GUIA PARA MODERNIZAÇÃO NA ANÁLISE DA VIABILIDADE E CONCESSÃO DE ALVARÁS

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1 GUIA PARA MODERNIZAÇÃO NA ANÁLISE DA VIABILIDADE E CONCESSÃO DE ALVARÁS Florianópolis/2015

2 GUIA PARA MODERNIZAÇÃO NA ANÁLISE DA VIABILIDADE E CONCESSÃO DE ALVARÁS Material produzido pela Federação Catarinense de Municípios FECAM em parceria com a Junta Comercial de Santa Catarina JUCESC, através do Convênio nº 63/2013. Florianópolis/2015

3 EQUIPE TÉCNICA PRODUÇÃO Karine Gomes Consultora Tributária FECAM Pós-Graduanda pelo Grupo UNINTER em MBA de Gestão e Planejamento Estratégico e MBA de Gestão de Recursos Humanos. Bacharel em Administração com Habilitação em Marketing (2001). Certificação Profissional na Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiro e de Capitais ANBIMA Série 10 (2007). Administradora com registro no Conselho Regional de Administração CRA nº Atualmente é Consultora Tributária da FECAM. Tem experiência em Administração Tributária Municipal, atuando principalmente nos seguintes temas: a prática das legislações tributárias, tributos municipais em geral, gestão da dívida ativa e implantação da REDESIM nos Municípios de SC. REVISÃO DE CONTEÚDO Alexandre Alves Diretor Executivo FECAM Mestre em Gestão de Políticas Públicas pela Universidade do Vale do Itajaí (2014). Especialista em Controladoria e Administração Pública pelo Instituto Catarinense de Pós-Graduação (2004). Especialista em Administração Pública pela Universidade do Vale do Itajaí (2002). Possui graduação em Direito pelo Centro Universitário Regional de Jaraguá do Sul (2007) e graduação em Ciências Contábeis pela Universidade Para o Desenvolvimento do Alto Vale do Itajaí (2002). Atualmente é Diretor Executivo da FECAM e Diretor Geral da Escola de Gestão Pública Municipal - EGEM. Tem experiência na área de Administração, com ênfase em Contabilidade e Finanças Públicas, atuando principalmente nos seguintes temas: lei de responsabilidade fiscal, controle dos bens patrimoniais, contabilidade pública, controle interno e controle público. Janaína Oliete de Siqueira Analista de Informática JUCESC Bacharel em Sistemas de Informação pela Universidade Federal de Santa Catarina (2013). Atualmente é Analista de Informática na JUCESC. REVISÃO FINAL DE TEXTO Sandra Domit Jornalista FECAM Especialista em Comunicação Municipal. Graduada em Comunicação Social com Habilitação em Jornalismo pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos UNISINOS (1987) e em Educação Física pelo Instituto Metodista de Educação do Sul - IPA (1992). Atualmente é Assessora de Comunicação na FECAM. Tem experiência com trabalhos em jornal, rádio e na comunicação pública no âmbito dos Municípios, atuando principalmente na confecção de matérias, editoriais e projetos relacionados à comunicação.

4 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO... 5 PROJETO NOVA JUNTA... 6 INTRODUÇÃO... 9 Figura 01 - Círculo Vicioso e Virtuoso CAPÍTULO 1 PREMISSAS PARA O SUCESSO DO PROJETO DE MODERNIZAÇÃO CAPÍTULO 2 A LEGISLAÇÃO Lei Federal nº / REDESIM Viabilidade Alvará Provisório Documentação Fiscalização dos Dados Cadastrais Procedimento Eletrônico no Sistema Integrador CAPÍTULO 3 PASSO A PASSO DO PROCESSO DE MODERNIZAÇÃO COM BASE NA REDESIM PASSO 1 Diagnóstico da Situação Atual PASSO 2 Propostas de Soluções para Simplificação dos Procedimentos PASSO 3 Implantação PASSO 4 Avaliação Contínua CAPÍTULO 4 DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL Identificação das Equipes Envolvidas Mapeamento do Processo Atual Levantamento da Legislação Vigente CAPÍTULO 5 PROPOSTAS DE SOLUÇÕES PARA SIMPLIFICAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS Revisão da Legislação Legislações Municipais... 23

5 5.1.2 Constituição Federal Legislações Específicas Fluxograma Atualizado Figura 02 Fluxograma Protocolo de Viabilidade (PV) Figura 03 Fluxograma Protocolo Documento Básico de Entrada (DBE) da RFB Figura 04 Fluxograma Protocolo Eletrônico (PE) da JUCESC Figura 05 - Legenda Confecção das Tabelas de Grau de Risco e Planilha de Segmentação do CNAE x Endereço CAPÍTULO 6 IMPLANTAÇÃO Parcerias com o Setor Privado Divulgação do Projeto de Modernização Eventos Técnicos (treinamentos, palestras, oficinas, seminários, entre outros) 39 CAPÍTULO 7 AVALIAÇÃO CONTÍNUA Atualização e Manutenção do Sistema Integrador Melhoramento e Revisão Contínua dos Procedimentos CONCLUSÃO REFERÊNCIAS... 44

6 APRESENTAÇÃO C om o intuito de auxiliar os Municípios na modernização dos procedimentos vinculados à abertura e alteração de empresas, assim como a emissão de alvará de funcionamento, o presente Guia sugere diversas ações que poderão ser realizadas para garantir a legalização, agilidade e eficiência no ato do pedido, emissão e fiscalização das licenças municipais. Serão abordados os passos de formalização das ações, bem como, quesitos obrigatórios aplicados pela Lei Federal nº /2007 (Lei da Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios REDESIM) e pela Lei Complementar nº 123/2006, que institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte e suas alterações. O Guia também apresenta propostas de soluções para simplificação dos procedimentos envolvidos na abertura e alteração de empresas, bem como técnicas de avaliação contínua para garantir a eficiência da REDESIM nos Municípios de Santa Catarina. Desejamos a todos que este Guia sirva como um manual de pesquisa e que seja de grande valia no processo de desburocratização e modernização dos procedimentos relativos à abertura de novos empreendimentos nos Municípios. 5

7 PROJETO NOVA JUNTA I dentificando a possibilidade de modernizar os processos de abertura e alteração de empresas, através da digitalização assim como, da sincronia de sistemas e de gestão entre os agentes envolvidos (Receita Federal do Brasil, JUCESC, Secretaria de Estado da Fazenda, Corpo de Bombeiros e Municípios), a Junta Comercial do Estado de Santa Catarina JUCESC, lançou o Projeto Nova Junta, para atender as demandas instaladas e assegurar a credibilidade do Estado como receptor de novos empreendimentos. O Projeto tem como principal objetivo transformar a JUCESC em uma agência de fomento econômico do Estado. O Início do Projeto se deu com as seguintes ações promovidas pela JUCESC: Novo modelo de gestão de forma integrada aos outros órgãos envolvidos, como Municípios, Receita Federal, Secretaria da Fazenda do Estado, órgãos licenciadores como Corpo de Bombeiros e outros, para dar continuidade ao projeto de Registro Mercantil Integrado, nos termos da Lei Federal nº /2007 (Lei da REDESIM); Processos internos digitais; Aumento do quadro efetivo de funcionários; Ampliação dos trabalhos executados nos escritórios regionais. 6

8 Convênio nº 63/2013 O Convênio firmado entre JUCESC e FECAM em 24 de outubro de 2013, visa implantação por parte da Federação do Projeto Nova Junta nas áreas de atuação da JUCESC, com um trabalho contínuo de transferência de tecnologia, suporte, assessoria e consultoria dos agentes envolvidos, através de atualização do Sistema Integrador, análise das legislações municipais, treinamentos, acompanhamento presencial, coordenação das atividades envolvidas na implantação e padronização das rotinas dos processos. O intuito deste convênio é solucionar problemas socioeconômicos comuns às regiões e aos Municípios, o que vem ao encontro dos projetos promovidos pela JUCESC e pelo Estado de Santa Catarina. Parceiros de Implantação FECAM A Federação Catarinense de Municípios FECAM atua, em parceria com as Associações Microrregionais, no fortalecimento dos Municípios de Santa Catarina. São mais de 30 anos trabalhando a favor dos Municípios e dando voz às reivindicações dos prefeitos, defendendo os interesses municipalistas e investindo na eficiência da gestão pública municipal, contribuindo desta forma para uma melhor qualidade de vida da população. A entidade acompanha a gestão pública municipal na representação políticoinstitucional, na prestação de serviços e na disponibilização de produtos para o desenvolvimento dos Municípios catarinenses. Para isto, conta com estrutura técnica qualificada e especializada. Unindo forças com os órgãos nas diferentes esferas de 7

9 governo a FECAM apresenta e defende os interesses e necessidades dos Municípios, buscando promover o desenvolvimento e a evolução das regiões. CIGA O Consórcio de Informática na Gestão Pública Municipal CIGA integrante do Sistema FECAM, foi concebido com a finalidade de desenvolver ferramentas de governança eletrônica, por meio do emprego de tecnologias da informação e comunicação (TIC). Através do Programa Gestão Tributária encontra-se disponível aos Municípios ferramentas para gestão dos seus tributos, controle dos contribuintes e de documentos fiscais, permitindo assim, abertura, alteração e baixa de empresas mediante o Registro Mercantil Integrado REGIN, realizar a gestão das empresas e controle quanto às notas fiscais emitidas. Nessa linha o suporte técnico e operacional do sistema REGIN, dos Municípios contratantes, será realizado diretamente pelo CIGA, que também ficará responsável pela manutenção corretiva e adaptativa do mesmo. 8

10 INTRODUÇÃO A burocracia nos processos da administração pública municipal é necessária para que possam ser cumpridas, de forma integral, as legislações pertinentes, no entanto, quando é excessiva, ela acaba gerando mais danos do que benefícios. Ao dificultar a abertura de negócios, as exigências burocráticas prejudicam o desenvolvimento da região o qual emprego e renda deixam de ser gerados, especialmente os de boa qualidade. A burocracia desnecessária empurra empresas e trabalhadores para a informalidade, a sociedade deixa de ser protegida e o Município, o estado e o país desperdiçam seu potencial de crescimento, aumentando também os custos que são absorvidos de recursos que poderiam ter outras finalidades, como, investir no crescimento econômico. Desta forma considera-se que a regulação da atividade econômica é importante para proteger a sociedade, bem como as próprias empresas. A regulamentação do uso do solo é essencial para o bom funcionamento de uma cidade e para o padrão de vida de seus moradores, sendo uma das tarefas de maior relevância do governo municipal. Atualmente há no Brasil bons exemplos de Municípios que estimularam o empreendedorismo, reduziram a pobreza e conseguiram alcançar o tão desejado desenvolvimento. Os Municípios têm papel fundamental na prestação dos serviços públicos, ainda mais quando esses serviços refletem no desenvolvimento sócio econômico e possibilitam a geração de emprego e renda para a sua comunidade. Um dos principais serviços públicos prestados é a liberação do alvará de funcionamento para as empresas. O fornecimento rápido e eficiente do mesmo permite investimento e o desenvolvimento do setor privado local. 9

11 Alvarás de funcionamento aumentam a segurança operacional das atividades empresariais, e aumentam o nível de informação dos Municípios sobre o universo de empresas que operam em seu território e também consequentemente permite efetuar o controle sobre o uso adequado de ocupação do solo urbano. Vale destacar que é de responsabilidade do Município estimular o desenvolvimento local e regulamentar o funcionamento das empresas que possam vir a se instalar e que já estão instaladas em seu território, devendo optar por um processo de modernização na liberação do alvará de funcionamento e demais procedimentos envolvidos. Iniciando com a análise das atividades pretendidas pelas empresas com as áreas disponíveis para instalação dentro do território municipal, conforme já estabelecido junto ao Plano Diretor, até a integração dos órgãos licenciadores. Orientações e esclarecimentos às partes envolvidas sobre o funcionamento das atividades deverão ser prestados desde o inicio do processo a fim de evitar o retrabalho e auxiliar no esclarecimento das duvidas. As ferramentas tecnológicas auxiliam na otimização do tempo dos procedimentos e consequentemente aumentam a qualidade das rotinas, possibilitando uma evolução do círculo vicioso para o círculo virtuoso, conforme pode ser verificado junto a Figura 01. Figura 01 - Círculo Vicioso e Virtuoso 10

12 Benefícios que poderão ser alcançados com a modernização do processo de emissão do alvará de funcionamento: Aumentar o número de empreendimentos formais dentro do território do Município tornando mais eficiente a gestão dos cadastros e a fiscalização dessas empresas; Produtos e serviços oferecidos pelas empresas com garantia de maior segurança para seus clientes; Proporcionar agilidade às empresas no ato de regularização; Auxiliar no planejamento e no processo de tomada de decisão quanto ao desenvolvimento de políticas públicas mais eficazes. Os benefícios quanto à modernização do processo de emissão do alvará de funcionamento também são lucrativos para o setor privado, onde a maioria das empresas que são de micro e de pequeno porte, obtendo o alvará de funcionamento, pode prestar serviços de forma terceirizada, possibilitando assim o encontro de parceiros comerciais, o fornecimento para grandes empresas e órgãos públicos e a exportação de produtos e serviços, além de facilidade no acesso às linhas de crédito para o aumento do capital de giro e valorização do capital social e intelectual, que, consequentemente, proporcionará qualidade aos clientes podendo a empresa aceitar pagamentos com cartões de crédito e débito. Considerando que as empresas de micro e pequeno porte ocupam papel de destaque no cenário econômico nacional e que, de acordo com o cadastro do IBGE, essas categorias totalizam pouco mais de 5 milhões, representando 98,3% das empresas formais brasileiras em 2010, elas são responsáveis por 30% do emprego e 17% da renda salarial gerada na economia brasileira. 11

13 Desta maneira, a informalidade proporciona algumas desvantagens para a empresas: Competitividade de forma restrita com seus concorrentes; Impossibilita exercer as suas atividades de forma plena; Possui baixa divulgação dos serviços; Falta de acesso a financiamentos para investimentos e aperfeiçoamento do negócio. Assim, consequentemente possuirá crescimento limitado e dificuldade para conseguir novos clientes. 12

14 CAPÍTULO 1 PREMISSAS PARA O SUCESSO DO PROJETO DE MODERNIZAÇÃO A modernização, de um modo geral, é um grande desafio para os Municípios. Parte-se da premissa que para atender Municípios mais populosos com cidadãos mais exigentes, os mesmos precisam estruturar-se e serem mais eficientes nos seus processos a fim de garantir que os serviços sejam prestados com qualidade e agilidade. Vale destacar que a modernização vem atrelada a mudanças com a adoção e implantação de novos procedimentos, novas tecnologias, e a redefinição das atribuições profissionais das pessoas que trabalham com o Município. Para que o projeto de modernização do processo de liberação de licenças seja implantado com sucesso, é preciso o patrocínio e apoio do corpo diretivo do Município, isto é, do prefeito, do vice-prefeito e dos secretários, bem como, dos representantes das áreas envolvidas e do setor privado, como associações, federações e conselhos representantes de classes comerciais, industriais e de serviços. O apoio intensivo por parte desses grupos é essencial para a concretização desta iniciativa de modernização. O processo de mudança se torna cada vez mais necessário devido aos avanços tecnológicos e à quantidade de informações a que os cidadãos têm acesso. Além disso, os cidadãos estão mais conscientes de seus direitos e exigentes com os serviços que buscam, e um deles é a emissão do alvará de funcionamento. Entretanto, o processo de mudança pode gerar resistências e dificultar a implantação do projeto de modernização. A mudança pode gerar desconfortos e conflitos, sendo necessário o monitoramento e ações específicas para romper essas resistências. 13

15 Por que há resistência as mudanças por parte dos servidores e cidadãos? Por conta da rotina administrativa imposta aos servidores, com mais tempo de função, gera dificuldade na implantação de novas culturas; Mudanças comunicadas e implantadas de forma repentina, sem a participação dos envolvidos no processo, tendem a ter maior probabilidade de insucesso; A falta de comunicação de maneira clara e acessível sobre o processo de mudança e seus benefícios dificulta o entendimento e descredibiliza a ação. Para evitar resistências às mudanças e romper as que surgirem, pode ser utilizadas ferramentas como mobilização dos envolvidos, preparação para a mudança e treinamentos. 14

16 CAPÍTULO 2 A LEGISLAÇÃO 2.1 Lei Federal nº /2007 A Lei Federal nº , Lei da Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios REDESIM, foi promulgada em 03 de dezembro de 2007 e estabelece diretrizes e procedimentos para a simplificação e integração do processo de registro e legalização de empresários e pessoas jurídicas no âmbito da União, Estados e Municípios, além de criar a Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios REDESIM REDESIM A REDESIM é administrada por um Comitê Gestor e presidida pelo Ministro do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior. É composta por órgãos e entidades dos governos federal, estadual e municipal, responsáveis pelo processo de registro e legalização dos empresários, sociedades empresárias e sociedades simples. Sua composição, estrutura e funcionamento foram definidos em regulamento. Os órgãos e as entidades que compõem a REDESIM deverão considerar a integração do processo de registro e de legalização de empresários e de pessoas jurídicas e articular as competências próprias com aquelas dos demais membros, buscando, em conjunto, compatibilizar e integrar procedimentos, de modo a evitar a duplicidade de exigências e garantir a linearidade do processo da perspectiva do usuário. 15

17 Viabilidade Os Municípios deverão manter à disposição dos usuários, de forma presencial ou eletrônica na rede mundial de computadores, informações, orientações e instrumentos que permitam pesquisas prévias às etapas de registro ou inscrição, alteração e baixa de empresários e pessoas jurídicas, de modo a prover ao usuário certeza quanto à documentação exigível e quanto à viabilidade do registro ou inscrição. Segundo a legislação, estas pesquisas prévias, hoje analisadas no protocolo de viabilidade, no que compete ao Município, deverão bastar a que o usuário seja informado da descrição oficial do endereço de seu interesse e da possibilidade de exercício da atividade desejada no local escolhido e de todos os requisitos a serem cumpridos para obtenção de licenças de autorização de funcionamento, segundo a natureza da atividade pretendida, o porte, o grau de risco e a localização, quanto que a Junta Comercial analisará neste momento a possibilidade de uso do nome empresarial ou de denominação de sociedade simples, associação ou fundação, de seu interesse. A mesma lei determina que este procedimento de pesquisa (viabilidade) seja gratuito Alvará Provisório Os Municípios poderão emitir alvará provisório para as atividades de baixo risco, onde as vistorias prévias referentes a essas atividades serão realizadas posteriormente à abertura da empresa, permitindo seu funcionamento imediato após o registro. O empresário ou responsável legal pela sociedade que for beneficiado pelo alvará provisório deverá assinar um Termo de Ciência e Responsabilidade, onde constarão as exigências que deverão ser cumpridas para o funcionamento e exercício das atividades 16

18 econômicas constantes do objeto social, para efeito de cumprimento das normas de segurança sanitária, ambiental e de prevenção contra incêndio Documentação Quanto à documentação a ser exigida de natureza documental, restritiva ou condicionante para os atos de registro, inscrição, alteração e baixa de empresários ou pessoas jurídicas, conforme o Art. 7º fica vedado aos Municípios especialmente: I - quaisquer documentos adicionais aos requeridos pelos órgãos executores do Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins e do Registro Civil de Pessoas Jurídicas, excetuados os casos de autorização legal prévia; II - documento de propriedade, contrato de locação ou comprovação de regularidade de obrigações tributárias referentes ao imóvel onde será instalada a sede, filial ou outro estabelecimento; III - comprovação de regularidade de prepostos dos empresários ou pessoas jurídicas com seus órgãos de classe, sob qualquer forma, como requisito para deferimento de ato de inscrição, alteração ou baixa de empresários ou pessoas jurídicas, bem como para autenticação de instrumento de escrituração; IV - certidão de inexistência de condenação criminal, que será substituída por declaração do titular ou administrador, firmada sob as penas da lei, de não estar impedido de exercer atividade mercantil ou a administração de sociedade, em virtude de condenação criminal; Observação: Conforme o artigo 7º A, a abertura, alteração e baixa para empresários e pessoas jurídicas, ocorrerá independentemente da regularidade de obrigações tributárias, previdenciárias ou trabalhistas, principais ou acessórias, do empresário, da sociedade, dos sócios, dos administradores ou de empresas de que participem, porém na baixa os mesmos são responsáveis solidários. 17

19 Fiscalização dos Dados Cadastrais Na fiscalização dos dados cadastrais fornecidos pelos empresários e pessoas jurídicas, se detectada divergência, o Município deverá fazer constar no documento de autuação a obrigatoriedade da correção ou atualização no Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins (Junta Comercial) ou do Registro Civil de Pessoas Jurídicas (Cartório), conforme o caso, no prazo de 30 (trinta) dias Procedimento Eletrônico no Sistema Integrador Entrada única de dados cadastrais e de documentos, respeitando a independência das bases de dados e observando a necessidade de informações por parte dos órgãos e entidades. DICA 1: Dentro dos protocolos de viabilidade e de solicitação de alvará estão todas as informações constantes no contrato social e as imagens dos documentos estão disponibilizadas no formato PDF. DICA 2: O Município pode ainda solicitar ao suporte do Sistema Integrador, a inclusão de perguntas e esclarecimentos na aba de Informações Complementares. Os solicitantes poderão acompanhar o andamento de suas solicitações no Sistema Integrador. O Sistema Integrador deverá contemplar o conjunto de ações que devem ser realizadas envolvendo os órgãos e entidades das três esferas governamentais, aos quais caberão a responsabilidade pela formação, atualização e incorporação de conteúdo ao sistema. 18

20 CAPÍTULO 3 PASSO A PASSO DO PROCESSO DE MODERNIZAÇÃO COM BASE NA REDESIM O processo de modernização requer diversos cuidados no ato de implantação. Para isso, alguns passos deverão ser seguidos em sequência, que partem do princípio de organização, agilidade e qualidade, conforme pode ser observado no item 3.1, 3.2, 3.3 e PASSO 1 Diagnóstico da Situação Atual Identificar os problemas e as causas que atrapalham a eficiência e a eficácia do processo de emissão do alvará de funcionamento. Essa identificação é feita por meio do mapeamento do processo: Identificação das equipes envolvidas; Mapeamento do processo atual; Levantamento da legislação vigente. 3.2 PASSO 2 Propostas de Soluções para Simplificação dos Procedimentos Propor melhorias que simplifiquem e modernizem o processo de emissão do alvará de funcionamento, com foco na reforma regulatória e no uso intensivo de tecnologia da informação: 19

21 Revisão da Legislação; Fluxograma atualizado; Confecção das tabelas de grau de risco e planilha de segmentação do CNAE versus endereço. 3.3 PASSO 3 Implantação Planejamento e implementação das propostas de melhorias levantadas: Parcerias com o setor privado; Divulgação do projeto de modernização; Eventos técnicos (treinamentos, palestras, oficinas, seminários, e outros). 3.4 PASSO 4 Avaliação Contínua Monitoramento e avaliação dos resultados e identificação de novas melhorias e ações corretivas: Atualização e manutenção do Sistema Integrador; Melhoramento e revisão contínua dos procedimentos. 20

22 CAPÍTULO 4 DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL 4.1 Identificação das Equipes Envolvidas É necessário identificar as áreas que estão envolvidas diretamente no procedimento de abertura e alteração de empresas e liberação de licenças, alguns exemplos: Posturas; Tributos; Urbanismo / Planejamento; Vigilância Sanitária; Meio Ambiente. Em seguida proceder ao levantamento dos servidores que respondem por cada área no processo, verificar suas permissões de senhas e acessos junto ao Sistema Integrador. 21

23 4.2 Mapeamento do Processo Atual Já identificada a equipe de trabalho, é necessário entender o fluxograma atual do procedimento, no qual predominam as rotinas físicas e manuais, separadamente do que já estão de forma eletrônica. Neste passo também é interessante à verificação, dentro do Sistema, da ordem cronológica das liberações e suas condicionantes, quando houver. 4.3 Levantamento da Legislação Vigente É necessário realizar o levantamento das legislações vigentes em âmbito municipal a fim de verificar se as mesmas atendem aos procedimentos para a simplificação e integração do processo de registro e legalização de empresários e pessoas jurídicas que fazem parte da REDESIM. 22

24 CAPÍTULO 5 PROPOSTAS DE SOLUÇÕES PARA SIMPLIFICAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS 5.1 Revisão da Legislação A revisão para implantação do processo de modernização, na da legislação vigente em âmbito municipal, é fator primordial para entender como o processo está regulamentado in loco e para garantir seu o sucesso. As legislações municipais deverão ser comparadas com as estaduais e federais relacionando os processos para emissão das licenças de funcionamento. A comparação é necessária para observar e identificar necessidades de atualizações e/ou elaborações Legislações Municipais No âmbito municipal sugere-se avaliação de legislações como: Legislação Plano Diretor Descrição da Legislação De acordo com o Estatuto da Cidade, o Plano Diretor é a Lei municipal que estabelece a política de desenvolvimento e expansão urbana. Além de integrar o processo de planejamento municipal, deve conter as exigências para ordenação da cidade, com a finalidade de assegurar todos os direitos relacionados à qualidade de vida, a justiça social e ao desenvolvimento das atividades 23

25 econômicas. Lei de Zoneamento Urbano O zoneamento urbano pode estar estabelecido no próprio Plano Diretor ou em legislação municipalista específica. Em muitos Municípios, o zoneamento está contido na Lei de Uso e Ocupação do Solo. O zoneamento urbano é utilizado para definir que forma as diversas áreas urbanas podem ser utilizadas. Assim é possível estabelecer em que áreas urbanas as atividades econômicas podem ser exercidas. Código de Posturas Muitos Municípios brasileiros fazem uso do Código de Posturas para regular a utilização dos espaços urbanos. Esta legislação, normalmente, contém regra sobre estética urbana, horário de funcionamento de atividades comerciais, licenciamento de atividades em locais públicos, regras para funcionamento de feiras livres e mercados públicos, utilização do espaço aéreo e sub solo e, também, a instalação de faixas e cartazes em locais públicos. Código Tributário É necessário observar se o Código Tributário do Município já atualizado com as diretrizes estabelecidas pela Lei Geral da Micro e Pequena Empresa, especialmente, no que diz respeito ao tratamento tributário diferenciado que a elas deve ser dispensado. Licenciamento Ambiental Este é outro aspecto fundamental que deve ser observado pelo Município. É necessário verificar se existe lei estabelecendo a municipalização do licenciamento ambiental. Em caso positivo, deve-se prestar bastante atenção nas atividades econômicas que são passíveis de licenciamento por parte do Município. Regulamentação da Lei Geral A Lei Geral das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte foi instituída em 14 de dezembro de 2006 através da Lei Complementar Federal 123/2006 para regulamentar o disposto na Constituição Brasileira, que prevê tratamento diferenciado e favorecido à microempresa e à empresa de pequeno porte. Lei da Vigilância Sanitária A Lei da Vigilância Sanitária conterá as exigências e condições para o licenciamento e para a fiscalização, observando à disponibilidade do projeto arquitetônico perante as atividades desenvolvidas pela pessoa jurídica, a funcionalidade do edifício, o dimensionamento dos ambientes, instalações ordinárias e especiais e as especificações 24

26 Legislação Ambiental de Santa Catarina - CONSEMA básicas dos materiais. A Legislação Ambiental de Santa Catarina, regulada pelo Conselho Estadual do Meio Ambiente CONSEMA conterá regras que deverão ser verificadas no que diz respeito ao licenciamento das atividades que possuem impacto ambiental, consideradas potenciais causadoras de degradação ambiental Constituição Federal Com a realização da avaliação das leis municipais é necessário compará-las às leis federais e às leis específicas, sendo elas: Número Art. 170 da Constituição Federal Art. 146 da Constituição Federal Descrição da Legislação A União, os Estados e os Municípios dispensarão as micro empresas de pequeno porte, assim definidas em lei, tratamento jurídico diferenciado, visando incentivá-las pelas simplificações de suas obrigações administrativas, tributárias, previdenciárias e creditícias, ou pela eliminação ou redução destas por meio de lei. Cabe a Lei Complementar: III estabelecer normas gerais em matéria de legislação tributária especialmente sobre: d) definição de tratamento diferenciado e favorecido para as microempresas e para as empresas de pequeno porte, inclusive regimes especiais ou simplificados, no caso do imposto previsto no Art. 155, II, das contribuições previstas no Art. 1995, 12 e 13, e da contribuição a que se referente o Art

27 Legislações Específicas Número Lei nº /07 Descrição da Legislação Estabelece diretrizes e procedimentos para simplificação e integração do processo de registro e legalização de empresários e de pessoas jurídicas, cria a Rede Nacional para Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios REDESIM. Lei Complementar nº 123/06 Estabelece normas gerais relativas ao tratamento diferenciado e favorecido a ser dispensado às micro empresas e empresas de pequeno porte n o âmbito dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Decreto Federal nº 6.884/2009 Resolução CGSIM nº 12/2009 Resolução CGSIM nº 22/2010 Resolução CGSIM nº 25/2011 Institui o Comitê para a Gestão da Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios CGSIM. Institui Subcomitês do Comitê para Gestão da Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios CGSIM nos Estados e no Distrito Federal. Dispõe sobre regras a serem seguidas quanto às pesquisas prévias à regulamentação da classificação de risco da atividade para a concessão do Alvará de Funcionamento Provisório ou Definitivo de empresários e de sociedades empresariais de qualquer porte, atividade econômica ou composição societária, no âmbito da Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios REDESIM. Dispõe sobre parâmetros e padrões para desenvolvimento do modelo de integração da Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios REDESIM. 26

28 5.2 Fluxograma Atualizado Os fluxogramas a seguir formam a rotina do processo de solicitação de viabilidade e protocolos para abertura e alteração de empresas. Os mesmos se encontram em sequência cronológica de solicitação, por parte do empresário ou representado por seu contador, e de deferimento, por parte dos órgãos que compõem a REDESIM em SC. Figura 02 Fluxograma Protocolo de Viabilidade (PV) Figura 03 Fluxograma Protocolo Documento Básico de Entrada (DBE) da RFB 27

29 Figura 04 Fluxograma Protocolo Eletrônico (PE) da JUCESC 28

30 Observação: Quando as atividades estão classificadas como alto risco, o Município aguarda as licenças da vigilância sanitária e do meio ambiente, para posteriormente ser liberado o alvará de funcionamento. Figura 05 - Legenda 5.3 Confecção das Tabelas de Grau de Risco e Planilha de Segmentação do CNAE x Endereço Tendo como base a Resolução CGSIM nº 22, de 22 de junho de 2010 que dispõe sobre as regras a serem seguidas quanto às pesquisas prévias e à regulamentação da classificação de risco da atividade para a concessão do alvará de funcionamento provisório ou definitivo de empresários e de sociedades empresariais de qualquer porte, atividade econômica ou composição societária, aplicáveis aos órgãos da União, Estados, Municípios e Distrito Federal, responsáveis pelo processo de abertura e fechamento de empresas no âmbito da REDESIM, se faz necessário realizar a classificação do grau de risco, com base: No ramo da atividade desejada pelo usuário identificado a partir da Classificação Nacional de Atividade Econômica CNAE e da lista de atividades auxiliares; Nível de perigo potencial de ocorrência de danos à integridade física e à saúde humana, ao meio ambiente ou ao patrimônio em decorrência de exercício da atividade econômica; Dados ou informações que permitem o início de operação do 29

31 estabelecimento sem a necessidade da realização de vistoria para a comprovação prévia do cumprimento de exigências, por parte dos órgãos e das entidades responsáveis pela emissão da(s) licença(s) de funcionamento; Atividade econômica que permite o início de operação do estabelecimento sem a necessidade de vistoria para a comprovação prévia do cumprimento de exigências, caracterizadas atividades de baixo grau de risco; Atividade econômica de alto grau de risco que exige vistoria prévia por parte dos órgãos e das entidades responsáveis pela emissão de licenças e de autorizações antes do início do funcionamento da empresa. Municípios que emitem alvará de funcionamento provisório: Conforme análise realizada no tocante à classificação de risco, o Município ficará condicionado ao parecer de viabilidade e emissão do alvará de funcionamento provisório, que permite o funcionamento do estabelecimento imediatamente, caso a atividade econômica seja enquadrada em baixo risco ou em médio risco. Agora, se o deferimento for favorável ao enquadramento das atividades de médio risco será celebrado um instrumento denominado Termo de Ciência e Responsabilidade, em que o empresário ou responsável legal deverá observar os requisitos exigidos para funcionamento e exercício das atividades mediante cumprimento das normas de posturas, segurança sanitária, ambiental e de prevenção contra incêndios. O alvará de funcionamento provisório poderá ser convertido, pelo poder público municipal, em alvará de funcionamento definitivo quando órgãos e entidades competentes não realizarem as respectivas vistorias no prazo de vigência do alvará de funcionamento provisório. 30

32 Municípios que não emitem alvará de funcionamento provisório: Conforme análise realizada no tocante à classificação de risco, o Município ficará condicionado ao parecer de viabilidade e emissão do alvará de funcionamento. O funcionamento do estabelecimento imediatamente poderá ser liberado caso a atividade econômica seja enquadrada em baixo risco. Agora, se o deferimento for favorável ao enquadramento das atividades de alto risco, o empresário ou responsável legal deverá cumprir os requisitos exigidos para funcionamento e exercício das atividades mediante cumprimento das normas de posturas, segurança sanitária, ambiental e de prevenção contra incêndios para receber o alvará de funcionamento. O licenciamento é o procedimento administrativo em que o órgão regulador avalia e verifica o preenchimento de requisitos de posturas, segurança sanitária, controle ambiental, prevenção contra incêndios e demais requisitos previstos na legislação para autorizar o funcionamento de empresário individual, de sociedade empresária ou de sociedade simples, excepcionado o procedimento vinculado à concessão de uso de espaço privado (ou público quando for o caso). O licenciamento é posterior à emissão do parecer de viabilidade, registro empresarial e inscrições tributárias. Para construir a Tabela de Grau de Risco, o ideal é confeccionar primeiro uma Matriz de Risco visando o levantamento de parâmetros a serem analisados. 31

33 Exemplo de matriz de risco para atividades econômicas que solicitam alvará de funcionamento: RISCO CATEGORIA BAIXO MÉDIO ALTO Classificação da atividade ou uso Atividade comercial de prestação de serviço Atividade que atendem parâmetros de impacto no entorno e/ou desconforto ambiental Atividades com necessidade de controle ambiental. Causam impactos entorno e/ou incomodo e pólo gerador de tráfego Concentração de pessoas Pode ocorrer conforme atividade ou uso, utilização de menor de 50 pessoas Pode ocorrer conforme atividade ou uso, utilização acima de 50 pessoas e menor que 500 Pode ocorrer, conforme atividade ou uso acima de 500 pessoas Impacto no entorno e/ou incomodo Não Pode ocorrer carga e descarga, emissão de vapor, sonorização, dentre outros. Sim, carga e descarga, emissão de vapor, sonorização, dentre outros Área total construída Até 300m² Acima de 300m² e até 1.500m² Qualquer metragem de área edificável que abrigue atividade considerada de alto risco 32

34 Exemplo de matriz de risco com base na análise das características do Município: RISCO CATEGORIA BAIXO MÉDIO ALTO Análise de localização e/ou zoneamento Sim, sem vistorias in loco Sim, podendo ocorrer vistorias in loco Sim, com vistorias in loco Polo gerador de tráfego Não Pode ocorrer de acordo com a legislação específica Pode ocorrer de acordo com a legislação especifica Acessibilidade Não Sim, para atividade com necessidade do Certificado de Acessibilidade Sim para atividade com necessidade do Certificado de Acessibilidade Imóvel tombado Conforme restrições legais Conforme restrições legais Conforme restrições legais Impacto e/ou licença ambiental Não Sim, depende da atividade ou uso Sim, depende da atividade ou uso Vistoria pelos Bombeiros Não Não, exceto locais com mais de 750m² e/ou possuir mais de dois pavimentos ou atividades classificadas no sub grupo inflamáveis Sim Vistoria pela Vigilância Sanitária Não Sim, dependendo da atividade ou uso Sim, dependendo da atividade ou uso Alvará de funcionamento Alvará de funcionamento definitivo. Atividades em exigência de licenças Alvará de funcionamento com prazo de 90 dias para emissão das licenças necessárias Alvará de funcionamento definitivo, com necessidade de apresentação de licenças antes da emissão do alvará de funcionamento 33

35 No caso da matriz de risco apresentada: Recomenda-se como atividades de baixo risco, àquelas que têm baixo nível de complexidade quanto ao número de pessoas e à estrutura física, com isso, não causam impacto ambiental, não alteram condições urbanísticas e não se enquadram nos pré-requisitos sanitários. Por essas razões recomenda-se que não sejam submetidas à vistoria prévia para liberação do alvará de funcionamento; Recomenda-se como atividades de médio risco, àquelas que têm médio nível de complexidade quanto ao número de pessoas e a estrutura física, por isso exigem algumas vistorias, como a da Vigilância Sanitária, Meio Ambiente e Corpo de Bombeiros. No entanto, pelo grau de risco, essas documentações geradas nas vistorias podem ser entregues até 90 dias após a emissão do alvará de funcionamento; Recomenda-se como atividades de alto risco, àquelas que já são consideradas complexas e representam risco acentuado para a sociedade, Município e Meio Ambiente. Por isso, é necessária a entrega dos documentos gerados nas vistorias da Vigilância Sanitária, Meio Ambiente e Corpo de Bombeiros antes da emissão do alvará de funcionamento. A relação que se encontra disposta junto ao Anexo I e Anexo II da Resolução CGSIM nº 22, de 22/01/2010, poderá auxiliar na definição das atividades de alto grau de risco. Exemplo de tabela de grau de risco para Municípios com alvará provisórioo: Exemplo de tabelade grau de risco para Municípios sem alvará provisório: 34

36 Para utilizar a funcionalidade da Viabilidade Automática, o Município deve solicitar ao suporte a Planilha de Segmentação do CNAE x Endereço, para preenchimento. Após o preenchimento com as regras do Plano Diretor de cada Município, a mesma é carregada para o Sistema Integrador REGIN, possibilitando uma verificação automática se o código CNAE da atividade pretendida está liberado para funcionamento no endereço solicitado. Nesta planilha também é possível o preenchimento de exceção que habilitarão uma análise manual (próprias para o alto grau de risco). 35

37 CAPÍTULO 6 IMPLANTAÇÃO 6.1 Parcerias com o Setor Privado O setor privado é um importante parceiro do processo de emissão do alvará de funcionamento. Ele não participa diretamente do processo, mas sua atuação é de grande importância para criar discussões entre os empreendedores profissionais e o ambiente de negócios. É de fundamental importância que o setor privado esteja envolvido nas etapas do processo de modernização da emissão do alvará de funcionamento, pois as entidades de representação que compõem o setor privado têm contato direto com os empreendedores que são potenciais usuários dos serviços. Benefícios quanto ao envolvimento do Setor Privado: Apresentação do projeto para mostrar os benefícios da modernização do processo de emissão do alvará de funcionamento; Ressaltar a importância da parceria entre os Municípios e essas entidades para garantir o sucesso do trabalho; Promover acordo de cooperação para que todos estejam comprometidos e colaborem para o bom desenvolvimento e implantação do processo de modernização; Promover o enriquecimento do trabalho a fim de conseguir melhores resultados; Ampliar e divulgar o processo de modernização; Diminuir resistências com relação às mudanças sugeridas. 36

38 6.2 Divulgação do Projeto de Modernização Os portais eletrônicos municipais são a principal ferramenta de comunicação dos Municípios com os cidadãos, por isso seus conteúdos precisam ser funcionais e eficientes. Atualmente a FECAM disponibiliza aos Municípios federados versões de portais modernos e arrojados, configurados conforme a legislação vigente. No caso do processo de modernização, o portal servirá para divulgar quais são os procedimentos adotados no que tange a emissão das licenças e do alvará de funcionamento. Disponibilizar um portal que possua funções de fácil compreensão e utilização trará como benefícios a rapidez na execução dos procedimentos, prevenção de erros e satisfação do cidadão. Principais utilidades do portal eletrônico do Município para emissão do alvará de funcionamento: Divulgar a importância e os benefícios da emissão do alvará de funcionamento; Fornecer informações sobre os procedimentos de emissão; Promover uma interface com o cidadão para a solicitação eletrônica do processo de abertura e alteração de empresa (REDESIM). Demonstração das informações no portal eletrônico do Município para emissão do alvará de funcionamento: Utilizar linguagem de fácil entendimento para o cidadão; Utilizar ferramenta de busca em todas as páginas para facilitar a pesquisa; Eliminar passos e elementos desnecessários; Fornecer ícone explicativo ao lado do campo de preenchimento do formulário 37

39 eletrônico com informações de como preenchê-lo. Assim como o portal eletrônico dos Municípios outras ferramentas e canais de comunicação podem ser utilizados para realizar a orientação aos cidadãos, tais como: Propaganda (mídia paga): permite a divulgação para grandes públicos, tanto para fortalecer a imagem do serviço quanto para se obter respostas rápidas. A propaganda tem forte impacto na divulgação; Relações Públicas: é a divulgação gratuita por intermédio de acompanhamento de chamadas na imprensa, material informativo ou workshops de divulgação; Eventos Técnicos (grandes encontros públicos): são eventos organizados pelo próprio Município para divulgar o projeto ou promovidos pelos próprios atores ou grupos de interesse; Marketing Direto: é a divulgação direta para indivíduos específicos. Seu maior objetivo é estabelecer um canal de comunicação onde se obtém respostas do seu público-alvo; Materiais Impressos: podem ser formulários, folhetos, cartazes, filipetas, cartilhas, etc. Os materiais impressos podem ajudar na divulgação e, principalmente, na orientação dos procedimentos. Possíveis riscos de uma comunicação ineficaz: Que os envolvidos não tenham conhecimento dos novos procedimentos; Que a ocorrência de retrabalho no ato de solicitar o alvará de funcionamento, possa gerar insatisfação quanto à realização dos serviços; Que a credibilidade do projeto implique na perda dos esforços usados para a sua elaboração e implementação. 38

40 6.3 Eventos Técnicos (treinamentos, palestras, oficinas, seminários, entre outro) Eventos técnicos são mecanismos importantes e que devem ser utilizados para realizar as orientações aos envolvidos no processo e aos que serão beneficiados por ele. A capacitação aumenta a eficiência do serviço e é uma forma de equalizar o entendimento sobre os novos procedimentos e de contribuir com a qualidade do trabalho a ser prestado. O Município poderá definir um plano de realização dos eventos e identificar a linguagem que será utilizada, sendo recomendado que seja de forma simples e objetiva, a fim de atingir todos os públicos participantes. Após a realização dos eventos técnicos será possível avaliar, quanto ao entendimento do público alvo, o conteúdo ministrado. Com base na avaliação é possível verificar as possíveis falhas e assim realizar as correções. Os eventos técnicos deverão ser renovados à medida que haja mudança e que novos conceitos sejam inseridos no processo de emissão do alvará de funcionamento, tratando assim a reciclagem do conhecimento como fato primordial. 39

41 CAPÍTULO 7 AVALIAÇÃO CONTÍNUA 7.1 Atualização e Manutenção do Sistema Integrador A través do Programa Gestão Tributária PGT o Consórcio de Informática na Gestão Pública Municipal CIGA disponibilizará aos Municípios um conjunto de ferramentas para gestão dos tributos, controle dos contribuintes e de documentos fiscais, permitindo a abertura, alteração e baixa de empresas mediante o Registro Mercantil Integrado REGIN e ainda a realização da gestão das empresas e o controle das notas fiscais emitidas. Sendo o Sistema Integrador Estadual escolhido o REGIN, os Municípios consorciados que contratam esta ferramenta recebem manutenção corretiva e adaptativa do sistema com atualizações conforme a demanda da legislação e dos próprios Municípios, suporte técnico e operacional. 7.2 Melhoramento e Revisão Contínua dos Procedimentos A fim de realizar melhorias junto aos procedimentos do sistema integrador, a FECAM, em parceria com o CIGA, criou uma central de help desk para atendimento de forma eficiente aos chamados registrados. 40

42 Como abrir um chamado? Municípios em geral e contadores: suporteintegrado@jucesc.sc.gov.br Municípios consorciados ao CIGA com adesão ao PGT: regin@ciga.sc.gov.br Quem analisa? Os chamados são analisados pela JUCESC e CIGA. De acordo com a classificação do problema o chamado é direcionado para um responsável que dará a solução. 41

43 CONCLUSÃO O Estado de Santa Catarina é pioneiro na visão de integração dos entes envolvidos para liberação de licenças de funcionamento. No ano de 2004 iniciou o processo de construção de uma ferramenta tecnológica para propiciar esta integração. Em 2007 esta ferramenta foi concluída ocorrendo o início da disponibilização para os entes envolvidos, com a participação da FECAM no processo a adesão por parte dos Municípios foi de 100%. Em dezembro do ano anterior, o Governo Federal publicou a Lei nº 123/2006 que aborda o tratamento diferenciado para micro e pequena empresa, inclusive quanto à abertura da empresa e, posteriormente, a Lei da REDESIM nº /2007. De forma geral, a implantação de novas tecnologias que permitem aos cidadãos comodidade, agilidade e eficiência na prestação dos serviços, fazem com que a administração municipal cumpra o seu papel, estimulando o desenvolvimento local. É fator primordial para se ter sucesso na implantação de uma nova tecnologia, envolver todos os agentes que serão afetados, além, é claro, de fornecer treinamentos e orientações para alcançar o entendimento do público alvo quanto ao respectivo funcionamento, abordando o assunto com uma linguagem clara, objetiva e que possa ser entendida de forma única. O procedimento de modernização tributária, no ato da liberação do alvará de funcionamento, será positivo para a administração municipal, que contará com empresas saindo da ilegalidade, aumento na arrecadação de impostos e capitação de investimentos. Para o setor privado o benefício será a diminuição da burocracia no ato da solicitação das licenças, a possibilidade de crescimento, a valorização dos serviços e o aumento da lucratividade. Já a sociedade terá acesso de maneira transparente e facilitada, as informações quanto à aplicação dos recursos e prestações dos serviços. 42

44 Além destes inúmeros benefícios, a modernização proporciona a redução do consumo de papel, o que a torna ecologicamente correta, incentiva o comércio eletrônico e o uso de novas tecnologias com padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas e, é claro, o fomento ao surgimento de novas oportunidades de negócios. E para lembrar que todos os processos e rotinas eficientes precedem de uma gestão organizada e de sucesso, citamos o estatístico americano, Willian Eduardo Deming: Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia. 43