Introdução ao CardScan. Capítulo

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1 Introdução ao CardScan Capítulo 1

2 1 Copyright 2006 CardScan, Inc. Todos os direitos reservados no mundo inteiro. Este guia é protegido pela lei federal de direitos autorais. Nenhuma parte deste guia pode ser reproduzida ou distribuída, transcrita, armazenada em um sistema de recuperação, traduzida para outro idioma ou para uma linguagem de computador ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio sem o consentimento prévio por escrito da: CardScan, Inc. 25 First Street, Suite 107 Cambridge, MA Tel.: (617) Fax: (617) Marcas comerciais: CardScan e AtYourService são marcas registradas da CardScan, Inc. Windows é marca comercial da Microsoft Corporation. Todas as outras marcas comerciais são propriedade de seus respectivos proprietários. Isenção de garantias: A CardScan, Inc. não fornece quaisquer garantias, declarações ou promessas não estabelecidas expressamente neste contrato. A CardScan, Inc. exclui e isenta-se de toda e qualquer garantia implícita de comercialização, titularidade ou adequação a um propósito específico. A CardScan, Inc. não garante que o software ou a documentação atenderá aos seus requisitos ou que o software e a documentação não apresentarão defeitos ou erros ou que o software operará de forma ininterrupta. LIMITAÇÃO DE RESPONSABILIDADE: A responsabilidade agregada da CardScan, Inc., bem como a dos autores dos programas vendidos por ela, decorrente deste contrato ou relativa a ele ou ao software ou à documentação é limitada ao total de todos os pagamentos efetuados por ou para você pela licença. Essa garantia limitada lhe concede direitos legais específicos. Você poderá ter outros direitos que variam de um estado para outro. Como alguns estados não permitem a exclusão ou a limitação de responsabilidade por danos incidentais ou conseqüenciais, a limitação ou a exclusão acima pode não se aplicar a você.

3 Índice Bem-vindo ao CardScan! Resumo dos produtos... 1 Principais recursos... 3 Recursos do usuário do CardScan... 5 Obtendo suporte técnico... 5 Capítulo 1 Criando um Catálogo de endereços do CardScan Etapas iniciais Exibindo contatos no modo de exibição em lista Verificando a precisão Acessando contatos no CardScan Capítulo 2 Usando o CardScan como o seu gerenciador de contatos Adicionando contatos sem cartões de visita Usar campos adicionais para inserir mais informações Organizando contatos com categorias Principais recursos para a localização de contatos Localizando e removendo duplicatas Trabalhando com vários arquivos de contatos Protegendo seus contatos Atualizando contatos por meio da digitalização Capítulo 3 Usando dados do CardScan no Microsoft Outlook e em outros aplicativos de área de trabalho Escolhendo a melhor opção com o Assistente de troca de dados Sincronizando o CardScan e o Outlook Capítulo 4 Copiando contatos em/de handhelds Palm OS Escolhendo a melhor opção com o Assistente de troca de dados Sincronizando Introdução ao CardScan i

4 Capítulo 5 Copiando contatos em/de dispositivos Windows Mobile Escolhendo a melhor opção com o Assistente de troca de dados Sincronizando manualmente Apêndice A: Conformidade com a FCC e a CE ii CardScan, Inc.

5 Resumo dos produtos Bem-vindo ao CardScan! Este manual apresenta os principais recursos da família de produtos CardScan. O objetivo deste manual é mostrar as vantagens e a flexibilidade dos produtos da CardScan e indicar as fontes de informações detalhadas e instruções que talvez você precise consultar ao aprender a usar os produtos. Resumo dos produtos Produto Usuários Destaques dos produtos CardScan Executive CardScan Team CardScan Lead Qualifier Indivíduos que precisam de uma ferramenta rápida e precisa para transformar cartões de visita em catálogos de endereços online. Esses usuários trabalham sozinhos, utilizam grandes volumes de informações de contatos e têm preferência por capturar cores. Equipes que compartilham arquivos de contatos na Intranet da empresa Equipes que capturam contatos em vários eventos, compartilhando e utilizando os dados imediatamente. O CardScan Executive é um produto importante que permite capturar informações de cartões de visita em catálogos de endereços online precisos, bem organizados e facilmente atualizáveis. Ele é um excelente gerenciador de contatos. Entretanto, se você preferir gerenciar seus dados com outro aplicativo de área de trabalho ou com um dispositivo portátil, o Assistente de troca de dados do CardScan o ajudará a escolher e seguir o melhor método para copiar os dados no/para o CardScan. Depois, você poderá usar esses dados no Microsoft Outlook e em outros gerenciadores de contatos e PIMs (Gerenciadores de informações pessoais), bem como com PDAs (Assistentes de dados pessoais), como handhelds Palm e dispositivos Windows Mobile. Inclui todos os recursos do CardScan Executive, além de outros que permitem às equipes compartilhar arquivos em uma rede. Captura dados para qualificação de oportunidades de negócios e contatos por meio da digitalização de formulários. Após a captura dos dados, todos os recursos do CardScan Executive e do CardScan Team são disponibilizados para as equipes, a fim de que elas possam verificar e usar os dados com eficiência. Introdução ao CardScan 1

6 Bem-vindo ao CardScan! CardScan 1 Personal Usuários do CardScan que necessitam de um scanner portátil. Uma versão portátil do CardScan Executive, com todas as suas funções, exceto a digitalização de cartões em cores. Troca dados com um número limitado de PIMs e PDAs. 2 CardScan, Inc.

7 Principais recursos Principais recursos A seção a seguir apresenta os principais recursos comuns a todos os produtos da CardScan: Digitalização Verificação da precisão Interface gráfica do usuário intuitiva Gerenciamento de contatos com navegação avançada Troca de dados Capacidade avançada de acessar contatos online Recursos de digitalização Digitalizam e processam cartões de visita internacionais. Durante a digitalização, categorizam automaticamente lotes de cartões e adicionam notas a cada cartão do lote. No caso de cartões com informações em ambos os lados, capturam e incluem uma imagem do verso do cartão. Permitem iniciar o CardScan bastando inserir um cartão de visita no scanner. A detecção automática dos cartões pelo scanner está sempre habilitada. Ao detectar um cartão, o scanner inicia o programa CardScan. Verificação da precisão A usabilidade de um catálogo de endereços depende da precisão dos dados. Com o CardScan, é fácil verificar os dados, uma vez que ele destaca os campos que podem conter informações imprecisas. O recurso Verificar detalhes do CardScan o ajuda a verificar se os detalhes de nomes e endereços foram colocados nos campos corretos e permite corrigir os erros facilmente. Interface gráfica do usuário intuitiva Mova simplesmente o cursor pela janela do CardScan, apontando para suas diversas partes. Você observará que praticamente todos os elementos da janela representam uma função cuja descrição é exibida na ajuda de balões. Os ícones do modo de exibição em lista permitem exibir os contatos no formato mais adequado a você. Esses ícones fornecem diversos modos de exibição, incluindo desde um conjunto de imagens de cartões até o nível de detalhe que permite sua interação com os dados (por exemplo, você pode localizar um endereço no mapa da Web clicando no endereço no modo de exibição em lista). Introdução ao CardScan 3

8 Bem-vindo ao CardScan! 1 Recursos de gerenciamento de contatos Use a barra de navegação para obter acesso imediato a grupos de contatos com base nos mesmos critérios, como, por exemplo, Categorias, Alterações recentes, Duplicatas etc. Use o recurso QuickSearch avançado, sofisticado e flexível para localizar contatos em vários arquivos abertos. Localize e gerencie automaticamente informações de contatos duplicados com o Assistente de duplicatas. Exiba vários arquivos simultaneamente em janelas separadas do CardScan. Salve uma cópia de um arquivo em sua conta segura particular no site do AtYourService (em e acesse o arquivo a qualquer momento, em qualquer parte do mundo, usando um navegador da Web. Se habilitar seus arquivos locais para a Web salvando-os no site do AtYourService, você poderá receber automaticamente atualizações de dados de seus contatos através do AtYourService. Depois, verifique e aceite ou rejeite as atualizações no navegador. Trocando dados com outros programas e dispositivos Use o Assistente de troca de dados para descobrir automaticamente os aplicativos instalados em seu computador e escolher o método mais adequado para copiar os dados no/para o CardScan. O Assistente simplifica a cópia de dados para/de: - Outros aplicativos de área de trabalho (por exemplo, Microsoft Outlook) - Handhelds Palm OS - Dispositivos Windows Mobile Recursos aprimorados de envio de s, discagem e visitas a sites Para iniciar o envio de s, uma discagem ou uma visita a um site, clique nos dados nos modos de exibição resumida e em lista. Você pode enviar s para contatos do CardScan no Microsoft Outlook, sem copiar esses contatos no Outlook. Para fazer isso, designe um arquivo do CardScan como um catálogo de endereços no Outlook. Dessa maneira, você poderá exibir e enviar s para seus contatos do CardScan no Outlook. Para localizar o endereço de um contato em um mapa da Web, clique no endereço no modo de exibição em lista ou resumida. Também é possível escolher qual serviço de mapeamento da Web gerará os mapas para você. 4 CardScan, Inc.

9 Recursos do usuário do CardScan Recursos do usuário do CardScan Ajuda online Site do CardScan Use a ajuda online para obter instruções, descrições detalhadas de recursos e dicas para a solução de problemas. Para obter ajuda sobre as caixas de diálogo, clique em Ajuda na caixa de diálogo. A ajuda correspondente será exibida em uma janela com três painéis, contendo as guias Conteúdo, Índice, Pesquisar e Glossário. Também é possível acessar a ajuda pressionando a tecla F1 no teclado ou no menu Ajuda do CardScan. Visite o site para obter: Atualizações de software Downloads de documentação Base de dados de conhecimento, mantida pelo Suporte técnico Obtendo suporte técnico Para obter suporte técnico em seu idioma/local, use as seguintes informações: Inglês/América do Norte Tel: ou Fax: Europa Francês Alemão Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Introdução ao CardScan 5

10 Bem-vindo ao CardScan! 1 Inglês/Reino Unido Tel: para chamadas efetuadas no Reino Unido Tel: +49 (0) para chamadas efetuadas em inglês, em qualquer local. Fax: +49 (0) Para obter suporte técnico em outros idiomas/locais, contate seu revendedor local em 6 CardScan, Inc.

11 Etapas iniciais Capítulo 1 Criando um Catálogo de endereços do CardScan Este capítulo ilustra como o CardScan cria um catálogo de endereços digitalizando cartões de visita em um arquivo. Ele também destaca os recursos para verificação da precisão das informações e inclui os seguintes tópicos: Etapas iniciais para a digitalização de cartões de visitas Exibindo contatos do CardScan Verificando a precisão Acessando contatos no CardScan Etapas iniciais Esta seção descreve as etapas que você deverá seguir após instalar e configurar o CardScan. As etapas de instalação e configuração são descritas no documento fornecido com o CD-ROM do produto. Esta seção pressupõe que você não selecionou a opção para iniciar o CardScan como a última etapa do procedimento de instalação e, portanto, precisará iniciar o CardScan primeiro. Siga estas etapas: 1. Inicie o CardScan escolhendo Iniciar Programas CardScan CardScan. O CardScan será iniciado e abrirá o Assistente de boas-vindas. 2. Siga as instruções do Assistente de boas-vindas para configurar o CardScan a fim de que ele funcione com o seu scanner e habilitar os recursos que lhe proporcionarão uma melhor experiência ao usar o programa. Após a configuração, o CardScan abrirá uma caixa de diálogo solicitando que você crie um arquivo ou abra um arquivo existente. 3. Escolha a opção desejada e clique em OK. O CardScan abrirá o arquivo de novos contatos. 4. Digitalize um cartão de visitas. Será exibida esta caixa de diálogo: Clique nesta seta para expandir a caixa de diálogo e verificar as imagens salvas. Transforme a imagem salva em um contato. Atribua notas e categorias aos contatos ao digitalizar os cartões. Salve as imagens sem processá-las e feche a caixa de diálogo. Introdução ao CardScan 1-1

12 Capítulo 1 Criando um Catálogo de endereços do CardScan 1 5. Digitalize mais cartões inserindo-os no scanner e, em seguida, use uma das seguintes opções: Clique na seta azul para expandir a caixa de diálogo e verificar as imagens salvas antes de processá-las. Clique na seta para cima/para baixo para recolher a caixa de diálogo e ocultar as imagens salvas. Clique nas setas para a esquerda e para a direita para examinar cada uma das imagens salvas. Clique para excluir a imagem exibida. Clique em Processar para criar contatos a partir das imagens salvas. O CardScan processará as imagens e exibirá os detalhes da última no modo de exibição de edição para ajudá-lo a verificar a precisão. NOTA: O nome do contato exibido em detalhes é destacado na barra de navegação. Para obter mais informações sobre a barra de navegação, consulte Usando o CardScan como o seu gerenciador de contatos na página 2-1. Guia Modo de exibição em lista Guia Modo de exibição resumida Guia Modo de exibição de edição 1-2 CardScan, Inc.

13 Exibindo contatos no modo de exibição em lista Exibindo contatos no modo de exibição em lista Clique na guia Modo de exibição em lista para exibir os contatos do seu arquivo. Essa guia exibe informações de contatos em uma lista com várias colunas. Você pode personalizar o modo de exibição em lista para incluir colunas que representem qualquer tipo de informações de contatos. Status das atualizações do AtYourService (consulte a página 2-6) Botão Exibir todos exibe todos os contatos do arquivo Status da verificação indica os contatos não verificados com o símbolo. Barra QuickAccess Barra Letra para listar somente os contatos que iniciam com a mesma letra. Número de contatos no arquivo Barra de status Botões usados para escolher como a lista é exibida NOTA: A intensidade do símbolo varia, dependendo da probabilidade de imprecisão das informações do contato. Entretanto, mesmo os contatos com informações precisas terão um ponto de interrogação ao seu lado até que você marque a caixa verificado no modo de exibição de edição. Consulte Verificando a precisão na página 1-4. Introdução ao CardScan 1-3

14 Capítulo 1 Criando um Catálogo de endereços do CardScan 1 Verificando a precisão Para verificar a precisão das informações de um contato, exiba o contato no modo de exibição de edição, conforme ilustrado na na página 1-2. Verificar os campos realçados pelo CardScan. O CardScan realça todos os campos que possam conter informações incompletas ou imprecisas. Para verificar um campo realçado, compare o seu conteúdo com as informações da imagem do cartão. Observe que, quando você clica em um campo, o CardScan realça a parte correspondente da imagem. Verificar campos e texto ocultos no modo de exibição. Certifique-se de que tenha verificado os campos e as linhas de texto que possam estar ocultos no modo de exibição. O botão indica um campo ou linhas de texto adicionais. Quando você clica nesse botão, a seta muda para o formato e o campo é aberto. Quando os campos que contêm informações não estão visíveis, o CardScan exibe este símbolo. Para exibir as informações ocultas, clique diretamente acima do símbolo. Marque esta caixa quando estiver satisfeito com a precisão. Verificar detalhes de nomes e endereços. Os nomes de pessoas geralmente envolvem detalhes complexos. Por exemplo, alguns nomes contêm títulos ou designações, como Rev., Ph.D etc. Esses detalhes devem ser inseridos corretamente, sobretudo para fins de exportação, transferência ou sincronização. À medida que um maior número de pessoas escolhe designs elaborados para seus cartões de visita, é importante verificar os endereços a fim de garantir que seus componentes estejam nos campos corretos. Isso também é muito importante quando você digitaliza cartões de visita de pessoas de outros países. 1-4 CardScan, Inc.

15 Acessando contatos no CardScan Para iniciar a verificação dos detalhes de nomes e endereços, clique no botão Nome ou Endereço no modo de exibição de edição. A seguinte caixa de diálogo será exibida: Se você clicar no botão Nome, a guia Nome será exibida na parte superior da caixa. Se você clicar no botão Endereço, a guia Endereço será exibida na parte superior da caixa. Quando estiver satisfeito com a precisão das informações do contato, marque a caixa Verificado. Acessando contatos no CardScan É possível editar o texto dessa caixa de diálogo como qualquer outro texto do modo de exibição de edição, arrastando-o e soltando-o, recortando-o e colando-o. Se as informações dos contatos estiverem precisas, você poderá interagir com elas nos modos de exibição resumida e em lista. Ao mover o cursor pelo modo de exibição resumida, observe que ele muda para o formato de mão. Apontando e clicando com o mouse, você pode: Iniciar o seu navegador no site. Criar um pré-endereçado. Discar números de telefone, se houver um modem instalado em seu computador. Exibir um mapa do endereço do contato na Web. Os exemplos a seguir ilustram os modos de exibição resumida e em lista nos quais é possível executar qualquer uma das ações acima com o clique do mouse. Acessando um contato no modo de exibição resumida Este exemplo mostra como visitar o site do contato na Web usando o modo de exibição resumida do CardScan. 1. Selecione um contato e clique na guia Resumo. O modo de exibição resumida do contato será exibido. Introdução ao CardScan 1-5

16 Capítulo 1 Criando um Catálogo de endereços do CardScan 1 2. Aponte para o endereço da Web. Clique quando o cursor mudar para o formato de mão. Acessando um contato no modo de exibição em lista Você pode escolher como os contatos do arquivo são exibidos no modo de exibição em lista clicando nos botões localizados à direita. Clique nesses botões para ver as diversas maneiras de exibir os contatos. O botão superior representa o modo de exibição menos detalhado e não inclui as imagens dos cartões. Os demais botões exibem a lista com a opção para incluir as imagens dos cartões. NOTA: Para acessar contatos no modo de exibição em lista, verifique se a opção Mostrar imagens de cartões não está selecionada. A ilustração a seguir mostra como discar o número de telefone de um contato exibido no modo de exibição em lista. Exibindo mapas de endereço na Internet Você pode usar o mesmo método para gerar um mapa do endereço de seu contato na Web. Também é possível iniciar esse recurso escolhendo Cartão Exibir mapa de endereços. Siga estas etapas: 1. Exiba o contato no modo de exibição resumida ou selecione-o no modo de exibição em lista. Depois, aponte para o endereço na janela ou escolha Cartão Exibir mapa de endereços. A caixa de diálogo Selecionar o serviço de mapas na Web será exibida. 2. Escolha o serviço desejado e clique em OK. O CardScan iniciará o seu navegador e exibirá o mapa usando o serviço selecionado. Se o navegador já estiver aberto, o CardScan exibirá o mapa na janela existente do navegador. 1-6 CardScan, Inc.

17 Adicionando contatos sem cartões de visita Capítulo 2 Usando o CardScan como o seu gerenciador de contatos O CardScan possui vários recursos avançados para o gerenciamento de contatos, incluindo: Diferentes maneiras de adicionar contatos sem digitalizá-los Adicionar campos para inserir mais dados Organizar contatos com categorias Com a barra de navegação, exibir os contatos agrupados por categorias, alterações recentes, status da verificação etc. Localizar contatos com o QuickSearch Localizar e remover duplicatas Substituir a imagem e os dados de cartões digitalizando um novo cartão Proteger e acessar contatos com o AtYourService Receber atualizações automáticas através do AtYourService Trabalhar com vários arquivos em várias janelas Adicionando contatos sem cartões de visita Você pode adicionar contatos ao CardScan das seguintes maneiras: Criando um novo contato e digitando informações nos campos Arrastando e soltando contatos de outros aplicativos e da Web Importando arquivos Criando contatos digitando-os. Para criar um contato digitando-o, siga estas etapas: 1. Clique no botão Novo cartão na barra de ferramentas QuickAccess. O CardScan abrirá um contato em branco no modo de exibição de edição. 2. Digite as informações do contato nos campos adequados. NOTA: O CardScan marca a caixa de seleção Verificado, pressupondo que você tenha inserido as informações corretamente. Se não tiver certeza de que elas estejam corretas, você poderá desmarcar essa caixa. Arrastando e soltando contatos de outros aplicativos e da Web. Você pode criar contatos em um arquivo do CardScan selecionando um texto em outro aplicativo e, depois, arrastando-o e soltando-o no modo de exibição em lista. Esse procedimento é útil para criar contatos a partir de s ou cartas eletrônicas. Você também pode arrastar e soltar vcards da Web. Importando arquivos para o CardScan. Você pode importar arquivos inteiros de qualquer gerenciador de contatos ou PIM capaz de exportar dados de um arquivo de texto com os campos delimitados por tabulações ou vírgulas. Para importar um arquivo, escolha Arquivo Troca de dados Assistente. O Assistente de troca de dados o orientará durante o processo. Introdução ao CardScan 2-1

18 Capítulo 2 Usando o CardScan como o seu gerenciador de contatos 1 Usar campos adicionais para inserir mais informações O modo de exibição de edição exibe as informações em campos separados de Nome, Título, Empresa, Endereço, Segundo endereço, Telefone, Fax, , Página da Web, além de outros. Ele também contém campos para até seis telefones e seis endereços de adicionais, os quais você pode rotular individualmente. Clique nestes botões para abrir os campos e inserir informações adicionais. Por exemplo, se você clicar no botão ao lado do Telefone, o CardScan abrirá um campo em branco para a inserção de um número e a lista suspensa de rótulos. Digite o número e clique na lista suspensa para escolher um dos rótulos disponíveis ou criar o seu próprio rótulo. NOTA: É possível adicionar um segundo endereço com o método descrito acima. Entretanto, para garantir a precisão, clique no botão Endereço e use a guia Segundo endereço da caixa de diálogo Verificar detalhes do cartão. Adicionando notas. Para adicionar notas a um contato, abra o contato no modo de exibição de edição e clique na guia Notas. Organizando contatos com categorias As categorias permitem organizar os contatos em grupos significativos. Isso ajuda a localizar contatos rapidamente, selecionar contatos para a impressão de etiquetas de correspondência etc. Para obter mais informações, consulte a Ajuda online. 2-2 CardScan, Inc.

19 Principais recursos para a localização de contatos Você pode atribuir categorias a: Contatos individuais, abrindo o contato no modo de exibição de edição e clicando na guia Categorias Vários contatos, selecionando os contatos no modo de exibição em lista e escolhendo Categorias Atribuir Principais recursos para a localização de contatos Os dois recursos mais avançados para a localização de contatos são a barra de navegação e o QuickSearch. Barra de navegação A barra de navegação do CardScan permite o acesso imediato a diferentes conjuntos de informações de contatos. A parte superior dessa barra contém painéis que permitem o acesso imediato a diversos conjuntos de contatos. Para localizar todos os contatos de um conjunto específico, clique no Painel que representa esse conjunto e use os itens de cada painel para localizar os contatos. O exemplo a seguir ilustra como é possível isolar os contatos verificados e não verificados, clicando no painel Verificados na barra de navegação. Painéis da barra de navegação Clique no painel Verificados para isolar e acessar os contatos verificados e não verificados. Introdução ao CardScan 2-3

20 Capítulo 2 Usando o CardScan como o seu gerenciador de contatos 1 Localizando contatos com o QuickSearch Você pode procurar contatos em vários arquivos abertos. Na barra de ferramentas QuickAccess, o componente QuickSearch tem a seguinte aparência: Para pesquisas refinadas, clique neste botão e use a caixa de diálogo QuickSearch. Para fazer a pesquisa usando as palavras incluídas no contato, digite as palavras. Para repetir uma pesquisa de palavra executada antes, use esta lista suspensa de combinações de palavras usadas anteriormente. Com o QuickSearch, você pode fazer pesquisas das seguintes maneiras: digitando palavras do contato que está procurando; especificando os campos a serem pesquisados; combinando palavras e campos. Para refinar a pesquisa, clique no botão QuickSearch e use esta caixa de diálogo: Escolha as combinações de palavras na lista suspensa. Localizando e removendo duplicatas O Assistente de duplicatas do CardScan localiza informações de contatos duplicados para você. Em seguida, ele o ajuda a remover as duplicatas automaticamente ou da maneira selecionada. Para iniciar o Assistente de duplicatas, escolha Cartão Localizar Duplicatas. Trabalhando com vários arquivos de contatos Digite as palavras nesta caixa. Escolha o campo na lista suspensa. Se houver vários arquivos abertos, escolha na lista suspensa os arquivos a serem pesquisados. O CardScan permite que você execute o programa em várias janelas. Isso é conveniente para trabalhar com vários arquivos. Para abrir o CardScan em outra janela a qualquer momento, escolha Arquivo Abrir outra janela. Ao ser aberta pela primeira vez, a outra janela mostrará exatamente as mesmas informações que a anterior. Em seguida, você poderá abrir outro arquivo na janela (por exemplo, para arrastar e soltar contatos de um arquivo para outro ou exibir diversos modos de exibição dos contatos no mesmo arquivo simultaneamente). 2-4 CardScan, Inc.

21 Trabalhando com vários arquivos de contatos Arrastando e soltando contatos de um arquivo para outro O exemplo a seguir explica a diferença entre arrastar e soltar contatos de um arquivo para outro na mesma janela e executar essa tarefa com os arquivos exibidos em janelas separadas: Ao arrastar e soltar contatos de um arquivo para outro na mesma janela, solte os contatos selecionados no nome do arquivo na barra Arquivo. Ao arrastar e soltar contatos de uma janela para outra, você poderá soltar os contatos em qualquer parte da área detalhada da janela. Se a área detalhada tiver exibido um contato no modo de exibição resumida ou de edição, ela mudará para o modo de exibição em lista quando você soltar os novos contatos nela. O modo de exibição em lista será mostrado no modo de exibição resumida ou de edição. O modo de exibição em lista mostra os contatos adicionados à lista ainda realçados. DICA: A capacidade de arrastar e soltar vários contatos de um arquivo para outro permite dividir arquivos grandes em dois menores. Para obter mais informações, consulte a Ajuda online. Introdução ao CardScan 2-5

22 Capítulo 2 Usando o CardScan como o seu gerenciador de contatos 1 Protegendo seus contatos Para assegurar que suas informações importantes estejam seguras e disponíveis quando for necessário, use o Assistente de backup. Para iniciar o Assistente de backup, escolha Arquivo Manutenção Backup. O Assistente de backup permite salvar os arquivos do CardScan localmente, em uma mídia separada e o mais importante em sua conta segura pessoal no site do AtYourService (www.cardscan.net). O que é o AtYourService? Usando o AtYourService, você pode: Habilitar para a Web qualquer arquivo do CardScan localizado em seu PC, salvando-o em sua conta segura particular no site do AtYourService. Depois, você poderá acessar o arquivo da Web com um navegador, fazer alterações no arquivo da Web ou local e mantê-los idênticos com a Sincronização do CardScan. A habilitação de arquivos para a Web permite o seguinte: Quando estiver longe do seu PC, você poderá acessar seus contatos a partir de qualquer outra conexão com a Internet. Basta iniciar o navegador no AtYourService (www.cardscan.net) e fazer logon com seu endereço de e sua senha. Você poderá exibir, adicionar, editar ou excluir contatos. Quando você retornar ao seu PC, o CardScan terá atualizado o arquivo com as alterações efetuadas no AtYourService. Caso tenha um PC em casa e no trabalho, você poderá instalar o CardScan em ambos e manter uma cópia local de seus contatos nos dois locais. O AtYourService manterá os arquivos sincronizados. Com o AtYourService, é possível utilizar as atualizações das informações de contatos fornecidas pelos próprios contatos. Você poderá exibir, aceitar ou rejeitar as atualizações com alguns cliques do mouse, sem precisar digitar nenhuma informação. O CardScan sincronizará as cópias da Web e da área de trabalho a fim de mantê-las idênticas. Mantendo a usabilidade dos contatos com as atualizações do AtYourService Seus contatos eletrônicos só terão utilidade se estiverem atualizados. Com o AtYourService, você poderá mantê-los sempre atualizados. Ele envia s para seus contatos quatro vezes por ano pedindo que eles examinem as informações de cada um existentes em seu arquivo. As informações contidas nas Notas nunca são reveladas para seus contatos! Os contatos que tiverem fornecido atualizações serão marcados no CardScan com o símbolo. Para verificar as atualizações disponíveis, escolha AtYourService Verificar atualizações. O CardScan iniciará o Assistente de atualizações, que o ajuda a verificar rapidamente e aceitar ou rejeitar as atualizações. Para obter mais informações, visite Atualizando contatos por meio da digitalização Se tiver um novo cartão de um contato, você poderá atualizar a imagem frontal do contato e as informações dos campos correspondentes digitalizando o novo cartão no contato existente. Para fazer isso, selecione o contato e escolha Cartão Substituir. 2-6 CardScan, Inc.

23 Escolhendo a melhor opção com o Assistente de troca de dados Capítulo 3 Usando dados do CardScan no Microsoft Outlook e em outros aplicativos de área de trabalho O CardScan permite que você copie contatos em/de seu gerenciador de contatos ou gerenciador de informações pessoais (PIM) favorito. Ele oferece várias opções de troca de dados. Para escolher a opção ideal para seu gerenciador de contatos, use o Assistente de troca de dados. Escolhendo a melhor opção com o Assistente de troca de dados NOTA: O exemplo a seguir descreve como o Assistente de troca de dados ajuda os usuários cujo gerenciador de contatos é o Microsoft Outlook. Se você usar outro gerenciador de contatos, forneça simplesmente suas informações ao Assistente, e ele indicará a opção certa para o seu caso. Exemplo: Microsoft Outlook. Para escolher a opção mais adequada para você, siga estas etapas: 1. Para usar o Assistente de troca de dados, inicie o CardScan, escolha Arquivo Troca de dados e selecione Assistente no menu Troca de dados. Será exibida esta tela: 2. Verifique se a primeira opção está selecionada e clique em Avançar. 3. Na tela seguinte, selecione a sua versão do Outlook e clique em Avançar. O assistente sugerirá que você use a Sincronização do CardScan. Introdução ao CardScan 3-1

24 Capítulo 3 Usando dados do CardScan no Microsoft Outlook e em outros aplicativos de área de 1 4. Clique em Continuar. A caixa de diálogo Sincronização do CardScan será exibida. 5. Clique em Configurar. A caixa de diálogo Configurar sincronização será exibida. 6. Procure o arquivo do CardScan a ser sincronizado. Em seguida, clique em Selecionar para selecionar uma pasta do Outlook. A caixa de diálogo Selecionar a pasta do Outlook será exibida: 7. Selecione a pasta Contatos para sincronização com o CardScan e clique em OK. A caixa de diálogo Configurar sincronização será exibida. 8. Verifique nessa caixa se o arquivo do CardScan e a pasta do Outlook selecionados são os que você deseja sincronizar. 9. (Opcional) Clique em Opções para examinar as opções padrão de sincronização. É possível que essas opções sejam exatamente as que você precisa. No entanto, é útil verificar o que você poderá alterar se desejar. 3-2 CardScan, Inc.

25 Sincronizando o CardScan e o Outlook 10.Clique em OK para salvar a configuração e retornar à caixa de diálogo Sincronização do CardScan: Clique para alterar a configuração atual. Clique para sincronizar os arquivos mostrados na janela Status. Clique para configurar a sincronização automática. Sincronizando o CardScan e o Outlook Você pode executar a sincronização manualmente, a qualquer momento, ou escolher a sincronização automática. Para sincronizar manualmente, clique em Sincronizar na caixa de diálogo Sincronização do CardScan. Para configurar a sincronização automática, clique em AutoSync na caixa de diálogo Sincronização do CardScan. DICA: Você pode usar os contatos do CardScan no Microsoft Outlook sem copiálos nesse programa. O CardScan possui um recurso que permite designar qualquer arquivo do CardScan como um catálogo de endereços pessoal no Microsoft Outlook. Você pode configurar para o Outlook quantos Catálogos de endereços do CardScan desejar. Para fazer isso, escolha Ferramentas Catálogos de endereços para Outlook. Introdução ao CardScan 3-3

26 Capítulo 3 Usando dados do CardScan no Microsoft Outlook e em outros aplicativos de área de 1 Esta página foi deixada em branco intencionalmente. 3-4 CardScan, Inc.

27 Escolhendo a melhor opção com o Assistente de troca de dados Capítulo 4 Copiando contatos em/de handhelds Palm OS O CardScan oferece várias opções para copiar contatos em/de seu handheld Palm OS. NOTA: Essas opções tornam-se disponíveis somente quando o instalador do CardScan encontra o software Palm Desktop em seu PC. É necessário instalar o software Palm Desktop antes de instalar o software CardScan. Escolhendo a melhor opção com o Assistente de troca de dados Para escolher a opção mais eficiente, use o Assistente de troca de dados. Siga estas etapas: 1. Inicie o CardScan, escolha Arquivo Troca de dados. O menu Troca de dados será exibido. 2. Escolha Assistente no menu Troca de dados. O Assistente de troca de dados será iniciado. 3. Na primeira tela do Assistente de troca de dados, selecione a opção referente a handhelds Palm e clique em Avançar. Esta tela será exibida: Introdução ao CardScan 4-1

28 Capítulo 4 Copiando contatos em/de handhelds Palm OS 1 NOTA: A primeira opção desta tela estará pré-selecionada porque a execução de um HotSync entre o CardScan e o Catálogo de endereços do Palm é a melhor maneira de manter contatos idênticos nos dois locais. Após a sincronização inicial, o CardScan o ajudará a localizar e remover duplicatas, se houver alguma (consulte a página 2-4). Nas sincronizações subseqüentes, o CardScan sincronizará somente as informações de novos contatos. Isso evitará que novas duplicatas sejam geradas. As etapas a seguir descrevem como configurar essa opção. 4. Clique em Avançar. Será exibida a tela de apresentação do Conduíte para Palm do CardScan. 5. Clique em Continuar. A caixa de diálogo Opções do conduíte do CardScan será exibida. 6. Na guia Geral, selecione Habilitar o conduíte do CardScan. Isso habilitará todas as opções do conduíte do CardScan. 7. Defina as opções conforme o desejado e clique em OK para salvar as configurações e fechar a caixa de diálogo Opções do conduíte do CardScan. Se precisar de assistência ao configurar as opções, clique no botão Ajuda na caixa de diálogo. Sincronizando Pressione o botão HotSync na base (ou no handheld) para iniciar a sincronização. A caixa de diálogo de andamento será exibida. Quando a sincronização for concluída com êxito, essa caixa será fechada. 4-2 CardScan, Inc.

29 Escolhendo a melhor opção com o Assistente de troca de dados Capítulo 5 Copiando contatos em/de dispositivos Windows Mobile O módulo CardScan ActiveSync permite sincronizar um arquivo do CardScan com dispositivos Windows Mobile, incluindo Windows CE, Pocket PC e SmartPhone 2003 ou posterior. A sincronização através do módulo CardScan ActiveSync atualiza automaticamente os dados em um dispositivo Windows Mobile sempre que você altera as informações de contatos no arquivo do CardScan e vice-versa. NOTA: Para sincronizar com o CardScan, seu dispositivo Windows Mobile deve executar o Microsoft Windows CE 3.0 ou posterior. Escolhendo a melhor opção com o Assistente de troca de dados Para escolher a opção mais eficiente, use o Assistente de troca de dados. Siga estas etapas: 1. Inicie o CardScan, escolha Arquivo Troca de dados e, em seguida, Assistente no menu Troca de dados. A primeira tela do Assistente de troca de dados será exibida. 2. Selecione a opção Copiar os contatos do CardScan em e de um dispositivo Windows Mobile e clique em Avançar. Esta tela será exibida: Introdução ao CardScan 5-1

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