Atividades / Funções Operacionais

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1 Letra Organ C Designação Diretor-Geral Adjunto; CEO Assistant Missão Gestão da Política de Sustentabilidade da Empresa em coordenação com a Direção Geral nos ramos mais significativos da sua atividade: operações base, marketing e vendas Área Funcional Gestão / Direção Geral Atividades / Funções Operacionais Gestão e Supervisão Comercial: responsável máximo por toda a atividade comercial de vendas coordenando e supervisionando os diferentes sectores de atividade da empresa em termos de vendas: Grande Distribuição (execução e supervisão), Festas de Natal (supervisão), Retalho, Armazenistas e Distribuidores (execução e supervisão), bem como o Mercado Internacional (em cooperação com a Direção Geral). Marketing e Desenvolvimento: define em coordenação com a Direção Geral e com o Responsável temático pelo Marketing a política estrutural de Marketing da Empresa; coordena e operacionaliza as mais diversas operações processuais que a empresa estabelece interna e externamente. Projetos de Inovação: planeia e acompanha os projetos de inovação da Empresa, em colaboração com a Direção de Operações e com os técnicos internos ou externos à empresa das diversas áreas multidisciplinares. Gestão de Processos: trabalha em cooperação na coordenação de todos os processos qualitativos que estruturam o funcionamento da política organizacional da Empresa; coordena e estabelece o plano vinculativo inerente à abertura de novos produtos em função do objetivo dos mesmos, em colaboração com a Direção de Operações. Motivação e Liderança: define em cooperação com a Direção Geral a estratégia emocional que preside ao espírito constitutivo dos valores da empresa no que respeita à motivação de todas as partes; coordenação e liderança conflitual entre as diversas áreas funcionais da empresa, motivação dos colaboradores para os objetivos e cultura da Empresa e para o espírito da equipa. Serve de mediador entre as diversas áreas funcionais da Empresa e a Direção Geral, tal como indica de forma esquemática o Organograma da Empresa.

2 Letra Organ E Designação Resp. Comercial / Diretor Comercial (Comércio Grossista) Missão Define e coordena a política de vendas da empresa por forma a satisfazer as necessidades dos clientes e a otimizar as condições e os resultados de venda. Área Funcional Departamento de Vendas Atividades / Funções Operacionais Promove a recolha e analisa informações várias sobre o sector em que a empresa atua e o meio envolvente. Estuda e analisa os mercados para determinar as necessidades dos clientes, as características dos produtos pretendidos, o volume de vendas possível, os preços e a concorrência. Define, em colaboração com a Direção Geral, os objetivos de venda, designadamente por tipologia de produto, áreas geográficas e tipo de cliente. Define, em colaboração com Departamento de Marketing, as estratégias de venda em função dos vários tipos de produtos e clientes. Ajusta a oferta ao mercado alvo e ao perfil dos clientes por tipologia. Elabora programas de campanhas de venda e outras atividades promocionais de acordo com os objetivos da empresa e pode participar na conceção e preparação de campanhas publicitárias. Coopera com o Departamento de Marketing e Gestão de Processos a implementação e efetivação de todas as campanhas de venda e outras atividades promocionais. Procura, em cooperação com a Gestão da Empresa, novos mercados de venda internos e externos de forma a capitalizar investimentos efetuados e stocks com saídas não desejáveis. Acompanha a gestão de stocks por forma a garantir a satisfação dos clientes e otimização do aprovisionamento. Gere e dinamiza as equipas de vendas orientando, motivando e coordenando os seus colaboradores. Orienta e supervisiona a assistência aos clientes, nomeadamente na área de informação sobre novos produtos, resolução de reclamações e serviços de pós-venda, em cooperação com o SPV. Controla resultados relativos aos objetivos de venda e à satisfação dos clientes e reformula as estratégias de venda, em caso de necessidade. Negoceia juntamente com a Direção Geral a política de distribuição dos Grandes Clientes e as respetivas condições especiais e contratuais. Trabalha em cooperação com o Gestor do Departamento de Festas de Natal na definição da estratégia anual e respetiva implementação para este sector de atividade. Legendas de cor: Gestão da Política Comercial: Gestão da Política de Vendas: Gestão da Direção Comercial: Relação com a Direção Geral e o Departamento de Marketing / Gestão de Processos Relação com a Equipa de Vendas e com os Clientes Relação com a Direção Geral e os Gestores Comerciais específicos

3 Saberes Técnicos Gestão da Política Comercial Pesquisar e analisar dados quantitativos e qualitativos sobre o mercado, nomeadamente no que se refere a produtos, clientes, fornecedores e meio envolvente. Pesquisar, sistematizar e analisar dados relativos ao perfil dos clientes (demográficos, económicos, sócio culturais, etc.) tendo em vista a criação / manutenção de um sistema de informação atualizado na empresa sobre os clientes atuais e potenciais (Entidades > Pot. Clientes). Selecionar e utilizar a informação integrada para a definição da estratégia comercial da empresa, nomeadamente do sortido, preço, serviços, publicidade, promoções, campanhas, etc., tendo em conta a atração e a satisfação do cliente-tipo. Analisar a estratégia comercial da concorrência e compará-la com as escolhas da empresa. Verifica os preços dos produtos e da concorrência e em situações de necessidade de ajustamento propõe reunir com a Direção Geral. Detetar novas oportunidades de negócio, orientando a prospeção de novos clientes. Calcular taxas de crescimento das vendas por produto, área geográfica e tipo de cliente, em função do crescimento do mercado e da evolução da quota de mercado da empresa. Sistematizar informação dispersa e redigir relatórios de atividade e de execução. Propor a redefinição das orientações comerciais em função dos resultados, da satisfação dos clientes e das alterações do ambiente externo à empresa. Usar técnicas de observação e monitorização do mercado nacional e/ou internacional, utilizando os meios de comunicação existentes: internet, telefone e deslocações (previamente planeadas e agendadas). Participar em feiras, eventos e outros acontecimentos que sejam relevantes ou de interesse e que possam conduzir a potenciais clientes. Gestão da Política Comercial x x x x

4 Gestão da Política de Vendas A) Estratégia Definir objetivos de venda juntamente com a Equipa Comercial, tendo em conta as orientações comerciais da empresa, e a previsão do ritmo das vendas, os prazos de entrega e a política de stocks definida. Selecionar instrumentos de apoio à venda juntamente com o Departamento de Marketing (fichas técnicas de utilização ou demonstração do produto, catálogos, promoções ) e preparar campanhas de vendas. Gestão da Política de Vendas (Estratégia) x x x B) Equipa de Vendas Definir e calendarizar as atividades e os meios, nomeadamente humanos, para a prossecução do plano de vendas. Estimar custos inerentes à área das vendas de forma a prever custos na definição do orçamento da respetiva área funcional. Vender, aplicando os métodos e as técnicas de venda aplicadas a cada cliente e promover o aconselhamento do cliente em função da sua especificidade. Organizar e definir as tarefas da equipa de vendas, os espaços territoriais de vendas dos produtos, distribuí-los pelos vendedores, e coordenar o respetivo trabalho. Transmitir informações úteis à força de vendas, nomeadamente sobre novos produtos, produtos concorrentes, argumentos de venda para clientes específicos, políticas promocionais, novas condições de venda, e outras políticas comerciais definidas estrutural e ciclicamente (tabelas de comissão de artigos, de vendedor e de %). Motivar os colaboradores para os objetivos e cultura da empresa e para o espírito da equipa. Definir critérios de recrutamento e seleção da força de vendas e selecionar candidatos para a função. Avaliar a eficácia e a qualidade do trabalho dos membros da equipa e definir incentivos à equipa de vendas, para desta forma maximizar e aumentar o volume de vendas. Avaliar a necessidade de formação e assegurar a sua realização. Definir e utilizar os indicadores de gestão que devem incorporar o controlo de resultados. Gestão da Política de Vendas (Equipa Vendas) x x C) Fidelização Promover a fidelização de clientes como um vetor fundamental na manutenção da empresa. Criar uma grande empatia com os clientes e com a Equipa de Vendas, ou seja, criar empatia com os clientes da sua carteira mas também com os clientes de um determinado comercial para desta forma manter a ideia de empresa motivada, organizada e empenhada na manutenção e sustentabilidade das relações. Contactar com o cliente pelo menos uma vez por ano no sentido de perceber o seu grau de satisfação com os produtos e serviços prestados pela empresa.

5 Gerir todo o processo de visita a ser efetuado estrategicamente em cada cliente: marcar reuniões com os clientes; planificar e promover a viagem de visita; averiguar junto do cliente a sua satisfação de forma indireta e direta, averiguar novas necessidades dos clientes para desta forma criar laços mais fortes com os clientes e promover a boa comunicação empática com o mesmo. Acompanha o dossier de cada cliente no que respeita à sua conta corrente, tipologia de produtos comprados, divergências entre encomendas e entregas efetivas, situação de crédito, necessidade de mostruários, etc Gestão da Política de Vendas (Fidelização) x x D) Novos Clientes Promover e estimular a angariação de novos clientes. Efetuar estudos de mercado para apurar potenciais clientes e/ ou mercados. Visitar clientes estratégicos com os Gestores Comerciais para assim perceber o dinamismo do mercado e potenciar o pensamento de novas oportunidades. Visitar feiras, congressos, workshops e outro tipo de certames que possam ajudar nesta pesquisa. Gestão da Política de Vendas (Fidelização) x E) Gestão Cobranças Analisar a relação de pendentes/cobranças emitida pelo departamento financeiro para manter os níveis desejados e previstos de tesouraria. Gestão da Política de Vendas (Fidelização) x

6 Gestão da Direção Comercial Trabalhar em cooperação com os diversos Gestores Comerciais, especificamente o responsável pelas Grandes Contas (Grande Distribuição) e o Responsável pelo Departamento de Festas de Natal, no sentido de melhorar o planeamento das atividades ao longo do ano para desta forma maximizar o espírito de vontade comum em querer alcançar resultados. Definir a estratégia comercial a exercer ao longo do ano relativamente a estes setores. Acompanhar e auxiliar os responsáveis proactivamente na tomada das suas decisões. Medir resultados e propor redefinição das estratégias em cooperação com a Direção Geral. Acompanhar os Gestores Comerciais na visita a clientes estratégicos e em atos significativos como a elaboração de contratos. Gestão da Política de Vendas (Dir. Comercial) x x

7 Saberes Relacionais (Resumo) Trabalhar em cooperação com a Direção Geral para desta forma garantir a sustentabilidade da redefinição da política de compras e de vendas. Trabalhar em cooperação com a Direção de Operações / Departamento de Marketing na definição da estratégia e das políticas comerciais no que respeita à divulgação e promoção da empresa no mercado. Trabalhar hierarquicamente em cooperação com a Equipa de Venda em função das necessidades específicas. Trabalhar de forma corporativa e cirúrgica com Gestor Comercial do Departamento de Festas de Natal para desta forma maximizar esforços e saberes no sentido de melhorar consecutivamente a presença da empresa no mercado. Capacidades e Competências (Requisitos Mínimos) Organização coletiva do trabalho; Responsabilidade pelas pessoas do departamento; Responsabilidade pelo volume de vendas; Manutenção dos processos e arquivos utilizados de forma organizada e estruturada, facilitando a sua consulta sempre que necessário; Requisitos de Perfil Forte capacidade de liderança, de organização e pro atividade. Capacidade de trabalhar em equipa, criando valores consistentes quer nas áreas comportamentais, quer nas áreas técnicas. Bom Modelo de Assertividade. Boa Resiliência ao Stresse. Níveis elevados de Empatia / Simpatia.

8 Letra Organ F Designação Gestor Comercial (Grande Distribuição) Missão Define e coordena a política de vendas da empresa do ponto de vista da Grande Distribuição por forma a satisfazer as necessidades dos clientes e a otimizar as condições e os resultados de venda. Área Funcional Departamento de Vendas Atividades / Funções Operacionais Gere de forma sistemática e organizada a carteira de cliente definidos, segundo a tipologia integrada de gestão, como cliente de Grande Distribuição ou Distribuição Moderna. Promove a recolha e analisa informações várias sobre o sector em que a empresa atua e o meio envolvente. Estuda e analisa os mercados para determinar as necessidades dos clientes, as características dos produtos pretendidos, o volume de vendas possível, os preços e a concorrência. Define, em colaboração com a Direção Geral / Comercial, os objetivos de venda, designadamente por produto e tipo de cliente apresentando de forma cíclica previsões de venda em função do lançamento de novos produtos ou da venda de produtos em stock. Propõe à Direção Comercial ou à Direção Geral novos produtos a desenvolver em função de estudos prévios de indagação de mercado. Ajusta a oferta ao mercado alvo e ao perfil dos clientes. Propõe ao Departamento de Marketing estratégias de venda em função dos vários tipos de produtos e clientes. Elabora programas de campanhas de venda e outras Atividades promocionais de acordo com os objetivos da empresa e pode participar na conceção e preparação de campanhas publicitárias. Acompanha a gestão de stocks de forma a garantir a satisfação dos clientes e otimização do aprovisionamento. Promove a negociação dos Contratos Anuais estabelecidos de forma unilateral entre a Empresa e os Clientes e submetê-los à aprovação da Direção Comercial e/ou Direção Geral. Apresenta os produtos e o conjunto de ferramentas (catálogos, fichas técnicas, protótipos, etc.) elaboradas pelo Departamento de Marketing aos clientes, faz demonstrações dos produtos e apresenta as condições de venda e de negociação com o cliente, mediante agendamento prévio. Finaliza e informa a conclusão de uma determinada negociação. Assiste os clientes, através de uma política de proximidade, nomeadamente informando-os sobre os novos produtos ou apoiando-os no seu merchandising. Controla determinados custos resultantes de divergências entre a empresa e os clientes previstos ou não no contrato comercial estabelecido aferindo a rentabilidade constante na manutenção da política de vendas construída com os clientes especificamente. Controla resultados relativos aos objetivos de venda e à satisfação dos clientes e reformula as estratégias de venda, em caso de necessidade. Gerir e supervisionar a sua conta de exploração no que diz respeito à requisição e devolução de amostras solicitadas e à exploração da conta comissionista inerente.

9 Saberes Técnicos Pesquisar e analisar dados quantitativos e qualitativos sobre o mercado, nomeadamente no que se refere a produtos, clientes, fornecedores e meio envolvente. Pesquisar, sistematizar e analisar dados relativos ao perfil dos clientes (demográficos, económicos, sócio culturais, etc.) tendo em vista a criação / manutenção de um sistema de informação atualizado na empresa sobre os clientes acuais e potenciais. Selecionar e utilizar a informação integrada para a definição da estratégia comercial da empresa, nomeadamente do sortido, preço, serviços, publicidade, promoções, campanhas, etc., tendo em conta a atracação e a satisfação do cliente-tipo. Detetar novas oportunidades de negócio, orientando a prospeção de novos clientes. Definir objetivos de venda juntamente com a Direção Comercial, tendo em conta as orientações comerciais da empresa, e a previsão do ritmo das vendas, os prazos de entrega e a política de stocks definida. Selecionar instrumentos de apoio à venda juntamente com o Departamento de Marketing (fichas técnicas de utilização ou demonstração do produto, catálogos, promoções ) e preparar campanhas de vendas. Definir e calendarizar as Atividades e os meios para a prossecução do plano de vendas. Estimar custos inerentes à área das vendas de forma a prever custos na definição do orçamento da respetiva área. Vender, aplicando os métodos e as técnicas de venda aplicadas a cada cliente e promover o aconselhamento do cliente em função da sua especificidade. Definir e utilizar os indicadores de gestão que devem incorporar o controlo de resultados. A persistência nos objetivos de venda por cliente deverá ser constante. Sistematizar informação dispersa e redigir relatórios de Atividade e de execução. Propor a redefinição das orientações comerciais em função dos resultados, da satisfação dos clientes e das alterações do ambiente externo à empresa. Âmbito e Objetivos da Acão Comercial Âmbito da ação comercial: Estimar e cuidar de todos os clientes com contrato anual e promover a abertura de novos contratos de distribuição com clientes tipo grande distribuição, por exemplo: Sonae, Auchan, Pingo Doce, Joinco, Intermarché, E. Leclerc, Fnac, Media Markt, Toys R us, El Corte Inglés ou outros similares. Potenciar a oferta de produto a clientes sazonais: empresas e instituições de dimensão média-grande que realizem Festas de Natal para os filhos dos funcionários, com ofertas de presentes dos 0 aos anos de idade, em colaboração com o Departamento Comercial de Festas de Natal Descobrir novas oportunidades de negócio a explorar a nível do mercado nacional e internacional. Objetivos da ação comercial: Definir e propor em coordenação com a Direção Comercial uma Estratégia Comercial Anual ou Sazonal onde devem ser consideradas as seguintes coordenadas: Definição do plano de aposta em determinados produtos, por família, marca ou coleção, relativamente a cada cliente alvo. Apresentação dos objetivos comerciais de vendas por cliente;

10 Saberes Relacionais Trabalhar em cooperação com a Direção Geral em todas as questões relacionadas com condições especiais a conceder a qualquer cliente ou pedidos de autorização de promoções fora dos limites informados previamente. Trabalhar com cooperação com a Direção de Operações no sentido de obter a informação necessária (catálogos, propostas de apresentação, fichas técnicas) para apresentar aos clientes. Deve ser dialogada de forma constante a melhor alternativa de apresentação dos produtos aos clientes. As questões relativas ao Departamento de Design podem também ser submetidas ao Departamento de Design (Celso Prazeres) desde que supervisionadas pelo Departamento de Marketing / Direção de Operações. Trabalhar em cooperação com a Direção Geral para: Apurar os objetivos de venda, tendo em conta as orientações comerciais da empresa, e a previsão do ritmo das vendas, os prazos de entrega e a política de stocks definida. Propor novos produtos a desenvolver. Discutir certas cláusulas dos contratos anuais de distribuição para, em conjunto, promover a progressivas alterações necessárias do texto de forma a encaminhar a estratégia aos objetivos comerciais traçados. Definição dos objetivos de ação comercial / plano de estratégia comercial. Pedidos de informação sobre novos produtos e elucidação sobre alternativas; Apoio na potencialização da oferta aos clientes sazonais e na descoberta de novas oportunidades de negócio. Trabalhar em cooperação com o Departamento Administrativo para pedidos de informação sobre questões de faturação, stocks, receção de encomendas e confirmação / finalização de propostas. Trabalhar em cooperação com o Responsável Armazém para pedidos de informação sobre envios de mercadoria ou receção de mercadorias dos clientes.