SAP BusinessObjects Disclosure Management Reduce the time, risk and cost of regulatory disclosures Susana Vital Fernandes Departamento de Soluções da

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1 SAP BusinessObjects Disclosure Management Reduce the time, risk and cost of regulatory disclosures Susana Vital Fernandes Departamento de Soluções da SAP Portugal Janeiro de 2011

2 Agenda Introdução Introdução e Posicionamento do portfolio SAP Business Objects Clientes que beneficiam do SAP BusinessObjects Disclosure Management SAP BusinessObjects Disclosure Management e os problemas que endereça SAP BusinessObjects Disclosure Management overview o Rapidez e flexibilidade o Colaboração o Compliance e controle Resumo 2

3 Business Analytics Solutions from SAP Run Smarter Analytic Applications Enterprise Performance Management Strategy Management Planning, Budgeting, and Forecasting Profitability and Cost Management Consolidation By Industry By LoB Financial Services Public Sector and Healthcare Manufacturing Consumer Products Retail and Telco Utilities and more. Service, Sales, and Marketing Procurement Supply Chain Finance Sustainability IT, HR, and more Governance, Risk, and Compliance Enterprise GRC Access Risk Management Global Trade Services Continuous Transaction Monitoring Disclosure Management Enterprise Information Management Business Intelligence Reporting and Analysis Dashboards and Visualization Data Services Master Data Management Data Exploration Mobile Event Processing Content Management Information Governance BI Platform Data Warehousing High-performance Analytic Solutions Enterprise Data Warehousing Data Mart Solutions 3

4 Clientes e Referencias 4

5 A preparar o Relatório Anual Sábado de manhã antes de apresentar o Relatório Anual É anual, Trimestral ou Mensal? 5

6 O desafio das Publicações Financeiras e Estatutárias: Falta automatismos, Visibilidade e Controle Recolha de dados dispersos é consumidora de tempo e não acrescenta valor Dados dispersos ao longo de diversos sistemas fonte Informação Legal contida em folhas excel Tarefas manuais de cut-and-paste para conteúdos narrativos Manipulação de dados aumenta custos Workflow via reduz a visibilidade dos status Instancias múltiplas de documentos e versões Aprovações e audits são processos pesados de gerir Publicações descentralizadas aumentam o risco Cut-and-pastes manuais sobre diferentes formatos Adaptações de última hora causam inconsistências 6

7 Accelerating the Last Mile of Finance Reduces Costs Ferramentas que podem ajudar a coordenar as demonstrações financeiras, relatórios regulamentares e as actividades de report aos accionistas num único produto central proporcionando um ambiente colaborativo para todas as partes que contribuem pode reduzir os custos do processo até 30%. Gartner Research Financial Statement Production Solutions Increase Market Penetration John E. Van Decker November

8 O que é XBRL? extensible Business Reporting Language A procura global por consistência nas publicações. Revoluciona a comunicação e divulgação de informação financeira e de negócios Padroniza o conteúdo de informações financeiras para a consistência na divulgação Conteúdo padronizado de informações financeiras para a consistência nas divulgação Torna a informação financeira mais fácil de pesquisar, comparar e analisar Taxonomias XBRL para identificar a informação Um conjunto de standards, em formato electrónico - o equivalente a "bar-coding" Define itens de dados individuais em relatórios de negócios e como elas se interrelacionam Taxonomias pode ser estendido a indústrias ou por empresas individuais O Compliance é obrigatório pelos órgãos reguladores, bolsas de valores e bancos centrais U.S. Securities, Exchange Commission (SEC), UK Tax Authority, etc. Taxonomias são definidos por jurisdição 8

9 Agenda SAP BusinessObjects Disclosure Management and the problem it solves Clientes que beneficiam do SAP BusinessObjects Disclosure Management SAP BusinessObjects Disclosure Management overview Rapidez e flexibilidade Colaboração Compliance e controle Resumo 9

10 SAP BusinessObjects Disclosure Management GEA Group GEA is very excited about the release of SAP BusinessObjects Disclosure Management as part of EPM 10.0, said Dr. Hans-Jörg Harth, head of Group Reporting, GEA Group Aktiengesellschaft. We were able to introduce the solution into our business in a very short timeframe thanks to its highly intuitive user experience, which required little upfront training. Our team is now able to collaborate and work in parallel on the creation of our financial statements with full confidence that we are always working with the current version, complete with a full audit trail. As a result, we have been able to realize significant time savings during the final publication and formatting of our regulatory reports. 10

11 Agenda SAP BusinessObjects Disclosure Management and the problem it solves Clientes que beneficiam do SAP BusinessObjects Disclosure Management SAP BusinessObjects Disclosure Management overview Rapidez e flexibilidade Colaboração Compliance e controle Resumo 11

12 SAP BusinessObjects Disclosure Management Reduzir o tempo, o risco e custo das divulgações regulamentadas Rapidez e Flexibilidade Acelerar a geração de declarações e outras publicações Integrar os dados para uma visão única em toda a organização Optimizar o fecho desde a fonte até à publicação Colaboração Atribuir a responsabilidade da publicação a equipas distribuídas Automatizar o fluxo de integração e de dados Desenhado para ser usado por profissionais financeiros Compliance e controle Produção interna de demonstrações financeiras confiáveis Suportar múltiplas demonstrações financeiras e declarações legais Permitir a criação de XBRL baseado em declarações Permitir a criação de declarações baseadas em XBRL 12

13 Rapidez e Flexibilidade Automate disclosure processes to accelerate the last mile of finance Acelera a geração de demonstrações financeiras e não financeiras, enquanto reduz os custos de compliance e apresentação de informação Integrar dados de várias fontes para uma visão abrangente e confiável da organização Optimizar todo o processo de fecho financeiro end-to-end, desde a fonte às publicações em formato digital 13

14 Rapidez e Flexibilidade Acelera a criação das declarações financeiras Reutilização de relatórios e estruturas de publicação Modelos de template para as declarações comuns de divulgação financeira (10K, 10Q) Declarações são compostos de componentes, incluindo capítulos e subcapítulos Componentes podem ser reutilizados em múltiplas outras declarações Versões de declarações O editor verifica um componente declaração para criação de conteúdo Updates são verificados com uma nova versão e comentários Alterações de conteúdo da versão anterior estão destacados para fácil identificação Permite reversão (o roll-back) para a versão prévia da declaração 14

15 Rapidez e Flexibilidade Integrar os dados para uma visão única de toda a organização Consolida dados heterogéneos de múltiplos SAP e fontes Não-SAP Consolidação de dados e notas Transacções financeiras de ERP Business intelligence Spreadsheets Uma fonte de dados para todas as declarações e publicações Repositório de dados central é a fonte de todas as declarações Cada declaração pode conter dados de várias fontes Reutilização de dados em várias declarações Integridade dos dados através da integração Permite actualização dos sistemas de origem Dinamicamente os dados são actualizados nas declarações 15

16 Rapidez e Flexibilidade Optimizar o fecho desde a fonte até à divulgação digital Last mile of finance Last step of the Accounting and Financial Close end-to-end process Manages the production, filing and publication of financial statements and reports. Seamless integration across SAP and non-sap systems Entity close data from General Ledger systems Corporate close data from consolidation systems Disclosure notes Business intelligence and data warehouses Spreadsheets Manual entries 16

17 Colaboração Permitir workflows, comunicação e colaboração e aprovações ao longo da organização Atribuir a responsabilidade dos processos de divulgação para equipas distribuídas pelas unidades de negócio Automatizar a integração e o fluxo de dados para reduzir redundâncias, processos manuais e erros Desenhado para financeiros, para utilização fácil e intuitiva 17

18 Colaboração Atribuir a responsabilidade de divulgação a equipas dispersas Workflow distribuído Entre equipas e indivíduos Ao longo de diferentes níveis hierárquicos e organizações Tarefas baseadas em roles Tarefas workflow, indicadores de status e próximos passos Alterações de Gestão e Aprovações Separação de funções entre quem edita o conteúdo, e quem aprova o conteúdo Audit trails baseados em workflow, versões e comentários às alterações de documentos 18

19 Colaboração Automatizar a integração e o fluxo de dados Uma fonte dados uma versão da verdade Sistemas de origem são mapeados para um repositório central; actualizações garantem que os dados permanece actuais Worksheets e reports refrescados no repositório central de informação Reutilização da Informação Capítulos individuais e subcapítulos são reutilizáveis Tabelas e valores individuais podem alimentar múltiplos documentos Alterações em valores e cálculos podem causar alterações em palavras (ex. aumento para diminuição ) 19

20 Colaboração Desenhado para utilização por profissionais financeiros Ease of use Simplicidade de Utilização web-based interface Simplicidade na criação e ligação de reporting financeiro e respeitantes capítulos Overview de tarefas e tempos de execução Ícones de status para acompanhar o progresso da produção das diferentes declarações, bem como o status de aprovação Não é necessária a intervenção dos departamentos de sistemas de informação Ambiente Familiar Utilização do Microsoft Office, que é a ferramenta mais conhecida dentro dos departamentos financeiros Versões de documentos captam todas as alterações 20

21 Compliance e Controle Publicações auditáveis, demonstrações financeiras e legais confiáveis Reduz os riscos e erros de publicação Suporta múltiplos tipos de relatórios legais e financeiros e um grande de formatos de publicação. Permite que os utilizadores financeiros criem declarações baseadas em XBRL sem terem conhecimentos técnicos de XBRL 21

22 Compliance e Controle Produção interna de confiança das demonstrações financeiras Suporta roles diversos Administrador Funcionais para edição e aprovação Gere as autorizações e os acessos aos dados Versões e traceabilidade de todas as alterações e aprovações de sistema Cria um audit trail das tarefas efectuadas e das versões criadas durante o processo de criação das declarações Aprovações são geridas ao nível da componente bem como ao nível das declarações. 22

23 Compliance e Controle Suporta múltiplas declarações financeiras internas e legais Suporta múltiplos tipos de declarações financeiras e legais Relatórios Financeiros(e.g. 10K, 10Q) Agencias reguladoras e outras (e.g. SEC, HMRC, E-Bilanz, CAS) Accounting standards (e.g. IFRS, US GAAP, UK GAAP) Impostos Sustentabilidade Publication-ready output formats Microsoft Office, incluindo Word, Excel, PowerPoint Adobe PDF HTML XBRL / ixbrl 23

24 Compliance e Controle Enable creation of XBRL-based statements XBRL engine Integrated into the disclosure management process to leverage the same source data Allows financial professionals to manage mapping and tagging using drag-and-drop XBRL taxonomies Supports any taxonomy in use today Enables financial users to execute tagging using drag-and-drop and business rules Allows financial users to extend existing taxonomies to provide additional detail to investors XBRL instance documents Creation of instance documents by the application Validation and preview prior to filing 24

25 Agenda SAP BusinessObjects Disclosure Management and the problem it solves Clientes que beneficiam do SAP BusinessObjects Disclosure Management SAP BusinessObjects Disclosure Management overview Rapidez e flexibilidade Colaboração Compliance e controle Resumo e Proposta de Valor 25

26 SAP BusinessObjects Disclosure Management Reduz tempo, risco e custos das publicações periódicas Funcionalidades Chave Proposta de Valor Rapidez e flexibilidade Reduz o Tempo de produção Acelera a geração de disclosures Acelera a recolha de informação de gestão ao longo de toda a empresa para apoiar as diferentes publicações Integração dos dados para uma visão única em toda a organização Optimizar o fecho desde a fonte até ao formato digital de disclosures Colaboração Reduz custos Atribui a responsabilidade da publicação a equipas dispersas Simplifica e automatiza a recolha, validação e aprovações com um interface visual fácil de usar Automatiza a integração e o fluxo de dados Desenhado para apropriação dos profissionais da área financeira Compliance e Controle Produção interna e de confiança de demonstrações financeiras Suporta múltiplas demonstrações financeiras e de regulamentação Diminui o Risco Permite a produção e publicação confiável, completa e auditáveis de demonstrações financeiras e de regulamentação Permitir a criação de declarações baseadas em XBRL 26

27 Para mais Informação See SAP.com for: Solution briefs Disclosure management Financial consolidation and reporting Demos Disclosure management The Financial Close - Optimizing Performance and Driving Financial Excellence Solution in detail Enterprise-wide financial control Financial consolidation and reporting White paper The Financial Close - Optimizing Performance and Driving Financial Excellence 27

28 For More Information about Achieving Financial Excellence with SAP Visit the Financial Excellence Executive Overview pages on the SAP website for thought leadership papers, solution briefs, demos and customer stories: You can also follow us on: /financial-excellence 28

29 Obrigada! Contact information: Susana Vital Fernandes Departamento de Soluções

30 Appendix

31 Agenda Financial Excellence XBRL detail Architecture 31

32 SAP Solutions for Finance SAP s SOLUTIONS FOR FINANCE Achieve Financial Excellence with SAP Software Manage Enterprise Risk and Compliance REGULATORY COMPLIANCE & EFFECTIVE RISK MANAGEMENT Accounting and Financial Close Treasury and Financial Risk Management OUTPERFORM STAKEHOLDERS FINANCIAL EXPECTATIONS Manage Financial Performance Shared Service for Financials SUPERIOR SERVICE AT REDUCED COST SAP s comprehensive portfolio of applications and end-to-end processes help you achieve Financial Excellence Strong cash flow and liquidity Compliant and accurate financial reporting Maximized profitability Reduced cost of finance Receivables Management Invoice to Pay Travel Management 32

33 SAP s Acquisition of cundus, AG Assets In December 2010, SAP announced and closed its acquisition of disclosure management solutions from cundus AG Sample Joint Customers SAP and cundus cundus AG Headquartered in Duisburg, Germany, with subsidiaries in Switzerland and the UK A certified SAP partner which provides BI and EPM consulting services and related software solutions SAP has acquired: cundus Financial Statement Factory now SAP BusinessObjects Disclosure Management cundus informationcollector now SAP BusinessObjects Notes Management Solutions are 100% complementary to SAP s existing EPM and ERP solutions, and are already in use by a number of SAP s customers 33

34 Collaborative Disclosure Management in the Accounting and Financial Close End-to-End Process Financial Accounting As part of the enterprise performance management (EPM) solutions, the new collaborative disclosure management solutions complete the end-to-end accounting and financial close process Financial Close Governance General Ledger Entity Close Corporate Close Reporting and Disclosure Reporting and Analysis Entity Close Management Sub-Ledgers Intercompany Reconciliation Consolidation Notes Management Disclosure Management Internal Controls Master Data Governance for Financials 34

35 Agenda Financial Excellence XBRL detail Architecture 35

36 U.S. SEC Mandates XBRL Filings Mandate for public companies operating in the U.S. to file their financial reports using XBRL Approved Dec 17th, 2008 Timetable Largest 500 filers (over $5 billion in revenue) for fiscal periods ending on or after June 15th, 2009 All other large accelerated filers in 2010 All remaining companies in

37 HMRC and Inline XBRL (ixbrl) UK companies will be required to send their Company Tax Return online using ixbrl Presents XBRL data in a human readable form, either on screen or in printed output Enables author s branding and layout to be maintained, while enabling the system recognises the embedded XBRL tags Timetable Legislation in effect as of 1 January 2010 Effective for returns delivered on or after 1 April 2011 For accounting periods ending on or after 1 April

38 E-Bilanz Mandated in Germany XBRL for financial statements will soon be required in the Federal Republic of Germany Taxonomy is an extended chart of accounts Required statements include balance sheet, income statement, and tax reconciliation statement Companies using cash-basis accounting are exempt Timetable Introduced in December 2008 On 22 December 2010, postponement to 2012 was announced 38

39 India Announces Phase 1 of XBRL Mandate Ministry of Corporate Affairs (MCA) issued a general circular on March 31, 2011 XBRL filing mandated for balance sheets, profit and loss, and other statements Only Phase 1 announced Timetable First filing deadline is September 30, 2011, for fiscal year ending March 31, 2011 Applies to: All companies listed in India and their subsidiaries, including overseas subsidiaries; All companies having a paid up capital of Rs 5 Crore and above, or have a turnover of Rs 100 Crore or above. 39

40 Agenda Financial Excellence XBRL detail Architecture 40

41 ARQUITECTURA The Challenge of Regulatory Disclosures: Lack of Automation, Visibility and Control Lack of audit trail of approvals Many data sources Manual data consolidation <HTML> Decentralized statement publication Numerous document versions Holding SGE 1 SGE 2 SGE 3 SGE 4 <HTML> ZH 1 ZH 2 EG 3 EG 5 EG 1 EG 4 EG 6 EG 2 41

42 Create Financial and Non-Financial Disclosure Statements SAP BusinessObjects Disclosure Management Input Entity Close Data (e.g. General Ledger) Workflow External files (e.g. Spreadsheets) Business Intelligence (e.g. Data Warehouse) Corporate Close Data (e.g. Consolidations, Notes) Output Data integration Collaborative editing Workflow Audit trail Holding SGE 1 SGE 2 SGE 3 <HTML> ZH 1 ZH 2 EG 3 EG 5 EG 4 EG 6 SGE 4 EG 1 EG 2 42

43 ARQUITECTURA Disclosure Management SAP BusinessObjects Disclosure Management Input Entity Close Data (e.g. General Ledger) Workflow Data Repository External files (e.g. Spreadsheets) Business Intelligence (e.g. Data Warehouse) Corporate Close Data (e.g. Consolidations, Notes) Output Document Mgmt Output Processor Word Processor Holding SGE 1 SGE 2 SGE 3 <HTML> ZH 1 ZH 2 EG 3 EG 5 EG 4 EG 6 SGE 4 EG 1 EG 2 This presentation and SAP s strategy and possible future developments are subject to change and may be changed by SAP at any time for any reason without notice. This document is provided without a warranty of any kind, either express or implied, including but not limited to, the implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, or non-infringement 43

44 ARQUITECTURA Data Sources Aplicações Interface de Utilizador HTTP SAP BW Server (7.x or higher) Disclosure Management Server (MS Server 2003 or higher) (.Net Framework 3.5 SP1) Disclosure Management BW-Connector HTTP Queries/Views/ Bookmarks Non-SAP BW-Data Sources MS Office 2003 or higher (32bit) IIS 6.0 or higher Disclosure Management Application Server Data source specific protocol HTTP Disclosure Management Add-in HTTP MS SQL Server (2008) MS Windows XP or higher Internet Explorer 7 44

45 Obrigada! Susana Vital Fernandes Business Developer & Pre-Sales, Departamento de Soluções SAP Portugal, Lagoas Park, Edf. 4 Piso 3, Porto Salvo T , F , M , E susana.fernandes@sap.com P Before printing, think about the environment To help protect y our priv acy, PowerPoint prev ented this external picture from being automatically downloaded. To download and display this picture, click Options in the Message Bar, and then click Enable external content.

46 2011 SAP AG. All rights reserved No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. Microsoft, Windows, Excel, Outlook, and PowerPoint are registered trademarks of Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iseries, pseries, xseries, zseries, eserver, z/vm, z/os, i5/os, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli and Informix are trademarks or registered trademarks of IBM Corporation. Linux is the registered trademark of Linus Torvalds in the U.S. and other countries. Adobe, the Adobe logo, Acrobat, PostScript, and Reader are either trademarks or registered trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1, and Motif are registered trademarks of the Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, and MultiWin are trademarks or registered trademarks of Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML and W3C are trademarks or registered trademarks of W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc. JavaScript is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc., used under license for technology invented and implemented by Netscape. Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company. Sybase and Adaptive Server, ianywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase, Inc. Sybase is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. The information in this document is proprietary to SAP. No part of this document may be reproduced, copied, or transmitted in any form or for any purpose without the express prior written permission of SAP AG. This document is a preliminary version and not subject to your license agreement or any other agreement with SAP. This document contains only intended strategies, developments, and functionalities of the SAP product and is not intended to be binding upon SAP to any particular course of business, product strategy, and/or development. Please note that this document is subject to change and may be changed by SAP at any time without notice. SAP assumes no responsibility for errors or omissions in this document. SAP does not warrant the accuracy or completeness of the information, text, graphics, links, or other items contained within this material. This document is provided without a warranty of any kind, either express or implied, including but not limited to the implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, or non-infringement. SAP shall have no liability for damages of any kind including without limitation direct, special, indirect, or consequential damages that may result from the use of these materials. This limitation shall not apply in cases of intent or gross negligence. The statutory liability for personal injury and defective products is not affected. SAP has no control over the information that you may access through the use of hot links contained in these materials and does not endorse your use of third-party Web pages nor provide any warranty whatsoever relating to third-party Web pages. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. 46