DOCUMENTAÇÃO 13º SALÁRIO

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1 DOCUMENTAÇÃO 13º SALÁRIO

2 Sumário 1. Informações gerais Sobre este documento Suporte técnico Introdução Configuração da base de cálculo Exceção no cálculo das médias Lançamento em lotes Lançamento da base de 13º salário Relatório demonstrativo de média Conferência das verbas para recolhimento de impostos Adiantamento Parcela única ou parcela final Geração do adiantamento de 13º salário Configurar o sistema Calcular adiantamento Geração do 13º salário Calcular 13º salário Impressão dos recibos Recibo de pagamento Folha de pagamento Retrocesso do cálculo Retrocesso do adiantamento Retrocesso do 13º salário Recolhimento de impostos Adiantamento Geração do SEFIP Parcela final ou parcela única Geração do SEFIP Geração da GPS Selecione a guia e clique no botão visualizar ou imprimir Geração da DARF de PIS Geração da DARF de IRRF Diferença de 13º salário Lançamento mensal Cálculo da diferença Impressão dos relatórios Group Folha Manual 13º salário... 2

3 1. Informações gerais O Group Folha é um sistema para gestão da folha de pagamento que realiza, de forma completa e integrada, todas as rotinas que envolvem o pagamento dos funcionários e seus encargos, desde a admissão até a rescisão, sempre em conformidade com a CLT. É um sistema flexível, multi-usuário e multi-empresa, que proporciona adaptação total às necessidades legais, sindicais e específicas dos diversos ramos de atividade, garantindo uma folha de pagamento eficiente. 2. Sobre este documento Com o intuito de auxiliar e agilizar as rotinas anuais, a Group Software disponibiliza este documento com informações importantes para geração do adiantamento, parcela final, recolhimento de impostos e diferença de 13º salário. Todos os direitos autorais são reservados à Group Software Ltda. Nenhuma parte deste documento poderá ser reproduzida por quaisquer meios eletrônicos ou mecânicos, para quaisquer fins que não o uso pessoal do comprador, sem permissão por escrito da proprietária. 3. Suporte técnico Entre em contato com nosso departamento de suporte para obter maiores orientações de uso do sistema Group Folha. OBS.: Para facilitar o atendimento, tenha em mãos o código de suporte da empresa. Horário de atendimento: O horário de atendimento dos técnicos é de segunda-feira a sexta-feira, de 08:30h às 12:30h e de 14:00h às 18:00h (horário de Brasília). Formas de suporte: o departamento disponibiliza o suportefolha@groupsoftware.com.br para que as dúvidas e arquivos sejam encaminhados aos técnicos. Estes são respondidos em tempo hábil. Teamviewer: encontra-se disponível uma conexão remota que possibilita o acesso direto ao seu computador. Para utilizar este recurso, verifique uma data disponível junto à equipe do suporte, através de ou telefone. Portal de Relacionamento: sistema de controle de ocorrências que permite ao usuário realizar cadastro de dúvidas, sugestões e outros serviços. Treinamento: A equipe de treinamento também está à disposição, para ministrar treinamentos do sistema. Estes treinamentos deverão ser agendados com antecedência, pelo treinamento@groupsoftware.com.br ou através do Portal de Relacionamento. Group Folha Manual 13º salário... 3

4 4. Introdução A legislação estabelece como obrigação anual da empresa o pagamento do décimo terceiro salário aos funcionários vinculados. O valor do 13º salário deve ser pago em duas parcelas, sendo a primeira paga até dia 30 de novembro, e a segunda até dia 20 de dezembro. O valor do pagamento corresponderá a 1/12 da remuneração devida em dezembro, por mês de serviço, do ano correspondente, sendo que a fração igual ou superior a 15 dias de trabalho será considerada como mês integral. Para os funcionários que recebem salário variável, a empresa tem prazo até o dia 10 de janeiro do ano seguinte para acertar a diferença de 1/12, correspondente a dezembro. Corrige-se, então, o valor da respectiva gratificação com o pagamento ou compensação das possíveis diferenças. Abaixo, apresentamos as rotinas do sistema para o cálculo. 5. Configuração da base de cálculo Na maior parte das empresas há pagamento de médias, que são valores adicionais recebidos pelo funcionário durante o ano, e que agregaram ao seu salário mensal. Neste contexto alguns sindicatos definem como direito do funcionário o cálculo das médias, onde é efetuada a soma dos valores adicionais e dividido pelo número de meses estabelecido. É necessário configurar no sistema quais verbas serão usados para o cálculo da média, para cada sindicato. Campo a campo Sindicato: selecione sindicato que deseja associar as verbas. Base: defina a base de cálculo, no caso, a base de 13º salário. Código: busca o código da verba. Descrição: após seleção, é apresentado o nome da verba selecionada. Tipo média: define como será considerado o valor de cada verba. o Valor: busca o valor pago na verba durante cada mês. Para o cálculo da média, somam-se os valores e divide pelo número de meses considerado. Group Folha Manual 13º salário... 4

5 o o Referência: busca a referência da verba paga em cada mês. Para o cálculo da média, somamse as referências, divide pelo número de meses, e é refeito o cálculo sobre o salário atual e fórmula (caso houver). Exemplo: uma verba de dias, onde o cálculo é feito sobre o número digitado. Suponhamos que o funcionário teve 5 folgas trabalhadas durante o ano, quando se usa o tipo referência, o sistema irá buscar estas folgas, somá-las e recalculá-las com o salário base atual. Valor atual: Nesta opção não há cálculo de média. O valor da verba, calculado sobre o salário atual, irá compor a base de 13º salário. Nº. Meses: define sobre quantos meses será calculada a média. Alguns sindicatos determinam que o cálculo da média seja feito sobre dois ou três períodos, e o maior valor obtido seja somado ao salário base. Nestes casos, usam-se os campos Nº. meses 2 e Nº. meses 3, preenchendo-os com os meses definidos pelo sindicato. Se o cálculo for sobre um só período, devem-se preencher estes campos com zeros. Fator média: define como será consultada a verba para o cálculo, de acordo com o número de meses. o Meses fixos: faz o cálculo da média considerando o número de meses informados, independente se o funcionário trabalhou ou não durante aquele período. o Meses trabalhados: efetua o cálculo da média verificando se o funcionário trabalhou no período. Considerando para o cálculo a divisão do valor pelo número de meses trabalhados. o Meses ocorrência: busca as ocorrências da verba dentro do número de meses informados, verificando somente os meses que o funcionário teve direito ao benefício, e sobre estes meses, é feito a divisão para o cálculo. Group Folha Manual 13º salário... 5

6 Período média: define qual será o período consultado pelo sistema para gerar a média. o Ano corrente: durante a consulta das verbas considera somente o ano corrente. o Ultrapassa ano corrente: há consulta das verbas inclusive em meses anteriores ao ano corrente do sistema. Mês atual: define se o mês corrente será considerado ou não para o cálculo da média. Neste caso, se a folha do mês ainda não estiver calculada, será gerado um valor de média menor. Normalmente o mês atual não é considerado na média 1- Para cadastrar as médias, acesse o menu: Cadastros/ Médias. 2- Escolha o sindicato desejado e a base que será configurada (13º salário). 3- Clique no botão filtrar. 4- Para iniciar o cadastro das verbas que irão compor esta base, clique em alterar. 5- No campo código, clique no ícone para selecionar a verba que será somada à base de 13º salário, tais como hora extra, comissão, adicional noturno etc., conforme determinado na convenção coletiva de trabalho do sindicato. 6- Localize a verba e clique no botão seleciona. 7- Clique no campo tipo e escolha o parâmetro desejado. 8- Informe o número de meses nos campos Nº. meses 1, 2 e Clique no campo fator média e escolha o parâmetro desejado. 10- Clique no campo período média e escolha o parâmetro desejado. 11- Após preencher os campos, clique em gravar. Group Folha Manual 13º salário... 6

7 Para que o cálculo da média seja efetuado, é necessário que exista sindicato associado ao funcionário. Confira da seguinte forma: 12- Confira em Funcionários/ Cadastro. 13- Selecione o funcionário e acesse a guia Rotinas trabalhistas. 14- No campo sindicato, verifique se há sindicato associado. 15- Caso necessário, clique no botão alterar e selecione o sindicato. 16- Clique em gravar. 6. Exceção no cálculo das médias Em empresas que não possuem histórico da ficha financeira, por motivos de migração, os valores das médias não serão calculados automaticamente. Nestes casos, há duas formas de alimentar o sistema para a geração correta do valor do adiantamento e/ou parcela final do 13º Salário Lançamento em lotes É possível informar no sistema somente as verbas recebidas pelo funcionário e usadas para o cálculo das médias, mês a mês, através do lançamento em lotes. 1- Acesse o menu: Funcionários/ Lançamentos em lotes/ Funcionário Verba. 2- Selecione o funcionário, a verba e o período desejado e clique em filtrar. 3- Clique em alterar. 4- Efetue, mês a mês, o lançamento do valor ou referência da verba escolhida. Obs.: quando lançar a referência, o cadastro da média deve ter o Tipo média por referência ou horas. Quando Tipo média for valor, deve-se lançar o valor pago na época daquela verba. 5- Após efetuar o lançamento, clique em gravar. Group Folha Manual 13º salário... 7

8 Obs.: os meses sublinhados de verde não podem ter valores editados, uma vez que representam meses já calculados e fechados. Após o lançamento em lotes, o valor das médias será calculado automaticamente de acordo com as configurações do cadastro de médias (menu: Cadastros/ Média) para todos os funcionários que tiver sindicato associado. Group Folha Manual 13º salário... 8

9 6.2. Lançamento da base de 13º salário Quando o lançamento em lotes não for conveniente devido ao fluxo de informação, existe a alternativa de forçar a base de cálculo de 13º salário. Nesta forma de lançamento, o sistema irá desconsiderar valores automáticos, e fará o cálculo apenas pelo valor da base informada. 1- Acesse o menu: Funcionários/ Lançamentos/ 13º salário. 2- Selecione o funcionário, e clique em filtrar. 3- Clique em alterar. 4- Escolha a verba 4060 Base de 13º salário. 5- No campo controle, escolha a opção aceita valor. 6- No campo base/enc informe o valor da base de cálculo (salário + médias), que deve ser calculado manualmente pelo usuário. Os lançamentos de adiantamento e parcela final de 13º serão calculados sobre o valor informado. 7. Relatório demonstrativo de média Para conferência dos valores das médias, retire o Relatório/ 13º Salário/ Demonstrativo de médias. Ao selecionar, é necessário definir o mês/ano e modelo (analítico ou sintético) para o relatório. Group Folha Manual 13º salário... 9

10 No modelo analítico, é demonstrado o valor de cada verba usada para o cálculo da média, mês a mês, e exibe ao final o valor da média. Já o modelo sintético, apresenta um resumo da média obtida em cada verba, e o valor total da base de cálculo Conferência das verbas para recolhimento de impostos Adiantamento No adiantamento de 13º salário, só há recolhimento de FGTS. Para isso, é necessário que a verba 1060 Adiantamento 13º salário esteja com a tributação marcada. 1- Para conferir, acesse o menu: Cadastros/ Verba. Group Folha Manual 13º salário... 10

11 2- Selecione a verba 1060 Adiantamento de 13º salário através do ícone. 3- Verifique se a tributação FGTS está marcada. 4- Se não estiver marcada a tributação, clique no botão alterar. 5- Marque a tributação FGTS e clique em gravar. A verba de desconto de adiantamento de 13º salário (2060) deve estar incidindo para FGTS, para que a base não seja duplicada na última parcela. 6- Selecione a verba 2060 desconto adiantamento de 13º salário através do ícone. 7- Verifique se a tributação FGTS está marcada. 8- Se não estiver marcada a tributação, clique no botão alterar. 9- Marque a tributação FGTS e clique em gravar Parcela única ou parcela final Na última parcela, há recolhimento de INSS, IRRF, FGTS e PIS. É necessário que a verba º salário esteja configurada nas tributações citadas. 1- Para conferir, acesse o menu: Cadastros/ Verba. 2- Selecione a verba º salário através do ícone. 3- Verifique se as tributações de INSS, IRRF, FGTS e PIS estão marcadas na competência 13º. Group Folha Manual 13º salário... 11

12 4- Se as tributações não estiverem marcadas, clique em alterar e marque-as. 5- Clique em gravar após cada alteração. 8. Geração do adiantamento de 13º salário O adiantamento de 13º salário deve ser pago entre janeiro e novembro, de acordo com critério adotado na empresa, inclusive esta parcela pode ser paga ao funcionário no movimento de Férias Configurar o sistema Habilite o sistema para trabalhar com Adiantamento em Cadastros/ Empresa/ Parâmetros de Cálculo/ 13º salário Rescisão. Campo a campo No campo percentual adiantamento, informe o percentual do salário base que pode ser adiantado aos funcionários. Group Folha Manual 13º salário... 12

13 É necessário definir como será o tratamento do adiantamento quando já houve o pagamento durante o ano, ou seja, se já foi feito pagamento nas férias. Esta função é configurada na opção já houve adiantamento 13º salário no ano. o Escolha não refaz o cálculo quando o pagamento for efetuado somente uma vez no ano. Exemplo: o funcionário recebeu férias com adiantamento de 13º salário em fevereiro. Neste caso, independente do valor pago na época, o funcionário não terá novo pagamento de adiantamento 13º no ano. o Em desconta valor já calculado é refeito o cálculo do adiantamento, de acordo com o percentual informado, e desconta o valor já pago ao funcionário. Exemplo: o funcionário teve um adiantamento de 13º Salário na folha do mês de junho. Na época, o salário dele era menor. Neste caso, no mês de pagamento do adiantamento 13º Salário será refeito o cálculo do percentual do salário base atual, deste valor irá descontar o valor já pago, e pagar somente a diferença. Para definir como será o pagamento do adiantamento para os funcionários admitidos no ano corrente, utilize o campo cálculo adiantamento para admitidos no ano. o Utilize a opção considera até o mês de pagamento para projetar os avos de 13º salário até o mês de pagamento do adiantamento. o No campo projeta data até o final do ano, haverá projeção de avos até o mês de dezembro, e o percentual será feito sobre este total. No campo calcular média no adiantamento, é definido se haverá contabilização de média no cálculo do adiantamento de 13º. Se a opção estiver desmarcada, só haverá cálculo de média na parcela final Calcular adiantamento Para gerar o adiantamento de 13º salário, é necessário que o mês do sistema esteja entre janeiro e novembro. Group Folha Manual 13º salário... 13

14 1- Acesse o menu: Funcionários/ Lançamentos/ 13º salário. 2- Clique em simular para conferir o valor do adiantamento, que será calculado sobre a base de 13º (salário + médias) vezes o percentual definido para adiantamento. 3- Após conferência, é necessário calcular a folha de Adiantamento 13º. Para isso acesse o menu: Cálculos/ Adiantamento de 13º salário. 4- O cálculo pode ser efetuado para todas as empresas de uma só vez, para um grupo selecionando, para todos os funcionários ou individualmente, para um departamento específico ou centro de custo. Todos os filtros são selecionados nesta tela onde executamos o cálculo. 5- Após definir os filtros, informe a data de pagamento do adiantamento (lembre-se que ser até o último dia do mês de novembro). 6- Clique no botão executar para efetivar o cálculo. 7- Imprima os recibos de pagamento. 9. Geração do 13º salário A última parcela do 13º salário deve ser paga até o dia 20 de dezembro. O cadastro da média usada para o adiantamento de 13º salário será consultado também para geração da última parcela. Na folha da última parcela, o valor do adiantamento de 13º é descontado e há recolhimento de impostos (IRRF, INSS e FGTS). Group Folha Manual 13º salário... 14

15 9.1. Calcular 13º salário O mês de referência do sistema deve estar em dezembro. 1- Acesse o menu: Funcionário/ Lançamentos/ 13º salário. 2- Selecione o funcionário e clique em filtrar. 3- Clique em simular para conferência dos valores. 4- Se estiverem todos corretos, execute o cálculo. Para isso acesse o menu: Cálculos/ 13º salário. 5- Utilize os filtros de seleção de funcionários e empresa, caso necessário. 6- Informe a data de pagamento da folha de 13º Salário (até dia 20/12). 7- Clique em executar. 10. Impressão dos recibos Recibo de pagamento Para impressão dos recibos de pagamento, acesse o menu: Relatórios/ 13º salário/ Recibo de pagamento. 1- Utilize os filtros de seleção dos funcionários, empresa e tipo de contrato. Group Folha Manual 13º salário... 15

16 2- Se desejar, utilize o agrupamento por departamento ou seção para organizar os recibos no momento da impressão. 3- Escolha o mês/ano do pagamento do adiantamento 13º ou 13º salário. 4- Defina o modelo do relatório: Modelos A e B são para impressão a laser (utiliza formato de papel A4), e o modelo impressão matricial utiliza o recibo pré-impresso que deverá estar definido como papel personalizado, na impressora padrão do sistema. 5- Se desejar, altere o título do recibo, e cadastre uma mensagem. 6- Clique em visualizar ou imprime para gerar os relatórios. Group Folha Manual 13º salário... 16

17 Modelo A: Modelo B: Folha de pagamento Para imprimir a folha de pagamento do adiantamento ou 13º salário: 1- Acesse o menu: Relatórios/ 13º salário/ Folha de pagamento. 2- Utilize os filtros de seleção e agrupamento do relatório. 3- Escolha o mês/ano de pagamento do adiantamento 13º ou 13º salário. Group Folha Manual 13º salário... 17

18 4- Escolha o modelo de relatório: o Para o modelo folha de pagamento completa, são demonstrados todos os valores da folha de cada funcionário. o No resumo de folha de pagamento são demonstrados os valores totais de cada verba do movimento de 13º salário. o O filtro inclui verbas demonstrativas é usado para incluir a demonstração das verbas que são usadas somente para a conferência da folha do funcionário. o O filtro considera demitidos no mês habilita a demonstração da folha dos funcionários que foram demitidos no mês corrente. 5- Clique em visualizar ou imprime para gerar os relatórios. 11. Retrocesso do cálculo Após os cálculos, para alterar qualquer valor da folha de adiantamento ou 13º salário é necessário retroceder os cálculos Retrocesso do adiantamento 1- Acesse o menu: Cálculo/ Adiantamento de 13º salário. 2- Utilize os filtros para seleção da empresa e funcionário e clique em retroceder. Group Folha Manual 13º salário... 18

19 3- Após o retrocesso, a folha de adiantamento 13º pode ser alterada pelo menu: Funcionário/ Lançamentos/ 13º salário. 4- Secione o funcionário e clique em alterar. 5- Execute as alterações necessárias e clique em gravar. 6- Recalcule a folha em Cálculo/ Adiantamento de 13º salário. 7- Emita os relatórios Retrocesso do 13º salário 1- Acesse o menu: Cálculo/ Adiantamento de 13º salário. 2- Utilize os filtros para seleção da empresa e funcionário e clique em retroceder. 3- Após o retrocesso, a folha de 13º pode ser alterada pelo menu: Funcionário/ Lançamentos/ 13º salário. 4- Selecione o funcionário e clique em alterar. 5- Execute as alterações necessárias e clique em gravar. 6- Recalcule a folha em Cálculo/ 13º salário. 7- Emita os relatórios. 12. Recolhimento de impostos Adiantamento Após cálculo da folha de Adiantamento 13º e folha mensal, o arquivo de SEFIP pode ser gerado. Nele será declarado os valores das duas folhas Geração do SEFIP 1- Acesse o menu: Processos/ SEFIP. 2- Defina o mês de processo como novembro. 3- Escolha o tipo de guia mensal. 4- Clique em gerar SEFIP para concluir o arquivo. Group Folha Manual 13º salário... 19

20 5- Após o processo, acesse o programa do SEFIP e importe o arquivo do sistema. O valor do adiantamento de 13º Salário será demonstrado no campo Remuneração com 13º salário, conforme imagem: Parcela final ou parcela única O FGTS da parcela final é recolhido junto com a folha mensal de dezembro. É necessário, porém, que seja gerado o arquivo de SEFIP com competência 13º Salário, para que o valor da base de INSS e FGTS seja declarado para impressão da GPS no programa da Caixa Econômica Federal. Group Folha Manual 13º salário... 20

21 Geração do SEFIP Para o SEFIP da parcela final, após executar o cálculo da folha de 13º Salário, gere o arquivo a ser importado. 1- Acesse o menu: Processos/ SEFIP. 2- Defina o mês de processo como dezembro. 3- Escolha o tipo de guia 13º salário. 4- Clique em gerar SEFIP para concluir. 5- Após processamento, importe o arquivo no programa do SEFIP Geração da GPS Após gerar a folha de 13º Salário é necessário gerar a GPS para recolher o INSS. 1- Acesse o menu: Processos/ GPS/ Gerar GPS. 2- Defina o mês de processamento como dezembro. 3- A data de vencimento deve ser 20/ Escolha o tipo de guia 13º salário. 5- Clique em gerar GPS para concluir. Group Folha Manual 13º salário... 21

22 6- Para imprimir, acesse a guia GPS s geradas. 7- Selecione a guia e clique no botão visualizar ou imprimir Geração da DARF de PIS O PIS do 13º Salário é recolhido junto à folha mensal do mês de dezembro. 1- Após gerar a folha de 13º e mensal, acesse o menu: Processos/ DARF. 2- Escolha o tipo de DARF PIS. 3- Defina o mês de pagamento como dezembro. 4- Clique em gerar DARF. 5- Para imprimir, acesse a guia DARF s geradas. 6- Selecione a guia e clique no botão visualizar ou imprimir. Group Folha Manual 13º salário... 22

23 Geração da DARF de IRRF O recolhimento de IRRF na competência de dezembro, onde os rendimentos do trabalho, pagos ou creditados serão realizados a cada decênio, deve ser informados por data de pagamento, de acordo: Pagamento entre dia 01 a 10 recolher até 13/12; Pagamento entre dia 11 a 20 recolher até 26/12; Pagamento entre dia 21 a 31 recolher até 10/ Após gerar a folha de 13º, acesse o menu: Processos/ DARF. 2- Escolha o tipo de DARF IRRF. 3- Defina o período de pagamento de acordo com a data de pagamento da folha de 13º salário. 4- Edite a data de vencimento da guia. 5- Clique em gerar DARF. 6- Para imprimir, acesse a guia DARF s geradas. 7- Selecione a guia e clique no botão visualizar ou imprimir. 13. Diferença de 13º salário Nos casos em que a folha de 13º salário foi paga sem a finalização da folha de dezembro, e nesta houve pagamento de verbas que deveriam ser contabilizadas para as médias, deve-se ao funcionário a diferença de 13º salário que deve ser paga até o dia 10 de janeiro. O sistema considera automaticamente a inclusão do mês de dezembro no cálculo da diferença, não havendo necessidade de alterar o cadastro de médias. Group Folha Manual 13º salário... 23

24 13.1. Lançamento mensal Depois do cálculo de 13º salário, efetue o lançamento das verbas da folha mensal: 1- Acesse o menu: Funcionários/ Lançamentos/ Mensal. 2- Selecione o funcionário e clique em filtrar. 3- Clique em alterar e insira as verbas da folha mensal. 4- Clique em simular para verificar os valores. Após lançamento das verbas que influencia nas médias, execute a diferença 13º salário Cálculo da diferença 1- Acesse o menu: Cálculo/ Diferença de 13º salário. 2- Utilize os filtros de seleção de empresa e funcionário caso necessário. 3- Defina o mês/ano de referência. 4- Na coluna verba a ser recalculada informe a verba do 13º salário que deve ser recalculada: º salário. 5- Para cada verba lançada, na coluna verba destino informe a verba que receberá o valor da diferença. 6- Clique em executar. Na folha de pagamento mensal será inserida a verba de diferença com o valor calculado. Para verbas de referência, o sistema contabiliza o valor da seguinte forma: Recalcula o valor do 13º salário devido, considerando o aumento da média e subtrai o valor já pago na folha de 13º salário. Group Folha Manual 13º salário... 24

25 7- Após conferência dos valores, a folha de pagamento mensal pode ser calculada através do menu: Cálculo/ Folha de pagamento Impressão dos relatórios Após cálculo da diferença, retire o Relatório/ 13º salário/ Diferença de 13º salário para verificar os valores obtidos. Group Folha Manual 13º salário... 25