INSTRUÇÕES PARA FATURAMENTO PORTO SEGURO

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1 INSTRUÇÕES PARA FATURAMENTO PORTO SEGURO Orientações válidas apenas para faturamento de Notas fiscais de oficinas, decorrentes de Sinistros de Automóveis de clientes ou terceiros, de responsabilidade da Porto Seguro e cujos valores foram autorizados pela Cia. Não utilizar para outras Seguradoras ou marcas da. Informações gerais: - Não serão recepcionadas Notas Fiscais fisicamente (papel) nas dependências da Porto Seguro, seja por correio ou pessoalmente. Todas as notas fiscais deverão ser cadastradas através do site https://www.websoma.com.br na Aba de Notas Fiscais. Veja nas páginas a seguir como obter acesso ao sistema e quais são as únicas exceções e como agir em relação à elas. - Sempre arquivar as Notas Fiscais fisicamente na oficina, até que sejam solicitados pela Seguradora; - Se antes de ler este comunicado, você já havia encaminhado a Nota Fiscal (papel) e ela ainda não foi paga, obtenha acesso ao WEBSOMA e através dele consulte a ferramenta de Extrato de Pagamentos que lhe mostrará se o pagamento já foi programado. Caso ainda não esteja programado, lance a Nota Fiscal no WEBSOMA (digitalize a NF no Scanner ou tire uma Foto legível). A programação será realizada imediatamente. - A oficina deverá faturar para o CNPJ da Porto Seguro disponível na mesma cidade. Caso não saiba o CNPJ, acesse o site: Caso não exista um escritório da Porto Seguro em sua cidade, utilize o CNPJ do mesmo Estado (UF), caso não exista no mesmo estado, utilize o CNPJ da matriz (Capital SP); - As notas fiscais deverão ser faturadas somente após a Liberação dos reparos, assinatura do termo de quitação pelo cliente e entrega do veículo. O termo resguarda a oficina e cliente sobre qualidade dos reparos; - Os valores (mão de obra, peças e Franquia) estão sujeitos a alterações no decorrer do processo devido revisões no orçamento ou solicitação de alterações de benefícios feitas pelo Cliente, para este último somente em caso de referenciadas. Portanto, na mesma data em que definir por emitir as Notas Fiscais confira a Guia de orçamento mais recente disponível no site do WEBSOMA. Se sua NF possuir divergências em relação ao Orçamento, não será possível o cadastro desta no WEBSOMA, impossibilitando o pagamento; - Em casos onde há mais de uma oficina envolvida no reparo, se atentar ao valor da SUA oficina, conforme as divisões de orçamento; - As Notas Fiscais devem ser emitidas com o CNPJ da própria oficina, não é permitido utilizar NFs de outras oficinas. Portanto, fature pelo CNPJ que autorizamos o serviço e que esteja vinculado a Vistoria. Não serão aceitas notas fiscais de filiais; Não cadastrar no WEBSOMA notas fiscais de série D1, pois são notas exclusivamente para pessoa física (venda balcão), da mesma forma, não cadastrar RPS (Recibo Provisório de Serviços). Não aceitaremos notas fiscais de peças que estejam em formulário destinado ao de mão de obra e vice-versa; EXCEÇÕES: Todos os pagamentos serão realizados através do WEBSOMA, exceto: 1- Pagamento de serviço de Higienização ou serviços em veículos de Indenização integral: Em casos de Higienização cobertos pela clausula contratada do segurado ou serviços de Indenização Integral, que foram previamente autorizados (Ex. desmontagem e montagem do motor), enviar um com a nota fiscal em anexo para: Nos casos de Higienização, as notas serão tratadas em 15 dias. Para Indenização Integral, o pagamento ocorrerá após a indenização do cliente (média 30 dias). 2- Pagamento de serviço em Acessório/Blindagem: Se você realizou um serviço de blindagem ou reparou um acessório, como o baú ou carroceria, as notas fiscais e o termo de quitação deverão ser enviados por para As notas serão tratadas no prazo de 15 dias. 3- Pagamento de Franquia dos sinistros de órgão público: A nota fiscal da exclusivamente da FRANQUIA deverá ser enviada por para Prazo de 15 dias para pagto. Em todos os casos, colocar no assunto do o sinistro e o motivo, por exemplo, Higienização

2 VEJA COMO OBTER PERMISSÃO DE ACESSO AO SITE WEBSOMA PARA PAGAMENTO: Caso você ainda não tenha a senha de acesso ao WEBSOMA ou precise atualizar os dados cadastrais da Oficina ou dos usuários, acesse o link abaixo: / sinistroporto.com.br/ CadastroOficina/ Aguarde confirmação do cadastro/atualização através de um (prazo de 3 dias úteis). Caso sua oficina já utilize o websoma para outras necessidades (ex. consulta de valores), mas nunca o tenha utilizado para cadastrar Notas fiscais, faça a atualização do acesso normalmente no link acima, para que possamos revisar os acessos e incluir novos usuários se necessário. ATENÇÃO: Se você Já tem acesso ao antigo Portal de Negócios da Porto Seguro continue utilizando até que você seja notificado. O Portal de Negócios passará a mostrar uma mensagem informando que você deverá utilizar o WEBSOMA, quando isso ocorrer pare de utilizar o Portal para cadastro de Notas e leia o manual que segue abaixo. Obs. Somente a funcionalidade de cadastro de Notas Fiscais será desligada do Portal de Negócios. As demais funcionalidades (Ex. marcação de vistoria, tarefas, etc) continuarão ativas, as quais serão transferidas para o WEBSOMA no decorrer de IMPORTANTE: Para não sobrecarregar os canais de atendimento, pedimos não entrar em contato nos telefones da corporação com objetivo de solicitar a liberação de acesso ao WEBSOMA. Apenas solicite o cadastro rapidamente e aguarde o retorno que deverá ocorrer em até 3 dias úteis. MANUAL PARA LANÇAMENTO DE NOTAS FISCAIS PORTO SEGURO VIA WEBSOMA Como acessar o WEBSOMA: Após o seu cadastro, será enviado um de confirmação: - Acesse o site: https://www.websoma.com.br - Digite o CPF no campo indicado; - Clique no botão "Primeiro Acesso?". - Será enviado um com o link para alterar sua senha inicial, que deverá conter oito dígitos sendo seis letras e dois números no final. - Caso esqueça sua senha, acesse o site e clique em Esqueceu a senha?. Como incluir Notas Fiscais no WEBSOMA: Antes de iniciar, se certifique que você está cadastrando notas emitidas no mesmo mês, exemplo, emitida em Abril/15 devem ser cadastradas em Abril/15. É importante que as notas sejam cadastradas no mês de sua emissão, pois caso contrário, pode acarretar em multas por conta da retenção de ISS, tanto para Seguradora como para a oficina. Agora vamos ao passo-a-passo: 1 - Acesse o site WEBSOMA e selecione o menu Consulta ; 2 - Realize a busca do processo, podendo utilizar o número do sinistro, placa, etc; 3 Certifique-se de que a Vistoria está na Situação Devolvida Seguradora, do contrário não será permitido cadastrar as Notas Fiscais. Se já estiver devolvida, selecione o ícone visualizar;

3 4 - Certifique-se de que o processo esteja na situação Liberado, do contrário não será permitido cadastrar as Notas Fiscais; 5- Vá até a aba notas fiscais. Atenção: Se o Sinistro não estiver liberado esta aba não ficará visível; 6 - Confirme os valores liberados para a sua oficina, antes de emitir as Notas Fiscais. Depois disso, digitalize o Termo de quitação e as Notas Fiscais, isso pode ser feito com Scanner ou Fotografia legível. Quando houver mais de uma oficina envolvida no reparo, se atente ao valor da SUA oficina, para isso, consulte as Divisões de orçamento na Aba Orçamento. Nunca fature com valor maior; 7 - Inclua o arquivo digitalizado referente ao termo de quitação; 8 Identifique o Passo 1 na tela e inicie a inclusão dos dados da NF, tais como numero, valores, etc. ; 9 No Passo 2 da tela, clique no Botão e Anexe a imagem digitalizada da nota fiscal. Mas fique atento, pois o sistema só permite incluir imagens nos formatos: JPG; PNG ou BMP e que tenham tamanho inferior a 900KB. Atenção: O sistema não aceita arquivos PDF. O saldo será reduzido conforme as NF são incluídas no WebSOMA ou caso já existam outros pagamentos realizados Fora do WebSOMA para o mesmo sinistro (Ex. Notas entregues na Seguradora ou pagas pelo Portal antigo) Clique no Botão PROCURAR, e selecione a(s) imagens (podem ser scanneadas ou foto legivel) da nota fiscal que está salva(s) em seu computador. 11 Após selecionar os arquivos clique em ABRIR e aguarde aparecer no Passo 2 a confirmação de carregamento das imagens no sistema. Atenção: Os arquivos não podem ultrapassar 900 KB, se ultrapassar não aparecerá a confirmação de carregamento(símbolo: );

4 12 Somente após inserir as imagens vá para o passo 3 da tela, clique em Salvar dados da NF. Ao fazer isso abrirá o RIC (Registro de Informações Cadastrais), o preenchimento é obrigatório, mas caso não tenha todas as informações ou queira realizar o cadastro em outro momento, selecione as opções mostradas na imagem abaixo e salve. O formulário irá aparecer nos próximos lançamentos; 13 - Nesse momento o sistema mostrará os dados da nota que você acabou de incluir, certifique-se de que está tudo correto. Após a finalização, não serão possíveis alterações; 14 Após a inclusão de TODAS as notas fiscais, finalize o processo no Passo 4. Este passo é fundamental, pois é o responsável pela programação do pagamento; Atenção: Antes de finalizar, tenha certeza de que os dados da sua oficina (CONTA CORRENTE, RAZÃO SOCIAL) já foram cadastrados e estão atualizados com a equipe de GESTÃO DE OFICINAS, do contrário o pagamento poderá ter problemas. Para isso acesse o link: / sinistroporto.com.br/ CadastroOfic ina/ Caso saiba que está atualizado, siga em frente e clique em FINALIZAR Se achar necessário, gere o protocolo que confirma a inclusão da nota fiscal; 16 Ao clicar em Finalizar Processo, o sistema iniciará a fase de transmissão das Notas para seguradora. Confirme se o status foi alterado ( Em transmissão para Análise Concluída ), isso garante que a seguradora recebeu seu documento e Emitiu a Ordem de Pagamento; 17 Caso não tenha ocorrido nenhuma critica a nota ficará com Status Análise Concluída e você já poderá consultar a data de programação do pagamento no menu Extrato de Pagamento ;

5 18 No caso de crítica, clique em Com crítica para identificar qual é o problema: VEJA COMO PROCEDER SE A NOTA FISCAL FICAR COM STATUS COM CRÍTICA : Se a nota Fiscal cadastrada está Com crítica significa que existem divergências que impossibilitam o pagamento. Observe as orientações para cada crítica: - Cadastro da oficina: Faltam dados no cadastro da oficina para permitir o pagamento (Conta corrente, razão, destino de pagamento, quantidade de dias para pagamento). A oficina deverá solicitar atualização de todos os seus dados cadastrais através do Aguardar confirmação da atualização dos dados que será informada através de um em até 3 dias úteis, depois proceder conforme o passo 19 (ver abaixo). - Número de Nota Fiscal incorreto: Se já foi utilizado em outro Sinistro não pode ser aplicado, é necessário emissão de nova nota fiscal para cada sinistro executado. - Sinistro com Apólice em Emissão: Não pode ser liberado antes da emissão da apólice, portanto confirme o número do sinistro. - Sinistro de Indenização integral: Não pode ser pago através do WEBSOMA. Havendo serviços autorizados enviar um com a nota fiscal em anexo para: - Sinistro Encerrado: Trata-se de processo encerrado na Cia. Confirme o numero do processo ou fale na área de atendimento. - Sinistro não liberado: O sinistro pode não estar liberado dentro da Seguradora. Entrar em contato com a área de Atendimento. - Placa incorreta: A placa do veículo no SOMA não corresponde ao existente no sistema da seguradora. Entrar em contato com a área de Atendimento. - Sinistro de Roubo ou Furto: Confirme o numero do processo ou fale na área de atendimento. 19 Para críticas que possam ser tratadas pela seguradora, após a confirmação das correções, de cadastros ou ajustes na seguradora, sempre será necessário que você clique em "Desbloquear" e depois em Finalizar Processo novamente. Isso vai reenviar a solicitação para pagamento: 20 Caso seja necessário alguma alteração nos dados da nota fiscal, basta clicar no lápis". Se não houver necessidade de alterações, clique em Finalizar Processo novamente:

6 Contatos: Para garantir o atendimento correto, identifique o tipo de problema e entre em contato de acordo com os canais abaixo: 1. Problemas Gerais Exemplo: Não consigo inserir as Notas fiscais mesmo após ler este manual acima; Há problemas com valores incorretos; Ocorreu alguma crítica no sistema que orienta falar no atendimento; Não consigo localizar o processo; Lancei os dados incorretamente e preciso cancelar o pagamento: Chat: => Clique em Aviso de Sinistro=> Seguro de Automóvel => Chat Online; Tel.: (11) demais localidades Cadastro Exemplo: Não tenho acesso ao sistema websoma; troquei meu CNPJ Solicite cadastro dos dados da oficina através do link: / sinistroporto.com.br/ CadastroOficina/ Aguarde confirmação do cadastro através de um (prazo 3 dias úteis). 3. Atualização dos Cadastrais da Oficina Exemplo: A conta corrente da oficina está desatualizada, a razão social está incorreta Solicite a atualização dos dados da oficina através do O retorno acontecerá em 3 dias úteis. Aguarde confirmação do cadastro através de um (prazo 3 dias úteis). Tratando-se de critica após confirmação da atualização, execute novamente o passo 19 para revalidar a Nota Fiscal.

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