PRESERVAÇÃO DIGITAL E ANALÓGICA: o desafio do profissional da informação 1

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHÃO CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS CURSO DE BIBLIOTECONOMIA DIRETÓRIO ACADÊMICO DE BIBLIOTECONOMIA XIV Encontro Regional de Estudantes de Biblioteconomia, Documentação, Ciência da Informação e Gestão da informação Os novos campos da profissão da informação na contemporaneidade 16 a 22 de janeiro de 2011 PRESERVAÇÃO DIGITAL E ANALÓGICA: o desafio do profissional da informação 1 Ialy Cintra Ferreira Daniel Everson Andrade da Silva Renata Maria da Silva Ramos RESUMO Preservar o conhecimento é um desafio para todo aquele que tem como função administrar e salvaguardar documentos. Procurou-se traçar um caminho que contribuísse com os gestores de unidades de informação diante da escolha da melhor forma de preservação, seja digital ou analógico. Por meio de uma revisão de literatura, apresentamos resultados que colaborem com esse processo decisório na adoção do mecanismo a ser utilizado. Trazendo como pontos determinantes o posicionamento do bibliotecário, discutindo assim a preservação da informação como uma atribuição de gestão na era da comunicação. Palavras-chave: Preservação da informação. Digitalização. Conservação de Acervos. 1 Trabalho científico de comunicação em pôster, apresentado ao GT 4 Tecnologias e Redes de Informação. UFPE, graduando em biblioteconomia, lycintra@ymail.com UFPE, graduando em biblioteconomia, danielevrson@yahoo.com.br UFPE, graduando em biblioteconomia, renata_histoire@yahoo.com.br.

2 1 INTRODUÇÃO Atualmente vivemos em um tempo em que preservar o conhecimento é um desafio para todo aquele que tem como função administrar e salvaguardar documentos, especialmente no quesito da escolha de que ferramenta usar para essa ação. Percebemos que estamos num tempo de transformação, onde o a informação impressa concorre diretamente com a informação digital e, especialmente, com o desenvolvimento de redes de informação dinâmicas. Essa difusão de informação é uma área que as bibliotecas não podem ignorar e que pode tornar-se a oportunidade de serviços além das tradicionais apresentações da informação. Neste contexto informacional de mudança, revela um novo questionamento para a biblioteca, a de decidir como preservar a informação contida nela, seja de forma a salvaguardar o suporte original com ações de conservação e preservando as características intrínsecas do seu material; ou digitalizar seu acervo de forma a preservar a informação contida no suporte (seja livros, mapas, fotografias, ou qualquer objeto onde for impresso a informação), disseminando rapidamente seu conteúdo. Bibliotecas são instituições que têm como principal tarefa preservar objetos que registram a herança tanto histórica, artística e científica de uma região, estado ou país, sendo sempre relacionadas com a cultura, intelectualidade e status de uma sociedade. Independente da ferramenta, o bibliotecário deve construir uma consciência de preservação do seu acervo, constituindo uma política para sua biblioteca de forma a estabelecer critérios e ações que colaborem com a manutenção da informação. Cumprir este papel será contribuir com a missão da biblioteca, salvaguardando e disseminando o conhecimento. Preservar o conhecimento é um desafio para todo aquele que tem como função administrar e salvaguardar documentos. Nesse artigo procurou-se traçar um caminho que contribuísse com os gestores de unidades de informação diante da escolha da melhor forma de preservação, seja digital ou do suporte analógico. Discutir a preservação da informação como uma atribuição de gestão na era da comunicação é uma tarefa cobrada pela sociedade, à construção de políticas que dêem base para uma administração segura dos acervos, tanto aos recursos adequados, quanto as técnicas apropriadas para prolongar a vida útil dos suportes de informação dependem da escolha de um mecanismo que primem pela garantia da integridade da informação desse patrimônio, levando

3 em conta critérios determinados, sendo determinantes para sua preservação para as gerações futuras. Para um melhor entendimento e eficácia das ações, os conceitos de preservação, conservação e restauração precisam estar claros. Para Cassares (2000): Preservação: É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. Conservação: É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos por meio de controle ambiental e tratamentos (higienização, reparos e acondicionamento). Restauração: É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo tempo de uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. Pretendemos apresentamos dados que colaborem com o processo de decisão na escolha do mecanismo a ser utilizado, analisando características de cada método. Entendemos que a adoção de um mecanismo se faz a partir da análise da situação biblioteca e a política praticada nela, sendo reflexos do posicionamento do bibliotecário. 2 PRESERVAÇÃO DO SUPORTE Preservação do suporte são as ações que visam o combate à deterioração dos documentos, compreendendo uma política global que abrangem todos os aspectos dentro da biblioteca, sejam administrativas e financeiras, as atividades de reparo e restauração ou as simples medidas de higienização, juntas essas ações objetivam a conservação do acervo e tudo é feito para a proteção do patrimônio. Fazendo um estudo do estado do acervo pode-se planejar um controle das causas de degradação, permitindo à adoção de medidas de prevenção. Com intervenções diretas, feitas com a finalidade de resguardar, reparar ou higienizar o objeto, prevenisse os possíveis malefícios da ação do tempo sobre o livro, sendo um conjunto de procedimentos práticos baseados num conjunto de medidas específicas e preventivas necessárias para a manutenção da existência física do documento. Sempre que houver um planejamento de uma política de preservação, devem-se determinar ações que combatam os agentes físicos (como a luz, a temperatura e umidade relativa), os agentes químicos (como a poluição ambiental e a poeira), os agentes físicos mecânicos (como a guarda inadequada, o manuseio incorreto e os desastres), os Agentes biológicos (como os microorganismos: fungos e bactérias - insetos: baratas, traças, brocas,

4 cupins e piolhos - roedores e o homem) e os desastres que podem ocorrer na instituição. Segundo SÁ (2001) o principal segredo está em conservar bem, para não precisar restaurar. Para assegurar uma longa vida útil para o acervo como um todo, o método mais eficiente, em relação aos custos e aumentar sua longevidade, é prevenir da melhor forma possível a sua deterioração. Assim, o planejamento da preservação, não deve ser visto como um elemento novo, mas como um componente das operações e responsabilidades da instituição. (SILVA FILHO, 2004). 2.1 Higienização De acordo com BELLOTTO & CAMARGO (1996, p.42), a higienização corresponde, basicamente, à retirada da poeira e outros resíduos estranhos aos documentos, por meio de técnicas apropriadas, com vista à sua preservação. A higienização é um dos procedimentos mais importantes no processo de preservação de documentos, pois a ação dos resíduos que se depositam ao longo do tempo degrada a estrutura do suporte, resultando como conseqüência à perda de informações importantes do acervo. Com a ação de higienização podem-se também analisar as condições do acervo, como exemplo a proliferação de fungos, a identificação de materiais extrínsecos que degradem o suporte como grampos e clipes, a existência de folhas rasgadas ou até ausência de páginas. A higienização mecânica a seco, volume por volume, é a mais recomendada dependendo do grau da sujidade, adotando como ferramentas trinchas e pinceis de cerdas macias para não danificar o acervo. 2.2 Monitoramento ambiental Devido ao clima tropical a temperatura e umidade do local de guarda do acervo têm uma variação muito grande, então para que se mantenha em níveis ideais é necessário o uso de umidificadores para locais secos e desumidificadores para locais úmidos, com controle por higrômetros e medidores de umidade. O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 20 C e a umidade relativa de 45% a 50%, evitando-se de todas as formas as oscilações de 3 C de temperatura e 10% de umidade relativa (CASSARES, 2000).

5 A luz deve ser controlada de forma a não atuar negativamente sobre o acervo, são esses elementos básicos que colaboram para fotodegradação causando seu envelhecimento precoce e acelerado do papel. Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva aos materiais de acervos, provocando consideráveis danos através da oxidação (CASSARES, 2000). Já a poluição atmosférica gerada pela poeira acumulada e pela emissão de gases tóxicos produzidos deve ter seu acesso impedido por meio de filtros e cortinas ou persianas. O controle ambiental favorece na eliminação desses microorganismos e insetos já que impede variação da temperatura e da umidade elevadas do clima tropical e a preocupação com a manutenção da limpeza para não permitir a ação dos agentes biológicos que para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentação. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de higiene etc. (CASSARES, 2000). 2.3 Conservação Reparadora Ações realizadas por uma equipe especializada que executa atividades de desinfecção e extermínio de pragas, remendos e enxertos de folhas, consolidação de capas e reestruturação de lombadas, encadernação de capa dura e brochuras e a execução de acondicionamentos para obras especiais. (Diretrizes de preservação na Fundação Biblioteca Nacional) 3 PRESERVAÇÃO DIGITAL A preservação através da digitalização está muito ligada a o espaço cada vez maior que a rede de computares mundial vem tomando em nossas vidas [...] as sociedades contemporâneas esperam contar com o domínio de recursos digitais para garantir o acesso de longo prazo a grandes estoques informacionais (Arellano, 2008), assim a digitalização de documentos é não só a garantia da preservação da informação como uma forma de facilitar a disseminação através de bibliotecas eletrônicas e digitais. Segundo Arellano (2008) As técnicas de preservação que eram conhecidas pelas bibliotecas e pelos centros de informação se modificaram e encontraram novas práticas num contexto de redes de computadores [...]. Mas afinal o que é digitalizar? Segundo Dodebei (2007):

6 Digitalizar compreende o processo de representar um objeto concreto ou analógico em bits. A imagem digitalizada se transforma em conjuntos de pixels que podem ser compreendidos visualmente pelo olho humano e também por programas de computação. Digitalizar segundo Martins, Reiney e Pires (2001) trata-se da Reprodução por varredura eletrônica em disco ou outro suporte de alta densidade permitindo a visualização do documento em terminal ou sua impressão em papel. Devido à ameaça causada pelo tempo à documentação, hoje vemos a digitalização apresentar-se como uma saída para os profissionais da informação salvaguardarem o conhecimento, possibilitando a acessibilidade de variadas tipologias de documentos às futuras gerações, uma vez que preservar o conhecimento é uma das missões do bibliotecário. O processo de digitalização deve desempenhar a função de dar acesso aos documentos de arquivo e como auxílio à sua preservação, constituindo-se como instrumento capaz de dar acesso simultâneo local ou remoto aos representantes digitais de diferentes gêneros documentais, como os documentos textuais, cartográficos e iconográficos em suportes convencionais. [...] Entretanto, não se pode privilegiar ações de digitalização em detrimento das ações de conservação convencional dos acervos físicos custodiados em instituições, pois os originais são únicos e insubstituíveis, quanto ao seu conteúdo como em seus elementos materiais. (CONARQ, 2000) A escolha do processo de digitalização como mecanismo de preservação da informação implica na escolha tanto do equipamento onde se realizará a digitalização como também as questões relacionadas ao gerenciamento do ambiente tecnológico em que se inserem os representantes digitais. Deve-se sempre fazer um planejamento levando em consideração a necessidade de estabelecer uma infra-estrutura para a implantação e sustentabilidade do projeto, previsão orçamentária capaz de garantir os custos a curto e longo prazo, a atualização e aquisição de novas versões de software e hardware, como também a criação de projeto de manutenção desse acervo, a seleção de formatos digitais e a adoção de requisitos mínimos, que garantam a preservação e a acessibilidade dessas informações. O projeto de digitalização deve prever as seguintes etapas: a captura digital (a transformação da informação em meio analógico para meio digital), o processamento (tratamento), o armazenamento (seja em repositórios, servidores ou DVD s), o gerenciamento (organização) e a distribuição dessa informação. Uma vez digitalizados os documentos precisam tomar um formato capaz de ser visualizado por usuários que usem os mais diversos Sistemas Operacionais, assim, por

7 exemplo, o PDF apresenta-se como um formato quase unanime para a visualização de documentos digitalizados, oferece vantagens tais como: multiplataformas, extensível, ser confiável, ter riqueza na integridade de arquivos, ser seguro, pode ser pesquisável e ser acessível. Criado pela Adobe Systems e aperfeiçoado durante os últimos 17 anos, o formato Portable Document Format (PDF) é o padrão global para a captura e a revisão de informação de mídia rica de quase todos os aplicativos ou sistemas operacionais e para o compartilhamento com quase qualquer pessoa, em qualquer lugar. (ADOBE, 2010) Nos dias atuais o profissional da Ciência da Informação não deverá apenas se ocupar em montar estratégias de organização e preservação da informação em meio físico, tendo em vista que a internet aproxima o usuário da informação podendo o mesmo ter acesso a, por exemplo, obras raras (através da digitalização) que já não podem mais ser manipuladas pelas mãos, devido intempéries sofridas através dos anos. O profissional da informação, no entanto precisa estar capacitado para poder utilizar as ferramentas que lhe possibilitem usar a internet como forma de preservação do conhecimento, ou, para apenas digitalizar documentos da biblioteca onde este presta serviço. Segundo Cunha e Lima (2007): [...] a preservação da informação no contexto analógico significa garantir a integridade física do suporte. Porém, quando se trata de suportes digitais a integridade física não parece suficiente, visto que se fazem necessários dispositivos que tornem acessíveis os conteúdos para o acesso humano (os discos rígidos, cd s, disquetes, etc). Isto leva a uma necessidade de preservação também dos softwares, bem como dos equipamentos necessários à utilização dos mesmos. Este aspecto das mídias digitais traz novos desafios à preservação da informação. 4 PRESERVAÇÃO DIGITAL E ANALÓGICA: O PAPEL DO BIBLIOTECÁRIO É notável o lugar de grande importância que ocupa os centros de documentação quando o assunto é armazenar documentos, mas quanto à preservação e conservação dos mesmos é um conceito atualmente em debate e vem de uma constante evolução, como afirma Conway (2001): Há muito tempo, as bibliotecas e os arquivos têm a responsabilidade de reunir, organizar e proteger a documentação da atividade humana. A ética da preservação, como gerenciamento consciente e coordenado, é um fenômeno mais recente. E se os sistemas de documentação ganham destaque, os profissionais que atuam neste âmbito não poderiam ser deixados de lado. Muito já foi discutido sobre o papel do

8 bibliotecário como sendo o mais apto para a salvaguarda das informações, já que estas são o objetivo maior de sua função. Assim como, os meios e métodos de preservação a serem aplicados para que as informações contidas nos documentos não se percam com o passar do tempo. Segundo Noeli Viapiano (2008): O processo de globalização e a rápida difusão das tecnologias de informação e comunicação estão revolucionando as formas de produção, acesso, tratamento e disseminação da informação, colocando a informação como fator primordial de crescimento econômico. E diante de tantas mudanças no campo tecnológico o perfil do bibliotecário não poderia permanecer estagnado. Como este lida com informação e esta adquire as mais variadas formas, o profissional precisa estar atento as modificações ocorridas tanto no mercado de trabalho quanto nas novas áreas de atuação, para que este possa ter capacidade de atender as novas demandas. Muitos já demonstram uma preocupação em se adequar e procuram voltar suas habilidades e especializações para promover uma melhor acessibilidade aos materiais. Mas por onde começar? Planejamento estratégico por parte da instituição é indispensável!torna-se necessário incluir uma política de armazenagem, de preservação analógica e digital, conservação preventiva, restauração e uso por parte do público. Não esquecendo que seus custos devem ser igualmente pensados e incluídos no planejamento. Historicamente, muitos bibliotecários têm sentido que um programa de conservação é um problema demasiadamente técnico e complexo para que eles possam assumi-lo. (PATTERSON, 1979) Esse quadro deve ser revertido, os bibliotecários precisam manter uma postura pró-ativa e estarem envolvidos desde a elaboração do projeto, passando por sua implantação até o uso e a manutenção contínua dos sistemas automatizados que facilitam o (esse) acesso. Porque a preservação no universo digital descarta toda e qualquer noção dúbia que entende preservação e acesso como sendo atividades distintas. (CONWAY, 2001) Os padrões de conservação equivalentes a temperatura ambiente, umidade, poluição atmosférica, controle de insetos, mobília e iluminação, devem seguir as normas recomendadas para prolongar as condições de uso de todos os materiais que os centros de informações armazenam, além do manuseio incorreto ou mesmo acidentes e situações de emergência. Com obras raras os cuidados devem ser redobrados, intervenções mal feitas e a presença de fungos nas obras podem acarretar a uma perca total de informações.

9 Uma educação contínua de usuários torna-se essencial no cronograma da instituição, sendo essa uma das competências do bibliotecário e a ser uma atividade inserida logo quando elaboradas as políticas de preservação. A educação do usuário para a preservação prolonga a duração física do material, diminuindo o custo com restaurações e assegurando o acesso a informação. E para que essa consciência de preservação chegue até o usuário, ela precisa já está formada para o profissional da informação, que deve entender a necessidade social de perpetuar as informações. É preciso também que o líder da instituição tenha o conhecimento prévio sobre qual tipo de tecnologia se molda a seu público. Pois, foi constatado que a implantação do acesso digital às coleções depende de uma decisão estratégica dos administradores (MÁRDERO, 2005). A longevidade, seleção, qualidade, integridade e o acesso aos materias, devem sempre ser levados em conta quando as ações que podem auxiliar nos procedimentos técnicos forem estabelecidas junto às metas e as prioridades para a preservação analógica e digital. O conhecimento prévio específico na área deve vir da formação pessoal do profissional e as tomadas de decisões devem ser supervisionadas e contar sempre com a participação e o envolvimento do bibliotecário responsável pela instituição. Tudo isso visa o seu comprometimento com a informação e a satisfação do usuário a quem esta se destina, funções que são de sua principal competência. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Desde a antiguidade até os dias atuais a tecnologia passou por constantes evoluções, nada mais natural que os métodos para armazenagem e a preocupação com a preservação e conservação dos materiais frutos das tecnologias passassem por algumas atualizações. O real papel do bibliotecário é tornar disponível todas as informações que supram as necessidades de sua comunidade, escolhendo para isso o meio que melhor facilitar essa disponibilidade. E Muitos dos princípios centrais da preservação, desenvolvidos no universo analógico, podem ser transportados para o universo digital, de forma a dar prosseguimento ao essencial desempenho da administração e dos serviços. (CONWAY, 2001) Para tal é necessário que o profissional da informação tenha interesse e invista em sua formação pessoal, pois O maior obstáculo para o desenvolvimento e administração dos programas de preservação é a carência, não de dinheiro, mas de conhecimento. (DARLING, 1981)

10 Presumindo o fato de que O bom usuário, aquele que sabe utilizar os recursos de uma biblioteca de forma proveitosa, é moldado pelo profissional que atua na biblioteca. (MELO; MARQUES, 2004). Pensando nisso quando determinarmos qual a ferramenta de preservação iremos implementar, ou, quando concebermos uma política de preservação, não devemos se perder de vista o maior objetivo da biblioteca que é informar e socializar o saber, dar acessibilidade ao seu acervo existe. A biblioteca não é um lugar onde são estocados livros e papéis, o que ela guarda e preserva é um conhecimento que constitui um patrimônio para a humanidade, onde ela vai buscar os seus caminhos e que, portanto, deve ser preservado para ser usado. (GOMES, 1997). Cabe então ao profissional bibliotecário no papel de gestor da informação medir e pesar qual a melhor solução para salvaguardar o acervo que ele está gerenciando, seja ela eletrônica ou analógica. PRESERVATION OF DIGITAL AND ANALOG: the challenge of the information professional. ABSTRACT Preserving knowledge is a challenge for anyone who is there to protect and manage documents. Sought to draw a path that would contribute to the unit managers information on choosing the best form of preservation, either digital or analog. Through a literature review, we present results that collaborate with this decision process to adopt the mechanism to be used. Bringing decisive points as the position of librarian, discussing the preservation of information as well as an allocation of management in the communication era. Keywords: Preservation of information. Scan. Conservation of Collections. REFERÊNCIAS ADOBE. Diponível em: < Acesso em: 16 nov CASSARES, N. C.; MOI, C. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado: Imprensa Oficial, CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes. [Rio de Janeiro], 2010.

11 CONWAY, Paul.. Preservação no universo digital. 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, p. (Conservação preventiva em bibliotecas e arquivos ; v.52). ISBN (broch.) DARLING, Pamela W. Creativity v. despair: the challenge of preservation administration. Lybrary Trends, no. 30, p , Autumn DODEBEI, Vera. Digitalização do patrimônio e organização do conhecimento. In: ENCONTRO NACIONAL DE PESQUISA EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, 8; 2007, Salvador. Anais eletrônicos... Salvador: [s.n], Disponível em: < Acesso em: 20 nov FUNDAÇÃO BIBLIOTECA NACIONAL. Centro de Processos Técnicos. Coordenadoria de Preservação. Diretrizes de preservação na Fundação Biblioteca Nacional. Disponível em: rizes.pdf>. Acesso em: 23 nov GOMES, Sônia de Conti. Técnicas alternativas de conservação: recuperação de livros, revistas, folhetos e mapas. Belo Horizonte: UFMG, p LUCCAS, L.; SERIPIERRI, D. Conservar para não restaurar. Brasília: Thesaurus, p. MANERO, Maria Adelaida Allo. Teoría e historia de la conservación y restauración de dumentos. Revista General de Información y Documentación. Madrid, v. 7, n. 1, Disponível em: < RGID A.PDF>. Acesso em: 14 nov Disponível em: < Acesso em 30 nov MÁRDERO, M. Á. A. As coleções de obras raras na biblioteca digital, Disponível em: < Acesso em: 25 out MÁRDERO, M.Á.A.; LEITE, F.C.L. Acesso aberto à informação científica e o problema da preservação digital, In Biblios - Revista de Bibliotecología y Ciencias de la Información. MARTINS, Neire do Rossio, REINEY, Alice, PIRES, Reinaldo. Digitalização de Documentos. [s.l]: [s.n], Disponível em: < Digitalizacao_Unicamp.pdf>. Acesso em: 25 nov MELO, Érica S.F. de; MARQUES, Tércia M. de S. M. Conservação e preservação de acervos: súplica do livro. In: XIII SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, Natal, Redimensionamentos de cenários e estratégias de ação.disponívelem:< SFde Melo-ConservPreservAcervos.pdf> Acesso em: 18 nov OHIRA, M. L. B.; PRADO, N. S. Profissional da informação no Brasil: avaliação científica e reflexos nos currículos dos cursos de graduação em Biblioteconomia. In: ENCONTRO NACIONAL DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, 5., 2004, Salvador. Anais eletrônicos. Disponível em: Acesso em: 21 nov

12 PENA, M. G.; SILVA, A.C. A digitalização de Documentos Históricos e a Gestão Eletrônica de Documentos para Disponibilização On Line. Saber Digital: Revista Eletrônica do CESVA, Valença, v. 1, n. 1, p , mar./ago SÁ, Ivan Coelho de. Oficina de Conservação Preventiva de Acervos. Porto Alegre, Museu Militar, CMS, SILVA FILHO, José Tavares da. Conservação preventiva de acervos bibliográficos. Disponível em: < Acesso em: 30 nov VIAPIANA, Noeli. A contribuição do profissional bibliotecário nos desafios da inclusão social, Disponível em: < Acesso em: 12 dez WILLIS, Don.. Uma abordagem de sistemas híbridos para a preservação de materiais impressos. 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacioanl, ZAFALON, Zaira Regina. Biblioteca digital x biblioteca virtual: aspectos norteadores para proposta de implantação em um IES. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, , Natal.