e-nota NF-e Sistema de geração e emissão de Nota Fiscal eletrônica

Transcrição

1 e-nota NF-e Sistema de geração e emissão de Nota Fiscal eletrônica 1 Manual do Usuário Versão 2.0 Parabéns! Ao ter em mãos este manual significa que você adquiriu um produto da Safeweb.

2 Sumário 1. O que é NF-e? O que é o sistema e-nota NF-e? Instalação do Software do Token Acesso ao Portal e-nota Versão de Testes ou Produção? Menu Cadastros Cadastro do Emitente Filtro de Pesquisa do Menu Cadastros Novo Cadastro de Cliente Novo Cadastro de Fornecedor Novo Cadastro de Transportador Botão Consultar na Sefaz Gerenciamento dos Cadastros Importar dados para o Cadastro Cadastro de Produtos Importando novos produtos para o cadastro Copiar os tributos para os produtos Nota Fiscal Emitindo uma Nova NF-e (Aba Dados NF-e) Emitindo uma Nova NF-e (Aba Emitente) Emitindo uma Nova NF-e (Aba Destinatário/Remetente) Emitindo uma Nova NF-e (Aba Produtos e Serviços) Emitindo uma Nova NF-e (Aba Totais) Emitindo uma Nova NF-e (Aba Transporte) Emitindo uma Nova NF-e (Aba Cobrança) Emitindo uma Nova NF-e (Aba Informações Adicionais) Emitindo uma Nova NF-e (Abas Exportação/Compras e Cana) Botões para autorização e uso da NF-e Botões para uso da NF-e (após autorização da Sefaz) Gerenciar NF-e Botões para administração das NF-es: Situação das NF-es Inutilização Relatórios Configurações Voltar ao Portal Histórico Financeiro

3 1. O que é NF-e? É um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias, uma venda, por exemplo. Ao emitir uma NF-e, são gerados dois arquivos: 3 XML: É o arquivo propriamente dito da NF-e (Nota Fiscal eletrônica). DANFE: Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica. É a representação gráfica do XML e serve para acompanhar o transporte das mercadorias até o cliente final.

4 2. O que é o sistema e-nota NF-e? O e-nota NF-e é um sistema ideal para as empresas que desejam ter uma solução independente e fácil para emissão de notas fiscais eletrônicas. O sistema programa uma solução completa para geração, emissão e acompanhamento, atendendo as exigências da SEFAZ e mantendo a autenticação forte no acesso ao sistema. O acesso é através da web, com a base de dados criptografada e mantida em servidores, na Safeweb. DICA: Não recomendamos a impressão desse manual. Para navegar no arquivo use o sumário ou as opções indicadas em links ou ainda o atalho Ctrl+F do teclado para localizar alguma palavra ou termo específico. Atenção: A Safeweb recomenda a utilização de Certificados Digitais apenas do modelo A1 para computadores MAC. Não nos responsabilizamos pelo funcionamento de Certificados Digitais modelo A3 nesses computadores. 4 Neste manual mostraremos o passo a passo do primeiro acesso do usuário no sistema e-nota NF-e até a emissão da nota.

5 3. Instalação do Software do Token Para que seu Token funcione, o SafeNet deverá estar instalado no computador. Para você instalar o SafeNet: 1. Acesse a página da Safeweb na Internet e clique no menu Suporte seguido da opção Tokens : 2. No centro da tela clique em Download e execute a instalação; Caso você precise de ajuda, contate o nosso Suporte Técnico, pelos telefones: / Por fim, clique no botão Next até a instalação ser concluída.

6 4. Acesso ao Portal e-nota Abra o navegador Internet Explorer e entre na página Clique em Portal e-nota. *ex: Certificado chamado de Treinamento Na nova aba aberta selecione o atalho identificado pela nuvem : 6 Ao abrir, aparece o Portal e-nota, no qual você tem acesso às soluções para documentos fiscais eletrônicos da Safeweb. Confirme o Certificado da empresa e digite a senha (padrão safeweb ).

7 5. Versão de Testes ou Produção? Após fazer o login no Portal e-nota você terá acesso ao sistema NF-e: Com a página aberta, em Home verifique se as informações contidas nos campos Usuário e Emitente condizem com as do cadastro do seu Certificado Digital. Para alterar o modo do ambiente de emissão de Versão de Testes (NF-e sem valor fiscal) para Versão de Produção (NF-e com valor jurídico), entre em contato com o suporte da Safeweb por telefone ou pelo suporte@safeweb.com.br 7 Ao entrar na pasta do e-nota NFe a tela principal do sistema identifica no canto superior à direita a versão que a empresa emitente está: Testes ou Produção.

8 6. Menu Cadastros O sistema dispõe de vantagens importantes no processo de emissão do conhecimento, como é o caso dos cadastros. Os cadastros não são obrigatórios, mas auxiliam no preenchimento da nota, buscando automaticamente os dados e completando os campos do sistema. Os campos obrigatórios estão destacados em negrito e com asterisco. Ao acessar o sistema pela primeira vez, procure fazer o cadastro do Emitente. O Cadastro de Produtos precisa de atenção especial, pois há a necessidade da inclusão de dados adicionais, como por exemplo, a tributação de ICMS, PIS e COFINS. 8 O cadastro de clientes, por exemplo, você pode ir fazendo à medida que for emitindo as notas.

9 6.1 Cadastro do Emitente Ao clicar pela primeira vez, os campos não estarão preenchidos. Para inserir os dados da empresa, clique no botão Editar, no canto inferior direito da página. Comece informando o CNPJ e clique em Consultar na SEFAZ. O sistema busca automaticamente e completa os campos que tiver retorno. Confirme se os dados estão corretos e se os campos obrigatórios foram preenchidos. Você pode incluir o logotipo da empresa Use um arquivo de imagem (.jpeg,.gif ou.png), por exemplo 9

10 6.2 Filtro de Pesquisa do Menu Cadastros Ao abrir qualquer das opções do menu Cadastros visualize a tela contendo os dados cadastrados até então. No primeiro acesso não haverá nenhum cadastrado realizado. 10 Na parte superior está o Filtro de Pesquisa e na parte inferior estão os Botões. Para localizar alguma informação, preencha um dos campos do Filtro de Pesquisa e clique em Pesquisar. Use o botão Novo para incluir um cliente, fornecedor, transportador, vendedor ou produto para o sistema. Observe que a visualização deste exemplo corresponde a 15 clientes por página.

11 6.3 Novo Cadastro de Cliente Ao clicar no botão para incluir um novo cadastro, preencha o CNPJ e clique em Consultar na SEFAZ. O sistema busca automaticamente e completa os campos de acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado (se houver inscrição Estadual). Esta consulta não funciona para Pessoa Física, desta forma, os campos obrigatórios deverão ser preenchidos manualmente. O padrão é a consulta ser realizada no Estado do RS 11 Consulte o endereço através do CEP Para finalizar o cadastro clique para salvar

12 6.4 Novo Cadastro de Fornecedor Para fazer este cadastro clique em Novo e preencha as informações. O botão Consultar Endereço busca automaticamente e completa com os dados informados de acordo com o CEP indicado. Para finalizar clique em Salvar. O padrão é a consulta ser realizada no Estado do RS 12 Consulte o endereço através do CEP Para finalizar o cadastro clique para salvar

13 6.5 Novo Cadastro de Transportador Para fazer este cadastro clique em Novo e preencha as informações do transportador. Depois que esse cadastro estiver concluído, os dados poderão ser acionados automaticamente para aba Transporte durante a emissão da nota. Para finalizar clique em Salvar. O padrão é a consulta ser realizada no Estado do RS 13 Consulte o endereço através do CEP Para finalizar o cadastro clique para salvar

14 6.6 Botão Consultar na Sefaz Nos novos cadastros de clientes, fornecedores e transportadoras há o botão Consultar na Sefaz. Então, observe que para consultar fora do RS/outros estados, antes de clicar no botão, indique a UF correspondente. Só vai haver cadastro na Sefaz para as pessoas jurídicas que têm Inscrição Estadual (IE). Se ao consultar aparecer uma mensagem de Rejeição, inclua os dados manualmente para o cadastro. Se a pessoa jurídica não tem IE, deve ser relacionado na emissão da nota (na aba Destinatário) que se trata de uma empresa Isenta. Pessoas Físicas não possuem esse cadastro atualizado na Sefaz, ou seja, o botão consultar não é indicado para o cadastro de CPF. 14 Considere que a IE é importante sobre o Destinatário para autorização da NF-e. Se houver IE e não for informada a nota será rejeitada pela Sefaz.

15 6.7 Gerenciamento dos Cadastros Imediatamente após o Filtro de Pesquisa estão os dados cadastrados até então e há três opções: 15 Lupa: visualizar os dados do cadastro. Lápis: Editar dado(s) no cadastro selecionado. Lixeira: Excluir um cadastro por vez. Para mais de uma exclusão, marque no check box e clique no botão Excluir. O botão Novo foi apresentado anteriormente. E o botão Importar é usado para importar dados referenciados de uma nota fiscal eletrônica. Veja mais informações na próxima página.

16 6.8 Importar dados para o Cadastro O botão Importar possibilita a importação de dados recebidos de outros conhecimentos/notas, logo você deve ter o(s) arquivo(s) XML em mãos para usar este botão. 1. Selecione os arquivos que gostaria de importar os dados. 2. Os arquivos válidos aparecerão no quadro abaixo. 3. Use novamente o botão Importar. Poderão ser importados 100 arquivos XML em cada ação de importação de dados Só não é possível importar dados para o cadastro de Vendedores 16 Assim você verá que os dados dos arquivos constarão atualizados automaticamente em seu cadastro.

17 7 Cadastro de Produtos Ao entrar no Menu Cadastros, opção Produtos, use o botão novo para incluir o produto no sistema. Código do Produto: É uma informação interna da empresa. Pode ser letras e números, como por exemplo, os já utilizados em sua empresa ou recebidos das notas de seu fornecedor, ou você pode criar uma codificação própria para os produtos da empresa. Descrição do Produto: Escreva o produto que será adicionado (normalmente é de forma breve a descrição). NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL): São os oito dígitos que identificam a natureza das mercadorias e promovem o desenvolvimento do comércio internacional, além de facilitar a coleta e análise das estatísticas do comércio exterior. É uma exigência do Governo Brasileiro. Na maioria das vezes é utilizado o mesmo NCM da nota do fornecedor. Em caso de dúvidas, contate com o(a) Contador(a) da sua empresa. Unidade Comercial: Inclua a unidade de comercialização e tributação respectivamente. (Exemplo: unidade un, caixa cx, pacote pct, kilo kg, etc). Valor Unitário Comercial: Digite o valor do produto, conforme a unidade comercial informada anteriormente. Ou seja, o valor do kilo, do pacote, etc. Unidade tributável e Valor unitário tributável são preenchidos automaticamente conforme comercial. 17

18 Todos os dados, mesmo cadastrados podem ser alterados na hora do carregamento do produto para a emissão da nota. Aba Tributos: Dentro, há mais quatro abas. Cuide que poderão ser necessários outros campos obrigatórios (negrito e *asterisco) Na aba Tributos, preencha obrigatoriamente o ICMS, o PIS e o COFINS 18 A primeira aba destacada é a de ICMS Imposto sobre Circulação de Mercadorias e prestação de Serviços. Escolha as opções adequadas para o produto no Regime Tributário, na Situação Tributária e na Origem, campos obrigatórios.

19 Se estiver em dúvida sobre o preenchimento dos Tributos entre em contato com o seu Contador. Ele é a pessoa mais indicada para auxiliar sobre estas informações. No IPI Imposto sobre Produtos Industrializados selecione a Situação Tributária e complete os demais campos que aparecem como obrigatórios logo abaixo. Como nenhuma das opções do IPI está em negrito ou com asterisco, o seu preenchimento não é obrigatório, salvo situações em que a empresa emitente atue com produtos industrializados. 19 Depois do ICMS não se esqueça do PIS e do COFINS

20 O PIS Programa de Integração Social e o COFINS Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social possuem apenas um campo obrigatório cada: Situação Tributária. Lembrando que, dependendo da opção escolhida, outros campos obrigatórios podem aparecer. Para finalizar o cadastro clique em Salvar : As abas Informações Adicionais e Produto Composto são opcionais para deixar a nota fiscal mais completa. Informe se for de interesse da empresa. A vantagem de cadastrar os produtos da empresa é que durante a emissão da nota você não precisará preencher nenhum desses dados novamente. Todos os dados são carregados automaticamente. Depois que o(s) produto(s) estão cadastrados você poderá pesquisar, excluir, editar dados, etc. Ou seja, administrar o seu banco de cadastros. 20 Copiar: Duplica todos os dados do produto selecionado e cria um novo cadastro e você não precisará preencher os tributos novamente, pois estarão iguais ao produto copiado.

21 7.1 Importando novos produtos para o cadastro Ao entrar no menu Cadastros, opção Produtos, na parte inferior direita da tela, clique no botão Importar : Quando for importar dados de produtos para o seu cadastro, cuide: unidade comercial do produto (kg, cx, pct, unid, mt, por exemplo) tributos do produto (ICMS, PIS e COFINS) O sistema só salvará estes dados se eles forem selecionados no checkbox correspondente. Pois, cada empresa tem a sua forma de trabalhar com tais informações. 21 Ex: Marque para incluir Tributos se são notas da sua empresa emitidas em outro sistema ou se tens algum fornecedor que tem a mesma tributação que a sua empresa. Marque para usar os mesmos dados do(s) XML(s) selecionado(s)

22 7.2 Copiar os tributos para os produtos Nos botões que administram os cadastros dos produtos é possível encontrar a opção para Copiar Tributos : Use, caso precise modificar os tributos dos produtos que já estão na base de cadastros do sistema, por exemplo, aqueles importados de XML de fornecedores. Assim, não terá que usar o lápis e editar um por um dos produtos. Você vai precisar: 1. Selecionar o produto que está cadastrado corretamente (com os tributos que deseja copiar para os demais). 2. Em seguida, deve selecionar quais os tributos que serão copiados. 3. Clicar que entende as implicações desse ato e continuar. Essa opção substitui ou inclui os tributos para todos os produtos, sem exceção. 22

23 8 Nota Fiscal Use o menu Nota Fiscal para a emissão e para a administração das NF-es do sistema. Emitir Nova NF-e: É o começo do processo de preenchimento das notas. Siga as telas/abas como aparecem. A seguir o processo de emissão será apresentado. Gerenciar NF-es: É onde as NF-es são organizadas conforme a ordem em que são criadas. Inutilização: É o processo que informa à Sefaz que determinada numeração não será utilizada. Geralmente este processo é realizado quando há alguma falha na sequência da numeração. DICA: Os campos são preenchidos manualmente, porém quando já houver cadastro, os dados poderão ser carregados e serão completados automaticamente. 23

24 8.1 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Dados NF-e) Alguns dados já são preenchidos pelo sistema, porém todos os campos podem ser alterados. Observe que a série e o número da nota são sequenciais. Se tiver emitido nota em papel, não precisa dar continuidade na numeração do talonário. Cuide sempre a Natureza da Operação. Este campo é de preenchimento descritivo, ou seja, é preciso identificar a operação da nota a ser emitida. O sistema também sugere algumas situações. Selecione, se for o caso. Junto disto, selecione se é uma operação de entrada ou saída de mercadorias. Identificação de Operação: Atente também se a nota é para dentro do estado (Operação Interna), fora do estado de origem da empresa emitente ou ainda com comércio exterior. Condição de pagamento: Marque se o pagamento é à vista, à prazo ou de alguma outra forma. 24 As abas Notas Fiscais Referenciadas e Dados de Protocolo devem ser acrescentadas somente em casos específicos. Atente que o campo Tipo de Documento precisa estar relacionado com a natureza da operação. Após conferência das informações da aba Dados, passe para a Emitente.

25 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Emitente) A empresa cadastrada no Cadastro do Emitente terá seus dados automaticamente preenchidos nesta aba. Se o cadastro não foi efetuado anteriormente, preencha os campos em negrito e com asterisco, pois são obrigatórios para a emissão da nota fiscal.

26 26 Dica: A próxima aba refere-se ao cliente. Para saber qual a sua Inscrição Estadual, tente fazer o cadastro com antecedência, pois, o CNPJ poderá ser consultado na base de dados da Sefaz.

27 8.3 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Destinatário/Remetente) Inicie informando o número do CNPJ/CPF e tendo feito cadastro previamente use o botão Carregar se você cadastrou previamente o cliente no sistema. Os campos serão preenchidos automaticamente. Você pode Cadastrar o cliente automaticamente, selecione essa opção caso seja de seu interesse. Na versão de testes o campo fica bloqueado 27 Caso o endereço de entrega das mercadorias seja em outro local, clique para indicar o novo endereço

28 Se o cliente for Pessoa Jurídica e tiver Inscrição Estadual, informe esse dado. Se for Isento de Inscrição Esta dual, relacione selecionando a opção correspondente. E Pessoas Físicas NÃO são contribuintes de ICMS, logo, a última opção deve ser selecionada. 8.4 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Produtos e Serviços) O sistema reconhece que há um cadastro, no momento que o campo começa a ser preenchido, tanto o código quanto a descrição do produto. Selecione o produto para que conste na nota e tecle Enter ou Tab (do teclado) para carregar os dados do cadastro. 28

29 Quando um produto é incluído a partir da base de dados do Cadastro de Produtos, será preciso apenas preencher apenas os campos CFOP, Quantidade e confirmar o Valor Unitário. O código CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) pode ser consultado com o Contador da empresa, caso não saiba. E ainda é possível trabalhar com o botão Copiar CFOP, quando este também se encaixar no código de outros produtos da nota. No botão Tipos de Rateio trabalhe com valores divididos entre Frete, Seguro ou Desconto do(s) produto(s) da nota. O cálculo total do produto é automático. Clique no botão Copiar Tributos para os dados tributários de um primeiro produto sejam repetidos para todos os demais produtos da nota. Cadastrar Produto Automaticamente. Nestes casos é necessário clicar no Lápis para preencher os demais dados necessários sobre o produto, como NCM e Tributos. Ao clicar no lápis para fazer a edição das informações, abrirá a tela do Gerenciador de Produtos, onde constarão todas as mercadorias incluídas na NF-e. No exemplo a seguir, está selecionada a aba do produto de código x e seus dados. Clique em Salvar Produtos para adicionar o produto na nota. 29 O produto incluído manualmente pode ser salvo para o banco de dados. Para isso, clique no checkbox

30 8.5 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Totais) Esta aba tem a função de calcular internamente todos os valores de tributação, despesas e afins da nota. Clique diretamente no botão Calcular Totais, para que o sistema gere automaticamente todos os totais da NF-e. Verifique atentamente se todos os totais gerados estão de acordo e, caso não estejam, confira se os produtos inseridos estão corretos. Havendo alteração nos valores da nota, como por exemplo, a inclusão de desconto, use o botão Recalcular. 30

31 8.6 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Transporte) O único campo obrigatório inicial deste item é a identificação da Modalidade de Frete. Se não houver nenhuma outra informação sobre o transporte da mercadoria que precise ser adicionada na nota, deixe os demais campos em branco. No caso do frete ficar por conta de terceiros, é necessário identificar a transportadora digitando os dados nos campos, ou selecionando o Tipo de Documento e o número do CNPJ/CPF. Caso haja alguma transportadora cadastrada no Cadastro de Transportadoras, os dados podem ser carregados automaticamente. 31

32 8.7 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Cobrança) A partir desta aba, as informações são adicionais, pois não são obrigatórias para a validação da Nota Fiscal eletrônica. Se for o caso, preencha as informações sobre a Forma de Pagamento, Vendedor e/ou Prazos. O sistema irá gerar duplicatas, conforme indicação do campo Fatura. Lembrando que o Safeweb e-nota NF-e não gera boleto de cobrança, somente a nota fiscal. 32 O vendedor para ser referenciado na nota, deve ser cadastrado no menu Cadastro. Os prazos podem ser previamente definidos no menu Configurações.

33 8.8 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Informações Adicionais) É o local onde podem ser acrescentadas informações complementares referentes à NF-e, ou seja, no primeiro campo dados de interesse do Fisco e no segundo, do Contribuinte. Use para informações como ordem de compra, número de pedido, dados para depósito bancário, etc. 33 Estes campos também podem ser previamente definidos no menu Configurações.

34 8.9 Emitindo uma Nova NF-e (Abas Exportação/Compras e Cana) Preencha quando for o caso de empresa que trabalha com exportação e compra de mercadorias. 34 Para a empresa produtora de cana de açúcar, esta aba identifica a safra, com indicação de mês e ano de referência da colheita. Após o preenchimento da abas, veja as ações dos botões, para autorização e uso da NF-e:

35 9. Botões para autorização e uso da NF-e 35 Salvar/Editar: Clique para salvar a nota, após preenchimento dos campos. Este botão faz uma cópia da nota e a mantém no sistema. Validar: Após salvar, seu status passará para Digitação, o que permite a edição de informações. Se estiver tudo certo ao validar, o sistema retornará o status de VALIDADA e também mostrará o número da chave de acesso da NF-e. Transmitir: Depois de validar, passamos para outro processo, o de transmitir a nota para a Sefaz reconhecer e autorizar o uso da nota.

36 36 Este processo de transmissão leva o tempo médio de 15 a 30 segundos, porém varia conforme a conexão de Internet de cada usuário. O retorno esperado é Autorizado o uso da NF-e, que indica que a nota foi transmitida com sucesso e já pode ser utilizada. Se por ventura, ao transmitir a nota e a Sefaz devolver como nota rejeitada, identifique o motivo da rejeição. Para corrigir, clique no botão Editar, altere o que for preciso e siga novamente os passos: Salvar ; Validar e Transmitir.

37 9.1 Botões para uso da NF-e (após autorização da Sefaz) Com a NF-e autorizada, novos botões são disponibilizados: Imprimir Danfe Cancelar NF-e Carta de Correção Exportar NF-e 37 Imprimir Danfe: É o botão que permite a visualização do Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica, ou seja, é a representação gráfica simplificada da NF-e. Este documento serve para acompanhar o transporte das mercadorias/produtos. Ao clicar será possível abrir ou salvar o PDF. Cancelar NF-e: Nas próximas 168 horas, a nota pode ser cancelada. Ao clicar, informe o motivo para o cancelamento. A justificativa deve conter no mínimo 15 e no máximo 255 caracteres, não podendo ser especial. O resultado do processamento deve ser: Cancelamento de NF-e homologado.

38 Carta correção: A carta de correção é utilizada quando alguma informação relevante deixou de ser expressa na NF-e. Há variáveis que não poderão ser corrigidas, fique atento! Ao utilizar a carta de correção um novo arquivo XML é anexado junto da NF-e. Assim, ao clicar no botão Exportar NF-e (próximo item deste Manual) será possível verificar os dois arquivos XML gerados neste processo, o da NF-e e o da Carta Correção. Exportar NF-e: Esse botão realiza o download das notas autorizados e cancelados, para uma pasta no computador ou dispositivo móvel. Também podem ser enviadas ao Contador da empresa, por exemplo. Arquivos baixados devem ser guardados num período de cinco a dez anos, pois possuem validade jurídica perante à Sefaz. 38 Para exportar o arquivo, clique no botão Exportar NF-e. Indique o local onde o arquivo será salvo. Para abrir, acesse a pasta onde o arquivo foi salvo.

39 10. Gerenciar NF-e Retornando ao menu Nota Fiscal, temos o local onde o usuário gerencia todos os XMLs emitidos e/ou gerados no sistema. As notas serão organizadas conforme a ordem em que são lançadas no sistema. 39 A primeira opção no gerenciamento é o filtro de pesquisa. Pesquise pelo status da NF-e, período, chave de acesso, dentre outras formas. Note que estamos visualizando o gerenciador com 15 NF-es por página. Esta opção pode ser de visualização de até 1000 itens.

40 Há outras funcionalidades para as notas: copiar, visualizar, editar e excluir. Copiar: copia todos os dados da NF-e e cria um novo arquivo, mantendo os mesmos dados do anterior. Visualizar: permite a visualização dos dados da NF-e, sem poder editar. Editar: representa a edição dos dados da nota. Excluir: representa a exclusão da NF-e selecionada. Ainda no gerenciador, podemos identificar as NF-es pela série, número, data/hora emissão, CNPJ/CPF, UF ou ainda, Situação. O estado atual da nota está diretamente relacionado às funcionalidades de edição ou exclusão. 40

41 10.1 Botões para administração das NF-es: Vejamos os botões disponíveis no gerenciador: NOVO botão usado para emitir uma nova NF-e. CONSULTAR SITUAÇÃO botão usado nos casos de NF-es em processamento, consultando se há um novo status para a(s) nota(s) selecionada(s) no check-box. 41 REENVIAR NF-es botão usado para reenviar NF-e, neste caso é possível ser reenviado para o do cliente incluído na nota. EXPORTAR NF-e botão que permite o backup das notas selecionadas para o computador ou dispositivo móvel.

42 10.2 Situação das NF-es É extremamente importante entender o significado de cada situação, para interpretar, corretamente o que ocorreu com a nota. 42 DIGITAÇÃO a nota ainda não foi transmitida para a Sefaz, apenas está criada e salva no sistema, podendo ser editada e/ou excluída.

43 VALIDADA NF-e ainda não foi transmitida à Sefaz, mas todos os campos obrigatórios já estão preenchidos e salvos. Pode ser editada, excluída e/ou transmitida. PROCESSAMENTO a nota foi transmitida à Sefaz, porém ainda não obteve retorno. Nesse caso, dentro do Gerenciar, clique no botão Consultar Situação e aguarde se a situação muda de status. Não há um tempo para mudança de situação, depende da Sefaz. AUTORIZADA nota autorizada pela Sefaz. É possível imprimir o DANFE e exportar o arquivo digital (XML). As NF-es já não podem mais ser alteradas, somente canceladas dentro do prazo legal (168 horas). REJEITADA a NF-e foi transmitida à Sefaz, mas rejeitada por algum motivo. O erro é mostrado na tela e é preciso fazer as devidas correções. Após, a nota pode ser retransmitida. 43 DENEGADA a nota foi enviada à Sefaz, mas a empresa emitente e/ou destinatária tem alguma pendência ou restrição no seu cadastro de Pessoa Física ou Pessoa Jurídica. Nesta situação, a NF-e não pode ser editada ou excluída do sistema. CANCELADA - esta situação é habilitada quando a empresa emitente cancela o uso da nota. O prazo para esta ação pode ser realizado em até 168 horas contadas a partir da emissão, conforme legislação. Caso ocorra outras situações, entre em contato com o Suporte da Safeweb para esclarecimentos.

44 11. Inutilização Este é o processo para informar à Sefaz que determinada numeração não será utilizada. Geralmente este processo é realizado quando há alguma falha na sequência da numeração. As NF-es só podem ser inutilizados enquanto não estiverem autorizados ou cancelados. Inutilizar Faixa: Insira o motivo da inutilização (no mínimo 15 e no máximo 255 caracteres, não podendo ser especial). Clique em Ok para finalizar. Definir Faixa: Outra forma de inutilizar uma numeração é através do botão Definir Faixa. Informe a série, o número final e o inicial da faixa para inutilizar. Digite uma justificativa e clique em OK : 44 Inutilizar Numeração: Ao clicar, o sistema identificará automaticamente as falhas de numeração. Selecione a faixa, clicando no check-box em Inutilizar Faixa ou em Definir Faixa. Gerenciar Inutilização: Um arquivo XML com a numeração inutilizada será gerado. Para acessá-lo, clique nesta opção do sistema. Ao abrir, veja a tela inicial do Gerenciador de Numeração Inutilizada, com todos os arquivos inutilizados no sistema. Para localizar alguma numeração preencha um dos campos do Filtro de Pesquisa e clique em Pesquisar.

45 12. Relatórios O sistema permite que o usuário gere relatórios. Para acessar, na tela inicial, vá em Relatórios e escolha a melhor opção para a empresa: NF-e ou Vendas por Data de Emissão: Neste relatório será possível visualizar informações das NF-es geradas. Informe o período no campo Data de Emissão, para gerar o relatório. Clique em Imprimir para abrir ou salvar seu relatório. Listas: Com este relatório será possível visualizar informações de todos os cadastros. Faça o mesmo procedimento para cada tipo de lista que deseja gerar. 45 ATENÇÃO: Ao gerar o relatório, escolha entre abrir ou salvar o arquivo no formato PDF. Para visualizar é necessário ter instalado o programa Adobe Reader. Curva ABC: Com este relatório em curvas é possível visualizar informações de compra/venda por clientes, produtos ou vendedores. Faça o mesmo procedimento para o tipo de curva que deseja gerar.

46 Síntegra: Nesta opção de relatório o sistema gera informações para o Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA). Indique os dados necessários nos campos e clique em Gerar Sintegra. Sugere-se que estas informações sejam coletadas com o Contador ou área Administrativa e Financeira da empresa emitente. Inclusive se este tipo de relatório será necessário. DNF: Demonstrativo de Notas Fiscais. Nesta opção de relatório o sistema gera informações para o DNF. Para emitir tal relatório, indique o Mês e o Ano e clique em Gerar DNF : SPED: Nesta opção de relatório é possível gerar arquivos de SPED Fiscal e SPED Contribuições (Sistema Público de Escrituração Digital). Para o SPED Fiscal preencha os dados que ali pede. Atente que há outras abas para incluir informações. Ao preencher os campos deste relatório clique em Gerar EFD ICMS: Este é outro tipo de relatório que recomendamos que as informações sejam coletadas com o Contador ou área Administrativa e Financeira da empresa emitente. Inclusive se este tipo de relatório será necessário. 46

47 13. Configurações Esta opção salva informações que ficam armazenadas como "padrão" para o sistema. Entretanto, todas podem ser alteradas manualmente no momento da emissão da nota. Aba: Informações Adicionais: Ao abrir haverá dois campos para preenchimento. Para atualizar clique em Editar. No primeiro campo devem ser incluídos os dados de interesse do Fisco, e no segundo, informações adicionais e relevantes à empresa, para todos os contribuintes (dados bancários, por exemplo). Aba: Informações Adicionais: Indique nesta aba, quais cadastros (cliente, produtos, transportadora) deverão ser guardados automaticamente, no momento da emissão da nota. 47

48 Aba: Opções Predefinidas: Esta aba conta com opções de interesse de preenchimento da empresa. É recomendada para empresas que trabalham sempre com determinadas informações nos dados nas notas, com isto, estes campos estarão sempre preenchidos. Na imagem abaixo é possível identificar que campos são estes. empresa trabalha. Estas informações são adicionadas na emissão da nota e identificam as duplicatas, quando houver. 48 Aba Dados em Cache: Nesta aba o sistema monitora o armazenamento dos dados no computador. Aba: Prazos para pagamento: Nesta aba é possível configurar os prazos de pagamento que a Atenção: Use o botão para aumentar armazenamento somente quando o sistema solicitar e/ou com a ajuda da equipe do Suporte Técnico.

49 14. Voltar ao Portal Clique no link Voltar para o Portal e você estará retornando ao local onde terá acesso: aos demais sistemas da Safeweb ao Histórico Financeiro e para a opção Sair Os sistemas que estão destacados com ícone na cor azul estão contratados pela empresa. Demais sistemas? Passe o mouse sobre o sistema que deseja obter mais informações ou contate com a área Comercial. 49

50 15. Histórico Financeiro É o local que você encontra a lista de boletos pagos, e os que estão em abertos. É possível retirar uma segunda via do boleto para pagamento da mensalidade e retirada da segunda via da sua nota fiscal. automaticamente, com prorrogação de cinco dias, com nova data de vencimento. O juro será recorrente até a data que ocorreu a emissão do boleto prorrogado. Ao clicar, você será direcionado diretamente para uma nova tela, com a relação dos pagamentos em aberto e fechados. E ainda, na outra extremidade da tela, você encontra a opção Visualizar NFS-e, ou seja, o arquivo eletrônico (XML) correspondente à prestação do serviço da Safeweb para a sua empresa. 50 Para imprimir a segunda via do boleto, clique na imagem da impressora. O novo boleto será gerado Observe as configurações do seu navegador para que a geração do boleto não seja bloqueada.

51 e-nota NF-e Sistema de geração e emissão de Nota Fiscal eletrônica 51 Manual do Usuário Chegamos ao final deste manual.