PENSANDO NA RELAÇÃO ENTRE A GESTÃO POR PROCESSOS E A UNIFICAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS

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1 PENSANDO NA RELAÇÃO ENTRE A GESTÃO POR PROCESSOS E A UNIFICAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS 1. INTRODUÇÃO Hermínia Maria Firmeza Bráulio Mestre em Administração Pós-Graduada em Direito Notarial e Registral Tabeliã de Protestos de Campestre/MG Recentemente tem-se identificado, entre os tabeliães e oficiais de registro, uma preocupação crescente com questões administrativas. Essa preocupação tem se revelado pela tentativa, ainda que tímida, de se unificarem procedimentos; em que pese à autonomia que lhes é conferida por textos legislativos. A constituição federal, no seu art. 236, definiu que os serviços notariais e de registro possuem natureza pública, embora sejam, desde então, prestados por delegatários, que mantém relação de direito privado com o estado. Tendo disposto desta forma o legislador constitucional gerou um serviço com caráter híbrido, senão vejamos: os serviços notariais e registrais são públicos, prestados por pessoas físicas que mantém relação peculiar com o delegante, in casu, o Estado. Alem de inovar desta forma, o constituinte registrou sua vontade no que se referia à responsabilidade do prestador do serviço público, merecendo destaque as disposições contidas nos artigos 1º e 28 da lei de 18 de novembro de 1994, nos quais o legislador atribui responsabilidades, de caráter administrativo e técnico, em contra partida à independência conferida aos titulares dos serviços em questão. É de conhecimento público que a responsabilidade é proporcional à liberdade, portanto, é de saber geral que quanto maior liberdade se tem, maior é a responsabilidade que dela decorre! 2. CONSIDERAÇÕES DE NATUREZA TERMINOLÓGICA E ADMINISTRATIVA Antes de dar inicio a análise proposta pelo título do presente artigo, é importante fazer breve recordação acerca do significado de alguns termos ora relevantes. Assim sendo, vejamos os termos: administração, estratégia, gestão e processo. No dicionário de nosso idioma pátrio, de autoria de Aurélio Buarque de Holanda Ferreira (1987, p ), encontram-se as seguintes definições: administração é um [...] conjunto de princípios, normas e funções que têm por fim ordenar os fatores de produção e controlar a sua produtividade e eficiência, para se obter determinado resultado; estratégia é a [...] arte de aplicar os meios disponíveis com vista à consecução de objetivos específicos ou simplesmente de explorar condições favoráveis ; gestão, que deriva de gerir, conforme ensina o autor, é ter gerência sobre ou dirigir ; processo é: Ato de proceder [...] sucessão de estados ou de mudanças [...] maneira pela qual se realiza uma operação, segundo determinadas normas, métodos, técnicas. Relevante parece, ainda, invocar o ensinamento de Aurélio Buarque de Holanda Ferreira (1987, p ), que esclarece que procedimento equivale a processo ou método. Adentrando em questões administrativas é necessário que se registre que a abordagem da administração como ciência, teve início simultaneamente ao século

2 XX. Foi seu defensor, na sociedade americana, Frederick Winslow Taylor, que desenvolvia um estudo profundo sobre a produção. Chegava ao ponto de dizer, já naquela época, conforme revela Idalberto Chiavenato (1983, p. 40), que: [...] a organização e a administração devem ser estudadas e tratadas cientificamente e não empiricamente. Embora a estratégia tenha sido usada no passado para controlar os empregados, atualmente tem ocupado lugar de destaque nas reuniões de diretoria das mais diferentes organizações, conforme ensinam Thompson Jr. e Strickland III (2000, p. 1) afirmando que a estratégia: [...] consiste do conjunto de mudanças competitivas e abordagens comerciais que gerentes executam para atingir o melhor desempenho [...]. Destacam também que estratégia pode ser entendida como sendo: [...] o planejamento do jogo de gerência para reforçar a posição da organização no mercado, [...]. Diante dos resultados apresentados pela pesquisa recente, empreendida pela ANOREG-BR sob a assessoria técnica da Data Folha, que teve por objeto os serviços notariais e registrais, tornam-se relevantes os ensinamentos de Irineu Gianesi e Henrique Corrêa (1994, p. 130). Ao fazerem distinção entre serviços explícitos e implícitos criam o que poderia ser chamado de pacote de serviços. Ensinam que enquanto os serviços explícitos são a razão dos serviços, os implícitos são seus acessórios, e que enquanto os serviços explícitos são percebidos pelos sentidos, os implícitos, nem sempre percebidos de imediato pelo cliente, dependem de uma carga emocional. Registre-se a relevância da percepção dos usuários dos serviços notariais e de registro. Além de prestar o serviço de qualidade é necessário descobrir se seu destinatário percebe ou não essa qualidade! É relevante que o tabelião e o oficial de registro saibam que, conforme destacam Irineu Gianesi e Henrique Corrêa (1994, p. 32): [...] os serviços são experiências que o cliente vivencia [...].(grifo nosso) 3. CONSIDERAÇÕES DE NATUREZA TERMINOLÓGICA E JURÍDICA A primeira anotação devida se refere à alteração terminológica advinda do texto constitucional de 1988, a saber: Os serviços notariais e de registro são exercidos [...] (Brasil, 1988, grifos nossos), da mesma forma ocorrendo com os seus respectivos parágrafos. Também no art. 32 dos Atos das Disposições Constitucionais Transitórias, o legislador reforça o abandono do termo cartório ao utilizar mais uma vez os termos notários e registradores. Ao meu sentir, no entanto, o termo cartório deve persistir para se referir ao local onde tais serviços, notariais e registrais, são prestados. Ainda em breve abordagem de natureza terminológica, vale tomar emprestado os ensinamentos técnicos do renomado estudioso De Plácido e Silva (1994, p. 456) para salientar que: Derivado do latim processus, de procedere, embora por sua derivação se apresente em sentido equivalente a procedimento, pois que exprime, também, ação de proceder ou ação de prosseguir, na linguagem jurídica outra é, sua significação, em distinção a procedimento. Em sentido amplo, significa o conjunto de princípios e de regras jurídicas, instituído para que se administre a justiça. Em conceito estrito, exprime o conjunto de atos que devem ser executados, na ordem preestabelecida, para que se investigue e se solucione a pretensão submetida à tutela jurídica, [...] (grifos nossos)

3 Adentrando em aspectos técnicos, vale invocar os ensinamentos de Miguel Reale (1985, p ), para quem um bom estudo científico se faz através da subdivisão da ciência em partes bem discriminadas. Destaca que a tradicional divisão da ciência jurídica, em direito público e privado, surgiu no Direito Romano, que utilizava como critério a utilidade pública ou particular de determinada norma de conduta, para conferir-lhe nominação específica. No que se refere aos princípios gerais de direito aplicáveis ao exercício da atividade notarial e de registro, é possível identificá-los no art. 37 da constituição federal. Em sede infraconstitucional destacam-se princípios contidos nos artigos iniciais das leis 8.935/94, 6.015/73 e 9.492/97. Destaquem-se como aplicáveis os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, eficiência, publicidade e eficácia. Diante das regras que atingem o Direito Notarial e de Registro verifica-se que é devido afastar qualquer dúvida que atrapalhe o entendimento de que nos cartórios são prestados serviços que visam a garantir: publicidade, autenticidade, segurança e eficácia de atos jurídicos; conforme dispõem as legislações pertinentes 4. ASPECTOS RELEVANTES DOS PROCESSOS E PROCEDIMENTOS Tendo sido definido processo no idioma pátrio, e destacado seu conceito no mundo jurídico, passa-se à definição técnica do termo, nas ciências da Administração e do Direito. Tadeu Cruz (2003, p. 61) ensina que processo na ciência da administração é: [...] um conjunto de elementos que possam guiar-nos com certeza entre o início do trabalho e seu final, de forma a começarmos e terminarmos sem desvios o que temos que fazer, alcançando nossa meta ou objetivo. No campo jurídico, tomando-se emprestado ensinamento de Leandro Silva Raimundo (2002, p. 2-3) que invoca as lições de Cândido Rangel Dinamarco, para reafirmar que: processo é uma série de atos interligados e coordenados ao objetivo de produzir a tutela jurisdicional justa, a serem realizados no exercício de poderes ou faculdades ou em cumprimento a deveres ou ônus. O mesmo autor, para distinguir processo de procedimento, destaca o entendimento de Alexandre Freitas Câmara, nos seguintes termos: "o processo é uma entidade complexa, de que o procedimento é um dos elementos formadores". E, segundo o autor em citação, o [...] procedimento revela o processo, é seu aspecto exterior. A legislação pertinente às atividades notariais e registrais deve delinear quais são os processos notariais e de registro. O art. 3º da Lei 9.492/97 que dispõe acerca dos atos privativos do Tabelião do Protesto de Títulos e lhe atribui competências para a execução dos processos de protocolização, intimação, recebimento do pagamento do título, lavratura e registro do protesto, dentre outros, inclusive fornecer certidões. Já a Lei 6.015/73, que se aplica aos diversos tipos de registros, estipula no seu art. 3º até qual será o procedimento adotado, vez que determina que a escrituração deverá ser efetuada em livros encadernados e de acordo com modelo pré-fixado na própria lei.

4 Há, ainda, algumas atividades que são comuns a todos os tabeliães e oficiais de registros, a exemplo das certificações que expedem em decorrência do conhecimento específico de que dispõem sobre algum fato específico. Tal fato, em Minas Gerais, se revela pela disposição legal; embora as atividades privativas estejam separadas por especialidade nas tabelas do anexo à Lei Estadual nº /2004, para fins de fixação de emolumentos, há uma tabela comum, que tomou o número 8. Nela se encontram fixados os emolumentos pertinentes aos atos comuns a todos os notários e registradores. Em que pesem as similaridades técnicas, o ato da emissão de certidão, já que comum a todos, pode seguir procedimentos distintos, conforme o recurso humano disponível e as ferramentas tecnológicas adotadas na prestação do serviço, sob exemplo. Com a adoção de técnicas administrativas em consonância com os processos estabelecidos previamente pelo legislador federal, tabeliães e oficiais de registros podem estrategicamente, através da gestão por processos, afastar o rótulo da má qualidade com que os chamados serviços públicos ainda estão marcados para alguns, mesmo que o resultado da pesquisa recente aponte em direção inversa. Nesse sentido vale destacar a emissão imediata de certidões, prática adotada em um grande número de tabelionatos e cartórios de registro em todo o estado. 5. CONCLUSÃO É necessário, em um primeiro momento, ter em mente a clara distinção entre processo e procedimentos e, sobretudo, a consciência de que o processo deve estar estabelecido pela norma, enquanto que o procedimento pode variar em decorrência da liberdade responsável conferida pelo legislador aos artífices diretos do Direito notarial e de registro. Em decorrência da autonomia e da independência de que gozam os titulares, características que se lançam sobre a administração de notários e registradores percebe-se a impossibilidade de uma unificação de procedimentos imposta. A gestão por processos é instrumento de melhoria de qualidade e respeito ao processo, e pode ser também instrumento para a unificação de procedimentos dentre alguns titulares, desde que se faça por livre e espontânea manifestação de vontade de adesão. A adoção de um procedimento deve se curvar sempre à geração da segurança jurídica, característica peculiar aos atos praticados por notários e registradores. Sendo a segurança jurídica característica inerente ao serviço público em destaque, deve ser almejada tanto pelo responsável pelo serviço, seja ele tabelião ou oficial de registro, como também pelo respectivo usuário; devendo ainda despertar interesse de terceiros a essa relação, por seu caráter eminentemente público. Portanto, no que se refere à unificação dos processos, essa já se manifesta, via de regra, através dos textos legislativos, uma vez que por característica própria ao Direito Público, qualquer ato privativo de tabeliães e oficiais de registro a ser praticado já deve se encontrar previsto em lei, lato sensu.

5 Exemplo prático de norma processual é a estrutura adotada pelo legislador da lei de 10 de setembro de 2007 que discorre sobre o processo do protesto extrajudicial de títulos de crédito e de documentos de dívida. Entendido isso, verifica-se quão complexo é o tema da unificação de procedimentos, em que pese haja presunção legal acerca da unificação dos processos. 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil, de 5 de outubro de Diário Oficial da União, Brasília, 5 out CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 3. ed. São Paulo: McGraw-Hill, CRUZ, Tadeu. Sistemas, Métodos & Processos Administrando Organizações por meio de Processos de Negócios. São Paulo: Atlas, FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo Dicionário da Língua Portuguesa. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, GIANESI, Irineu G; Corrêa, Henrique Luiz. Administração estratégica e de serviços operações para a satisfação do cliente. São Paulo: Atlas, MINAS GERAIS. Corregedoria Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais. Compêndio de Leis e Normas. Belo Horizonte, RAIMUNDO, Leandro Silva. Dos pressupostos processuais e das condições da ação no processo civil. Disponível in Em 05/12/2009. REALE, Miguel. Lições preliminares de direito. 12. ed. São Paulo: Saraiva, SILVA, De Plácido e. Vocabulário jurídico. 4. ed. Rio de Janeiro: Forense, 1994, v. I a IV. THOMPSON JR, Arthur A.; STRICKLAND III, A. J. Planejamento estratégico - elaboração, implementação e execução. São Paulo: Pioneira