POLÍTICA DE OFERTA E RECEBIMENTO DE BRINDES, VIAGENS E ENTRETENIMENTO

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1 T POLÍTICA DE OFERTA E RECEBIMENTO DE BRINDES, VIAGENS E ENTRETENIMENTO 1

2 Sumári 1. OBJETIVO INTRODUÇÃO ESCOPO E ABRANGÊNCIA REGULAMENTAÇÃO DEFINIÇÕES E REFERÊNCIA DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA DOCUMENTOS COMPLEMENTARES DIRETRIZ DIRETRIZES QUANTO À OFERTA E RECEBIMENTO DE COISAS DE VALOR REGRAS PARA OFERECER COISAS DE VALOR REGRAS PARA ACEITAR COISAS DE VALOR PADRÕES RESPONSABILIDADES PRESIDÊNCIA JURÍDICO GOVERNANÇA, RISCO E COMPLIANCE DIRETORIA CISA COLABORADORES CISA ANEXOS

3 ASSUNTO: POLÍTICA DE OFERTA E RECEBIMENTO DE BRINDES PADRÃO Nº: POL_16_0013 IMPLANTADO EM: 23/11/2016 REVISADO EM: ÁREA DE APLICAÇÃO: TODAS AS ÁREAS GESTOR: Gilbert de Tled APROVADOR: Antôni Jsé L. Pargana EDIÇÃO VERSÃO DATA TÓPICOS TIPO (I / E / A / N) SUMÁRIO DE ALTERAÇÃO /10/2016 N/A N - LEGENDA DO HISTÓRICO DE REVISÃO TIPO DE ALTERAÇÃO ABREVIATURA I E A N DESCRIÇÃO Inclusã: Inclusã de infrmaçã nã existente na versã anterir. Exclusã: Exclusã de infrmaçã existente na versã anterir. Alteraçã u ajuste de infrmaçã já existente na versã anterir. Nv: Indica a data em que nrmativ fi criad, que crrespnde à primeira versã d dcument. 3

4 1. OBJETIVO O bjetiv desta Plítica é estabelecer diretrizes, critéris, respnsabilidades e prcediments a serem bservads na prática de ferecer e receber Cisas de Valr u realizar prmções que pssam indicar fereciment de vantagem indevida, subrn u a intençã de bter tratament preferencial, u que pssam gerar cnflits de interesse. 2. INTRODUÇÃO Há uma infinidade de maneiras de prmver nme da empresa, cultivar relacinaments cmerciais cm clientes, parceirs e prestadres de serviçs e incentivar cresciment da Cisa Trading perante aliads estratégics. As fertas pdem cnstituir ferramenta muit útil ns negócis, nã rar fazend parte d prtcl de relacinament. Pr utr lad, aceitar u ferecer Cisas de Valr a terceirs pde caracterizar vantagem indevida u até subrn, se frem ferecidas cm a intençã de burlar a lei u influenciar indevidamente quem recebe a crtesia. Dar u aceitar Cisas de Valr pde gerar cnflits entre interesses pessais e a respnsabilidade prfissinal. O mair prblema é us abusiv desses mecanisms, que pdem trazer transtrns, u mesm dans à imagem e reputaçã da Cisa Trading. Pautada num cmprtament étic, transparente e cm respeit à legalidade, a Cisa Trading publica esta Plítica de Oferta e Recebiment de Brindes, Viagens e Entreteniment, a qual visa esclarecer a tds Clabradres e Terceirs quant a situações que devem ser evitadas e estabelecer claramente as diretrizes da empresa. 3. ESCOPO E ABRANGÊNCIA A plítica de Oferta e Recebiment de Brindes, Viagens e Entreteniment se estende a tds s membrs da administraçã, clabradres, estagiáris e prestadres de serviç que atuam na Cisa Trading e suas empresas. 4. REGULAMENTAÇÃO As principais leis que nrteiam a plítica de Oferta e Recebiment de Brindes, Viagens e Entreteniment sã: 4

5 Lei nrte-americana FCPA (Freign Crrupt Practices Act) Lei britânica UKBA (United Kingdm Bribery Act) Lei nacinal Anticrrupçã nº /2013 Códig Penal Decret Lei DEFINIÇÕES E REFERÊNCIA Visand facilitar entendiment da plítica de Oferta e Recebiment de Brindes, Viagens e Entreteniment sã imprescindíveis que tds s clabradres da empresa estejam familiarizads cm as definições a seguir: BRINDES Lembrança distribuída cm crtesia, prpaganda u divulgaçã habitual, u pr casiã de alguma prmçã, event u data cmemrativa. É uma lembrança distribuída de frma generalizada e impessal, u seja, nã se destina exclusivamente a uma pessa u pequen grup. PRESENTE Alg de valr, usualmente de mair valr d que um brinde, esclhid cm a precupaçã de agradar quem receberá. A cntrári d brinde, é endereçad para uma u algumas pessas em particular, e é ferecid em decrrência de uma relaçã pessal u cmercial cm quem recebe presente ENTRETENIMENTO Atividades u events destinads a lazer, recreaçã u diversã, tais cm shws artístics, peças teatrais, óperas, espetáculs de dança, cncerts de música, events esprtivs, etc. VIAGENS Viagens ferecidas cm fins legítims e justificáveis, para prmver negóci da empresa. Incluem-se n cnceit de Viagens as passagens, hspedagem, traslad, táxi, refeições, em cnjunt u isladas, e ainda as demais despesas incrridas durante a viagem de negócis. HOSPITALIDADE Cmpreende viagens, refeições e entreteniment. 5

6 DOAÇÃO E CONTRIBUIÇÃO Qualquer benefíci cncedid a instituições de caridade deve estar de acrd cm a Plítica Anticrrupçã, e deve ser slicitada através d frmulári própri e ter a aprvaçã frmal, segund as regras estabelecidas na Plítica Anticrrupçã e alinhadas cm a Plítica de Cmpliance. COISAS DE VALOR Cisas de valr inclui dinheir, presentes, viagens, entreteniment, fertas de empreg e refeições a trabalh. Qualquer item de valr pde também incluir patrcíni de events, blsas de estud, api a pesquisas e cntribuições beneficentes slicitadas u em benefíci de um funcinári d gvern, de seus familiares, mesm que em benefíci de uma rganizaçã beneficente legítima DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Códig de Ética Cisa Trading Plítica Anticrrupçã Plítica de Cmpliance 5.2. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES N.A 6. DIRETRIZ 6.1. DIRETRIZES QUANTO À OFERTA E RECEBIMENTO DE COISAS DE VALOR Regra geral para fertar Cisa de Valr: É pribid ferecer Cisa de Valr cm a intençã de bter vantagem indevida, desrespeitar a lei u influenciar decisões cmerciais de frma antiética. Regra geral para receber Cisa de Valr: É pribid aceitar Cisa de Valr para dar a Terceir vantagens indevidas u atribuir-lhe negóci, send também pribid slicitar u insinuar a Terceirs que fereçam brindes, presentes, caixinha, grjetas u benefícis em vantagem própria a clabradres da Cisa u a terceirs em nme da Cisa. 6

7 REGRAS PARA OFERECER COISAS DE VALOR Brindes e presentes: O Clabradr deve cumprir as regras abaix a ferecer Cisas de Valr a Terceirs. As fertas deverã ser sempre aprvadas pel seu Diretr, que se tiver dúvida, deverá cnsultar Cmpliance. Pdem-se ferecer Cisas de Valr a Terceirs smente cm fins legítims de negócis, visand estreitar relacinament de trabalh, desde que: Nã cause embaraç para a Cisa Trading u para presentead, cas fat venha a se trnar públic; Nã sejam ferecids dinheir u equivalente (tais cm valepresente u cartã-presente); Nã caracterizem vantagem indevida cm subrn, recmpensa u uma caixinha ; Nã sejam pribids pr lei; Nã sejam pribids pela rganizaçã à qual pertence presentead (vcê deve se infrmar); Nã seja ferecid disfarçad, na frma de serviçs u utrs benefícis, pr intermédi de terceirs; Nã sejam ferecids à Agentes Públics; Entreteniment: N cas de Entreteniment, aplicam-se as mesmas regras indicadas acima para s brindes e presentes, mas a ferta de Entreteniment a um mesm indivídu nã pde ser frequente. O Entreteniment precisa estar razavelmente relacinad cm uma finalidade legítima de negócis, e precisa crrer em lcal aprpriad e nã cnstitua entreteniment adult u similar, u jg de azar. Para caracterizar Entreteniment, anfitriã u pessa que cnvida precisa acmpanhar cnvidad e estar presente. Ingresss para events culturais u esprtivs ferecids sem que cnvidad seja acmpanhad pel anfitriã deverã ter a aprvaçã prévia d seu Diretr. Viagens: Excepcinalmente, pde ser justificável a Cisa Trading custear despesas de viagem de Terceirs. Cm se trata de uma exceçã, tda ferta para custear viagens e/u despesas de Terceirs deve, 7

8 necessariamente, ser previamente cmunicada pr escrit e aprvada pel seu respectiv Diretr e pel Presidente. Os critéris para aprvaçã da Viagem serã (i) dispnibilidade de rçament; (ii) que a finalidade primária da viagem seja de negócis; (iii) que a classe de v (cabine) seja cmpatível cm a plítica de Viagens da Cisa Trading e d Terceir; (iv) que s valres prpsts para custei de despesas e diárias sejam cmpatíveis cm a natureza da viagem REGRAS PARA ACEITAR COISAS DE VALOR Brindes e presentes: O Clabradr deve cumprir as regras abaix a aceitar Cisas de Valr de Terceirs. Os Clabradres pdem aceitar Cisas de Valr de Terceirs, desde que: Seu valr nã seja superir a R$ 200,00 (duzents reais) n cas de Brindes u Presentes (mesm se de natureza prmcinal). Acima destes valres, Clabradr deve bter autrizaçã d seu Diretr; Nã sejam em dinheir u equivalente (tais cm vale-presente u cartã-presente); Nã crie a impressã, nem uma brigaçã implícita, de que aquele que ferece brinde u presente terá direit a tratament preferencial, a ganhar um cntrat, a melhres preçs u cndições; Nã cause embaraç para a Cisa Trading u para presenteadr, cas venha a se trnar públic; Nã sejam pribids pr lei; Nã sejam pribids pela rganizaçã de quem presenteia (vcê deve se infrmar); Nã sejam ferecids a títul de subrn, recmpensa, cmissã u um caixinha, para ganhar negócis u bter vantagens indevidas; Nã sejam ferecids sb a frma de serviçs u utrs benefícis nã mnetáris u tangíveis (pr exempl, uma prmessa de empreg para um familiar). Entreteniment: N cas de Entreteniment, seu valr nã pderá ser superir a R$800,00 (itcents reais). A ferta de Entreteniment vinda de um mesm Terceir nã pde ser frequente. Se Clabradr receber uma segunda ferta de Entreteniment de um mesm Terceir em mens de 12 (dze) meses da ferta anterir, fat deve ser levad a cnheciment d seu Diretr u d Cmpliance antes de ser aceit. 8

9 O Entreteniment ferecid a Clabradr deve, ainda, estar razavelmente relacinad cm uma finalidade legítima de negócis, e precisa se tratar de lcal aprpriad e nã cnstitua entreteniment adult u similar, u jg de azar. Para caracterizar Entreteniment, anfitriã u pessa que cnvida precisa acmpanhar Clabradr e estar presente. Ingresss para events culturais u esprtivs ferecids a Clabradres sem a presença d anfitriã deverã ser tratads cm Presente, e exigem a aprvaçã prévia de seu Diretr para a sua utilizaçã. Viagens: Excepcinalmente, pde ser justificável que Terceirs paguem as despesas de viagem de nsss Clabradres. Cm tais casiões sã raras, tda ferta de Terceirs para custear viagens e/u despesas relacinadas de Clabradres devem, necessariamente, ser previamente cmunicadas pr escrit e aprvadas pel Diretr d Clabradr que viajará. Os critéris para aprvaçã da Viagem serã (i) que a finalidade primária da viagem seja de negócis; (ii) que a classe de v (cabine) seja cmpatível cm a plítica de Viagens da Cisa Trading e d Terceir; (iii) que s valres prpsts para custei de despesas e diárias sejam cmpatíveis cm a natureza da viagem. Lembre-se: tda ferta e aceite de presente, brinde, hspitalidade, viagens, entreteniment u qualquer vantagem de valr relevante deve respeitar as regras estabelecidas pela rganizaçã à qual pertence presentead, bem cm as regras e culturas lcais e legislações que tratam d tema. Nunca se deve slicitar u insinuar a Terceirs que fereçam brindes u presentes, caixinha, grjetas u benefícis em vantagem própria, seja qual fr valr. 7. PADRÕES A plítica Oferta e Recebiment de Brindes, Viagens e Entreteniment nrteiam u sã nrteads pels principais padrões interns: 9

10 Plítica Anticrrupçã Plítica de Cmpliance Regulament de Cmpliance Regulament de Auditria Crprativa Regulament de Hmlgaçã de Prestadres de Serviçs Lgístics Regulament de Cncessã de Crédit Regulament de Gestã de Perfrmance de Prestadres de Serviçs Regulament de Prspecçã e Captaçã de Clientes Regulament de Imprtaçã Regulament de Ouvidria 8. RESPONSABILIDADES 8.1. PRESIDÊNCIA Está sb respnsabilidade da Presidência garantir de frma crprativa que s clabradres da empresa e prestadres de serviçs hmlgads que trabalhem cm a Cisa atuem de frma a atender as diretrizes da Plítica de Oferta e Recebiment de Brindes, Viagens e Entreteniment JURÍDICO Está sb sua respnsabilidade n que tange a escp de Oferta e Recebiment de Brindes, Viagens e Entreteniment: O esclareciment de quaisquer dúvidas acerca da aplicaçã das Leis que regem esta plítica. O suprte nas investigações de denúncias e slicitações à Ouvidria GOVERNANÇA, RISCO E COMPLIANCE Está sb sua respnsabilidade n que tange a escp de Oferta e Recebiment de Brindes, Viagens e Entreteniment: A criaçã de rtinas de mnitrament que permitam garantir que s principais pnts de riscs reputacinais da Cisa estejam cberts. Treinament cntínu e desenvlviment de um plan de cmunicaçã preventiv e crretiv sbre tema. Desenvlviment e cntínua atualizaçã das plíticas, regulaments e prcediments peracinais da cmpanhia em Cmpliance cm as Plíticas de Oferta e Recebiment de Brindes, Viagens e Entreteniment. 10

11 8.4. DIRETORIA CISA Está sb sua respnsabilidade n que tange a escp de Oferta e Recebiment de Brindes, Viagens e Entreteniment: O esclareciment de quaisquer dúvidas acerca da aplicaçã da presente Plítica junt as seus clabradres. Aprvaçã de recebiment e ferta de cisas de valr que frem enviadas pr seus clabradres cnfrme escp citad nas diretrizes. Aprvaçã de custei de viagens de terceirs pela Cisa que sejam executadas dentr de seu escp de trabalh. Aprvaçã de permissã para clabradres fertarem e/u receberem cnvites para entreteniment COLABORADORES CISA Sã deveres d Clabradr da Cisa Trading: Evitar situações que pssam causar embaraç à Cisa Trading u a seus parceirs cmerciais; Nã permitir a ferta u recebiment de Cisas de Valr cm a intençã de bter vantagem indevida; Explicar as plíticas da Cisa Trading as parceirs cmerciais e Terceirs; Se fr gerente u diretr, instruir sua equipe e garantir que tds cnheçam e respeitem essa Plítica; Desencrajar terceirs de tentar influenciar suas decisões pr mei de ferta de Cisas de Valr; Cmunicar a seu Diretr sbre qualquer ferta u Cisa de Valr que receber e que exceda s limites estabelecids nesta Plítica; Em cas de dúvidas, cnsultar seu Diretr u Cmpliance. 9. ANEXOS N.A 11