das Auditorias na Hélder Estradas 18 de Outubro de

Transcrição

1 O Papel das Auditorias na Gestão Empresarial Hélder Estradas 18 de Outubro de 2010

2 Auditoria Processo sistemático, independente e documentado, realizado com o propósito p de obter evidência de auditoria e avaliar a mesma de forma objectiva para determinar o cumprimento das políticas, procedimentos ou requisitos utilizados como referência. ISO 19011:2002

3 Gestão Empresarial p Métodos Capital Pessoas

4 Intervenientes na Auditoria Gestor do Programa de Auditorias Auditado Auditor

5 Classificação das Auditorias 1.ª Parte Pela organização, nela própria, com objectivos próprios. 2ªParte 2.ª Por uma organização com interesses noutra organização. Ex: pelo cliente ao seu fornecedor. Por uma organização independente, normalmente, com o objectivo de obter a certificação. 3.ª Parte obter a certificação.

6 Quando efectuar uma Auditoria Obter factos para suportar decisões de Gestão; Avaliar a adaptação dos Sistemas de Gestão aos: Requisitos legais, regulamentares e outros; Evoluções Tecnológicas; Mudanças estruturais da empresa; Novas relações comerciais; Compromisso com a Melhoria Contínua e Prevenção da Poluição; Riscos para a organização; Recolher informações para preparar um Programa de Auditorias aos Sistemas de Gestão;

7 Efectividade do programa de auditorias i 100 GRAU DE EFECTIVIDADE E (%) EFECTIVIDAD E DO SISTEMA PLANEADO QUEDA DA EFECTIVIDADE ENTRE AUDITORIAS INÍCIO 1 a 2 a 3 a PROGRAMA DE AUDITORIA I- ÉSIMA

8 Auditorias A execução de auditorias é caracterizada por: Actividade documentada; Procedimentos e/ou listas de verificação; Avaliação de evidências objectivas; Independência dos auditores em relação à área auditada; Busca da melhoria contínua;

9 Fases das Auditorias Planeamento Reunião de Abertura Auditoria Elaboração do Relatório Reunião de Encerramento

10 Planeamento Ter em consideração no planeamento: Âmbito e objectivo da Auditoria; Importância dos processos e/ou actividades; Locais; Estado das actividades (Resultados de auditorias anteriores); Minimizar os distúrbios; Disponibilidade do pessoal;

11 Auditoria Visita inicial às instalações / secção; Utilização de listas de comprovação; Utilização da técnica de rastreabilidade ( trace-back ou trace-forward ); Distinguir os aspectos vitais (poucos) dos triviais (muitos), Princípio i de Pareto; As deficiências encontradas devem ser comunicadas ao responsável do sector auditado; Foco mais nos processos e menos nos procedimentos; Focar mais nos resultados e menos os registos;

12 Barreiras para comunicação Excesso de auditorias e acções correctivas a implementar; Posicionamento inflexível de uma das partes; Discussões sem objectivo; Busca constante de justificações / desculpas; Passividade; Hostilidade; Irresponsabilidade;

13 Elaboração do Relatório Ter Ter em consideração na elaboração do relatório: Afecta asatisfação do cliente? Afecta o Sistema? Existe risco de incumprimentoi de requisitos it aplicáveis ao produto/serviço? A sua resolução implica apenas mais burocracia? Situação isolada ou pontual? A sua resolução é trivial? É o verdadeiro problema?

14 Relações entre auditores e auditados são factores fundamentais para uma auditoria com sucesso.

15 Benefícios de um Programa de Auditorias i Dar confiança à Gestão; Dar confiança ao cliente; Observar os problemas operacionais; Fornecer oportunidades de melhoria; Permitir análises comparativas; Potenciar acções correctivas e preventivas;

16 Bases para optimização do programa de auditorias Abrangência do sistema de auditorias; Formalização; Independência da equipa auditora; Selecção da equipa auditora; Qualificação dos auditores; Elaboração e divulgação do relatório de auditoria; Seguimento das não conformidades; d

17 Obrigado pela vossa atenção Hélder Estradas