Manual Conferir Inventário Gestor Loja - Versão 5.8 atualização

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1 Manual Conferir Inventário Gestor Loja - Versão 5.8 atualização

2 Através da contagem de inventário (balanço de estoque) você realiza todo o levantamento de informações dos produtos que constam em seu estoque. Através da opção Cadastro de Inventário do seu Gestor, você tem a oportunidade de identificar todas as faltas e sobras de mercadorias para, assim, certificar-se da movimentação dos produtos de sua loja. Para mais informações consulte o Manual de Cadastro de Inventário. O presente manual indica como conferir um inventário já realizado. Ao concluir o cadastro de produtos no inventário é necessário receber uma atualização da retaguarda, a fim de alinhar o novo inventário cadastrado com um anterior, comparando as baixas de estoque. Para conferir se o inventário está contabilizado e cadastrado adequadamente é necessário realizar a conferência destas informações. Para tal, utiliza-se o botão <Conferir Inventário>. Os dias mais indicados para a contagem de inventário são segunda-feira, terça-feira, quarta-feira ou aos feriados. Sugerimos não realizar contagem sexta-feira, sábado ou domingo. Um dia antes da contagem programada, deixe o caixa aberto. Realize a contagem de inventário quando a loja estiver fechada para o público. O ideal é efetuar a contagem de inventário a cada três meses, para um melhor controle do seu estoque. Antes de começar a contagem: - Em retaguarda, envie as vendas para o sistema de loja; - Separe os produtos por segmentos, pois facilita a sua organização; - Confira se todos os produtos têm etiqueta de código de barras; - Dê entrada em todas as notas fiscais que já chegaram na loja. Como conferir seu inventário 03 Exemplo e análise de produto sobrando na contagem 06 Exemplo de um produto que está faltando na contagem 07 Motivos para falta de produtos 08 Motivos para sobra de produtos 09 Auditoria de Contagem 09 Correções na Contagem 10 gestor.stope.com.br -

3 3 Como conferir seu inventário Para conferir o inventário você pode acessar a tela de Cadastro de Inventário, através dos botões <Cadastro Geral> e depois <Cadastro de Inventário>. Um outro modo é através do botão <Outras Opções> e, em seguida, clique em <Conferir Inventário>. Informe seu usuário e senha. Ao aparecer esta tela, clique em <Iniciar Conferência>. gestor.stope.com.br - 3

4 4 O sistema irá iniciar uma pesquisa efetuando um comparativo com a última contagem feita na loja e toda a movimentação de estoque, como as vendas, trocas, devoluções, entradas, brindes, etc. Aguarde enquanto o processo é realizado. Após concluir a pesquisa aparece um novo menu lateral com os botões, os quais analisaremos melhor mais adiante. <Imprimir Fotos> que é utilizado para gerar novos relatórios. <Consultar Referência> utilizado para realizar conferência de sobras e faltas por referência. <Auditoria de Contagem> serve para comparar uma contagem antiga com a atual. <Voltar a Contagem> é para fazer correções na contagem. <Confirma Contagem> utilizado após a conferência, para confirmar a contagem de inventário realizada. Além disso, ao centro da tela, aparecerão as seguintes opções: Produtos não encontrados nesta contagem que representam as FALTAS na contagem de inventário. Produtos desta contagem que não foram encontrados no último inventário que representam as SOBRAS na contagem de inventário. Observe nesta tela de exemplo o número de faltas e sobras. Você deve escolher se vai visualizar o relatório de faltas ou o de sobras. Para visualizar o relatório de faltas selecione: Produtos não encontrados nesta contagem (FALTAS). Essa opção mostra todos os produtos que não foram bipados na contagem, gerando faltas. Possíveis motivos de falta: venda não registrada, devolução à fábrica, o produto está consignado ou em conserto, transferência entre lojas, e brindes não registrados. É possível ver a quantidade de itens na barra vermelha, que poderá ser visto através do relatório gerado pelo sistema ao clicar em <Imprimir fotos>. gestor.stope.com.br - 4

5 5 Para visualizar o relatório de sobras primeiro selecione: Produtos desta contagem que não foram encontrados no último inventário (SOBRAS). * Essa opção mostra todos os produtos que foram bipados a mais na contagem ou esquecidos de dar baixa em consignados, por exemplo, geraram algumas sobras na contagem. É possível ver a quantidade de itens sobrando na barra vermelha. Depois, clique em <Imprimir Fotos>. * Ao clicar em <Imprimir Fotos> o sistema começa uma nova pesquisa para gerar o relatório. Conheça um modelo de relatório gerado pelo sistema, para conferência das referências de faltas e sobras. Nesta tela de exemplo tem-se um relatório de faltas. Você pode imprimir ou salvar o relatório, basta clicar em um dos ícones no canto superior esquerdo do relatório. As siglas: Saída= Indica toda a movimentação de saída do estoque; Loja = Produtos que constam/constavam na loja de acordo com contagem atual ou anterior; Csig = Produto que está consignado para um cliente (não precisa ser bipado na contagem); Cser = Produto que foi enviado para o conserto (não precisa ser bipado na contagem); Trf = Transferência de produto para outra loja; Dev = Devolução de produto (fábrica ou fornecedor); Brd = Brinde/donativo; gestor.stope.com.br - 5

6 6 As siglas: Vda = Produto que foi vendido; * NF = Saída por Nota Fiscal para cliente; ** Entrada = Indica toda a movimentação de entrada no estoque; NF = Produto que chegou por Nota Fiscal; Trc = Produto que chegou na loja em função de uma troca; Ant = Contagem Anterior; Atual = Contagem Atual. * ** Exemplo e análise de produto sobrando na contagem Veja a referência no tamanho 8 está mostrando. Vamos analisar cada um desses números e siglas apresentados nesta tela.imagem. Ant. 1 : indica que foi bipada uma peça na contagem Anterior. * Csig e Cser : 0 significa que não tem nenhum produto consignado ou em conserto. Atual 0 : indica que não foi bipada a referência nesta contagem. Csig 1: indica que uma peça está em consignação. ** Trf 1 : indica que uma peça foi transferida. Dev Brd : 0 indica que não foi devolvida nenhum produto, nem foi enviado como brinde. Vda 0 : significa que não foi vendido nenhum produto com esta referência. * ** Se você analisar bem estas informações observará que atualmente o produto não existe no estoque físico da loja, pois está consignado. O que este relatório indica é que temos somente UM produto, mas que foi realizada a movimentação com DOIS produtos. Na realidade, o que aconteceu é que o produto foi consignado e transferido para outra loja. gestor.stope.com.br - 6

7 7 Exemplo de um produto que está faltando na contagem Veja abaixo a referência no tamanho PB está mostrando: * ** Ant. 1 : indica que foi bipada uma peça na contagem anterior. * Atual 0 : indica que não foi bipada nesta contagem. ** Csig Cser : 0 não foi consignado nem para conserto Dev e Brd : 0 não foi devolvido ou para brinde nenhum produto Vda 0 : nenhum produto com esta referência foi vendido. * ** Observe bem: As informações indicam que o produto foi bipado na contagem anterior, mas nesta contagem não. O sistema indica que falta um produto. Aí você pode pensar: mas como um produto poderia existir numa contagem anterior, não ser vendido, consignado, transferido e não estar mais constando na contagem anterior? É muito importante entender o que houve com este produto, por quê motivo ele não foi bipado na contagem atual. Recomendamos retornar à contagem e verificar no estoque a presença deste produto para, então, bipar o produto. Assim, constará na contagem atual. Esta tela mostra que ao consultarmos as Sobras encontrou-se um produto, demostrado pelo código de barras. No Cabeçalho da tela temos as informações sobre o produto. Abaixo, no campo Cont. Ant. não tínhamos produto. No campo seguinte observa-se que não Entrou nada, nem Saiu. Nos campos inferiores, observa-se que o foi detectado UM produto na Contagem Atual, e que este produto não está consignado nem foi para conserto. Sendo assim, permanecemos no estoque com um total de 1 produto. Esta tela nos mostra a Sobra de 1 produto. gestor.stope.com.br - 7

8 8 Se for preciso alguma correção na contagem basta clicar no botão <Voltar> para retornar a tela de Conferência de Contagem de Estoque. Motivos para falta de produtos Venda não cadastrada no sistema caso esse produto tenha sido vendido no dia de hoje para solucionar esta falta você somente precisa registrar a venda. Clique em Voltar e vá até o módulo de venda para registrá-la. Você não perderá a sua contagem de inventário por estar fazendo alguma operação, você somente não pode fechar o caixa do dia antes de terminar a contagem de inventário. Mas se a venda foi efetuada em algum dia anterior você até pode registrar esta venda, mas no fechamento de caixa vai lhe dar uma falta de caixa (dinheiro) já que este valor já foi recebido antes, somente à venda que não havia sido registrada. Consignado não cadastrado no sistema se este produto foi consignado para algum cliente e este não for registrado no Gestor. Para solucionar você somente precisa ir em Cadastro de Cliente e cadastrar o produto que foi consignado para determinada cliente. Contar a menos o produto na contagem do sistema se por algum motivo o produto não foi contado neste inventário, você somente precisa retornar a tela de cadastro de inventário e inserir esta referência. Produto cadastrado com tamanho errado pode acontecer de você ter bipado/digitado um produto mas com outra numeração, é bom verificar, pois provavelmente irá ocasionar uma sobra também em outra numeração. Pode acontecer de você bipar uma caixa, mas que na realidade o produto não se encontre mais na loja, isso irá ocasionar uma sobra e uma falta. Neste caso para solucionar você deve excluir o número errado que você registrou e registrar o produto com a numeração correta no inventário. Troca de produto registrado com tamanho errado pode acontecer da cliente trocar um M por um G e por algum acaso a consultora/gerente registrar que foi trocado um G por um M. Esta atitude irá ocasionar uma falta do G que foi o produto que a cliente levou na troca e uma sobra do M que foi o produto que a cliente trouxe para a troca. Para solucionar você deve realizar um procedimento: 1º) Registre a entrada do M e a saída do G (para o seu sistema voltar às informações como era antes), na tela de troca em Movimentação de Estoque. 2º)Agora que você tem certeza da troca com a saída de G e entrada de M, você deve registrar esta saída, para aí sim ficar valendo este procedimento no seu Gestor. gestor.stope.com.br - 8

9 9 Motivos para sobra de produtos Devolução de consignado não registrado no sistema se uma cliente devolveu um produto que estava consignado para ela e, por algum motivo, a consultora/ gerente não registrou esta devolução de consignado no sistema, isto ocasionará uma sobra de produto. Para resolver esta situação você deve registrar a devolução do produto consignado. Produto cadastrado com tamanho errado pode acontecer de você ter bipado/digitado um produto, mas com outra numeração. Portanto, é importante fazer uma verificação, pois provavelmente irá ocasionar uma sobra também em outra numeração. Entrada de produto não registrado no sistema se este produto chegou da fábrica e não foi dada a entrada, ocasionará uma sobra. Portanto, para você resolver esta situação, dê entrada de produto. Devolução de produto não registrada se um cliente devolver um produto que comprou e a consultora/ gerente esquecer de registrar esta devolução, irá ocasionar uma sobra portanto você deve registrar que este produto foi devolvido para a loja. Registrar venda duas vezes se uma venda for registrada duas vezes no sistema ocasionará uma sobra de produto, já que na realidade foi vendido somente um produto desta referência na venda. Troca de produto registrado com número trocado - pode acontecer de a cliente trocar um 36 por um 37 e por algum acaso a consultora/gerente inverter os registros no lançamento da troca, ou seja, ao invés de dar saída de um 37 e entrada em um 36, registrou uma saída de um 36 e uma entrada de um 37. Para solucionar você deve realizar um procedimento: 1º) Registre a entrada do 37 e a saída do 36, isso para o seu sistema voltar as informações como era antes; 2º) Agora que você tem certeza da troca com a saída de 37 e entrada de 36, você deve registrar esta saída, para aí sim ficar valendo este procedimento no seu Gestor. Bipar/digitar duas vezes a mesma referência - se um produto foi bipado/digitado mais de uma vez ele poderá lhe acusar uma sobra de um produto, portanto para solucionar você somente precisa excluir da contagem o produto que bipou/digitou a mais. Auditoria de Contagem Para conferir e comparar uma contagem antiga com a atual, clique em <Auditoria de Contagem>. gestor.stope.com.br - 9

10 10 Você poderá visualizar, então, o relatório. Correções na Contagem Para fazer as correções, como bipar os produtos ou retirar itens da contagem, deve-se clicar em <Voltar a contagem>. Aparecem os produtos bipados. Basta clicar no <X> que aparece no canto esquerdo e o item será excluído. Para continuar a contagem bipando mais produtos, basta clicar em <Adicionar Inventário>. * * Na tela seguinte marque <Contagem Existente>. Depois, selecione o nome da contagem e clique em OK. gestor.stope.com.br

11 11 Você pode seguir bipando os produtos que faltam na contagem, como mostra a imagem. Após bipar todos os produtos, clique em <Voltar> para conferir e/ou confirmar a contagem. Ao clicar em <Voltar>, abre a tela de Cadastro de Inventário. Em seguida, realize a conferência de inventário. Ao finalizar, clique em novamente em <Conferir Inventário> e em <Iniciar Conferência> para, assim, retornar à tela de Conferência e confirmar a contagem. Por fim, clique em <Confirmar Contagem>. Ao confirmar a contagem, se houver sobras ou faltas, o sistema solicita uma confirmação para o fechamento de estoque. Se concordar, clique em <Sim> e estará confirmando que o estoque será fechado mesmo com as divergências. Para continuar ajustando, clique em <Não>. Informe o usuário e senha e clique em acessar para que o sistema permita a confirmação. gestor.stope.com.br

12 12 O sistema irá emitir um chamado de aviso e, caso clique em <Sim>, não poderá mais lançar vendas, ou movimentar o estoque neste dia, tendo que fechar o caixa obrigatoriamente após a confirmação da contagem. Ao clicar em <Sim>, o Gestor iniciará o processo para gerar o relatório de inventário. Ao finalizar, o Gestor emite uma mensagem de término. O sistema mostra um relatório de posição de estoque após a contagem. Clique no ícone da impressora para imprimir ou no ícone do disquete para salvar. Após a conclusão e fechamento do inventário, o sistema retorna à tela inicial. gestor.stope.com.br

13 13 Muito bem! Agora você já sabe como conferir seu inventário no Gestor. Em caso de dúvidas contate o grupo Movimentação Financeira/ Outras Opçõesatravés do atendimento online. Boas vendas! gestor.stope.com.br

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