pelo ID do produto no cupom ou pelo número da cotação/venda efetuar o estorno de um item em questão ou da venda inteira respectivamente. o Ao clicar neste botão, o sistema permitirá que você analise as informações lançadas no sistema com o físico, afim de equalizar a movimentação real do caixa; 53

54 o Este botão simplesmente irá permitir que você informe o troco final do caixa e o feche, permitindo assim a abertura de um novo período; o Clicando em Relatório Analítico, o sistema abrirá uma nova janela com todas as informações apuradas no caixa em forma de relatório. Este relatório também é dividido em abas para uma visualização mais precisa. Em cada aba, e também como em todas as telas de relatório do sistema, você pode optar por imprimir e/ou enviar este relatório por apenas clicando no ícone da impressora, localizado na barra superior do relatório ou digitando o endereço de do destinatário na linha abaixo do relatório respectivamente; o Por fim, temos o botão Gerenciar Caixas Anteriores, onde ao clicar, será apresentado uma nova janela com todos os caixas abertos dentro do período selecionado. Para acessá-los, basta dar um duplo clique em cima da linha do caixa correspondente. Lembrando que todos os caixas que estão abertos serão mostrados na cor azul para melhor visualização. 54