Orientações para a criação de uma rede de catálogos PCCRBE 1

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1 Orientações para a criação de uma rede de catálogos PCCRBE 1 A biblioteca escolar é essencial a qualquer estratégia a longo prazo nos domínios da literacia, educação, informação e desenvolvimento económico, social e cultural. Sendo da responsabilidade das autoridades locais, regionais ou nacionais, a biblioteca escolar deve ser apoiada por legislação e políticas específicas. As bibliotecas escolares devem ter meios financeiros suficientes para assegurar a existência de pessoal com formação, documentos, tecnologias e equipamentos e ser de utilização gratuita. A biblioteca escolar é um parceiro essencial das redes local, regional e nacional de bibliotecas e de informação. Sempre que a biblioteca escolar partilhe equipamentos e/ou recursos com outro tipo de biblioteca, designadamente com a biblioteca pública, os objectivos específicos da biblioteca escolar devem ser reconhecidos e salvaguardados. (Manifesto da Unesco) As mudanças tecnológicas operadas nos últimos anos, com a disseminação das tecnologias de informação e da comunicação, fazem com que as Bibliotecas Escolares assumam como parte da sua missão o fornecimento de informação digital, informação esta que ultrapassa os limites físicos das bibliotecas. As orientações da IFLA 2 apontam, a este propósito, a necessidade das bibliotecas actuarem como uma porta de acesso ao mundo da informação, tornando-os acessíveis a todos, contribuindo dessa forma para a criação de uma igualdade de oportunidades. A participação em redes electrónicas é, então, o meio apontado pela IFLA para permitir o acesso à informação, local e remotamente, sem restrições de horário. O Programa da Rede de Bibliotecas Escolares atribuiu à gestão da informação a maior importância, desde o início, como se pode constatar no documento orientador do Programa da RBE Lançar a Rede de Bibliotecas Escolares : A plena rentabilização da biblioteca escolar (entendida como um sistema documental) é atravessada por uma dimensão técnica que condiciona o aproveitamento pleno dos recursos de informação disponíveis. Para esse fim, é necessário adoptar um conjunto de soluções 1 Programa para a Criação de Catálogos Colectivos da Rede de Bibliotecas Escolares. 2 International Federation of Library Associations and Institutions. REDE DE BIBLIOTECAS ESCOLARES 1

2 fundamentadas que permitam uma correcta constituição e gestão do fundo documental (tendo em conta critérios de unicidade, diversidade e quantidade). Com o objectivo de ajustar as exigências técnicas às necessidades dos utilizadores, devem ser adoptados procedimentos simplificados mas normalizados para as bibliotecas dos diferentes níveis da escolaridade. Perspectivar a biblioteca e as suas funções pedagógicas no contexto do projecto educativo da escola, promovendo a sua constante actualização e uma utilização plena dos recursos documentais, por parte de alunos e professores, quer no âmbito curricular, quer no da ocupação de tempos livres. Assegurar que os recursos de informação são adquiridos e organizados de acordo com os critérios técnicos da biblioteconomia, ajustados às necessidades dos utilizadores. Ao longo destes anos o Gabinete da RBE procurou incentivar as equipas para a produção de catálogos informatizados recorrendo: Ao apoio financeiro para a aquisição de programas informáticos normalizados de gestão bibliográfica, através da atribuição de verbas às Direcções Regionais para esse efeito ou disponibilizando verbas específicas no orçamento destinado às candidaturas; Ao diálogo com os Centros de Formação Contínua de Professores, com estabelecimentos de Ensino Superior, com o Conselho Científico-Pedagógico da Formação Contínua de Professores e com o PRODEP com o objectivo de implementar a formação na área das bibliotecas escolares, incluindo a catalogação e manipulação de programas informáticos especializados; À motivação dos coordenadores e outros membros das equipas para a formação nesta área; À criação de alojamento para os catálogos das escolas num servidor da DGIDC e à disponibilização de uma interface que permite a pesquisa dos catálogos por qualquer utilizador dentro e fora da escola e a exportação selectiva de registos, independentemente do software normalizado, usado pelas escolas. Com este último procedimento quisemos que as escolas dispusessem de catálogos online acessíveis aos seus utilizadores, pudessem analisar as soluções encontradas pelas outras escolas, detectando as boas práticas e aplicando-as às suas bibliotecas e, por outro lado, permitir o acesso a registos dos seus documentos já catalogados, possibilitando a sua importação e facilitando a tarefa de catalogação às equipas das bibliotecas, principalmente às que se iniciavam nesta tarefa. REDE DE BIBLIOTECAS ESCOLARES 2

3 Conscientes, no entanto, da dificuldade encontrada pela maioria das escolas em atingirem este objectivo, pensámos, sempre, que a solução seria encontrada mais facilmente no âmbito de parcerias locais, regionais, etc. entre as escolas e entidades locais, das quais as mais vocacionadas seriam as Bibliotecas Públicas, através dos SABE, de resto como o programa, desde o início, sugeria, embora pensemos que não se esgotam aqui as entidades vocacionadas para o trabalho cooperativo nesta área. Foi com todo o interesse, portanto, que acompanhámos e apoiámos o processo de criação e desenvolvimento do catálogo colectivo das bibliotecas escolares do Porto, integradas na RBE, com a designação de RBEP, porque antevimos no seu projecto e, posteriormente, na sua boa prática, as qualidades e os métodos que poderiam servir de exemplo a um programa de criação catálogos locais, regionais, etc. caminhando, assim, de forma desconcentrada para um catálogo colectivo das bibliotecas escolares, a nível nacional. Acreditando que este será um bom caminho a percorrer, a par de outros, resolvemos organizar uma equipa de trabalho destinada a criar as condições para o desenvolvimento de um Programa para a Criação de Catálogos Colectivos da Rede de Bibliotecas Escolares. Este documento, que agora se apresenta, é já o resultado do trabalho desta equipa e constitui, deste modo, um contributo para a definição de uma estratégia organizativa que vise a partilha e cooperação dos diversos agentes implicados na educação e na cultura e não apenas as bibliotecas escolares e as públicas. No actual contexto da Sociedade de Informação as Redes Colaborativas e as Comunidades Práticas de Aprendizagem são recursos essenciais para o desenvolvimento das Bibliotecas Públicas e Escolares nos seguintes aspectos: a) gestão partilhada da colecção b) difusão da informação c) agilização dos serviços d) aprendizagem permanente e) proximidade com o utilizador REDE DE BIBLIOTECAS ESCOLARES 3

4 f) normalização de procedimentos g) desenvolvimento das identidades h) partilha de recursos i) empréstimo inter-bibliotecas Princípios gerais: Toda a construção de uma rede de catálogos deverá adoptar os seguintes princípios:. proximidade espacial ou cultural. livre acesso a todos os suportes documentais. garantia de portabilidade entre os sistemas. respeito pela propriedade e controlo dos catálogos por cada biblioteca. dignidade profissional e reciprocidade das parcerias Objectivos: O objectivo destas orientações metodológicas é a construção final de uma rede de catálogos das Bibliotecas Escolares. Neste sentido as etapas a percorrer devem ser as seguintes: 1. Construção do catálogo da biblioteca escolar. A unidade básica de uma rede de catálogos é o catálogo da biblioteca de cada escola. No caso do Agrupamento entende-se por biblioteca escolar o conjunto das colecções de todas as unidades escolares que o constituem. 2. Construção e alojamento dos catálogos colectivos. 3. Implementação da rede de catálogos. REDE DE BIBLIOTECAS ESCOLARES 4

5 Metodologia: 1. Catálogo da biblioteca escolar a) Estão identificadas várias soluções informáticas para a produção individualizada dos catálogos, umas normalizadas e outras não. Terá que haver indicações da RBE para que sejam respeitadas todas as normas internacionais quer pelas empresas quer pelas escolas, no sentido de garantirem a potabilidade entre sistemas. Dada a adopção generalizada pelas bibliotecas portuguesas do formato UNIMARC para as bases bibliográficas, este deve ser o formato exigido ou em alternativa o software deve garantir a conversão integral para o mesmo. Esta necessidade é essencial tendo a vista a fusão dos vários catálogos. Para além disso, devem ser previstas todas as hipóteses de conversão de caracteres ASCII versus ANSI, as várias especificações do formato ISO e a exportação/importação XML. b) Para agilizar a construção do catálogo é possível, desejável e aconselhável a partilha de registos bibliográficos utilizando as ferramentas de cópia/colagem, exportação/importação. No entanto, há que ter em conta a necessidade da sua adaptação à realidade de cada escola, nos aspectos seguintes: o campo 966 de uso local deve permitir deve facilitar o acesso aos documentos e explicitar bem a identificação na rede, nomeadamente no preenchimentos dos subcampos ^l (sigla da Escola) e ^m (sigla do Fundo documental do Agrupamento). 2. Catálogos colectivos O objectivo essencial do catálogo colectivo garante de uma forma leve a disponibilização permanente da informação ultrapassando facilmente a necessidade de recursos técnicos especializados, bem como a fragilidade das infra-estrutras telemáticas existentes. Embora não seja um espelho fiel dos catálogos individualizados, constitui um repositório de informações de manutenção económica e de acesso rápido e universal. REDE DE BIBLIOTECAS ESCOLARES 5

6 O catálogo colectivo assenta numa metodologia de fusão de registos bibliográficos idênticos, ressalvando apenas a individualidade topológica de cada documento expressa pelo campo 966 (Cota) de cada escola. No catálogo colectivo entende-se por cota a indicação de todos os elementos que permitam ao utilizador saber onde está o documento: nome da Escola, e outras informações úteis, posição na estante. Definido o local de alojamento do catálogo colectivo, a fusão dos registos bibliográficos é feita de uma forma automática por uma aplicação dedicada essa tarefa. Para além das questões técnicas não podemos esquecer que o mais importante numa rede são as pessoas que a constroem e partilham: dai que a se torne imprescindível a definição de um tempo e de um espaço para encontro dos coordenadores, onde seja possível garantir uma formação permanente formal ou informal. Assim, como passos principais para a construção local do catálogo colectivo salientamse os seguintes: 1. Definição do âmbito do catálogo (concelhio, distrital, comunitário) 2. Identificação na rede: definição das siglas (da Escola e do Agrupamento) 3. Operacionalização dos catálogos (informatização e normalização) 4. Alojamento do catálogo colectivo na Internet. 5. Manutenção do catálogo colectivo. 6. Definição de espaços e tempos de formação e encontro. 3. Rede de catálogos No que concerne à rede de catálogos (que se apoia na prévia construção das redes locais), o sistema de informação a adoptar deverá ser baseado num modelo de arquitectura distribuída, ponderadas as vantagens face a um modelo centralizado. Em contraponto com os sistemas de informação baseados num repositório de dados centralizados, esta solução embora apresente um processo de pesquisa mais lento, tem a vantagem de fornecer os resultados actualizados, mostrando sempre os registos tal como estão na fonte nesse momento. A eventual desvantagem deste processo é a ocorrência de falhas na comunicação com os OPACs dos servidores locais e a consequente não recuperação dos registos. Outros REDE DE BIBLIOTECAS ESCOLARES 6

7 aspectos interessantes associados a este modelo são a facilidade de expansão da rede, a coresponsabilidade na manutenção do sistema on-line e a necessidade do estabelecimento de parcerias plenas entre o fornecedor de dados e o gestor do sistema de informação. Dado o seu funcionamento em tempo real, nestes sistemas não existem registos locais que necessitem de ficar guardados. Como registos locais temos apenas os que estão em uso no momento para uma determinada pesquisa ou os que tiverem sido guardados pelo utilizador no seu espaço pessoal, caso o sistema possua essa funcionalidade. Os dados são mantidos nos servidores dos próprios fornecedores da informação. Cabe a um portal receber as consultas dos utilizadores, distribuí-las aos fornecedores, e depois integrar e devolver os resultados aos utilizadores. No caso concreto da rede de catálogos, o portal de consulta será gerido pela Rede de Bibliotecas Escolares. Assim, um qualquer utilizador terá acesso ao acervo comum das bibliotecas escolares através do portal, cuja função será a de recuperar a informação a partir dos servidores locais interligados que espelham os dados existentes nos catálogos colectivos. A Rede de Bibliotecas Escolares não disporá então de nenhum catálogo físico, mas apenas de um catálogo virtual constituído pela informação que for capaz de recuperar num dado momento, a partir das redes locais. Tendo em consideração o facto de os catálogos colectivos poderem ser produzidos a partir de diferentes softwares e plataformas, torna-se necessário basear a recuperação da informação num protocolo comum que permita a integração de sistemas heterogéneos, tornando possível a utilização de diferentes softwares e sistemas operativos. O protocolo cliente/servidor a usar para recuperar informação de fontes distribuídas terá de garantir a independência entre o mecanismo de transmissão de mensagens e o modelo de dados em que a informação é recuperada. Dessa forma será possível utilizar o protocolo para recuperar dados de outros domínios e não apenas das colecções representadas nos catálogos colectivos. Uma solução possível será a implementação do sistema de pesquisa distribuída com base nas tecnologias da WEB e no protocolo Z O ponto de entrada na rede será um servidor WWW ou os vários servidores locais. Estes servidores usarão o protocolo Z39.50 para dialogar com os sistemas bibliográficos das diversas bibliotecas aderentes que, supostamente, têm esse interface, lançando pesquisas distribuídas e fazendo a respectiva recolha e REDE DE BIBLIOTECAS ESCOLARES 7

8 consolidação. Neste caso, os servidores das redes locais terão de ter instalado um servidor Z Uma outra hipótese será um sistema de pesquisa meta-bibliográfica distribuída, isto é, uma pesquisa simultânea e integrada nos catálogos locais das bibliotecas escolares, bem como nos catálogos de bibliotecas nacionais e estrangeiras de referência. Este modelo, utilizado pelo ColCat 3, pesquisa e recupera os conteúdos que estão na chamada web profunda dos OPACs, simulando a interacção de um utilizador humano com os servidores remotos Portal virtual de referência Compete à Rede de Bibliotecas Escolares a criação de um portal virtual de referência das bibliotecas escolares com o objectivo de identificar, analisar, avaliar e sistematizar a informação utilitária e referencial disponível na Internet. O modelo apresentado a seguir propõe o esquema conceptual da Rede de Catálogos: 3 Colcat é o nome do motor de pesquisa bibliográfica desenvolvido pelos Serviços de Documentação da Universidade de Aveiro. O ColCat permite uma pesquisa simultânea e integrada nos catálogos de um conjunto de bibliotecas nacionais e estrangeiras. REDE DE BIBLIOTECAS ESCOLARES 8

9 Fig.1: Esquema conceptual da Rede de Catálogos 3.2. Metodologia para a construção do portal As páginas do portal serão construídas em linguagem HTML, tecnologia de hipertexto, por possibilitarem novas relações entre as diversas partes do documento e agregarem rapidez e facilidade de consulta. O layout será elaborado de forma a garantir o acesso rápido às diversas páginas do site, independentemente do equipamento utilizado pelos utilizadores. A página deve caracterizar-se pela simplicidade e leveza na apresentação. O conteúdo informacional será composto pelo maior leque possível de fontes de informação, em qualquer suporte, não circunscrevendo a pesquisa apenas às referências bibliográficas existentes nas bibliotecas escolares da rede. Este serviço contemplará ainda o acesso a motores de pesquisa na Internet e apresentação dos resultados como elementos da pesquisa global. REDE DE BIBLIOTECAS ESCOLARES 9

10 3.3. Recursos humanos, institucionais e técnicos Recursos Humanos: Tendo em conta os princípios metodológicos e passos atrás referidos, torna-se essencial a existência de recursos humanos qualificados e motivados. Nenhuma rede telemática faz sentido sem uma rede de pessoas que constituam comunidades práticas identificáveis e estáveis. São fundamentais: Coordenadores das bibliotecas escolares com formação e estabilidade Coordenador da rede local com perfil adequado Coordenadores Interconcelhios que farão o levantamento dos territórios onde o programa se possa desenvolver e, no futuro, acompanhem as escolas no arranque e desenvolvimento Recursos Institucionais: Os parceiros institucionais devem ultrapassar as divisões administrativas entre educação e cultura e envolver-se activamente num projecto comunitário como é este. Assim, são parceiros naturais as DREs e as Câmaras Municipais/SABE e as Escolas. Entre eles devem ser estabelecidos protocolos que definam a participação de cada parceiro no projecto Recursos Técnicos: Ver documento Manual de procedimentos técnicos. REDE DE BIBLIOTECAS ESCOLARES 10