ADMINISTRAÇÃO GERAL - PROCESSO ADMINISTRATIVO. FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO - PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO E CONTROLE. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

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1 Página1 ADMINISTRAÇÃO GERAL - PROCESSO ADMINISTRATIVO. FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO - PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO E CONTROLE. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 01 (2017 / FCC / TRE-SP / Analista Administrativo) Uma das atividades próprias do administrador é a que diz respeito ao controle, no bojo da qual se insere medir e corrigir o desempenho de subordinados para assegurar que os objetivos e metas da organização sejam atingidos. R: certo. Vejamos: Pessoal, as funções administrativas (planejamento, organização, direção e controle), se consideradas em um todo, constituem o processo administrativo. O planejamento define os objetivos e as estratégias necessárias para alcança-los, além de estabelecer os planos de ação. A organização estrutura os recursos e as pessoas de modo que o trabalho ocorra de forma organizada e racional. A direção mostra os rumos e a dinâmica para que as pessoas utilizem os recursos da organização da melhor maneira possível. O controle busca garantir que as coisas funcionem no tempo certo e da maneira certa, verificando se a execução está de acordo com o definido no planejamento. Temos uma relação simples entre planejamento e controle: quanto mais completos, definidos e coordenados forem os planos, mais fácil será o controle. Quanto mais complexo e quanto for maior for o horizonte de tempo de um planejamento, mais complexo também será o controle. Controlar significa garantir que o planejado está sendo bem executado e que os objetivos já estabelecidos serão alcançados da melhor maneira possível. Desta forma, esta é função que avalia e monitora as atividades, os resultados alcançados, sempre em busca de que o planejamento, a organização e a direção sejam bemsucedidos. Pensando em termos de níveis organizacionais, sabemos que o controle se distribui por todos eles (nível estratégico, nível tático e nível operacional). Deste modo, o nível estratégico efetua o controle estratégico, o nível tático efetua os controles táticos e o nível operacional efetua os controles operacionais. Cada um no seu quadrado, porém todos interligados e entrelaçados de forma íntima, pois estamos buscando garantir que as coisas funcionem no tempo certo e da maneira certa, verificando se a execução está de acordo

2 Página2 com o definido no planejamento. Nos três níveis o processo é o mesmo: monitorar e avaliar as atividades da organização. Conforme Chiavenato, o processo de controle apresenta quatro etapas: estabelecimento de objetivo ou padrões de desempenho; avaliação ou mensuração do desempenho atual; comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos; e tomada de ação correta para corrigir possíveis desvios ou anormalidades. Por ser um processo cíclico, cada uma destas etapas influencia e é influenciada pelas demais. Já foi questão de prova e está correto: O controle é a função da administração que assegura que os objetivos estão sendo alcançados. Consiste na monitoração e na avaliação do desempenho da organização, na comparação deste com os objetivos planejados e na correção dos desvios que se verifiquem. A função de controle envolve: a definição de medidas de desempenho, a verificação sistemática do desempenho efetivo, a comparação entre os padrões e objetivos planejados e o desempenho efetivamente observado, e, finalmente, o estabelecimento de medidas corretivas, no caso de se verificarem desvios significativos. É por meio da função de controle que a organização se mantém no rumo pretendido ou planeja mudanças. 02 (2017 / Instituto AOCP / EBSERH / Assistente Administrativo) Considerando-se os principais processos administrativos, é correto afirmar que são algumas das principais finalidades do planejamento: a definição de objetivos para a empresa; o desenvolvimento de premissas sobre condições futuras; a identificação de meios adequados para alcance dos objetivos. R: exatamente. Vamos conhecer um pouco mais do planejamento! Planejamento é algo está voltado para o futuro, definindo os objetivos e melhor escolhendo os recursos e as tarefas necessários para alcançá-los de forma adequada. É a primeira função do processo administrativo. Antes de qualquer coisa, precisamos planejar, não é mesmo? Aqui é hora de determinar os objetivos e os meios necessários para alcançá-los. Do planejamento, naturalmente, nascem os planos: aqueles que facilitam que a organização alcance seus objetivos. Já foi questão correta de prova: O planejamento consiste na especificação dos objetivos a serem atingidos, na definição das estratégias e ações que permitam alcançá-los, e no desenvolvimento de planos que integrem e coordenem as atividades da organização. O planejamento permite que os administradores e trabalhadores tenham sua ação orientada para determinados

3 Página3 objetivos, permitindo-lhes concentrar sua atenção no que é mais importante para a organização. Conforme Chiavenato (2014), o planejamento é um processo constituído de uma sequência de seis passos, a saber: definir objetivos; verificar qual a situação atual em relação aos objetivos; desenvolver premissas quanto às condições futuras (planejamento de cenários); analisar as alternativas de ação; escolher um curso de ação entre as várias alternativas; e implementar o plano e avaliar os resultados. Atenção: a ordem as etapas de definição de objetivos e verificação da situação atual não é bem segura para concursos. Alguns autores consideram a verificação da situação atual como precursora da definição de objetivos. O autor ainda nos contempla com os benefícios do planejamento: foco e flexibilidade; melhoria na coordenação; melhoria no controle; e administração do tempo. Faça o favor de salvar (bem salvo) esse parágrafo em sua cabeça Foco e flexibilidade: Foco é o ponto de convergência dos esforços. Flexibilidade é a maleabilidade e facilidade de sofrer alterações e ajustamentos à medida que o andamento das coisas os requeira. Uma organização com foco conhece o que ela faz melhor, sabe as necessidades de seus clientes e como servi-los bem. Uma organização com flexibilidade opera dinamicamente e com um senso do futuro. Ela é rápida e ágil, podendo mudar ou antecipar-se em relação a problemas emergentes ou oportunidades. Melhoria na coordenação: os diferentes subsistemas e grupos nas organizações, em que cada qual persegue uma variedade de objetivos de um dado período, precisam ser adequadamente coordenados. Melhoria no controle: o controle administrativo envolve a medição e avaliação dos resultados do desempenho e a tomada de ação corretiva para melhorar as coisas quando necessário. Administração do tempo: é difícil balancear o tempo disponível para atender às necessidades e aproveitar as oportunidades pela frente. O planejamento melhora isso. Pensando em níveis organizacionais, o planejamento se distribui entre todos eles. Vejamos:

4 Página4 Nível institucional: aqui o planejamento é estratégico, com conteúdo genérico e sintético, focando no longo prazo. O planejamento no nível institucional é macro orientado e aborda a organização como um todo. Nível intermediário: aqui o planejamento é tático, com conteúdo menos genérico e mais detalhado que o estratégico, focando no médio prazo. O planejamento no nível intermediário aborda cada unidade organizacional de forma separada. Nível operacional: aqui o planejamento é operacional, sendo detalhado e analítico, focando no curto prazo. O planejamento no nível operacional é micro orientado e aborda cada operação de forma separada. O planejamento operacional é focalizado para o curto prazo e abrange cada uma das tarefas ou operações individualmente. Preocupa-se com o que fazer e com o como fazer as atividades cotidianas da organização. Refere-se especificamente às tarefas e operações realizadas no nível operacional. Fica a dica: O planejamento estratégico é desdobrado em diversos planejamentos táticos, e os táticos se desdobram em planos operacionais para uma efetiva realização. Os planos operacionais estão focados na eficiência organizacional; os planos táticos e o estratégico estão focados na eficácia organizacional. 03 (2017 / FCC / TRE São Paulo / Analista Administrativo) As organizações podem ser estruturadas de diferentes formas e cada tipo de estrutura se mostra mais adequado para determinada finalidade. Uma dessas modalidades é a denominada estrutura divisional, implantada inicialmente por Alfred Sloan na General Motors. Outra, é conhecida como estrutura matricial, que passou a ser implementada a partir do final do século XX. Uma das principais diferenças entre elas é que ambas possuem unidades com autonomia, denominadas centros de resultados, porém apenas a matricial possui órgãos com duração limitada, ligados a determinados projetos. R: certo. Os conceitos estão perfeitos. Vamos aprender um pouco mais sobre a função organização e estruturas organizacionais. Organização, por si, significa o ato de organizar. Organizar, em uma visão administrativa, é integrar/estruturar

5 Página5 os recursos, as pessoas e os órgãos incumbidos de sua administração, estabelecendo relações entre eles e suas atribuições. Organizar uma organização conduz à criação de uma estrutura organizacional. Já foi questão de prova e serve de estudo: A organização é a função da administração que faz a distribuição das tarefas e dos recursos entre os membros da organização, define quem tem autoridade sobre quem e quando e onde devem tomar decisões. A organização procura distribuir o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros da organização para que estes alcancem os objetivos estabelecidos eficientemente. O resultado do processo de organização é a estrutura organizacional. Estrutura organizacional é a maneira pela qual as atividades da organização são divididas, organizadas e coordenadas. Constitui a arquitetura ou o formato organizacional que assegura a divisão e a coordenação das atividades dos membros da organização. Na verdade, a estrutura organizacional funciona como a espinha dorsal da organização, o esqueleto que sustenta e articula suas partes integrantes (Chiavenato). Estruturar uma organização é atribuir, formalmente, tarefas às unidades organizacionais e às pessoas que a compõem. Isso inclui as linhas de autoridade e as relações de subordinação, além dos níveis hierárquicos e a amplitude do controle administrativo. A comunicação (que assegura a coordenação entre os órgãos e as pessoas da organização) também passa por aqui. Alguns conceitos importantes cabem aqui. Chiavenato (2014), de forma impecável, leciona: Hierarquia administrativa: A função principal da hierarquia administrativa é assegurar que as pessoas executem suas tarefas e deveres de maneira eficiente e eficaz. Ela se refere ao número de níveis de administração que uma organização adota para assegurar a realização das tarefas e o alcance de seus objetivos. Uma estrutura alta exige muitos níveis hierárquicos, enquanto uma estrutura baixa não precisa de tantos. Divisão do trabalho: Um princípio fundamental utilizado durante várias décadas nas organizações do mundo inteiro pregava que o trabalho é executado com mais eficiência por meio da especialização dos empregados. A especialização do trabalho, que também recebe o nome de divisão do trabalho, é o grau em que as tarefas organizacionais são divididas e

6 Página6 fragmentadas em atividades separadas. Apesar das aparentes vantagens da especialização, muitas organizações estão abandonando esse princípio. Com tanta especialização, os empregados ficam isolados e fazem apenas uma tarefa simples, repetitiva e chata, o que provoca fadiga psicológica e alienação. Para sanar isso, muitas organizações estão ampliando cargos para proporcionar maiores desafios e atribuindo tarefas e equipes de modo que os empregados façam rotação entre as várias tarefas desempenhadas pela equipe. Cadeia de comando: A cadeia de comando é uma linha contínua de autoridade que liga todas as pessoas de uma organização e mostra quem se subordina a quem. Ela é associada a dois princípios enunciados pela teoria clássica da administração: o princípio da unidade de comando e o princípio escalar. O princípio da unidade de comando significa que cada empregado deve se reportar ou se subordinar a apenas um chefe. O princípio escalar refere-se a linhas claramente definidas de autoridade, desde a cúpula até a base da organização, que incluem todos os empregados. Cada pessoa na organização deve saber a quem se reportar e quais são os níveis administrativos sucessivos que levam ao topo. Autoridade e responsabilidade: Autoridade é o direito formal e legítimo de tomar decisões, dar ordens e alocar recursos para alcançar objetivos organizacionais desejados. A autoridade é formalmente estabelecida pela organização por meio do poder legitimado. A cadeia de comando reflete a hierarquia de autoridade que existe na organização. Todavia, a autoridade, do ponto de vista tradicional, atualmente tem sido questionada. Mais importante que a base hierárquica da autoridade é a força da liderança. O líder influencia as pessoas não pela sua posição funcional e hierárquica, mas pelas suas características pessoais. A responsabilidade é o outro lado da moeda da autoridade; é o dever de executar a tarefa ou atividade atribuída a um funcionário. Os administradores recebem autoridade compatível com sua responsabilidade. Autoridade de linha e staff: Dá-se o nome de linha aos órgãos incumbidos de realizar a missão primária da organização, ficando responsável pelo cumprimento de seus objetivos principais. Os órgãos de staff têm a função de complementar e apoiar os órgãos de linha, para que eles trabalhem melhor. Um departamento de staff é o responsável pela assessoria e consultoria interna da organização.

7 Página7 Amplitude administrativa: A amplitude administrativa ou amplitude de controle significa o número de empregados que se devem reportar a um administrador, ou seja, o quanto um administrador deve monitorar estreitamente seus funcionários. Quanto maior a amplitude de controle, maior é o número de subordinados para cada administrador e viceversa. A estrutura alta produz uma amplitude estreita e muitos níveis hierárquicos, apresentando um formato verticalizado. Já a estrutura achatada tem uma amplitude geral ampla, dispersada e com poucos níveis hierárquicos, apresentando um formato horizontalizado. Centralização e descentralização: A centralização significa que a autoridade para decidir está localizada no topo da organização. Na descentralização, a autoridade para decidir está dispersa nos níveis organizacionais mais baixos. Sobre os departamentos, sabe-se que um departamento é uma unidade de trabalho que concentra um conjunto de tarefas (Chiavenato), sendo um processo de especialização horizontal. A departamentalização ocorre com a necessidade de aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho em si. Existem vários modelos de departamentalização. Vamos aprender os mais importantes e mais cobrados em provas de concursos públicos. Departamentalização geográfica: as organizações valem-se da departamentalização geográfica quando as distâncias físicas são muito grandes ou quando, por exemplo, as diferenças culturais e de hábitos de consumo dificultam uma gestão centralizada. Departamentalização funcional: aqui as pessoas são agrupadas por funções ou especialidades: semelhança de habilidades, recursos disponíveis e atividades. Basicamente, temos juntos os especialistas em um só departamento, o que melhora a interação e facilita o treinamento. Essa departamentalização é indicada para organizações em mercados/setores estáveis, pois a falta de coordenação entre os departamentos pode dificultar as mudanças e adaptações de um ambiente mais dinâmico. Outra: é bastante comum que os especialistas tenham uma visão voltada para dentro da organização. Departamentalização por cliente: aqui o foco é no cliente. Opta-se por este estilo de departamentalização quando os clientes da organização possuem necessidades muito específicas. Departamentalização por projetos: esta é uma espécie de departamentalização temporária, pois todo projeto sempre tem um prazo para acabar. As organizações que optam por

8 Página8 este modelo, normalmente, possuem projetos de longa duração e de grande porte. Por conta da temporariedade, as equipes de projetos podem passar por momentos de insegurança, já que as pessoas não sabem se terão emprego quando o projeto acabar ou onde serão locadas, por exemplo. Departamentalização por processos: aqui os departamentos da organização são agrupados em torno dos processos mais importantes. Os colaboradores responsáveis por determinados processos estão locados nos respectivos departamentos responsáveis pelo mesmo processo. Departamentalização por produtos: aqui os departamentos são agrupados por tipo de produto (ou serviço). As organizações que optam por este modelo normalmente oferecem produtos/serviços muito diferentes uns dos outros e demandam uma atenção muito específica. Repare que há uma boa flexibilidade e tendência à inovação, pois os setores têm autonomia na escolha de seus produtos e da melhor forma de atender aos clientes. Na departamentalização por produto os especialistas ficam dispersos pelos departamentos, o que pode prejudicar fatores como desenvolvimento e treinamento, pois ficam em segundo plano. Ora, é natural que a departamentalização da organização, casada com os conceitos de autoridade, linhas de comunicação e cadeias de comando, resulte na estrutura organizacional em si. Essa estrutura organizacional que surge pode e tem diversas formas. As mais importantes para provas de concurso são: estrutura funcional, estrutura linear, estrutura matricial e estrutura em redes. Vejamos: Estrutura funcional: aqui a base é a especialização. Muito simples de ser aplicada: estrutura-se a organização de acordo com as funções organizacionais, tais quais Marketing, Departamento Pessoal, Setor Financeiro, Contas a Pagar etc. Estrutura linear: aqui a base é a unidade de comando: a autoridade está focalizada em torno de um chefe. Cada nível hierárquico controla de forma direta o nível inferior. Pouco se fala em delegação de autoridade e há uma grande dificuldade na comunicação, pois para que um setor se comunique com outro a informação deve passar pelo superior. É a típica estrutura engessada. Por não ser flexível, recomenda-se apenas para ambientes estáveis. Estrutura matricial: anote na testa para ganhar muitas questões: normalmente um misto de estrutura funcional com estrutura por projetos. Desta forma, cada colaborador responde a dois chefes então não há que se falar em

9 Página9 unidade de comando. Uma boa vantagem está na facilidade em mover pessoas das mais diversas áreas por um período de tempo (tempo do projeto), o que facilita a troca de informações entre os departamentos da organização e melhor utiliza as pessoas e recursos, evitando pessoas ociosas em algum setor enquanto outro está com uma demanda maior. Um colaborador do setor de marketing, por exemplo, entra em um projeto específico; findo o projeto, volta a responder apenas ao seu setor. Dica: um colaborador pode estar em um ou mais projetos de forma simultânea. Estrutura em redes: aqui as organizações devem focar no que são melhores e fazer parcerias com outros melhores em suas áreas. A ideia é que ninguém uma organização nem consegue nem pode alcançar seus objetivos sozinha, por isso há uma interdependência entre os parceiros a ideia de rede. Cada nó da rede (ponto de encontro, parceria, aliança) é fundamental para a eficácia dos objetivos organizacionais. Note que há uma substituição da hierarquia (cadeia de comando) pela parceria. Ganha-se em flexibilidade e competitividade, perde-se em controle, pois muitos dos processos e procedimentos não ocorrem dentro da própria empresa. 04 (2017 / CESPE / SEDF / Analista Administrativo) Em termos de amplitude administrativa, uma estrutura alta se refere à amplitude estreita e elevado número de níveis hierárquicos. R: certo. A amplitude administrativa ou amplitude de controle significa o número de empregados que se devem reportar a um administrador, ou seja, o quanto um administrador deve monitorar estreitamente seus funcionários. Quanto maior a amplitude de controle, maior é o número de subordinados para cada administrador e vice-versa. A estrutura alta produz uma amplitude estreita e muitos níveis hierárquicos, apresentando um formato verticalizado. Já a estrutura achatada tem uma amplitude geral ampla, dispersada e com poucos níveis hierárquicos, apresentando um formato horizontalizado. 05 (2017 / CESPE / SEDF / Analista Administrativo) Redes e parcerias são estratégias embasadas na colaboração (em maior ou menor grau), e não na competição entre organizações, com o objetivo de compartilhar recursos e capacidades para atuação no mercado. R: errado. A competição torna-se cada vez mais acirrada, pois as empresas, muitas vezes, estão focadas no seu core

10 Página10 business. Competitividade. Nas estruturas em redes, as organizações devem focar no que são melhores e fazer parcerias com outros melhores em suas áreas. A ideia é que ninguém uma organização nem consegue nem pode alcançar seus objetivos sozinha, por isso há uma interdependência entre os parceiros a ideia de rede. Cada nó da rede (ponto de encontro, parceria, aliança) é fundamental para a eficácia dos objetivos organizacionais. Note que há uma substituição da hierarquia (cadeia de comando) pela parceria. Ganha-se em flexibilidade e competitividade, perde-se em controle, pois muitos dos processos e procedimentos não ocorrem dentro da própria empresa. 06 (2016 / CESPE / FUB / Assistente Administrativo) O processo de elaboração de estruturas organizacionais deve considerar os seguintes elementos: especialização, departamentalização, hierarquização, centralização e formalização. R: certo. O desenho das estruturas organizacionais é uma consequência destes elementos. É natural que a departamentalização da organização, casada com os conceitos de autoridade, linhas de comunicação e cadeias de comando, resulte na estrutura organizacional em si. 07 (2016 / CESPE / FUB / Assistente Administrativo) Designar tarefas para setores e pessoas da organização é atividade típica da função da Administração Planejamento. R: errado. Designar tarefas e pessoas da organização é atividade típica da função organização. Cuidado para não confundir com a função direção. Note que estamos falando em designar. Organização, por si, significa o ato de organizar. Organizar, em uma visão administrativa, é integrar/estruturar os recursos, as pessoas e os órgãos incumbidos de sua administração, estabelecendo relações entre eles e suas atribuições. Organizar uma organização conduz à criação de uma estrutura organizacional. Já que fizemos comparação com a função Direção, é hora de aprofundarmos um pouco. Conforme Chiavenato (2013), a função administrativa de direção está relacionada à maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados, isto é, por meio da atividade das pessoas e da aplicação dos recursos que compõem a organização. Após definir os objetivos, traçar as estratégias para alcançá-los, estabelecer o planejamento e estruturar a organização, cabe à função da direção colocar tudo em marcha. Dirigir significa interpretar os planos para

11 Página11 as pessoas e dar as instruções e orientações sobre como executálos a fim de garantir o alcance dos objetivos. Como tempo é dinheiro, quando se trata de negócios, a má ou morosa interpretação dos planos pode provocar elevados custos. O bom administrador é aquele que pode explicar e comunicar as coisas às pessoas que precisam fazê-las bem e prontamente, orientando-as e sanando todas as dúvidas possíveis, além de impulsioná-las, liderálas e motivá-las adequadamente. Não existem organizações sem pessoas; elas precisam de pessoas para que possam funcionar. A direção é o processo de guiar as atividades dos membros da organização pelos rumos adequados. Esses rumos, naturalmente, são aqueles que levam ao alcance dos objetivos organizacionais e, ainda, atendem também aos objetivos pessoais dos membros. A direção envolve a focalização nos membros organizacionais, como pessoas, e a abordagem de assuntos, como liderança, motivação, comunicação e solução de conflitos, males do desenvolvimento de boas relações entre as pessoas e a criação de um excelente ambiente de trabalho. A direção constitui um importante elemento na consolidação da qualidade de vida no trabalho. A direção é a função administrativa que se refere ao relacionamento interpessoal do administrador com seus subordinados. Para que o planejamento e a organização possam ser eficazes, eles precisam ser complementados pela orientação e pelo apoio às pessoas, por meio de um adequada comunicação, liderança e motivação, características essas que um administrador deve possuir para conseguir dirigir pessoas com eficiência. Enquanto as outras funções administrativas são impessoais, a direção constitui um processo interpessoal que define as relações entre indivíduos. 08 (2016 / CESPE / FUB / Assistente Administrativo) Nas organizações, eficiência e eficácia são indicadores de desempenho monitorados pela administração no exercício da função denominada controle. R: certo. Controlar significa garantir que o planejado está sendo bem executado e que os objetivos já estabelecidos serão alcançados da melhor maneira possível. Esta é função que avalia e monitora as atividades, os resultados alcançados, sempre em busca de que o planejamento, a organização e a direção sejam bemsucedidos. Assim, a eficiência e a eficácia devem ser avaliadas durante o processo de controle.

12 Página12 09 (2016 / FCC / PGE Mato Grosso / Analista Administrativo) Considere que determinada empresa, de pequeno porte, que atue em uma área específica de mercado produzindo específico componente eletrônico para montadoras de automóveis pretenda diversificar a sua produção, passando a produzir outros componentes eletrônicos, de interesse de indústrias que produzem eletrodomésticos. Diante de tal perspectiva, referida empresa decidiu adequar sua estrutura a uma lógica de atuação por projetos, com órgãos de existência limitada à duração de cada projeto, mantendo outros, de natureza permanente, para apoio funcional. De acordo com os modelos descritos pela literatura, o tipo de estrutura adequado para atingir tal escopo consiste na denominada estrutura a) Departamentalizada, onde são fixadas metas para cada unidade de produção. b) Divisional, que permite especialização por produto. c) Funcional, na qual os resultados são apurados de acordo com cada projeto. d) Compartimentalizada, com relativa autonomia para cada departamento. e) Matricial, na qual o projeto se constitui em centro de resultado. R: letra E. A banca entrega o gabarito quando busca adequar sua estrutura a uma lógica de atuação por projetos, com órgãos de existência limitada à duração de cada projeto, mantendo outros, de natureza permanente, para apoio funcional. Lembra do que falamos? Estrutura matricial: anote na testa para ganhar muitas questões: normalmente um misto de estrutura funcional com estrutura por projetos. Um colaborador do setor de marketing, por exemplo, entra em um projeto específico; findo o projeto, volta a responder apenas ao seu setor. 10 (2016 / FCC / PGE Mato Grosso / Técnico Administrativo) Na coordenadoria de um determinado órgão público, a opção por uma estrutura matricial, deve-se ao fato de uma das suas principais características consistir em a) alto grau de formalização. b) interrelacionamento de especialidades. c) unidade de comando hierarquizada. d) especialização elevada.

13 Página13 e) comunicação verticalizada. R: letra B. A estrutura matricial está ligada ao interrelacionamento de especialidades, já que há a facilidade de mover pessoas das mais diversas áreas por um período de tempo. Não há que se falar em alto grau de formalização (letra A), pois temos, na verdade, é flexibilidade. Também não há unidade de comando (letra C), pois cada colaborador responde a dois chefes o de seu órgão permanente e o do projeto. Especialização elevada (letra D) é uma característica marcante da estrutura funcional não especificamente da estrutura matricial. A comunicação também não é verticalizada (letra E), pois uma boa vantagem está na facilidade em mover pessoas das mais diversas áreas por um período de tempo (tempo do projeto), o que facilita a troca de informações entre os departamentos da organização. Para fixar a famosinha: Estrutura matricial: anote na testa para ganhar muitas questões: normalmente um misto de estrutura funcional com estrutura por projetos. Desta forma, cada colaborador responde a dois chefes então não há que se falar em unidade de comando. Uma boa vantagem está na facilidade em mover pessoas das mais diversas áreas por um período de tempo (tempo do projeto), o que facilita a troca de informações entre os departamentos da organização e melhor utiliza as pessoas e recursos, evitando pessoas ociosas em algum setor enquanto outro está com uma demanda maior. Um colaborador do setor de marketing, por exemplo, entra em um projeto específico; findo o projeto, volta a responder apenas ao seu setor. Dica: um colaborador pode estar em um ou mais projetos de forma simultânea. 11 (2016 / CESPE / FUNPRESP-JUD / Assistente Administrativo) Estabelecimento de critérios, mensuração de desempenho, comparação de resultados obtidos com resultados pretendidos e adoção de ações corretivas são fases da função de controle. R: certo. Conforme Chiavenato, o processo de controle apresenta quatro etapas: estabelecimento de objetivo ou padrões de desempenho; avaliação ou mensuração do desempenho atual; comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos; e tomada de ação correta para corrigir possíveis desvios ou anormalidades. Por ser um processo cíclico, cada uma destas etapas influencia e é influenciada pelas demais.

14 Página14 12 (2016 / CESPE / FUNPRESP-JUD / Assistente Administrativo) A função de organização prevê a distribuição de recursos organizacionais para o alcance de uma meta que tenha sido estabelecida na função de planejamento. R: certo. Este é objetivo da função administrativa organização. Organização, por si, significa o ato de organizar. Organizar, em uma visão administrativa, é integrar/estruturar os recursos, as pessoas e os órgãos incumbidos de sua administração, estabelecendo relações entre eles e suas atribuições. 13 (2016 / CESPE / FUNPRESP-JUD / Assistente Administrativo) A estrutura organizacional estabelece a divisão do trabalho, a hierarquia e as linhas de comunicação entre pessoas e entre grupos na organização. R: exatamente. A estrutura organizacional estabelece a divisão do trabalho, a hierarquia e as linhas de comunicação entre pessoas e entre grupos na organização. Ora, é natural que a departamentalização da organização, casada com os conceitos de autoridade, linhas de comunicação e cadeias de comando, resulte na estrutura organizacional em si. 14 (2016 / CESPE / FUNPRESP-JUD / Assistente Administrativo) Designar tarefas e agrupá-las em departamentos da estrutura organizacional são ações pertinentes à função de planejamento. R: errado. A função correta é organização. Designar tarefas e pessoas da organização é atividade típica da função organização. Cuidado para não confundir com a função direção. Note que estamos falando em designar. Organização, por si, significa o ato de organizar. Organizar, em uma visão administrativa, é integrar/estruturar os recursos, as pessoas e os órgãos incumbidos de sua administração, estabelecendo relações entre eles e suas atribuições. Organizar uma organização conduz à criação de uma estrutura organizacional. 15 (2016 / CESPE / FUNPRESP-JUD / Assistente Administrativo) Além do monitoramento das atividades dos funcionários, a função denominada controle prevê ajustes nessas atividades para adaptá-las às metas estabelecidas. R: correto. Conforme Chiavenato, o processo de controle apresenta quatro etapas: estabelecimento de objetivo ou padrões de desempenho; avaliação ou mensuração do desempenho atual;

15 Página15 comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos; e tomada de ação correta para corrigir possíveis desvios ou anormalidades. 16 (2016 / CESPE / FUNPRESP-JUD / Assistente Administrativo) Direção é a função administrativa responsável por promover treinamentos para os funcionários, motivando-os a realizar as tarefas que lhes foram designadas. R: certo. A direção é o processo de guiar as atividades dos membros da organização pelos rumos adequados. Esses rumos, naturalmente, são aqueles que levam ao alcance dos objetivos organizacionais e, ainda, atendem também aos objetivos pessoais dos membros. A direção envolve a focalização nos membros organizacionais, como pessoas, e a abordagem de assuntos, como liderança, motivação, comunicação e solução de conflitos, males do desenvolvimento de boas relações entre as pessoas e a criação de um excelente ambiente de trabalho. estabelecer metas para alcançá-lo é uma tarefa da função de organização. R: errado. Esta tarefa é da função planejamento. O planejamento define os objetivos e as estratégias necessárias para alcança-los, além de estabelecer os planos de ação. A organização estrutura os recursos e as pessoas de modo que o trabalho ocorra de forma organizada e racional. A direção mostra os rumos e a dinâmica para que as pessoas utilizem os recursos da organização da melhor maneira possível. O controle busca garantir que as coisas funcionem no tempo certo e da maneira certa, verificando se a execução está de acordo com o definido no planejamento. 18 (2016 / CESPE / TCE Paraná / Analista Administrativo) A finalidade do controle como função administrativa é inibir desvios comportamentais indesejáveis e não aceitáveis na organização. R: errado. O controle busca garantir que as coisas funcionem no tempo certo e da maneira certa, verificando se a execução está de acordo com o definido no planejamento. 17 (2016 / CESPE / FUNPRESP-JUD / Assistente Administrativo) Projetar o desempenho organizacional desejado e

16 Página16 19 (2016 / CESPE / TCE Paraná / Analista Administrativo) A ênfase na qualidade é uma abordagem típica da função de planejamento, com foco na eficiência requerida nos planos estabelecidos. R: errado. Os planos operacionais estão focados na eficiência organizacional; os planos táticos e o estratégico estão focados na eficácia organizacional. Logo, não são todos os planos que são focados em eficiência; varia conforme o nível organizacional. 20 (2016 / CESPE / TCE Paraná / Analista Administrativo) Todas as funções administrativas planejamento, organização, direção e controle são interpessoais e se correlacionam entre si, e somente a função de planejamento possui segregações conforme o nível institucional, seja estratégico, tático ou operacional. R: errado. Todas as funções navegam por todos os níveis. 21 (2016 / CESPE / TCE Paraná / Analista Administrativo) A maneira como as atividades de uma organização serão estruturadas, divididas e coordenadas é definida na direção e, quando dessa definição, devem ser direcionados os esforços à orientação estratégica. R: errado. A maneira como as atividades de uma organização serão estruturadas, divididas e coordenadas é definida na organização. A organização estrutura os recursos e as pessoas de modo que o trabalho ocorra de forma organizada e racional. A direção mostra os rumos e a dinâmica para que as pessoas utilizem os recursos da organização da melhor maneira possível. 22 (2016 / CESPE / TCE Paraná / Analista Administrativo) Melhoria no controle e administração do tempo, foco e flexibilidade são benefícios alcançados por meio da elaboração de planos orientados para o alcance de objetivos propostos no planejamento. R: maravilha. Chiavenato nos contempla com os benefícios do planejamento: foco e flexibilidade; melhoria na coordenação; melhoria no controle; e administração do tempo. 23 (2016 / CESPE / TCE Pará / Analista Administrativo) Acordos de cooperação técnica entre organizações para compartilhar

17 Página17 conhecimentos e experiências que favoreçam a geração de vantagem competitiva são considerados alianças estratégicas. R: exato. Estamos falando de estruturas em rede, que geram vantagem competitiva mesmo. Estrutura em redes: aqui as organizações devem focar no que são melhores e fazer parcerias com outros melhores em suas áreas. A ideia é que ninguém uma organização nem consegue nem pode alcançar seus objetivos sozinha, por isso há uma interdependência entre os parceiros a ideia de rede. Cada nó da rede (ponto de encontro, parceria, aliança) é fundamental para a eficácia dos objetivos organizacionais. Note que há uma substituição da hierarquia (cadeia de comando) pela parceria. Ganha-se em flexibilidade e competitividade, perde-se em controle, pois muitos dos processos e procedimentos não ocorrem dentro da própria empresa. 24 (2016 / CESPE / TCE Pará / Analista Administrativo) Uma vantagem da estrutura organizacional com base em produtos ou serviços é garantir o emprego do profissional que é especializado em uma única linha de produtos ou serviços em período de crise. R: errado. Esta é uma vantagem da estrutura funcional (profissional especializado). Não há também a garantia supracitada, ainda mais em períodos de crise. Na departamentalização por produtos os departamentos são agrupados por tipo de produto (ou serviço). As organizações que optam por este modelo normalmente oferecem produtos/serviços muito diferentes uns dos outros e demandam uma atenção muito específica. Na departamentalização por produto os especialistas ficam dispersos pelos departamentos, o que pode prejudicar fatores como desenvolvimento e treinamento, pois ficam em segundo plano. 25 (2016 / CESPE / TCE Pará / Analista Administrativo) Uma estrutura organizacional retrata o formato da divisão e coordenação das atividades dos membros da organização, podendo incluir linhas de autoridade, níveis hierárquicos e amplitude de controle administrativo. R: certo. Todos esses conceitos estão alinhados com a estrutura organizacional, como vimos. Ora, é natural que a departamentalização da organização, casada com os conceitos de autoridade, linhas de comunicação e cadeias de comando, resulte na estrutura organizacional em si.

18 Página18 26 (2016 / FCC / Eletrobras / Analista Administrativo) Considere que determinada organização esteja estruturada em dois tipos de órgãos: os órgãos principais de trabalho, com vida limitada à duração do projeto; e os órgãos de apoio funcional, de natureza permanente, que apoiam os projetos e os orientam em assuntos especializados, atuando principalmente em termos normativos e na qualidade de prestadores de serviços. Referida estrutura organizacional é do tipo a) matricial. b) divisional. c) funcional. d) gerencial. e) comissional. R: letra A. Estamos falando da estrutura matricial. Órgãos com vida limitada (projetos) + órgãos funcionais. Estrutura matricial: anote na testa para ganhar muitas questões: normalmente um misto de estrutura funcional com estrutura por projetos. Desta forma, cada colaborador responde a dois chefes então não há que se falar em unidade de comando. Uma boa vantagem está na facilidade em mover pessoas das mais diversas áreas por um período de tempo (tempo do projeto), o que facilita a troca de informações entre os departamentos da organização e melhor utiliza as pessoas e recursos, evitando pessoas ociosas em algum setor enquanto outro está com uma demanda maior. Um colaborador do setor de marketing, por exemplo, entra em um projeto específico; findo o projeto, volta a responder apenas ao seu setor. Dica: um colaborador pode estar em um ou mais projetos de forma simultânea. 27 (2016 / CESPE / TRT 8ª Região / Analista Administrativo) Os planos operacionais correspondem à tradução e à interpretação das decisões estratégicas e são realizados nos níveis intermediários de uma instituição. R: errado. Estamos falando dos planos táticos e não dos planos operacionais. Pensando em níveis organizacionais, o planejamento se distribui entre todos eles. Vejamos: Nível institucional: aqui o planejamento é estratégico, com conteúdo genérico e sintético, focando no longo prazo. O

19 Página19 planejamento no nível institucional é macro orientado e aborda a organização como um todo. Nível intermediário: aqui o planejamento é tático, com conteúdo menos genérico e mais detalhado que o estratégico, focando no médio prazo. O planejamento no nível intermediário aborda cada unidade organizacional de forma separada. Nível operacional: aqui o planejamento é operacional, sendo detalhado e analítico, focando no curto prazo. O planejamento no nível operacional é micro orientado e aborda cada operação de forma separada. Fica a dica: O planejamento estratégico é desdobrado em diversos planejamentos táticos, e os táticos se desdobram em planos operacionais para uma efetiva realização. O planejamento operacional é focalizado para o curto prazo e abrange cada uma das tarefas ou operações individualmente. Preocupa-se com o que fazer e com o como fazer as atividades cotidianas da organização. Refere-se especificamente às tarefas e operações realizadas no nível operacional. Os planos operacionais estão focados na eficiência organizacional; os planos táticos e o estratégico estão focados na eficácia organizacional. 28 (2016 / CESPE / TRT 8ª Região / Analista Administrativo) O planejamento estratégico, para ser eficaz, deve possuir conteúdo detalhado e analítico, e a amplitude de sua abrangência deve ser orientada para cada unidade organizacional. R: errado. O erro está em falar que a abrangência deve ser detalhada para cada unidade organizacional. Também está errado falar que o planejamento estratégico é detalhado e analítico (ele é sintético). O planejamento estratégico, com conteúdo genérico e sintético é focado no longo prazo. O planejamento no nível institucional é macro orientado e aborda a organização como um todo. 29 (2016 / CESPE / TRT 8ª Região / Analista Administrativo) Com o detalhamento das tarefas, os planos de curto prazo para dar cobertura às atividades individuais dos servidores de um órgão são inerentes ao planejamento tático. R: errado. Aqui estamos falando de planos operacionais. O planejamento operacional é focalizado para o curto prazo e abrange cada uma das tarefas ou operações individualmente. Preocupa-se com o que fazer e com o como fazer as atividades cotidianas da

20 Página20 organização. Refere-se especificamente às tarefas e operações realizadas no nível operacional. 30 (2015 / CESPE / FUB / Administrador) Estabelecer atribuições e responsabilidades entre unidades organizacionais e definir a estrutura com base no tipo de departamentalização e no tipo de organograma mais adequados para enfrentar os desafios já identificados são atividades que ocorrem no processo de direção. R: errado. Organização e não direção. A organização estrutura os recursos e as pessoas de modo que o trabalho ocorra de forma organizada e racional. A direção mostra os rumos e a dinâmica para que as pessoas utilizem os recursos da organização da melhor maneira possível. 31 (2015 / CESPE / FUB / Administrador) É na fase de planejamento tático que ocorrem o detalhamento e a especificação dos planos estratégicos. R: exatamente. Pensando em níveis organizacionais, o planejamento se distribui entre todos eles. Vejamos: Nível institucional: aqui o planejamento é estratégico, com conteúdo genérico e sintético, focando no longo prazo. O planejamento no nível institucional é macro orientado e aborda a organização como um todo. Nível intermediário: aqui o planejamento é tático, com conteúdo menos genérico e mais detalhado que o estratégico, focando no médio prazo. O planejamento no nível intermediário aborda cada unidade organizacional de forma separada. Nível operacional: aqui o planejamento é operacional, sendo detalhado e analítico, focando no curto prazo. O planejamento no nível operacional é micro orientado e aborda cada operação de forma separada. Fica a dica: O planejamento estratégico é desdobrado em diversos planejamentos táticos, e os táticos se desdobram em planos operacionais para uma efetiva realização. 32 (2015 / FCC / TRT 3ª Região / Analista Administrativo) As atividades de uma organização comportam subdivisões em unidades, de acordo com os denominados critérios de departamentalização, que pode ser funcional, que toma por base a especialidade, agrupando em um mesmo órgão atividades afins.

21 Página21 R: maravilha. Departamentalização funcional: aqui as pessoas são agrupadas por funções ou especialidades: semelhança de habilidades, recursos disponíveis e atividades. Basicamente, temos juntos os especialistas em um só departamento, o que melhora a interação e facilita o treinamento. Essa departamentalização é indicada para organizações em mercados/setores estáveis, pois a falta de coordenação entre os departamentos pode dificultar as mudanças e adaptações de um ambiente mais dinâmico. Outra: é bastante comum que os especialistas tenham uma visão voltada para dentro da organização. 33 (2015 / FCC / TRT 15ª Região / Analista Judiciário) O grupamento das atividades de uma entidade em órgãos é efetuado de acordo com critérios de departamentalização que, entre outros, podem ser: por produtos, por clientes ou por área geográfica. R: certo. A departamentalização ocorre com a necessidade de aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho em si. Existem vários modelos de departamentalização. Entre eles: Departamentalização geográfica: as organizações valem-se da departamentalização geográfica quando as distâncias físicas são muito grandes ou quando, por exemplo, as diferenças culturais e de hábitos de consumo dificultam uma gestão centralizada. Departamentalização funcional: aqui as pessoas são agrupadas por funções ou especialidades: semelhança de habilidades, recursos disponíveis e atividades. Basicamente, temos juntos os especialistas em um só departamento, o que melhora a interação e facilita o treinamento. Essa departamentalização é indicada para organizações em mercados/setores estáveis, pois a falta de coordenação entre os departamentos pode dificultar as mudanças e adaptações de um ambiente mais dinâmico. Outra: é bastante comum que os especialistas tenham uma visão voltada para dentro da organização. Departamentalização por cliente: aqui o foco é no cliente. Opta-se por este estilo de departamentalização quando os clientes da organização possuem necessidades muito específicas. Departamentalização por projetos: esta é uma espécie de departamentalização temporária, pois todo projeto sempre tem um prazo para acabar. As organizações que optam por este modelo, normalmente, possuem projetos de longa duração e de grande porte. Por conta da temporariedade, as equipes de projetos podem passar por momentos de

22 Página22 insegurança, já que as pessoas não sabem se terão emprego quando o projeto acabar ou onde serão locadas, por exemplo. Departamentalização por processos: aqui os departamentos da organização são agrupados em torno dos processos mais importantes. Os colaboradores responsáveis por determinados processos estão locados nos respectivos departamentos responsáveis pelo mesmo processo. Departamentalização por produtos: aqui os departamentos são agrupados por tipo de produto (ou serviço). As organizações que optam por este modelo normalmente oferecem produtos/serviços muito diferentes uns dos outros e demandam uma atenção muito específica. Repare que há uma boa flexibilidade e tendência à inovação, pois os setores têm autonomia na escolha de seus produtos e da melhor forma de atender aos clientes. Na departamentalização por produto os especialistas ficam dispersos pelos departamentos, o que pode prejudicar fatores como desenvolvimento e treinamento, pois ficam em segundo plano. 34 (2015 / FCC / TRT 15ª Região / Analista Judiciário) Dentre as relações formais verificadas na estrutura organizacional de uma instituição, pode-se citar a autoridade de linha, ou seja, aquela exercida pelo chefe de um órgão diretamente sobre seus subordinados. R: correto. A redação do item está perfeita. Dá-se o nome de linha aos órgãos incumbidos de realizar a missão primária da organização, ficando responsável pelo cumprimento de seus objetivos principais. Os órgãos de staff têm a função de complementar e apoiar os órgãos de linha, para que eles trabalhem melhor. Um departamento de staff é o responsável pela assessoria e consultoria interna da organização. 35 (2014 / CESPE / ICMBIO / Analista Administrativo) As organizações que buscam estabilidade e economia de escala em seus departamentos apresentam estruturas divisionais e, por vezes, matriciais por terem a especialização do trabalho como elemento central. R: errado. O elemento central da estrutura matricial não é a especialização do trabalho.

23 Página23 Estrutura matricial: anote na testa para ganhar muitas questões: normalmente um misto de estrutura funcional com estrutura por projetos. Desta forma, cada colaborador responde a dois chefes então não há que se falar em unidade de comando. Uma boa vantagem está na facilidade em mover pessoas das mais diversas áreas por um período de tempo (tempo do projeto), o que facilita a troca de informações entre os departamentos da organização e melhor utiliza as pessoas e recursos, evitando pessoas ociosas em algum setor enquanto outro está com uma demanda maior. Um colaborador do setor de marketing, por exemplo, entra em um projeto específico; findo o projeto, volta a responder apenas ao seu setor. Dica: um colaborador pode estar em um ou mais projetos de forma simultânea. 36 (2014 / CESPE / ICMBIO / Analista Administrativo) Quanto mais níveis hierárquicos existirem em uma organização, maior será a amplitude de controle prevista para os cargos de comando ou chefias. R: errado. A amplitude administrativa ou amplitude de controle significa o número de empregados que se devem reportar a um administrador, ou seja, o quanto um administrador deve monitorar estreitamente seus funcionários. Quanto maior a amplitude de controle, maior é o número de subordinados para cada administrador e vice-versa. A estrutura alta produz uma amplitude estreita e muitos níveis hierárquicos, apresentando um formato verticalizado. Já a estrutura achatada tem uma amplitude geral ampla, dispersada e com poucos níveis hierárquicos, apresentando um formato horizontalizado. 37 (2014 / CESPE / Polícia Federal / Agente Administrativo) O principal propósito da estrutura organizacional consiste em alocar esforços para a execução de tarefas. R: errado. Este é o propósito da função administrativa organização. A organização estrutura os recursos e as pessoas de modo que o trabalho ocorra de forma organizada e racional. 38 (2014 / CESPE / Polícia Federal / Agente Administrativo) A estrutura organizacional orientada pelo modelo de gestão por processo favorece a obtenção de maior eficácia organizacional na entrega de produtos e na prestação de serviços aos clientes. R: certo. Para Paludo, a visão organizacional por processos rompe os antigos departamentos funcionais em busca de maior