UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE UTILIZAÇÃO DO PROGRAMA 5S PARA A QUALIDADE TOTAL Por: Cláudia Rodrigues Gonçalves Orientador Profa. Fabiane Muniz Rio de Janeiro 2009 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

2 2 PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE UTILIZAÇÃO DO PROGRAMA 5S PARA A QUALIDADE TOTAL Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Administração da Qualidade. Por: Cláudia Rodrigues Gonçalves

3 3 AGRADECIMENTOS A minha família que sempre esteve ao meu lado.

4 4 DEDICATÓRIA Dedico a todas as pessoas que estão sempre ao me lado me apoiando e incentivando.

5 5 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 06 CAPÍTULO I - Definição dos 5 S 11 CAPÍTULO II - A influencia do programa 5S para a qualidade total nas Instituições 19 CAPÍTULO III A importância da participação de todos os colaboradores para o sucesso do programa 5S 33 CONCLUSÃO 40 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 42

6 6 I TRODUÇÃO Este trabalho tem como objetivo mostrar os benefícios da implementação e manutenção do programa 5S dentro das instituições e empresas, além disso definir cada um dos 5 S e enfatizar a importância do empenho e colaboração de todos os funcionários. Atualmente, a qualidade passou a fazer parte dos objetivos de toda instituição. Para que a qualidade total seja alcançada, existem algumas ferramentas que auxiliam neste caminho, dentre estas ferramentas, temos o programa 5S, este programa se destaca por seus resultados positivos dentro das instituições, esta ferramenta é algo extremamente básico, quando o assunto é qualidade. E como qualidade, entende-se a satisfação e atendimento e superação das expectativas por parte dos clientes, mas não somente isso, qualidade é algo que deve ser desenvolvida e alcançada de forma sistêmica. O programa 5S gera muitos benefícios em qualquer tipo de empresa, pois colabora para a manutenção da ordem, limpeza e disciplina, que são essenciais em instituições. Cada um destes 5 S, representa uma etapa dentro do programa que devem ser implementadas em seqüência. Para que isso ocorra, é necessário um plano estratégico, e o programa deve ocorrer com o envolvimento e a participação de todos os colaboradores, desde a mais alta direção até o funcionário mais humilde.

7 7 De acordo com experiências de empresas que utilizam esta ferramenta, o desafio maior consiste na manutenção do 5S, e não em sua implementação. Os colaboradores precisam estar dispostos a fazer o programa funcionar, e assim os benefícios se tornam visíveis, além disso, o ambiente de trabalho melhora, o dia a dia das pessoas e a rotina se modificam, e conseqüentemente, o trabalho flui melhor, e os resultados, em todos os sentidos, são mais satisfatórios. Com o tempo, a cultura dos funcionários e também da empresa se modifica, e a manutenção do programa passa a ser algo bastante natural, ou seja, cada conceito aprendido sobre o programa 5S passa a fazer parte e passa a ser uma realidade na rotina de trabalho.

8 8 METODOLOGIA A metodologia utilizada para realização deste trabalho é baseada em pesquisa de Referência Bibliográfica sobre a qualidade e sobre o programa 5S. Os principais autores utilizados como fonte de consulta neste trabalho foram: Antônio Lourenço Junior e Haroldo Ribeiro. Além disso uma outra fonte de consulta foi o livro SENAI Unidade de Estudo 5S: É hora de mudar.

9 9 RESUMO O programa 5S é uma ferramenta que vem sendo muito utilizada por empresas e instituições, que cada vez mais priorizam a qualidade total, no ambiente de trabalho e nos processos, para que assim, o seu produto final atenda às expectativas de seu cliente. Este programa tem como objetivo, entre outras coisas, melhorar o ambiente de trabalho, tornar a rotina mais organizada. A implementação dos 5S gera benefícios dentro da empresa, otimiza o tempo, e colabora para tornar o processo mais ágil e seguro. E assim melhorar a qualidade final do produto, aumentando a satisfação e confiança do cliente com relação à empresa. Para que isso ocorra, e o programa 5S efetivamente tenha êxito, é necessário que se faça tudo de forma ordenada e planejada. Deve haver mobilização das pessoas, fazendo com que elas entendam os objetivos e as vantagens que o programa pode gerar para a empresa como um todo, e também para cada funcionário.

10 10 Devemos pensar que quanto melhor a empresa está, melhor para todos, pois há um crescimento em conjunto, e a prosperidade da empresa, representa benefícios para todos os colaboradores. A sigla 5S teve sua origem em 5 palavras japonesas, que se iniciam com a letra S, SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHIATSUKE. Cada uma destas palavras foi adaptada e traduzida de uma forma em cada país. Aqui no Brasil as palavras correspondem a: Seleção, Ordenação, Limpeza, Higiene e Disciplina. O programa teve início no Japão, na década de 50, hoje em dia o programa é utilizado em vários países.

11 11 CAPÍTULO I Neste primeiro capítulo, que foi dividido em dois tópicos e cinco subtópicos, iremos abordar o significado do programa 5S nas instituições, incluindo a definição de cada um dos S ( SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHIATSUKE). 1.1 Definição dos 5S Os 5S surgiram no Japão na década de 50. Naquela época aquele país precisava superar uma situação econômica bastante difícil. Um dos caminhos encontrados para isto foi a implementação de processos de Gestão da Qualidade, iniciados pelos 5S. (SENAI, 1999). O sistema consta de 5 palavras em japonês que se iniciam com a letra S, e que no Brasil foram precedidas pela palavra senso. Algumas outras denominações têm sido observadas como seleção, organização, padronização, bons hábitos, disciplina, asseio, etc. Isto não tem tanta importância. O que importa na verdade, é desenvolver nas pessoas um senso comum, capaz de distinguir o certo do errado e, com isto, obter resultados positivos, tanto em nível pessoal quanto organizacional. (Lourenço, 1999).

12 12 Hoje os 5S vêm sendo praticados no Japão com seriedade e entusiasmo nas organizações produtivas. Seus conceitos também são aplicados nas escolas e praticados em ambiente familiar. As 5 palavras iniciadas com S contêm as idéias a serem desenvolvidas nos 5S. No Brasil, o mais usual é interpretá-las como sensos. Uma boa capacidade de sentir, faculdade de discernir, aplicação correta da razão para julgar ou raciocinar em cada caso particular da vida. Com a obtenção de bons resultados, o programa 5S começa a ser utilizado por empresas e instituições de vários países do mundo. E o que significa cada uma destas 5 palavras originadas do Japão? SEIRI Senso de seleção, de utilização ou descarte; SEITON Senso de ordenação, de arrumação; SEISO Senso de limpeza; SEIKETSU Senso de higiene, de conservação ou de padronização; SHIATSUKE Senso de disciplina; 1.2 Decifrando cada um dos 5 S O primeiro S - SEIRI Seleção SEIRI representa o senso de seleção, isto é, de utilização. A idéia é que devemos ter somente o que necessitamos. Praticar a seleção é fundamental na aplicação dos 5S. (SENAI, 1999).

13 13 Separar o útil do inútil, e manter somente o necessário, e na quantidade adequada, descartando todo o resto., mesmo que aparentemente este resto ainda seja útil, deve-se avaliar a real necessidade de manter certos objetos. Segundo Lourenço (1999), Esta é uma tarefa difícil para muitas pessoas, que acham que algum dia podem precisar de determinada coisa, e assim não efetuam a seleção. Mas este é um ponto fundamental para a implementação do programa 5S. Sem que ocorra a seleção é completamente impossível desenvolver todo o restante do programa 5S. Incrementar melhorias a este senso, é procurar agir, não só no sentido das melhorias físicas imediatas mas, também no comportamento e atitude das pessoas. Desta maneira, a organização poderá garantir que o quadro anterior ao programa e a aplicação deste senso jamais volte a existir. (Lourenço, 1999). Uma grande dificuldade que as pessoas encontram para efetuar a seleção é exatamente devido à cultura que se adquire, pois desde cedo o que se aprende é que deve-se guardar as coisas por muito tempo O segundo S SEITON Ordenação SEITON representa senso de ordenação, isto é, de arrumação. A idéia é cada coisa em seu lugar. Após a implementação do SEIRI, ou seja, depois de feita a seleção de tudo o que realmente é necessário, agora é a vez de manter a ordem. (SENAI, 1999)

14 14 O uso de etiquetas identificando as coisas é um facilitador na implementação do SEITON, pois permite que o objeto seja guardado exatamente em seu lugar, e assim quando uma outra pessoa precisar do objeto saberá exatamente onde encontrá-lo. (Ribeiro, 1994) Segundo Camargo (1994), é necessário dispor os itens necessários em uma ordem apropriada para que possam ser facilmente localizadas e o uso destas seja mais proveitoso, além disso, ganha-se tempo quando não há necessidade de procurar por muito tempo o objeto que se quer, tendo-o facilmente à mão sempre que necessário. Os exemplos relativos a este senso são bem extensos e podem ser observados no dia-a-dia: Placas de sinalização de trânsito, numeração de transportes coletivos, faixas de circulação de pedestres, prateleiras de supermercados e drogarias, numeração de assentos nos diversos meios de transportes, etc. Com o desenvolvimento do senso de ordenação, os diversos setores são estimulados a manter em seus devidos lugares e de forma sistemática, os recursos essenciais para o trabalho de rotina. (Lourenço, 1999) O terceiro S SEISO Limpeza SEISO representa senso de limpeza. E o que é limpeza? Limpeza é remover toda a sujeira do local de trabalho, das ferramentas, dos objetos e dos equipamentos para que o ambiente fique totalmente limpo.

15 15 Mas o terceiro S não quer transmitir apenas a idéia de limpeza. Ele dá ênfase ao comprometimento que se deve ter em fazer o que for necessário para manter o local de trabalho e os materiais usados para a execução de suas tarefas em condições adequadas para o uso. (SENAI, 1999). O senso de limpeza é mais ainda: Tem como objetivo encontrar as causas da sujeira ou do mal funcionamento dos equipamentos e eliminá-las, e nesse caso se torna mais difícil a reincidencia, ou seja, se a causa raiz da sujeira for encontrada e eliminada, torna-se muito mais fácil a manutenção da organização e limpeza dos lugares. Segundo Camargo (1994), limpeza é ter o ambiente de trabalho completamente livre de sujidades como pó e lixo, coisas que não devem estar em lugar algum. No que diz respeito à organização, esta poderá incentivar o desenvolvimento deste senso nas pessoas, viabilizando, sempre que possível, recursos para promover pequenos reparos que façam com que as áreas se tornem mais agradáveis. Prover os diversos setores com recipientes adequados para coleta de lixo, kits específicos de limpeza e padrões para manutenção e limpeza, são outros artifícios que visam a evitar que a sujeira e a bagunça tomem conta da organização. Mas é sempre bom lembrar que as pessoas precisam ser educadas em novas posturas e atitudes. Ao prover os setores com estes recursos, é necessário conscientizar as pessoas sobre os ganhos pessoais e organizacionais que todos poderão obter. (Lourenço, 1999).

16 O quarto S SEIKETSU Higiene SEIKETSU representa o senso de higiene. É caracterizado pelo conjunto de atividades necessárias para garantir a saúde física, mental e emocional do pessoal e os aspectos relacionados com a poluição ambiental. Para implementar o quarto S, é preciso que os 3S já tenham sido desenvolvidos, pois só assim, ocorrerá de fato um processo crescente de resultados durante o processo de implementação dos 5s. E o que inclui a prática da limpeza? Em síntese, higiene é usar roupas limpas, lavar as mãos antes das refeições, cuidar dos dentes e das condições físicas, seguir as normas de segurança. Verificar, todos os dias, as condições de trabalho e ter atitudes pessoais positivas com você e com outras pessoas. (SENAI, 1999). Para Camargo (1994), faz parte do SEIKETSU manter sempre um alto padrão de arrumação e organização do local de trabalho O quinto S SHITSUKE Disciplina SHITSUKE representa o senso de disciplina e para praticá-lo é preciso seguir as regras e os procedimentos estabelecidos. O senso de disciplina contribui para o constante crescimento profissional e humano.

17 17 Praticar a disciplina é ser capaz de realizar e cumprir as atividades, obedecendo regras estabelecidas, sem que ninguém precise mandar que elas sejam cumpridas. (SENAI, 1999). Com o tempo, a disciplina passa a ser algo totalmente natural, não é mais necessário esforços para que se mantenha tudo em seu devido lugar, pois a disciplina de cada um assim o fará. O senso de autodisciplina é uma construção infinita de uma maneira cada vez melhor de ser, agir e sentir. Na verdade é uma tentativa de consolidação dos sensos de Utilização, Ordenação, Limpeza e Saúde. ( Lourenço, 1999). Segundo Camargo (1994), faz parte da disciplina, treinar todo o pessoal para seguirem os procedimentos e métodos adotados e estipulados pela empresa, espontaneamente, sem reclamações, ou queixas, mas desempenhando as funções com boa vontade e dedicação. Segundo Lourenço (1999), a organização que procura desenvolver, em seus funcionários, um certo nível de autodisciplina compartilha com estes sua visão de futuro, estabelece metas desafiadoras, reconhece o bom trabalho realizado e proporciona um ambiente em que as pessoas possam, sobretudo, crescer. Cientes das diferenças existentes entre os seres humanos, as organizações devem procurar educar as pessoas à exaustão e, desta forma, usufruir o imenso potencial criativo existente nelas. Dos colaboradores, espera-se que cumpram padrões, normas e regras da organização e sociedade como um todo, estejam sempre prontos a trabalhar em equipe e que percebam a necessidade de, nos tempos atuais, cada vez mais se alinhar com as mudanças que se encontram ao seu redor, no ambiente de trabalho. (Lourenço, 1999)

18 18 O quinto S, disciplina, talvez seja o mais importante de todos, pois de nada adianta implementar boas maneiras e práticas dentro da empresa, se depois de todo o trabalho, as pessoas não se esforcem em manter tudo o que já foi adquirido. Todo o resultado final do programa 5S e sua efetiva durabilidade vai depender da disciplina.

19 19 CAPÍTULO II Neste segundo capítulo, iremos entender a importância deste programa dentro das instituições, para isso vamos detalhar os benefícios gerados por cada um dos 5S. O capítulo está dividido em 3 tópicos principais. E logo no início vamos esclarecer o que é qualidade. 2- A influencia do programa 5 S para a qualidade total dentro das instituições 2.1 O que é qualidade? É comum a definição de qualidade como satisfação do cliente. Porém a obtenção da qualidade total só é possível através de uma visão sistêmica de todos os agentes envolvidos em qualquer processo produtivo (bens e serviços). Qualidade relaciona-se com atendimento às expectativas ( Ribeiro, 1994). Segundo Lourenço (1999), produzir apenas não basta. É preciso produzir com qualidade, entenda qualidade como sendo um conjunto de atributos inerentes ao produto ou serviço, sem os quais o mercado atual simplesmente ignora e relega a um plano inferior as empresas que não atentam para isso.

20 A busca da qualidade As Instituições estão sempre dispostas a adquirir qualidade, de seus processos, seus produtos, enfim, a qualidade total passou a ser algo indispensável nos dias de hoje. A competição para se manter no mercado é grande, isso justifica o fato das empresas grandes e pequenas estarem sempre a procura de melhorias contínuas, de processos, de procedimentos, enfim melhorias que garantam a qualidade do produto final, que será disponibilizado para os clientes no competitivo mercado atual. O objetivo maior das organizações que buscam os programas de qualidade e Produtividade nada mais é do que sobreviver e prosperar no mercado cada vez mais competitivo. Sobreviver nos dias de hoje significa romper com os métodos de gestão ultrapassados e disponibilizar à sociedade um produto/ serviço que leve satisfação a esta. Prosperar significa elevar este índice de satisfação a níveis cada vez maiores. Esta é, em última instância, a razão de existirem as organizações: Satisfazer a necessidade das pessoas. ( Lourenço, 1999). Segundo Ribeiro(1994), para a obtenção de qualidade as instituições precisam usar de ferramentas disponíveis, entre as ferramentas mais utilizadas, está o Programa 5S, que é algo muito básico e gera resultados muito satisfatórios, este programa pode ser implementado como um plano estratégico que, ao longo do tempo, passa a ser incorporado na rotina, contribuindo para a qualidade total.

21 21 O investimento feito pela instituição não é algo tão grande, deve-se priorizar os constantes treinamentos aos colaboradores, e todos devem estar envolvidos neste processo. Muitas empresas optam por agendar uma data para implementação do programa, é o chamado dia D. Após este dia, vem a parte mais complicada, que é a manutenção do programa, mas quando este é um objetivo de todos, fica bem mais fácil alcançar o sucesso. O programa 5S está longe de ser uma panacéia (remédio para todos os males), sendo desaconselhável a sua implementação com a expectativa de solucionar problemas em ambientes de conflito. É um processo simples, com resultados imediatos e duradouros para o homem ( dentro e fora da empresa), para a empresa, para os clientes e para o meio ambiente. Enfim, o 5S é a Base da Qualidade Total, Ribeiro (1994). 2.3 O 5S e a mudança. Segundo Lourenço (1999), sempre que se fala em mudar algo, ou mesmo introduzir um programa novo em uma organização, que modifica a maneira de ser, agir e sentir das pessoas, são observadas as mais variadas reações por parte delas. Desde o medo, estagnação, simpatia, antipatia, insegurança e até mesmo uma forte repulsa capaz de levar algumas a empunhar com veemência a bandeira da resistência. É preciso entender e aceitar como inerentes aos seres humanos estas reações típicas que acontecem em qualquer tipo de organização. Para contornar

22 22 esta situação não existe uma fórmula que ensine a evitar este tipo de reação, mas alguns cuidados podem ser tomados de forma a diminuir ou mesmo contornar algumas delas. Transparência, abertura, honestidade, estabelecimento de metas e divulgação de resultados e até mesmo retribuição são algumas das atitudes essenciais para a condução de um programa de mudanças bem sucedido. Lourenço (1999) A importância de cada um dos S dentro do programa 5 S O primeiro S Seleção Efetuar a seleção do que devemos ou não devemos ter no setor de trabalho é algo de extrema importância. Não por acaso, este é o primeiro S, quando descartamos coisas e materiais que não iremos mais utilizar, ganha-se muito espaço disponível, que pode ser usado para coisas realmente necessárias. Algo importante a fazer, é convencer as pessoas a criar o hábito de desenvolver este senso de seleção. A falta de senso de seleção e utilização atrapalha muito. Acumular documentos desatualizados, ferramentas quebradas, equipamentos velhos traz prejuízos ao bom andamento de qualquer trabalho.

23 23 Segundo Ribeiro (1994) para incorporar o senso de seleção, e desta forma seguir no caminho para obtenção da qualidade, é preciso estar atento para certos procedimentos. - Separe o que realmente é necessário para a realização de suas atividades, e o que julgar desnecessário, consulte um outro colega, pois este pode se interessar. Caso existam coisas que pertençam a outras pessoas ou à empresa que pareçam desnecessárias, Não se deve descartá-las imediatamente. O que se pode fazer é colocar uma etiqueta de controle no objeto. A etiqueta deve conter informações como descrição do item, data de colocação da etiqueta e o prazo para resposta. Caso não se obtenha resposta neste prazo, ou a não se tenha mais utilidade para ninguém, aí sim as coisas devem ser descartadas. ( Camargo, 1994); Ainda de acordo com Camargo (1994), ao final do período estipulado, devese verificar a etiqueta de controle e ver se alguém respondeu ou agiu de acordo. Todas as empresas deveriam estabelecer padrões objetivos para reter e jogar coisas fora. Em todos os casos cabe a alta direção da empresa ou instituição, dar a palavra final, que deverá ser acatada pelos demais. - Não aproveite cantinhos para acumular papéis, documentos, equipamentos ou qualquer outra coisa que você não vai usar. Mantenha as áreas de circulação livre; Isso inclui descartar agendas com anotações antigas, canetas e blocos que não são utilizados, etc; - Classifique o material de trabalho, e separe-os segundo a freqüência de uso, tendo o cuidado de manter o material que é utilizado com maior freqüência em um local de mais fácil acesso, pois assim na hora que seu uso se faz necessário, evita-se perder tempo. Da mesma forma, os materiais que não são utilizados com tanta freqüência podem ser guardados em um local que seja de acesso mais difícil, visto que nem sempre precisa-se alcançá-lo.

24 24 Com algumas mudanças simples, podemos obter ótimos resultados na implementação do senso de seleção, tais como: Melhor uso do espaço físico pela eliminação do que não é útil; Melhor uso de tempo porque fica bem mais fácil encontrar o que se quer; Diminuição do desperdício de materiais, e do próprio esforço; Reutilização de materiais; Aumento das condições de segurança, os acidentes diminuem; O segundo S Ordenação É muito importante, que após a seleção do que é necessário ter no ambiente de trabalho, estas coisas estejam ordenadas, arrumadas, em seus devidos lugares, assim na hora que for necessária sua utilização, o acesso será facilitado. Efetuando o SEITON, deve-se sempre ter em mente que tudo deve estar em seu devido lugar. Portanto o primeiro passo a seguir é decidir em que lugar se deve colocar cada coisa. Tendo elaborado um plano de localização das coisas, as coisas e objetos serão encontrados mais facilmente (Camargo, 1994). Para ordenar é preciso escolher uma forma para identificar os materiais, quaisquer que sejam eles: Documentos, objetos, ferramentas, peças ou

25 25 equipamentos. Somente desta forma poderão ser guardados em locais adequados e serem identificados, com facilidade por qualquer pessoa. Veja como as coisas estão dispostas em seu local de trabalho. Estas devem estar arrumadas de acordo com um sistema determinado, e não aleatoriamente. Tudo deve estar em seu devido lugar. Para a arrumação das coisas, deve-se lembrar da freqüência com que estas são usadas. Aquelas que são usadas com maior freqüência devem estar mais próximas, para que sejam alcançadas facilmente e não seja desperdiçado tempo para buscá-las. ( Camargo, 1994). Coisas que não são usadas com tanta freqüência podem ser colocadas a uma distância maior de sua estação de trabalho, mas também devem ter seu local apropriado para que sejam localizadas facilmente quando preciso. Para auxílio na prática do Senso de ordenação e continuar seguindo na qualidade, fique atento a alguns procedimentos necessários: - Identificação: Identifique as áreas e itens ou materiais que vão ser estocados. Os documentos devem ter numeração apropriada; - Padronização: Crie locais padronizados por cor, dimensão ou outras formas, para estocar ou depositar os materiais; - Utilização: Crie o hábito de recolocar sempre o que usou no mesmo lugar onde estava estocado; - Arrumação: Mantenha tudo em ordem, arrumado em local apropriado. Um lugar para cada objeto, cada objeto em seu lugar;

26 26 - Unidade: Mantenha o princípio, um só é melhor ou seja, uma só cor, um só local, uma só dimensão. Entre os muitos benefícios que um ambiente ordenado gera, podemos citar: Melhor aparência do local de trabalho; Melhor comunicação, uma vez que a linguagem da ordenação é conhecida por todos; Maior facilidade para encontrar, a qualquer momento um determinado material; Facilidade de acesso ao material necessário ao desenvolvimento do trabalho; Facilidade para identificar rapidamente os materiais que necessitam de manutenção ou substituição; Economia de tempo e diminuição do cansaço físico; O terceiro S Limpeza Se a prática da limpeza for incorporada ao seu dia a dia, tudo se tornará mais agradável e a produtividade crescerá também. É muito importante que o ambiente de trabalho esteja limpo e ordenado. E o ideal é que a limpeza seja vista como uma forma de inspeção. Ter a consciência de que a limpeza é importante e fundamental é o ponto de partida para o comprometimento de todos com ela. É importante que se reserve um período diariamente para efetuar a limpeza, pois é muito mais fácil a manutenção de algo que se faz diariamente, do

27 27 que deixar acumular muita sujeira ao longo do tempo. Limpando regularmente evita-se a possibilidade de ter coisas com excesso de sujeira em ambientes de trabalho. ( Camargo, 1994). Para obter os benefícios que o hábito da limpeza traz, existem procedimentos adequados, vamos citar alguns: - Limpar sempre tudo o que for de uso diário: Pisos, paredes, tetos, janelas, armários, Etc. Não espere até as coisas ficarem sujas para limpá-las. Ao contrário, limpe-as regularmente para que não ocorra chance de ficarem sujas; - Colocar o lixo em locais adequados; - Deixar as paredes livres de desenhos ou cartazes desnecessários à realização das atividades; - Eliminar as causas da sujeira; - Pode-se também reservar 3 minutos todos os dias para limpar seu local de trabalho. Limpar é bem mais fácil e rápido se isso for feito todos os dias, uma vez que o pó acumulado seria pouco; - SEISO não inclui meramente a limpeza de sua própria estação de trabalho. Envolve também a limpeza regular de máquinas e ferramentas; destes: Muitos são os benefícios que o hábito da limpeza traz, vejamos alguns Ambiente de trabalho mais agradável; Melhoria do ânimo dos trabalhadores;

28 28 Melhores condições de saúde; Aumento da vida útil dos equipamentos; Aumento das condições de segurança; O quarto S - Higiene A prática de higiene é importante em qualquer lugar, e você é a primeira pessoa com quem deve se preocupar, afinal higiene é saúde. Em ambientes de trabalho a prática de higiene também deve ser uma das prioridades para todos os colaboradores, levando-se também em conta que a higiene pessoal e a boa aparência fazem bem para cada um e para todos à volta. Segundo Camargo (1994), depois de eliminar itens desnecessários e ordenar os necessários, fazer a limpeza dos mesmos e do ambiente de trabalho em si. Não se deve parar por aqui, o autor nos mostra como proceder: Tentar manter, conscientemente, o ambiente limpo, pois assim evita-se que muito em breve ocorra a descoberta que o local está sujo outra vez., e que os esforços foram desperdiçados; Criar um sistema de manutenção para o programa 5S, por exemplo, podese fazer uma programação para limpeza e organização do local de trabalho; Uma outra dica, é elaborar uma competição interdepartamental de 5S, assim todos estarão motivados e comprometidos com o sucesso do programa 5S.

29 29 Dentre os procedimentos que ajudam a cumprir a prática do senso de higiene estão: - Já estar praticando os 3 S anteriores; - Implantar uma padronização visual; - Incentivar a realização de exames periódicos e a prática dos exercícios físicos; - Manter banheiros, refeitórios, salas de trabalho e locais de lazer em excelentes condições de higiene; A prática da higiene é parte essencial dentro do programa 5S dentro das instituições, seus benefícios são muito importantes e dentre estes, podemos citar alguns: Torna o ambiente de trabalho mais agradável; Melhora o relacionamento entre as pessoas; Previne doenças e contribui para o melhor estado de saúde dos colaboradores; Aumenta as condições de segurança; Melhora a produtividade; O quinto S Disciplina Este é o S para encerrar a implantação do programa 5S. O senso de disciplina é importante em todas as áreas de nossas vidas, e contribui para o

30 30 constante crescimento como ser humano e como profissional dentro de uma instituição. Segundo Camargo (1994), esta responsabilidade é principalmente da gerência de uma empresa. A gerência deve treinar sua equipe e tentar desenvolver uma cultura dentro da empresa, pois assim os 5 S serão hábito de todos os colaboradores. O local de trabalho deve ser encarado como uma segunda casa, afinal a maior parte do tempo é passado no local de trabalho. Para criar um papel adequado, tendo muita disciplina, As atitudes e hábitos de cada um devem ser levados em conta. Pois não adianta limpar e por causa de maus hábitos, sempre tornar a sujar o ambiente. Para desempenhar adequadamente o SHITSUKE, deve-se haver consciência das atitudes e hábitos. Pois é possível que haja esforços para limpar e manter o ambiente de trabalho arrumado, mas inconscientemente, o que pode ocorrer é que volte-se a sujar e desorganizar as coisas ( Camargo, 1994). A disciplina está associada à capacidade de manter, cultivar, garantir ou melhorar uma determinada situação ou atitude, obedecendo a um conjunto de regras e procedimentos. Em resumo, o hábito de disciplina garante a prática de todos os S. Com a prática da disciplina encontramos muitos benefícios: Melhoria do ambiente de trabalho; Diminuição de acidentes; Melhores condições de segurança; Melhoria de relacionamento entre os colegas;

31 31 Aumento da eficiência e dos resultados do trabalho; Fortalecimentos das relações de respeito e confiança; 2.5- Benefícios totais A prática do programa 5S dentro das instituições gera benefícios de grande importância, a longo e a curto prazo. Ou seja, logo que se inicia este programa dentro de uma empresa, a melhoria pode ser percebida, e estes benefícios continuam numa crescente. O ambiente de trabalho se torna mais agradável, e sendo assim, as pessoas tem melhor satisfação em ir todos os dias para o trabalho. Sentem-se mais aconchegadas e o desenvolvimento diário das tarefas se torna bem menos tenso. Segundo Camargo (1994), um ambiente de trabalho limpo, onde tudo está colocado de maneira apropriada e instruções claras estão prontamente disponíveis, também tende a ser um local mais seguro para se trabalhar. Praticando 5s nos locais de trabalho, efetivamente ocorre uma garantia de melhor segurança para cada funcionário. Produtos fabricados em um ambiente limpo e bem organizado tendem a ter uma melhor qualidade. Em uma empresa onde os 5S são praticados com seriedade, o número de produtos defeituosos será relativamente mais baixo do que em uma empresa desorganizada. A produtividade, portanto, será maior. E quando a produtividade é maior quem é beneficiado no final das contas são todos

32 32 os colaboradores, porque terão participação e compartilharão da prosperidade da empresa ( Camargo, 1994). Para ter uma idéia de benefícios totais deste programa, podemos somar os benefícios citados na implementação de cada S na etapa anterior. Podemos concluir que este programa tem bons resultados, sua importância é inquestionável, e o investimento em sua implementação vale muito, pois o retorno que ele traz para a conquista da qualidade, é certo.

33 33 CAPÍTULO III Neste terceiro capítulo vamos abordar a importância fundamental da participação de todos os colaboradores, inclusive fornecedores e novos funcionários e também sobre o lançamento do programa 5S, algumas sugestões para o dia do lançamento. 3 A importância da participação de todos os colaboradores para o sucesso do programa 5 S. 3.1 Todos devem estar envolvidos A implementação do programa 5S deve ser pensada e estrategicamente elaborada. Após a decisão de implementar o programa, é de suma importância que líderes, diretores da empresa e todos os demais funcionários sejam comunicados da decisão e informados sobre todos os procedimentos que passarão a ser adotados, de preferência que esta informação seja passada numa mesma ocasião, para que a importância da participação de cada um fique bem evidenciada. A alta direção da empresa deve sempre ser exemplo, é recomendável que estes façam visitas aos setores, incentivem e elogiem cada um, participe de palestras e cursos, sempre que possível. De certa forma, com estas atitudes, todos acabam ficando contagiados e se sentindo parte integrante do sucesso a ser atingido.

34 34 Algumas pessoas podem ser selecionadas para disseminar os conceitos de 5S dentro da empresa entre todos os funcionários, estas pessoas são chamadas, pessoas chaves, e geralmente são funcionários da média gerencia, e que circulam com mais facilidade entre os diversos e diferentes setores. Estas pessoas podem elaborar cartazes explicativos, ter conversas informais, e assim ser facilitadores do programa. Segundo Lourenço (1999) pode-se fazer uma campanha, cujo objetivo é colocar toda a organização em clima de 5S. Para tanto, a elaboração e afixação de cartazes, faixas, chamadas em contra-cheque, cujo tema central seja o programa e seu conteúdo, são bastante úteis nesta fase NOVOS FUNCIONÁRIOS E FORNECEDORES Novos funcionários e/ ou fornecedores, que venham compartilhar do ambiente em que se instalou o programa, precisam ser informados sobre as novas práticas de gestão aplicadas pela organização. Segundo Lourenço (1999), sugere-se que, no período de integração e ambientação de novos funcionários, lhes sejam apresentados o conteúdo do programa, bom como os diversos registros, de forma a que estes se conscientizem quanto ao esforço de todos para construir o ambiente do qual farão parte.

35 35 Algumas organizações tomam elas próprias a iniciativa de introduzir os conceitos do 5S junto aos seus fornecedores, outras exigem que esta atitude seja por eles tomada. Procedendo desta maneira, a organização estará agindo no sentido de impedir que o ambiente externo interfira de forma negativa na estrutura já instalada. ( Lourenço, 1999) LANÇAMENTO DO PROGRAMA O lançamento do 5S em uma organização ou em um local de trabalho tem os seguintes objetivos: - Promover um mutirão organizado, buscando melhorar o próprio ambiente de trabalho; - Desenvolver ações de descarte e limpeza nos locais de trabalho; - Desenvolver visualmente os resultados imediatos do 5S; - Servir de marco de implantação do 5S nessa organização ou local de trabalho; O lançamento pode ocorrer em um só dia por toda a organização, ou pode ocorrer em dias diferentes. (Haroldo Ribeiro). As principais vantagens e desvantagens do lançamento ocorrer em um único dia são as seguintes: VANTAGENS :

36 36 - Reduzir custos de promoção (faixas, cartazes, brindes, camisetas, cursos, etc.). - Mobilizar toda a organização, provocando uma sinergia muito grande em toda a equipe. DESVANTAGENS: - Dificuldade maior para processos de apoio (Segurança Industrial, Segurança Patrimonial, Serviços Gerais, Almoxarifado, Manutenção, Informática, etc.). - Atendimento precário aos clientes externos imediatos. - Concentração de recursos materiais, onerando os custos da execução (vassouras, baldes, mangueiras, escadas, etc.). Uma recomendação geral é que o lançamento do 5S seja feito por processo em dias diferentes, exceto nos casos de organização de pequeno e médio portes, desde que haja um excelente planejamento atentando para os pontos acima citados como desvantagens. Deve ser escolhido um dia que não provoque transtornos para a organização, empregados, fornecedores e clientes, bem como assegure que as atividades programadas sejam cumpridas. Os nomes mais utilizados para este dia são: Dia D, Dia da Limpeza Inicial, Dia da Grande Limpeza. Haroldo Ribeiro. Segundo Lourenço (1999), após o dia D, a prática de cada senso em separado deve ser iniciada. O tempo necessário para o desenvolvimento das atividades relativas a cada um dos sensos é variável. Tem-se observado os períodos de uma semana, quinze dias ou um mês dedicados a cada um deles. O objetivo desta separação é apenas realçar a prática de cada um dos sensos, pois,

37 37 na verdade, não há como praticar utilização sem ordenação ou mesmo limpeza sem autodisciplina e saúde. É conveniente continuar com a promoção do programa durante este período. Isto ajuda a manter acesa a chama. Por exemplo, utilizar cartazes enfatizando a prática da semana e torneios para reconhecer, ao final do período, os setores que mais se destacaram. Tudo isto sendo estimulado pela coordenação, facilitadores e alta administração por meio do incentivo, exemplo pessoal e ajuda mútua. Ao término deste período, é necessário tomar ações que impeçam a situação de voltar ao estágio anterior à introdução do 5S. É preciso manter e melhorar cada vez mais os resultados conquistados. ( Lourenço, 1999). ALGUMAS SUGESTÕES PARA O DIA DO LANÇAMENTO Entre a data de definição do lançamento do 5S até o próprio dia, devem ser programadas algumas atividades de operacionalização do 5S, bem como os eventos que serão realizados no dia do lançamento. Eis, abaixo, as principais atividades do lançamento: Definição e instalação de áreas de descarte (ver item 5, pág. 52); Programação de treinamento e apresentação do plano para toda a equipe (ver item 6, pág. 56); Elaboração e envio de convites para clientes e fornecedores. Elaboração de regulamento de concursos promocionais, para envolver familiares dos funcionários (slogans, logomarcas, etc.); Confecção e/ou compra de material de divulgação (faixas, camisetas, bonés, adesivos, etc.); Compra de materiais de apoio;

38 38 lançamento do 5S. Eis algumas sugestões para a programação de eventos no dia do Café matinal; Missa de ação de graças e/ou culto evangélico. Gincanas Palestras Exibição de filmes Almoço especial Apresentação de grupos culturais (capoeira, repentista, coral, teatro. Comes e bebes Fechamento (ver item 8, pág. 58). Deve ser discutida a participação de pessoas que trabalham em horários alternativos (fora o horário administrativo), porque, apesar de algumas não participarem das atividades e dos eventos do dia do lançamento, todas devem desenvolver atividades de descarte nos dias anteriores. Em organizações que todo o seu processo está exposto ao público, o lançamento do programa deve ser feito em dia e horário em que não haja atendimento ao público, para que nem a empresa e nem os clientes sejam prejudicados. Evidentemente deve ser discutida com os empregados a questão de horas extras que por ventura possa acontecer por conta da implementação e do lançamento do programa 5S, para que não haja funcionários desmotivados e insatisfeitos.

39 39 Esse dia deve ser amplamente divulgado por toda a organização através dos meios de comunicação, como jornais internos, quadro de avisos circulares. O importante é criar um clima em torno do lançamento do programa. Quanto mais este dia for bem visto, mais fácil será a motivação e o interesse dos funcionários.

40 40 CONCLUSÃO O programa 5 S é uma das ferramentas mais eficazes que temos quando o assunto é qualidade. Grande parte das instituições tem preocupações relacionadas à qualidade em tudo que realiza, ou seja, qualidade total. Atualmente a concorrência no mercado, exige que cada vez mais as empresas estejam adequadas a qualidade. O principal objetivo de uma instituição deve ser se manter no mercado e sempre numa crescente, para isso, ela precisa aprimorar seus procedimentos e processos, e assim obter melhores resultados em seus produtos finais. 5S representa 5 palavras com origem japonesa, que foram traduzidas e adequadas a cada país, onde o programa é utilizado. O principal ponto para que o programa seja bem sucedido dentro de uma empresa, é o empenho e mobilização de todos os colaboradores, pois não adianta só uma parte da empresa estar envolvida nesta empreitada. Para isso, primeiramente a alta direção deve comprar esta idéia e se empenhar para que cada funcionário assuma seu papel dentro do negócio. Um plano estratégico antes e durante a implementação do programa é algo bastante essencial, pois ele irá nortear as ações e medidas e a seqüência que deve ser seguida. Os benefícios do 5S são muito animadores, consideravelmente ocorre uma mudança no ambiente de trabalho, os processos são mais eficazes, o tempo é otimizado, e em muitos casos ocorre até economia de dinheiro. As pessoas trabalham com maior contentamento, e geralmente de forma mais leve. A

41 41 Satisfação do cliente também costuma refletir o sucesso que o 5S está causando na empresa. Após um período de adaptação, todos se conscientizam, e um ajuda o outro, gerando uma efetiva manutenção dos resultados. Isso é muito importante, pois a fase de manutenção é de extrema importância e costuma ser a fase mais difícil dentro do programa 5S. Segundo informações coletadas em livros, as empresas que tomam esta iniciativa, e aplicam o 5S, não se arrependem do investimento, ao contrário, existe grande satisfação. Concluímos então, que o programa 5S é uma ferramenta muito válida, que gera ótimos resultados, quando bem empregada e bem seguida por todos.

42 42 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CAMARGO JUNE. 5S A Prática do Bom Keeping; São Paulo, IMAM, House LOURENÇO ANTÔNIO. Promovendo Resultados com o 5S; Belo Horizonte, Ed de Desenvolvimento Gerencial, SENAI Unidade de Ensino. 5S: É hora de mudar, Rio de Janeiro, 1999 SIQUEIRA GUSTAVO. Controle Estatístico do Processo, São Paulo, Ed Pioneira, 1997