MANUAL CONSULTA SIAFEM. Maio/2009

Transcrição

1 MANUAL DE CONSULTA SIAFEM Maio/2009

2 CONTROLADORIA-GERAL DO ESTADO DO PIAUÍ Av. Pedro Freitas, s/nº, Bl. C Centro Administrativo, 2º andar. Bairro São Pedro Teresina/PI CEP Fones: (086) /0713 Fax: (086) cge@cge.pi.gob.br Home-page:

3 Elaborado pelos Auditores José Viveiros da Silva Revisão Geral: Maria Milde Miranda Lemos Moema Francia Veloso. Digitação e Formatação: Alfredo Alves de Holanda.

4 GOVERNADOR DO ESTADO DO PIAUÍ José Wellington Barroso de Araújo Dias VICE - GOVERNADOR DO ESTADO Dep. Wilson Nunes Martins CONTROLADORA-GERAL DO ESTADO Maria do Amparo Esmério Silva (Auditor Governamental)

5 APRESENTAÇÃO O presente Manual foi elaborado pela Controladoria-Geral do Estado, com base nos manuais do SIAFEM elaborados pela Secretaria da Fazenda, com o objetivo de propiciar aos integrantes do Sistema do Controle Interno do Poder Executivo Estadual condições técnicas para o exercício das atividades de controle através do Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios SIAFEM. O controle executado através do Sistema apresenta diversas vantagens, tais como: confiabilidade, racionalização e uniformização de procedimentos, visto que os trabalhos serão desenvolvidos com utilização de documentos e dados fornecidos pelo SIAFEM, em conformidade com as orientações deste Manual. A CGE espera com a edição deste Manual, facilitar o trabalho dos Núcleos de Controle de Gestão, tornando suas atividades mais ágeis.

6 SUMÁRIO 1. Introdução Termos e Conceitos mais Utilizados Documentos Operacionais Utilizados no Siafem Módulos do Sistema mais Utilizados pelo Controle Interno Operacionalização Análise de Balancetes Mensais...

7 1. INTRODUÇÃO O Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios SIAFEM é o sistema eletrônico de dados utilizado para o registro contábil dos atos e fatos produzidos no âmbito da Administração Estadual. Para ter acesso ao SIAFEM para consultas o usuário deverá estar cadastrado e habilitado mediante solicitação formal dirigida ao Secretário da Fazenda, anexando a ficha de cadastramento fornecida pela SEFAZ, devidamente preenchida com dados do usuário. A solicitação será feita pelo chefe mediato juntamente com o Ordenador de Despesas ou titular da Pasta. Ambos respondem solidariamente por todos os atos que praticados pelo usuário no SIAFEM. 2. TERMOS E CONCEITOS MAIS UTILIZADOS Órgão - unidade administrativa integrante da Administração Pública Estadual, incluindo os Poderes Legislativo, Judiciário, Executivo, Ministério Público, Autarquias, Fundações, Fundos Estaduais e Empresas Públicas instituídas e mantidas pelo estado do Piauí. Unidade Orçamentária (UO) - cada uma das unidades do órgão, para qual a lei orçamentária consigna dotações orçamentárias específicas de seus programas de trabalho. Unidade Gestora (UG) - unidade incumbida de gerir os recursos orçamentários e financeiros da entidade e fazer a contabilização de todos os seus atos e fatos administrativos, autorizada a emitir documentos através do SIAFEM. Plano Interno (PI) - instrumento de planejamento e de acompanhamento, usado como forma de detalhamento do projeto/atividade. Fonte de Recursos (FR) - identifica a origem dos recursos orçamentários destinados à execução da programação do órgão/ entidade, podendo estes recursos ser de natureza própria ou de terceiros. Programa de Trabalho ou Classificação Funcional Programática - elenco de projetos ou atividades que identificam as ações a serem realizadas pelos órgãos/entidades. É representado por uma estrutura que permite a elaboração e execução orçamentária, bem como o controle e acompanhamento dos planos definidos pela instituição para ser exercido em um determinado período. Sua estrutura, formada por dezessete dígitos tem a seguinte composição:

8 - Função: XX - SubFunção: XXX - Programa: XXXX - Projeto/Atividade: XXXX - Subprojeto/Subatividade: XXXX Programa de Trabalho Resumido (PTRES) - código de seis dígitos que representa a fusão da unidade orçamentária e o projeto/atividade, com seu respectivo programa de trabalho, com vistas a facilitar o cadastramento dos empenhos e as consultas orçamentárias específicas. Sua estrutura, formada por seis dígitos tem a seguinte composição: - UO: XX - Projeto/Atividade: XXXX Inscrição Genérica (IG) - inscrição utilizada quando a Nota de Empenho refere-se a vários credores, composta de um código de nove dígitos criado pela SEFAZ a pedido da UG. Conta Corrente Contábil - nível mais analítico das contas contábeis evidenciadas no plano de contas, tem a finalidade de proporcionar flexibilidade no gerenciamento dos dados desejados como: individualização de credores, devedores, bancos, fontes etc. Conta Contábil - representação de débitos e créditos de uma mesma natureza, reunidos sob um título representativo do valor de um bem, um direito, uma obrigação, uma receita ou uma despesa. Evento - código numérico de seis dígitos utilizado para transformar os atos e fatos administrativos em registros contábeis no SIAFEM. Célula Orçamentária - codificação composta de: PTRES, Fonte, Natureza Despesa, Unidade Gestora Responsável e Plano Interno. Conformidade dos Registros Contábeis - certificação de que os lançamentos e os demonstrativos contábeis foram elaborados, de acordo com a legislação especifica e com base em documento hábil que comprove a operação e retrate a transação efetuada. Conformidade Diária - certificação realizada pelo Gestor do órgão/entidade ou servidor por ele indicado, através da conferência diária dos documentos hábeis comprobatórios utilizados para a entrada de dados no SIAFEM. 3. DOCUMENTOS OPERACIONAIS UTILIZADOS NO SIAFEM

9 Nota de Dotação (ND) - documento que permite o registro da dotação orçamentária inicial e créditos adicionais, antecipação de cota, liberação de cota de regularização e suplementação, para as UG s. Nota de Crédito (NC) - documento que permite o registro das descentralizações de créditos, ou seja, a transferência de créditos orçamentários de uma unidade gestora para outra. Nota de Empenho (NE) - documento que permite registrar a execução do orçamento no momento da reserva do valor da aquisição de um bem ou de um serviço. É a garantia para o credor de que existe crédito orçamentário necessário para a efetivação da transação. Nota de Lançamento (NL) - documento permite o registro dos atos e fatos administrativos, como apropriações/realizações de receitas e despesas, e incorporação de patrimônio. Programação de Desembolso (PD) - documento que permite efetuar a programação de desembolso logo após a liquidação da despesa, possibilitando ao gestor financeiro programar o fluxo de caixa, com base no cronograma de controle de vencimento disponibilizado na programação. Ordem Bancária (OB) - documento utilizado para efetuar o pagamento das obrigações com credores e realizar liberação de recursos para outras unidades orçamentárias. Guia de Recebimento (GR) - documento que permite o registro da arrecadação de receitas próprias, de recolhimento de depósitos de diversas origens e da devolução de OB's. Quando a devolução for parcial, o documento emitido deverá ser a NL. 4. MÓDULOS DO SISTEMA MAIS UTILIZADOS PELO CONTROLE INTERNO 4.1 Subsistema: AUDICON - Auditoria e Controle - dentre suas funções destaca-se a consulta do movimento analítico dos documentos emitidos por uma determinada Unidade Gestora. Estão relacionadas abaixo as principais transações do MÓDULO CONFUG - Conformidade da Unidade: >CONCONFUG - permite a consulta da conformidade da UG. >CONMOVANA - permite a consulta do movimento analítico.

10 >CONMOVSINT - permite a consulta do movimento sintético de todos os documentos e data. >IMPCONFORM - permite imprimir a conformidade diária registrada no sistema. >UGCONFORME - permite registrar a conformidade diária, com restrição ou não. 4.2 Subsistema: CADBASICO - Cadastro Básicos - permite atualizar os cadastros de convênios, acordos, ajustes, auxílios, contribuições, subvenções e credores cadastrados no SIAFEM. Estão relacionadas abaixo as principais transações do MÓDULO CONSULTAS: >CONCREDOR - permite consultar dados do credor desde que se tenha o CPF/CNPJ. >CONMOVCRED - permite consultar qualquer movimentação que tenha sido realizada no cadastro do credor, desde que se tenha o CPF/CNPJ. >CONTRANSF - permite consultar convênio, acordo, ajuste etc, desde que se tenha o número do registro gerado pelo sistema. >LISCREDOR - Lista todos os credores registrados no sistema, permitindo consultar, nome, CPF/CNPJ, banco, agência e c/c. >LISTRANSF - Lista transferências (convênios, ajustes, acordos etc), registrados no sistema. Deve-se informar o código da UG 4.3 Subsistema:CONTAB - Contabilidade - permite realizar consultas contábeis. Estão relacionadas abaixo as principais transações do módulo CONSULTAS: >BALANCETE - permite consultar o balancete da UG por mês, acumulado, por conta contábil (sintético) e conta corrente (analítico). >BALANSINT - permite consultar os balanços: financeiro, patrimonial, variações, orçamentário, demonstração de resultado e demonstração da execução orçamentária, por tipo de administração ou por Unidade. Gestora e gestão >CONDETAUG - permite consultar o balancete detalhado de todas as UG s pertencentes a determinado órgão no mês e até o mês informado. >CONINCONS - permite consultar as contas contábeis inconsistentes que apresentam saldos superiores a 5% do agrupamento da conta classificada como outros, podendo ser detalhada para se obter o valor de cada uma.

11 >CONSALDO - permite consultar as contas com saldos invertidos ou diferentes de zero, das UG s contábeis. >DETACONTA - permite consultar o detalhamento de uma conta contábil em nível de conta corrente. >DIARIO - permite consultar o movimento contábil diário da UG/GESTÃO, de uma determinada data e, ainda, o documento a ser detalhado. >IMPBALANCT - permite imprimir balancetes, com várias combinações como: Órgão/Gestão/Mês, UG/Gestão/Mês, Tipo de Administração/Mês, Mês/Balancete Geral do Estado, e por conta contábil. >LISCONTIR - permite consultar as inconsistências com base nas equações contábeis disponíveis no sistema e que estejam na situação ativa. >LISUGSALDO - permite listar saldo de contas contábeis por mês, detalhando por UG/Gestão e conta corrente. >RAZÃO - permite consultar o razão de uma conta contábil com sua conta corrente, se existir, em um determinado período e, ainda, detalhar. 4.4 Subsistema: EXEFIN - neste subsistema encontram-se todas as funções relacionadas a consultas e atividades de execução financeira da UG. Estão relacionadas abaixo as principais transações do Módulo CONSULTA: >CONCOTA - permite consultar a programação e execução da Cota Financeira por categoria de gasto, UG, gestão, fonte de recursos. >CONGR - permite consultar a Guia de Recebimento, registrada no sistema. >CONMOVBAN - permite consultar o movimento bancário da conta única da UG. >CONMOVBANG - permite consultar o movimento bancário da UG, das contas bancárias tipo U, C ou D, por dia e mês. >CONNL - permite consultar a NL registrada no sistema, devendo-se informar o número gerado. >CONNS - permite a consultar a NS registrada no sistema, devendo-se informar o número gerado. >CONOB - permite consultar a OB registrada no sistema, devendo-se informar o número gerado.

12 >CONPD - permite consultar a PD registrada no sistema, devendo-se informar o número gerado. >CONTABANCO - permite consultar as contas bancárias, informando o número, agência e conta corrente. >LISGR - permite listar todas as GR s emitidas por UG/Gestão e data de emissão. >LISNL - permite listar todas as NL s emitidas por UG/Gestão. >LISNS - permite consultar todas as Notas de Sistemas emitidas pela UG. >LISOB - permite listar todas as OB s emitidas por UG/Gestão e por número, ou data, CNPJ/CPF e só da Conta Unica - CTU, todas as Contas ou da não CTU. >LISPD - permite listar todas as PD s emitidas por UG/Gestão, pagas e não pagas, por tipo de OB s, da CTU, todas as Contas ou da não CTU. >LISRELOB - permite a listar todas as RE s emitidas. >CONRESOB - permite listar a relação de OBs enviadas pelo órgão aos bancos por mês. >CONMOVCT- D - permite consultar movimento de conta não única. >CONMOVCTU - permite consultar movimento da Conta Única. >LISSALC - permite listar saldo da conta C. >LISSALCTU - permite listar saldo da Conta Única. >CONRESOB-D - permite listar RE não única. 4.5 Subsistema: EXEORC - contém as funções relacionadas a consultas e atividades de execução orçamentária. Estão relacionadas abaixo as principais transações do módulo CONSULTAS: >CELULAS - permite consultar a célula da despesa (UO, PT, FR, N/D, UGR e Plano Interno) por mês ou acumulado, e por tipo de demonstração (dotação e crédito antecipado, destaque, provisão, execução da despesa). >CONNC - permite consultar a Nota de Crédito - NC registrada no sistema, devendose informar o número gerado. >CONND - permite consultar a Nota de Dotação - ND registrada no sistema, devendose informar o número gerado.

13 >CONNE - permite consultar a Nota de Empenho - NE registrada no sistema, devendo-se informar o número gerado. >CONORC - permite consultar detalhadamente o orçamento no mês ou acumulado dos demonstrativos dos créditos autorizados, da despesa autorizada (destaque ou provisão), da execução da despesa e de restos a pagar por: UGE, UGR, projeto ou atividade, subprojeto ou atividade, modalidade, categoria de gasto, sub-órgão, UO, fonte e plano interno. >CONSULTORC - permite consultar a execução orçamentária por mês dos créditos autorizados, por: dotação, movimentação executado, detalhado, indisponível, demonstração do programado e de restos a pagar por: UGE, UGR, projeto ou atividade, subprojeto ou atividade, modalidade, categoria de gasto, sub-órgão, UO, fonte e plano interno, natureza da despesa, fonte de recursos e esfera. >LISCELNE - permite ao usuário a listar todas as NE s emitidas por células da despesa, credor e valor. >LISDESCNE - permite listar todas as NE s emitidas com descrição pendente de informação. >LISNC - permite listar todas as Notas de Crédito - NC emitidas por UG/Gestão emitente e favorecido e mês de lançamento. >LISND - permite listar todas as Notas de Dotação - ND emitidas por número ou por data de lançamento. >LISNE - permite listar todas as Notas de Empenho emitidas por: número ou por data de lançamento, ou CNPJ/CPF, fonte ou natureza da despesa, modalidade de licitação. >LISNEMES - lista todas as NE s do mês solicitado. 4.6 Subsistema: RELATÓRIOS - permite acessar vários relatórios dos módulos contábil, financeiro e orçamentário, utilizando a transação >RELATORIOS. 4.7 Subsistema: TABELAS - neste subsistema encontram-se varias informações sobre agencias bancarias, órgão, Unidades Gestoras, Unidades Orçamentárias, eventos, etc. Estão relacionadas abaixo as principais transações: >LISBANCO - permite listar os bancos cadastrados no sistema

14 >LISAGENCIA - permite listar todas as agências bancárias de um de banco, cadastrados no sistema. >LISDOMBAN - permite listar todos os bancos de movimentação de uma UG.. >CONGEST - permite consultar toda gestão cadastrada no sistema. >CONREL - permite consultar relacionamento de órgão/gestão. >LISINSCGEN - permite listar todas as inscrições genéricas (IG) registradas no sistema. >CONCONTA - permite consultar uma conta contábil cadastrada no sistema. >CONMOVCONT - permite consultar o movimento do plano de contas, as alterações efetuadas nas contas contábeis, bem como CPF de quem alterou e a data. >LISCONTA - permite listar o plano de contas. Não é obrigatório o preenchimento dos campos. >CONEVENTO - permite consultar a tabela de eventos, seu detalhamento, histórico e quantidade. >CONMOVCONT - permite consultar as alterações efetuadas nas contas contábeis, bem como o CPF de quem alterou e a data. >LISEVENCON - permite obter, através da conta contábil, todos os eventos que geram lançamentos com a conta. >LISEVENTO - permite listar todos os eventos existentes no sistema. >CONORGÃO - permite consultar dados do órgão. >CONUG - permite consultar dados da Unidade Gestora. >CONUO - permite consultar dados da Unidade Orçamentária. 4.8 Subsistema: TABORCA - Tabelas Orçamentárias. Estão relacionadas abaixo as principais transações do módulo CELPLAN, FONTE, PLANO INTERNO(PI) E SUBFUNÇÃO. >CONCELPLAN - permite listar as células de planejamento do órgão (Plano Interno da Unidade Gestora) >CONFONTE - permite consultar as fontes de recursos do órgão. >CONPI - permite consultar Plano Interno. >CONPT - permite a consulta do Programa de Trabalho.

15 >CONPTRES - permite consultar o programa de trabalho resumido que trata do relacionamento entre Unidade Orçamentária e o Plano de Trabalho. >CONSUBFUNCAO - Permite consultar as sub-funções do órgão. 5. OPERACIONALIZAÇÃO Através do SIAFEM pode-se acompanhar a execução orçamentária, financeira e contábil de cada órgão/entidade da Administração Estadual, bem como obter dados e informações específicos, devidamente atualizados. Abaixo estão listadas as principais informações a serem obtidas através do Sistema, com os respectivos comandos. Para consultar: 1. dados da UG como nome do Gestor e CPF, CNPJ da UG, endereço da UG, Nome do responsável pelo setor financeiro, etc, utilizar o comando >CONUG; 2. o total do orçamento destinado ao órgão por fonte, por elemento de despesa, por programa, etc, utilizar o comando >CONORC e seguir os passos da tela; 3. o credito disponível no orçamento, utilizar o comando >DETACONTA conta contábil ; 4. o saldo da cota de despesa disponível a empenhar, utilizar o comando >DETACONTA conta contábil ; 5. o total de recursos arrecadados pelo órgão: receita própria e convênios - utilizar o comando >DETACONTA conta contábil ; repasses recebidos através da SEFAZ - utilizar o comando >DETACONTA conta contábil as contas correntes pertencentes ao órgão/entidade, com seus respectivos números e agencias, utilizar o comando >LISDOMBAN; 7. os valores registrados na conta corrente (contábil) do órgão, utilizar o comando >TCCONCOR apresenta todas as contas correntes com o respectivo saldo; 8. se o órgão tem receita própria, utilizar o comando >BALANCETE e na conta inicial informar a conta contábil (taxas de poder de policia), (taxas pela prestação de serviços) e (outras taxas); 9. os valores empenhados por natureza de despesa, por fonte, por programa, etc utilizar o comando >CONORC e escolher os itens correspondentes;

16 10. os valores de cotas repassados para o órgão, por data, por numero de OB etc, pode-se adotar dois procedimentos: utilizar o comando >DETACONTA conta contábil , ou emitir o relatório Nota de Lançamento de Cota de Despesa através do comando: >SFNL os pagamentos por credor, utilizar o comando >LISNE e informar o CNPJ da empresa, no caso de pessoa jurídica ou o CPF no caso de pessoa física; 12. a relação de todos os credores do órgão/entidade, utilizar o comando >DETACONTA conta contábil ; 13. o que foi pago por subitem de despesa, utilizar o comando >DETACONTA conta contábil informa o valor de cada OB paga por subitem de despesa; 14. o gasto com as principais despesas de custeio, solicitar no SIAFEM os relatórios de despesas 2 e 4, através das transações: >SFSC101 e >SFSC111, indicando o período desejado e a fonte ( tesouro); 15. as diárias concedidas no período, utilizar o comando >LISNE conta contábil ou 02 ou 03, conforme o caso pessoal civil. No caso de pessoal militar, conta contábil , ou 02 ou 03, conforme o caso; 16. se existem diárias pendentes de baixa, utilizar o comando >DETACONTA conta contábil ; 17. os Suprimentos de Fundos concedidos pelo órgão, pode-se adotar dois procedimentos: utilizar o comando >SFSALCON para emitir o relatório, ou informar as rubricas , , ou as Nes de Suprimento de Fundos pendentes de baixa, utilizar o comando >DETACONTA conta contábil ; 19. dados do Suprimento de Fundos, como nº da NE de concessão, da OB do pagamento, da NL, da data da baixa, etc. utilizar o comando >DETACONTA conta contábil ; 20. os programas de governo do órgão utilizar o comando >CONPI, o valor orçado para cada programa, utilizar o comando >CONORC, itens 01 e 08, e o valor gasto em cada programa, utilizar o comando > CONORC, itens 04 e 08.

17 21. valores retidos e não repassados de IRRF ao Governo do Estado, utilizar o comando >DETACONTA conta contábil IRPF de terceiros PF/PJ ou IRRF de servidores. Caso a conta apresente saldo, proceder seu detalhamento a fim de verificar a existência de valores não recolhidos nos prazos estabelecidos para que sejam adotadas as devidas providências; 22. valores retidos e não repassados de ISS à Prefeituras, utilizar o comando >DETACONTA conta contábil ISS a Recolher, opção 1 (detalhada). Caso a conta apresente saldo, proceder seu detalhamento a fim de verificar a existência de valores não recolhidos nos prazos estabelecidos para que sejam adotadas as devidas providências; 23. valores retidos e não repassados de INSS, utilizar o comando >DETACONTA conta contábil (INSS de servidores) (INSS PF/PJ).. Caso a conta apresente saldo, proceder seu detalhamento a fim de verificar a existência de valores não recolhidos nos prazos estabelecidos para que sejam adotadas as devidas providências; 24. se o órgão esta empenhando e repassando os 20% referente ao INSS parte do empregador (serviços de terceiros pessoa física) utilizar o comando >LISNE e no campo natureza da despesa informar a rubrica: ou utilizar o comando >DETACONTA conta contábil Obs: Se existir empenhos na rubrica e não existir NE na rubrica é porque o órgão não está repassando a parte patronal do INSS; 25. se há Despesas de Exercícios Anteriores pendentes de pagamento, utilizar o comando >LISNE conta contábil Despesas de Exercícios Anteriores. Para verificar quais dessas despesas já foram pagas, utilizar o comando >SFUG000 (relatório SEFAZ- Orçamentário); 26. Restos a Pagar não processados, utilizar o comando >DETACONTA conta contábil para obter a relação dos credores do órgão. 27. Restos a Pagar processados, utilizar o comando >DETACONTA conta contábil para obter a relação dos credores do órgão. 28. Restos a Pagar processados de exercicios anteriores, utilizar o comando >DETACONTA conta contábil para obter a relação dos credores do órgão.

18 29. se existe material de consumo pendente de baixa, utilizar o comando >DETACONTA conta contábil se os convênios de receita firmados pelo órgão estão sendo registrados no SIAFEM, utilizar o comando: >LISTRANSF. 31. os itens de um determinado elemento de despesa, utilizar o comando >LISCONTA e informar o numero do elemento de despesa (ex: lista todos os itens existentes no elemento material de consumo); 32. o detalhamento de um evento, utilizar o comando >CONEVENTO e informar o numero do evento; 33. se a classificação da despesa está sendo efetuada corretamente e no item adequado, utilizar o comando >CONINCONS. Obs: Caso o montante das despesas empenhadas no item outros ultrapasse a 5% das despesas empenhadas no respectivo elemento de despesa, adotar providências visando a devida regularização; 34. o detalhamento de uma NE, utilizar o comando >CONNE, informar o nº da NE. Obs: este procedimento vale para detalhar todos os outros documentos de saída do SIAFEM > CONNL, OB, GR, ND,...) 35. a listagem das NE s emitas, utilizar o comando >LISNE e informar o período desejado. 36. consultar um credor do órgão, utilizar >LISCREDOR. Obs1: este procedimento vale para listar todos os outros documentos de saída do SIAFEM > LISNL, OB, GR, ND.. Obs2: o comando >LISNE permite verificar todas as NEs emitidas por credor, por data, por elemento de despesa, por modalidade de licitação e por fonte 37. a existência de saldos nas contas transitórias: (FGTS, PASEP, IAPEP parte empregador), (valores pagos pela UG 90003) e (outros valores em trânsito) utilizar o comando >DETACONTA e informar o número da respectiva. Obs: Caso existam valores registrados em alguma dessas contas, solicitar ao setor financeiro a sua respectiva regularização. 6. ANÁLISE DE BALANCETES MENSAIS

19 6.1 - INTRODUÇÃO O balancete é a peça contábil que demonstra os saldos anteriores e atuais e os movimentos devedores e credores de cada conta existente na tabela do plano de contas. O levantamento do balancete mensal permite ao órgão/entidade verificar o movimento e os saldos de cada conta contábil, com finalidade de conferir e analisar os registros realizados diariamente. A lei de Responsabilidade Fiscal passou a exigir, a partir de maio de 2000, a publicação bimestral de informações de cada ente da federação que devem ser extraídas dos seus registros contábeis. A verificação mensal desses registros, por meio do balancete conferido e analisado, possibilita a divulgação de dados com uma melhor qualidade. Nos sistema SIAFEM, o balancete pode ser consultado por UG/ Gestão de forma analítica ou sintética e por Órgão/Gestão, somente de forma sintética. (Fonte: João Fortes, Contabilidade Pública pg.331 a 338). 6.2 ANÁLISE DO BALANCETE A analise do balancete deve ser efetuada periodicamente, independente do encerramento do mês, objetivando-se a eliminação dos problemas no momento em que eles ocorrem, evitando-se, desta forma, o acúmulo de tarefas no final de cada mês. A análise do balancete poderá ser efetuada utilizando-se três métodos, a saber, conforme o caso: VIRTUAL COMPARATIVO COMPOSIÇÃO DE SALDOS MÉTODO VIRTUAL A análise pelo método virtual consiste na comparação de saldos de contas, como por exemplo, as que devem apresentar os mesmos saldos, as de contas que apresentam saldos elevados classificados como Outros ou Diversos, dos valores registrados em contas que não são compatíveis com as atividades do órgão/entidade, as contas representativas do Compensado, as contas transitórias e as de saldo invertido. Contas que apresentam os mesmos saldos - consiste na comparação das contas que apresentam, em qualquer data, saldos iguais. Esta verificação pode ser feita através da transação > LISCONTIR.

20 Contas que apresentam saldos elevados em Outros ou Diversos - consiste na verificação das contas classificadas como Outros ou Diversos para identificar valores que ultrapassam mais de 5% total do grupo a que pertence a conta. Esta verificação pode ser feita através da transação >CONINCONS. Veja pelo exemplo a seguir como seria essa verificação: CONTA SALDO % MATERIAL DE CONSUMO Combustíveis e Lubrificantes Combustíveis e Lub. de Aviação Gêneros da Alimentação Material de Expediente Outros Materiais de Consumo 1.000,00 100,00 120,00 80,00 50,00 650,00 100% 10% 12% 8% 5% 65% Como se vê, o valor classificado como Outros Materiais de Consumo representa 65% do total dos materiais adquiridos, inviabilizando, dessa forma, o conhecimento detalhado, por item de despesa. Contas incompatíveis com as atividades do órgão/entidade - consiste na verificação virtual dos saldos apresentados no balancete, com o objetivo de identificar alguma conta que não é compatível com as atividades do órgão. Contas representativas do Compensado - as contas do ativo e passivo compensado devem manter igualdade de seus saldos, tendo em vista que são contas de controle de atos administrativos, não podendo, portanto, modificar o valor do PATRIMÔNIO. Abaixo estão relacionadas as principais contas que devem manter essa igualdade: Ativo = Pasivo

21 Contas transitórias - existem contas no SIAFEM que servem exclusivamente para controle, ou seja, são contas consideradas de natureza transitória. A existência de saldo nestas contas não indica, necessariamente, uma falha ou erro. Os seus valores devem ser o quanto antes contabilizados nas contas contábeis adequadas e não transitórias. São exemplo de contas transitórias as contas do grupo Outros valores em transito, Despesas a regularizar, Outras contas pendentes. Além das contas citadas, existem outras contas que, embora não sejam transitórias, os seus saldos merecem uma análise mais aprofundada uma vez que há necessidade de dar baixa dos valores registrados. A seguir, apresentamos as contas mais utilizadas: 1. Contas , e Pagamentos efetuados pela UG 90003, referentes a empenhos emitidos pelo órgão e pagas pela UG Setorial Financeira ; 2. Conta FGTS, PASEP, INSS e IAPEP empregador, todas referentes a empenhos emitidos pelo órgão e pagas pela UG Setorial Financeira ; 3. Conta Diárias pendentes de baixa; 4. Conta Suprimento de Fundos pendente de baixa; 5. Conta Material de Consumo apresenta o valor do material de consumo registrado em estoque que deve ser baixado conforme a sua utilização e informação do setor de almoxarifado. Contas com saldos invertidos - consiste na identificação de contas que apresentam saldos invertidos. No SIAFEM, na transação >BALANCETE, é possível verificar somente as contas que apresentam saldo diferente do seu sinal, ou seja, uma conta de natureza devedora apresentando saldo credor ou uma conta de natureza credora apresentando saldo devedor. Quando ocorrerem essas situações deverá ser procedida a análise da conta por meio da sua movimentação, através da transação >DETACONTA, identificando os documentos que deram origem aos valores identificados. Obs.: Algumas vezes essa situação pode não representar erro e sim a demonstração da real situação da Unidade Gestora. Por exemplo, a conta Receita a Realizar com saldo invertido (saldo credor), poderá estar demonstrando que a unidade conseguiu superar as suas

22 expectativas de arrecadação, demonstrando, assim, um excesso de arrecadação e não um erro ou omissão de lançamento MÉTODO COMPARATIVO A utilização deste método consiste em se fazer a comparação entre os saldos contábeis e os controles físicos. Como exemplo, podemos citar as seguintes comparações: CONTROLE CONTÁBIL CAIXA BANCOS APLICAÇÕES FINANCEIRAS ESTOQUES INVESTIMENTOS BENS MÓVEIS BENS IMÓVEIS EMPRÉSTIMOS CONCETIDOS DIVIDA ATIVA OPERAÇÕES DE CRÉDITO CONTROLE FÍSICO Movimento. Diário do Caixa Extratos Bancários Extratos Bancários RELATÓRIOS MENSAIS CONT. DE INVESTIMENTOS RELATÓRIOS MENSAIS RELATÓRIOS MENSAIS PLANILHA DE CONTROLE RELATÓRIO MENSAL PLANILHA DE CONTROLE MÉTODO DE COMPOSIÇÃO DE SALDO Esse controle consiste em se fazer um levantamento da movimentação da conta, com o objetivo de verificar se o saldo apresentado na contabilidade está compatível com a documentação de registro. No levantamento do saldo da conta (composição) podemos utilizar uma ficha de composição de conta, conforme modelo abaixo: FICHA DE COMPOSIÇÃO DE CONTAS CONTA: NOME: DATA: DOCUMENTO ESPECIFICAÇÃO VALOR TIPO DATA NÚMERO

23 Essas fichas deverão arquivadas em pasta para controle e acompanhamento na próxima análise do balancete. A periodicidade da análise pode ser semanal, quinzenal ou mensal, dependendo da definição estabelecida pela Unidade Gestora e de acordo com a disponibilidade dos analistas. É bom lembrar que quanto menor for o período entre cada análise realizada, menor será a quantidade de ocorrências para regularização.