ROBERTO OLIVEIRA CUNHA

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1 LEIAME Apresentação Nenhuma informação do TUTORIAL DO MICRO- SOFT OFFICE OUTLOOK 2003 poderá ser copiada, movida ou modificada sem autorização prévia e escrita do Programador Roberto Oliveira Cunha. Programador: Roberto Oliveira Cunha Microsoft Office Outlook 2003 Envie e receba ; gerencie sua agenda, contatos e tarefas; e registre suas atividades usando o Microsoft Office Outlook. Iniciando o Microsoft Office Outlook 2003 Antes de iniciar o Microsoft Office Outlook 2003, você tem que ter a noção de Digitação e Windows. Clique em Iniciar, Todos os programas, Microsoft Office, Microsoft Office Outlook

2 Agradecemos o uso do Microsoft Office Outlook 2003! Esta versão do Outlook inclui novos recursos criados para ajudá-lo a acessar, priorizar e lidar com comunicação e informações, de forma a otimizar o seu tempo e facilitar o gerenciamento do fluxo crescente de s recebidos. Para você ter uma idéia do que é possível fazer com o Outlook 2003, compilamos uma lista de nossos recursos favoritos. Experiência de Dinâmica - O Outlook ajuda você a ler, organizar, acompanhar e localizar s com mais eficiência do que antigamente. O novo layout da janela exibe mais informações na tela de uma só vez, mesmo em monitores pequenos. A lista de mensagens foi reprojetada para utilizar o espaço de forma mais inteligente. Como resultado disso, você perderá menos tempo com a navegação e dedicará mais tempo à realização de suas tarefas. O agrupamento automático de mensagens ajuda o usuário a localizar e a ir para s em qualquer lugar da lista com mais rapidez do que antes. E você ainda pode mover ou excluir todas as mensagens em um grupo de uma vez. Filtro de Lixo Eletrônico - O novo Filtro de Lixo Eletrônico ajuda a evitar muitos dos s indesejáveis que você recebe todos os dias. Ele usa a tecnologia mais avançada desenvolvida pelo Centro de Pesquisa da Microsoft para avaliar se uma mensagem deve ser tratada como lixo eletrônico com base em vários fatores como, por e- xemplo, o horário em que a mensagem foi enviada e o seu conteúdo. O filtro não identifica nenhum remetente ou tipo de específico; ele se baseia no conteúdo da mensagem e faz uma análise avançada da estrutura da mensagem para determinar a probabilidade de ser ou não lixo eletrônico. Qualquer mensagem detectada pelo filtro é movida para a pasta Lixo Eletrônico, de onde ela pode ser recuperada ou revisada posteriormente. Você pode adicionar e- mails à Lista de Remetentes Confiáveis para garantir que as mensagens desses remetentes nunca sejam tratadas como lixo eletrônico e pode ainda bloquear mensagens de determinados endereços de ou nomes de domínio adicionando o remetente à Lista de Remetentes Bloqueados. Painel de Navegação - O Painel de Navegação é mais do que uma simples lista de pastas: ele combina os recursos de navegação principal e compartilhamento do Outlook em um local de fácil utilização. Em , você encontrará mais pastas de do que antigamente. Além disso, poderá adicionar suas pastas favoritas ao início da lista. Em Calendário, você poderá exibir os calendários compartilhados de outras pessoas lado a lado com o seu próprio calendário. Em Contatos, você verá a lista de todas as pastas de contatos que poderá abrir (estejam elas armazenadas no seu computador ou em um local da rede), bem como maneiras aperfeiçoadas de exibir os contatos. Todos os oito módulos do Outlook possuem uma interface de usuário criada para ajudá-lo a encontrar rapidamente o que você está procurando, na forma como você gosta de ver essa informação. Painel de Leitura - O Painel de Leitura é o local i- deal para ler s, sem a necessidade de abrir uma janela separada para cada mensagem. Como um pedaço de papel, o Painel de Leitura é posicionado verticalmente. Esse layout é mais confortável e, em conjunto com a nova lista de mensagens de várias linhas, significa que você pode ver quase o dobro do conteúdo de um em um monitor do mesmo tamanho, se comparado com o Painel de Visualização das versões anteriores do Outlook. 2

3 Sinalizadores Rápidos - Se você precisar responder a um , mas não tiver tempo agora, clique no ícone do sinalizador ao lado da mensagem para marcá-la com um Sinalizador Rápido. Os diversos sinalizadores coloridos facilitam a categorização das mensagens. A pasta denominada "Para Acompanhamento" sempre contém uma lista atualizada de todas as mensagens marcadas com sinalizadores rápidos em cada pasta da caixa de correio. Organizar por Conversação - Se você receber muitos s diariamente, poderá se beneficiar da opção de agrupamento denominada Organizar por Conversação. O modo de exibição Organizar por Conversação mostra a lista de mensagens de uma forma orientada a conversação ou "segmentada". Para que você leia os s com mais rapidez, esse modo de exibição mostra primeiro apenas as mensagens não lidas e marcadas com Sinalizadores Rápidos. Cada conversação pode ser ainda mais expandida para mostrar todas as mensagens, inclusive os s já lidos. Para organizar as mensagens dessa forma, clique em Organizar por Conversação no menu Exibir. Pastas de Pesquisa - As Pastas de Pesquisa contêm resultados de pesquisa, atualizados constantemente, sobre todos os itens de correspondentes a critérios específicos. Você pode ver todas as mensagens não lidas de cada pasta na sua caixa de correio em uma Pasta de Pesquisa denominada " s Não Lidos". Para ajudá-lo a reduzir o tamanho da caixa de correio, a Pasta de Pesquisa " s Grandes" mostra os maiores s da caixa de correio, independentemente da pasta em que eles estão armazenados. Você também pode criar suas próprias Pastas de Pesquisa: escolha uma pasta na lista de modelos predefinidos ou crie uma pesquisa com critérios personalizados e salve-a como uma Pasta de Pesquisa para uso futuro. Calendários Lado a Lado - Agora você pode exibir vários calendários lado a lado na janela Calendário do Outlook. Todos os calendários podem ser vistos lado a lado: calendários locais, calendários de pastas públicas, calendários de outros usuários ou lista de eventos da equipe do Microsoft Windows SharePoint Services. Os calendários são codificados por cores para ajudá-lo a distingui-los. Regras e Alertas - O Outlook o alertará da chegada de novos s na sua Caixa de Entrada exibindo uma notificação discreta na área de trabalho, mesmo quando você estiver usando outro programa. É possível criar rapidamente regras para arquivar s com base na mensagem, selecionando a mensagem e clicando em Criar Regra. Modo de Transferência em Cache - Se você usa o Microsoft Exchange Server não precisa mais se preocupar com problemas causados por redes lentas ou distantes. O Outlook pode baixar a caixa de correio para o seu computador, reduzindo a necessidade de comunicação com o servidor de . Se a rede ficar indisponível, o Outlook continuará utilizando as informações já baixadas e talvez você nem perceba a queda da rede. O Outlook se adapta ao tipo de rede disponível, baixando mais itens de em redes mais rápidas e oferecendo mais controle sobre os itens baixados em redes lentas. Se usar o Outlook 2003 com o Microsoft Exchange Server 2003, você se beneficiará de uma redução significativa no tráfego da rede, que o ajudará a obter as informações com mais rapidez. E Muito Mais - Há muitos outros aperfeiçoamentos e novos recursos no Outlook 2003 que não podemos descrever aqui devido a limitações de espaço, incluindo aperfeiçoamentos de recursos como Sugestão Automática de 3

4 endereços, Espaços de Trabalho de Reunião, Anexos Dinâmicos, Catálogo de Endereços dimensionável, Fotos dos Contatos, expansão da Lista de Distribuição, Alertas, Indicador de Hora Atual, aperfeiçoamentos de privacidade e desempenho, arquivos de dados com mais de 2 gigabytes (GB), suporte completo a Unicode, aperfeiçoamentos de usabilidade em todo o produto, treinamento online para o Outlook disponível no site Microsoft Office Online e muito mais. Sobre as contas de Você pode obter o serviço de necessário adicionando uma conta de ao Microsoft Outlook através das informações fornecidas pelo administrador ou pelo provedor de serviços de Internet (provedor de serviços de Internet: uma empresa comercial que fornece acesso à Internet para , salas de bate-papo ou uso da World Wide Web. Alguns provedores de serviços de Internet são multinacionais, oferecendo acesso em muitos locais, enquanto outros se limitam a uma região específica.). Dependendo das suas necessidades, você poderá adicionar várias contas de a um único perfil de usuário do Outlook (perfil de usuário do Outlook: um grupo de contas de e catálogos de endereços. Normalmente, um usuário precisa somente de um, mas pode criar quantos quiser, cada um deles com um conjunto de contas e catálogos de endereços. É útil ter vários perfis se mais de uma pessoa usa o computador.). Por exemplo, você pode adicionar uma conta do Microsoft Exchange Server para administrar seus s comerciais e, em seguida, adicionar uma conta de da Internet, como uma conta POP3 do seu provedor, para lidar com seus s pessoais. O Outlook oferece suporte aos seguintes tipos de servidores de Microsoft Exchange Server na Internet: POP3 (POP3: um protocolo comum usado para recuperar mensagens de um servidor de da Internet.), IMAP (IMAP: ao contrário dos protocolos de de Internet como o POP3, o IMAP cria pastas em um servidor para armazenar/organizar mensagens para recuperação por outros computadores. É possível ler somente cabeçalhos de mensagens e selecionar as mensagens para download.), HTTP (HTTP: protocolo usado quando você acessa páginas da Web a partir da Internet. O Outlook usa HTTP como um protocolo de .). Outros tipos de servidores Observação O Outlook aceita o protocolo IMAP4. Alguns servidores podem usar um padrão atualizado, chamado I- MAP4rev1, que pode impedir a autenticação de suas credenciais e o acesso à sua conta. Para saber que protocolo IMAP seu servidor está usando, entre em contato com o administrador do sistema ou com seu provedor de serviços de Internet. Para iniciar uma conta de , você precisará fornecer as seguintes informações ao Outlook: O nome de sua conta, sua senha e o servidor de (adicionando uma conta). As informações normalmente fornecidas pelo provedor de serviços de Internet ou pelo administrador do sistema são: 4

5 O tipo de conta (Exchange Server, POP3, IMAP, HTTP ou outro) O nome de seu servidor de entrada e de seu servidor de saída O seu nome de usuário O seu (por exemplo: Sua senha Observação Algumas vezes, o mesmo servidor é usado para as mensagens de entrada e saída, como ocorre com o Microsoft Exchange Server. No caso das contas POP3 e IMAP, as mensagens enviadas são submetidas a um servidor de saída que dá suporte ao padrão da Internet SMTP (SMTP: um protocolo comum usado para enviar mensagens pela Internet.) e, em seguida, são entregues ao destinatário. As mensagens recebidas são armazenadas em sua conta, em um servidor que oferece suporte ao padrão da Internet POP3 ou IMAP. Como se conectar ao seu servidor de (conexão/discagem) Você pode se conectar de duas maneiras: Através de linhas telefônicas usando um modem. Você pode estabelecer manualmente uma conexão ou usar a rede dial-up para se conectar automaticamente ao iniciar o Outlook. Se estiver se conectando a um servidor POP3 ou IMAP, seu provedor de serviços de Internet poderá fornecer o número de telefone, as configurações de modem e os protocolos de rede necessários. Através de uma rede local (LAN). É possível que sua organização forneça acesso externo à Internet, através de uma LAN, a partir de seu computador. O administrador poderá fornecer as informações de conta e os protocolos de rede que permitirão o acesso aos servidores de . Quando e como acessar suas mensagens de a partir do servidor (envio/recebimento) Se estiver usando o Microsoft Exchange Server, você poderá especificar para trabalhar online ou offline. A opção online (conectado ao servidor) é o padrão do Outlook. As mensagens enviadas ou recebidas são entregues imediatamente. Se especificar para trabalhar offline, você poderá escolher a freqüência de conexão do Outlook ao servidor para o envio e o recebimento de mensagens. Se estiver usando uma conta de da Internet, você poderá escolher a freqüência de comunicação do Outlook com seu servidor de da Internet para enviar e receber mensagens. Você pode criar um grupo Enviar/receber que contenha uma ou mais contas de configuradas no Outlook. Em seguida, você poderá especificar o comportamento do grupo, como os intervalos de tempo para envio ou recebimento de mensagens ou o modo de processamento dos s quando o Outlook estiver online ou offline. Com os grupos Enviar/receber, você pode: 5

6 Especificar se uma conta será incluída no envio/recebimento de s. Especificar se os s deverão ser enviados para uma conta, recebidos de uma conta, ou ambos. Adicionar ou remover uma conta de Adicionar uma conta de No menu Ferramentas, clique em Contas de . Especificar se os anexos deverão ser baixados. Especificar limites de tamanho nas mensagens a serem baixadas. Especificar as pastas a serem incluídas durante o envio ou o recebimento. Especificar o download apenas dos cabeçalhos das novas mensagens. Especificar configurações diferentes para quando o Outlook estiver online ou offline. Onde manter suas mensagens de (arquivo de dados) Por padrão, quando você usa uma conta de com um Exchange Server, suas mensagens de são salvas nesse servidor. Para as outras contas, o Outlook gera automaticamente um arquivo de dados padrão para armazenar suas mensagens e outros itens (item: um item é o elemento básico que contém informações no Outlook (semelhante a um arquivo em outros programas). Os itens incluem mensagens de , compromissos, contatos, tarefas, entradas de diário, anotações, documentos e itens postados.). O arquivo de dados consiste em um arquivo de pastas particulares (.pst). Selecione Adicionar uma nova conta de e clique em Avançar. 6

7 Observações Se você for assinante do MSN Hotmail e quiser usar o Microsoft Outlook para se conectar ao servidor de Hotmail, tudo o que você precisa saber é seu do Hotmail e sua senha. A menos que o provedor de serviços de Internet tenha indicado que o serviço usa autenticação de senha de segurança (SPA), não marque a caixa de seleção Fazer logon usando autenticação de senha de segurança (SPA). Selecione o servidor de usado para a conta e clique em Avançar. Para Hotmail, escolha HTTP. Nas caixas apropriadas, digite as informações fornecidas pelo provedor de serviços de Internet (provedor de serviços de Internet: uma empresa comercial que fornece acesso à Internet para , salas de bate-papo ou uso da World Wide Web. Alguns provedores de serviços de Internet são multinacionais, oferecendo acesso em muitos locais, enquanto outros se limitam a uma região específica.) ou pelo administrador. A menos que especificado pelo provedor de serviços de Internet, todas as entradas de servidor e endereço são digitadas em minúsculas. Alguns provedores de serviços de Internet exigem a combinação de maiúsculas e minúsculas para senhas, a fim de intensificar a segurança. Por exemplo, senha. Consulte o provedor de serviços de Internet para saber se ele diferencia maiúsculas e minúsculas na senha. Use senhas fortes que combinam letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. As senhas fracas não misturam esses elementos. Senha forte: Y6dh!et5. Senha fraca: House27. Use uma senha forte que você possa lembrar para não precisar anotá-la. Você poderá fazer com que o Outlook se lembre da senha. Para isso, digite-a na caixa Senha e marque a caixa de seleção Lembrar senha. Isso significa que você não terá que digitar a senha sempre que acessar a conta, mas por outro lado, também significa que a conta estará vulnerável a qualquer pessoa que tenha acesso ao computador. 7

8 Siga um destes procedimentos: Se você estiver adicionando uma conta do Microsoft Exchange Server, clique em Verificar nomes para verificar se o servidor reconhece o seu nome. O nome e o servidor informados devem ficar sublinhados. Certifique-se de que o computador está conectado à rede. Se o nome não ficar sublinhado, entre em contato com o administrador. Se você deseja definir configurações adicionais, especificando, por exemplo, a maneira como o computador deve se conectar ao servidor de , clique em Mais configurações. Caso contrário, clique em Avançar. Se você estiver adicionando uma conta de servidor POP3 (POP3: um protocolo comum usado para recuperar mensagens de um servidor de da Internet.), clique em Testar configurações da conta para verificar se a conta está funcionando. Se houver informações ausentes ou incorretas, como a senha, por exemplo, você será solicitado a fornecê-las ou corrigi-las. Certifique-se de que o computador está conectado à Internet. Clique em Concluir. 8

9 Remover uma conta de No menu Ferramentas, clique em Contas de . Selecione Exibir ou alterar contas de existentes e clique em Avançar. Clique na conta de que você deseja excluir e, em seguida, clique em Remover. Clique em Sim para apagar a conta de . Clique em Concluir. 9

10 Alterar o nome de uma conta de O nome de uma conta de é o nome exibido na lista de contas de criada. Se usar mais de uma conta de , quando criar uma nova mensagem, você poderá clicar no botão Contas (ao lado do botão Enviar) para ver a lista de contas e escolher a que será usada para enviar a mensagem. No menu Ferramentas, clique em Contas de . Na lista, clique na conta de desejada e, em seguida, clique em Alterar. Selecione Exibir ou alterar contas de existentes e clique em Avançar. 10

11 Clique em Mais configurações e digite um novo nome para a conta na caixa. Forneça qualquer nome para a conta de . Clique em OK. Clique em Avançar. Clique em Concluir. 11

12 Enviar e receber mensagens Na maioria dos casos, as mensagens são enviadas automaticamente sempre que você clica em Enviar, e recebidas em vários momentos possíveis, inclusive ao iniciar o Microsoft Outlook, em intervalos automáticos e através de solicitações manuais de envio/recebimento. No menu Ferramentas, aponte para Enviar/Receber e clique em Enviar e Receber Tudo. Clique com o botão direito do mouse sobre um qualquer e escolha uma opção qualquer no menu rápido. Ou clique no botão Enviar/Receber. Ou tecle F9. Clique na pasta Caixa de entrada para visualizar os s recebidos. 12

13 Exemplo: Escolha Abrir para ler o recebido. No menu Ferramentas, aponte para Enviar/Receber e clique em Enviar e Receber Tudo. Depois de ler o , clique no botão Fechar. Escolha o menu Arquivo, Novo, para criar um novo . Digite na caixa de texto Para o endereço do destinatário que vai receber o a ser digitado na caixa de texto abaixo. Ou clique no botão Enviar/Receber. Ou tecle F9. Digite na caixa de texto Assunto o nome do seu . Digite na caixa de texto abaixo qualquer texto do . Esse procedimento serve para você enviar ou receber os s na Internet utilizando o Microsoft Office Outlook Depois de digitar o texto, clique no botão Enviar. 13

14 Avisar quando novas mensagens chegarem No menu Ferramentas, clique em Opções. Clique em Opções de e, em seguida, clique em Opções de Avançadas. 14

15 Siga um ou mais destes procedimentos: Exibir um alerta da área de trabalho quando as mensagens chegarem Em Quando novos itens chegarem em minha Caixa de Entrada, marque a caixa de seleção Exibir um Alerta da Área de Trabalho para Novo (somente para a Caixa de Entrada padrão). Para especificar a duração ou a transparência do a- lerta, clique em Configurações de Alerta da Área de Trabalho e selecione as opções desejadas. Tocar um som quando as mensagens chegarem Em Quando novos itens chegarem em minha Caixa de Entrada, marque a caixa de seleção Tocar um som. Alterar o cursor do mouse quando as mensagens chegarem. Em Quando novos itens chegarem na minha Caixa de Entrada, marque a caixa de seleção Alterar rapidamente o cursor do mouse. Observação O Microsoft Office Outlook 2003 não reproduzirá um som, modificará o cursor do mouse nem exibirá um Alerta de Novo quando estiver executando uma apresentação de slides do Microsoft Office PowerPoint 2003 neste computador. Sobre segurança de Reforçar a proteção contra vírus em anexos de Dica Para ver um alerta de exemplo com as opções selecionadas, clique em Visualizar. Os anexos de arquivos recebidos nas mensagens de podem conter vírus (vírus: um programa de computador ou macro que "infecta" arquivos de computador inserindo cópias de si mesmo nesses arquivos. Quando o arquivo infectado é carregado na memória, o vírus pode infectar outros arquivos. Os vírus freqüentemente têm efeitos colaterais nocivos.), como ILOVEYOU e Melissa. Quando você abre o anexo, o vírus é ativado e envia cópias da mensagem de e do anexo para as pessoas do Catálogo de Endereços (Catálogo de Endereços: o conjunto de 15

16 catálogos de endereços que pode ser usado para armazenar nomes, endereços de , números de fax e listas de distribuição. O Catálogo de Endereços pode conter uma Lista de Endereços Global, um Catálogo de Endereços do Outlook e um Catálogo Particular de Endereços.), "disseminando-se" através das redes de mensagens da empresa ou pela Internet. Além de se propagarem rapidamente, esses vírus muitas vezes contêm um código que pode danificar irremediavelmente os dados armazenados no computador. Para ajudar a impedir a disseminação do vírus, o Microsoft Outlook compara o tipo de arquivo de cada anexo em uma mensagem recebida ou enviada com os tipos de arquivo contidos na lista de tipos de arquivo de anexo para segurança de . Se o anexo for um tipo de arquivo que contenha um código que possa ser executado sem aviso, ele será tratado de uma das duas formas, dependendo do nível do tipo de arquivo. Se você usar o Microsoft Exchange Server, o administrador do Exchange poderá adicionar e remover tipos de arquivo dos dois níveis de segurança de . Se um tipo de arquivo for adicionado aos dois níveis, ele será tratado como um tipo de arquivo de Nível 1. Nível 1 Os tipos de arquivo de Nível 1 (como os arquivos com extensões.bat,.exe,.vbs e.js) são bloqueados pelo Outlook, e você não poderá ver nem acessar o anexo. A Caixa de Entrada exibirá o ícone de clipe de papel na coluna Anexo para informá-lo de que a mensagem possui um anexo, e você verá uma lista de arquivos de anexo bloqueados na Barra de Informações localizada na parte superior da mensagem. Além disso, quando enviar um anexo que contenha uma extensão de tipo de arquivo de Nível 1, você receberá uma mensagem alertando-o de que talvez outros destinatários do Outlook não conseguirão acessar o tipo de anexo em questão. Para obter uma lista completa dos tipos de arquivo de Nível 1 bloqueados por padrão pelo Outlook, consulte a lista de tipos de arquivo de anexo bloqueados. Nível 2 Se o tipo de arquivo for Nível 2, você verá o ícone do anexo e, quando clicar duas vezes nele, será solicitado a salvar o anexo no computador. Uma vez feito isso, você poderá decidir se deseja ler, executar ou usar o arquivo. Observações Antes de abrir os anexos, é necessário verificá-los com um aplicativo antivírus. Você pode configurar a maioria dos aplicativos antivírus para que verifiquem as mensagens automaticamente. Uma maneira mais segura de compartilhar arquivos é remetê-los para um compartilhamento de rede seguro. Na mensagem de que enviar aos destinatários, você pode incluir um link para o compartilhamento ao qual lhes concedeu acesso. Vírus nas mensagens em HTML Para reforçar a proteção contra possíveis vírus nas mensagens em HTML que você recebe, os scripts não serão executados e os controles ActiveX serão desativados independentemente das configuração de sua zona de segurança. Por padrão, a zona de segurança do Microsoft Outlook está definida como Site Restrito. A Zona Restrita é significativamente mais segura do que a Área da Internet. A 16

17 maioria dos downloads de scripts e plug-ins ActiveX é desabilitada por padrão. Downloads de arquivos e cookies (cookie: um bloco de dados colocado por um servidor em um computador cliente que identifica o cliente para conexões futuras.) também são desabilitados por padrão. Além disso, você pode configurar o Outlook para que leia as mensagens em HTML somente como texto sem formatação. Isso impede que os scripts sejam executados e, desse modo, pode oferecer maior proteção. Para obter instruções passo a passo, consulte lendo mensagens em texto sem formatação. Vírus em macros de arquivos do Office Para reforçar a proteção contra vírus de macro prejudiciais que possam existir em arquivos do Microsoft Office, o nível de segurança de macro estará definido, por padrão, como Alto nos programas Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint. Você só conseguirá executar macros assinadas, de fontes confiáveis. As macros não assinadas serão desativadas. Para obter mais informações, consulte protegendo-se contra vírus de macro. Personificação de , violação e espionagem Usar assinaturas digitais S/MIME para ajudar a evitar personificações e violações. A personificação ocorre quando um hacker (hacker: um termo comumente usado para fazer referência a uma pessoa que obtém acesso ilegalmente a um sistema de computador ou a uma rede com a intenção de causar danos.) envia mensagens de e finge ser outra pessoa. A violação ocorre quando um hacker intercepta suas mensagens de e altera a mensagem sem que o destinatário saiba. O uso de uma assinatura digital (assinatura digital: uma aplicação de um algoritmo aos dados da mensagem usado para provar para o destinatário que a mensagem é do remetente (não de um impostor) e que ela não foi alterada. Inclui o certificado do remetente (com a chave pública).) para assinar mensagens de ajuda a evitar a personificação e a violação. A assinatura digital da mensagem aplica o certificado (certificado: um meio digital de fornecer sua identidade. Quando você envia uma mensagem assinada digitalmente está enviando seu certificado e chave pública. Os certificados são emitidos por uma autoridade de certificação e, como uma carteira de motorista, podem expirar e ser revogados.) (e uma chave pública (chave pública: a chave que o remetente fornece a um destinatário para que este possa verificar a assinatura do remetente e confirmar que a mensagem não foi alterada. Os destinatários também usam a chave pública para criptografar (bloquear) mensagens de para o remetente.)) do remetente à mensagem e possibilita que ela não seja devolvida ou seja, ela prova ao destinatário que a mensagem é do remetente e não de um impostor. Além disso, um software de mensagens de que ofereça suporte a S/MIME (S/MIME (Extensões Seguras Multipropósito do Internet Mail) é uma especificação para mensagens de seguras que usa o formato X.509 de certificados digitais e diversos algoritmos de criptografia como 3DES.), como o Outlook, alertará o destinatário sobre qualquer alteração ocorrida na mensagem. Usar criptografia S/MIME para ajudar a evitar espionagem A espionagem ocorre quando um hacker (hacker: um termo comumente usado para fazer referência a uma 17

18 pessoa que obtém acesso ilegalmente a um sistema de computador ou a uma rede com a intenção de causar danos.) intercepta e lê suas mensagens de . O uso de um formato de mensagem criptografada (como S/MIME (S/MIME (Extensões Seguras Multipropósito do Internet Mail) é uma especificação para mensagens de seguras que usa o formato X.509 de certificados digitais e diversos algoritmos de criptografia como 3DES.)) para a criptografia reforça a privacidade do porque converte o texto legível e sem formatação da mensagem em texto cifrado (codificado). O programa de mensagens do remetente usa a chave pública (chave pública: a chave que o remetente fornece a um destinatário para que este possa verificar a assinatura do remetente e confirmar que a mensagem não foi alterada. Os destinatários também usam a chave pública para criptografar (bloquear) mensagens de para o remetente.) do destinatário para criptografar (bloquear) a mensagem de e os anexos. Somente o destinatário que tiver a chave particular (chave particular: a chave secreta no computador do remetente usada para assinar digitalmente mensagens para destinatários e para descriptografar (desbloquear) mensagens de destes. As chaves particulares devem ser protegidas por senha.) correspondente à chave pública usada para criptografar a mensagem poderá decifrar (decodificar) a mensagem e transformá-la em um texto legível. A criptografia da mensagem é um processo separado da assinatura digital da mensagem. O algoritmo de criptografia padrão no Outlook é 3DES (3DES: um algoritmo de criptografia baseado no DES (padrão de criptografia de dados). O 3DES (DES Triplo) repete o DES três vezes. Conseqüentemente, a execução do 3DES é mais lenta do que a do DES padrão. Entretanto, é mais seguro.). Introdução a assinaturas digitais e criptografia Para usar assinatura digital (assinatura digital: uma aplicação de um algoritmo aos dados da mensagem usado para provar para o destinatário que a mensagem é do remetente (não de um impostor) e que ela não foi alterada. Inclui o certificado do remetente (com a chave pública).) e criptografia, é preciso primeiro obter uma Identificação Digital (identificação digital: contém uma chave particular que permanece no computador do remetente e um certificado (com uma chave pública). O certificado é enviado com mensagens assinadas digitalmente. Os destinatários salvam o certificado e usam a chave pública para criptografar mensagens para o remetente.), seja do administrador do Microsoft Exchange Server ou de outra autoridade de certificação (CA) (autoridade de certificação: uma entidade, semelhante a um tabelião público, que emite certificados digitais, controla a quem eles foram atribuídos, assina os certificados para confirmar sua validade e controla os certificados revogados ou que expiraram.). Para obter instruções passo a passo, consulte obtendo uma Identificação Digital. Identificações Digitais Uma Identificação Digital (identificação digital: contém uma chave particular que permanece no computador do remetente e um certificado (com uma chave pública). O certificado é enviado com mensagens assinadas digitalmente. Os destinatários salvam o certificado e usam a chave pública para criptografar mensagens para o remetente.) contém uma chave particular (chave particular: a chave secreta no computador do remetente usada para assinar digitalmente mensagens para destinatários e para descriptografar (desbloquear) mensagens de destes. As chaves particulares devem ser protegidas por senha.) que é armazenada no computador do remetente e um certificado (certifi- 18

19 cado: um meio digital de fornecer sua identidade. Quando você envia uma mensagem assinada digitalmente está enviando seu certificado e chave pública. Os certificados são emitidos por uma autoridade de certificação e, como uma carteira de motorista, podem expirar e ser revogados.) (com uma chave pública (chave pública: a chave que o remetente fornece a um destinatário para que este possa verificar a assinatura do remetente e confirmar que a mensagem não foi alterada. Os destinatários também usam a chave pública para criptografar (bloquear) mensagens de para o remetente.)). Você será solicitado a efetuar a proteção por senha de sua chave particular. O seu certificado é enviado quando você assina digitalmente as mensagens e serve para ajudar a autenticar você para o destinatário. Você pode criar uma cópia de backup da Identificação Digital para o caso de ela ser danificada, mover a Identificação Digital para usá-la em outro computador ou removê-la de um computador que não use mais. Para fazer isso, use o botão Importar/Exportar na guia Segurança. Para obter instruções passo a passo, consulte criando uma cópia de backup de uma Identificação Digital, movendo uma I- dentificação Digital para outro computador e excluindo uma Identificação Digital. Certificados Um certificado (certificado: um meio digital de fornecer sua identidade. Quando você envia uma mensagem assinada digitalmente está enviando seu certificado e chave pública. Os certificados são emitidos por uma autoridade de certificação e, como uma carteira de motorista, podem expirar e ser revogados.) é uma maneira digital de fornecer sua identidade. Quando envia uma mensagem assinada digitalmente, você está enviando seu certificado e a chave pública. Os certificados são emitidos por uma autoridade de certificação (CA) (autoridade de certificação: uma entidade, semelhante a um tabelião público, que emite certificados digitais, controla a quem eles foram atribuídos, assina os certificados para confirmar sua validade e controla os certificados revogados ou que expiraram.) e, assim como uma carteira de motorista, podem expirar ou ser revogados. É possível usar diferentes tipos de certificados para diferentes contas de de acordo com a mensagem. Os certificados de seu pessoal serão diferentes dos usados em seu de trabalho, porque você usa diferentes s. As configurações de segurança do Microsoft Outlook permitem que você configure os certificados que utiliza. Só poderá haver uma configuração de segurança padrão para cada perfil do Outlook. Se você usa o Outlook em uma organização, suas configurações de segurança da empresa são definidas de acordo com a diretiva do administrador e, geralmente, serão o padrão. Para enviar e receber mensagens criptografadas pela Internet, você precisa trocar certificados (arquivos.cer (arquivo.cer: um arquivo que contém um certificado com uma chave pública mas sem chave particular. Importe os arquivos.cer para a pasta Contatos clicando em Importar na guia Certificados e use o certificado para enviar mensagens criptografadas.)) com o destinatário. Isso pode ser feito de várias maneiras. Por exemplo, você pode enviar uma mensagem assinada digitalmente para um destinatário. Em seguida, o destinatário adiciona o nome de seu ao seu cartão de visita (em Contatos) e, ao fazê-lo, o certificado é automaticamente adicionado. Se preferir, você pode enviar uma mensagem com seu arquivo.cer em anexo ou 19

20 pode dar um disquete com o arquivo.cer ao destinatário. O destinatário poderá então importar para o cartão de visita o arquivo.cer que você forneceu. Para obter instruções passo a passo, consulte adicionando um certificado do destinatário à sua lista de contatos e importando um arquivo de certificado para sua lista de contatos. Para enviar e receber mensagens criptografadas no Microsoft Exchange Server, não é necessário trocar certificados. Se o administrador do Exchange configurou a segurança de sua rede, o servidor armazenará automaticamente o certificado de cada usuário na Lista de Endereços Global (Lista de Endereços Global: o catálogo de endereços que contém todos os endereços de de usuários, grupos e lista de distribuição de sua empresa. O administrador cria e mantém esse catálogo de endereços. Pode também conter endereços de de pasta pública.), facilitando a troca de mensagens de dentro da organização. Você também pode adicionar um certificado de criptografia padrão de outra fonte ou, quando o certificado expirar, substituí-lo por um um novo certificado. A partir daí, inclua o certificado em seu computador e, em seguida, publique-o na Lista de Endereços Global. Para obter instruções passo a passo, consulte adicionando um certificado à Lista de Endereços Global. Usando confirmações S/MIME para verificar o recebimento da mensagem Use uma solicitação de confirmação SMIME (recibo S/MIME: um recurso de segurança de usado para solicitar a confirmação do recebimento de uma mensagem i- nalterada e informações sobre quem abriu a mensagem e quando isso ocorreu. Essas informações de verificação são retornadas em forma de mensagem para a sua Caixa de entrada.) para solicitar a confirmação de que a mensagem foi recebida intacta, bem como informações sobre a pessoa que abriu a mensagem e quando esta foi aberta. Quando você envia uma mensagem com uma solicitação de confirmação S/MIME, as informações sobre a verificação são retornadas em uma mensagem à sua Caixa de Entrada. Os destinatários que não possuem o recurso S/MIME não poderão retornar esse tipo de confirmação. Se você não receber a confirmação esperada, contate o destinatário. As notificações de confirmação S/MIME serão retornadas à sua Caixa de Entrada por padrão, independentemente do local em que você costuma enviar as confirmações. Para obter instruções passo a passo, consulte enviando uma mensagem com uma solicitação de confirmação S/MIME. Anexar diretivas de segurança usando rótulos de segurança no cabeçalho de mensagens. Um rótulo de segurança (rótulo de segurança: um recurso de seguro que permite adicionar rótulos de sensibilidade, como Somente para Uso Interno, ao cabeçalho da mensagem. Os rótulos de segurança na organização são controlados pelas diretivas de segurança configuradas pelo administrador de .) permite que você inclua informações sobre a sensibilidade do conteúdo da mensagem no cabeçalho da mensagem. O rótulo de segurança também pode restringir quais destinatários podem abrir, encaminhar ou enviar uma mensagem específica. O uso de rótulos de segurança em sua organização é controlado por uma ou mais diretivas de segurança, cujos detalhes serão definidos pelo administrador. Por exemplo, um rótulo Somente para Uso Interno pode ser implementado como um rótulo de segurança e ser anexado a uma mensagem de que não deva ser enviada nem encaminhada para fora da empresa. Para obter instruções passo a passo, consulte anexando um rótulo de segurança a uma mensagem. 20

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