PROJETO INCLUSÃO DIGITAL

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1 PREFEITURA MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE PMPA SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO - SMA ESCOLA DE GESTÃO PÚBLICA - EGP EMPRESA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DE PORTO ALEGRE - PROCEMPA PROJETO INCLUSÃO DIGITAL INICIAÇÃO À INFORMÁTICA 2007

2 PREFEITURA MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE - PMPA Prefeito: José Fogaça Vice-Prefeito: Eliseu Santos SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO - SMA Secretária: Sonia Mauriza Vaz Pinto ESCOLA DE GESTÃO PÚBLICA - EGP Coordenador: Luciano Corrêa da Silva Coordenadora do Projeto: Themis Krumenauer EDUCADORES: Denise Rejane Mello da Silva Letícia Cunha Varela Nelson Barbieux Langaro Suzana Reis Coelho Themis Krumenauer ESTAGIÁRIOS: André Luiz Alves (PROCEMPA) Gustavo Steigleder Machado (PROCEMPA) Luciano Barreto Leite (PROCEMPA) Rosângela de Fátima Rosa da Silva (PROCEMPA) EMPRESA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DE PORTO ALEGRE - PROCEMPA Diretor-Presidente: André Imar Kulczynski Diretor-Técnico: Zilmino Tartari Diretora-Administrativa: Giorgia Pires Ferreira Gerência de Tecnologia: Éberli Riella ELABORADOR DA APOSTILA: Álvaro Larré INSTRUTORES DOS MONITORES Álvaro Larré Adilson Machado Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 2

3 APRESENTAÇÃO A Escola de Gestão Pública (EGP) da Secretaria Municipal de Administração (SMA) desenvolveu, em parceria com a Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação de Porto Alegre - Procempa, o PROJETO DE INCLUSÃO DIGITAL. Dirigido aos servidores públicos da PMPA, tem por objetivo atender o Programa Gestão Total dentro da ação Escola de Gestão. O projeto - que busca ensinar aos participantes noções sobre o uso do computador e de ferramentas básicas de informática, tais como: Windows, Word, PowerPoint, Excel, Internet e correio eletrônico - parte do pressuposto que o acesso às tecnologias da informação e da comunicação é um direito básico do cidadão e que é preciso que o servidor municipal esteja capacitado a utilizar estes recursos tecnológicos. SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO - SMA EMPRESA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DE PORTO ALEGRE PROCEMPA Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 3

4 Índice INTRODUÇÃO...5 INTRODUÇÃO...6 MODO DE EXIBIÇÃO ATUAL...7 CAIXA DE ENTRADA...8 USANDO A CAIXA DE ENTRADA...10 PROCURAR POR NOVAS MENSAGENS:...10 CRIAR UMA MENSAGEM...10 ENDEREÇAR UMA MENSAGEM:...11 ENVIAR MENSAGENS:...13 VISUALIZAR O CONTEÚDO DAS MENSAGENS:...13 INFORMAÇÕES DA GUIA OPÇÕES DA MENSAGEM :...14 USANDO OS BOTÕES DE VOTAÇÃO...15 MENU E BARRA DE FERRAMENTAS PADRÃO DO OUTLOOK...18 MENU E BARRA DE FERRAMENTAS DE MENSAGENS...18 ABRIR UMA MENSAGEM...19 RESPONDER A UMA MENSAGEM...19 ENCAMINHAR MENSAGENS...19 REENVIAR UMA MENSAGEM...20 MOVER MENSAGENS...21 COPIAR MENSAGENS...21 SALVAR UMA MENSAGEM INCOMPLETA...22 FECHAR UM ITEM SEM SALVAR AS ALTERAÇÕES...24 EXCLUIR MENSAGENS...24 ANEXANDO UM ARQUIVO À MENSAGEM...25 CANCELANDO UMA MENSAGEM...27 DICAS DE AUTOMATIZAÇÃO DO CORREIO:...29 ASSISTENTE DE AVISO DE AUSÊNCIA TEMPORÁRIA...30 AUTOASSINATURA...31 PARA VERIFICAR O TAMANHO DE SUAS MENSAGENS...36 CRIANDO UM CATÁLOGO PARTICULAR...37 COMO CRIAR UMA LISTA DE DISTRIBUIÇÃO...39 AGENDAR UMA REUNIÃO...41 Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 4

5 CRIAR UMA PASTA PARA ARQUIVOS DENTRO DO CORREIO...44 SEGURANÇA...45 CALENDÁRIO...46 TUDO SOBRE COMPROMISSOS, REUNIÕES E EVENTOS:...48 CONTATOS...51 TAREFAS...54 ANOTAÇÕES...57 ORGANIZAÇÃO E ACESSO...59 ARQUIVAR E AUTOARQUIVAR...60 PRIVACIDADE E ETIQUETA NO CORREIO ELETRÔNICO...62 Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 5

6 Introdução O Microsoft Outlook é um programa de gerenciamento de informações de áreas de trabalho que o ajuda a administrar suas mensagens, compromissos, contatos e tarefas, assim como controlar suas atividades, abrir e exibir documentos e compartilhar informações. Clique em um atalho na Barra do Outlook para abrir rapidamente suas pastas favoritas ou usadas com maior freqüência. Você pode adicionar e remover atalhos, aumentar ou diminuir o seu tamanho, e ocultar a Barra do Outlook. A barra do Outlook é dividida em grupos para ajudar na organização das informações. Clique em um grupo como correio, para ir para um conjunto diferente de atalhos. Você também pode criar seu próprio grupo e arrastar atalhos para grupos diferentes. Para ver todas suas pastas no Outlook a qualquer momento, clique em Lista de pastas. O número entre parênteses próximo aos nomes das pastas indica o número de itens não lidos em cada pasta. Menu: Exibir: Lista de Pastas. Os itens da pasta selecionada são exibidos no visualizador de informações. Para alterar o modo como as informações são exibidas, você pode adicionar e remover colunas, assim como classificar, agrupar e filtrar itens. Também é possível selecionar rapidamente um modo de exibição diferente na caixa : Modo de exibição atual. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 6

7 Modo de Exibição atual Alternando para outro modo de exibição No menu Exibir, aponte para Modo de exibição atual e clique no modo de exibição desejado. Modo de exibição: os modos de exibição oferecem diferentes maneiras de observar as mesmas informações em uma pasta organizando-as em disposições e formatos diferentes. Existem modos de exibição para cada pasta. É possível criar modos de exibição personalizados. O Outlook é organizado em tipos de itens, tais como mensagens de correio eletrônico, compromissos, contatos, entradas de diário, tarefas e anotações. Para criar um item, aponte para Novo no menu Arquivo e, em seguida, clique no tipo de item que você deseja criar. Para ajudá-lo a manter os itens organizados, os itens são armazenados por tipo. Por exemplo, todas as mensagens do correio eletrônico são armazenadas na pasta Caixa de entrada, e todas as tarefas são armazenadas na pasta Tarefas. As pastas que contem os itens do Outlook são armazenadas juntas em um único arquivo do Outlook de modo que você possa localizar, categorizar e arquivar itens rapidamente. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 7

8 Caixa de Entrada Com a AutoVisualização, você pode visualizar as primeiras linhas do texto em todas as suas mensagens ou somente nas mensagens ainda não lidas. Use um Sinalizador de mensagens para indicar que uma mensagem exige resposta ou ação de acompanhamento, como resolver uma questão até determinada data. Se você usar o Microsoft Exchange Server, crie regras para obter ajuda no processamento e organização das mensagens em sua caixa de entrada. Por exemplo, crie uma regra que mova todas as mensagens de seu gerenciador para uma pasta separada ou encaminhe todas as mensagens de um colega para o resto da equipe. Você pode usar o Outlook com um serviço de entrega de mensagens e um modem para enviar e receber mensagens de casa, do escritório, da rua ou até mesmo através da Internet. Trabalhe com as mensagens de correio de um local remoto utilizando o método que funciona melhor para você. O Outlook verifica os nomes selecionados antes de você enviar uma mensagem. Se um nome possuir mais de uma correspondência possível, o Outlook sublinha o nome com uma linha ondulada ou uma linha verde tracejada para que você se lembre de verificar o nome antes de enviar a mensagem. Você pode cancelar uma mensagem depois de enviá-la desde que o destinatário ainda não a tenha lido ( aberto ). Por exemplo, você pode desejar cancelar uma mensagem enviada a pessoa errada ou substituir a mensagem se tiver esquecido de incluir um anexo. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 8

9 Você pode usar vários tipos, tamanhos e estilos de fonte e cores no texto de uma mensagem eletrônica. Você também pode alterar o alinhamento e o recuo do texto ou usar um formato automático para criar rapidamente uma lista com marcadores. Use autoassinatura para adicionar texto automaticamente a mensagens de correio enviadas. Por exemplo, crie uma autoassinatura que inclua seu nome, cargo e telefone. Se precisar de recursos de formatação adicionais, tais como tabelas ou realce de texto, você pode usar o Microsoft Word como o seu editor de textos ou simplesmente mande inserir o arquivo à sua mensagem ( documento anexado ). Possibilidade de acompanhar o momento em que as mensagens são lidas ou entregues Você pode acompanhar o momento em que seus itens enviados são entregues ou lidos pelos destinatários. Você receberá uma notificação assim que cada item for entregue ou lida. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 9

10 Usando a caixa de Entrada Procurar por novas mensagens: Na maioria dos casos, as mensagens são recebidas automaticamente e aparecem na Caixa de entrada. Entretanto, existem várias maneiras de verificar se há novas mensagens dependendo da configuração do Outlook. Quando você verifica se há novas mensagens, o Outlook verifica se há mensagens enviadas a você e entrega as mensagens que você deseja que sejam enviadas a outras pessoas. Criar uma mensagem 1. No menu Arquivo, selecione Novo e clique em Mensagem eletrônica. 2. Digite os nomes dos destinatários nas caixas Para e Cc. Para selecionar os nomes dos destinatários em uma lista, clique no botão Para ou Cc. 3. Na caixa Assunto, digite o assunto da mensagem. 4. Na caixa de texto, digite a mensagem. 5. Clique em Enviar. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 10

11 Endereçar uma mensagem: Para endereçar rapidamente uma mensagem, digite os nomes dos destinatários nas caixas Para e Cc de uma mensagem. Separe os nomes com um ponto-e-vírgula (;). Se a caixa desejada não for exibida, selecione seu nome no menu Exibir. O Outlook tentará coincidir o que foi digitado com as entradas do Catálogo de endereços e aceitará as entradas no formato padrão de endereço de correio eletrônico da Internet, por exemplo, Ou clique duplo no botão Para ou no botão Cc e abrirá o catálogo do local do qual poderá escolher a(s) pessoa(s). Basta dar um clique duplo em cada um dos nomes. Para obter informações sobre como verificar os nomes antes de enviar a mensagem, clique em: Menu: Ferramentas: Verificar nomes ( nomes dos destinatários antes de enviar uma mensagem ). O Outlook compara automaticamente os nomes digitados nas caixas Para, Cc e Cco com os nomes do Catálogo de endereços antes de você enviar uma mensagem. Se for localizada uma correspondência exata, o nome será sublinhado. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 11

12 Se forem localizados vários nomes que coincidam com o que foi digitado, será exibida uma linha vermelha ondulada embaixo do nome. Clique no nome com o botão da direita do mouse para que sejam exibidos os outros nomes localizados a fim de que você faça sua opção. Se forem localizados vários nomes que coincidam com o digitado e você tiver usado o endereço antes, o nome escolhido anteriormente dentre os vários nomes localizados será sublinhado com uma linha verde pontilhada, de modo a lembrá-lo de que existem outras opções. Clique no nome com o botão direito do mouse para que sejam exibidos os outros nomes localizados a fim de que você faça sua opção. É possível ativar ou desativar a verificação automática de nomes. Se essa verificação estiver desativada, ainda será possível verificar manualmente os nomes nas mensagens. Menu: Ferramentas: Opções: Guia: preferências: Botão: opções de Janela guia de botão: opções de avançadas: verificação automática de nomes. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 12

13 Enviar mensagens: Na maioria dos casos, as mensagens são enviadas automaticamente quando você clica em Enviar. Entretanto, existem várias maneiras de enviar mensagens, dependendo da configuração do Outlook. Quando você procura por novas mensagens, o Outlook verifica se há mensagens enviadas a você e entrega as mensagens que você deseja que sejam enviadas a outras pessoas. 1. Clique em Caixa de entrada. 2. Menu: Exibir: AutoVisualização. Visualizar o conteúdo das mensagens: Mostra ou oculta as primeira linhas de ites de uma mensagem. ( isso quando a mensagem ainda não está aberta ). Dica: Para visualizar o conteúdo apenas das mensagens não lidas, no menu Exibir, clique em modo de exibição atual e, em seguida, em Mensagens não lidas. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 13

14 Informações da guia opções da mensagem : Parte: Opções gerais: Prioridade: normal ( padrão ), alta e baixa Sensibilidade: Na caixa, clique na opção desejada. Observação: Marcar uma mensagem como Particular impede que ela seja modificada após ser enviada. Para marcar todas as mensagens enviadas com o mesmo nível de sensibilidade, vá para Menu: Ferramentas: Opções: Guia: preferências: Botão: opções de Janela guia de botão: opções de avançadas: Parte: ao enviar a mensagem Marque o nível de sensibilidade desejado. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 14

15 Usando os botões de votação Quando quiser que outras pessoas respondam a uma pergunta, use botões de escolha para coletar as respostas no correio eletrônico. Onde: Em uma nova mensagem: Guia: Opções, na parte: Opções de Votação e controle Assinale: usar botões de votação e escolha as opções indicadas ou crie novos botões de votação ( digite o texto e separe por No recebimento da mensagem: Os botões criados aparecem nesta parte da mensagem O Outlook computa as escolhas na mensagem original que fica em sua pasta itens enviados ( mensagens enviadas ), de modo que você possa visualizar rapidamente todas as respostas em um lugar. Localize a mensagem enviada e veja a guia: Controle Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 15

16 Parte: Opções de entrega: Retardar a entrega de uma mensagem 1. Na mensagem que você deseja retardar, clique no botão: Opções. 2. Marque a caixa de seleção Não entregar antes de e digite a data de entrega desejada. Normalmente por padrão ele assume o próximo dia às 17:00, essa data deve ser alterada conforme situação. Fazer com que uma mensagem enviada não esteja disponível após uma data especificada 1. Na mensagem, clique no botão Opções. 2. Marque a caixa de seleção Vencimento após e insira a data de expiração desejada Observação Este recurso só está disponível com o Microsoft Exchange Server. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 16

17 Parte: opções de controle: Acompanhar o momento em que as mensagens são lidas ou entregues Você pode acompanhar o momento em que seus itens enviados são entregues ou lidos pelos destinatários. Você receberá uma notificação assim que cada item for entregue ou lida. O conteúdo da notificação será registrado, então, automaticamente na guia Controle da mensagem original. Você pode ativar ou desativar o registro automático dos resultados do acompanhamento e rever cada notificação antes que os resultados sejam registrados na guia Controle. Você também pode excluir automaticamente as notificações das mensagens em sua lista de mensagens. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 17

18 Menu e Barra de ferramentas padrão do Outlook Sobre menus e barras de ferramentas Um menu exibe uma lista de comandos. Alguns desses comandos têm imagens ao lado para que você associe rapidamente o comando à imagem. A maior parte dos menus se encontra na barra de menus, que é a barra de ferramentas localizada na parte superior da tela. As barras de ferramentas podem conter botões, menus ou uma combinação dos dois. Menu e barra de Ferramentas de Mensagens Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 18

19 Abrir uma mensagem 1. Clique em Caixa de entrada. 2. Na lista de mensagens, clique duas vezes na mensagem desejada. 1. Abra a mensagem que deseja responder. Responder a uma mensagem Como? 2. Para responder apenas ao remetente da mensagem, clique em Responder. Para responder a todos os destinatários das caixas Para e Cc, clique em Responder a todos Encaminhar mensagens 1. Clique em Caixa de entrada 2. Selecione a mensagem que deseja encaminhar. Como? 3. Clique em Encaminhar. 4. Nas caixas Para e Cc, insira os nomes dos destinatários. Para selecionar os nomes dos destinatários em uma lista, clique no botão Para ou Cc. 5. Se você estiver encaminhando várias mensagens, digite o assunto na caixa Assunto. 6. via menu: Ações: Encaminhar ou via botão da direita do mouse em cima de uma das mensagens na caixa de entrada e escolher o comando: encaminhar itens. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 19

20 Observação: Se você selecionar várias mensagens, elas serão encaminhadas como anexos. Reenviar uma mensagem Só é possível reenviar mensagens enviadas por você. 1. Na Barra do Outlook, clique em Meus atalhos e sent items ( itens enviados ). Ou via menu: Exibir: Ir para: Pasta Escolha a pasta: sent items Ou se estiver visualizando a pasta Menu: exibir: pastas ( estiver ativado ). 2. Clique em Itens enviados. 3. Abra a mensagem que deseja reenviar. 4. No menu Ações, clique em Reenviar esta mensagem. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 20

21 Mover mensagens 1. Clique em Caixa de entrada ou na pasta onde estiver a mensagem que deve ser movida 2. Selecione as mensagens que deseja mover. Como? 3. Menu editar: clique em Mover para a pasta, e, em seguida no nome da pasta para a qual deseja mover as mensagens. Ou utilize o processo de arrastar e soltar com o mouse. Para ir para uma pasta não listada, clique em Mover para a pasta e, em Mover itens selecionados para a pasta, clique na pasta para a qual deseja mover as mensagens. Copiar mensagens 1. Clique em Caixa de entrada. 2. Selecione as mensagens que deseja copiar. Como? 3. No menu Editar, clique em Copiar. 4. Se desejar colocar as cópias em outra pasta, clique na pasta para a qual deseja que as mensagens sejam copiadas. 5. No menu Editar, clique em Colar. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 21

22 Salvar uma mensagem incompleta 1ª maneira: 1. Clique na mensagem. 2. No menu Arquivo, clique em Salvar como... Será solicitado um nome para o arquivo e o mesmo será gravado à princípio na pasta Meus documentos, se não informar o nome do arquivo, será utilizado o que consta no campo assunto da mensagem como nome de arquivo Obs: após o salvamento do arquivo, o outlook vai solicitar o processo de salvar as alterações quando for solicitado o fechamento da janela da mensagem. Opções: Sim: armazena a mensagem ainda não enviada dentro da Pasta Rascunho no Outlook e no local indicado na caixa salvar como... Não: é apenas gravado o arquivo em formato texto ( RTF ) no disco rígido, podendo ser aberto pelo Word. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 22

23 2ª maneira: Se for utilizado apenas o comando de salvar : Este processo simplesmente armazena a mensagem dentro da pasta Rascunho. Observação: A mensagem é salva na Caixa de entrada, mas não é enviada. Quando for necessário enviar a mensagem, basta abrir a mesma pelo Outlook: a) Caixa de entrada: clicar duas vezes na mensagem b) Inclua as informações faltantes c) Clicar no botão Enviar Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 23

24 Fechar um item sem salvar as alterações No menu Arquivo, clique em Fechar. E não salve nada. Excluir mensagens 1. Clique em Caixa de entrada. 2. Selecione as mensagens que deseja excluir. 3. Clique em Excluir. OBS: pode se usar a tecla delete do teclado. Estando com a mensagem aberta pode-se utilizar o botão: excluir que está na barra de ferramentas. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 24

25 Anexando um arquivo à mensagem 1. Abra qualquer item, exceto a anotação onde deseja inserir um arquivo. 2. No menu Inserir, clique em Arquivo. 3. Localize o arquivo que deseja inserir e clique nele. Normalmente a pesquisa do arquivo parte da pasta Meus Documentos, caso o item que será inserido não esteja lá, é necessário mandar examinar outra pasta ou unidade e assim que for encontrado, marcá-lo e botão: OK ou dar dois cliques em cima do nome do arquivo. Dica: Para inserir um arquivo, você também pode arrastá-lo da área de trabalho ou do Windows Explorer até a caixa de texto de um item aberto. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 25

26 Nesta figura está representada a inserção de vários documentos feitos no Word, anexados a uma mensagem que será enviada. Quando do recebimento da mensagem, basta dar dois cliques na imagem do arquivo para que o mesmo abra no programa no qual foi feito. Obs: sempre que enviar documentos anexos, procurar saber se o destinatário tem este programa ( Arquivo do Adobe Acrobat, Excel, ZIP, Corel Draw, etc...) e ver possíveis problemas de incompatibilidade de versões, tais como fazer um documento no Word XP e tentá-lo abrir com uma versão mais antiga. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 26

27 Cancelando uma mensagem Para cancelar uma mensagem após a mesma ter sido enviada: a) entre na pasta Itens enviados ( Sent items ). b) abra a mensagem. c) Menu: Ações: cancelar mensagem enviada. Confirmar com OK para cancelar a mensagem enviada. Vai aparecer uma janela informando a tentativa de cancelamento da mensagem. A mesma pode ser fechada. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 27

28 Caso a mensagem tenha sido cancelada com êxito ou não, você irá receber uma mensagem de confirmação, a mesma também após sua leitura poderá ser excluída. Obs: Somente podem ser canceladas as mensagens que não foram abertas ainda pelo destinatário. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 28

29 Dicas de automatização do correio: 1. Menu: exibir : lista de pastas ou botão: lista de pastas 2. Menu: ferramentas: opções: Parte Botão: Opções de exibir um aviso ( útil se estiver trabalhando em outro programa e querer ser avisado de uma nova mensagem ). sair Guia: Outras Esvaziar itens excluídos ao Guia: Ortografia Verificar ortografia antes de enviar Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 29

30 Assistente de Aviso de Ausência Temporária Se você for ausentar-se da Empresa, pode usar o Assistente de Aviso de Ausência Temporária para notificar as pessoas que lhe enviam mensagens. O Assistente de Aviso de Ausência Temporária envia uma mensagem, apenas uma vez, a cada remetente. Você também pode criar regras que sejam executadas apenas quando a opção Aviso de Ausência Temporária estiver ativa. Por exemplo, você pode encaminhar a outra pessoa uma cópia de cada mensagem de alta prioridade que tenha recebido. Se uma regra de Aviso de Ausência Temporária conflitar com uma regra criada usando o Assistente de Caixa de Entrada, a regra de Aviso de Ausência Temporária terá precedência sobre a regra do Assistente de Caixa de Entrada. Para enviar uma notificação de Aviso de Ausência Temporária às pessoas que lhe enviam mensagens: 1. No menu Ferramenta, escolha Assistente de Aviso de Ausência Temporária. 2. Selecione Estou atualmente fora do escritório. 3. Na caixa Responder automaticamente somente uma vez a cada remetente com o seguinte texto, digite a mensagem que deseja enviar aos outros. Por exemplo: Ausente do escritório até o dia 10 do mês corrente. 4. Escolha OK. Você também pode criar regras de Aviso de Ausência Temporária. Quando você efetuar o Logon no Exchange com o Assistente de Aviso de Ausência Temporária ativado, será exibido um aviso para que você se lembre de desativá-lo. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 30

31 AutoAssinatura A AutoAssinatura é uma entrada contendo texto e/ou gráficos que você pode criar e designar como sua assinatura. Lembre-se que objetos gráficos estarão aumentando o tamanho de suas mensagens. Use uma AutoAssinatura para adicionar automaticamente um texto às caixas de texto das mensagens de correio eletrônico enviadas. Por exemplo, você pode criar uma AutoAssinatura que inclua seu nome, cargo e número de telefone. Você ainda pode usar uma AutoAssinatura para adicionar um título personalizado às suas mensagens ou para incluir um parágrafo padrão sobre como deseja que as outras pessoas respondam às suas mensagens. É possível alterar a fonte e o alinhamento da AutoAssinatura, de modo a dar à sua assinatura uma aparência única e usar formatos diferentes para caracteres individuais ou palavras na assinatura. A AutoAssinatura pode ser usada nas formas a seguir. Crie uma AutoAssinatura e defina que ela seja exibida automaticamente nas caixas de texto das novas mensagens criadas ou nas novas mensagens criadas, nas respostas e nos encaminhamentos. Crie uma AutoAssinatura, mas não defina que ela seja exibida automaticamente nas mensagens. Você poderá inseri-la posteriormente apenas quando ela for necessária. Se já tiver criado uma AutoAssinatura, você poderá inseri-la na caixa de texto de qualquer item, com exceção de uma anotação. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 31

32 Criar uma assinatura para as mensagens Se o Microsoft Word for o seu editor de , consulte a Ajuda do Word. O Word oferece as melhores opções de personalização para assinaturas. 1. Na janela principal do Outlook, no menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Formato de Na lista Redigir com este formato de mensagem, clique no formato de mensagens com o qual deseja usar a assinatura. 3. Em Assinatura, clique em Assinaturas e, em seguida, clique em Novo. Na caixa Insira um nome para a nova assinatura, digite um nome. 4. Em Escolha como criar sua assinatura, selecione a opção desejada. Para obter ajuda em uma opção, clique no ponto de interrogação e, em seguida, clique na opção. 5. Clique em Avançar. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 32

33 6. Na caixa Texto da assinatura, digite o texto que deseja incluir na assinatura. Você também pode colar texto de outro documento nessa caixa. Para alterar o formato do parágrafo ou da fonte, selecione o texto, clique em Fonte ou Parágrafo e, em seguida, selecione as opções desejadas. Essas opções não estarão disponíveis quando você usar texto sem formatação como formato de mensagens. Depois que tiver criado a assinatura, você poderá inseri-la em todas as novas mensagens, em todas as respostas ou encaminhamentos ou em qualquer mensagem específica. Siga um destes procedimentos: Inserir uma assinatura em todas as novas mensagens ou em todas as respostas ou encaminhamentos automaticamente Na janela principal do Microsoft Outlook, no menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Formato de . Na lista Redigir com este formato de mensagem, clique no formato de mensagens no qual deseja usar a assinatura. Em Assinatura, escolha as assinaturas que deseja usar em novas mensagens e em respostas e encaminhamentos. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 33

34 Para inserir manualmente a AutoAssinatura em uma mensagem: Se o Microsoft Word for o seu editor de , consulte a Ajuda do Word. a) Crie ou abra a mensagem. b) No corpo do texto, clique no lugar onde deseja inserir a assinatura. c) No menu Inserir, aponte para Assinatura e, em seguida, clique na assinatura desejada. Se a assinatura desejada não estiver relacionada, clique em Mais e, na caixa Assinatura, selecione aquela que você deseja usar. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 34

35 1. Clique em Caixa de entrada. Alterar uma AutoAssinatura 2. No menu Ferramentas, clique em Opções : Guia: Formato de , na parte: Assinatura. 3. Na caixa Assinatura, marque o arquivo que contem sua assinatura e clique em: Editar. faça as alterações desejadas na AutoAssinatura. 4. Para alterar a fonte, selecione o texto, clique em Fonte e, em seguida, selecione as opções desejadas. 5. Para alterar o modo de alinhamento do texto ou para adicionar ou remover marcadores, selecione o texto, clique em Parágrafo e, em seguida, selecione as opções desejadas. 6. Para adicionar ou remover a Assinatura para novas mensagens selecione na lista drop-drow a opção de nenhum ou escolha o arquivo que contem a assinatura. 7. Para respostas e encaminhamentos também selecione ou não o arquivo que contem a assinatura. Observação Para alterar uma AutoAssinatura apenas de uma única mensagem, faça as alterações diretamente na AutoAssinatura da mensagem. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 35

36 Para verificar o tamanho de suas mensagens Estando com a sua Caixa de Correio aberta, na Caixa de Entrada, clicar com o botão da direita do mouse em coma dos títulos das colunas e selecionar seletor de campos Na tela Seletor de Campos, clique no campo Tamanho e arraste este campo para a Barra de Menu da sua Caixa de Entrada, ao lado do campo Recebido em. Com este procedimento você poderá visualizar o tamanho das mensagens recebidas. OBS: Caso seja necessário colocar o campo tamanho em outras pastas, basta repetir o procedimento. Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 36

37 Criando um catálogo particular Um Catálogo particular de endereços é usado para armazenar as listas de distribuição usadas freqüentemente, como uma lista de todos os membros da equipe de raquete. Os arquivos desse catálogo possuem a extensão.pab e podem ser copiados para um disco. Você pode manter os endereços de de seus contatos pessoais na pasta Contatos do Microsoft Outlook (recomendável) ou no Catálogo particular de endereços do Microsoft Exchange. O Catálogo particular de endereços está disponível off-line. 1) Clicar no botão: catálogo de endereços 2) 2) Escolher na lista: mostrar nomes de : contatos 3) Botão: Nova entrada 4) guia: Nova entrada: Tipo: novo contato 5) OK Projeto de Inclusão Digital para os Servidores Públicos da PMPA Página : 37

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