Programa de auditoria (Balanço patrimonial) INTRODUÇÃO

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1 Programa de auditoria (Balanço patrimonial) INTRODUÇÃO Segundo Silvio Aparecido Crepaldi, a filosofia da Auditoria consiste em avaliar a política de sistemas da empresa, em termos da adequação, comunicação, aceitação, aplicação e controle, se é necessário na situação, se contribui para atingir os objetivos da empresa, se permite assegurar a correta utilização dos recursos da empresa, tanto de natureza financeira, econômica e humana. A base da auditoria esta ligada diretamente à contabilidade, que embora exerça o principal papel da empresa, no sentido de registrar e informar os reflexos das transações, nos aspectos econômicos financeiros, muitas vezes, é manipulada, por interesse estranho ao objetivo maior da empresa, visando a vantagens ilícitas ou malversação de recursos como empréstimos, aprovação cadastral, financiamentos. Em nossa opinião, a inexistência de accountability por grande parte dos gestores (seja no setor público ou iniciativa privada), faz da auditoria um instrumento fundamental para transmitir segurança e transparência nas organizações. Tornando-a útil para a economia e a sociedade. DESENVOLVIMENTO Planejamento pla.ne.ja.men.to sm (planejar+mento2) 1 V planeamento. 2 Ato de projetar um trabalho, serviço ou mais complexo empreendimento. 3 Determinação dos objetivos ou metas de um empreendimento, como também da coordenação de meios e recursos para atingi-los; planificação de serviços. 4 Dependência de uma indústria ou repartição pública, com o encargo de planejar serviços (Dicionário Michaelis) Na Auditoria todo o escopo do trabalho futuro depende da fase do planejamento. Cabe ressaltar que por dever legal, o auditor deve planejar seu trabalho consoante as Normas Profissionais de Auditor Independente, detalhando o trabalho de planejamento em papel de trabalho. A documentação deste planejamento é exigência da Lei, determinando que os programas de trabalho sejam por escrito, na fé de que se obtenha um guia para o controle da execução dos trabalhos. É ponto pacífico entre os mais renomados autores da Ciência Contábil que um bom planejamento do trabalho de Auditoria determina um menor risco e uma maior certeza na emissão do parecer sobre as operações da empresa e as evidenciações que a tecnologia da escrituração contábil produz. Estas características estarão mais consolidadas no plano de trabalho à medida que o auditor externo adquirir conhecimentos nas áreas financeira, contábil, orçamentária, pessoal, fiscal e legal, de operações, de vendas, de suprimentos. Ocorre que nem sempre temos oportunidade de adquirir prévios conhecimentos sobre tão amplas áreas da empresa. A argúcia e o entendimento do auditor, aliados, sem sombra de dúvidas, à sua experiência profissional, irão determinar seu sucesso nesta

2 tarefa. Assim, bons planos de Auditoria são aqueles que podem trazer em seu escopo regras para exames especiais e testes substantivos específicos para situações onde os indícios de falhas, erros ou simulações estejam mais estampados. A seguir demonstraremos os procedimentos de auditoria para a demonstração BALANÇO PATRIMONIAL. Como já é de conhecimento, o Balanço Patrimonial é composto de Contas do Ativo, Contas do Passivo e Patrimônio Líquido. Nota: As Contas são classificadas no Ativo segundo a liquidez e no Passivo segundo a Exigibilidade. As contas em negrito serão as abordadas em nosso trabalho. ATIVO CIRCULANTE DISPONÍVEL Assim como no exame de todas as fases de um negocio, os procedimentos na auditoria de Caixa e Bancos devem ser definidos em função dos objetivos do auditor, para aquele setor. Uma vez que o caixa é considerado um bem que envolve grande risco e relativamente difícil de ser controlado, os procedimentos de auditoria a eles destinados tendem a ser mais extensos e mais detalhados que as outras áreas. Como em todos os casos, a avaliação que o auditor faz do controle interno contábil do cliente sob o caixa e banco ira influenciar muito a extensão e a intensidade dos procedimentos de auditoria a serem empregados. COMO AUDITAR O DISPONIVEL? (BREVE ENFOQUE) Contagem de Caixa - Em conjunto com o responsável pela auditoria estabeleça os caixas que serão contados. - Faça contagem simultânea de todos os caixas e valores mobiliários, caso haja possibilidades de substituições (encoberta de fraudes). - A contagem de caixa deve ser surpresa. - Conte na presença do responsável pelo caixa e não assuma responsabilidade por ele em sua ausência. - Esteja atento para situações anormais (cheques antigos, cheques pessoais do responsável pelo caixa, comprovante de desembolso do caixa sem data ou com data antiga, etc) - Para recebimentos não depositados (normalmente cheques) acompanhe-os ate o deposito no banco (inspeção de recibo de deposito autenticado e credito no extrato bancário). Recebimento depositado, mas não incluídos na contagem, fica em aberto a possibilidade de eles terem sido utilizados para encobri fala de caixa.

3 - Quando cheques de funcionários fazem parte do saldo de caixa verifiquem que não são pos datados e que são depositados prontamente. - Inspecione os comprovantes incluídos no saldo de caixa quanto à aprovação e autenticidade - Prepare o papel de trabalho a caneta dando as seguintes informações: Nome da empresa; Título do papel de trabalho (contagem de caixa); Data e hora da contagem; Nome do responsável pelo caixa; Composição de caixa (notas, moedas, cheques, comprovantes, etc). Para notas e moedas coloque apenas o total, para outros itens individualize dando detalhes: Total contábil comparado com o saldo do boletim de caixa e o razão analítico da conta estabelecendo as possíveis diferenças; Inclua a seguinte declaração e peça que o responsável pelo caixa assinale: esse caixa foi contado em minha presença por um representante da auditoria externa e a mim devolvido intacto. Circularização do saldos bancários. - Solicite o preenchimento da carta de confirmação bancária. - Confira as informações da carta antes de serem expedida Considere: Nome e endereço do banco na carta; Terminologia da carta; Data base da circularização; Se a carta foi assinada por funcionário credenciado; Se a frente do envelope inclui o nome e endereço correto do banco; Se o verso do envelope inclui o endereço da firma de auditoria externa; Se o envelope foi devidamente selado. - Inclua junto à carta de confirmação um envelope selado endereçado à própria firma de auditoria externa (para evitar que a carta seja enviada para outro local e para facilitar o trabalho do banco) - Coloque a carta de confirmação e o envelope selado da resposta num outro envelope e envie pelo correio. Em nenhuma hipótese esse serviço poderá ser feito por outras pessoas da empresa (poderiam não enviar a carta ou alterar suas informações). - Para as cartas não respondidas envie segundos pedidos após 15 dias do primeiro pedido. - Confira todas as respostas recebidas observando se incluem todas as informações necessárias. - Quando as respostas forem incompletas ou contiverem erros, envie nova carta ao banco.

4 - Para as cartas não respondidas obtenha confirmação pessoalmente. Para bancos fora do local onde está sendo feita a auditoria, solicite à administração da empresa telefonar reiterando o pedido de confirmação. Cutoff de cheques. Com o objetivo de se certificar de que os cheques estão sendo registrados no período de sua competência e que a conciliações bancárias não contêm item, errôneo ou se compensando com outro item efetue os seguintes procedimentos de auditoria: - Obtenha ou prepare uma relação do último cheque emitido e dos cheques em branco para a data do exame. Considere: Obtenha ou prepare um papel de trabalho indicando o nome da empresa, data do exame, título do papel de trabalho, nome do banco, o último cheque emitido (data, número e valo) e os cheques em branco (de x até y ); Inspecione os talões de cheque para confirmar as informações mencionadas no tópico anterior e examine todos os cheque em branco. - Verifique se não foi lançado nenhum cheque de número posterior ao do cutoff nos seguintes registros: Razão analítico de banco antes da data do exame; Estrato bancário antes da data do exame; - Verifique se não foi lançado nenhum cheque de número anterior ao do cutoff nos seguintes registros: Razão analítico do banco ou registro de caixa com pagamento após a data do exame; Extrato bancário após a data do exame que não esteja também pendente na conciliação bancária. Teste de conciliação bancária. O saldo de uma conta do balanço patrimonial ou da Demonstração do Resultado do Exercício pode estar errado para mais (seperavaliado) ou para menos (subavaliado). Devido a este risco, todas as contas da contabilidade devem ser testadas para superavaliação e para subavaliação. A experiência tem demonstrado que é mais fácil dirigir os testes principais de superavaliação para as contas devedoras (normalmente, as contas do ativo e despesa) e os de subavaliação para as contas credoras (geralmente contas de passivo e receitas). Devido ao fato de as transações na contabilidade serem registradas pelo sistema de partidas dobradas, quando se testam as contas devedoras para superavaliação, as contas credoras também estão sendo testadas indiretamente nesta mesma direção. Por exemplo, se durante o exame das demonstrações contábeis de uma empresa, para o ano findo em x0, o auditor descobre que as despesas de pessoas estão superavaliadas, em função de os salários do mês de Janeiro de 20x1 terem sido provisionados indevidamente em 20x0, é evidente que a conta credora de salários a pagar classificada no Passivo Circulante, também está superavaliada. Da mesma forma quando se testam as contas credoras para subavaliação, as contas devedoras então sendo

5 testadas secundariamente nessa mesma direção. Por exemplo, por ocasião da auditoria da conta credora de fornecedores a pagar (testada para subavaliação, o auditor descobre que uma fatura de compra de matéria prima não foi registrada na contabilidade; conseqüentemente, as contas de fornecedores a pagar e matéria prima (conta devedora classificada no grupo de estoque do Ativo Circulante) estão sub avaliadas. CONTAS A RECEBER A terminologia de contas a receber é utilizada em sentido amplo, uma vez que inclui todos os valores a receber da companhia, que podem ser, entre outros, duplicatas a receber por vendas, adiantamentos concedidos a terceiros ou a empregados, cheques e notas promissórias etc. Finalidade determinar sua existência e representatividade contra os devedores duvidosos envolvidos; determinar se é de propriedade da companhia; determinar se foram utilizados os princípios de contabilidade geralmente aceitos, em bases uniformes; determinar a existência de restrições de uso, de vinculações em garantia ou de contingências; determinar que está corretamente classificada nas demonstrações financeiras e que as divulgações aplicáveis forem expostas por notas explicativas. Revisão do controle interno A revisão do controle interno tem a finalidade de determinar qual a confiabilidade depositada pelo auditor no controle interno, para que este possa determinar quais os procedimentos a serem utilizados, o momento propício de sua realização e em qual extensão. Entre outros, poderiam ser assim exemplificados: segregação de funções entre a custódia das contas a receber e a contabilização; conciliação periódica entre custódia e a contabilidade; autorização para descontos por pessoa independente de sua guarda; análise permanente das contas a receber atrasadas e esforço para seu recebimento; utilização de recebimento por via bancária; e confirmação dos devedores, por pessoa independente da custódia. Procedimentos de auditoria Os procedimentos de auditoria a serem utilizados para a obtenção dos objetivos determinados são dependentes da avaliação do controle interno e da materialidade envolvida. Exame físico Contagem das duplicatas a receber Contagem dos títulos a receber Confirmação Das duplicatas a receber Dos títulos a receber

6 Dos adiantamentos concedidos Documentos originais Exame documental das vendas realizadas; Exame documental dos recebimentos das contas a receber; Exame de atas de assembléias e de reuniões; Exame de contratos; Exame alternativo das respostas não obtidas. Cálculos Soma das duplicatas a receber Cálculo dos juros a receber Soma dos adiantamentos concedidos Escrituração Exame da conta de razão de duplicatas a receber; Exame da conta de razão de adiantamentos a empregados; Exame da conta de razão de títulos a rebecer; Exame da contabilização no período de competência. Investigação Exame detalhado da documentação de vendas; Exame detalhado dos contratos de venda; Exame detalhado das aprovações de venda; Exame detalhado das aprovações e baixa de duplicatas incobráveis; Inquérito Variação do saldo de contas a receber; Explicação para as duplicatas incobráveis ou em atraso. Registros auxiliares Exame do Razão analítico de contas a receber; Exame do diário auxiliar das contas a receber; Exame do registro de recebimento. Correlação Relacionamento das contas a receber com as vendas; Relacionamento dos recebimentos com o disponível; Relacionamento das provisões constituídas para devedores duvidosos com o resultado; Relacionamento dos juros a receber com o resultado. Observação Classificação adequada das contas; Observação aos princípios de contabilidade; Observação do volume de contas a receber atrasadas. Orientação Uma vez definido o programa de auditoria durante a execução do trabalho, o auditor deve estar alerta para evitar possíveis trabalhos desnecessários ou deixar de realizar

7 trabalhos não programados, porém importantes. Caso isto venha a ocorrer, o programa deverá ser modificado para atender a eventuais trabalhos não programados. Procedimentos de Confirmação Uma vez determinada a utilização do procedimento de confirmação para as contas a receber, deve-se levar em consideração: data base de confirmação; amplitude do teste de confirmação; e tipo de confirmação a ser empregado. Realização A realização das contas a receber envolve o processo de auditoria voltado para a determinação de que as contas a receber estão demonstradas por seu valor líquido realizável. O auditor, ao verificar a realização das contas a receber, deve programar seu trabalho de forma a cobrir as contas a receber de difícil realização, após o qual deve confrontar com a provisão constituída pela companhia, para determinar sua razoabilidade. PROVISÕES PARA DEVEDORES DUVIDOSOS Provisões - São parcelas consideradas despesas, destinadas a cobrir perdas prováveis ou estimadas por não realização de valores registrados em contas de Ativo, ou representam obrigações específicas, a serem cumpridas no futuro, lançadas em conta do Passivo. Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa- Será constituída quando existirem, ao final do período base, créditos da empresa contra terceiros oriundos de sua "Atividade Operacional", cujos os riscos de não recebimento não estejam acobertados mediante vendas com reserva de domínio ou operação com garantia real. Não integram a base de calculo os créditos referentes a contas transitórias tais como adiantamento a fornecedores, adiantamento a empregados ou semelhantes. PROGRAMA DE AUDITORIA PARA CREDITOS DE LIQUIDAÇÃO DUVIDOSA 1. Determinar a existência dos créditos de liquidação duvidosa e sua representatividade 2. Aferir cálculos e somas 3. Aferir cálculos de impostos incidentes 4. Verificar Escrituração 5. Documentos Originais 6. Exame do Fundo Para Devedores Duvidosos 7. Pela listagem dos valores a receber, que deve ser fornecida pela empresa selecionam e relacionam-se os valores já vencidos 8. Verifica-se o grau de atraso na cobrança escalonando-se em percentuais, conforme exemplo a seguir: Cobrança vencida há de 30 dias 5 Cobrança vencida há de 60 dias 4 Cobrança vencida há de 90 dias 3 Cobrança vencida há de 120 dias 2 Cobrança vencida há de 150 dias 1

8 9.Verificar se o saldo da conta de fundo para devedores é suficiente para cobrir o volume da cobrança em atraso. 10. Verificar também se os débitos em atraso de outras contas a receber (não proveniente de atividade operacional da empresa) foram incluídos, como de direto, no fundo para devedores duvidosos. 11. Examinar se a empresa mantém em vigor seguros contra risco de créditos concedidos a seus clientes, ou se as contas a receber encontram-se garantidas (total ou parcialmente), por qualquer tipo de garantia real, pessoais ou acessórias. 12. Testar os saldos existentes em contas de compensação que se refere às garantias do item anterior. 13. Verificar valores levados a provisões, se continuam com seus saldos no decorrer do exercício seguinte, revelando neste ultimo caso, um propósito desonesto de reduzir o resultado da empresa pala criação de uma provisão falsa. 14.Verificar se os saldos ultrapassam os limites de tolerância, previsto pelo estatuto ou pela legislação do imposto de renda, evitando multas e ônus de natureza fiscal Obs.: Afim de acompanhar o saldo da conta Fundo para Créditos Duvidosos, deve-se levantar uma demonstração deles abrangendo um período de três exercícios, para observar como se comporta uma fraude, muitas vezes tem raízes profundas e vem se arrastando em diversos exercícios, só podendo ser localizada com uma indagação dessa natureza. Não se pode conferir o saldo de clientes, partindo da "dedução" do fundo por ele seria falso. O exame do fundo é no caso um elemento "subsidiário" que se examina paralelamente. O mesmo se dá em relação às duplicatas em "atraso" e que não podem ser deduzidas nem baixadas em quanto não se esgotarem todos os recursos para a cobrança das mesmas. DUPLICATAS DESCONTADAS Preocupação Principal: A Auditoria deverá se preocupar sobre a possibilidade de emissão de duplicatas falsas, que seriam descontadas na rede bancária, como expediente para arrecadação de recursos financeiros. Os índices que devem chamar a atenção para a auditoria são os seguintes: Não ter saído mercadoria com relação à duplicata investigada; A liquidação (pagamento) do título foi feita pela própria empresa; A aplicação da venda foi cancelada somente na data do vencimento do título. Planejamento da Auditoria: Documentação a ser Solicitada do Cliente: Análise da Conta Duplicatas Descontadas até o mês de outubro; Análise da Conta Clientes até o mês de outubro; Balancetes até o mês de outubro; Razão da Conta Clientes;

9 Razão da Conta Duplicatas Descontadas; Conciliação Bancária até o mês de outubro; Correspondências a Serem Preparadas Pelo Cliente: Carta aos Bancos Solicitando os Saldos até o mês de outubro das contas que a empresa possui com as instituições financeiras como: Conta Corrente Devedora e Credora, Duplicatas e Títulos em Cobrança Simples e ou em Caução, Duplicatas e Títulos Descontados; Carta aos Clientes solicitando o saldo da conta que a empresa tem até o mês de outubro. Entrevista Preliminar com o Gerente Geral: Solicitar uma entrevista preliminar com o gerente geral a fim de discutir algum ponto importante observado na fase do planejamento, e discutir quaisquer pontos que ele gostaria que fossem objeto de atenção especial da parte da auditoria, para inclusão no programa. Testes de Campo: Avaliação dos Controles Internos para definir qual a profundidade dos testes; Conferência por amostragem de notas fiscais de vendas a clientes; Verificar a comprovação da saída da nota fiscal, através de seu conhecimento de saída e/ou canhoto assinado; Somatório dos relatórios solicitados a empresa para verificar se os cálculos estão corretos; Comparação dos saldos da Conta Duplicatas Descontadas da empresa com a dos bancos; Comparação dos saldos em resposta à Circularização dos Clientes com o saldo do razão da conta clientes da empresa; Verificar se há um acompanhamento contínuo do pagamento por parte dos clientes no devido vencimento das duplicatas descontadas, seja através de um mapa de acompanhamento ou através de extrato bancário. ESTOQUE Consiste basicamente em verificar se os valores demonstrados como estoques estão representadas por existência física de mercadorias, e por qual medida as empresas tomou como base para a determinação dessa existência. Verificar também se a valorização dos itens em estoque foi processada de acordo com os princípios de contabilidade. O elemento de subsídio para o auditor e também de suma importância é a verificação dos procedimentos de compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço apropriado ao seu controle. Os controles internos para estoques estão diretamente relacionados com as atividades de compras, produção, armazenamento e registro contábil. Um adequado sistema de controles internos exige que as mercadorias sejam: requisitadas, recebidas, controladas, segregadas, distribuídas internamente através de requisição e, aquelas que venham a permanecerem estocadas, que sejam regularmente contadas e valorizadas com cuidado e exatidão. O inventário físico representa um procedimento de controle que tem por objetivo apurar a responsabilidade das pessoas que custodiam bens da empresa. É efetuado através da contagem física dos bens e confrontando o resultado apurado com os registros de estoques. A primeira etapa no inventário consiste no levantamento dos bens, posteriormente confrontar os itens inventariados com os registros perpétuos de

10 estoques e finalmente ajustar esses registros e o razão geral dos estoques, se houver divergências. O auditor deve inteirar-se antecipadamente do programa de realização do inventário, não só para comparecer, porém, principalmente para verificar se o programa é satisfatório e para poder sugerir procedimentos que julgar necessário. A auditoria de estoques é portanto, importante instrumento comprobatório para a determinação da veracidade nas demonstrações contábeis, e auxílio às empresas para também progresso de suas atividades. Importância: A importância da verificação dos estoques nos trabalhos de auditoria é ponto vital. Os estoques já não são mais relegados a serem escritos com letra miúda nas seções financeiras de qualquer comentário. Durante a última década, economistas, empresários e até mesmos contadores, tem se tornado cada vez mais conscientes do impacto que as alterações nos estoques podem ocasionar para a empresa, até mesmo a economia nacional. Os próprios empresários têm mostrado um crescente interesse durante os últimos anos por métodos aperfeiçoados de controle de estoques. Algumas das razões para este crescente interesse podem ser descritos como: As pressões competitivas sobre os preços e lucros, como nova ênfase em se extrair toda e qualquer vantagem do capital investido nas empresas, incluindo os investimentos em estoque. O desenvolvimento tecnológico no campo do processamento de dados, especialmente no que concerne aos computadores eletrônicos, que possibilita a administração melhores informações, com menos possibilidade de erros ou fraudes e uma abordagem mais eficaz nas decisões sobre administração de estoques. Esses fatores aumentaram a necessidade por desempenho mais aperfeiçoado em matéria de estoques, através de uma melhor compreensão da aplicação de conceitos modernos técnicas analíticas e computadores. O auditor que concentre seu trabalho nos estoques deverá ser mais bem informado e melhor preparado para que o seu serviço corra de forma satisfatória. Os estoques constituem um ativo da firma e, como tais, comparecem em valor monetário no balanço da empresa. Do ponto de vista financeiro, os estoques representam um investimento de capital, e devem competir com os demais ativos da firma. Em conseqüência, os investimentos totais em estoques devem ser relacionados com as eficiências relativas, segundo as quais esses fundos são usados. Um dos índices financeiros que tem sido usado tradicionalmente para avaliar o desempenho global das empresas é o quociente de rotação do estoque. Um alto quociente de rotação é considerado desejável, quando provavelmente o seu esforço de vendas com o mínimo de investimento em estoques. A abordagem sobre controles internos é de suma importância, pois o bom desempenho de controles de estoque está relacionado a um bom sistema de controle de compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço destinado ao seu controle, que

11 protejam a empresa contra maus investimentos em compras ou desvios. Geralmente a seção de compras deve receber as requisições de compra das seções que necessitam dos materiais. Deve possuir um registro de fornecedores, por ramo, contendo todos os dados necessários, tais como: natureza, produtos, distribuidor, revendedor atacadista ou varejista, etc. O auditor necessita conhecer, portanto como funciona tal departamento. Precisa ainda, observar se todas as compras foram aprovadas e se as recepções e as faturas com as respectivas notas fiscais se harmonizam em prazo, preço e especificações com as constantes da aprovação estabelecida na ordem de compra. A auditoria dos estoques requer muito da atenção do auditor, pois se trata de dados que constituem importante item do ativo circulante para as empresas. O objeto importante de verificação dessa auditoria é o estoque físico existente, confrontado com os registros. E conforme já comentado, o elemento subsidiário, é também importante a verificação dos procedimentos de compras. O auditor deve, portanto, estar atento quanto aos valores constantes das demonstrações contábeis relativas aos estoques, tendo em vista os princípios e as normas brasileiras de contabilidade. Procedimentos de auditoria: Os procedimentos de auditoria a serem utilizados são dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade. Segue abaixo alguns procedimentos ilustrativos que poderão ser utilizados durante a execução dos trabalhos de auditoria: Exame físico. Contagem de estoques de matérias-primas, processo acabados e materiais em consignação ou com terceiros. Confirmação. Confirmação de estoques com terceiros; Confirmação de estoques de terceiros; Confirmação de estoques em consignação. Documentos originais. Exame documental das notas fiscais por compra e pagamentos; Exame de contratos de compra e venda; Exame documental das apropriações de matérias-primas e mão-de-obra;

12 Exame de atas e assembléias. Cálculos. Soma de contagem de estoques; Cálculos das quantidades pelo preço unitário; Cálculos dos impostos; Apropriação das despesas gerais de fabricação. Escrituração: Exame da conta de razão de produtos acabados; Exame da conta de razão de importações em trânsito; Exame das ordens de fabricação; Follow-up das contagens físicas. Pontos Fundamentais: São 03 (três) os pontos fundamentais de que o Auditor sempre deverá lembrar: Conheça muita bem a área auditada, através do Manual de Procedimentos e, na falta deste, com perguntas diretas aos responsáveis usando o "questionário"; Com base em tais conhecimentos, conforme consta da introdução deste trabalho, estabeleça um bom Programa, ou, se este já tiver sido estabelecido, estude-o e analise-o para possíveis modificações; Aplique os testes conforme o Programa e somente transcreva sua conclusão quando realmente se sentir seguro de que pode dar uma opinião bem fundamentada sobre a área auditada. Pelo que se observa, quase tudo que nos cerca em uma indústria ou armazém é "Estoque". Pela sua natureza, os estoques são alvo das mais variadas formas de malbarato, desvio e deterioração. Características: O Auditor deve voltar a sua atenção para todas as características inerentes ao produto. Características que compreendem:

13 Disponibilidade - existirá sempre material suficiente na hora certa e em quantidades ideais, de forma que a produção não venha a sofrer atrasos ou dificuldades; Pesquisa - no ato da aquisição é necessário ter-se à certeza de que somente é adquirido o material que realmente é o melhor obtenível para o fim a que se destina; Aquisição - as compras devem reger-se pela forma mais econômica e nas melhores condições possíveis; Preço - deverão existir sempre cotações de diferentes fontes, e os valores contabilizados nunca devem ser superiores aos reais; Recepção - a recepção da mercadoria deverá ser sempre revestida de todos os cuidados, para que se recebam de fato as mercadorias nas quantidades e qualidade adquiridas; Quantidade - as mesmas deverão ser sempre as dos documentos ou registros, que deverão permitir a conferência de sua movimentação histórica, de preferência por controles cruzados; Qualidade - todos os meios devem ser usados para os controles de qualidade, tanto físicos como visuais; Custos - toda a mercadoria estocada representa custo, tal como: de empate de capital, de área ocupada, de manuseio, de preservação, de seguro, etc. Custódia - serão tomadas todas as providências para evitar extravios, responsabilizandose pessoas determinadas e dando-lhes a correspondente autoridade e meios para que, de fato, tenham a supervisão do que lhes foi confiado; Embalagem - cuidados especiais devem ser tomados com mercadorias que vêm acondicionadas em embalagens fechadas, para que as quantidades sejam as indicadas nos volumes, é conveniente embalar as mercadorias com antecedência e nas quantidades usualmente requisitadas; Acesso - as mercadorias devem ser estocadas de preferência perto dos locais de consumo e nos depósitos, de acordo com as suas características físicas, permitindo entregas racionais e ordenadas; Preservação - os materiais devem ser preservados contra pó, umidade, ferrugem, oxidação derrame, calor, ressecagem; Deterioração - especiais cuidados devem ser tomados com mercadorias sujeitas à deterioração. Devem ser armazenadas em depósitos apropriados e os produtos mais velhos devem ser consumidos primeiramente. Mercadorias imprestáveis devem ser segregadas de mercadorias novas; Consumo - as mercadorias somente devem ser entregues ao consumo mediante requisição e ordens de retirada, devidamente preenchidas e visadas por quem de direito. As devoluções devem merecer todos os cuidados, tanto na sua escrituração, como no de seus aspectos físicos.

14 Seguro e segurança - devem ser examinadas as apólices de seguro e verificado se os materiais estão todos enquadrados, e cobertos pela mesma. As condições de segurança quanto a incêndios e inundações também devem ser verificadas; Transporte - utensílios de manuseio e transporte também devem existir dentro de padrões modernos e adequados. Os métodos de Auditoria para cada tipo de indústria e produto devem ser delineados de caso para caso, atendendo-se a manuais de procedimentos e folhas de trabalho, onde constem todas as áreas existentes, a fim de não se esquecer nenhum detalhe. Alicerces: As peças fundamentais para os alicerces são as seguintes: Movimento de estoques: Inventário físico (último realizado): Relação dos saldos pelas fichas de estoques e pelos preços de custo e de venda; Classificação dos estoques; Localização dos estoques; relação de faltas e sobras do último inventário. O papel do auditor deve ir além de uma revisão, pois, ao executar seu trabalho, tem condições de transformar-se em autêntico conselheiro, oferecendo sugestões de valor, e protegendo a empresa contra fraudes, desperdícios, evasões etc. Questionário De Controle Interno De Estoque: 1. O responsável pelos estoques é o estoquista? 2. As precauções contra roubo são adequadas (cerca, portões, portas, janelas, grades, balcões, etc.)? 3. Os seguintes materiais têm inventário periódico rotativo? Materiais de almoxarifado Medicamentos Gêneros Outros materiais (especificar) 4. Os materiais comprados são entregues em um departamento de recebimentos? 5. O relatório diário de entrada de mercadorias é preenchido pelo departamento de recebimento ou pelos setores de estoques? 6. Os setores de estoques só processam saídas de materiais, exclusivamente contra requisições? 7. Fazem-se contagens físicas e comparações com o fichário pelo menos uma vez por ano? 8. Investigam-se, aprovam-se e relatam-se as eventuais discrepâncias apuradas no item sete?

15 9. Exerce-se vigilância adequada sobre as vendas de sucata e os estoques de sucata? 10. Informa-se periodicamente a administração sobre materiais obsoletos, avariados, os que tem consumo lento e os estocados em excesso? 11. Contabilizam-se cuidadosamente os seguintes itens: materiais em consignação? Mercadorias em depósitos de terceiros? Mercadorias de terceiros em depósitos na empresa? Embalagens a devolver? Materiais remetidos a título devolutivo, a fornecedores, laboratórios, etc? 12. Quando os suprimentos de fabricação são lançados como despesas, é exercido controle extracontábil adequado sobre sua movimentação? 13. Quando se realiza um inventário, são preparadas instruções escritas? 14. São fáceis de identificar os materiais quando de um inventário físico? 15. Os inventários são feitos por empregados distintos dos encarregados da escrituração do estoque? 16. Após a contagem física do inventário, são devidamente controladas as etiquetas, folhas, etc. usadas? 17. No período de inventário, verifica-se suspensão de atividades do estoque? 18. A arrumação e a disposição do material inventariado são boas? 19. Os empregados que efetuam o inventário são independentes dos seguintes departamentos? Compras? Transporte? Faturamento? 20. Feito o inventário, verificam-se as operações de apuração final? Preços aplicados? Unidades usadas? Multiplicação e somas? Transferência de quantidades para os resumos finais? 21. Existindo a seção de custos, ela: Está integrada na contabilidade geral? É a seção de custos que determina o preço de venda dos materiais? 22. Os estoques estão segurados e é adequado o valor do seguro? Programa De Auditoria e A Auditoria Dos Estoques. O programa de auditoria dos estoques deve abranger todos os setores em que se operam a formação, a manutenção, e a saída dos estoques. Em um programa bem orientado não se devem deixar de observar os seguintes itens: Confronto do livro de registro de inventários com os saldos dos controles de estoque no encerramento do exercício. Verificação aritmética do inventário (somas, transportes, cálculos de médias, etc.,).

16 Confronto do total de registro de inventário com as contas de controle do Razão (quer o de custos, quer o geral). Testes, por amostragem, dos estoques físicos a vista dos registros de estoque. Comparação entre transações de aquisição e saídas de materiais por aplicação e as vendas. Verificação dos controles de consignações e armazenagens em trapiches, alfândegas ou armazéns gerais. Obtenção de confirmações de saldos dos trapiches e dos armazéns gerais. Estabelecimento de classificação dos estoques, a fim de observar se outros elementos que não os bens de venda os integram. Exame dos valores atribuídos aos estoques e eliminação de qualquer parcela de resultado que lhes tenha sido acrescentada. Testes dos preços dos estoques em face dos de aplicação e de venda. Testes do lucro provável. Verificação sobre se os materiais obsoletos constam no estoque com o preço de materiais novos. Obtenção do quociente de rotação de estoques. Exame do controle de retalhos e resíduos. Verificação do controle dos armazéns de sobras. Exame da cobertura de seguros que possuem os estoques. Comparações dos estoques em diversos exercícios. Obtenção do cliente, do certificado dos estoques. Exame dos materiais em trânsito. Exame das rotinas internas do armazém e das suas conexões com as demais. Verificação sobre se a empresa possui um estoque de controle fora do almoxarifado. Exame do sistema de controle das compras. Exame e comparação das ordens de compra com os boletins de recepção, as faturas, as requisições de compras e as partidas contábeis.

17 Exame da imputação e do controle do custo dos transportes sobre as compras. Exame do processo de controle de obrigações a pagar, derivadas de compras. Comparação dos registros de estoques com os boletins de recepção, as faturas e as requisições de estoques. Verificação da exatidão dos transportes e das somas nas ordens de compra. Teste das compras em face do Registro de entradas e do inventário, por meio das faturas originais e das contas de controle. Verificação das devoluções. Sondagens diretas de preços na praça. Verificação sobre se todas as faturas estão acompanhadas das notas fiscais respectiva. Percebe-se, nitidamente, a distinção das duas fases da indagação: uma nos armazéns, outra nos serviços de compras. Questionário de Auditoria Discriminação das instruções: Medidas Preliminares: Determinar as freqüências das contagens. Selecionar os itens antecipadamente. Determinar a extensão do teste. Percorrer os armazéns para tomar contato. Contagem. Lotes de custo elevado (classe A) 100%. Lotes de menor custo por testes. Acompanhar as contagens para se certificar de que todos os itens vêm a ser contados. Certificar-se de que não existem itens pertencentes a terceiros. Verificar a existência de estoques obsoletos. Se existir o mesmo material estocado em mais de um armazém, proceder à contagem simultânea. No término das contagens, certificar-se, juntamente com o encarregado do setor, de que todos os estoques hajam sido inventariados. Verificação de Controles: Certificar-se de que todo o material recebido até a data do inventário foi nele incluído, e que os recebimentos após a sua data foram excluídos. Certificar-se de que todos os produtos já faturados não foram incluídos nos inventários. Compilação. Conferir as passagens dos itens contados para as folhas de inventários. Conferir, nas folhas de inventários, as somas e os cálculo aritméticos, em base de teste, inclusive os transportes de folha para folha. Exames Finais: Assegurar-se de que o método de avaliação é correto. Assegurar-se se os itens contados não estão vinculados, caucionados ou de qualquer outra forma onerados. Verificar se a cobertura de seguros sobre os estoques é suficiente, excessiva ou carente. Determinar a rotação dos estoques, comparando-a com o ano anterior e explicar as variações. Conclusão: 20. Escrever memorando indicando os procedimentos gerais das áreas de estoque, procedimentos de auditoria, sugestões e conclusão. Recomendações: Para que o trabalho de auditoria em estoques atinja seus objetivos, recomenda-se, além de tudo que já foi dito, o que segue: A existência de um livro de registro de inventário, no qual constem todos os componentes do inventário final de cada exercício;

18 A existência de livros, mapas, etc., exigidos pela legislação em vigor, como os que dizem respeito a determinados medicamentos controlados, e outros.; Verificação e comparação do registro de inventários com as contas de controle do Razão; Verificação da exatidão dos saldos demonstrados pelas fichas de controle físico e físicocontábil de estoque; Controle da existência de materiais deteriorados, obsoletos e pouco movimentados; Análise da rotação de estoques e média de permanência apresentada; Análise das medidas de segurança recomendadas pelo Ministério da Saúde e pela ABNT; Tipos de seguros existentes; Indicação de mudanças no Regimento Interno quando julgadas oportunas; Rotina clara para o processo de compra de materiais e para as técnicas correta de armazenagem e controle dos materiais; Verificação da existência de rotinas adequadas sobre devoluções e materiais em trânsito; Recomendação para uma política de treinamento constante do quadro de funcionários lotados nos setores de estoques. REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA. CREPALDI, Silvio Aparecido, Auditoria Contábil, Teoria e Pratica, 2ª Edição, São Paulo: Atlas SÁ, Antônio Lopes de, Curso de auditoria / A. Lopes de Sá. 10ª ed. São Paulo: Atlas, ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti, Auditoria: um curso moderno e completo / Marcelo Cavalcanti Almeida. 6ª ed. São Paulo: Atlas, Autor: Vinicius Lima Martins Técnico em contabilidade; Bacharel em Ciencias Contábeis pela Fainor - Faculdade Independente do Nordeste Especialista em Auditoria pela Fainor e Empresário contábil sócio da Martins Assessoria contábil