A preparação das empresas para o esocial

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1 A preparação das empresas para o esocial Fevereiro de 2014 (DC2) Uso Restrito na PwC - Confidencial

2 Agenda O esocial e seus impactos Sobre a pesquisa Principais conclusões Governança do Projeto Lições aprendidas 2 (DC2) Uso Restrito na PwC - Confidencial

3 O esocial e seus impactos 3

4 O esocial busca facilitar o envio das informações obrigatórias e proporcionar maior integração As informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas ficarão armazenadas no Ambiente Nacional do esocial e possibilitarão o acesso por todos os órgãos participantes do projeto. INSS Instituto Nacional do Seguro Social MTE Ministério do Trabalho e Emprego Ministério do Planejamento* RFB Receita Federal do Brasil CEF Caixa Econômica Federal Ministério da Fazenda MPS Ministério da Previdência Social Principais impactos Maior facilidade para o cruzamento dos dados; Aumento da visibilidade das operações das empresas perante o Fisco; Maior celeridade quanto à identificação de erros e ilícitos tributários; Mudança do relacionamento para com o Fisco; Mudança nas operações internas (comunicação entre departamentos e com terceiros); Impactos em tecnologia, cadastros e segurança da informação. * Ministério do Planejamento participa promovendo assessoria aos demais entes na equalização dos diversos interesses de cada órgão e gerenciando a condução do projeto, através de sua Oficina de Projetos. 4

5 Eventos iniciais e tabelas Eventos Iniciais e Tabelas Eventos Iniciais identificam o contribuinte e contêm dados básicos de classificação fiscal e estrutura administrativa. É o primeiro evento a ser transmitido ao esocial. Também compõe os eventos iniciais o cadastramento inicial dos vínculos, que deve ser informado após terem sido transmitidos os eventos de tabelas do empregador. Eventos de Tabelas eventos permanentes utilizados por outras partes do esocial. É recomendável transmiti-las logo após o envio do evento de Informações do Empregador. Blocos impactados S-1000 Informações do Empregador S-1010 Tabela de Rubricas S-1020 Tabela de Lotações S-1030 Tabela de Cargos S-1040 Tabela de Funções S-1050 Tabela de Horários/Turnos de Trabalho S-1060 Tabela de Estabelecimentos e Obras S-1070 Tabela de Processos S-1080 Tabela de Operadores Portuários S-2100 Cadastramento Inicial do Vínculo Projeto esocial Holcim Mapeamento das informações 3

6 Eventos não periódicos Eventos Não Periódicos São os fatos jurídicos firmados entre empregador/tomador e trabalhadores que não têm uma data prefixada para ocorrer. Vão depender dos acontecimentos na vida da empresa e do trabalhador, tais como contratação, afastamentos, demissões, dentre outros. Esses fatos influenciam na concessão de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais. Blocos impactados S-2200 Admissão de Trabalhador S-2220 Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador S-2240 Alteração de Contrato de Trabalho S-2260 Comunicação de Acidente de Trabalho S-2280 Atestado de Saúde Ocupacional S-2320 Afastamento Temporário S-2325 Alteração de Motivo de Afastamento S-2330 Retorno de Afastamento Temporário S-2340 Estabilidade Início S-2345 Estabilidade Término S-2360 Condição Diferenciada de Trabalho - Início S-2365 Condição Diferenciada de Trabalho - Término S-2400 Aviso Prévio S-2405 Cancelamento de Aviso Prévio S-2600 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego - Início S-2620 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego - Alt. Contratual S-2680 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego Término S-2800 Desligamento S-2820 Reintegração Projeto esocial Holcim Mapeamento das informações 4

7 Eventos periódicos Eventos Periódicos São os eventos que têm periodicidade previamente definida para sua ocorrência. Seu prazo de transmissão é até o dia 07 do mês seguinte, antecipando o vencimento para o dia útil imediatamente anterior em caso de não haver expediente bancário (à exceção do evento de espetáculo desportivo). São compostos por informações de folha de pagamento, apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias e retenção do imposto sobre a renda em pagamentos feitos pelo próprio contribuinte. Blocos impactados S-1100 Eventos Periódicos Abertura S-1200 Eventos Periódicos Remuneração do Trabalhador S-1300 Eventos Periódicos Pagamentos Diversos S-1310 S-1320 S-1330 Eventos Periódicos - Serviços Tomados mediante Cessão de Mão de Obra Eventos Periódicos - Serviços Prestados mediante Cessão de Mão de Obra Eventos Periódicos - Serviços Tomados de Cooperativa de Trabalho S-1340 Eventos Periódicos - Serv. Prestados pela Cooperativa de Trabalho S-1350 Eventos Periódicos - Aquisição de Produção S-1360 Eventos Periódicos - Comercialização da Produção S-1370 S-1380 Eventos Periódicos - Recursos Recebidos ou Repassados p/ Assoc. Desportiva que mantenha Equipe de Futebol Profiss. Eventos Periódicos Informações Complementares - Desoneração S-1390 Eventos Periódicos Receita de Atividades Concomitantes S-1399 Eventos Periódicos - Fechamento S-1400 Eventos Periódicos Bases, Retenção, Deduções e Contribuições S-1800 Eventos Periódicos Espetáculo Desportivo Projeto esocial Holcim Mapeamento das informações 5

8 Sobre a pesquisa 8

9 Pesquisa da PwC realizada na virada do ano procurou entender como as empresas estavam se preparando para o esocial 48 empresas de diversos setores da economia; A maioria de grande porte e com capital nacional; 2/3 delas já tinham um projeto ou ações voltadas à adaptação; 20% estão participando do grupo piloto criado pela Receita Federal. 9

10 Principais conclusões 10

11 1. A área de RH sofrerá os maiores impactos, mas o esocial afeta a empresa como um todo. Recursos Humanos 45% Saúde, Segurança e Meio Ambiente Contabilidade Compras (gestão de terceiros) 11,3% 10% 16,3% Operação (área de negócio) Fiscal Tecnologia da Informação Outra* Jurídico 5% 5% 3,8% 2,5% 1,3% 11

12 2. O comprometimento das empresas com a mudança ainda é baixo diante do desafio. 45% 40% 35% 30% 42% 35% 25% 20% 21% 15% 10% 5% 2% 0% Sim, com estrutura dedicada Parcialmente, aguardando o cronograma definitivo Ainda não foram identificados todos os impactos Acompanha à distância, o software da folha atenderá as necessidades 12

13 3. Mudança cultural e processos internos são as maiores dificuldades para a adequação. Capacitação dos profissionais envolvidos Estrutura e governança Pleno cumprimento da legislação vigente Comprometimento dos gestores da empresa Sistema e tecnologia Processos internos Mudança cultural 3,3% 8,7% 8,7% 9,8% Principais Causas Integração de dados de diversas fontes Complexidade da legislação Qualidade das informações Baixo entendimento dos gestores 16,3% 20,7% 32,6% 13

14 Com o esocial, será necessário adotar um novo fluxo de transmissão da informação. Áreas e processos Sistemas Compilador Mensageria Ambiente Nacional do esocial RH TI Fiscal SSMA Compras Outros Sistemas esocial Jurídico Terceiros Principais Desafios: Data Primer dentre outros Data Primer dentre outros Interpretação técnica da legislação do esocial Compliance das tabelas e sistemas envolvidos no esocial Análise do ambiente tecnológico e controles internos Mapeamento dos gaps de cadastro e qualidade dos dados exigidos pelo esocial Identificação de requisitos para as soluções de sistemas 14

15 4. Melhoria no cumprimento da legislação e maior eficiência nos processos são os benefícios mais esperados. 39,6% 22,9% 20,8% 14,6% 2,1% Melhoria no cumprimento da legislação trabalhista, previdenciária, social e fiscal Eficiência dos processos Eliminação de erros e redução dos custos operacionais para cumprimento das obrigações acessórias Garantia dos direitos dos trabalhadores Maior facilidade para realização de negócios 15

16 Lições Aprendidas 16

17 Fatores críticos de sucesso para adequação ao esocial Perspectiva multidisciplinar Apoio da alta administração Diagnóstico da situação atual Gestão de projetos e gestão da mudança 17

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