Microsoft Business Intelligence

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1 Microsoft Business Intelligence Guia de Avaliação da Solução Copyright 2008 Solver. Todos os direitos reservados.

2 A Solução de Business Intelligence Microsoft 2 Conteúdo Sobre Este Guia... 4 NOTA IMPORTANTE : Atualização do Roadmap do Microsoft Office PerformancePoint Server... 5 Agradecimentos... 7 Capítulo 1 Visão Geral da Solução de Business Intelligence Microsoft... 8 Resumo dos Principais Componentes de Business Intelligence da Microsoft Visão geral da indústria de BI Arquitetura de BI Como Tudo Se Encaixa Diferenciação entre a Microsoft e outros Fornecedores de BI Quando você deve considerar o uso da Solução de BI Microsoft? Quando você NÃO deve considerar o uso da Solução de BI Microsoft? A Solução de BI Microsoft vai satisfazer minhas necessidades? Compromisso da Microsoft com BI Processo de avaliação recomendado Capítulo 2 Análise das Necessidades Geral A Seus Objetivos e Critérios de Sucesso para uma possível implementação B Processo C Medidas D Coleta de dados, Relatórios e Monitoramento E Usuários, Função e Responsabilidades F Fontes de Dados, Integração, Data Warehousing G Logística de Projeto para uma possível implementação H Monitoramento e Analítica Capítulo 3 Transformando Necessidades em Requisitos Documento de Requisitos de Negócios Página 2

3 A Solução de Business Intelligence Microsoft 3 Avaliando o PerformancePoint Server Estendendo o PPS com soluções de ISV e personalizações O Valor das Soluções Verticais Capítulo 4 Melhorando Processos para Ganhar Eficiência Capítulo 5 Construindo um Piloto para Garantir a Adequação Abordagem de Re-produção Abordagem de nova solução Preparando-se para a POC O que esperar quando você visualiza a POC Capítulo 6 Planejando o Projeto de BI Microsoft: O que é preciso para alcançar com sucesso a linha de chegada? Planejando uma implementação de BI bem-sucedida Apêndice 1: Integrando Métrica e Analítica para o Gerenciamento do Desempenho Apêndice 2: Uma Versão da Verdade Em Toda A Empresa Apêndice 3: Modelo de Relatório de Status de Consultor Semanal Apêndice 4: Modelo de Resumo Semanal Apêndice 5: Modelo de Resumo Semanal Apêndice 6: Complementos de Terceiros Apêndice 7: Exemplos de KPIs e Métrica por Função Apêndice 8: Recursos para Pesquisa Apêndice 9: Exemplos de Capturas de Tela do Microsoft Office PerformancePoint Server Monitoramento Exemplos de Capturas de Tela do Microsoft Office PerformancePoint Server - Planejamento Página 3

4 A Solução de Business Intelligence Microsoft 4 Sobre Este Guia Parabéns! Se você está lendo este guia, provavelmente já iniciou a jornada que vai melhorar o gerenciamento do desempenho de negócios em sua organização. Existem hoje muitas soluções boas de software de Business Intelligence (BI) no mercado que podem automatizar e dinamizar as atividades que você deseja melhorar. Porém, há inúmeros recursos e plataformas para escolher, portanto queremos ajudá-lo por meio deste guia abrangente que foi compilado por vários especialistas com mais de 50 anos de experiência coletiva na pilha de produtos de BI da Microsoft. Se sua organização utiliza como padrão, planeja usar como padrão ou implantar uma solução baseada na Microsoft, você deve avaliar a plataforma de BI do Microsoft SQL Server e a solução de business intelligence do Office PerformancePoint Server Este guia vai orientá-lo no processo de avaliação do pacote de BI da Microsoft, com um enfoque nas ferramentas front-end como painéis, scorecards, relatórios ad hoc, relatórios financeiros, orçamento, previsão e mineração de dados. Finalmente, este guia se destina ao público corporativo e, em todos os capítulos, nosso objetivo foi manter tanto a estrutura quanto o conteúdo em um nível de fácil compreensão para o leitor não técnico. Boa sorte! Página 4

5 A Solução de Business Intelligence Microsoft 5 NOTA IMPORTANTE *: Atualização do Roadmap do Microsoft Office PerformancePoint Server * Este documento foi produzido anteriormente da publicação oficial sobre o roadmap do Microsoft Office PerformancePoint Server. Por favor considere esta nota durante a leitura, compreensão e utilização deste guia, visto que ele menciona informações do roadmap antigo. Para maiores informações acesse: A estratégia de business intelligence (BI) da Microsoft é usar as ferramentas presentes no Microsoft Office SharePoint Server e Microsoft Office Excel e a plataforma escalonável de business intelligence do Microsoft SQL Server para fornecer BI a qualquer pessoa em qualquer organização. Esta estratégia permite que os clientes implantem soluções completas de BI usando investimentos já existentes nesses três produtos essenciais da Microsoft. Com base na opinião dos clientes, a Microsoft decidiu consolidar as capacidades analíticas, de painel e scorecard do Microsoft Office PerformancePoint Server no Office SharePoint Server Enterprise, agora chamado de PerformancePoint Services. Esta consolidação permitirá que você ofereça tais capacidades aos seus clientes por um custo total de propriedade mais baixo. Você pode ter a certeza de que o suporte aos clientes do módulo Planning continua sendo uma prioridade para a Microsoft. A partir da metade de 2009, a Microsoft irá lançar o Office PerformancePoint Server 2007 Service Pack 3 (SP3), que incluirá atualizações para o módulo Planning do produto atual; portanto, a Microsoft não fará outros investimentos em versões autônomas do Office PerformancePoint Server. Informações adicionais em Página 5

6 A Solução de Business Intelligence Microsoft 6 Página 6

7 A Solução de Business Intelligence Microsoft 7 Agradecimentos A elaboração deste guia foi possível graças ao empenho dos seguintes co-autores: Claire Chen Corey Barak Eric Forgo Johan Magnusson Manish Bansal Michael Applegate Nils Rasmussen Design e Layout da Capa: Amey Lai Página 7

8 A Solução de Business Intelligence Microsoft 8 Capítulo 1 Visão Geral da Solução de Business Intelligence Microsoft As ferramentas modernas de business intelligence (BI) ajudam as organizações a gerenciar melhor seu desempenho por meio da automatização do planejamento, orçamento, relatório, monitoramento e análise. Com alta qualidade em implementação, treinamento e suporte, a maioria das soluções de BI dos principais fornecedores atualmente oferece às empresas oportunidades significativas de melhoria do desempenho. A Microsoft, a SAP, a IBM e a Oracle são consideradas as Big 4 na área de BI, e este guia o ajudará a avaliar o pacote de produtos da Microsoft. Ao comprar e implementar pacotes de BI, os gerentes normalmente procuram alcançar um ou mais dos objetivos abaixo: - Maior lucratividade - Maior participação no mercado - Mais rapidez no ciclo das contas a receber - Maior produtividade e prestação de contas pelos funcionários - Maior controle sobre os custos - Processos mais rápidos e fáceis de orçamento e relatório financeiro - Maior conformidade com normas - Ligação de estratégias a táticas e iniciativas operacionais - Medida de desempenho com o uso de Indicadores Chave de Desempenho Página 8

9 A Solução de Business Intelligence Microsoft 9 Para entender como as tecnologias de BI da Microsoft evoluíram ao longo do tempo, veja o diagrama a seguir: Com base na noção de que o Microsoft Excel é a ferramenta de relatório mais popular do mundo, poderíamos dizer que a primeira entrada da Microsoft na área de BI foi em 1985, quando lançou a primeira versão do Excel. Mais tarde, em 1989, em colaboração com dois parceiros, a Microsoft adicionou recursos de data warehousing com o lançamento do Microsoft SQL Server 1.0. Em 1999, com o lançamento do SQL Server 7.0, a Microsoft incluiu um mecanismo OLAP conhecido agora como SQL Server Analysis Services e a ferramenta de integração de dados, Data Transformation Services ( DTS e conhecido mais tarde como SQL Server Integration Services ou SSIS ). Em 2000, a primeira versão do avançado mecanismo de consulta e clustering que agora é conhecido como SQL Server Data Mining foi incluída no lançamento do SQL Server Em 2001 foi lançado o produto de portal da Web, o SharePoint Portal Server. Além de ter muitas outras funções, o SharePoint se tornou um portal para que os usuários finais acessem várias ferramentas de BI como os painéis e scorecards do PerformancePoint Server. Em 2004, a Microsoft lançou a ferramenta de relatório SQL Server Reporting Services e a incluiu como um complemento do SQL Server Em 2005, a Microsoft lançou o Business Scorecard Manager, e junto com a aquisição de 2006 da ferramenta de análise, ProClarity, bem como o desenvolvimento de uma ferramenta de planejamento baseada no Excel, a Microsoft integrou esses três produtos e em 2007 os lançou como um único pacote de BI chamado Microsoft Office PerformancePoint Server. Foi aí que a Microsoft se destacou como o fornecedor que podia oferecer uma solução de BI completa, Página 9

10 A Solução de Business Intelligence Microsoft 10 que cobria todas as necessidades de gerenciamento de desempenho de uma organização. Nos próximos parágrafos, vamos discutir brevemente cada componente da pilha de BI da Microsoft. Resumo dos Principais Componentes de Business Intelligence da Microsoft Microsoft SQL Server É a base de uma implantação de BI da Microsoft. Usando o SQL Server Integration Services (SSIS), você estabelece a integração às suas fontes de dados (ERP, folha de pagamento, CRM, ponto de venda etc.) e faz o agendamento de atualizações automáticas no banco de dados do SQL Server. Ele se torna seu data warehouse, sobre o qual você construirá o restante da solução de BI. Microsoft SQL Server Analysis Services (SSAS) Assim como o SSIS, o SQL Server Analysis Services vem incluído no SQL Server sem nenhum custo adicional. Essa é a ferramenta de OLAP (Online Analytical Processing Processamento Analítico Online) que permite ao usuário decompor, investigar, fazer uma busca detalhada e analisar os dados de negócios com rapidez e facilidade. Os cubos OLAP são construídos sobre o data warehouse do SQL Server. Microsoft SQL Server Data Mining Essa ferramenta também vem com o SQL Server. Ela consiste em um complemento do Excel como a interface de usuário e um conjunto potente de algoritmos personalizáveis que facilita a mineração de seus dados em clusters, padrões e tendências que ferramentas de análise comuns não perceberiam. É aí que os usuários encontram respostas para perguntas como: Quais produtos vendem melhor juntos ( basket analysis análise de cesta de compras)? Ou quais alunos provavelmente precisarão de ajuda para passar em determinadas aulas? Microsoft SQL Server Reporting Services (SSRS) Mais uma ferramenta incluída no SQL Server. O SSRS é uma ferramenta de relatório completa que oferece relatórios formatados com alguns dos melhores gráficos e medidores do mercado. Os relatórios podem ser implantados como um serviço de tempo de execução no portal de usuários do SharePoint, ou podem ser agendados e automaticamente distribuídos a qualquer número de usuários. Os relatórios vêm em diferentes formatos, mas a exportação no Excel é um dos mais populares. Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) Esse portal da Web totalmente personalizável se tornou um dos produtos de maior sucesso na história da Microsoft, devido à corrida das organizações para encontrar um portal central onde possam compartilhar documentos e implantar seus painéis, scorecards e relatórios de modo que o acesso dos usuários seja fácil e seguro. Usando o SharePoint como um único ponto de entrada, centenas e, em alguns casos, milhares de usuários podem se mover facilmente entre módulos de orçamento, painéis, scorecards, consultas de mineração de dados, módulos de relatório e análise sem perceber que estão acessando módulos diferentes e sem ter que fazer login e logout em diversas aplicações. Microsoft Office PerformancePoint Server (PPS) Esse é o pacote básico de gerenciamento de desempenho da Microsoft. Ele consiste em três módulos básicos que, juntos, satisfazem Página 10

11 A Solução de Business Intelligence Microsoft 11 a necessidade da maioria das organizações no que diz respeito a ferramentas de BI para usuário final. O módulo principal é chamado de Monitoramento e é completamente integrado ao portal do SharePoint. Ele oferece painéis personalizáveis e interativos com scorecards e gráficos. O segundo módulo é o de Análise e consiste essencialmente na ferramenta de análise e relatório ad hoc ProClarity que a Microsoft adquiriu em Ele também pode se integrar ao SharePoint para fornecer funcionalidades de análise avançadas como heat maps (gráficos cujos valores são representados por cores) e árvores de decisão. Finalmente, o terceiro módulo do PerformancePoint Server é chamado de Planejamento e oferece um complemento do Excel para orçamento, previsão e consolidações. Complementos Você deve achar que não há necessidade de usar ferramentas de terceiros para complementar a pilha abrangente de BI da Microsoft descrita acima. Pense nisso: a Microsoft tem mais de parceiros em todo o mundo que estão constantemente buscando formas de agregar valor aos produtos da Microsoft. Isso resultou em uma variedade de soluções diferentes que podem ser vinculadas à pilha de BI da Microsoft. Muitas são exclusivas de indústrias específicas e outras simplesmente adicionam soluções que automatizam ou dinamizam processos específicos. Nós listamos vários complementos de terceiros no Apêndice 6, mas você também pode pesquisar na Internet se estiver procurando algo específico que nós não cobrimos neste guia. Visão geral da indústria de BI Com o lançamento do Microsoft Office PerformancePoint Server 2007 (PPS) em outubro de 2007, a Microsoft pôde, pela primeira vez, oferecer uma solução de BI completa, desde o banco de dados do SQL Server no back-end até o portal do SharePoint e os módulos de painéis, scorecards, orçamento e relatório no front-end. Dessa forma, a Microsoft entrou para o clube exclusivo de fornecedores de software para gerenciamento de desempenho de negócios que oferecem soluções de business intelligence abrangentes e corporativas. Os fornecedores de BI sempre cobraram centenas de milhares de dólares por seus pacotes completos de BI com bancos de dados e portais da Web. A Microsoft decidiu estabelecer para sua solução um preço muito mais baixo que a norma da indústria e, com isso, mudou o cenário competitivo. Após o lançamento do PerformancePoint Server pela Microsoft, ocorreram consolidações significativas na indústria de BI em 2006 e Essencialmente, todas as principais soluções foram adquiridas por grandes concorrentes da Microsoft que queriam ter seus próprios pacotes de BI abrangentes para poder competir com a Microsoft. A SAP adquiriu a Outlooksoft e a Business Objects. A IBM adquiriu a Cognos, que já tinha adquirido a Adaytum, a Frango, a Applix e a Lex A Oracle adquiriu a Hyperion, que já tinha feito outras aquisições nos anos anteriores. De repente, uma área que tinha tantos concorrentes passou a consistir em quatro grandes fornecedores: Microsoft, Oracle, IBM e SAP. Página 11

12 A Solução de Business Intelligence Microsoft 12 Arquitetura de BI Como Tudo Se Encaixa Com o lançamento do pacote PPS de módulos de BI para usuário final, a Microsoft pôde finalmente ser considerada uma participante de fim-a-fim no exclusivo clube de fornecedores de software para gerenciamento de desempenho, que oferecem soluções de business intelligence abrangentes e corporativas. Embora a Microsoft já oferecesse componentes importantes como banco de dados, mecanismo OLAP, relatório operacional e planilha, mineração de dados e um portal da Web há anos, o PerformancePoint Server preencheu as poucas lacunas que ainda existiam em torno dos painéis, relatórios e análises ad hoc, orçamento e consolidações. Como descrevemos anteriormente, o PerformancePoint Server (PPS) consiste em três módulos básicos: - Monitoramento - Análise - Planejamento Cada um desses módulos realiza várias tarefas, com base nas necessidades específicas da organização, e cada um deles pode ser implementado de forma independente ou junto com os outros. A estratégia de BI da Microsoft insiste no tópico BI para todos e Steve Ballmer, CEO da Microsoft, diz que se as empresas quiserem um nível mais alto de desempenho, terão que capacitar seus funcionários a tomar decisões melhores. Estamos bastante entusiasmados com isso na Microsoft. - Microsoft Página 12

13 A Solução de Business Intelligence Microsoft 13 Como os componentes da pilha de BI da Microsoft são posicionados um sobre o outro, vinculados por meio de um modelo de segurança uniforme e um logon de usuário único, as empresas têm a oportunidade de melhorar a eficiência dos usuários e da equipe de TI que dá suporte à plataforma e às aplicações. A figura abaixo mostra como todas as peças se encaixam: Como a maioria das organizações está bastante familiarizada com o portal do SharePoint, a plataforma de BI do SQL Server e do Analysis Services, várias partes deste documento têm um enfoque no pacote de BI front-end do PerformancePoint Server. Diferenciação entre a Microsoft e outros Fornecedores de BI O Microsoft Office PerformancePoint Server 2007 (PPS) é um dos primeiros pacotes de Business Intelligence (BI) totalmente integrado e abrangente a ser vendido pela mesma empresa que fornece as plataformas de portal e banco de dados necessárias. Isso proporcionou à Microsoft uma oportunidade única de fornecer uma solução de BI em que a transparência e a integração entre as ferramentas front-end e a plataforma back-end poderiam ser parte do design inerente. Página 13

14 A Solução de Business Intelligence Microsoft 14 Todos os fornecedores de software oferecem benefícios exclusivos em suas tecnologias. Abaixo estão alguns dos principais benefícios e diferenciadores oferecidos pela solução de BI da Microsoft: Diferenciador Benefício Pilha de produtos inteira fornecida - Simplicidade (economia de tempo/custo) ao pelo mesmo fabricante lidar com um único fornecedor para compras e taxas de manutenção. - Garantia do fornecedor de que as versões do banco de dados, do portal e do pacote de BI funcionarão bem juntas. Interface de usuário uniforme Preço Logon único Integração com o MS Office Investimento em pesquisa e desenvolvimento A conhecida interface de usuário da Microsoft e seus princípios de design aplicados em todos os módulos reduzem a curva de aprendizado dos usuários. A Microsoft estabeleceu preços baixos para seus produtos, a fim de incentivar os clientes a estender as ferramentas de BI a grandes números de profissionais da informação. Com base no Active Directory, os usuários que fizerem login no Windows estarão automaticamente autenticados para os módulos de BI da Microsoft e não precisarão de IDs e senhas separadas. Assim o gerenciamento se torna mais fácil, tanto para o departamento de TI como para os próprios usuários. Atualmente, quase todos os profissionais da informação são usuários freqüentes dos produtos Microsoft Office. Os módulos de BI para usuário final (PerformancePoint Server, Data Mining e SQL Server Reporting Services) são fortemente integrados ao Office. O resultado é o aumento da produtividade e da adoção por parte dos usuários. A cada ano, a Microsoft investe mais dinheiro na pesquisa e no desenvolvimento de seu banco de dados, portal e pacote de BI que qualquer outro fabricante. O resultado é um ciclo de desenvolvimento contínuo com novas funcionalidades extensivas em cada versão lançada. Página 14

15 Custo total de propriedade e ROI Desempenho e escalabilidade A Solução de Business Intelligence Microsoft 15 Devido a todos os outros itens listados nesta tabela, a maioria das organizações verá que o pacote de BI da Microsoft oferece um custo total de propriedade mais baixo e um ROI (Return on Investment Retorno sobre o Investimento) mais alto que seus concorrentes. O desempenho e a escalabilidade são prioridades para qualquer organização que planeja implantar uma solução de BI. A plataforma MS SQL Server tem sido aperfeiçoada nesta área durante anos. Com o SQL Server 2008, ela é considerada comparável e em alguns casos mais rápida que seu principal concorrente, o Oracle, e capaz de escalar para lidar de forma eficiente com volumes de dados extremamente grandes. Comunidade de desenvolvedores de terceiros grande e global Canal vasto e global de parceiros Talento disponível Integração com os sistemas de origem A Microsoft tem uma extensa comunidade de parceiros que desenvolvem soluções para sua plataforma. Para os clientes de BI isso representa um fluxo contínuo de complementos que eles podem comprar para cumprir requisitos especiais como soluções específicas para determinada indústria, integrações préconstruídas, etc. Com mais de parceiros em todo o mundo, todas as principais cidades e regiões têm um ou mais parceiros locais da Microsoft. Isso possibilita taxas de consultoria competitivas e muitas opções para os clientes. Como a plataforma de banco de dados da Microsoft é o sistema mais vendido no mundo, os clientes podem encontrar números maiores e mais acessíveis de talento (funcionários prétreinados) do que os concorrentes podem oferecer. A SSIS, ferramenta de integração que vem com o banco de dados SQL Server, evoluiu e se fortaleceu durante quase uma década, e agora é considerada muito potente, além de conter uma funcionalidade extensiva na área de ETL (extraction, data transformation and loading extração, transformação e carga de dados), que é uma peça fundamental em qualquer implementação de BI. Isso garante aos possíveis clientes que eles poderão automatizar seus processos de ETL. Página 15

16 A Solução de Business Intelligence Microsoft 16 Quando você deve considerar o uso da Solução de BI Microsoft? Embora o mercado de BI esteja dominado por alguns grandes fabricantes, você pode simplificar seu processo de seleção fazendo um auto-diagnóstico que o ajudará a filtrar as soluções mais adequadas para sua organização. A seguir citamos alguns exemplos de diagnóstico que fazem da pilha de BI da Microsoft uma excelente opção: - Você usa atualmente ferramentas de BI de muitos fornecedores, e gostaria de ter uma única plataforma integrada para aprender e gerenciar. - O licenciamento dos fornecedores de BI atuais é muito caro para implantar nas estações de trabalho de todos os seus profissionais da informação. - Você investiu nas tecnologias da Microsoft (como o Office, o SQL Server, o SharePoint) e gostaria de potencializar esses investimentos com sua nova ferramenta de BI. - Você teve uma experiência ruim com outros fornecedores de BI que foram adquiridos ou saíram do mercado, e agora gostaria de investir em um parceiro de longo prazo. - Você precisa de cubos OLAP e um data warehouse flexível, escalonável e com licença de baixo custo, e é importante que você possa encontrar, com facilidade, funcionários ou parceiros com o talento necessário. - Você Implementou ou planeja implementar o SharePoint como seu portal de intranet, e seria interessante que os usuários finais e o TI também tivessem as ferramentas de BI disponíveis através do SharePoint. - Você precisa de uma ferramenta de mineração de dados (para análise profunda de relacionamentos, padrões e tendências em suas transações, e quer que essa ferramenta seja fácil de usar e integrada ao restante da pilha de BI. - Há um desejo de criar uma cultura de painel amplamente difundida na organização para melhorar o gerenciamento do desempenho, e é importante que o custo por usuário seja baixo para manter o investimento em um nível reduzido mesmo que os painéis sejam acessados por centenas ou até milhares de usuários. - Sua organização está implementando uma metodologia de Scorecard para acompanhar o desempenho e compará-lo às metas, além de dar suporte a estratégias e táticas. Você quer que a nova tecnologia de scorecard seja uma parte inerente de um pacote de BI completo, sem logins separados, aparência distinta ou uma interface diferente da dos outros módulos de BI. - Você precisa de um gerador de relatório transacional sólido que possa consultar qualquer coisa, desde fontes de dados dinâmicas até o data warehouse ou cubos OLAP, e ele deve ter suporte no mercado, bons gráficos e fácil integração ao Excel, além de poder ser acessado de forma independente, dentro de um portal ou através da distribuição de relatórios automatizada. - Você quer uma plataforma e um conjunto de ferramentas de BI que possam ser configurados para satisfazer cada necessidade específica e, portanto quer se certificar de que há uma comunidade de desenvolvimento ativa de terceiros que tenha o suporte de seu fornecedor. - Você tem múltiplas ferramentas de orçamento em divisões diferentes e gostaria de uma única ferramenta que pudesse integrar vários processos de planejamento nas diversas divisões. - Seu processo de planejamento/orçamento é totalmente separado de seu processo de relatório, monitoramento e analítica, ou você nem mesmo tem um processo de monitoramento e analítica, mas agora gostaria de ter um processo de BI integrado. - Atualmente você faz o orçamento no Excel, e quer continuar assim, mas está cansado de Página 16

17 A Solução de Business Intelligence Microsoft 17 gerenciar cada pasta de trabalho e seus respectivos problemas de vinculação de célula e segurança. - Você acha que não tem uma documentação de backup apropriada e comentários de seus gerentes de linha, e quer uma ferramenta de BI que não apenas gerencie o fluxo de trabalho de orçamento e relatório, mas também possibilite o anexo do material de suporte. - Você está procurando um sistema flexível que possa fazer muito mais além de orçamento e consolidações. Quando você NÃO deve considerar o uso da Solução de BI Microsoft? Nem sempre uma grande ferramenta de BI será adequada. Quando você avalia a pilha de BI da Microsoft, pode ter certos requisitos que vão eliminá-la de sua lista de fornecedores. Por exemplo: - Pequeno orçamento para implementação: A menos que planeje fazer a implementação com recursos internos, você verá que uma implementação de BI completa (por ter muitas funcionalidades e opções de implantação) leva normalmente alguns meses. Em outras palavras, se você tem um orçamento de US$ para a implementação, deve considerar outras soluções. - Organização de pequeno porte Embora o custo de licenciamento e as respectivas taxas de manutenção anuais do SQL Server, PerformancePoint e SharePoint sejam considerados baixos se comparados a soluções concorrentes similares, a pilha completa de BI da Microsoft, em geral, é mais adequada para organizações de grande e médio porte, que podem se beneficiar com todas as funcionalidades e que têm o orçamento necessário para pagar pela implementação. É claro que há situações em que ela pode ser feita a um custo baixo. Por exemplo, se o sistema de origem for executado no SQL Server e tiver cubos OLAP pré-construídos e os usuários finais estiverem felizes com o Excel como sua ferramenta de front-end, não haverá nenhum custo adicional pelas licenças da Microsoft (o suplemento do Excel para o Analysis Services é gratuito) e a implementação (estabelecimento dos relatórios do Excel sobre os cubos préconstruídos) pode ocorrer poucos dias. - Utilize uma plataforma de banco de dados que não seja o Microsoft SQL Server Se sua organização tiver uma diretiva de banco de dados que não aceite o uso do Microsoft SQL Server, é um sinal claro de que você não deve gastar seu tempo avaliando o pacote de BI da Microsoft, já que ele requer a plataforma Microsoft SQL Server subjacente. - Necessidades básicas de BI Se sua organização tiver necessidades de orçamento muito básicas, provavelmente será melhor usar o Excel padrão até que seus requisitos se tornem mais complexos. Da mesma forma, se suas necessidades de relatório já estiverem plenamente satisfeitas, com seu gerador de relatórios dos sistemas ERP, por exemplo, e você não precisar de uma ferramenta mais forte para análise ou painéis, deixe um pacote de BI completo como o PerformancePoint para depois, quando as necessidades de sua organização estiverem mais avançadas. É claro que, se você tiver uma estratégia de BI de longo prazo, pode fazer uma implementação em fases, implementando, por exemplo, um data mart primeiro, depois alguns painéis simples, em seguida scorecards e mineração de dados, e por fim orçamento e previsão quando chegar a hora certa. Página 17

18 A Solução de Business Intelligence Microsoft 18 A Solução de BI Microsoft vai satisfazer minhas necessidades? Até agora oferecemos a você uma visão geral de alto nível da pilha de BI da Microsoft e seus componentes básicos, e demos algumas idéias sobre quando você deve ou não considerá-la como uma solução viável para sua organização. No próximo capítulo vamos fornecer uma ferramenta de análise de necessidades, mas antes disso vamos posicionar a oferta da Microsoft em relação às necessidades de sua organização: Exemplo de arquitetura baseada na pilha completa de BI da Microsoft: Como preparação para sua análise de necessidades, pode ser muito útil analisar a condição que define o que significa para você uma implementação bem-sucedida. Por exemplo: 1) Melhor Desempenho nos Negócios: O resultado geral da implementação é o melhor funcionamento dos negócios. Isso pode incluir uma melhor tomada de decisões, economias no software de BI e na manutenção e processos organizacionais aperfeiçoados. 2) Usuários Satisfeitos: Fácil de utilizar e automatizada, de forma que seja popular entre os usuários e o trabalho redundante (como a entrada de dados duplicada ou a reconciliação de dados manual) seja eliminado. Página 18

19 A Solução de Business Intelligence Microsoft 19 3) Funcionários e Gerentes Capacitados: Melhor processo de planejamento, controle e suporte a decisões. 4) Uso sustentável: Lide com as alterações nos requisitos de negócios. 5) Escalonável: Lide com o crescimento nas dimensões e no volume de dados. 6) Segurança: Os dados e o modelo são protegidos contra usuários não autorizados e perda de dados. 7) Precisão: O sistema fornece análises e relatórios precisos e confiáveis que têm recursos de controle para garantir sua confiabilidade. 8) Atualização oportuna: Os dados são atualizados na hora certa para que os relatórios e as análises contenham sempre os dados mais relevantes. 9) Comunidade Sólida e Sustentável de Fornecedores e Parceiros: Pesquisa e desenvolvimento contínuos, várias opções de treinamento e suporte etc. Quando você tiver examinado a lista acima para identificar os parâmetros que pode usar para definir o que significam para sua organização uma seleção de software e uma implementação bemsucedidas, poderá então passar à análise detalhada de necessidades no próximo capítulo, que o ajudará a identificar a funcionalidade que deve buscar no PerformancePoint Server e no restante da pilha de BI da Microsoft. Compromisso da Microsoft com BI Como discutimos anteriormente, na primeira década do século XXI temos visto um grande número de fusões e aquisições na indústria de software de BI. Os sistemas adquiridos foram renomeados e integrados (em vários graus) aos pacotes de BI dos respectivos fabricantes. Desde o início da década, a Microsoft vem investindo cada vez mais no fornecimento de aplicações de BI. Um dos principais resultados foi o planejamento e o lançamento do pacote MS PerformancePoint Server no outono de 2007, tornando a Microsoft bastante visível no mapa global de fornecedores de BI. Em 2008, a empresa líder em análise de software, Gartner Group, colocou a Microsoft no quadrante de líderes de seu Quadrante Mágico de plataformas de BI. Esses fatores e o reconhecimento de que a Microsoft tem se posicionado claramente como um fornecedor de BI de longo prazo fazem dessa empresa um forte candidato para a maioria das organizações que procuram uma nova solução para melhorar o desempenho de seus negócios. Especulando que o processo de democratização do BI levará muitos anos de trabalho árduo, Steve Ballmer, CEO da Microsoft, diz: Antes que todo profissional do conhecimento que tenha uma pergunta possa dizer: eu consegui encontrar as informações de que precisava para responder essa pergunta sozinho, ainda temos muito trabalho a fazer. Página 19

20 A Solução de Business Intelligence Microsoft 20 Processo de avaliação recomendado Se sua organização planeja realizar um processo de avaliação meticuloso com vários fornecedores de BI, recomendamos a seguir uma abordagem estruturada: 1. Entenda o que a pilha de BI da Microsoft oferece (veja o início deste capítulo) e faça o mesmo com cada fornecedor que planeja avaliar. 2. Certifique-se de que a plataforma de banco de dados da Microsoft (MS SQL Server) é apropriada para a estratégia de TI de sua organização. 3. Analise as necessidades de BI de sua organização (veja o Capítulo 2). 4. Crie um documento de requisitos (veja o Capítulo 3) e encontre o melhor fornecedor de acordo com ele. 5. Construa um modelo piloto (protótipo) para reduzir os riscos e melhorar a visibilidade (veja o Capítulo 6). 6. Faça a seleção final do software e do parceiro para a implementação. 7. Planeje o projeto de implementação (veja o Capítulo 5). Página 20

21 A Solução de Business Intelligence Microsoft 21 Capítulo 2 Análise das Necessidades Qualquer pessoa que esteja considerando a compra de uma solução de BI abrangente precisa fazer uma análise das futuras necessidades e dos pontos de preocupação atuais para se certificar de que a funcionalidade do software é apropriada. Neste capítulo nos concentramos no PerformancePoint Server (Saiba mais sobre as mudanças no roadmap do PerformancePoint e SharePoint), já que esse pacote cobre tudo ou pelo menos a maior parte do que uma empresa procura quando se trata de ferramentas de front-end de BI. A maioria das organizações já possui o SQL Server e isso também vale, cada vez mais, para o portal do SharePoint, portanto não falamos sobre essas duas ferramentas abaixo (acesse o site da Microsoft se precisar de mais informações). A seguir você encontrará um exemplo de um Questionário do PPS, que o ajudará a fazer as perguntas certas antes de escrever um BRD (Business Requirement Document Documento de Requisitos de Negócios) e considerar uma implementação propriamente dita. O propósito deste questionário é pré-qualificar os usuários de uma ferramenta como o PerformancePoint Server. Exemplo de Questionário do PPS: Geral Qual seria sua principal razão para implementar o MS Performance Point Server? 1. Orçamento, Planejamento, Previsão 2. Consolidações 3. Analítica 4. Monitoramento (painéis/scorecards) 5. Mais de um dos itens acima! A Seus Objetivos e Critérios de Sucesso para uma possível implementação Fatores Críticos de Sucesso Classifique a importância dos seguintes fatores de sucesso (Baixa/Média/Alta?) Fator Crítico de Sucesso 1 As informações devem chegar na hora certa. 2 As informações devem ser integradas uma única versão da verdade 3 As informações devem estar disponíveis com mais rapidez Classificação 4 As informações devem ser precisas. 5 O sistema deve ter suporte para consultas ad hoc. Página 21

22 A Solução de Business Intelligence Microsoft 22 6 Os sistemas devem fornecer uma representação gráfica. das informações. 7 O sistema deve ter um desempenho razoável (tempos de resposta). Para cada uma das seções abaixo, descreva o processo atual e o processo desejado (as Seções B-G cobrem apenas o módulo de Planejamento do PerformancePoint Server): B Processo 1. Quais são seus ciclos de PBFC (Planning, Budgeting, Forecasting and Consolidation Planejamento, Orçamento, Previsão e Consolidação)? 2. Faça um acompanhamento detalhado de seus Processos de PBFC atuais (fluxo de dados). 3. Como funciona a planilha do Excel atualmente? 4. Quais são as dependências entre esses processos (se houver vários processos distintos que se cruzam)? 5. Descreva o período de tempo dos ciclos (quando eles abre, fecham). a. Descreva os processos dentro de um ciclo. b. Com que freqüência eles ocorrem e quais são as iterações dentro de um ciclo? c. Há outros processos de usuários internos ou externos para dar suporte? 6. Quais são seus pontos de preocupação atuais e as melhorias planejadas? C Medidas 1. Qual é a granularidade das medidas e como ela difere entre os tipos de PBFC (Dados Efetivos. Orçamento Ano corrente, ano seguinte) 2. Quais são as especificações (propriedades) de cada uma das medidas (isto é, o cliente tem uma região, um vendedor etc.)? 3. Que dados são calculados e enviados de volta ao sistema de origem e quais servem apenas para uso interno? 4. Como os dados são analisados? 5. Os dados são comparados entre diferentes iterações? 6. Examine as dimensões uma por uma. 7. Os novos clientes, tratamentos e tipos serão adicionados ao sistema? D Coleta de dados, Relatórios e Monitoramento 1. Como os dados são coletados em um ciclo de PBFC (isto é, planilha)? 2. Que pontos de dados são coletados? 3. Como os formulários são distribuídos? 4. Que dados são usados nos relatórios? 5. Como os relatórios são distribuídos? 6. Como funciona a planilha do Excel atualmente? Página 22

23 A Solução de Business Intelligence Microsoft Você prefere todas as células de entrada em um formulário ou múltiplos formulários? 8. Como a reconciliação é feita atualmente? 9. Você está propagando os formulários de orçamento? E Usuários, Função e Responsabilidades 1. Descreva o perfil do proprietário da ferramenta/processo e o número de usuários (aqueles responsáveis pelo gerenciamento do processo de PBFC). 2. Há outras funções ou perfis de usuário envolvidos nos processos que não foram cobertos acima? 3. Como o trabalho é dividido por função (entidade, receita, manutenção de hierarquia, fluxo de trabalho, segurança)? 4. Qual é o processo de análise e aprovação durante um ciclo de PBFC? 5. Há uma hierarquia de análise e/ou aprovação? Se sim, como ela é? 6. Quem está especificamente envolvido no processo de análise e aprovação e o que eles analisam e adicionam, especificamente? 7. Quem é responsável por fazer alterações no driver de negócios, nos formulários ou outras alterações de PBFC e como elas são implementadas? 8. Como a segurança do sistema é solicitada, aprovada e concedida? 9. Qual a diferença entre as permissões dos usuários? 10. A permissão do usuário controla alguma outra dimensão além da Equipe? F Fontes de Dados, Integração, Data Warehousing 1. Descreva suas fontes de dados específicas. 2. Como os dados são obtidos (arquivo simples, etc.)? 3. Quais são os passos necessários para transformar os dados a fim de cumprir os requisitos de análise/formulário/modelo Faça um acompanhamento detalhado das especificações da solicitação, recepção e uso dos dados (limpeza dos dados)? 4. Qual é o volume de dados usado a partir dos sistemas de origem? 5. Que volume de dados é enviado de volta aos sistemas de origem e processos downstream? 6. Descreva os requisitos do write-back de dados nos sistemas de origem. 7. Dados de múltiplas fontes precisam ser integrados? 8. Qual o histórico que você mantém (anos de dados) ou precisa usar na análise ou nos relatórios? 9. Quais são suas fontes de dados mais críticas? 10. Quais são suas fontes de medida mais críticas (entidades, elementos de custo, marketing, etc.)? 11. Em que nível de granularidade os dados estão disponíveis vs. o que é usado na modelagem e nos relatórios? 12. Quais são seus requisitos de arquivamento e o que seu grupo arquiva? 13. Que auditoria de dados é realizada? Página 23

24 A Solução de Business Intelligence Microsoft 24 G Logística de Projeto para uma possível implementação 1. Quais são os riscos, as restrições e as dependências do projeto? 2. Quem são os principais contatos durante o processo e quais são suas funções? 3. Quais as principais linhas do tempo dentro da linha do tempo do projeto (requisitos de PBFC do sistema de origem, disponibilidade das hierarquias finais)? 4. Como você tem acesso às fontes de dados? 5. Você usa o Active Directory? 6. Todos os colaboradores e aprovadores estão na rede? 7. Qual é a capacidade da rede interna? 8. Qual é a probabilidade de uso do servidor de terminal ou de outra ferramenta de acesso remoto? H Monitoramento e Analítica 1. Que KPIs você gostaria de seguir na aplicação de Monitoramento? 2. Com que freqüência as KPIs precisam ser atualizadas? 3. Em que ambiente você quer trabalhar com sua aplicação de monitoramento? Em um ambiente Web usando o SharePoint? 4. Você tem os KPIs já calculados hoje? 5. Você tem os algoritmos para calcular os KPIs? 6. Quantos KPIs você quer seguir? 7. Você quer que seus KPIs sejam exibidos em gráficos? 8. De que fontes você quer coletar dados para o cálculo de seus KPIs? 9. Você precisa do recurso de busca detalhada em sua aplicação de monitoramento? 10. Você já tem uma estrutura de hierarquia existente para todos os seus dados relevantes? 11. Quais são seus requisitos de relatório usando a aplicação analítica? 12. Você quer usar sua aplicação analítica para relatórios ou para análises rápidas? 13. Em que nível de detalhamento você quer fazer buscas? 14. Em que tipo de dado você quer fazer buscas detalhadas? 15. Você quer fazer buscas detalhadas em uma interface gráfica? 16. Quão importante é a funcionalidade de alterar facilmente a exibição com novas dimensões nos eixos? 17. Você precisa trabalhar em ambiente Web com sua aplicação analítica? 18. Você quer fazer buscas detalhadas em seus dados a partir de uma planilha do Excel? Com base nas respostas obtidas nas perguntas do Questionário sobre seu processo atual e seu processo desejado, você estará pronto para dar o próximo passo, transformando as necessidades em requisitos! Página 24

25 A Solução de Business Intelligence Microsoft 25 Capítulo 3 Transformando Necessidades em Requisitos Documento de Requisitos de Negócios Quando todas as perguntas acima forem respondidas, você terá um conjunto do que chamamos de necessidades brutas. Transformar essas necessidades brutas em um Documento de Requisitos de Negócios é uma tarefa crucial em qualquer projeto de implementação de sistemas. Na maioria dos casos, esse documento é produzido depois que o software foi selecionado, pelo parceiro de implementação do software. Contudo, achamos bastante útil produzir esse documento detalhado antes do processo de seleção do fornecedor de software. Esse documento serve como uma forte ferramenta no processo de seleção do fornecedor de software, já que os requisitos dos negócios e do sistema passam a ser conhecidos com detalhes, e ele permite que você compare cada solução de software com base em seus requisitos. Também é importante priorizar esses requisitos com base em suas necessidades, como algo que você deve ter ou que seria bom ter. Além de auxiliar no processo de seleção do software, esse documento serve como uma ferramenta importante para controlar o escopo e manter o patrocinador do projeto, o gerente do projeto e os membros da equipe do projeto na mesma página. Todos entendem os requisitos da mesma forma Os patrocinadores do projeto sabem exatamente o que será construído no sistema e os membros da equipe do projeto sabem exatamente o que precisa ser construído no sistema para cumprir requisitos de negócios específicos. A falta desse tipo de documento normalmente causa discrepância no entendimento das metas do projeto e pode, no final das contas, provocar a falha do projeto. Considere as seguintes áreas a serem incluídas em um documento de requisitos de negócios, além de outras que podem ser adequadas para sua organização: 1. Visão Geral Executiva Esta seção deve fornecer um resumo de alto nível do estado atual da Organização e uma breve descrição da Organização. Ela deve expressar a Visão do Projeto do ponto de vista executivo. Isso demonstrará que o projeto tem adesão por parte da equipe de liderança executiva e está alinhado com metas mais amplas da organização. Você também deve discutir o Resultado Desejado que a equipe executiva espera desse projeto. 2. Escopo, Objetivos e Fatores Críticos de Sucesso A equipe do projeto deve transformar as expectativas dos executivos em diversos itens tangíveis que vão orientar o objetivo do projeto e a definição do escopo. Com relação ao escopo e objetivo, a equipe deve definir os principais fatores que demonstrarão o sucesso do projeto. Página 25

26 A Solução de Business Intelligence Microsoft Pressuposições, Restrições, Dependências e Riscos nos Requisitos Esta seção deve listar várias pressuposições feitas durante a definição do escopo, como, por exemplo, o suporte contínuo dos executivos, a disponibilidade dos recursos certos na hora certa, etc. Esta seção também deve descrever quaisquer restrições, dependências e riscos que sejam conhecidos no início do projeto. Tudo isso deve ser feito relativamente rápido no início do projeto e deve ser apresentado ao comitê executivo para sua adesão e aprovação. Isso ajuda a alinhar todas as partes envolvidas. 4. Definição dos Requisitos de Negócios (Funcional e Técnica) Quando o objetivo e a definição do escopo estiverem prontos, é hora de escrever as especificações funcionais e técnicas. Essas especificações devem ser um documento de trabalho em andamento, detalhado o bastante para servir como base para o restante do projeto. a. Funcionais i. Casos de uso ii. Fluxo de processo conceitual de alto nível iii. Usuários e Segurança iv. Relatórios, Tendências e Análises b. Técnicas i. Fontes de dados ii. Requisitos de alimentação de dados iii. Auditoria e arquivamento de dados iv. Volume v. Requisitos de Desempenho do Sistema vi. Requisitos administrativos c. Outros requisitos i. Requisitos de treinamento (para Usuários Avançados e Usuários Finais) ii. Requisitos de implantação (prontidão da organização, etc.) Quando o documento acima estiver pronto, você estará bem posicionado para entender e comunicar os requisitos a todos os envolvidos no projeto. O próximo passo será analisar a adequação de diversos pacotes de software aos seus requisitos. Avaliando o PerformancePoint Server Aqui discutiremos como avaliar a adequação do PerformancePoint Server aos seus requisitos. Esta é uma abordagem genérica e pode ser aplicada a outros pacotes de software que você estiver considerando. Se estiver avaliando múltiplos pacotes de software com recursos e benefícios bastante similares, recomendamos também o desenvolvimento de um sistema de classificação por requisito ou categoria de requisito. Pode ser uma média ponderada ou uma classificação linear. Página 26

27 A Solução de Business Intelligence Microsoft 27 Os requisitos serão categorizados em várias áreas no BRD (business requirements document documento de requisitos de negócios), dependendo de suas necessidades. A partir do documento, pegue cada requisito de cada categoria e analise a adequação do PerformancePoint de modo tabular. Você também pode estender essa análise, incluindo a adequação de outros pacotes de software considerados, o que pode ser útil para uma comparação lado a lado. O exemplo abaixo representa os requisitos de todo o sistema para aplicações de Planejamento e Orçamento, e pode ser adaptado a qualquer módulo de software de BI. # Requisito / Ponto de Preocupação Breve Descrição do Requisito Presente no PPS Análise da adequação do PerformancePoint Em todo o sistema 1 Segurança dos Atualmente não tira Sim Usuários podem ser atribuídos a funções distintas com Dados no Nível proveito dos recursos vários níveis de segurança da Atualização de segurança do SSAS. Isso pode ser feito pelo Administrador a partir da Gostaria de começar interface de usuário e faz parte do gerenciamento a definir a Segurança das Atualizações do fluxo de trabalho controlado pelo PerformancePoint Planning Server 2 Múltiplas Árvores Necessidade de cada Sim Usuários podem controlar atualizações personalizadas de Atualização usuário criar suas em sub-sites de relatório do site de planejamento ou próprias atualizações O administrador pode fazer atualizações 3 Tempo de Sistema atual muito Sim personalizadas dentro do site de planejamento Isso está relacionado principalmente aos aspectos de Relatório Indisponibilidade lento, provavelmente Veja nossos comentários na página intitulada do Sistema Rápido devido às tabelas Recomendações para a arquitetura de relatório e Mínimo dinâmicas. Precisa de tempo de resposta rápido e sistema estável 4 Recursos de Precisa carregar e Sim A provisão multimoeda é um recurso incluído no multimoeda converter múltiplas PPS moedas É habilitado por modelos de pressuposição da taxa de câmbio 5 Recursos de Busca Precisa fazer buscas Sim Disponível no Planejamento como um recurso no Detalhada de detalhadas no nível design de Formulário e Relatório Transação da transação do cubo Disponível também nos módulos de Monitoramento e Analítica 6 Recurso de Precisa bloquear Sim Acesso do usuário a dados apropriados é controlado Bloqueio de versões de plano por atribuições e ciclos do servidor de planejamento Plano separadas e torná-las Controle de versão de plano é configurável e acessíveis simultaneamente normalmente o plano corrente é atualizado. Versões de planos são acessíveis simultaneamente via formulário ou relatório 7 Informações de Precisa saber quando Sim Isso não é um problema no PPS; o acesso ao cubo é Login do Sistema um usuário fez login no controlado pelo PerformancePoint Planning Server sistema para evitar problemas na implantação do cubo e não há conexões diretas ao cubo Cubos podem ser reprocessados a qualquer momento De forma similar você pode optar por analisar a adequação do PerformancePoint para aspectos de Monitoramento e Analítica também. Esse exercício não deve ser muito longo, mas sim feito rapidamente o bastante para avaliar se deve prosseguir nessa direção ou não. Esse trabalho proporcionará uma compreensão de alto nível de todos os requisitos a serem cumpridos pela aplicação. Ele também serve como um trabalho de mitigação de riscos para toda a entrega do projeto. Página 27

28 A Solução de Business Intelligence Microsoft 28 Se você estiver usando esse trabalho como uma ferramenta de comparação entre múltiplos pacotes de software, é melhor personalizá-lo de acordo com suas necessidades. Por exemplo, você pode adicionar uma coluna para classificar a adequação de um determinado requisito com um número porcentagem ou escala de Pode ser tirada uma média ponderada junto com a prioridade do requisito. Você pode definir um número de corte para determinar quais aplicações de software devem ser consideradas nos próximos passos e quais devem ser excluídas da lista. Estendendo o PPS com soluções de ISV e personalizações Quando um grande fabricante de software como a Microsoft publica um pacote de aplicação de software corporativo como o PPS, sempre há clientes cujos requisitos podem não ser cumpridos pela funcionalidade básica da solução. Por isso, há uma grande comunidade de desenvolvedores que reage constantemente aos comentários e requisitos dos clientes e constrói soluções complementares. Esses complementos fornecem aos clientes uma série de opções voltadas para sua indústria ou seus requisitos específicos. Às vezes essas soluções são entregues a um único cliente, e outras vezes são comercializadas e entregues mundialmente. Como a pilha de BI da Microsoft se baseia em uma plataforma aberta e a Microsoft incentiva os desenvolvedores em todo o mundo a construir soluções com valor agregado para satisfazer necessidades específicas dos clientes, existe um grande número de complementos disponíveis (veja o Apêndice 6 para exemplos): Para os componentes de Monitoramento e Analítica do PPS que são implantados no SharePoint, há inúmeros complementos na forma de: Web parts pré-configurados do SharePoint Modelos do SharePoint personalizados que fornecem uma base Consultas Personalizadas Gráficos avançados como medidores, gráficos de canal de tendências, ferramentas especiais de mapeamento, etc. Para o módulo de Planejamento do PPS existem complementos como: Busca detalhada avançada que pode passar pelo cubo e pelo data warehouse e chegar até suas fontes de dados transacionais. Difusão básica e avançada de quantias de orçamento ou previsão para preencher o Modelo de Planejamento do PPS. Para o data warehouse e os cubos OLAP do SQL Server há complementos como: Ferramentas de administração de data warehouse Construtores de cubos OLAP Designers de KPI Conectores pré-construídos para sistemas ERP específicos e outras fontes transacionais Página 28

29 A Solução de Business Intelligence Microsoft 29 Difusão básica e avançada de quantias de orçamento ou previsão para preencher o modelo de Planejamento do PPS. Portanto, como parte de seu processo de avaliação da pilha de BI da Microsoft, você deve perguntar (ou fazer uma pesquisa na Internet como PerformancePoint Server e add-on complemento) quais os complementos que podem beneficiar sua empresa na implantação da solução da Microsoft. Há algumas considerações adicionais para as empresas que estão implantando uma solução de BI da Microsoft quando pensamos em produtos de ISVs. Como cada empresa é diferente em termos de sua capacidade e seus recursos de TI, não existe uma resposta certa ou errada para essa pergunta. É necessário decidir se será benéfico comprar uma solução de ISV que fornecerá funcionalidades especiais à sua organização. O Valor das Soluções Verticais A intenção da Microsoft é que sua plataforma de BI seja usada em todos os segmentos industriais e funções internas, e por isso construiu um conjunto de recursos que beneficiará a maioria das organizações. No entanto, assim como os parceiros ISV da Microsoft constroem funcionalidades complementares como as mencionadas acima, há inúmeros parceiros com especialidades específicas que estão ajustando o SQL Server, o Analysis Services, o PPS, o Data Mining e o SharePoint às necessidades de clientes em mercados verticais. Eles estão desenvolvendo, por exemplo: Modelos verticais para orçamentos específicos de cada indústria Modelos padronizados verticais para Painéis baseados no SharePoint Integração pré-construída a bancos de dados de aplicações corporativas específicas de cada indústria Data warehouses industriais pré-configurados para verticais como: Varejo, Assistência Média, Governo, Educação e Serviços Financeiros Cubos OLAP construídos com KPIs e métricas específicas para cada indústria Conforme o mercado de BI fica mais e mais competitivo entre os provedores de soluções e publicadores de software de BI, cresce a tendência de ajustar as soluções de BI a indústrias e mercados verticais específicos. No caso de grandes fornecedores como a Microsoft, o grande desafio é resolvido com o auxílio de uma rede global e vibrante de provedores de soluções com profunda experiência nesse domínio. Página 29

30 A Solução de Business Intelligence Microsoft 30 Capítulo 4 Melhorando Processos para Ganhar Eficiência Você também deve considerar um breve exercício de melhoria dos processos internos como parte da implementação dos sistemas. Normalmente, isso faz parte de um projeto de implementação de sistemas, mas não conduzido de forma estruturada. Recomendamos que as empresas adotem um método com enfoque na melhoria dos processos, considerando os quatro passos a seguir: Novamente, cada passo pode ser personalizado de acordo com suas necessidades, o estágio em que você está, ou quão bem seus processos estão definidos ou precisam de melhorias. Por exemplo, se você planeja implantar os módulos de Monitoramento e Analítica do PerformancePoint, é bom definir quais KPIs (Key Performance Indicators Indicadores Chave de Desempenho) são mais importantes para sua organização, de que eles são feitos, quem os possui e como você pode calculá-los. É muito importante entender seus processos atuais, identificar desafios dentro deles e projetar ou definir quais processos devem avançar. Dependendo do nível de profundidade que a organização quer considerar, esse esforço pode variar entre algumas semanas e alguns meses, e pode requerer apenas um recurso ou um conjunto completo de recursos. Não importa o tamanho do projeto; você deve considerar os passos acima para formar a base adequada para os processos futuros e alcançar alguns benefícios tangíveis. Página 30

31 A Solução de Business Intelligence Microsoft 31 Capítulo 5 Construindo um Piloto para Garantir a Adequação Quando você não tem certeza se um produto é adequado para sua organização, a POC (Proof of Concept Prova de Conceito) é um modo rápido de adquirir a confiança necessária. A POC, ou projeto Piloto, é um pequeno projeto geralmente construído a partir de um pequeno subconjunto de dados internos para demonstrar será como a nova solução proposta. Ele ajuda a entender visualmente o conjunto de ferramentas e a função que ele desempenha na infraestrutura interna. Uma boa POC pode valer dúzias de reuniões e bons argumentos de vendas. Existem duas abordagens distintas para construir uma POC: Uma delas é re-produzir o processo atual na nova ferramenta e a outra é criar uma solução totalmente nova na nova ferramenta para tratar dos pontos de preocupação indicados no Documento de Requisitos de Negócios. Abordagem de Re-produção Em muitos aspectos, reproduzir o processo atual em uma nova ferramenta é mais fácil porque as expectativas e os resultados estão claramente definidos. Isso pode significar a conversão dos arquivos Excel existentes a formulários e modelos de orçamento, ou o design de alguns painéis para exibir relatórios e gráficos pré-existentes. O resultado demonstra imediatamente a diferença entre o sistema antigo e o novo. Por exemplo, há uma redução no número de arquivos necessários do Excel durante o ciclo de orçamento, uma redução no número de relatórios que você precisa manter e distribuir, todos os usuários corporativos podem ver as mesmas informações sem ambigüidade, etc. Essa abordagem gera a adesão ou a rejeição imediata. Contudo, ela pode ser um pouco restritiva. Afinal, você está implementando uma nova ferramenta porque ela pode fazer coisas diferentes, que as antigas não podiam. Se você apenas reproduzir os relatórios e processos antigos, não poderá ver realmente o potencial dessa nova ferramenta. Por exemplo, antes você distribuía relatórios impressos a cada gerente de departamento. Nesse projeto, você quer que a nova ferramenta exiba o relatório idêntico na web para visualização. Cada gerente de departamento terá seu próprio relatório para ver. Assim, você elimina a necessidade de imprimir e distribuir. Mas, e se a nova ferramenta pudesse fazer mais que isso? E se você pudesse ter um relatório para todos os departamentos? Tudo o que precisa é uma caixa de filtro para que cada gerente selecione seu próprio departamento. Assim, você não só elimina a impressão e a distribuição, mas também reduz o número de relatórios a apenas um. No entanto, você não conheceria essa possibilidade se estivesse apenas tentando reproduzir os relatórios atuais. Abordagem de nova solução Outra abordagem de POC é criar uma solução totalmente nova que agregue valor a novos problemas. Isso é mais comum em empresas que enfrentam desafios novos, como por exemplo uma fusão, um crescimento rápido, uma reorganização, novas linhas de produtos, novos processos etc. Nessas situações, as habilidades de facilitação de negócios são muito úteis porque envolvem uma análise mais detalhada das mudanças que estão ocorrendo e a visão da meta final. Essa visão e o cronograma Página 31

32 A Solução de Business Intelligence Microsoft 32 são extremamente necessários antes da definição de qualquer requisito da POC. Nesse caso, o propósito da POC seria ajudar as pessoas a visualizar o produto final, o que vai contribuir muito para o sucesso da organização. Para auxiliar no processo de facilitação, você precisa de vários exemplos ou modelos geralmente com a ajuda de uma empresa de consultoria. Você também precisa de bastante tempo para apresentar esses exemplos aos usuários corporativos, geralmente em múltiplas sessões. Além disso, precisa consolidar o feedback em algo concreto, cujo design seja prático. Entretanto, uma vez que a POC foi projetada, ela pode ser bastante revolucionária para todos os que se beneficiarão com a solução final. Nesse caso, o propósito da POC não é apenas demonstrar a capacidade do produto, mas também o valor que ele pode agregar à organização. Além disso, o resultado final da POC pode expandir a visão de longo prazo das equipes de gerenciamento. Preparando-se para a POC Agora que você acha que precisa de uma Prova de Conceito, o que precisa preparar? Abaixo estão alguns itens a considerar: Identifique os problemas a serem resolvidos: Isso serve para dar à POC um propósito, que deve representar um (ou alguns) dos muitos objetivos que você está tentando alcançar com o projeto. Prepare um subconjunto de dados: 1. Tamanho dos dados: a quantia de dados deve ser relativamente pequena, talvez apenas um mês ou um departamento. Mas os dados devem representar os diversos problemas que você enfrenta, isto é, conter uma variedade de volumes altos e baixos, uma variação de estatísticas etc. 2. Confidencialidade: O conjunto de dados deve ser algo que você não se importa em disponibilizar a empresas de consultoria externas. Ele não deve conter informações confidenciais, como números de previdência social dos funcionários, nomes, endereços e enfermidades dos pacientes (na assistência médica), nomes e endereços dos clientes com o resumo de seus casos (em empresas de advocacia) 3. Formato: O formato dos dados deve ser o mais próximo possível de seu banco de dados real, sem muita tradução. Por exemplo, se você armazena seu banco de dados no Microsoft SQL Server, é melhor fazer um backup do banco de dados e enviá-lo ao POC, em vez de exportar os dados para o Excel e enviar os arquivos Excel para os consultores da POC. Isso porque o Excel automaticamente transforma a cadeia de texto de aparência numérica para o formato numérico, e omite os caracteres 0 iniciais. Além disso, você não quer enviar arquivos.csv ou.txt. Os arquivos.csv são um formato convertido. Eles não mostram que seus dados eram na verdade um valor numérico antes de serem convertidos a.csv ou.txt. Se o banco de dados for grande demais para ser enviado ao POC, talvez um bom método seja exportar um subconjunto ao Microsoft Access. O Microsoft Access, sendo uma ferramenta de banco de dados para estação de trabalho, ao menos preserva o formato original dos dados e os relacionamentos de tabelas. Página 32

33 A Solução de Business Intelligence Microsoft 33 Prepare exemplos de relatórios ou exibições 1. Aparência: O mais importante em um relatório é sua aparência. Talvez você queira especificar que partes do relatório são essenciais, e que partes são opcionais. Por exemplo, ter um carimbo de data/hora no relatório pode ser fundamental para saber quando ele foi executado, mas a cor e o tamanho da fonte não são importantes. Porém, se você estiver em uma empresa de publicidade, o tamanho e a cor da fonte são essenciais, porque o relatório será enviado aos seus acionistas. 2. Regras Corporativas: É muito comum que um relatório contenha informações não armazenadas em lugar algum, mas calculadas apenas no momento da execução do relatório. É importante incluir as regras de cálculo para esses dados derivados Isso ajudará o designer da POC a fazer uma verificação cruzada em seu próprio trabalho. 3. Modelo: Se o projeto servir para criar algo que você não tem atualmente, um modelo pode ajudar a comunicar sua visão ao designer da POC. No caso dos projetos de BI, um modelo de figuras comunica muito melhor que páginas e páginas de narrativa. Esse modelo pode ser um objeto gráfico bem projetado no Microsoft Visio ou no Microsoft PowerPoint; ou um design feito a mão e digitalizado. Caminho da busca (drill-path): Isso é especialmente importante para projetos de BI. Um caminho de busca (drill-path) é basicamente a direção de sua análise. Um modo rápido de identificá-lo é fazer algumas perguntas: 1. Quando você vê um sinal de aviso em um KPI de alto nível, que área você gostaria de ver em seguida? 2. É fundamental manter o mesmo caminho em 1)? 3. Se não, que outras áreas possíveis você gostaria de ver em seguida? 4. Liste todas as áreas que você acha que podem ajudá-lo a identificar a causa do problema no desempenho. Defina prioridades: É bom que o designer da POC saiba quais relatórios, formulários ou exibições são mais importantes para você. Defina expectativas: Identifique o que você quer que essa POC mostre. A lista de itens provavelmente será curta, porque isso é apenas uma POC, não um projeto completo. Página 33

34 A Solução de Business Intelligence Microsoft 34 O que esperar quando você visualiza a POC Seja prático: Tenha em mente que isso é uma POC, não um projeto completo. Essa pequena tarefa tem a intenção de demonstrar que a ferramenta pode realmente realizar determinado conceito. O conceito pode ser integrar-se ao portal do SharePoint ou partir do nível corporativo e aprofundar-se até o nível da SKU do produto. Seja qual for o conceito, a POC não tem a intenção de resolver todos os seus problemas e preocupações. É para isso que serve o projeto. Mantenha a mente aberta: Às vezes, a exibição do projeto da POC pode parecer um pouco diferente do que você está acostumado. Afinal, essa ferramenta é totalmente diferente. É compreensível que os novos relatórios e exibições tenham uma aparência um pouco diferente. A menos que a aparência seja fundamental e você tenha pedido anteriormente uma reprodução dela, uma pequena variação deve ser esperada. Concentre-se no objetivo: Volte ao objetivo documentado originalmente para essa POC e veja se ele foi alcançado. Benefícios adicionais: Depois de identificar que os problemas foram resolvidos você deve tentar ver o que mais essa POC pode oferecer, e se essas características adicionais são adequadas para seu ambiente. Por exemplo, você pediu determinados gráficos em um painel. Em retorno, não apenas recebeu exatamente o que tinha projetado, mas esses gráficos também são drillable, ou seja, você pode fazer buscas detalhadas a partir deles. Talvez você não esperasse ter objetos drillable em seu painel. Agora precisa decidir se é viável distribuir esse tipo de objeto ao seu pessoal, quanto treinamento estaria envolvido, etc. Página 34

35 A Solução de Business Intelligence Microsoft 35 Capítulo 6 Planejando o Projeto de BI Microsoft: O que é preciso para alcançar com sucesso a linha de chegada? Este capítulo oferece uma introdução detalhada ao gerenciamento de projetos. Para projetos menores, esse tipo de gerenciamento detalhado pode ser excessivo, enquanto para projetos maiores ele pode ser a diferença entre sucesso e fracasso. Planejando uma implementação de BI bem-sucedida Como em qualquer outro projeto ou tarefa, o bom planejamento da implementação de BI da Microsoft é essencial para o sucesso do projeto. Nesta seção vamos explorar os desafios da execução e do gerenciamento de um projeto de Business Intelligence, além de discutir métodos para atenuar os riscos associados a esse tipo de projeto. Projetos de Business Intelligence criam desafios especiais que normalmente não são encontrados em outros tipos de soluções técnicas/financeiras, como a implementação de um ERP. Se sua organização planeja implementar um único painel de scorecard no SharePoint ou outro projeto simples, os desafios geralmente não são tão complicados. Contudo, se você está planejando uma solução mais complexa, que pode incluir o Monitoramento, Analítica e Planejamento financeiro usando o PPS, os desafios não devem ser subestimados. Eles podem abranger tudo, desde a infra-estrutura técnica até os requisitos de negócios e o solucionamento dos requisitos vindos dos eventuais consumidores e usuários do sistema. As complexidades podem aumentar quando se combina a equipe de gerenciamento interna e sua abordagem à equipe de gerenciamento e à abordagem de um fornecedor ou uma empresa de consultoria. Reunir os detalhes, decompor e entender os requisitos, desenvolver e colaborar dentro da equipe pode ser uma tarefa bastante difícil. Infelizmente, são justamente essas complexidades que fazem com que muitos projetos de TI errem o alvo e até mesmo falhem completamente. Gerenciamento de Projeto Tradicional A abordagem padrão em muitos projetos de BI é normalmente alinhada às metodologias PMBOK (Project Management Body of Knowledge). A maioria das pessoas está familiarizada com os princípios básicos desses métodos, incluindo a criação de um gráfico de Gantt com tarefas, dependências e instruções rígidas a respeito de como o projeto deve fluir, quem deve fazer o que e quando deve fazêlo; isso se chama método Cascata (Waterfall). A Microsoft tem vários modelos disponíveis em seu site para gerenciar projetos de BI dessa forma. Embora certos aspectos dessa abordagem possam aumentar a probabilidade de sucesso do projeto, na maioria dos casos ela não dá conta, especialmente em projetos maiores e complexos com muitas incógnitas. O desafio das abordagens de gerenciamento de projeto tradicionais em implementações de BI é que a estrutura de trabalho é rígida demais. Ela estimula um grande volume de planejamento antecipado, como requisitos de negócios detalhados. Esses requisitos são então decompostos em tarefas no gráfico de Gantt e atribuídos a desenvolvedores (Consultores). Tudo isso é anexado ao tempo e aos resultados finais, o que acaba determinando quando esses resultados finais devem ser completados. No entanto, há uma falha importante nessa abordagem: O fato é que projetos de Business Intelligence são dinâmicos e freqüentemente há mais elementos desconhecidos que conhecidos no projeto. Página 35

36 A Solução de Business Intelligence Microsoft 36 Portanto, a idéia de que um indivíduo ou até mesmo uma equipe possa analisar os requisitos e depois prever o que realmente precisa ser feito e quanto tempo isso levará é como ignorar o enorme elefante branco presente na sala. Se você adicionar requisitos que mudam constantemente, desafios relacionados a hardware e software, conhecimento da equipe ou outras questões dinâmicas, o alcançar o sucesso em um projeto de BI se torna algo ainda mais desafiador. Então que abordagem de gerenciamento de projetos tem uma probabilidade maior de sucesso? Essa pergunta pode ser respondida, primeiro, através da compreensão dos atributos de uma abordagem de gerenciamento de projetos que são essenciais para o êxito da solução. Há quatro atributos que se destacam como os principais fatores de uma abordagem de gerenciamento de projetos bemsucedida: Adaptabilidade, Transparência, Simplicidade e Unidade. A Abordagem de Gerenciamento Agile O gerenciamento de projetos Agile e especificamente o SCRUM revolucionaram os métodos usados na implementação eficaz de soluções de business intelligence. Em poucas palavras, o gerenciamento Scrum compreende a definição dos requisitos de negócios de alto nível, a estimativa das tarefas, a realização do trabalho em incrementos, a discussão sobre o progresso diariamente e por fim a implementação de resultados finais dentro de algumas semanas. Isso pode soar como uma palestra de física quântica, mas na verdade é bastante simples e fácil de implementar. O objetivo desta seção não é mostrar como implementar o gerenciamento Agile com Scrum, mas sim propor o valor agregado por essa abordagem. A tabela abaixo define os principais benefícios da implementação do Scrum. Benefícios para o Cliente Benefícios para o Desenvolvedor (Fornecedor) Transparência Transparência Controle das prioridades Controle da criatividade Melhor controle do orçamento Negociação de tempo Redução de riscos O direito de descobrir a melhor abordagem Solução que funciona, mais rapidez no trabalho Investimento e interação do cliente Vamos olhar mais de perto os quatro atributos de gerenciamento que promovem o sucesso da implementação de BI: 1. Adaptabilidade: A habilidade de adaptar-se rapidamente aos requisitos de negócios que mudam de maneira dinâmica. A adaptabilidade é o atributo número um do gerenciamento Agile e o principal fator de sucesso dos projetos gerenciados pelo método Agile. Página 36

37 A Solução de Business Intelligence Microsoft 37 A noção de constantes iterações se aplica perfeitamente à capacidade da equipe de ajustar-se continuamente às alterações do ambiente e dos requisitos. Isso permite que a equipe acompanhe as verdadeiras necessidades dos usuários e ajuste a solução para garantir que o resultado final seja o mais próximo possível do objetivo. Uma abordagem mais tradicional como a Cascata (Waterfall) também encoraja o ajuste e a adaptação, mas é um ambiente muito mais controlado, geralmente administrado pelo gerente do projeto, não pela equipe inteira. 2. Transparência: Progresso e status do projeto visíveis a todos os envolvidos. A transparência é outro atributo fundamental da abordagem Agile. Normalmente, os projetos são monitorados por reuniões e relatórios semanais. Na maioria dos casos, os dados são subjetivos e compilados pelo gerente do projeto. O gerenciamento Scrum/Agile abre os relatórios de status a todos e não se concentra apenas na porcentagem realizada e no que vem a seguir. O Scrum requer que a equipe inteira relate diretamente o que realizou, o que planeja fazer e quaisquer problemas que tenham ou esperem encontrar, diariamente. Ao final de um pequeno intervalo, o trabalho realizado é disponibilizado para uso. Portanto o Agile dá um passo à frente na geração de relatórios e realmente oferece uma funcionalidade eficiente, em vez de vaporware (software anunciado pelo desenvolvedor muito antes do seu lançamento, mas que nunca chega a entrar em produção). 3. Simplicidade: Práticas e ferramentas de gerenciamento que são fáceis de implementar e executar. Se você já teve a oportunidade de analisar o material de PMBOK, sem dúvida se impressionou com o excesso de teorias, gráficos, diretrizes e coisas do tipo. Embora boa parte dessas informações auxilie bastante na compreensão, elas não contribuem para o sucesso do projeto de BI. Se nos afogarmos na documentação, nunca seremos capazes de nos concentrar no verdadeiro objetivo. O manifesto Agile* é bastante simples, porém muito eficaz. Ele diz: Indivíduos e interações acima de processos e ferramentas Software funcional acima de documentações abrangentes Colaboração com o cliente acima da negociação de contratos Reação a alterações acima da obediência a um plano Ou seja, embora os itens à direita tenham seu valor, nós valorizamos mais os itens à esquerda. * 4. Unidade: equipe e visão unificadas com uma meta clara de sucesso. Existem muitos livros sobre construção e dinâmica de equipe. Todo gerente de projeto (PM) deve ter ao menos um conhecimento básico sobre a construção de equipes e a psicologia da dinâmica de equipe. Mas o mais importante é que ele ou ela precisa aceitar que a unificação da equipe é fundamental para o sucesso de uma implementação de BI. A equipe inclui todas as pessoas comprometidas com o projeto. Podem ser analistas, técnicos de TI, o proprietário do produto, gerentes, desenvolvedores ou qualquer outra pessoa da empresa ou do parceiro atribuído ao projeto. A equipe se torna responsável, como um todo, por fornecer uma solução funcional e bem-sucedida. Essa equipe auto-gerenciada assume a responsabilidade pela solução e, assim, todos têm o dever de cumprir as expectativas. Além disso, essa unificação garante que todos estejam completamente alinhados e concentrados nos objetivos. Veja no final deste capítulo detalhes sobre o manifesto Agile Página 37

38 Como é o Scrum A Solução de Business Intelligence Microsoft 38 Uma equipe de Scrum é formada por três funções principais: 1. Proprietário do Produto: O proprietário do produto é o principal contato interno e é totalmente dedicado ao projeto (a menos que este seja pequeno). Essa pessoa deve ter um amplo conhecimento sobre os objetivos do projeto, além da habilidade não só de definir os requisitos de negócios como também definir e avaliar a métrica de sucesso. O proprietário do produto deve ser um funcionário da empresa que está implementando a solução de BI. 2. ScrumMaster: Similar ao termo tradicional Gerente de Projeto, o ScrumMaster é geralmente alguém da empresa de consultoria parceira. Essa pessoa deve conhecer as práticas do gerenciamento Agile. Assim como o gerente de projeto, o ScrumMaster garante que o projeto esteja indo na direção certa, através da facilitação do processo. O ScrumMaster não se compromete com datas, orçamentos, resultados finais etc. A equipe toma decisões conjuntas a respeito desses aspectos essenciais do projeto. Os principais objetivos do ScrumMaster são proteger o processo de Scrum, remover obstáculos e facilitar a colaboração. Em outras palavras, ele serve, lidera e facilita o processo de gerenciamento Agile. Isso permite que a equipe de desenvolvimento se concentre nos objetivos, em vez de se prender a detalhes que não ajudam a atingir os resultados. 3. Equipe: A equipe consiste em todas as pessoas comprometidas com o sucesso do projeto. Isso inclui tanto os funcionários quanto os consultores. Quer você seja um analista que define o orçamento para os funcionários ou um especialista em SharePoint comprometido com a personalização do portal do SharePoint, se estiver empenhado em alcançar os objetivos, você faz parte da equipe. A equipe não é governada por um indivíduo. Ela é uma unidade de organização própria, facilitada pelo processo Scrum com a assistência do ScrumMaster. O processo Scrum é bastante simples. Contudo, pode ser melhor incluir requisitos mais tradicionais antes de iniciar o projeto. Os requisitos podem ser identificados no início do projeto, com uma prova de conceito. A POC iniciará o processo de análise e compreensão das complexidades e dos requisitos de negócios. Essa análise inicial pode então ser fornecida à fase principal do projeto e utilizada na descoberta do Scrum. Página 38

39 A Solução de Business Intelligence Microsoft 39 Não há regras estritas sobre como reunir diferentes práticas de gerenciamento, mas é importante notar que seguir um regime rígido não ajuda ninguém, portanto ajuste os processos para satisfazer suas necessidades. O Processo Agile É Assim: 1. A equipe se senta com o proprietário do produto para uma sessão de planejamento em que serão identificados os requisitos de alto nível do projeto. No Scrum, eles são chamados às vezes de histórias (stories). A idéia é identificar os requisitos da solução com base nas necessidades dos usuários. Por exemplo: Precisamos executar um relatório P&L por departamento e consolidar todos os departamentos. Temos que selecionar o número ou a atualização do departamento, bem como a moeda e o período Quando as histórias forem definidas, a equipe continuará a sessão de planejamento para identificar as tarefas necessárias para desenvolver as histórias. Esse passo é similar ao método tradicional de criar um plano de projeto. No entanto, a diferença é que em vez de o gerente de projeto criar o plano e pedir que a equipe o siga, no gerenciamento Agile a equipe participa da criação do plano e se compromete com o trabalho e os resultados finais. Esse é o componente fundamental do gerenciamento Agile com Scrum. A equipe é capacitada a tomar as decisões para alcançar o sucesso nas soluções. Quando a equipe é responsabilizada pelas decisões que toma, fica mais motivada a atingir os objetivos. Os detalhes são geralmente revelados conforme o projeto avança. 3. Com os detalhes revelados, o proprietário do produto, com a ajuda da equipe, prioriza os itens que devem ser cumpridos primeiro. Esses itens serão incluídos no sprint para serem trabalhados. Normalmente o sprint tem entre 2 e 4 semanas. 4. A equipe sempre começa o dia com uma reunião em pé ou reunião Scrum. Essa reunião não dura mais de 15 minutos. O propósito dela é permitir que cada membro da equipe responda três perguntas importantes. 1. O que você fez ontem, 2. O que você planeja fazer hoje? Você tem algum obstáculo que o impeça de realizar suas tarefas. Essa reunião é mais uma das partes essenciais dos métodos Agile. A reunião não serve para discutir detalhes de um desafio específico ou outros aspectos do projeto. É simplesmente para responder as três perguntas com rapidez e precisão. Todas as discussões paralelas podem ser agendadas para depois. É ideal e comum que nessa reunião compareçam todos os membros da equipe comprometidos com o projeto, bem como os envolvidos, como o patrocinador do projeto e outros indivíduos que têm interesse no sucesso do projeto. 5. Quando o sprint chega ao fim, o objetivo é que o trabalho realizado seja implementado e disponibilizado para teste e uso. Ao final do sprint algumas coisas devem acontecer: Uma demonstração formal das tarefas realizadas deve ser conduzida com todos os comprometidos e envolvidos no projeto. Se boa parte do trabalho foi de back-end, como por exemplo, pacotes de movimento de dados SSIS, é fácil mostrar o pacote SSIS e um diagrama simples do que foi realizado. Após a demonstração do sprint, a equipe deve se sentar para uma discussão retrospectiva. Essa discussão é feita apenas com os membros da equipe comprometidos. O objetivo da reunião é discutir abertamente o que deu certo ou errado durante o sprint e o que pode ser feito para melhorar o próximo. Página 39

40 A Solução de Business Intelligence Microsoft Esse processo é então iniciado novamente para o próximo sprint. Sucesso com o Gerenciamento Agile É simplesmente impossível conhecer todos os requisitos de um projeto antecipadamente. As complexidades de implementações de Business Intelligence são normalmente muito grandes para serem reveladas com uma sessão de descoberta comum. Pensar melhor e por mais tempo pode ajudar a revelar alguns dos requisitos, mas sempre surgirão outros em que ninguém pensou ou ninguém sabia no momento da documentação do plano de projeto Cascata (Waterfall). Para atenuar esses problemas, você deve conversar mais com os usuários e limitar a documentação inicial. A equipe mostra a solução em ação à medida que ela é desenvolvida. Isso ajuda o usuário a entender e adotar a solução e, ao mesmo tempo, revela os requisitos que, de outra forma, não teriam sido descobertos. Eles refinam progressivamente os requisitos com esse conhecimento, além de repriorizar continuamente os resultados finais, de modo que sejam desenvolvidos os recursos mais importantes. O Standish Group fez um estudo que descobriu que apenas 20% dos recursos implementados em uma solução de TI são usados com freqüência ou sempre. Os 80% restantes são usados às vezes, raramente ou nunca. O gerenciamento Agile evita a implementação desses recursos desnecessários. A rapidez na implementação e na adoção pelo usuário resulta em um ROI muito mais alto em um período de tempo mais curto. Unindo as Equipes de Gerenciamento Se você planeja implementar o PPS internamente sem a assistência de um parceiro consultor de BI, a dinâmica de gerenciamento de equipe pode não ser um grande problema. Mas se seu caminho é como o da maioria, seu cronograma inclui a contratação de um parceiro de BI experiente para auxiliálo na iniciativa de Gerenciamento de Desempenho de Negócios. A importância das práticas e da abordagem de gerenciamento do projeto não deve ser subestimada. É aconselhável que ao menos um diálogo de alto nível ocorra durante o processo de seleção do parceiro. Isso ajudará a determinar as metodologias de gerenciamento, os processos, os principais membros da equipe, as diretrizes de comunicação e outras questões referentes à documentação e relatório de status. Embora os estilos de gerenciamento de sua empresa e do parceiro não tenham que ser iguais, é importante que ambas as equipes entendam as funções e responsabilidades de todos os envolvidos. E, além disso, é importante que todos os envolvidos se comprometam a fazer parte da equipe de projeto unificada. Página 40

41 A Solução de Business Intelligence Microsoft 41 Conclusão Esta seção cobriu algumas das armadilhas de uma abordagem tradicional de gerenciamento de projetos. Nós vimos uma forma de atenuar os desafios clássicos enfrentados nas implementações de Business Intelligence, através do uso do gerenciamento de projeto Agile e, especificamente, do Scrum. A utilização dos princípios do Agile e a incorporação de algumas das documentações mais tradicionais associadas a práticas de PMBOK aumentarão muito a probabilidade de sucesso. Quer sua estratégia inclua o Scrum ou apenas as metodologias Agile, como o planejamento interativo e a habilidade de se adaptar a mudanças, a exposição do progresso do projeto é essencial para o sucesso da implementação de BI da Microsoft. Princípios do Manifesto Agile 1. Nossa maior prioridade é satisfazer o cliente através da entrega rápida e contínua de softwares de valor. 2. As alterações nos requisitos são bem-vindas, mesmo na fase final de desenvolvimento. Os processos Agile utilizam as alterações para gerar vantagens competitivas para o cliente. 3. Entrega freqüente de software funcional em algumas semanas a alguns meses, com preferência para o prazo mais curto. 4. Funcionários corporativos e desenvolvedores devem trabalhar juntos diariamente durante o projeto. 5. Construa projetos com indivíduos motivados. Dê a eles o ambiente e o suporte de que precisam e confie neles para a realização do trabalho. 6. O método mais eficiente de transportar informações para e dentro de uma equipe de desenvolvimento é conversar pessoalmente. 7. O software funcional é a principal medida de progresso. 8. Os processos Agile promovem um desenvolvimento sustentável. Os patrocinadores, desenvolvedores e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente. 9. A atenção contínua à excelência técnica e ao bom design melhora a agilidade. 10. Simplicidade a arte de maximizar a quantia de trabalho não realizado é essencial. 11. As melhores arquiteturas, requisitos e designs surgem em equipes que possuem organização própria. 12. A intervalos regulares, a equipe revela como se tornar mais eficiente, e então ajusta seu comportamento de acordo. Fonte: Página 41

42 Próximo do Acordo Requisitos Distante do Acordo A Solução de Business Intelligence Microsoft 42 Categorização da complexidade em projetos de desenvolvimento Anarchy Anarquia Complicated Complicado Complex Complexo Simple Simples Complicated Complicado Próximo da Certeza Tecnologia Distante da Certeza * Adaptado de Strategic Management and Organizational Dynamics, The Challenge of Complexity - 3ª Edição, Ralph D. Stacey, Prentice Hall, Fevereiro de 2000 Recursos: Página 42

43 A Solução de Business Intelligence Microsoft 43 Apêndice 1: Integrando Métrica e Analítica para o Gerenciamento do Desempenho O gerenciamento do desempenho consiste em atividades que garantem o cumprimento contínuo dos objetivos com um método eficiente. Ele se concentra no desempenho de qualquer nível da organização, incluindo processos, produtos e funcionários. Há muitos benefícios na implementação do gerenciamento de desempenho em sua organização: 1. Os gerentes se concentrarão apenas nos resultados, ajudando a gerenciar os funcionários que sempre parecem ocupados mas podem não estar contribuindo para as estratégias da empresa como se espera. 2. As metas de longo prazo da empresa podem ser alcançadas em menos tempo. 3. Os objetivos da organização serão claramente definidos e medidos. 4. Todos os funcionários e gerentes serão responsáveis por aquilo que ocorrer. 5. A comunicação é melhorada desde os mais altos executivos da organização até todos os funcionários já que todos conhecerão as metas da empresa. 6. A medida do desempenho ocorre diariamente, e não em s e/ou reuniões ocasionais. Todos esses recursos podem ser encontrados em uma só aplicação, o Microsoft Office PerformancePoint Server. O PerformancePoint Server é uma aplicação robusta de gerenciamento de desempenho que pode fornecer a infra-estrutura necessária para conectar e alinhar todos os funcionários à estratégia da organização. O PerformancePoint Server também vem com recursos de analítica e scorecarding. A analítica fornece dados concentrados no componente financeiro e no componente operacional da empresa permitindo que os usuários analisem as informações, tomem decisões bem fundamentadas e diretamente vinculadas à estratégia da organização. Isso permite que a organização use seus dados para planejar o futuro dos negócios, além de medir o desempenho passado. Também fornece a métrica que é crucial para levar os negócios ao sucesso. Há muitas metodologias em prática atualmente para analisar informações. As duas listadas abaixo são as mais utilizadas: 1. Balanced Scorecard essa ferramenta de gerenciamento de desempenho avalia se as ações operacionais estão alinhadas à visão e às metas da organização. Em geral, as empresas olham para os dados financeiros apenas quando vão tomar grandes decisões. Com um Balanced Scorecard, elas podem tomar decisões com base em KPIs financeiros e operacionais. Cada departamento operacional pode tomar suas próprias decisões, que podem então ser medidas de acordo com as metas gerais da empresa. Há quatro áreas de desempenho geral sugeridas para uso com o Balanced Scorecard: a. Financeira examina se a implementação da estratégia contribui para o resultado final. b. Processo Interno as tarefas e os passos internos usados para agregar valor para o cliente. Página 43

44 A Solução de Business Intelligence Microsoft 44 c. Cliente mede o valor da satisfação do cliente, que acaba resultando no aumento da receita. d. Inovação e Aprendizado inclui ativos intangíveis como a base de conhecimento da organização, o treinamento e a retenção de funcionários e a infra-estrutura de TI. 2. Six Sigma procura eliminar as fontes dos erros e falhas. Para negócios, a principal metodologia do Six Sigma se chama DMAIC: a. Defina metas de melhoria dos processos que estejam de acordo com os requisitos do cliente e a estratégia da organização. b. Meça os principais recursos dos processos existentes e colete dados pertinentes. c. Analise os dados para procurar relações de causa e efeito. d. Melhore o processo usando vários métodos baseados na análise de dados. e. Mantenha o controle para assegurar que qualquer variação dos objetivos seja retificada antes do surgimento de defeitos. Há muitos bons exemplos de Gerenciamento de Desempenho em organizações de todo o mundo. Os exemplos abaixo foram retirados de alguns whitepapers disponíveis no site da Microsoft. Coppin State University A Coppin State University (CSU) é uma instituição reconhecida, com qualidade em programas de graduação e pós-graduação, atraindo estudantes de todo o mundo. A CSU é amplamente reconhecida por seu uso inteligente da TI e recebeu recentemente os prêmios EDUCAUSE Award for Innovation in Network Technology e Campus Technology Innovator Award da revista Campus Technology. A CSU queria fornecer informações de qualidade sobre o desempenho de alunos e negócios a todos os usuários da universidade. Além disso, queria uma técnica aperfeiçoada para gerenciar e visualizar a métrica complexa usada para avaliar o desenvolvimento e o sucesso dos alunos. Isso era necessário para preservar sua posição de credibilidade. A solução envolveu o Windows Server, o SQL Server e o PerformancePoint Server (PPS). O PPS foi implementado para melhorar o desempenho operacional e financeiro da universidade. Essa solução foi implantada para 120 usuários, cada um com painéis. Os painéis continham os KPIs que incluíam a contagem de candidatos, a matrícula, a média das notas do aluno e os novos candidatos. O estudo de caso completo pode ser encontrado em: Lending Tree, LLC (Limited Liability Company - Companhia de Responsabilidade Limitada) A Lending Tree ajuda os clientes a comparar empréstimos localizando e apresentando várias ofertas. A indústria de empréstimos é muito competitiva, portanto é importante que as informações estejam prontamente disponíveis. Na Fase 1, a Lending Tree se concentrou nos segmentos de Operações e Vendas da empresa. Ela implementou o PPS, o SQL Server e o SharePoint como parte da solução total. Agora todos os funcionários podem examinar os dados da forma necessária diariamente. A solução alterou completamente o modo como os funcionários trabalham e sua maneira de pensar. Página 44

45 A Solução de Business Intelligence Microsoft 45 Além disso, a implementação foi rápida, teve uma boa relação custo-benefício e a curva de aprendizado dos usuários finais foi curta. O estudo de caso completo pode ser encontrado em: Potbelly Sandwich Works A Potbelly Sandwich Works é uma empresa em expansão com mais de 200 restaurantes em 11 estados. O gerenciamento da Potbelly determinou que eles precisavam tornar os dados disponíveis mais rapidamente para todos os usuários da empresa. A estrutura existente fornecia relatórios por , sem a habilidade de fazer buscas detalhadas. Além disso, os dados disponíveis eram muito limitados no escopo, o que significava que muitos usuários mantinham um arquivo separado com suas informações em planilhas do Excel. A Potbelly implementou o PPS, o SQL Server, o SharePoint, o Dynamics GP e o Reporting Services como parte de sua solução total. O resultado: agora todos os funcionários são produtivos. Por exemplo, um executivo que antes gastava até 10 horas fazendo login no sistema de custos para analisar os resultados de cada restaurante, agora pode ver as mesmas informações em 20 minutos. Isso e o uso das tecnologias Microsoft permitiram que a Potbelly fizesse uma implementação mais eficiente e mais fácil de manter, a um custo mais baixo que seus concorrentes. O estudo de caso completo pode ser encontrado em: Página 45

46 A Solução de Business Intelligence Microsoft 46 Apêndice 2: Uma Versão da Verdade Em Toda A Empresa Os gerentes de uma organização podem estar tomando decisões com base em dados imprecisos. Os relatórios de um sistema, como os produzidos pelo TI ou pelo departamento de Finanças, podem entrar em conflito com os dados recebidos de outros relatórios produzidos por um sistema diferente. Isso pode levar a um caminho inapropriado e à possível perda de milhões de dólares decorrente de oportunidades de receita não previstas, investimentos equivocados ou controle de custos. O objetivo da solução de Business Intelligence (BI) é criar uma única versão da verdade, coletando dados de todas as fontes e hospedando-os em um só local. Assim todos os usuários executarão relatórios a partir do mesmo local, gerando consistência e permitindo que o gerenciamento tome decisões com base em informações corretas. Há vários obstáculos na criação de um data warehouse bem-sucedido: Inconsistência entre convenções de nomenclatura: Deve haver concordância em toda a empresa com relação às definições e aos cálculos dos KPIs. A melhor solução é ter uma convenção de nomenclatura consistente para todos, removendo quaisquer nomes similares. Os objetivos dos departamentos de Negócios e TI podem ser diferentes: Todos os grupos devem fazer parte de uma equipe que trabalha com o mesmo objetivo. Integridade dos dados: Isso engloba a reconciliação, os backups do banco de dados, os controles de segurança, as análises de log de erros após as transferências de dados, e a validação para evitar a existência de dados inválidos. Originalmente, o BI era feita por departamentos de TI que dependiam da programação. Apenas algumas pessoas dentro da organização sabiam o código e era difícil alterá-lo. Na maioria das vezes, o custo era alto e o sucesso difícil; no entanto, implementar e utilizar uma ferramenta de BI se tornou mais fácil. Por exemplo, sua organização já tem ferramentas de BI que podem ser usadas imediatamente, como o Microsoft SQL Server e o Microsoft Office. O uso de ferramentas com as quais os funcionários já estão familiarizados diminui os riscos da implementação de BI e permite uma entrega mais rápida. O tempo gasto no treinamento de usuários finais é reduzido significativamente, da mesma forma que o sucesso aumenta. Já que praticamente todos usam o Microsoft Office diariamente, o uso dessas ferramentas de BI prontamente acessíveis garante que a solução esteja disponível para todos os funcionários, não apenas os especialistas. Assim todos podem tomar decisões diárias usando as melhores informações disponíveis para cada pessoa. Página 46

47 A Solução de Business Intelligence Microsoft 47 Gerenciamento de Informações O Gerenciamento de Informações é tão importante que às vezes é chamado de Santo Graal. O Gerenciamento de Informações tem três áreas de enfoque: 1) Governança de Dados; 2) Dados Estruturados e Não Estruturados; e 3) Convergência de BI e Portais. Governança de Dados A Governança de Dados é uma disciplina de controle de qualidade que inclui as metodologias, os funcionários e as tecnologias da informação necessárias para produzir o gerenciamento confiável e consistente dos dados da organização. Os objetivos da governança de dados incluem: o Melhorar a segurança dos dados o Tomar decisões consistentes o Tomadores de decisão confiantes o Prestação de contas atribuída à equipe responsável pela confiabilidade e e consistência dos dados Dados Estruturados e Não Estruturados Todas as organizações têm tanto dados estruturados como não estruturados. Os dados estruturados consistem em campos, colunas/linhas e índices, e envolvem transações que podem ser lidas em relatórios. Em essência, eles são entendidos com facilidade. Os dados não estruturados são o oposto. Não há estrutura alguma e eles podem ser aleatórios. Podem incluir s, figuras e planilhas do Excel, por exemplo. Master Data Management (MDM) O Master Data Management (MDM) tem o objetivo de fornecer processos para agregar, acumular, fazer a correspondência, garantir a qualidade, consolidar e distribuir dados em toda a organização para assegurar o controle e a consistência. Convergência de BI e Portais As estratégias da organização procuram agregar mais valor a partir da integração do BI e dos portais. Antes estes (junto com as aplicações corporativas) eram vistos como projetos separados, mas agora se considera valioso combinar todas essas plataformas em uma só estratégia. Microsoft Permita que a Microsoft o ajude a alcançar o gerenciamento de informações em sua organização. O Performance Point Server (PPS) (Saiba mais sobre as mudanças no roadmap do PerformancePoint e SharePoint) e o Office SharePoint Server, junto com o SQL Server, ampliam a inteligência e os dados funcionais e adaptáveis desde o usuário final até a organização inteira. O SQL Server, o Analysis Services, o Excel, o SharePoint e o PPS oferecem juntos a governança de dados, a habilidade de lidar com dados estruturados e não estruturados, o MDM e a integração de BI e portais, melhor que qualquer pacote de software disponível. Página 47

48 A Solução de Business Intelligence Microsoft 48 O SQL Server, um banco de dados de conformidade pronto para a corporação, é altamente escalonável, seguro e confiável. O SQL também fornece uma solução flexível para acumular dados não estruturados e vinculá-los a dados estruturados para construir a estrutura de trabalho de sua solução de BI. O PPS oferece os seguintes benefícios à sua organização: 1. Uma solução de gerenciamento de desempenho integrada e abrangente. 2. Acesso ao gerenciamento de desempenho para TODOS os usuários, não apenas para usuários corporativos específicos. 3. Monitoramento, Análise e Planejamento para todos os usuários (inclui KPIs, orçamento, painéis e relatórios). 4. Prestação de contas em toda a organização. 5. Base tecnológica consistente com a Microsoft Enterprise Platform (incluindo o Excel). 6. O PPS é fácil de usar, para todos os usuários. O front-end é o Excel, com o qual a maioria dos usuários finais está bastante acostumada. Página 48

49 A Solução de Business Intelligence Microsoft 49 Apêndice 3: Modelo de Relatório de Status de Consultor Semanal Este modelo pode ser usado por um gerente de projeto para minutas semanais e itens de ação NOME DO PROJETO CONSULTOR DATA DO STATUS GERENTE DO PROJETO HORAS FATURADAS NESTE PERÍODO PROGRESSO FEITO DESDE O ÚLTIMO RELATÓRIO PROGRESSO ESPERADO E NÃO REALIZADO NESSE PERÍODO PROGRESSO ESPERADO PARA O PRÓXIMO PERÍODO DE RELATÓRIO PROBLEMAS / RISCOS {ESPECIFIQUE O CLIENTE/SOFTWARE} Página 49

50 A Solução de Business Intelligence Microsoft 50 Apêndice 4: Modelo de Resumo Semanal Este modelo pode ser usado como um relatório de resumo de consultor semanal NOME DO PROJETO GERENTE DO PROJETO DATA DO STATUS FASE ATUAL DATA FINAL PLANEJADA PARAA FASE DATA FINAL ESTIMADA PARA A FASE STATUS GERAL # IMPEDIMENTOS ABERTOS [Verde/Amarelo/Vermelho] {Insira um resumo do progresso aqui. O resumo deve ter um progresso de alto nível e os impedimentos encontrados durante esse período} Requisitos de Negócios Design Implementação Teste e Validação Treinamento e Implantação Gerenciamento do Projeto Total - Fase I Estimativa Faturado % Consultoria Despesas de viagem Horas Total Custo do Projeto até Agora Página 50

51 A Solução de Business Intelligence Microsoft 51 Apêndice 5: Modelo de Resumo Semanal Este modelo pode ser usado para um resumo de projeto semanal Atualização do Status Minutas {INSERIR Data e Hora} NOME DO PROJETO REUNIÃO CONVOCADA POR PARTICIPANTES Tópicos em pauta {Insira os tópicos discutidos aqui} DISCUSSÃO ITENS DE AÇÃO PESSOA RESPONSÁVEL PRAZO FINAL {Detalhes do item} {Nome do recurso} {data} Página 51

52 A Solução de Business Intelligence Microsoft 52 Apêndice 6: Complementos de Terceiros A seguir apresentamos uma lista de algumas soluções de terceiros que complementam a pilha de BI da Microsoft: ProfitBase É uma ferramenta de data warehouse para o Microsoft SQL Server que oferece conectores de fontes de dados pré-configurados, modelos de data warehouse pré-configurados e cubos OLAP préconfigurados, bem como um repositório de KPIs. O ProfitBase permite uma implantação mais rápida de data warehouses e cubos, além de uma manutenção mais simples. (Link) Dundas A Dundas Data Visualization, Inc. tem sido uma empresa líder no desenvolvimento de soluções avançadas de Visualização de Dados para as Tecnologias Microsoft. O Dundas oferece gráficos e medidores que têm suporte para painéis baseados no SharePoint (como o PerformancePoint Server) e para painéis independentes e personalizados, e os dados podem ser recebidos tanto do SQL Server quanto do SQL Server Analysis Services (Link) XL Reporter Essa ferramenta é um gerador de relatórios baseado no Excel para relatórios formatados (demonstrativos financeiros como P&L s e Balanços, relatórios de vendas etc.). Ele lê dados de qualquer banco de dados do SQL Server. Vem pré-integrado a todos os sistemas ERP do Microsoft Dynamics, Sage MAS 500, e pode ser conectado a qualquer banco de dados do SQL Server (Link) Drill Anywhere Um suplemento do Excel que oferece um recurso avançado de busca detalhada a partir de qualquer relatório do Excel (exporta para o Excel a partir de geradores de relatórios proprietários, bem como ferramentas Excel nativas) até a fonte de dados original (SQL Server, Access, Oracle, DB2, Sybase). Capacita os usuários finais a encontrar respostas para suas perguntas sem a assistência de contadores ou superusuários. (Link) XL Spreader É um suplemento do Excel com o qual os usuários de ferramentas de orçamento baseadas no Excel, como o PerformancePoint Server Planning, podem espalhar totais em colunas rápida e automaticamente, usando vários métodos de espalhamento. (Link) Página 52

53 A Solução de Business Intelligence Microsoft 53 Apêndice 7: Exemplos de KPIs e Métrica por Função Atendimento ao Cliente FTEs de agentes como porcentagem do total de FTEs da central de atendimento Porcentagem de resposta (Número de chamadas de vendas atendidas / número total de chamadas de vendas oferecidas) Média após expediente de chamadas Número médio de chamadas / solicitação de serviço por manipulador Tempo médio de fila dos telefonemas de entrada Custo por minuto do tempo de manipulação Custo de operação da central de atendimento / service desk Lista de s pendentes Field Service Technician Utilization (Utilização de Técnico de Serviço de Campo) Hitrate (Produtos vendidos em comparação ao total de chamadas de vendas recebidas) Índice de Abandono na Entrada Chamadas Discadas por Agente na Entrada Índice de Disponibilidade na Entrada Tempo Médio de Conversa na Entrada Tempo Médio de Encapsulamento na Entrada Clientes Potenciais Criados na Entrada da Central de Atendimento Oportunidades Criadas na Entrada da Central de Atendimento Chamadas Manipuladas na Entrada Chamadas Manipuladas na Entrada por Hora do Agente Nível do Serviço de Entrada Número de reclamações Porcentagem de solicitações de atendimento ao cliente respondidas dentro do tempo determinado Porcentagem de chamadas transferidas Tempo Total das Chamadas por dia/semana/mês Finanças Custo de produção Movimento nas Contas a Pagar Período de Coleta das Contas a Receber Movimento nas Contas a Receber Despesas Reais CTR (click-through ratio taxa de cliques) de publicidade Quantia Devida (por cliente) Recenticidade média de clientes Valor monetário médio de faturas a receber Valor monetário médio de faturas vencidas Variação Orçamentária Número médio de trackbacks por postagem Página 53

54 A Solução de Business Intelligence Microsoft 54 Despesas Orçamentadas Gastos de capital CCC (cash conversion cycle ciclo de conversão de caixa) CFROI (Cash Flow Return on Investments - Retorno em Fluxo de Caixa sobre o Investimento) COGS (Cost of Goods Sold Custo de Mercadorias Vendidas) Dividendos de caixa pagos Custo por contra-cheque emitido Dias de credor Contas a Receber Atuais CAGR (cumulative annual growth rate taxa de crescimento anual acumulada) Tempo de reembolso das despesas Tempo de processo da folha de pagamento Tempo de resolução de um erro de fatura Tempo de resolução de erros na folha de pagamento Dias de Contas a Pagar Dias de devedor Custos diretos Fluxo de caixa descontado EBIT EBITDA Valor econômico agregado Tempo disponível do funcionário Tempo Agendado do Funcionário Carregamento do Centro de Trabalho do Funcionário Valor Corporativo / Valor de Incorporação Transações de Crédito de conta de despesa Transações de Débito de conta de despesa Transações de conta de despesa Custos fixos Lucro Bruto Margem de Lucro Bruto Custos indiretos Giro de Estoque Valor de Inventário Custo de processamento das faturas Custo de processamento das faturas IRR Tempo disponível da máquina Tempo Agendado da Máquina Carregamento do Centro de Trabalho da Máquina Comparação de ganhos de participação no mercado % Alteração Líquida no Caixa Renda Líquida NPV Página 54

55 A Solução de Business Intelligence Microsoft 55 Número de faturas a receber Número de faturas a receber Número de Recibos não aplicados Número de empréstimos com prazo vencido Contas a Receber Abertas Quantia de Contas a Receber Abertas (por cliente) Alavancagem operacional Contas a Receber com Prazo Vencido Movimento nas Contas a Pagar Erros de pagamento como porcentagem do total de desembolso na folha de pagamento Porcentagem de precisão dos relatórios financeiros Porcentagem de dívidas perdidas contra receita faturada Porcentagem de faturas eletrônicas Porcentagem em Disputa (por cliente) Porcentagem de faturas consultadas Porcentagem de faturas que requerem pagamento especial Porcentagem de faturas de baixo valor Porcentagem de faturas a pagar sem ordem de compra Quociente de liquidez imediata Contas a receber Porcentagem de Contas a Receber abertas (por cliente) Porcentagem de solicitações de serviço postadas via web (auto-ajuda) Medida de Ordem Perfeita Movimento nas Contas a Receber ROCE (return on capital employed - retorno do capital empregado) Crescimento nas Vendas Preço de ação Custo dos sistemas no processo da folha de pagamento como porcentagem do total dos custos da folha de pagamento Total de Contas a Pagar Total de energia usada por unidade de produção Total de Contas a Receber Total de Vendas Recibos Não Aplicados Custos variáveis Média Ponderada de Dias de Inadimplência nas Vendas Média Ponderada de Dias de Inadimplência nas Vendas (por cliente) Média Ponderada de Termos a Receber Média Ponderada de Termos a Receber (por cliente) Recursos Humanos Custo de contratação real versus orçamentado Índice Anual de Movimento de Funcionários Voluntários Índice Anual de Movimento de Voluntários Página 55

56 A Solução de Business Intelligence Microsoft 56 Custo médio das entrevistas Duração média da colocação em meses para o gerente Média de Meses de Colocação Número médio de horas de treinamento por funcionário Número médio de dias de férias por funcionário Pontuação média do desempenho de funcionários que estão de saída Idade média de aposentadoria Salário Médio Salário médio para todos os funcionários que respondem ao gerente selecionado Custo médio de sourcing (fornecimento de produtos) por contratação Tempo médio de permanência dos funcionários no mesmo emprego/função Tempo médio para atingir competência Tempo médio para atualizar registros dos funcionários Custo médio de treinamento por funcionário Custo de compensação como porcentagem da receita Funcionários eventuais Satisfação do funcionário com o treinamento Colocações Finais Índice de Mulheres e Homens FTEs por FTE do departamento de RH Contagem dos funcionários eventuais para o gerente Média de Anos de Serviço do RH [Encarregados] Média de Anos de Serviço do RH [Rescisões] Custo do departamento de RH por FTE Contagem de funcionários do RH - Real Contagem de funcionários do RH - Real Contagem de funcionários do RH - Disponível Contagem de funcionários do RH - Disponível Índice de funcionários do RH Vagas de emprego como porcentagem de todas as posições Nova Qualidade de Contratação Período de Preenchimento Satisfação do Gerente de Contratação Custo por Contratação Eficiência dos Funcionários Internos, Externos e Total Custos e Índices de Recrutamento Número de colocações finais feitas no período de relatório para o gerente Funcionários de meio período como porcentagem do total de funcionários Porcentagem de funcionários que recebem análises de desempenho regulares Porcentagem do orçamento do RH gasto em treinamento Porcentagem da nova retenção de contratação Porcentagem de funcionários que estão perto ou no limite de seus balanços de férias Página 56

57 A Solução de Business Intelligence Microsoft 57 Proporção de treinamento interno versus externo Proporção de salário padrão e salário mínimo local ROI de treinamento A contagem média de funcionários que cada funcionário do RH toma conta Total de horas extras como porcentagem de todas as horas de trabalho Índice de penetração do treinamento (porcentagem de funcionários que completam um curso em comparação a todos os FTEs) Qual é a duração média do serviço de todos os meus funcionários atuais? Qual é a duração média do serviço de todos os meus funcionários que se desligaram? Estabilidade da força de trabalho Métrica de TI Sucesso da Criação de Contas Sucesso da Rescisão de Contas Índice de Desempenho do Active Directory Proporção de Alertas e Tíquetes Disponibilidade Média do Data Center Disponibilidade de PBX da Central de Atendimento Disponibilidade de PBX do Campus Eficiência na Conexão com o Cliente Capacidade do Data Center Consumida Disponibilidade de Cliente de Disponibilidade do Exchange Server Incidentes de Alterações Desempenho do Proxy da Internet Disponibilidade da Rede Sites de Alta Disponibilidade Disponibilidade da Rede Sites Padrão Índice de Gerenciamento da Rede Nenhum Problema Encontrado / Tíquetes Duplicados Porcentagem de Sucesso de Backup de Escritórios Remotos Porcentagem de Circuitos que Excedem a Meta de Utilização Porcentagem de Servidores Gerenciados pelo TI Atualizados no Prazo Final Porcentagem de Servidores de Produção que Correspondem a Padrões de Configuração de Software Porcentagem de Reinicializações de Atualização de Segurança dentro da Janela de Manutenção Porcentagem de Conexões RAS Bem-Sucedidas Nível de Serviço de Atendimento Telefônico 60 segundos Incidentes de Rede de prioridade 1 e prioridade 2 de acordo com SLA Status e Conformidade da Adoção do Produto Taxa de Sucesso das Restaurações Taxa de Crescimento dos Servidores Índice de Gerenciamento dos Servidores Satisfação dos Clientes com o Service Desk - % de Insatisfeitos Taxa de Resolução da Camada 1 do Service Desk Página 57

58 A Solução de Business Intelligence Microsoft 58 Tempo do Service Desk para Escalar (60 minutos) Tempo do Service Desk para Resolver (60 minutos) Disponibilidade de Serviços de Utilitário de Armazenamento Utilização de Utilitários de Armazenamento Intervalo de Provisionamento de Máquina Virtual Disponibilidade de Utilitários de Servidor Virtual Disponibilidade de Servidor Web Marketing Taxas médias de resposta às campanhas Porcentagem de conhecimento da marca Consideração da marca Credibilidade da marca Força da marca Polegadas de coluna da cobertura de mídia Conscientização do consumidor Índice de Contato (Número de contatos efetivados / Número de contatos na lista de metas) Custo por cliente potencial convertido Custo por cliente potencial CPM (cost per mille - custo por mil impressões) Entrega de materiais Alcance efetivo GRP (gross rating point pontos de audiência bruta) Taxa de sustentabilidade do crescimento da marca Clientes potenciais gerados Proporção de demanda-conscientização do orçamento de marketing MBR (marketing budget ratio proporção de orçamento de marketing) Número de colocações de artigos em revistas comerciais Número de visitas de clientes Número de grupos de enfoque de produto conduzidos Número de pesquisas sobre satisfação do cliente administradas Número de colocações de comunicação de marketing em revistas comerciais Número de exposições profissionais com participantes Visitas/cliques/clientes potenciais gerados no site Porcentagem de clientes que querem promover seu produto/serviço Q Score (uma forma de medir a familiaridade e o apelo de uma marca, etc.) Taxa de Resposta ROI (return on investment retorno do investimento) da marca ROMI (Return on Marketing Investment Retorno do Investimento em Marketing) Recursos de geração de receita da marca Permanência no orçamento Target Rating Point (Pontos de Audiência Desejados) Custo total da aquisição do cliente Valor de transação da marca Visitas ao site Página 58

59 A Solução de Business Intelligence Microsoft 59 Vendas Chamadas Reais Valor real das vendas versus oferta inicial Idade da previsão de vendas Tempo administrativo médio por vendedor Tamanho médio dos negócios Número médio de atividades (chamadas, reuniões etc.) para fechar um negócio Desconto médio no preço por produto Desconto médio no preço por vendedor Receita média por produto Cota de Chamadas Vendas Fechadas Índice de fechamento Custo de aquisição de clientes como porcentagem do valor das vendas Índice de rotatividade da clientela Lealdade dos clientes Freqüência de compra dos clientes Satisfação dos clientes Freqüência de transações de vendas Margem bruta por produto Margem bruta por vendedor Tempo de adaptação dos novos vendedores Número de parceiros certificados Número de negócios por parceiro Número de ordens de vendas por FTE Número de vendedores que atingem sua cota Número de unidades vendidas por dia/semana/mês/trimestre/ano Índice de rotatividade dos parceiros Margem de lucro dos parceiros Porcentagem de oportunidades convertidas Porcentagem de receita das vendas online Porcentagem de vendas devidas a produtos/serviços lançados Porcentagem de representantes de vendas a atingir sua cota Porcentagem de receita das vendas via canal de parceiros Pipeline por estágio de venda Clientes potenciais qualificados Oportunidades qualificadas Receita por vendedor Capacidade de vendas Tempo do ciclo de vendas Vendas por departamento Rotação dos vendedores Cota de vendas Utilização do tempo Página 59

60 A Solução de Business Intelligence Microsoft 60 Soma não ponderada do tamanho dos negócios no pipeline de vendas Valor das vendas perdidas Índice de ganho/perda % Página 60

61 A Solução de Business Intelligence Microsoft 61 Apêndice 8: Recursos para Pesquisa Publicações PerformancePoint Monitoramento e Análise: Monitoring-Analyzing-Microsoft- PerformancePoint/dp/ /ref=pd_bbs_sr_1?ie=UTF8&s=books&qid= &sr=8-1 PerformancePoint Monitoramento e Análise: Intelligence-Microsoft%C2%AE-Office- PerformancePoint/dp/ /ref=pd_bbs_sr_2?ie=UTF8&s=books&qid= &sr=8-2 PerformancePoint Planejamento: Office-PerformancePoint/dp/ /ref=pd_bbs_sr_3?ie=UTF8&s=books&qid= &sr=8-3 PerformancePoint Visão Geral: PerformancePoint-Server- 2007/dp/ /ref=pd_bbs_sr_4?ie=UTF8&s=books&qid= &sr=8-4 Painéis Corporativos (incluindo o PerformancePoint): Dashboards-Visual-Catalog-Deployment/dp/ /ref=pd_rhf_p_t_3 SharePoint: Computer/dp/ /ref=pd_bbs_sr_1?ie=UTF8&s=books&qid= &sr=8-1 SharePoint: Practices/dp/ /ref=pd_bbs_sr_4?ie=UTF8&s=books&qid= &sr=8-4 SQL Server: 2008/dp/ /ref=pd_bbs_sr_1?ie=UTF8&s=books&qid= &sr=1-1 SQL Server Reporting Services: 2008/dp/ /ref=pd_bbs_sr_1?ie=UTF8&s=books&qid= &sr=1-1 SQL Server Data Mining: 2008/dp/ /ref=pd_bbs_sr_2?ie=UTF8&s=books&qid= &sr=1-2 Sites Relacionados Home page de BI da Microsoft: Parceiro de implementação de BI da Microsoft: Vídeos de Treinamento do PerformancePoint Server: PerformancePoint Server 10 Principais Benefícios: SQL Server Data Mining: SQL Server: Página 61

62 A Solução de Business Intelligence Microsoft 62 SQL Server Reporting Services: SharePoint Server: ProfitBase: OneStop Reporting: XL Reporter: Gartner Group quadrante mágico de BI: Gartner Group Análise do PerformancePoint Server: tml Blogs SQL Server 2008 no Brasil: PerformancePoint Server: PerformancePoint Server: Planos de Implementação do PerformancePoint Server: Microsoft SQL Server Analysis Services: Blog de BI: Estudos de Casos PerformancePoint Server: SharePoint: SQL Server: Página 62

63 A Solução de Business Intelligence Microsoft 63 Apêndice 9: Exemplos de Capturas de Tela do Microsoft Office PerformancePoint Server Monitoramento Página 63

64 A Solução de Business Intelligence Microsoft 64 Página 64

65 A Solução de Business Intelligence Microsoft 65 Página 65

66 A Solução de Business Intelligence Microsoft 66 Página 66

67 A Solução de Business Intelligence Microsoft 67 Exemplos de Capturas de Tela do Microsoft Office PerformancePoint Server - Planejamento Página 67

68 A Solução de Business Intelligence Microsoft 68 Página 68

69 A Solução de Business Intelligence Microsoft 69 SQL Server Data Mining Página 69

70 A Solução de Business Intelligence Microsoft 70 Página 70

71 A Solução de Business Intelligence Microsoft 71 SQL Server Data Mining Página 71

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