EDITAL Nº 30, DE 03 DE AGOSTO DE

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1 EDITAL Nº 30, DE 03 DE AGOSTO DE 2017 O Diretor-geral do do Instituto Federal do Rio Grande do Sul (IFRS), por intermédio da Coordenação de Extensão, no uso de suas atribuições legais, torna público o presente edital de Apoio aos Estudantes para Apresentação de Trabalhos de Extensão em Eventos, nos termos deste edital e da Instrução Normativa PROEX/IFRS nº 01, de 06 de outubro de DO OBJETO 1.1 O presente edital visa ao incentivo e ao apoio da participação de estudantes do do IFRS, vinculados obrigatoriamente aos programas/projetos de extensão em andamento ou concluídos, na apresentação de trabalhos em eventos, como forma de contribuir para a difusão dos conhecimentos produzidos no âmbito das comunidades de abrangência do IFRS Os programas/projetos de extensão aludidos no item 1.1 devem, necessariamente, estar cadastrados no sistema informatizado adotado pelo IFRS e recomendados pela Comissão de Gerenciamento de Ações de Extensão (CGAE). 2. DA PARTICIPAÇÃO 2.1 Poderá solicitar auxílio, para apresentação de trabalhos de extensão em eventos, o estudante que atender aos requisitos abaixo especificados: I - estar regularmente matriculado em um dos cursos do IFRS; II - possuir frequência mínima, prevista legalmente, nos componentes curriculares em que estiver matriculado; III - participar ou ter participado, no ano vigente ou no ano anterior, de programa/projeto de extensão no âmbito do IFRS, na condição de bolsista ou voluntário; IV - ser o autor ou estar entre os autores do trabalho de extensão a ser apresentado no evento; e, V - estar acompanhado por um responsável, durante seu deslocamento e participação no

2 evento, se for menor de 18 anos. 2.2 Os estudantes menores de 18 anos, que pretendam participar de evento no país ou exterior, deverão observar a legislação específica que trata sobre os documentos necessários para seu deslocamento e permanência no local do evento. 3. DOS RECURSOS, ITENS FINANCIÁVEIS E FORMA DE PAGAMENTO 3.1 O presente edital prevê a disponibilidade de recursos da matriz orçamentária do campus até o limite de R$ 4000,00 (quatro mil reais) O quantitativo estará condicionado aos créditos destinados e reservados na matriz orçamentária do. Dessa forma, os recursos orçamentários disponibilizados neste edital poderão ser inferiores ao citado no item 3.1, caso haja cortes na matriz orçamentária do Campus; ou, ainda, inexistentes, em caso de ausência de recursos financeiros. 3.2 Os itens financiáveis são: despesas com locomoção, tais como passagens aéreas e terrestres, serviços de transporte individual de passageiro, taxas de inscrição, despesas com hospedagem, despesas com alimentação (exceto bebidas alcoólicas). 3.3 Os itens financiáveis para Apoio à Apresentação de Trabalhos de Extensão em Eventos correspondem aos valores fixados, conforme o local de realização do evento, e o pagamento será por meio de depósito na conta do estudante, preferencialmente em data anterior ao evento, porém estará condicionado à disponibilidade de recursos financeiros no Campus, podendo ocorrer em data posterior ao evento. 4. DOS VALORES PARA O AUXÍLIO FINANCEIRO No Exterior Países sul-americanos: até R$ 2.400,00 (Dois mil e quatrocentos reais); Demais países: até R$ 2.400,00 (Dois mil e quatrocentos reais); No Brasil:

3 Região Norte e Nordeste: até R$ 2.400,00 (Dois mil e quatrocentos reais); Região Centro-Oeste e Sudeste: até R$ 1.200,00 (Mil e duzentos reais); Região Sul (Santa Catarina e Paraná): até R$ 1000,00 (Mil reais). Região Sul (Rio Grande do Sul): até R$ 1000,00 (Mil reais); 5. DA SOLICITAÇÃO DO AUXÍLIO 5.1 A solicitação do auxílio deverá ser realizada pelo estudante em até 30 (trinta) dias antes do início de evento. 5.2 Caberá ao estudante entregar, no Setor de Extensão, os seguintes documentos: I - Formulário de solicitação de auxílio à apresentação de trabalho de extensão em evento (Anexo I), devidamente preenchido e assinado; II - Cópia física do resumo do trabalho, que deve conter título, autores, instituição e apoio financeiro, se houver; III - Cópia física da carta de aceite do trabalho ou documento equivalente; e, IV - Carta assinada pelo coordenador do programa/projeto de extensão, ao qual o estudante está vinculado, informando estar ciente da participação do estudante no evento, conforme modelo (Anexo II); V - Comprovante de matrícula e atestado de frequência; VI - Cópia do cartão do banco, contendo informações do número da agência e conta corrente, vinculado ao nome e CPF do estudante que solicita auxílio, e; VII - Autorização dos pais ou representante legal do estudante, para estudantes menores de 18 anos (Anexo III) O estudante menor de 18 anos deverá indicar, obrigatoriamente e no momento da solicitação do auxílio, 01(um) responsável que o acompanhará durante o seu deslocamento e participação no evento Caso a carta de aceite do trabalho ou documento equivalente, aludidos no item 5.2 deste Edital, não esteja disponível no ato da solicitação do auxílio, a aprovação da concessão do recurso estará condicionada à entrega deste documento em até 15 dias antes do início do evento.

4 5.2.3 Caso o projeto de extensão já esteja finalizado e o coordenador tenha sido removido/redistribuído/exonerado do IFRS, assumirá a responsabilidade aludida no inciso IV, do item 5.2, a CGAE do Campus. 6. DA ANÁLISE E DO DEFERIMENTO 6.1 As solicitações de auxílio à apresentação de trabalhos de extensão em eventos serão analisadas pela CGAE do campus, com o devido registro do resultado em ata A Coordenação de Extensão encaminhará ao solicitante a resposta relativa ao pedido de auxílio à apresentação de trabalho de extensão em evento após a deliberação da CGAE do Campus. 7. LIMITAÇÃO DO NÚMERO DE SOLICITAÇÕES 7.1 O auxílio financeiro limita-se a um evento por ano, por estudante, observando-se os recursos financeiros disponibilizados pelo campus. 7.2 Em caso de haver mais de 01 (um) autor do trabalho inscrito no evento, a instituição apoiará a participação de apenas 01 (um) solicitante. 7.3 Cada trabalho poderá ser submetido uma única vez. 8. DOS CRITÉRIOS DE ANÁLISE DA SOLICITAÇÃO 8.1 As solicitações serão analisadas pela Comissão de Gerenciamento de Ações de Extensão (CGAE) do, que se manifestará sobre os seguintes critérios: Atendimento pleno aos itens 5 e 7 deste Edital; 8.2 A aprovação da solicitação estará condicionada à disponibilidade de recursos financeiros.

5 8.3 Para fins de classificação, caso o número de pedidos ultrapasse a disponibilidade de recursos financeiros em determinado período, a CGAE utilizará os seguintes critérios: Extensão; a ordem: Será priorizada a solicitação cujo evento possuir maior caráter extensionista; Será priorizada a solicitação cujo trabalho estiver mais de acordo com o Projeto de Será priorizada a solicitação cuja forma de apresentação do trabalho estiver conforme 1º) Apresentação oral de artigo completo; 2 ) Apresentação oral de resumo; 3º) Apresentação de pôster. 9. DA PRESTAÇÃO DE CONTAS E DEVOLUÇÃO 9.1 A prestação de contas deverá ser apresentada na Coordenação de Extensão em até 15 (quinze) dias após o último dia do evento, por meio de entrega dos seguintes documentos: I - Versão impressa do relatório de prestação de contas (Anexo IV), devidamente preenchido e assinado; II - Comprovantes originais das despesas realizadas em razão da participação no evento; III - Cópia física do comprovante de apresentação de trabalho de extensão no evento, contendo o nome do estudante; IV - Cópia física de GRU com respectivo comprovante de pagamento, para os casos de haver necessidade de devolução de recurso. 9.2 A comprovação das despesas, aludidas no item 9.1, deverá ser efetuada por documentos fiscais hábeis, entendidos como: I - Notas ou cupons fiscais; II - Bilhete de passagem rodoviária e/ou aérea; III - Guia de Recolhimento da União (GRU); e, IV - Recolhimento para Ente Público, desde que comprovado por documento timbrado com a identificação da Instituição e que contenha assinatura do recebedor.

6 9.2.1 Os documentos comprobatórios de despesas não podem apresentar rasuras Os documentos deverão ser emitidos em nome do estudante, em datas correspondentes ao período de deslocamento e participação no evento, exceto para despesas com inscrição Cada documento fiscal apresentado deverá conter as despesas discriminadas. 9.3 A devolução dos recursos pelo estudante deverá ocorrer: I - Parcialmente, quando o somatório das despesas realizadas for inferior ao recurso depositado na sua conta corrente; II - Integralmente, quando: a) o estudante não participar do evento para o qual teve o auxílio concedido, ou: b) o estudante não apresentar a prestação de contas no prazo estabelecido nesta Instrução Normativa. 9.4 Na devolução parcial, o estudante deverá restituir ao campus o valor não utilizado do recurso, através de Guia de Recolhimento da União (GRU), dentro do prazo previsto para a prestação de contas Caberá ao estudante solicitar a emissão da GRU à Direção de Administração e Planejamento do campus, para fins de devolução do recurso de que este item. 9.5 Na devolução integral, quando o somatório das despesas realizadas for inferior ao recurso depositado na sua conta corrente, o estudante deverá restituir ao campus o valor total depositado, através de GRU, no prazo máximo de 5 (cinco) dias após a data inicial do evento Caberá ao estudante solicitar a emissão de GRU à Direção de Administração e Planejamento do campus, para fins de devolução do recurso de que trata este item. 9.6 Na devolução integral, quando o estudante não apresentar a prestação de contas no prazo estabelecido, o estudante deverá restituir ao Campus o valor total depositado em sua conta corrente, através de GRU.

7 9.6.1 Caberá ao Setor de Extensão solicitar à Direção de Administração e Planejamento do campus a emissão de GRU, para fins de devolução do recurso de que trata este item, e encaminhar ao estudante para pagamento. 9.7 Cabe à CGAE do campus analisar e emitir parecer sobre a prestação de contas em até 45 (quarenta e cinco) dias, através de formulário específico (Anexo V), com o devido registro da análise em ata. 9.8 Caberá ao Coordenador de Extensão informar ao servidor o resultado da análise da prestação de contas. 9.9 Em caso de necessidade de adequações apontadas pela CGAE, o solicitante terá um prazo de 10 (dez) dias para sanar as pendências da prestação de contas A prestação de contas será reavaliada pela CGAE, podendo ser encaminhado para novas adequações por mais uma única vez Caberá ao estudante, caso não sejam atendidas as readequações solicitadas pela CGAE na segunda e última avaliação da prestação de contas, a devolução ao erário, através de GRU, dos valores não aprovados O estudante que não regularizar suas pendências dentro do ano civil em que o auxílio foi concedido estará impossibilitado de ser contemplado em quaisquer editais geridos pela Instituição, sem prejuízo da aplicação de outras sanções cabíveis. 10. DA VIGÊNCIA 10.1 Este edital estará disponível para solicitação de auxílio até

8 11. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS 11.1 O estudante contemplado com auxílio previsto neste Edital deverá, na apresentação de seu trabalho, fazer referência ao auxílio financeiro recebido do IFRS O estudante poderá, a qualquer momento, requerer o cancelamento de sua solicitação, enviando com sua justificativa para a Coordenação de Extensão, a qual encaminhará à CGAE Os casos omissos deverão ser resolvidos pela CGAE e em última instância pela Direção-geral do campus. Eduardo Angonesi Predebon Diretor-geral IFRS (a via original encontra-se assinada)

9 ANEXO I FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE AUXÍLIO À APRESENTAÇÃO DE TRABALHOS DE EXTENSÃO EM EVENTOS 1. Modalidade de participação no evento Apresentação oral Apresentação de pôster Apresentação cultural 2. Dados de identificação do estudante Oficina Minicurso Outros. Especifique: Nome Curso Matrícula Endereço completo Telefones Fixo ( ) Celular ( ) Campus Carteira de Identidade CPF Banco Agência Conta Corrente 3. Dados de identificação do responsável acompanhante - para estudantes menores de 18 anos Nome CPF Telefones Fixo ( ) Celular ( ) 4. Dados do trabalho de extensão a ser apresentado no evento Título do trabalho Autor(es) Título do programa/projeto de extensão Coordenador do programa/projeto de extensão Nome do evento Local do evento Período do evento / / a / / Órgão promotor do evento Declaro que estou ciente das normas do Programa de auxílio à apresentação de trabalhos de extensão em eventos. 5. Assinaturas Estudante Responsável acompanhante do estudante menor de 18 anos 6. Para uso do Setor de Extensão Coordenador do programa/projeto de extensão Recebido em: / / NOME: ASS:

10 ANEXO II Carta de ciência do coordenador do programa/projeto de extensão, de de. De: (Nome do coordenador do programa/projeto de extensão) Ao Diretor/Coordenador de Extensão Senhor(a) Diretor(a)/Coordenador(a), Eu,, coordenador(a) do ( ) programa de extensão ( ) projeto de extensão intitulado, devidamente cadastrado no IFRS Campus e recomendado pela Comissão de Gerenciamento de Ações de Extensão (CGAE), declaro que estou ciente que o estudante pleiteia participar do evento, que se realizará no período de / / a / / na cidade de com carga horária de horas. Atenciosamente, (NOME DO COORDENADOR DO PROGRAMA/PROJETO DE EXTENSÃO E ASSINATURA)

11 ANEXO III Termo de autorização de pais ou responsável legal para estudante menor de 18 anos Eu, Carteira de Identidade nº, CPF nº.. -, responsável legal, na qualidade de ( )pai, ( )mãe ou ( )tutor do(a) menor, nascido (a) em / /, estudante do IFRS Campus, AUTORIZO o mesmo a participar do evento, a ser realizado na cidade de, de / / a / /, com saída prevista às : horas do dia / / e retorno previsto para às : horas do dia / /, a ser acompanhado, durante o deslocamento e participação no evento, por. Por este mesmo instrumento, isento o IFRS de responsabilidade sobre a participação do(a) menor no referido evento. (Ano), de de. (Local) (Dia) (Mês) (Nome do pai, mãe ou responsável legal e assinatura)

12 ANEXO IV Orientações para organização do processo físico quanto à solicitação de auxílio Formulário de avaliação da prestação de contas Orientações para organização do processo físico quanto à solicitação de auxílio Caberá ao Setor de Extensão do campus organizar processo físico com registro no Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP), para cada solicitação de auxílio realizada por estudante do campus, e anexar os seguintes documentos quanto à prestação de contas: 1.ENTREGA DA SOLICITAÇÃO DE AUXÍLIO: -formulário de solicitação de auxílio à apresentação de trabalho de extensão em evento (Anexo I), devidamente preenchido e assinado; - cópia física do resumo do trabalho, que deve conter título, autores, instituição e apoio financeiro, se houver; - cópia física da carta de aceite do trabalho ou documento equivalente; -carta assinada pelo coordenador do programa/projeto de extensão, ao qual o estudante está vinculado, informando estar ciente da participação do estudante no evento, conforme modelo (Anexo II); - comprovante de matrícula e atestado de frequência; -cópia do cartão do Banco, contendo informações do número da agência e conta corrente, vinculado ao nome e CPF do estudante que solicita auxílio; e,autorização dos pais ou representante legal do estudante, para estudantes menores de 18 anos (Anexo III). 2. ANÁLISE DA SOLICITAÇÃO DO AUXÍLIO: -cópia da ata da reunião da Comissão de Gerenciamento de Ações de Extensão (CGAE) da unidade, contendo o resultado da análise da solicitação do auxílio.

13 3. CONCESSÃO DO AUXÍLIO: - memorando encaminhado pelo Diretor/Coordenador de Extensão ao Diretor de Administração e Planejamento com a discriminação do valor a ser depositado na conta do estudante. 4.PRESTAÇÃO DE CONTAS: - versão impressa do relatório de prestação de contas (Anexo V), devidamente preenchido e assinado; - comprovantes originais das despesas realizadas em razão da participação no evento; - cópia física do comprovante de apresentação de trabalho de extensão no evento contendo o nome do estudante; -cópia física de GRU com respectivo comprovante de pagamento, para o caso previsto no inciso I do Art. 25 da Instrução Normativa PROEX/IFRS nº 01, de 06 de outubro de formulário de avaliação do relatório de prestação de contas (Anexo VI); e, -cópia(s) da(s) ata(s) da reunião da CGAE contendo o resultado da(s) análise(s) da prestação de contas. Documentos complementares poderão ser adicionados ao processo físico, observada a pertinência dos mesmos.

14 1. Dados de identificação do estudante Nome Curso Endereço completo ANEXO V Relatório de prestação de contas Matrícula Telefones Fixo ( ) Celular ( ) Campus 2. Dados do trabalho de extensão, local e data do evento Título do Trabalho Autor(es) Título do programa/projeto de extensão Coordenador do programa/projeto de extensão Nome do Evento Local do Evento Período do Evento / / a / / Órgão Promotor do Evento 3. Resultados obtidos com a participação no evento

15 4. DESCRIÇÃO RESUMIDA DOS GASTOS (ANEXAR OS COMPROVANTES) DOCUMENTO FISCAL NOME DO ESTABELECIMENTO FINALIDADE DA DESPESA VALOR 5. Assinatura (Nome do estudante e assinatura) SOMA DAS DESPESAS 6. Aprovação da prestação de contas do estudante (Nome do coordenador do programa/projeto de extensão e assinatura) 7. Para uso do Setor de Extensão Recebido em: / / Nome: Assinatura:

16 ANEXO VI 1. Dados de identificação do estudante, trabalho e valor do auxílio Nome Título do trabalho Local do evento Valor do auxílio concedido R$ Valor do auxílio devolvido por GRU R$ Valor do auxílio utilizado pelo estudante R$ Valor aprovado pela CGAE R$ Valor a ser devolvido através de GRU R$ 2. Condições para aprovação da prestação de contas Documentos e prazos SIM NÃO N/A* O estudante entregou a prestação de contas no prazo de 15 dias após o último dia do evento? O estudante entregou a versão impressa do relatório de prestação de contas (Anexo IV), devidamente preenchido e assinado? O estudante entregou os comprovantes originais das despesas realizadas em razão da participação no evento? O estudante entregou cópia física do comprovante de apresentação de trabalho de extensão no evento contendo o seu nome? O estudante entregou cópia física de GRU com respectivo comprovante de pagamento, para o caso previsto no inciso I do Art. 25 da IN 08/2015? * Não se aplica 3. Prestação de contas: ( ) Aprovada; ( ) Reprovada; ( ) Necessita adequações. 4. Observações da Comissão de Avaliação e Gestão de Ações de Extensão (CGAE)

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