MANUAL DE PROCEDIMENTOS PROCEDIMENTO DE INVENTÁRIO FÍSICO

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1 07/02/203 INTRODUÇÃO O Procedimento de Inventário Físico tem por objetivo estabelecer as normas para realização do Inventário Físico utilizado para conferir as quantidades registradas contabilmente e validar os resultados de maneira a atender as exigências de ordem Contábil e Fiscal.. CAMPO DE APLICAÇÃO Este procedimento é aplicável aos inventários realizados nas unidades de Caieiras, Mogi das Cruzes, Guaíba e depósitos terceirizados. 2. DIRETRIZES As matérias-primas, produtos semi-acabados e produtos acabados, devem ser inventariados no mínimo duas vezes ao ano, com alcance de 00% do estoque. Peças de manutenção e de reposição devem ser inventariados no mínimo (uma) vez ao ano, com alcance mínimo de 80% do estoque. Conforme regras determinadas acima, deve-se estabelecer o cronograma de inventário anual, estabelecendo os inventários físicos gerais e cíclicos. O inventário geral contempla 00% das matérias primas, produto semi acabados e produtos acabados e 80% das peças de manutenção e reposição e deve ser executada no mínimo (uma) vez ao ano, na data a ser definida pelo Departamento de Controladoria com consentimento dos Gerentes Industriais, Coordenadores de Armazém e Gerente Logístico. O inventário geral deve ser acompanhado por uma auditoria externa, contratada pela Melhoramentos Papeis Ltda. As datas de contagem do inventario geral devem ser definidas através de reuniões de consenso entre o Departamento de Controladoria e a Gestão das Fábricas e Armazéns. O Gerente de Controladoria deve nomear um colaborador do Departamento de Controladoria como Coordenador Geral do inventário físico, e o Gerente de Logística deve nomear um colaborador do Departamento de Logistica como Coordenador Geral do inventario físico cíclico. No inicio de cada ano, o responsável de cada unidade deve preencher o Check List de Conferência Dados Gerais, a fim de definir depósitos e itens a serem inventariados, datas de corte e de contagem, entre outros. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Check List de Conferência Dados Gerais vide Anexo I Check List de Conferência Equipe vide Anexo II Check List de Conferência Documentação vide Anexo III Página de 24

2 07/02/203 Check List de Conferência Preparação Física vide Anexo IV 4. PROCEDIMENTOS 4.. Equipe O organograma do inventario será composto de Coordenador Geral, Supervisor, Fiscal, Contador, Digitador e Equipe de Apoio. O Coordenador Geral deve selecionar uma equipe mista para realizar o inventario, um Auxiliar de Almoxarifado ou Conferente e um funcionário administrativo (Departamento de Controladoria, e se necessário, envolve funcionários de outros departamentos). Já nos inventários cíclicos, a equipe deve ser composta somente de funcionários do Departamento de Logistica e Fabricas / Armazéns, uma vez que o Departamento de Controladoria não é envolvido na contagem. Além disso, o responsável por cada unidade deve verificar continuamente se as providencias relacionadas no Check List de Conferencia Equipe, estão sendo cumpridas de maneira a não prejudicar a data de realização do inventário físico Preparação Física A segregação dos depósitos e dos itens deve ser clara, de maneira que itens da mesma categoria no mesmo depósito sejam agrupados, quando possível. Os itens que não fazem parte do estoque da Melhoramentos Papeis Ltda. (Terceiros, Protótipos, Garantia, Amostras, etc.) devem ser segregados e identificados, pois não são inventariados. O responsável por cada unidade deve verificar continuamente se as providencias relacionadas no Check List de Conferência Preparação Física, estão sendo cumpridas de maneira a assegurar a execução das tarefas nas datas previstas, não prejudicando a data de realização do Inventário Físico. O Supervisor deve emitir as etiquetas de inventario, as quais deverão seguir uma sequência numérica. Em seguida, a equipe do armazém ou fabrica deverá etiquetar os itens a serem inventariados. Observações: Todos os itens deverão estar etiquetados impreterivelmente um dia antes do inicio da contagem. A utilização de listas só será autorizada para inventários parciais do estoque e com previa aprovação do Coordenador Geral. Todos os materiais recebidos antes da data do inventário devem estar registrado no sistema SAP. Produtos faturados e não expedidos deverão estar identificados de maneira clara, acompanhados de nota fiscal e farão parte da contagem. Iremos contar 00% do depósito. Página 2 de 24

3 07/02/203 Itens não conforme (prazo de validade vencido, danificados, entre outros) deverão ser tratados em um depósito específico. Serão inventariados e as baixas serão efetuadas conforme a política estabelecida. No dia do inventario, esta proibida qualquer movimentação de estoque e produção Documentação Após o momento de corte, estão proibidos quaisquer lançamentos com datas retroativas sem a prévia análise e aprovação dos seus efeitos pelo Coordenador Geral / Supervisor do inventário físico. O responsável por cada unidade deverá verificar continuamente se as providências relacionadas no Check List de Conferencia Documentação, estão sendo cumpridas de maneira a não prejudicar a data de realização do inventário físico Contagem Todos os envolvidos no processo de contagem do estoque físico deverão seguir as seguintes regras: As duplas deverão ser divididas por seções, sendo esta maneira pela qual as contagens serão realizadas, onde cada dupla fica responsável pela contagem de uma seção ou categoria. Os itens deverão ser contados um a um, e para os volumes que se encontram em embalagens fechadas, lacradas por fitas, cintas de aço, plásticos ou outros métodos que garantam a inviolabilidade e apresentem externamente de forma clara e concisa a identificação do produto e as quantidades de seu conteúdo, poderão ser aceitas a quantidade indicada na embalagem. Os itens serão inventariados através de duas contagens realizadas por equipes distintas. Fica proibida qualquer anotação no local de estoques que registre a quantidade inventariada por uma das equipes. A segunda contagem será continuamente confrontada com a primeira e em caso de divergência, que será confirmada através de conferência das etiquetas pelo Supervisor, será realizada uma terceira contagem, com a presença de um Fiscal, valendo esta. Fica estabelecida a tolerância de 2% entre a primeira e a segunda contagem, para os itens com unidade de peso e para aqueles inventariados através de balanças contadoras, nestes casos, adotarem a maior contagem. Para os demais casos a tolerância de contagem é 0%. Para itens que se encontram na linha de produção em fase intermediaria de processo, cujo código conste da estrutura do produto, poderá ser inventariado nesta condição. O campo de localização na etiqueta deverá ser preenchido com o Process Code (célula de produção). Serão emitidas etiquetas de inventário, que deverão ser preenchidas conforme instrução fornecida pelo Supervisor, as quais serão fixadas aos itens antes do inicio das contagens. As etiquetas de inventário serão emitidas, para todos os itens com saldo em estoque, e a localização de acordo com o cadastro dos itens no sistema. Existirão etiquetas em branco para itens não registrados no saldo do estoque que Página 3 de 24

4 07/02/203 deverão ser preenchidas manualmente, a caneta e sem rasuras. Em caso de erro no apontamento, deverá ser solicitado o visto do Fiscal no apontamento dos dados corretos. As fichas de identificação dos itens inventariados, não deverão ser retiradas dos itens até a conclusão do inventário Digitação O Digitador deverá estar localizado junto ao Supervisor, para que a digitação possa ser efetuada imediatamente após o recebimento das etiquetas. Após a digitação, as etiquetas deverão ser devolvidas ao Supervisor Apuração da Contagem O Digitador deverá digitar as contagens na Planilha de Apuração. Em seguida, deve emitir o Relatório de Divergências Constatadas e encaminhar aos responsáveis. O resultado das contagens realizadas devem ser devidamente documentados e arquivados, para posteriores análises de diferenças. Os Gerentes de Logística, Armazém e Industrial devem esclarecer as causas das variações do inventário físico logo após a apuração e encaminhar o Relatório das Divergências Constatadas, com análise das causas Ajustes de Inventário no sistema SAP Para efetuar os ajustes de estoque resultantes dos inventários, ficam definidos os níveis de responsabilidade (hierarquia) conforme descrito abaixo: Após aprovação, os departamentos responsáveis pelo inventário terão que criar documento de inventário no sistema SAP, para envio à Controladoria para conferencia e efetivação dos ajustes. O Departamento de Controladoria é o responsável pela analise e contabilização dos ajustes de inventário. Os departamentos responsáveis pelas diferenças devem elaborar plano de ação para que evitem erros futuros da mesma natureza, e apresentar esses planos ao Diretor Financeiro após finalização das analises (com limite de um mês após o inventário). Ao final do inventário e devidos ajustes, deve ser realizado um book de inventário, contendo os resultados das contagens e diferenças analisadas e justificadas, este relatório deve ser assinado pelo Gerente Geral da Melhoramentos Papeis Ltda. Se as divergências informadas superarem % (em US$) do total do estoque da empresa (sobre um mínimo de MUS$50), o relatório deverá ser assinado adicionalmente pelo Gerente Geral da CMPC Tissue S.A Processamento do Inventário no Sistema SAP O processo de inventário no sistema SAP é composto de três fases:. Criação dos documentos de inventário; 2. Registro da Contagem; e Página 4 de 24

5 07/02/ Contabilização da diferença de inventário. Na primeira fase criam-se os documentos de inventário. Uma vez selecionado o estoque que se incluirá na contagem e criado os documentos para inventário, imprime-se os documentos para iniciar o processo de contagem. Na segunda fase, são registrados os resultados da contagem no sistema SAP. A seguir, o sistema calcula as diferenças de inventário. Se algum resultado parecer ser duvidoso, é possível executar uma nova contagem das unidades de estoque, para o qual será necessário gerar novos documentos de inventário. Na terceira fase, as diferenças de inventário são contabilizadas. As quantidades e os valores do estoque são atualizados e ajustados. As principais transações do sistema SAP utilizadas são: MI3: Criar Documento de Inventário MI2: Imprimir Folhas de Contagem Física MI02: Modificar Documento de Inventário MI03: Visualizar Documento de Inventário MI04: Entrar Contagem de Inventário MI05: Midificar Contagem MI20: Lista das Diferenças Inventário MI: Entrar Nova Contagem MI07: Contabilizar Diferenças Página 5 de 24

6 07/02/ Criação do Documento de Inventário Com a transação MI3 do sistema SAP cria-se o documento de inventário, definindo: Materiais a inventariar Ficha de Contagem Numero do inventário É possivel definir os materiais por tipo ou grupo. Na seção controle seleciona a opção Criar batch input, que é mais adequada para a carga massiva de dados. É importante selecionar a opção Só materiais sem estoque zero. Posteriormente, é necessário gerar outro documento marcando Somente Somente materiais com estoque zero, para verificar os estoques nulos. Deve-se selecionar a opção Definir bloqueio de reg., o qual permite bloquear todos os movimentos de mercadorias ara os materiais selecionados. Quando se registra os resultados das contagens o desbloqueio é realizado automaticamente. Página 6 de 24

7 07/02/203 Ao tentar realizar um movimento de mercadoria quando o material estiver bloqueado para contagem, o sistema emite a mensagem abaixo. Abaixo está o documento de inventário: Página 7 de 24

8 07/02/ Impressão do Documento de Inventário Com a transação MI2, é possível imprimir o documento de inventário, prévia visualização. Página 8 de 24

9 07/02/203 Acima se visualiza o relatório de inventário, este relatório pode ser utilizado para contagem, se desejar um maior detalhe, é permitido realizar uma planilha externa ao SAP que considere todos os materiais a inventariar. Página 9 de 24

10 07/02/203 Código: Modificar Documento de Inventário Com a transação MI02 é possível modificar o documento de inventário. Selecionando o botão é possível modificar a data de contagem, entre outros dados. Posteriormente, deve-se bloquear o sistema para que não realizem movimentos de entrada e saída de mercadoria, selecionando o campo Bloqueio registro Selecionando é possível modificar o tipo de estoque e marcar a permição de unidades de medidas alternativas, após isso, os sistema irá gerar a seguinte mensagem: Registro da Contagem com Referência a Documento Executar a transação MI04 e inserir o documento de inventário. Opcionalmente a porcentagem de desvio, se desejar que o sistema emita um alerta quando detectar uma diferença entra a quantidade registrada e o estoque do sistema. Página 0 de 24

11 07/02/203 Registra a contagem de cada posição. Para o caso de materiais com contagem zero, deve-se selecionar a coluna RC (contagem zero). É marcado um a um o bem, e pressiona-se o ícone. O sistema emitirá uma mensagem indicando que a contagem foi registrada: Relatório de Diferenças de Inventário Para listar as diferenças de inventário, executar a transação MI20. Deve-se inserir o número do inventário para listar todos os documentos que compõem o inventário. É possível inserir somente o número do documento para visualizar a contagem individual de um item. Página de 24

12 07/02/203 Após listar as diferenças de inventário, é gerado o relatório abaixo, onde é possível contabilizar as diferenças, modificar a contagem ou registrar a contagem. Página 2 de 24

13 07/02/ Entrar nova contagem É possível efetuar uma nova contagem física, seja por posição (código do material) ou por documento de inventário. Para o primeiro caso, marca-se as posições desejadas no campo correspondente e proceda como se mostra na imagem abaixo. Se desejar uma nova contagem no nível de documento, executa a transação MI e insira: Marcar Bloq. Registros Número de inventário Valor Limiar O valor limiar selecionará as posições que possuem valor de diferença superior ou igual a este, de modo que sejam tratadas. Página 3 de 24

14 07/02/203 Código: A posição pode ser modificada: Selecionando imagem abaixo. o sistema irá gerar o resumo das posições a serem tratadas, conforme Página 4 de 24

15 07/02/203 Grave selecionando e o sistema irá gerar o número de documento: No caso de existir mais de um documento de inventário contemplado na nova contagem, o sistema emitirá novamente a tela para inserir o número do documento, e assim repete-se o processo anterior.. Após inserir a contagem da nova contagem, será obtido o relatório atualizado das diferenças. Página 5 de 24

16 07/02/ Modificar Contagem Para modificar ou corrigir uma contagem já realizada, a nível de posição, seleciona a alternativa Modificar contagem, a nível de documento, executa a transação MI05, insere o número do documento, o ano, e seleciona o desvio percentual, se desejar que o sistema emita um alerta. O sistema oferece a opção de modificar cada contagem realizada em relação ao documento ou posições selecionadas. Página 6 de 24

17 07/02/ Contabilização das Diferenças Executa a transação MI07. Ao inserir as diferenças, o sistema migra para a tela abaixo, onde se deve registrar a data da postagem. Deve-se inserir o motivo das diferenças, conforme a tabela de códigos disponíveis no sistema. O sistema emitirá o número do documento. Página 7 de 24

18 07/02/ RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 5.. Auditoria Externa Validar o inventario (aplicável somente (uma) vez ao ano, no inventario geral) Auditoria Interna Verificar itens e preparação física, e autorizar o inicio do inventario (aplicável somente no inventario geral) Coordenador Geral Enviar informativo com o cronograma e datas do inventário aos participantes do processo. Além disso, deve planejar, acompanhar e aprovar a preparação do inventario. Orientar as equipes na correta execução dos itens deste procedimento e encontrar soluções para os problemas que lhes forem apresentados no decorrer do processo Supervisor Efetuar o corte de entradas, transferências e saídas de materiais, providenciando os respectivos comprovantes. Treinar e orientar os contadores e fiscais, remanejar pessoal de acordo com o andamento dos trabalhos, identificar e providencias as recontagens quando necessário e realizar a distribuição das fichas para contagem, relacionando os nomes dos recebedores e sequencia numérica entregues a cada um Fiscal Verificar se todos os itens foram previamente etiquetados, fiscalizar as equipes de contagem, impedindo que as duas contagens de um mesmo item sejam efetuadas pela mesma equipe e acompanhar e validaras terceiras contagens Contador / Apontador Realizar a contagem física e preencher a respectiva etiqueta com a quantidade contada Digitador Deve estar localizado junto ao Supervisor para realizar a digitação das etiquetas imediatamente após recebimento Equipe de Apoio É composta por almoxarifes, operadores de empilhadeira, chefia da produção e engenheiros. Terão por atividade o assessoramento aos Fiscais e as equipes de contagem no sentido de identificação e movimentação do material. 6. LEGENDA N/A 7. EXCEÇÕES Página 8 de 24

19 07/02/203 N/A 8. VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo. Gabriele Heilig Coord. Auditoria Interna Diretor Administrativo Anexo I Check List de Conferência Dados Gerais. Empresa: Planta: Processo: Data: Divisão: Responsável: Descrição Área/Responsável Data Prevista Data Realizada Ass. do Responsável. Definir depósitos e itens a serem inventariados. Página 9 de 24

20 07/02/ Definir as datas de contagem e corte 3. Avaliar a quantidade de itens x recursos. 4. Divulgar as definições á organização. 5. Definir os responsáveis pelas providências. 6. Avaliar os resultados do inventário. 7. Emitir o relatório de inventário. 8. Definir a data de corte para entrada de materiais no estoque. Página 20 de 24

21 07/02/203 Anexo II Check List de Conferência Equipe Empresa: Planta: Processo: Data: Divisão: Responsável: Descrição Área/Responsável Data Prevista Data Realizada Ass. do Responsável. Definir equipes de inventário (Contagem e Preparação Física). 2. Definir equipe de controle (Supervisor, Mesário, Fiscais e Digitadores). 3. Definir equipes de apoio (Engenharia, CQ). 4. Aprovar as horas extras das equipes (quando necessário). 5. Solicitar alimentação e transporte para a equipe (se necessário). 6. Treinar os mesários, fiscais e digitadores. 7. Treinar os operadores das balanças, contadores e apontadores. 8. Definir o posicionamento das equipes fixas. 9. Definir as áreas para cada equipe de contagem (º e 2º). 0. Elaborar e divulgar layout da localização das equipes e instruções detalhadas do inventário por escrito. Página 2 de 24

22 07/02/203 Anexo III Check List de Conferência Documentação Empresa: Planta: Processo: Data: Divisão: Responsável: Descrição Área/Responsável Data Prevista Data Realizada Ass. do Responsável. Definir a data de corte da entrada de materiais. 2. Digitar todos os documentos de entrada e solucionar os boletins de ocorrências. 3. Separar os itens com nota fiscal de saída com permanência do material na empresa. 4. Encerrar todas as requisições de materiais. 5. Reportar e digitar as baixas de sucata e refugo. 6. Conferencia do encerramento das transferências entre depósitos. 7. Devolver aos fornecedores os itens possíveis. 8. Providenciar copias das 3 ultimas notas fiscais de entrada com as respectivas fichas de recebimento (2 jogos). 9. Providenciar copias das 3 ultimas notas fiscais de saída (2 jogos). Página 22 de 24

23 07/02/ Emitir relação de materiais em transito para outros estabelecimentos.. Emitir relação de materiais importados em transito (fichas de recebimento). 2. Emitir relação de materiais em poder de terceiros. Página 23 de 24

24 07/02/203 Anexo IV Check List de Conferência Preparação Física Empresa: Planta: Processo: Data: Divisão: Responsável: Descrição Área/Responsável Data Prevista Data Realizada Ass. do Responsável. Identificar com localização e segregar todos os itens em todos os depósitos. 2. Emitir as etiquetas de inventário. 3. Colocar as etiquetas em todos os itens a serem inventariados. 4. Segregar material recebido e não digitado. 5. Segregar material faturado e não expedido. 6. Instalar e testar as balanças contadoras. 7. Segregar e identificar os materiais que não serão inventariados. 8. Definir, identificar, contar e segregar os itens obsoletos. Página 24 de 24