REGIÃO AUTÓNOMA DA MADEIRA GOVERNO REGIONAL SECRETARIA REGIONAL DOS ASSUNTOS SOCIAIS INSTITUTO DE ADMINISTRAÇÃO DA SAÚDE E ASSUNTOS SOCIAIS, IP-RAM

Transcrição

1 REGRAS DE FACTURAÇÃO E Conferência De FARMÁCIAS JANEIRO / 2010 Versão 1.1

2 ÍNDICE INTRODUÇÃO ORGANIZAÇÃO DO RECEITUÁRIO MÉDICO REGRAS APLICÁVEIS À CONFERÊNCIA DO RECEITUÁRIO MOTIVOS DE REJEIÇÃO ANOMALIAS MAIS FREQUENTES Erro no valor do PVP/Não existe na tabela do INFARMED Erro no valor de referência no qual incide a comparticipação Erro no valor da percentagem da comparticipação Erro de transposição de valores Receita inexistente no lote Receita não facturada Anomalias em lotes com Portarias ou Despachos Anomalias em lotes com Estupefacientes OUTRAS SITUAÇÕES Farmácias com Lares Genéricos Trabalhador Migrante Cartão Europeu de Doença CONCLUSÃO DA CONFERÊNCIA LEGISLAÇÃO APLICÁVEL Jan./

3 INTRODUÇÃO De entre as múltiplas competências, do Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais, IP-RAM, (IASAÚDE) encontra-se a conferência e o controlo do receituário médico dos utentes do SRS aviado nas farmácias da RAM e do Continente. Nesse sentido, e com o objectivo de uniformizar procedimentos, foi criado este manual que define um conjunto de regras claras e objectivas, que se pretende que sirvam de suporte à organização e envio do receituário e posterior conferência da facturação. Do documento elaborado destacam-se os seguintes aspectos: Organização do receituário médico Regras aplicáveis à conferência do receituário Motivos de rejeição Anomalias mais frequentes Outras situações Conclusão da conferência Legislação aplicada Jan./

4 1. ORGANIZAÇÃO DO RECEITUÁRIO MÉDICO O receituário deve ser entregue até ao dia 10 do mês seguinte ao da facturação, organizado em lotes, constituídos por 30 receitas, do mesmo tipo, devidamente identificados através de verbetes de identificação do lote, nos quais a farmácia deverá constar os seguintes elementos: Nome e código da farmácia Mês e ano Tipo e número sequencial do lote Quantidade de receitas Quantidade de etiquetas (ou seja, embalagens) Total do PVP (preço de venda ao público) por lote Total do PVU (preço pago pelo utente) por lote Total a pagar pelo SRS por lote Sempre que, por algum motivo, se verifique atraso no envio de alguma receita, a Farmácia deverá enviar ofício justificativo do motivo do atraso, cabendo ao IASAÚDE aceitar ou não a justificação apresentada. Jan./

5 No que respeita à classificação e separação dos lotes deverá ter-se em consideração os vários tipos de lote: Código Código utilizado pela Farmácia Descrição 10 U1 Normal 11 U2 Doentes Profissionais (pouco frequente) 12 U3 Paramiloidose (comparticipação a 100%) 13 U9 Lúpus, Hemofilia, Talassemia, Depranocitose (comparticipação a 100%) 15 U7 Pensionistas (vinheta verde) 16 U8 Pensionistas com regulamentação própria (vinheta verde, com Despachos ou Portarias) 17 U5 Migrantes (cópia da receita a enviar ao Serviço de Relações Internacionais) 18 U4 Normal e Migrantes com Despachos ou Portarias 19 U6 Manipulados e Leites (nas receitas de leites aceitam-se também utentes do ADSE) 1 1 Proposta n.º 1086, do Director Regional de Saúde Pública, de 26 de Agosto 1988, com Despacho exarado por Sua Excelência o Secretário Regional dos Assuntos Sociais em 30/08/88. Jan./

6 2. Regras Aplicáveis à Conferência do Receituário Existem dois tipos de receitas médicas consoante a sua origem: rosas, se provenientes da medicina privada, e azuis no caso da medicina oficial. Antes do início da conferência informática, são tidos em conta o bom cumprimento dos seguintes aspectos: Tipo de Vinheta: o Vinheta identificativa do Médico prescritor o Vinheta identificativa do local de prescrição o Aplicação correctas das vinhetas de acordo com a receita (consoante se trate de medicina oficial ou convencionada) Âmbito Funcional das Vinhetas: 2 o Rosa uso exclusivo do SRS o Azul uso exclusivo da Medicina Convencionada o Amarela uso exclusivo da Medicina Não Convencionada o Verde Utentes Pensionistas com pensão inferior ao salário mínimo 3 (apenas para o local de Prescrição) Tipo de impresso 4 (verificar se a receita é original) Identificação do utente (nome, entidade responsável e n.º de utente/beneficiário) 5 Data e assinatura do médico Validade da receita 6 Nota: A receita médica não renovável é válida pelo prazo de 20 dias consecutivos a contar da data da emissão. 2 Despacho n.º 9/2005, de 26 de Julho. 3 De acordo com o n.º 1, do art.º 3º, do Decreto de Lei n.º 118/92, de 25 de Junho. 4 Portaria n.º 1501/2002, de 12 de Dezembro, adaptada à RAM pela Portaria n.º 6/2003, de 22 de Janeiro. 5 De acordo com o n.º 4, da cláusula IV, do acordo celebrado entre o Governo Regional e a ADSE, os encargos com os medicamentos são da responsabilidade da ADSE. 6 De acordo com a Portaria n.º 64/2008, de 21 de Maio e Portaria n.º 1501/2002, de 12 de Dezembro. Jan./

7 A receita médica renovável é válida pelo prazo de 6 meses a contar da data da emissão. Assinatura do utente Carimbo e assinatura da farmácia Jan./

8 3. MOTIVOS DE REJEIÇÃO As situações abaixo mencionadas constituem motivos de rejeição, de acordo com a Portaria n.º 1501/2002, de 12 de Dezembro, que aprova as normas relativas à prescrição de medicamentos. Existem 2 tipos de rejeição: Rejeição da embalagem: nestes casos, a receita é aceite, sendo rejeitado apenas o medicamento em causa e o valor do mesmo é transportado para a folha de identificação de erros. - Medicamento não comparticipado - Medicamento não prescrito pelo médico - Venda de embalagens superior ao prescrito pelo médico Receitas Normais: Poderão ser prescritos o máximo de quatro medicamentos distintos por receita, para os medicamentos constantes da tabela 1 da Portaria n.º 1278/2001, podem ser prescritos numa só receita até duas embalagens ou até quatro embalagens no caso de embalagens unitárias. Receitas Renováveis: Poderão ser prescritos o máximo de quatro medicamentos distintos por receita, para os medicamentos constantes da tabela 2 da Portaria n.º 1278/2001, podem ser prescritos numa só receita até duas embalagens ou até quatro embalagens no caso de embalagens unitárias.. Rejeição da receita: os motivos abaixo indicados dão origem à devolução das receitas, sendo o valor total das mesmas transportado para a folha de identificação de erros. Jan./

9 - Número de embalagens superior ao previsto legalmente 7 (quando prescritas pelo médico) - Receita rasurada sem ressalva - Alteração da data sem ressalva - Receita fora de prazo - Entidade Responsável diferente do SRS - Receita ilegível - Modelo de receita inválido - Local de prescrição ou prescritor desconhecido ou não activo à data da prescrição - Receita não datada - Sem assinatura do prescritor - Sem assinatura do utente - Utilização incorrecta de vinhetas (vinhetas de medicina oficial utilizadas em receitas da medicina convencionada e vice-versa) - Ausência de vinheta do local de prescrição - Ausência de vinheta do prescritor - Utente sem direito ao Regime Especial de Comparticipação - Falta do carimbo da farmácia e assinatura do farmacêutico Nota: O receituário devolvido, após corrigidas as anomalias, deverá ser entregue na facturação do mês seguinte à recepção, por parte das farmácias, das receitas devolvidas. De referir que, para os Lares Públicos, existe uma autorização para utilizar o carimbo do local em vez da vinheta. 8 7 Portaria n.º 1501/2002, de 12 de Dezembro (n.º 2, art.º 3.º) 8 Despacho 21/2004, de 22 de Novembro, da Secretaria Regional dos Assuntos Sociais. Jan./

10 4. ANOMALIAS MAIS FREQUENTES As anomalias abaixo descritas e exemplificadas decorrem de um 1º nível de verificação informática, e consistem essencialmente em erros dos valores facturados que não coincidem com os calculados pelo sistema, razão pela qual, não dão origem a qualquer tipo de devolução de receitas mas sim a correcções na factura. Ao serem detectadas estas diferenças no decorrer da conferência, são discriminadas de forma clara e uniforme no quadro explicativo (folha de identificação de erros), que posteriormente será enviado para a respectiva farmácia. Nota: A folha de identificação de erros serve para elucidar claramente a farmácia das diferenças encontradas e que totalizam a nota de crédito a pedir: Y = X - N X = Valor facturado N = Valor calculado Y = Diferença De seguida apresentamos, resumidamente os erros mais frequentes, usando a terminologia da Folha de Identificação de Erros que é enviada para a farmácia. Jan./

11 4.1 Erro no valor do PVP/ Não existe na tabela do INFARMED Este tipo de erro ocorre quando a farmácia factura um PVP diferente do constante do histórico da tabela do Infarmed. 4.2 Erro no preço de referência no qual incide a comparticipação Este erro ocorre quando o valor de comparticipação (SRS) calculado é diferente do facturado, pelo facto da comparticipação estar a ser calculada sobre um Preço de Referência 9 que não é o correcto. De notar que, de acordo com o estipulado no art.6º do Decreto-Lei n.º 270/2002, de 2 de Dezembro, o valor da comparticipação é sempre calculado sobre o valor mais baixo, PVP ou Preço de Referência. 4.3 Erro no valor da percentagem da comparticipação 10 Nesta situação, a farmácia não calculou correctamente a percentagem de comparticipação. Após validação da percentagem correcta no Infarmed, esta diferença é transportada para a folha de identificação de erros. 4.4 Erro de transposição de valores Trata-se de um mero erro de escrita, quando são transportados os valores da receita para a capa de lote ou da capa de lote para a factura. A anomalia é registada na folha de identificação de erros. 4.5 Receita inexistente no lote Receita facturada mas que não foi enviada pela farmácia. 9 Decreto-Lei n.º 270/2002, de 2 de Dezembro. 10 Decreto-Lei n.º 118/92, de 25 de Junho (Fixa o Regime de comparticipação do Estado nos preços dos medicamentos), com a nova redacção que lhe foi dada pelo Decreto-Lei n.º 305/98, de 7 de Outubro e pelo Decreto-Lei n.º 205/2000, de 1 de Setembro. Jan./

12 4.6 Receita não facturada Ocorre quando num determinado lote existe uma receita que não foi facturada pela farmácia. Nestes casos não há lugar a qualquer correcção, sendo a receita devolvida à farmácia para ser facturada posteriormente. 4.7 Anomalias em lotes com Portarias ou Despachos 11 As receitas com Portarias ou Despachos devem constar em lotes específicos, nomeadamente, nos lotes tipo 11, 12, 13, 16 e 18 (conforme quadro da pág. 5). De referir que, na mesma receita, poderão ser prescritos medicamentos com portaria/despacho conjuntamente com outros medicamentos. Receita com Despacho em Lote Sem Despacho Na receita, o médico faz referência à Portaria respectiva, mas a farmácia não aplicou a comparticipação relativa à Portaria. Neste caso não há diferença de valores, sendo aplicada a comparticipação normal, uma vez que o utente já pagou a sua parte. Receita sem Despachos em Lote com Despachos (sem aplicação da Portaria) Na receita não há qualquer indicação de Portaria, aposta pelo médico, contudo a farmácia incluiu a mesma num tipo de lote 11, 12, 13, 16 ou 18 (lotes com Portarias), mas não aplicou a comparticipação referente à portaria. Neste caso uma vez que foi dada a comparticipação normal, não há origem a qualquer diferença de valores. 11 Consultar Tabela das Portarias aplicáveis no site do Infarmed Jan./

13 Receita sem Despachos em Lote com Despachos (com aplicação da Portaria) Na receita, o médico não fez qualquer indicação à portaria, todavia a farmácia aplicou a comparticipação e incluiu-a num lote de portaria. Neste caso a receita é rejeitada, no entanto poderá ser facturada posteriormente num lote normal, na facturação do mês imediatamente a seguir. Receita sem Despachos em Lote sem Despachos (com aplicação da Portaria) Na receita, o médico não fez qualquer indicação à portaria, todavia a farmácia aplicou a comparticipação e incluiu-a num lote normal. Neste caso é aplicada a comparticipação normal, transportando a diferença para a folha de identificação erros, recaindo no código n.º 3 da listagem de anomalias em anexo. 4.8 Anomalias em lotes com Estupefacientes 12 As receitas de estupefacientes são de carácter especial, destinadas à prescrição de substâncias e suas preparações, que constam das tabelas I, II-B, II-C e IV, conforme refere o Decreto-Lei n.º 15/93, de 22 de Janeiro, bem como no art.º 86 do Decreto Regulamentar n.º 61/94, de 12 Outubro. Este tipo de receita é de cor amarela, papel autocopiativo, com impressão no rosto. Por cada receita só poderá ser prescrito um medicamento, com um limite de quatro embalagens. N.º de embalagens superior ao previsto legalmente: Estupefacientes (prescritos em impresso próprio) em que o n.º e embalagens é superior ao permitido por lei. Neste caso, procede-se à Rejeição da embalagem. Rejeição da receita: Estupefacientes (prescritos em impresso próprio) com mais que um tipo de estupefaciente por receita. 12 Portaria n.º 981/98, de 8 de Junho (DR 2.ª Série, n.º 216, de 18 de Setembro de 1998). Jan./

14 5. OUTRAS SITUAÇÕES 5.1 Farmácias com Lares A comparticipação dos medicamentos prescritos aos utentes residentes em Lares oficiais, é da responsabilidade do Centro de Segurança Social da Madeira 13, que anualmente emite uma listagem das farmácias que irão facturar. A farmácia deve emitir a facturação dos Lares separadamente à facturação normal. Os procedimentos de conferência são os mesmos da facturação normal. 5.2 Genéricos 14 Pelo Decreto-Lei n.º 118/92, de 25 de Junho, foram definidos quatro escalões de comparticipação do Estado no preço dos medicamentos, em função do tipo de medicamento. Foram ainda definidos, pelo mesmo diploma, regimes especiais de comparticipação, tendo esta medida sido adoptada no sentido de apoiar as famílias e, em particular os mais idosos com uma comparticipação específica, que acresce ao regime geral. Pelo Decreto-Lei n.º 129/2009, de 29 de Maio, foi definido, que para os pensionistas cujo rendimento total anual não exceda 14 vezes o salário mínimo nacional em vigor em 2009 (ou 14 vezes o valor do indexante dos apoios sociais em vigor quando este ultrapassar aquele montante), os medicamentos genéricos passam a ser comparticipados a 100%. Importa aqui referenciar que estes utentes, para poderem usufruir do Regime Especial de Comparticipação, devem ser portadores do cartão de utente com as letras RT, cabendo às farmácias o controlo rigoroso desta situação. 13 De acordo com o n.º 1, do Despacho n.º 21/2004, de 22 de Novembro de 2004, da Secretaria Regional dos Assuntos Sociais. 14 Decreto-Lei n.º 129/2009, de 29 de Maio. Jan./

15 5.3 Trabalhador Migrante Este tipo de receitas integra os lotes tipo 17 (se normal) e tipo 18 (se com portarias), e obedecem às mesmas regras dos respectivos tipos de lote. 5.4 Cartão Europeu de Doença Este tipo de receita integra os lotes do ponto anterior, obedecendo às mesmas regras. As farmácias deverão juntar à receita a cópia do respectivo cartão. Jan./

16 6. CONCLUSÃO DA CONFERÊNCIA Após leitura de todos os lotes integrados na factura mensal da farmácia, da identificação de todos os erros e do preenchimento da folha de identificação de erros, são validados os valores conferidos, através do Comprovativo de Conferência. Concluído todo o processo, é enviado um ofício à farmácia, solicitando a emissão de uma nota de crédito no valor da diferença apurada, ao qual se anexa a Folha de Identificação de Erros e as receitas rejeitadas (caso existam). As notas de crédito deverão ser remetidas ao IASAÚDE pelas farmácias com a facturação do mês seguinte. Quando as diferenças apuradas não atingem o valor de 5,00 (cinco euros) não há lugar à emissão de nota de crédito 15. Nestes casos e também quando não há diferenças de valores, não é enviado qualquer ofício às farmácias. 15 De acordo com o n.º 7, da Portaria n.º 176/2009, de 31 de Dezembro. Jan./

17 Legislação Aplicável - Proposta n.º 1086, do Director Regional de Saúde Pública de 26 de Agosto 1888, com Despacho exarado por Sua Excelência o Secretário Regional dos Assuntos Sociais em 30/08/88. - Despacho n.º 9/2005, de 26 de Julho. - Decreto-Lei n.º 118/92, de 25 Junho, com nova redacção dada pelo Decreto-Lei n.º 305/98, de 7 de Outubro e pelo Decreto-Lei n.º 205/2000, de 1 de Setembro. - Portaria n.º 1501/2002, de 12 de Dezembro, adaptada à RAM pela Portaria n.º 6/2003, de 22 de Janeiro. - Acordo celebrado entre o Governo Regional e a ADSE, os encargos com os medicamentos são da responsabilidade da ADSE, de acordo com o n.º 4, da cláusula IV. - Portaria n.º 64/2008, de 21 de Maio. - Decreto-Lei n.º 270/2002, de 22 de Dezembro. - Despacho 21/2004, de 22 de Novembro. - Decreto-Lei n.º 129/2009, de 29 de Maio, adaptado à RAM pelo Decreto Legislativo Regional n.º 22/2006/M de 22 de Junho de Portaria n.º 981/98, de 8 de Junho (DR, 2.ª Série, n.º 216, de 18 de Setembro de 1998). - Decreto Regulamentar n.º 61/94, de 12 de Outubro. - Portaria n.º 176/2009, de 31 de Dezembro. - Decreto-Lei n.º 15/1993, de 22 de Janeiro. - Site do Infarmed: Última actualização: 07/05/2010 (pág.9) Jan./