Relatório. de Conclusões/ Recomendações

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1 Relatório de Conclusões/ Recomendações AUDITORIA: Operacional e Orientada Pontos de Venda de Publicações Municipais Cascais, novembro de 2014

2 Índice 1. Enquadramento Conclusões e Recomendações Notas Finais

3 1. Enquadramento A função de Auditoria Interna avalia a eficácia dos controlos e métodos dentro da organização, a adesão às políticas internas e à legislação em vigor para a autarquia local e promove a economia, eficiência e eficácia das operações. A auditoria aos Pontos de Venda de Publicações Municipais de que agora se apresentam as conclusões/recomendações consta no plano de auditorias a desenvolver para Constituíram objetivos da auditoria: a) Analisar a conformidade da aplicação da Norma de Controlo Interno no processo de vendas de Edições Municipais; b) Aferir da conformidade administrativa do processo de vendas de Edições Municipais; c) Examinar as forças, fragilidades, oportunidades e ameaças de cada ponto de venda; d) Ocasião da atividade do serviço auditado na ótica da futura gestão dos espaços e serviços culturais pela Fundação D. Luís I. e) Enquadrar as constatações de auditoria numa ótica de qualidade dos serviços prestados pelo município aos cidadãos. Foram identificados como pontos de venda de publicações e merchandising municipais os seguintes locais: a) Museu do Mar (MMAR); b) Farol Museu de Santa Marta (FMSM); c) Museu Biblioteca Condes Castro Guimarães (MBCCG); d) Museu da Música Portuguesa (MMP); e) Espaço Memória dos Exílios (EME); f) Casa de Santa Maria (CSM); g) Forte S. Jorge de Oitavos (FSJO); 3

4 h) Centro de Interpretação Ambiental da Ponta do Sal (CIAPS) 1. Como pontos de armazenagem de bens com a finalidade de venda foram identificadas: a) Loja da Adroana; b) Escola D. Luís I. As vendas efetuadas em cada ponto de venda são registadas em documentos elaborados pelo serviço denominados Guias de Recebimento (manuscritas). Posteriormente, estas guias são remetidas a colaboradores para efeitos de emissão de documento de venda, nomeadamente emissão de Guias de Recebimento em TAX (programa de Taxas e Licenças), que a equipa considera no presente relatório como Guias de Receita. Refira-se que por edições entende-se as publicações e o merchandising. Por publicações entendem-se os seguintes bens: livros, catálogos, CD s e por merchandising, canetas, lápis e t- shirts, entre outros de idêntica natureza. O período de análise e de verificação da compliance situou-se entre 1 de janeiro e 14 de agosto do ano em curso. Os Findings de auditoria, que constam do relatório datado de 6 de outubro de 2014, foram apresentados e discutidos em reunião de trabalho em 8 de outubro com a equipa da DAPC. Nas páginas seguintes apresentamos, face às constatações e aos comentários produzidos no uso do direito de resposta pelos auditados (mail de 31 de Outubro de 2014 da Chefia de Divisão), as nossas recomendações. 1 O CIAPS não foi alvo de auditoria, uma vez que apenas no fecho dos trabalhos se tomou conhecimento que se tratava de ponto de venda. 4

5 2. Conclusões e Recomendações (1) Constatou-se que o serviço auditado surge na Norma de Controlo Interno 2 (NCI de ora diante) com a designação de Departamento de Cultura, situação que é distinta da atual pela publicação dos seguintes despachos: a) Despacho nº 16338/2012, de 21 de dezembro que publica o Regulamento de Organização dos Serviços Municipais (ROSM de ora em diante); b) Despacho nº 353/2014, de 8 de janeiro que publicou o ROSM atualmente em vigor e em que o serviço auditado toma a designação de Divisão de Animação, Promoção e Patrimónios Culturais (DAPC). No exercício do seu direito de resposta, os auditados registaram a indefinição orgânica e funcional da competência de gestão das publicações municipais desde a vacatura do lugar de Diretor de Departamento da Cultura ocorrida em 2012 e posterior extinção dessa unidade orgânica em ( ) A competência em causa apenas reaparece em termos orgânicos com o Despacho nº 353/2014, de 8 de janeiro, que publicou o ROSM atualmente em vigor e em que é acometida à DAPC a responsabilidade da gestão das publicações municipais. À data, já se encontra prevista no ROSM em vigor, a atividade de gestão das publicações municipais, desta forma, Propomos que: A DAPC, em conjunto com a área jurídica, elabore proposta a submeter ao Executivo para atualização da NCI. (2) A gestão dos armazéns dos bens para venda geridos pela DAPC não se encontra prevista na NCI. 2 A NCI atualmente em vigor no município foi aprovada na reunião de 5 de dezembro de

6 Que para além da atualização anteriormente referida da NCI, nela sejam incluídos pela DAPC os procedimentos de armazenagem e gestão dos bens para venda administrados por essa subunidade orgânica. (3) Não foram encontrados normativos para a venda de bens ao público. O desenvolvimento pela DAPC, em manual de procedimentos interno, de normas relativas à venda de bens. (4) A coordenação operacional e financeira dos pontos de venda de publicações municipais não se encontra formalizada por via de Nota de Serviço, bem como os responsáveis pela gestão de cada ponto de venda e seus substitutos. Em resposta às constatações de auditoria, a DAPC refere que não obstante a maior parte dos procedimentos e a coordenação operacional e funcional não se encontrarem formalizados por nota de serviço ou enquadrados por normativos internos, eles não só existem como fizeram funcionar até ao momento, pese embora as debilidades orgânicas acima referidas, a gestão e venda das publicações municipais. O serviço auditado não rejeita, evidentemente, a necessidade de caminhar do empirismo em direção ao formalismo. Propomos para este efeito: Que o responsável pela coordenação operacional e financeira, bem como os colaboradores com responsabilidade pelos pontos de venda e seus substitutos sejam formalmente nomeados para o desempenho dessas tarefas. (5) A deliberação do Executivo existente para os postos de cobrança e definição do fundo de caixa não se encontra adaptada às necessidades atuais do Serviço. Embora a DAPC 6

7 tenha à sua guarda um fundo de caixa geral de 50,00, nenhum ponto de venda possui qualquer valor de fundo de caixa disponível. A elaboração de proposta de deliberação a apresentar ao Executivo com a identificação dos responsáveis por cada posto de cobrança e a atribuição de valores de fundo de caixa para cada um deles, devendo a mesma ser coordenada com a área financeira do município. (6) Atualmente, de todos os responsáveis pela arrecadação de verbas, apenas uma colaboradora se encontra a receber abono para falhas no âmbito do desempenho das suas funções. Todos os restantes colaboradores responsáveis pela arrecadação de verbas não recebem abono para falhas, nomeadamente, aqueles que integram a carreira técnica superior, como é o caso da responsável pela área das edições e gestão de publicações. Face ao exposto, somos de opinião: Que deverá ser elaborada proposta de deliberação a apresentar ao Executivo para que todos os trabalhadores com responsabilidades na arrecadação de receita possam receber abono para falhas. Esta proposta deverá ser elaborada com a Divisão de Valorização de Recursos Humanos. Nos casos em que existam técnicos superiores com a incumbência de arrecadação de receitas, os mesmos deverão beneficiar de abono para falhas. Nos termos do nº 5 do Despacho nº 15049/2009, de 30 de Junho, do Ministério das Finanças e Administração Pública o reconhecimento do direito ao abono para trabalhadores integrados noutras carreiras, ou titular de outras categorias, efetua-se mediante despacho conjunto dos membros do Governo da Tutela e das Finanças e da Administração Pública. Neste âmbito, a equipa de auditoria perfilha o entendimento do parecer da CCDRLVT nº 118/2009 de 2 de Novembro, em que mutatis mutandis, o mesmo raciocínio se pode alargar às autarquias locais, ou seja, o referido despacho é da competência do responsável pela gestão dos Recursos Humanos, que no município é o Presidente da Câmara, pelo que não 7

8 se vislumbra razão para o não recebimento de abono para falhas pelo pessoal da carreira Técnica Superior com responsabilidades no manuseamento de verbas. (7) A deliberação de 19 de janeiro de 2004, relativa a descontos para funcionários embora continue a ser aplicada, não se encontra adequada pois restringe a aplicação do desconto à aquisição de publicações na Livraria Municipal, que já não existe. Refira-se ainda, que não houve nem há divulgação do desconto no sítio da internet e intranet do município. Os auditados informam que foi preparada uma proposta de Reunião de Câmara com a redefinição dos descontos para a venda de publicações a terceiros, tendo em conta o número de exemplares de determinados títulos em stock. Propomos que, Após aprovação das condições de desconto pelos órgãos Executivo e Deliberativo, seja feita a divulgação da deliberação na intranet e internet do município, bem como, nos pontos de venda. (8) Da análise dos documentos de registo manual das vendas elaboradas em cada ponto de venda (guias de recebimento), destacaram-se como fontes de não conformidade os seguintes fatores: a) Com ou sem vendas, as guias de recebimento não apresentam regularidade diária; b) Descritivos incompletos; c) Falta de identificação dos colaboradores envolvidos no processo de venda; d) Falta de identificação dos adquirentes, à exceção daqueles que solicitam documento comprovativo de aquisição; e) Registos na mesma guia de recebimento de vendas de bens municipais e de bens consignados; f) O modelo de Guia de Recebimento encontra-se desatualizado e não reflete a adoção do sistema GES na gestão corrente das existências. 8

9 O serviço auditado refere que a rotatividade dos funcionários nas lojas dos Museus associada à falta de normativos escritos são fatores que condicionam por vezes a compreensão da identificação dos bens vendidos. Nesse âmbito, é referido que foi reforçada a informação junto de todos os colegas no sentido de identificar obrigatória e corretamente o bem e para a importância do seu registo diário. ( ) Está a ser elaborado um documento comum a todos os equipamentos, em que seja possível a identificação do bem, do funcionário que efetuou a venda, do PVP, da quantidade, bem como a forma de pagamento. A adoção das medidas internas necessárias à eliminação dos fatores geradores de não conformidade, pela implementação nomeadamente, de metodologias constantes de normativo interno a desenvolver. O serviço deverá proceder com a periodicidade mínima anual, à análise interna de todos os seus procedimentos administrativos, por forma a reduzir os factos com não conformidade. Esta situação será alvo de acompanhamento em follow-up de auditoria. (9) Até finais de Abril, a DAPC procedeu à inventariação dos seus bens a fim de os introduzir na aplicação informática de gestão de stocks do município (GES), por forma a dar início ao processo de controlo dos mesmos com base nessa aplicação. No âmbito desse processo de inventário verificou-se que: a) As contagens de inventário apresentaram fragilidades e nem todas foram passíveis de reconciliação; b) Na gestão de inventário não existiram critérios uniformes para as contagens de bens; c) A documentação de gestão do inventário não era universal; d) Eram poucos os pontos de venda que detentores de informação quanto aos stocks por eles geridos, existindo ficheiros informáticos próprios ao invés de acesso direto ao GES; e) Nem todos os bens existentes nos pontos de venda foram refletidos em GES; f) Foram encontrados títulos que acreditamos estar duplicados ou triplicados em GES; 9

10 g) Maioritariamente, as edições foram valorizadas em GES pelo preço de venda ao público, sendo que nem todas as valorizações foram suportadas por deliberação do Executivo. Os auditados responderam que foi efetuado um levantamento de todos os títulos carregados em GES a fim de serem corrigidos os títulos duplicados, as identificações incompletas, as quantidades e o preço unitário, trabalho que referem, está a ser feito com o apoio dos colegas da DMAG/DFP/DCCD. 1. A execução de contagem integral de existências em dezembro do ano em curso, devendo todas as divergências ser assinaladas e comunicadas à área financeira, para que o fecho de contas de 2014 e o início do exercício de 2015 não apresente divergências entre os bens registados em GES e os bens em stock nos pontos de venda, bem como inexistência em GES de códigos duplicados ou triplicados para o mesmo bem. 2. As existências deverão ser acompanhadas periodicamente pela DAPC e deverão ser programadas contagens físicas de bens nos pontos de venda e armazéns com caráter regular, reconciliando os resultados das mesmas com as existências registadas no GES. 3. A DAPC deverá efetuar o acompanhamento regular da valorização dos bens registados em GES. 4. A definição em regulamento interno próprio, da documentação de suporte às funções de gestão dos stocks, comum a todos os pontos de venda e armazéns e de critérios uniformes para essa gestão, tarefa para a qual será fundamental o apoio da área financeira. (10) Os locais para armazenagem não possuem as condições necessárias para o depósito e gestão corrente dos bens. 10

11 Face ao valor das existências em armazém relativo às edições municipais, a criação de uma armazenagem centralizada e organizada, constitui na nossa opinião um imperativo para o serviço, devendo estes processos ser equacionados com o Pelouro por forma a integrá-los nos objetivos estratégicos do município. (11) Constatou-se: 1. Que as guias de recebimento são elaboradas em cada ponto de venda e posteriormente remetidas para emissão de guia de receita em TAX, não existindo uma metodologia uniforme de preenchimento dos descritivos dos documentos de suporte à emissão de guias de receita. 2. Pela falta de formalização quanto à periodicidade do envio de guias de recebimento para emissão de guias de receita e pelo elevado desfasamento entre a data em que ocorrem as vendas e a data em que é arrecadada e contabilizada a receita. 3. Que é impossível fornecer de forma imediata ao cidadão documento de quitação nos pontos de venda municipais. Não existe hardware de suporte às vendas bem como software para as mesmas. 4. Que não foram encontrados terminais de pagamento automático (TPA) em nenhum ponto de venda. Relativamente a estas matérias, o serviço auditado refere que: a) Encontra-se em elaboração um documento comum a todos os equipamentos, em que seja possível a identificação do bem, do funcionário que efetuou a venda, do PVP e da quantidade ; b) Está a ser progressivamente diminuído o desfasamento temporal entre a venda de bens e a entrega da receita ( ), sendo agora entregues semanalmente as receitas de cada equipamento, salvo quando existe um pedido expresso de emissão de fatura. Nestes casos, as entregas são feitas no dia ou no dia seguinte ; c) A natureza de algumas das questões suscitadas ultrapassa largamente o âmbito das competências da DAPC, sendo que a respetiva resolução ou melhoria apenas será possível com a colaboração ativa de outras unidades orgânicas, com ênfase para a DCCD em termos de informação e formação 11

12 quanto aos procedimentos a adotar, bem como da disponibilização de infraestrutura. Têm particular importância os aspetos referentes ao correto domínio e adequação da plataforma TAX ( ) e disponibilização de TPA. A equipa de auditoria recorda que a alínea a) do artigo 7º do Código do IVA (CIVA) prevê que o facto gerador e a exigibilidade do imposto ocorre nas transmissões de bens, no momento em que os mesmos são postos à disposição do adquirente e a alínea b) do artigo 29º do CIVA prevê a emissão obrigatória de fatura por cada transmissão de bens ou prestação de serviços, independentemente da qualidade do adquirente dos bens ou destinatário dos serviços, ainda que estes não a solicitem, bem como pelos pagamentos que lhes sejam efetuados antes da data da transmissão de bens ou da prestação de serviços 3. O prazo para a emissão de fatura é o disposto na alínea a) do nº 1 do artº 36º do Código do IVA, ou seja o mais tardar no 5º dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido nos termos do artigo 7º. Neste âmbito: 1. Sendo a plataforma informática de emissão de guias de receita e de faturação a do programa TAX, recomendamos a disponibilização em cada ponto de venda do hardware e software necessários à emissão de documento de quitação imediato para todos os atos de compra, ou seja, a fatura, mesmo nos casos em que o contribuinte não o solicite como previsto no CIVA. Após a instalação de terminais informáticos em todos os pontos de venda, deverá ser instalado o TAX nos mesmos e dada formação na aplicação aos colaboradores que a utilizarão. 2. Atendendo a que poderá ser necessário algum tempo para implementação da recomendação proposta no ponto anterior (nomeadamente a emissão de fatura ao invés da guia de receita), sejam definidos prazos para emissão de guia de receita que não ultrapassem os cinco dias úteis estabelecidos na alínea a) do nº 1 do artigo 36º do CIVA, por forma a serem cumpridas as obrigações fiscais do município. 3. Constatou-se pela inexistência de terminais de pagamento automático (vulgo TPA s) nos pontos de venda. Esta situação coloca em causa as vendas, por 3 CIVA, com a redação do D.L. nº 197/2012, de 24 de Agosto, com entrada em vigor em 1 de Janeiro de

13 exemplo, quando um cidadão nacional ou estrangeiro pretende fazer uma aquisição através de cartão bancário e os pontos de venda não têm nem TPA, nem existe nas zonas circundantes aos equipamentos terminal bancário para o levantamento de numerário. Os pontos de venda municipais são locais que espelham as dinâmicas de organização do município, quer para os cidadãos nacionais ou estrangeiros. Pelas razões invocadas, deverão ser fornecidos aos pontos de venda os instrumentos que lhes permitam proceder ao eficiente atendimento de todos aqueles que nos visitam, pelo que propomos a instalação de terminais de pagamento automático nos mesmos, com permissão para pagamentos internacionais. (12) Atualmente a emissão de guias de receita em TAX é feita apenas por duas colaboradoras. A aplicação prática das diversas tipologias de guias parametrizadas em TAX não é intuitiva, pois para além de ser possível às utilizadoras o acesso a qualquer um dos tipos de Guia, constatou-se pela redundância de alguns modelos, assim como pela inexistência de códigos específicos para cada bem vendido, ou seja, verifica-se a ausência de parametrização das guias por código GES do bem. O módulo de guias de receita em utilização (TAX), não permite a inscrição de descontos por via de um código direto a eles associado, nem a emissão de guias de transporte. No comentário às constatações o serviço auditado refere que, no âmbito das guias de recebimento, as mesmas já refletem os descontos efetuados. Coexistem várias tipologias de Guias de Receita na plataforma TAX e a sua utilização nem sempre reflete o estipulado no Código do IVA. 1. A utilização do módulo de emissão de faturas do programa TAX em todos os pontos de venda pelos colaboradores a eles afetos. 2. Apesar de atualmente o módulo de faturação do TAX não importar diretamente os códigos GES dos bens, que seja possibilitada pela software-house a utilização da codificação GES na emissão de faturas, a fim de potenciar a 13

14 utilização do programa pelos colaboradores, nomeadamente no que respeita à parametrização para cada bem da sua taxa de IVA e conhecimento de dados relativos ao volume de vendas e descontos aplicados. (13) Não se encontram definidos os bens relacionados com a visita ao Museu que permitem a isenção da taxa de IVA. Não existem mecanismos de apoio para a emissão de guias de receita, nomeadamente uma tabela que permita a identificação imediata da taxa de IVA a aplicar na venda de cada bem. Deverá ser submetida ao Executivo proposta sobre a aplicação ou não do disposto no Ofício Circulado dos Serviços de Administração do IVA nº de 20 de novembro de 1991 IVA Câmaras Municipais, nomeadamente no que respeita à isenção de aplicação do IVA nos bens relacionados com as visitas aos Museus. A DAPC deverá solicitar parecer dos serviços financeiros relativamente a esta matéria previamente à formalização da sua proposta para o Executivo. (14) Concluiu-se pela inexistência de uma metodologia uniforme na formação do preço de venda ao público dos títulos publicados pelo município. Não foram encontradas deliberações de atribuição de preços de venda ao público para todos os títulos. Neste âmbito, propomos: 1. A definição em regulamento procedimental interno das margens comerciais a praticar pelo município. 2. A deliberação do Executivo com base em proposta da DAPC, dos preços a praticar para cada título. 14

15 (15) Não foram detetadas normas procedimentais para a gestão das ofertas e das permutas. Constatou-se pela falta de homogeneidade na formalização dos pedidos de bens para oferta. A definição em regulamento procedimental interno das metodologias a aplicar à gestão das ofertas e das permutas, nomeadamente no que respeita aos documentos necessários à tramitação dos processos e respetivos circuitos de autorização. (16) São inexistentes as normas procedimentais para a gestão das consignações. Os colaboradores que lidam com consignação de bens não se encontram formalmente mandatados e constatou-se pela ausência de formalização das consignações com terceiros. O serviço auditado refere, quanto a esta matéria, que foi aperfeiçoado o modelo existente de Guia de Consignação e as vendas efetuadas sob regime de consignação, ( ) passaram a ser realizadas mensalmente, sendo no início de cada mês, solicitados relatórios de vendas a cada espaço onde as nossas publicações estão consignadas, e emitidas faturas para pagamento das referidas vendas. A equipa de auditoria refere que a questão das consignações apresenta dois vetores: o município enquanto consignante e o município enquanto consignatário. Ambos os vetores devem ser analisados à luz da sua formalização administrativa e da legislação fiscal. 1. No âmbito da formalização administrativa das consignações: a) A criação de normas procedimentais para a gestão das consignações na ótica do Município enquanto consignante ou consignatário, nomeadamente no que respeita à formalização contratual e previsão de situações relativas a roubo ou qualquer outro dano; b) A formalização contratual das consignações deverá conter clausulado que preveja: 15

16 i) As condições gerais e particulares para a gestão das consignações; ii) O período de consignação; iii) Qual a entidade que promove o transporte dos bens e que suporta esse custo; iv) Qual a formalização e metodologia de emissão das respetivas guias de transporte; v) A faturação entre entidades por forma a respeitar, entre outros, o Código do IVA; vi) As condições de reposição dos bens durante o período da consignação; vii) As condições de devolução dos bens após o período de consignação; viii) As margens comerciais a aplicar ou quaisquer outras contrapartidas para os consignatários. c) Construção de base de dados específica para a gestão das consignações; d) Formalização por via de Nota de Serviço dos colaboradores mandatados para a gestão de bens consignados. 2. No âmbito do cumprimento da legislação fiscal: O CIVA considera que no caso do envio de mercadorias à consignação, não há lugar à liquidação de IVA por parte do consignante. Contudo, o consignante deverá nos termos do nº 1 do artº 38º do CIVA, proceder à emissão de fatura, contendo os elementos a que se refere o nº 5 do artº 36º do CIVA, no prazo de cinco dias úteis a contar do momento do envio das mercadorias à consignação, não sendo mencionado qualquer imposto na fatura. Há lugar à liquidação de IVA quando por força do disposto nos nºs 5 e 6 do artº 7º do CIVA, ocorra uma das seguintes situações: a) Venda a terceiro dos bens; b) Compra efetiva das mercadorias pelo consignatário; c) Findo o prazo de um ano sem que se verifique a venda, a compra ou a devolução das mercadorias. 16

17 Nas situações descritas na alíneas anteriores, há lugar a liquidação de IVA nos termos da alínea c) do nº 3 do artº 3º e do nº 2 do artº 16º do CIVA, devendo ser processada a respetiva fatura no prazo de cinco dias úteis a contar do momento em que o imposto é devido, devendo a mesma fazer referência à documentação emitida anteriormente aquando do envio das mercadorias do consignante para o consignatário. No desenvolvimento dos procedimentos supra descritos, deverá o serviço auditado solicitar a colaboração dos serviços financeiros do município. (17) De uma forma geral, os valores arrecadados pelos pontos de venda apresentam as seguintes fragilidades: a) Precariedade dos sistemas de guarda de valores; b) Ausência de seguros contra roubo ou outras perdas; c) Agregação no mesmo dispositivo de guarda de valores, de verbas relativas a vendas municipais, vendas de bens consignados e de outras atividades, d) Falta de uniformidade nos prazos de envio para depósito dos valores arrecadados. 1. A revisão de todos os dispositivos de guarda de valores nos pontos de venda. 2. A criação de normas relativas à guarda e manuseamento dos valores arrecadados, que inclua a previsão de um seguro de valores de caixa para os pontos de venda. 3. A normalização dos prazos de depósito dos valores arrecadados, tendo em conta os limites indicados no ponto (11) das páginas 11 e 12 do presente relato de recomendações. 17

18 (18) Nos pontos de venda não existem catálogos que deem a conhecer as edições do Município. Não foi encontrada qualquer divulgação do merchandising municipal à exceção do sítio da internet do Museu do Mar. No sítio da internet municipal permanece link para a Livraria Municipal, que já não existe. Existe uma loja já inaugurada, com merchandising próprio Loja do Museu Condes de Castro Guimarães que não se encontra em atividade. A DAPC informa da debilidade na divulgação deste vetor importante do património municipal: desde o encerramento da Livraria Municipal em meados de 2012 que não foi consensualizada uma alternativa viável à correta divulgação das publicações municipais que preencha os desejáveis requisitos de centralidade, identidade e funcionalidade. Informa ainda que foi elaborado um Catálogo das Publicações Municipais com a descrição de todas as publicações disponíveis e o preço de venda ao público com o objetivo de ser disponibilizada no site da CMC e que incluirá no Plano de Atividades para 2015 a criação da Livraria Municipal virtual e a criação de dois pontos de venda em duas das Bibliotecas Municipais de Cascais (Biblioteca Municipal Casa da Horta da Quinta de Santa Clara e Biblioteca Municipal de São Domingos de Rana) e ainda que alertou para a necessidade de criação de correio eletrónico específico para a área das publicações. 1. O desenvolvimento e implementação das metodologias propostas pelo serviço, situação a acompanhar em follow-up de auditoria. 2. Deverão ainda ser implementados nos pontos de venda acessos aos catálogos e preçários para os visitantes. 3. Deverá ser equacionada a abertura da Loja do Museu Condes de Castro Guimarães, que constituindo um espaço de excelência para a venda de edições municipais, se encontra por rentabilizar. 18

19 (19) Na deliberação de Câmara de 10 de fevereiro de 2014, Ponto nº 26, foi aprovada minuta de Protocolo de Gestão dos Equipamentos Culturais do Município, gestão concedida à Fundação D. Luís I. Na reunião de Câmara de 26 de junho de 2014, Ponto nº 26, foi aprovada a Tabela de Preços a praticar pela Fundação D. Luís I. Contudo, não foi possível aferir se a gestão das edições municipais faz parte do conjunto de competências a transferir para a Fundação. A evolução, da gestão das edições municipais será acompanhada em follow-up de auditoria. (20) Não existem critérios que permitam medir a qualidade e impacto dos serviços prestados nos pontos de venda. Neste âmbito: A equipa de auditoria propôs ao longo do presente relatório a criação de um conjunto de procedimentos e normativos que cremos, irão permitir pela sua implementação, a criação de indicadores que permitam medir o impacto da atividade dos pontos de venda. As medidas por nós propostas integram-se nos passos a desenvolver para a implementação de um sistema de gestão de qualidade no processo de vendas de edições municipais, pelo que aferir-se-á quanto à evolução deste processo em follow-up de auditoria. 19

20 3. Notas Finais Esperamos que as nossas conclusões/recomendações constituam um contributo para a contínua melhoria do serviço auditado. Estamos convictas que a equipa que neste momento tem sob a sua responsabilidade a gestão das edições municipais, tem em si o potencial para conseguir implementar as medidas corretivas que tornarão esta área um serviço de excelência prestado a cidadãos nacionais e estrangeiros. A equipa agradece o acolhimento, a simpatia e a disponibilidade dos auditados e de toda a sua linha hierárquica ao longo do processo de auditoria. Cascais, novembro de 2014 A Equipa de Auditoria Interna, Coordenação, Técnica Superior Gestão, Técnica Superior Direito. 20