Dicas do Outlook. Sumário

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1 Dicas do Outlook Este documento faz parte do material didático oferecido no Curso Introdução a Informática Básica da Faetec, nada mais é do que o resultado de pesquisas sobre o assunto na Internet. Porém, contém material interessante para aprofundar no tema Outlook e pode ser acessado através do link para verificar atualizações do assunto. Sumário Como eliminar automaticamente mensagens de com o Outlook e Outlook Express...3 Como usar os dicionários do Office no Outlook para correções ortográficas...3 Como verificar ortografia no Outlook Express... 3 Verificação de no Outlook Express...3 Cadastro automático no Outlook Express... 3 Mensagens com recibo no Outlook Express...4 Como fazer o Norton AntiVirus 2001 funcionar com o Outlook Express...4 Defina um endereço-padrão...4 Crie sua assinatura...4 Será que a mensagem foi lida?... 5 Limpar os itens excluídos... 5 Compactação de pastas... 5 Imagem dentro do texto... 5 Total de mensagens... 5 Recurso contra spam... 6 Evite gafes ao responder s...6 Como se livrar de desconhecidos na agenda de endereços do Outlook Express...6 Como barrar anexos que podem conter vírus no Outlook Express Configure o Outlook Express 6.0 para avisar quando um vírus entra em ação...6 Para receber mensagens de outras contas no Outlook Express...7 Usando o mesmo provedor para várias contas de Como exportar uma lista de contatos do Outlook Express...7 Como descobrir onde ficam armazenadas as mensagens do Outlook Express... 7 Como criar uma assinatura com texto e imagem no Outlook Express...7 Faça uma mala eletrônica no Outlook Express... 8 Como evitar ser considerado um spammer...8 O corretor ortográfico do Office da Microsoft pode ser usado no Outlook Express...8 Enviando mensagens com o Outlook Express direto do Word... 8 Para enviar mensagens com um plano de fundo no Outlook Express... 9 Como salvar uma imagem como papel de carta no Outlook Express...9 Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 1

2 Como salvar uma imagem embutida no corpo de uma mensagem no Outlook Express...9 Salvando mensagens em arquivos independentes no Outlook Express... 9 Como desfazer um bloqueio indevido no Outlook Express...9 Enviando mensagens com plano de fundo e som ambiente no Outlook Express...10 Como armazenar direito mensagens que são lidas em micros diferentes...10 Criando uma resposta automática no Outlook Express...10 Para criptografar mensagens no Outlook Express Tirar os sinais de maior ao responder uma mensagem no Outlook Express...11 Evitando que o Outlook barre os anexos...11 Para evitar que o Outlook Express duplique as mensagens...11 Como recuperar mensagens sumidas do Outlook Express Como fazer arquivos pesados chegar aos destinatários Como fazer o backup de filtros e bloqueios no Outlook Express...12 Como passar mensagens direto do servidor para uma pasta particular no Outlook...12 Criando grupos no Outlook...13 Para cadastrar contas externas no Outlook 2000 e Como configurar uma conta de webmail no Outlook Escolhendo a conta de envio no Outook 2000 e Criando pastas de todo o tipo no Outlook...14 Recuperando contatos no Outlook...14 Para criar pastas particulares fora do diretório padrão do Outlook...14 Usando cor na caixa de entrada do Outlook Como isolar a assinatura de guerra no Outlook Para juntar e tarefas no Outlook Como acionar o alarme do Outlook Colocando senhas nas pastas particulares do Outlook Trabalhando com dois fusos no calendário do Outlook Dá para sincronizar o Outlook com o Palm Como exportar os contatos armazenados no Outlook Express para o Outlook Aprenda a ganhar tempo no envio de arquivos grandes por Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 2

3 Dicas do Outlook Como eliminar automaticamente mensagens de com o Outlook e Outlook Express Quando você apaga uma mensagem de , ela não desaparece de imediato: é transferida para uma pasta correspondente à lixeira. Se você não esvaziar essa pasta, também acumulará grande quantidade de material sem serventia. Portanto, ou você elimina essas mensagens periodicamente ou ativa alguma função que as apague de forma automática. Entre os principais programas de e- mail, somente o Outlook e o Outlook Express têm essa função. No primeiro, ligue a caixa Esvaziar pasta "Itens Excluídos" ao Sair, localizada em Ferramentas/Opções/orelha Geral. O mesmo item encontra-se no Outlook Express em Ferramentas/Opções/orelha Manutenção. Como usar os dicionários do Office no Outlook para correções ortográficas O Outlook, programa do pacote Office, usa os dicionários da suíte para fazer correções ortográficas. Para acionar o verificador, acione Ferramentas/Verificar Ortografia (ou F7). Se o programa encontra algo errado, abre a janela Verificar Ortografia. Para personalizar o comportamento do verificador, clique no botão Opções nessa janela. Como verificar ortografia no Outlook Express No Outlook Express, para fazer a verificação ortográfica de uma mensagem que você esteja escrevendo, acione Ferramentas/Ortografia (ou F7 - o mesmo comando no Word ou no Excel). Mas esse recurso só estará disponível se você tiver instalado o Office 2000 ou 97. O Outlook Express usa o verificador da suíte. Se você quiser modificar a maneira como o OE trabalha com o dicionário do Office, vá à tela principal do programa, clique em Ferramentas/Opções e ponha em destaque a orelha Verificar Ortografia. Lá, você pode, por exemplo, ligar a opção Sempre Verificar Ortografia Antes de Enviar. Verificação de no Outlook Express Os programas de , você sabe, verificam periodicamente se existem novas mensagens em sua caixa postal. O período de verificação é normalmente de 30 minutos. No Outlook Express, se você quiser modificar esse número, acione Opções/Geral e digite novo valor no item Verificar se Há Novas Mensagens a Cada X Minutos. No Eudora, essa mesma operação é feita em Options/Checking Mail. Cadastro automático no Outlook Express Você já deve ter notado que, como padrão, o Outlook Express inclui na lista de contatos todos os nomes e endereços das pessoas a quem você manda um de resposta. Se você não quiser que o programa faça essa inclusão automática, acione Ferramentas/Opções e, na orelha Enviar, desligue o item Incluir Automaticamente no Catálogo de Endereços as Pessoas a Quem Respondo. Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 3

4 Mensagens com recibo no Outlook Express No Outlook Express, você pode enviar mensagens e solicitar recibo do destinatário. Para isso, acione Ferramentas/Opções e, na orelha Recibos, marque a caixa Solicitar Recibo para Todas As Mensagens Enviadas. O que é inadequado nesse recurso é a falta de meio termo: ou você pede recibo de todas as mensagens ou não pede de nenhuma. Como fazer o Norton AntiVirus 2001 funcionar com o Outlook Express Você usa o Norton AntiVirus 2001 e o Outlook Express e sabe que o antivírus protege sua caixa postal contra vírus que chegam por . No entanto, para sua surpresa, você constata que existe uma mensagem contaminada na Caixa de Entrada do Outlook Express. Como? O Norton deixou passar? Deixou, sim, mas a coisa não é tão simples. Antes de tudo, certifique-se, no antivírus, de manter ligada a proteção de para cada conta gerenciada pelo Express. Para fazer isso, abra o Norton e clique no botão Opções. Em seguida, acione Internet/Proteção de E- mail e marque, à direita, todas as caixas (há uma para cada conta de ). Isso garante que o utilitário vai identificar pragas digitais antes mesmo que elas pousem em sua caixa postal. Como assim? O Norton AntiVirus, assim como outros programas que monitoram o canal POP (aquele por onde chegam as mensagens), tem duas formas de detectar vírus de . Uma é anterior à gravação da mensagem e a outra posterior. No primeiro caso, quando a proteção à conta de está ligada, o módulo Poproxy - o nome vem de proxy POP- analisa o conteúdo das mensagens antes de chegarem à caixa postal. Assim, o vírus é interceptado antes de entrar no arquivo DBX em que o Outlook Express armazena as mensagens. (Cada DBX corresponde a uma pasta de s.) No entanto, se a proteção de estiver desligada, a mensagem e o vírus anexo serão gravados no arquivo. O antivírus não age sobre os arquivos DBX por se tratar de um formato proprietário da Microsoft. Se, por exemplo, ele tentasse eliminar o vírus, poderia apagar o DBX. Resultado: iriam o vírus e também todas as mensagens. E o que acontece quando um vírus é gravado (normalmente, um arquivo anexo) no arquivo DBX? Neste caso, o vírus só será detectado se o usuário tentar executá-lo. Nesse momento, o sistema precisará extrair do DBX o arquivo que contém o invasor (EXE, DOC, VBS etc.) a fim de executá-lo. Quando o arquivo do vírus é gravado em disco, o antivírus o apanha em flagrante e impede sua execução. Um aviso: a atualização de segurança para o Outlook não vale para o Outlook Express. Neste a contaminação é possível se o usuário executar o anexo virótico. No entanto, o Express não é programável - portanto, o código para enviar utilizando objetos no Outlook não o afeta. Defina um endereço-padrão Vamos supor que você tenha em seu Outlook Express duas ou mais contas de . Só que, quando você vai mandar uma mensagem, sempre aparece na tela de envio o endereço de uma conta que não é a que você mais usa. Nesse caso, vá a Ferramentas/Contas e clique na orelha E- mail. Selecione a conta desejada e clique no botão Definir Como Padrão. A partir de agora, o endereço dessa conta será usado como principal na hora de enviar novas mensagens. Crie sua assinatura Aqui vai uma dica para você que usa o programa de Outlook Express. Que tal criar uma assinatura-padrão para aparecer automaticamente ao final de suas mensagens? Acione Ferramentas/Opções e destaque a orelha Assinaturas. Clique no botão Nova e digite o texto que Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 4

5 vai compor a assinatura. Você pode incluir o que desejar: nome, endereço, telefone, fax etc. Uma alternativa é clicar no botão Arquivo e indicar um documento. Pode ser um arquivo de puro texto ou um HTML. Clique no botão Avançado e indique em qual (ou quais) das contas de essa assinatura deve ser usada. Essa indicação é opcional. Caso não exista, o Express usa a assinatura-padrão para todas as contas. Portanto, se quiser, você pode criar uma assinatura para cada conta de . Será que a mensagem foi lida? Depois que você envia uma mensagem importante, fica sempre a pergunta: será que ela chegou ao destinatário? Para reduzir essa dúvida, configure o Outlook Express para pedir confirmação de recebimento. Acione Ferramentas/Opções, orelha Confirmações. Marque a caixa identificada pela legenda Solicitar confirmação de leitura para todas as mensagens enviadas. O único inconveniente dessa opção é que ela não tem meio termo: aplica-se a todas as mensagens ou a nenhuma. Além disso, se o destinatário desconsiderar seu pedido de resposta, você vai continuar sem saber se a mensagem chegou até ele ou não. Limpar os itens excluídos No Outlook Express, toda vez que você apaga uma mensagem, ela é transferida para a pasta Itens Excluídos. Assim, para livrar-se definitivamente das mensagens apagadas, é necessário executar o comando Editar/Esvaziar a Pasta Itens Excluídos. Para tornar essa limpeza automática, vá a Ferramentas/Opções/Manutenção e ligue a caixa Esvaziar a Pasta Itens Excluídos ao Sair. Assim, toda vez que você abrir o Outlook Express, aquela pasta estará sempre limpa. Compactação de pastas No Outlook Express, todas as mensagens de uma pasta ficam reunidas num mesmo arquivo. Assim, à medida que você recebe e apaga s, a pasta vai acumulando espaços vazios. Por isso, é aconselhável que periodicamente você compacte os pacotes de mensagens. Para isso, dê o comando Arquivos/Pasta/Compactar Todas as Pastas. Imagem dentro do texto Existem duas formas de enviar imagens numa mensagem do Outlook Express. A primeira é anexála ao , como um arquivo qualquer. Nesse caso, acione o comando Inserir/Anexo e indique o arquivo. A outra forma é incluir a figura (GIF, JPG, BMP) no corpo da mensagem. Aqui, o comando é Inserir/Imagem. Na tela que se abre, clique no botão Procurar e informe o arquivo desejado. No primeiro caso, o destinatário vai receber um arquivo anexo. No outro, a imagem vai visível, embutida no texto. Total de mensagens Quer saber quantos s existem na pasta de mensagens recebidas ou em qualquer outra pasta? Na árvore de pastas do Outlook Express, clique na pasta-mãe, chamada Pastas Locais. Na janela principal, o programa exibe um relatório com os números de mensagens em todas as pastas. Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 5

6 Recurso contra spam Você recebe, em seu Outlook Express, repetidas mensagens não solicitadas de um mesmo remetente? Que tal dar nesse chato um gelo digital? Selecione uma mensagem dele e comande Mensagem/Bloquear Remetente. A partir de agora, qualquer dele vai parar automaticamente na lixeira. Evite gafes ao responder s No Outlook Express, você corre um risco quando responde a uma mensagem enviada a várias pessoas (você entre elas). Você pode pensar em mandar algo particular ao remetente e, sem querer, enviar essa resposta a todas as pessoas envolvidas. Isso ocorre porque os botões Responder ao Remetente e Responder a Todos ficam juntos na barra de ferramentas. Elimine esse risco, tirando da barra o Responder a Todos. Clique com o botão direito na barra de ferramentas e escolha a opção Personalizar. Na tela Personalizar, selecione o botão Responder a Todos e clique no botão Remover. Quando você realmente precisar dar respostas coletivas, use o comando Mensagem/Responder a Todos. Como se livrar de desconhecidos na agenda de endereços do Outlook Express Sua agenda de endereços do Outlook Express está repleta de pessoas desconhecidas, e você tem certeza de que nunca as cadastrou? Abra a caixa de diálogo Opções do menu Ferramentas. Na guia Enviar, desmarque a opção Incluir Automaticamente no Catálogo de Endereços as Pessoas a Quem Respondo. Para finalizar, pressione na seqüência os botões Aplicar e OK. A ação não vai eliminar as inclusões indesejadas feitas até então, mas vai evitar que novos contatos passem a figurar no catálogo de endereços sem a sua vontade. Como barrar anexos que podem conter vírus no Outlook Express 6.0 A novidade mais importante do Outlook Express 6.0 é o bloqueio que o programa faz aos anexos de que podem conter vírus. O programa agora traz uma configuração que não dá acesso a anexos com arquivos executáveis ou que possam conter scripts e macros. Assim, fica mais difícil abrir inadvertidamente um arquivo com vírus. Para ligar essa opção no OE6, acione Ferramentas/Opções e clique na orelha Segurança. Lá, marque a caixa com a legenda "Não permitir que sejam salvos nem abertos anexos que possam conter vírus". Para que esse comando entre em ação, feche o programa e abra-o novamente. O recurso barra, inclusive, os arquivos potencialmente suspeitos que chegam zipados. A proteção contra anexos duvidosos tem também seus inconvenientes. Muitos arquivos perfeitamente legítimos ficam retidos na rede de proteção do Outlook Express. Para liberá-los, você precisa desligar temporariamente o recurso e em seguida ativá-lo outra vez. Configure o Outlook Express 6.0 para avisar quando um vírus entra em ação Um dispositivo de segurança novo no Outlook emite um alerta quando um vírus, já instalado, tenta enviar mensagens de usando o nome da vítima. A opção que garante isso está na mesma tela daquela que bloqueia os anexos: Ferramentas/Opções, orelha Segurança. É também uma caixa de verificação, neste caso com a legenda "Avisar quando outro aplicativo tentar enviar como se fosse eu". Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 6

7 Para receber mensagens de outras contas no Outlook Express Você tem uma segunda conta de e deseja receber as mensagens dela no Outlook Express. Sem problema. Para começar, tenha à mão os endereços dos servidores POP (para enviar e- mails) e SMTP (para receber) de seu provedor. Abra o menu Ferramentas e escolha Contas. Clique no botão Adicionar e escolha . Agora, acompanhe uma seqüência de telas, nas quais você vai digitar seu nome, endereço de , os servidores POP e SMTP do provedor e sua senha de acesso à caixa postal. Pronto. As mensagens da nova conta vão começar a ser recebidas pelo Outlook Express. O procedimento é o mesmo para incluir uma terceira, quarta ou quinta conta de . Usando o mesmo provedor para várias contas de Em certos casos, adicionar uma nova conta de não é muito simples. Quando você está conectado à web pelo provedor A, nem sempre vai conseguir enviar mensagens usando o servidor POP do provedor B. Ao notar que alguém ligado a outro domínio quer usar seu servidor para mandar s, o sistema impede a operação. Para evitar isso, uma solução é configurar, em todas as contas, o mesmo servidor SMTP -- o do provedor pelo qual você se conecta à internet. Esta solução, é claro, vale não somente para o Outlook Express, mas para qualquer programa de que aceite mais de uma conta. Como exportar uma lista de contatos do Outlook Express Você quer copiar para uma segunda máquina a lista de contatos do Outlook Express existente na máquina antiga. Mas, para começar, onde fica essa lista? O catálogo de endereços fica armazenado num arquivo com extensão WAB -- sigla de Windows Address Book. Normalmente, esse arquivo tem o nome do usuário e fica numa pasta que varia conforme a versão do Windows. Na dúvida, use o comando Iniciar/ Pesquisar (ou Localizar, no Windows 98) procurando por *.wab. Na versão 6.0, as coisas ficam mais fáceis: a tela Ajuda/ Sobre o Catálogo de Endereços informa o nome e a localização completa do arquivo. Como descobrir onde ficam armazenadas as mensagens do Outlook Express Não é fácil descobrir onde ficam armazenadas as mensagens do Outlook Express. Normalmente, no Windows 98 e no Me elas ficam num diretório esquisito que varia conforme o perfil do usuário. Um exemplo: C:\WINDOWS\Application Data\ Identities\{ C81-11D5-B7B B66FB9F}\ Microsoft\Outlook Express. Para saber onde estão suas mensagens (arquivos DBX), clique em Opções/Manutenção/Pastas de Armazenamento. Aí você pode, também, mudar o local para um diretório mais simples. Basta clicar no botão Alterar e indicar nova pasta. Como criar uma assinatura com texto e imagem no Outlook Express Que tal criar uma assinatura-padrão, com texto e imagem, para aparecer automaticamente ao final de suas mensagens? Para isso, primeiro crie um pequeno documento HTML com os itens que deseja incluir na assinatura. Mas atenção: tem de ser um HTML bem "magro". Caso contrário, o Outlook Express vai se recusar a carregá-lo, alegando que o arquivo é muito grande. Não tente, por exemplo, usar o Word 2000 ou 2002 para montar esse arquivo. Feito no Word, um documento com apenas três itens (nome, endereço de e a chamada para uma imagem) pode ficar com Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 7

8 9 KB. Isso porque o programa salva o arquivo como uma série de tags XML que, nesse caso, só atrapalham. Com o arquivo HTML pronto, acione Ferramentas/Opções e ponha em destaque a orelha Assinaturas. Clique no botão Nova e, em seguida, marque a opção Arquivo. Agora, acione o botão Procurar e indique onde está o arquivo HTML. Antes de clicar em OK, veja no topo da janela a opção Adicionar Assinaturas a Todas as Mensagens Enviadas. Se você marcar essa caixa, todos as novas mensagens apresentarão a assinatura antes mesmo de você começar a escrevê-las. Se não marcar, precisará incluir manualmente as assinaturas. Para isso, na tela de nova mensagem ou de resposta, clique em Inserir/Assinatura. Quando você tem mais de uma assinatura, essa alternativa se divide num submenu para que você escolha a assinatura desejada. Faça uma mala eletrônica no Outlook Express Qual a maneira mais prática de enviar o mesmo para uma lista de contatos? Abra o catálogo de endereços, clique no botão novo e escolha Novo Grupo. Digite um nome para o grupo e clique no botão Selecionar Membros. Na nova tela que surge, indique os contatos que vão fazer parte dessa lista de postagem. O grupo vai para o banco de dados de contatos, onde aparece em destaque. Ao enviar o , use esse grupo como destinatário. E não esqueça: para que cada membro do grupo não receba a lista de todos os outros, inclua o nome do grupo não em "Para" ou em "Cc" (com cópia), mas em "Cco", que é o "com-cópia" com a lista de destinatários omitida. Como evitar ser considerado um spammer Ao enviar um mesmo para vários destinatários, você corre o risco de ter a mensagem barrada por suspeita de spam. Para evitar a disseminação de mensagens não-solicitadas, os provedores de acesso à web limitam o número de destinatários de s desse tipo. Admita que seu provedor aceita um máximo de 20 endereços. Então, seu grupo de destinatários não poderá ter mais que 20 integrantes. Divida seus contatos em blocos com esse número. O corretor ortográfico do Office da Microsoft pode ser usado no Outlook Express Se você usa o MS-Office, é possível fazer o corretor ortográfico dessa suíte de escritório revisar o texto das mensagens que você escreve no Outlook Express. Para isso, na orelha Verificar Ortografia da caixa de diálogo Opções, ligue a caixa Sempre Verificar a Ortografia Antes do Envio. Enviando mensagens com o Outlook Express direto do Word Se você trabalha com o Word 2000 ou 2002, pode enviar mensagens com o Outlook Express, mas sem abrir o programa de . Se, por exemplo, você quiser enviar o texto que está na tela do Word, acione Arquivo/Enviar Para/Destinatário da Mensagem. O Word assume parte da tela do Outlook Express, na área em que você indica os destinatários e o assunto do . Para completar, clique no botão em Enviar uma Cópia. Com esse procedimento, você envia o documento do Word no corpo da mensagem. Se quiser enviá-lo como um arquivo fechado, escolha, no início, Arquivo/Enviar Para/Destinatário da Mensagem (Como Anexo). Comandos idênticos existem também no Excel e no PowerPoint. Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 8

9 Para enviar mensagens com um plano de fundo no Outlook Express Quer enviar uma mensagem especial, com um plano de fundo como uma página HTML? Em vez de clicar no centro do botão Criar , mire na pequena seta à direita dele. Com isso, você abre um menu para gerar mensagens com papel de carta -- ou seja, s com fundo decorado. Escolha um dos oito papéis de carta oferecidos no menu. Ou, então, clique em Selecionar Papel de Carta para escolher visualmente o fundo da mensagem. Outra forma de enviar s com papel de carta é usar o comando Mensagem/Nova Mensagem Usando... Esse comando abre o mesmo menu associado ao botão Criar . Como salvar uma imagem como papel de carta no Outlook Express Se você receber uma mensagem que tem papel de carta e achar interessante guardar esse fundo de tela para usar depois, aplique o comando Arquivo/Salvar Como Papel de Carta. Como salvar uma imagem embutida no corpo de uma mensagem no Outlook Express Alguém lhe envia uma imagem de que você precisa. Só que, em vez de anexa ao , ela veio embutida na mensagem do Outlook Express. Como fazer para salvá-la num arquivo à parte? Se a figura estivesse anexa, bastaria clicar no botão com o clipe dourado e salvá-la num diretório escolhido. Neste caso, não está à vista um comando que faça isso. A saída é você aplicar um pequeno truque aprendido com os browsers. Clique na figura com o botão direito do mouse e escolha Salvar Imagem Como. Dê um nome ao arquivo e escolha um tipo -- o Express lhe dá a chance de salvá-la como JPG ou BMP. Salvando mensagens em arquivos independentes no Outlook Express No Outlook Express, todos os s de uma pasta ficam guardados num único arquivo, padrão DBX. Para salvar uma mensagem num arquivo independente, selecione-a e dê o comando Arquivo/Salvar Como. O programa permite salvar nos formatos EML (próprio do Express), HTML e TXT. Atenção: somente os arquivos originalmente em HTML têm a opção para esse formato. Como desfazer um bloqueio indevido no Outlook Express O que fazer se você, por acidente, bloqueou uma pessoa errada usando o comando Bloquear Remetente do Outlook Express? Na versão 6.0 ficou fácil resolver esse problema: abra Ferramentas/ Regras para Mensagens/Lista de Remetentes Bloqueados. Selecione o endereço incluído erroneamente e clique no botão Remover. Nas versões anteriores, a coisa é um pouco mais complicada. Para chegar à lista de remetentes bloqueados, acione Ferramentas/Regras para Mensagens/ , cancele a tela que surge e, na tela seguinte, selecione a orelha Remetentes Bloqueados. O resto é idêntico: marque o remetente e clique no botão Remover. Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 9

10 Enviando mensagens com plano de fundo e som ambiente no Outlook Express Nas versões 5.x e 6.0 do Outlook Express, é possível enviar s com um plano de fundo e som ambiente. Clique no botão Criar para abrir a tela Nova Mensagem. Agora, acione Formatar/Plano de Fundo. Surge um submenu com as opções Imagem, Cor e Som. Clique em imagem e, depois, em Procurar, para indicar uma figura como plano de fundo. Em lugar de uma imagem, você pode escolher uma cor de fundo, no menu Cor. Se quiser, clique na opção Som e indique um arquivo de áudio. Como armazenar direito mensagens que são lidas em micros diferentes Se você acessa sua conta de em lugares diferentes (por exemplo, em casa e na empresa), acaba armazenando parte das mensagens num ponto e outras partes em outros. Resultado: você precisa de uma mensagem e ela ficou em outro lugar. Há um jeito de resolver isso. Defina um micro central -- por exemplo, o da empresa. Nele, abra o OE em Ferramentas/Contas. Selecione a conta desejada, clique no botão Propriedades e, na orelha Avançado, garanta que está desmarcada a caixa Deixar uma Cópia das Mensagens no Servidor. Nas outras máquinas, faça o inverso: marque essa opção. Assim, em todos os micros secundários, você vai ler as mensagens e elas vão continuar no servidor. No micro central, depois que você baixar os s, eles serão removidos do servidor. Esse truque não funciona se seu provedor apaga os s logo após o download. Criando uma resposta automática no Outlook Express Se você recebe muitos s e não pode responder logo, crie um filtro para indicar que recebeu a mensagem e em breve dará retorno. Crie uma mensagem nova com esse aviso e salve-a no formato EML. Depois, acione Ferramentas/Regras para Mensagens/ /Nova. Na tela Nova Regra de Correio, marque na caixa 1 a opção Para Todas as Mensagens (ou outra mais adequada). Na caixa 2, clique em Respondê-la com Mensagem. Surge na caixa 3 um link com a palavra "mensagem". Clique nele e indique onde está o arquivo EML. Para criptografar mensagens no Outlook Express Se você tiver mensagens secretas -- mas secretas, mesmo -- para enviar por , que tal criptografá-las com o sistema PGP? O PGP codifica mensagens com altíssimo grau de segurança. Para usar o produto, na opção freeware, é preciso baixá-lo em www. pgpi.org/products/pgp/versions/ freeware/win32/ A versão mais recente é a 7.0.3, para Windows 9x/Me/NT/2000. Na instalação, o programa pede a criação de uma passphrase (senha, que pode ser uma frase longa) e oferece plug-ins para Outlook, Outlook Express e Eudora. O PGP opera com duas chaves: uma privada, que é a passphrase, e outra pública, que ele gera e você deve distribuir a seus contatos. Na tela de novas mensagens do Express, o PGP instala botões para assinar digitalmente a mensagem ou criptografá-la. Ambos devem ser clicados antes de enviar a mensagem. No primeiro caso, o PGP adiciona uma assinatura (texto criptografado) ao final do documento. No outro, o documento é enviado em formato cifrado. O que o PGP dá em segurança cobra em dificuldade de uso. Para que alguém leia uma mensagem criptografada que você envia, ele ou ela também precisa usar o PGP. Além disso, você deve cifrar a mensagem com a chave pública do destinatário. Ao recebê-la, ele usa a própria chave privada para decifrar as informações. Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 10

11 Tirar os sinais de maior ao responder uma mensagem no Outlook Express Para mudar essa configuração, clique em Ferramentas/Opções. Selecione a pasta Preferências. Nessa janela, clique no botão "Opções de correio..." e no item "Ao encaminhar uma mensagem" selecione "Incluir e recuar o texto da mensagem original". Clique no botão OK e pronto. O sinal > não irá mais aparecer em seus replys ou nas mensagens encaminhadas. Para voltar o sinal > escolha a opção "Prefixar cada linha da mensagem original". Evitando que o Outlook barre os anexos Depois de ver o Outlook ser usado e abusado como veículo de transporte de vírus pela internet, a Microsoft radicalizou e configurou o Outlook 2000 SR-2 e o Outlook 2002 para não abrir arquivos suspeitos - exe, vbs, bat etc. - enviados por de jeito nenhum. Para contornar a situação, você pode pedir para o remetente salvar o arquivo numa área compartilhada e enviar o link, compactar o arquivo ou renomear a extensão. Se você recebe muitos arquivos censurados pelo Outlook e estiver num ambiente com servidor Exchange, peça para o administrador da rede alterar as configurações de segurança de sua caixa postal. O último recurso para quem não está em rede requer alteração no Registro do Windows - nunca sem antes fazer backup, é claro. Certifique-se de que não haja aplicação rodando e clique em Iniciar, Executar e, no campo Abrir, digite regedit e clique OK. Veja se a chave HKey_Current_User\Software\ Microsoft\Office\10.0\Outlook\Security existe, dando duplo clique nas pastas que compõem a seqüência. Se não, crie o caminho assim: selecione a chave HKey_Current_User\Software\ Microsoft, clique no menu Editar, escolha Novo e Chave. Digite Office e tecle Enter. Clique de novo em Editar, Novo, Chave e inclua Repita o processo para incluir Outlook e depois Security, completando a chave. Agora vá em Editar, Novo e escolha Valor da seqüência. Digite Level1 Remove para o novo valor e tecle Enter. Clique com o botão direito do mouse sobre o novo nome e escolha Alterar. Digite a extensão do tipo de arquivo que você quer acessar com o Outlook -.exe, por exemplo. Para especificar vários formatos, use a forma.exe;.com. e clique OK. Saia do editor do Registro e reinicie a máquina. Para evitar que o Outlook Express duplique as mensagens Toda vez que você recebe mensagens pelo Outlook Express elas vêm duplicadas. Isso pode acontecer se o arquivo Pop3uidl.dbx estiver danificado. Para corrigir o problema, feche todos os programas, clique em Iniciar, aponte Pesquisar e, em Arquivos ou Pastas, digite Pop3uidl.dbx e acione o botão Localizar agora. Em Resultados da busca, clique com o botão direito do mouse no arquivo Pop3uidl.dbx e clique Renomear. Digite Pop3uidl.old e tecle Enter. Reinicie o Outlook Express. Como recuperar mensagens sumidas do Outlook Express 6.0 Seu Outlook Express 6.0 funcionava muito bem na recepção de seus s até que um belo dia algumas mensagens sumiram da Caixa de entrada. Vá ao menu Exibir, escolha Método de exibição atual, habilite Mostrar todas as mensagens, e elas devem sair da toca. Se não aparecerem, busque pistas do sumiço no menu Ferramentas: escolha Opções, clique na aba Manutenção e verifique se alguma regra de limpeza de mensagens foi alterada ou a pasta de armazenamento mudou de lugar. Veja também se os s não estão sendo desviados para alguma outra pasta, clicando em Ferramentas, Regras para mensagens e . Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 11

12 Como fazer arquivos pesados chegar aos destinatários Aquele arquivo de 10 MB que você enviou por não chegou ao destinatário - foi brecado pelo servidor, que tende a impor restrições ao tamanho dos anexos. Faça o arquivão chegar onde precisa cortando-o em pedacinhos com um compactador de arquivos. Usando o WinZip 8.1, primeiro você precisa comprimir o arquivo - clique com o botão direito do mouse sobre ele e, no menu pop-up, escolha WinZip e Add to Zip file. Defina o diretório e clique Add. Na tela do WinZip, selecione o arquivo e, no menu Actions, clique em Split. Dê ao novo arquivo um nome diferente do zipado. Agora, determine o tamanho de cada parte e clique OK. Cada uma das partes terá uma extensão diferente, como.z01,.z02,.z03, e só o último pedaço terá a extensão.zip. Envie cada pedacinho num , avisando o remetente para colocar todas as partes numa pasta só e abrir apenas o pedaço com a extensão.zip - todo o resto se juntará a ele. Como fazer o backup de filtros e bloqueios no Outlook Express Com o uso, você vai acumulando uma lista de remetentes bloqueados no Outlook Express. Ou seja, aqueles remetentes em geral, spammers cujos s vão diretamente para o lixo. Agora, como fazer para transferir essa lista para outro PC? E como transferir os filtros (regras para mensagens) que você usa para organizar a correspondência recebida? O Outlook Express não oferece uma solução para isso. A única forma de fazer um backup das regras é editar o Registro do Windows. Antes de mexer no Registro, faça uma cópia de segurança. Para fazer o backup da lista de remetentes bloqueados, abra o Editor do Registro e navegue até a chave HKEY_CURRENT_USER\Identities\{Identidade}\Software\Microsoft\Outlook Express\5.0\Block Senders. No menu Registro, acioneexportar Arquivo do Registro. Dê um nome para o arquivo e clique em Salvar. O programa gera um arquivo REG. Para fazer uma cópia das regras de mensagens, localize a chave HKEY_CURRENT _USER\ Identities\{Identidade}\ Software\Microsoft\Outlook Express\ 5.0\Rules\Mail. Em seguida, execute um procedimento idêntico ao descrito acima para salvar um arquivo REG. Agora, copie os dois arquivos REG para a segunda máquina. Clique com o botão direito num deles e acione Editar. O conteúdo vai ser exibido no Bloco de Notas. Na segunda linha do texto, selecione o trecho entre colchetes (o código de identificação do usuário) e copie-o para a memória. Acione Editar/Substituir e, na caixa Localizar, cole o trecho copiado.clique em Localizar, para fixar o texto colado. Mantenha o Bloco de Notas aberto, abra o Editor do Registro e selecione a pasta HKEY_CURRENT_USER\ Identities\{Identidade}. Dê um duplo clique no item User ID, no lado direito do Editor, e copie (Ctrl+C) a seqüência Dados do Valor para a memória. Feche o Editor do Registro. Retorne ao Bloco de Notas e, na janela Substituir, cole o valor da memória no campo Substituir Por. Clique no botão Substituir Tudo. Você está trocando, no arquivo REG, a identificação de usuário da primeira máquina pela identificação válida na segunda. Salve o arquivo e depois dê nele um duplo clique. Autorize a inclusão do conteúdo desse arquivo no Registro. Pronto. Você precisa fazer isso para os dois arquivos, o de remetentes bloqueados e o de regras para mensagens. Isso vale para o OE 5.x e 6.0. Como passar mensagens direto do servidor para uma pasta particular no Outlook Quer desviar mensagens de correio eletrônico do servidor direto para uma pasta particular, que ninguém na rede pode ver? Fácil. No menu Ferramentas, procure o Assistente de regras. Na caixa de diálogo, clique em Nova e uma nova janela se abrirá, com uma lista de opções. Você pode pedir ao Outlook que todas as mensagens que chegarem da sua avó, por exemplo, sejam movidas para Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 12

13 uma determinada pasta particular, selecionando a opção Mover as novas mensagens de alguém. Abaixo da lista, um quadro de edição exibe a descrição da regra, com trechos sublinhados para você editar. Clique em "pessoas ou listas de distribuição". Se a vovó ainda não estiver cadastrada, na janela Endereço da regra, escolha a lista de Contatos, digite o dela, clique em Nova e, na tela seguinte, em Novo contato. Clique OK. Preencha a ficha do contato e, na barra de menus, clique em Salvar e fechar. De volta à tela Endereço da regra, veja se o nome da vovó está selecionado, clique no botão De-> e depois em OK. No Assistente de regras, clique no link "especificada" para definir uma pasta, e uma nova janela com a árvore de diretórios se abrirá. Dê dois cliques na caixa escolhida para compor a descrição da regra, clique em Concluir e depois em OK. Esse tipo de filtragem não funciona com webmail. Criando grupos no Outlook Você pode criar grupos de colegas, de familiares ou de amigos para enviar uma determinada mensagem a todos de uma vez, desde que estejam devidamente cadastrados na lista de contatos. Para criar uma lista particular de distribuição, vá ao menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Lista de distribuição. Na aba Membros, vá ao campo Nome e dê um para o grupo. Clique no botão Selecionar membros. Na caixa de diálogo, selecione o catálogo que contém os endereços que entrarão na lista. Digite ou selecione um nome da lista que você deseja incluir e clique em Adicionar - se quiser selecionar vários de uma vez, mantenha a tecla Shift pressionada. Clique OK e, na última tela, em Salvar e fechar. Agora o grupo Amigos, por exemplo, faz parte da lista de contatos como item único. Para cadastrar contas externas no Outlook 2000 e 2002 Além da conta de da e,presa, o Outlook admite o cadastramentode contas externas. Na versão 2000, vá ao menu Ferramentas, escolha Serviços e, na aba Serviços, acione o botão Adicionar. Na janela Adicionar serviço ao perfil, selecione Correio eletrônico da internet e clique OK, o que abrirá a janela Propriedades da conta de . Na aba Geral, dê um nome para a conta e preencha seus dados: nome, organização e endereço da conta de que está cadastrando. Se quiser que as respostas sejam entregues numa conta diferente, digite o endereço no campo correspondente. Vá para a aba Servidores e preencha os endereços POP e SMTP do provedor ao qual a conta está vinculada, digite seu nome de usuário no campo Nome da conta, preencha a senha e, se quiser que o programa se lembre da senha nas próximas conexões, marque a caixa correspondente. Pressione o botão Aplicar e clique OK. É preciso fechar - no menu Arquivo, clique em Sair e log off - e reabrir o Outlook para a nova conta funcionar. Para receber as mensagens só desta conta de uma vez, vá ao menu Ferramentas, aponte Enviar/receber e clique na conta desejada. No Outlook 2002, o caminho é mais curto. No menu Ferramentas, escolha Contas de , marque Adicionar uma nova conta e clique Avançar. Marque o tipo de servidor, avance, configure e teste. Se a conexão não acontecer, verifique com o administrador da rede se há alguma restrição de segurança e se é possível contorná-la. Como configurar uma conta de webmail no Outlook 2002 Você pode configurar sua conta de webmail no Outlook 2002 de uma maneira bem simples. Vá ao menu Ferramentas e clique em contas de . Na caixa de diálogo, marque Adicionar uma nova conta de e clique em Avançar. Em Tipo de servidor, marque HTTP e clique em Avançar. Na tela Configurações de na internet, digite suas informações - nome, endereço do que está cadastrando, nome de usuário e senha. Em Informações do servidor, preencha a URL do webmail - se for Hotmail ou MSN, o programa preenche sozinho. Clique em Avançar e, na tela seguinte, em Concluir. O Outlook cria um ícone para a conta na barra lateral e caixas de entrada, saída, enviados e excluídos exclusivas. Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 13

14 Escolhendo a conta de envio no Outook 2000 e 2002 Um acabou de cair na conta corporativa, mas você quer responder pela pessoal ou pelo webmail. Simples. O Outlook 2002 cria o menu Contas na barra de ferramentas, com a lista das contas cadastradas. Acione o menu, dê um clique na conta escolhida e envie a mensagem. No Outlook 2000, vá ao menu Ferramentas, aponte para Enviar/receber e escolha a conta. Criando pastas de todo o tipo no Outlook As pastas particulares são criadas com a extensão.pst. Elas ficam no disco rígido de seu computador e não podem ser enxergadas da rede. Por padrão, elas são criadas para mensagens, mas admitem subpastas de anotações, compromissos, contatos, diário e tarefas. Para criar a pasta particular de contatos Amigos, por exemplo, vá à Lista de pastas, clique em Pastas particulares e, em seguida, no menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Pasta. Na janela Criar nova pasta, digite um nome e, na lista Conteúdo da pasta, clique em Itens de Contato. Clique em OK. Recuperando contatos no Outlook Quando o Catálogo de endereços é acionado, na caixa combinada Mostrar nomes do: você pode escolher uma das listas de contatos, como a de usuários da rede, Contatos MailBox (seus contatos cadastrados na rede) e Contatos do PST (das pastas particulares). Todas as pastas criadas como Itens de Contato aparecem nessa lista automaticamente. Mas, se isso não ocorrer, vá à Lista de pastas, clique com o botão direito do mouse sobre a pasta que não aparece no catálogo e escolha Propriedades no menu suspenso. Na aba Catálogo de endereços do Outlook, marque Mostrar pasta como catálogo de endereços de correio eletrônico, confira ou altere o nome da pasta e clique OK. Para criar pastas particulares fora do diretório padrão do Outlook Dá para criar pastas particulares em outros diretórios que não o padrão do Outlook. No menu Ferramentas, clique em Serviços. Na lista de serviços configurados para o seu perfil, selecione Pastas particulares e acione o botão Adicionar. Na janela Adicionar serviço ao perfil, selecione Pastas particulares e clique OK. Na janela Criar/Abrir arquivo de pastas particulares, escolha o diretório - Meus Documentos, por exemplo -, dê o nome e clique OK. Usando cor na caixa de entrada do Outlook Desviar mensagens para as respectivas caixas antes de ler pode não ser um bom negócio se você esquecer de abrir algumas delas. Para os esquecidos, uma boa forma de organizar Caixa de entrada é diferenciar os remetentes por cor. Digamos que você acabou de receber um de sua prima e quer que todas as próximas mensagens dela tenham destaque. Deixe a mensagem da prima selecionada e, no menu Ferramentas, clique em Organizar. Na lista à esquerda da caixa Organizar, clique em Usando cores.escolhe uma cor no menu suspenso e clique em Aplicar cor. Feche a caixa Organizar. Agora todos os s da priminha estão coloridos e fáceis de achar no meio da confusão. Os novos também ficarão com a mesma cor. Como isolar a assinatura de guerra no Outlook Atenciosamente, fulano de tal, ou abraços, Jacaré? Para não ofender o cliente nem aborrecer os amigos, crie assinaturas de acordo com o perfil do destinatário. No menu Ferramentas, clique em Opções. Escolha a aba Formato de mensagem, acione o botão Selecionador de assinaturas e, na Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 14

15 janela seguinte, clique em Novo. Em Criar nova assinatura, dê um nome para ela e, se não tiver nenhuma cadastrada, marque Iniciar com assinatura e clique em Avançar. Digite, edite a assinatura e clique em Concluir. De volta à tela Selecionador de assinaturas, crie outras tantas e, ao final do processo, selecione a que será mais usada, para ser colocada automaticamente no formulário de . Clique OK nas janelas que estiverem abertas. Para trocar de assinatura, cada versão tem um caminho diferente. No Outlook 2000, clique em Nova mensagem, selecione a assinatura que será trocada e clique no botão Assinatura na barra de ferramentas. Um clique na assinatura escolhida é o bastante para fazer a troca. No 2002 é mais fácil: clique com o botão direito em qualquer ponto da assinatura e escolha a que a substituirá no menu de contexto. Para juntar e tarefas no Outlook A idéia de jogar futebol no sábado parece ótima, mas você está sem tempo e precisa de ajuda para juntar todo mundo. Em vez de anotar a dura missão no Calendário e depois telefonar ou enviar uma mensagem para o candidato a ajudante, faça tudo de uma vez pelas Tarefas das pastas particulares, onde ele está cadastrado como contato. Abra Tarefas, clique em Nova e, em seguida, no botão Atribuir tarefa. Digite o nome do amigo (o Outlook se encarrega de preencher o endereço de ), o assunto, dê detalhes nos campos correspondentes e clique em Enviar. Você acabou de registrar uma tarefa e mandar um de uma tacada só. Como acionar o alarme do Outlook Aquele remédio das 4 horas sempre fica para depois? Faça o Outlook avisá-lo com pop-up e alarme. Abra a pasta Tarefas da rede, digite "tomar remédio" e tecle Enter. Dê dois cliques sobre a tarefa e, no formulário da própria, marque Lembrete e escolha o horário para o pop-up do lembrete disparar. Clique no ícone do alto-falante e marque Soar este alarme. Como você terá de tomar o dito remédio durante alguns dias, clique em Tornar periódico, marque o padrão de recorrência Diário, defina o dia de início e de término e clique OK. Na última tela clique em Salvar e fechar. Colocando senhas nas pastas particulares do Outlook A senha das pastas particulares pode ser modificada, desde que a rede utilize o recurso de gerenciamento do servidor Exchange. Se for esse o seu caso, na Lista de pastas, clique com o botão direito do mouse em Pastas particulares e escolha Propriedades. Na aba Geral, acione o botão Avançado e clique em Alterar senha. Digite a senha atual, a nova, confirme e clique OK. Trabalhando com dois fusos no calendário do Outlook Uma pessoa do seu relacionamento foi para a Indonésia, por exemplo, e você quer se comunicar com ela respeitando o horário local. Para não ficar fazendo conta toda hora, trabalhe com dois fusos no Calendário. Vá ao menu Ferramentas e clique em Opções. Na aba Preferências, clique em Opções de Calendário e, na janela seguinte, acione o botão Fuso horário. Na nova janela, digite o nome de sua cidade no campo Título do quadro Fuso horário atual. Agora marque Mostrar outro fuso horário, dê o nome da cidade e escolha o fuso no menu suspenso - Jacarta, neste caso. Clique OK em todas as janelas que estiverem abertas. Dá para sincronizar o Outlook com o Palm A sincronização de dados do Outlook com os Pocket PCs é automática, mas, com os micrinhos da Palm é necessário um sincronizador especial, como o Intellisync, da Pumatech, que sincroniza até com arquivo anexado e tem versão para o novíssimo sistema operacional Palm OS 5.0. A instalação é simples, mas a sincronização é bastante demorada. A versão de testes, disponível Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 15

16 para download em funciona por 14 dias. Uma opção mais rápida é o DoubleLook, da CompanionLink, que sincroniza o Outlook com o Palm Desktop. Ele roda como um ícone na bandeja do sistema. Toda vez que você fizer uma alteração no Outlook, ele altera no Palm Desktop. Quando você fizer o HotSync, ele vai continuar rápido, porque a ponte continua sendo o Palm Desktop. O DoubleLook sincroniza Contatos, Calendário e Tarefas, e sua versão de testes (www.infoexame.com.br/aberto/download/3026.shl) exibe todos os dados dos contatos, menos o nome. Como exportar os contatos armazenados no Outlook Express para o Outlook A semelhança entre o Outlook e o Outlook Express, para a frustração dos usuários, não vai além do nome e da capacidade de gerenciar o correio eletrônico. Os dois programas da Microsoft são bem diferentes, principalmente na forma de armazenar endereços. O leve Outlook Express, companheiro inseparável do Internet Explorer, guarda os contatos no Catálogo de Endereços do Windows, enquanto o Outlook, componente do Office, cria um banco de dados com formato próprio. Não há como sincronizar os dois, mas é possível transferir os dados do Express para o Outlook sem dramas na conversão de formatos. A maneira mais simples de fazer a transferência só é possível quando o Outlook ainda não está instalado na máquina. Isso porque, logo após a instalação, quando é iniciado pela primeira vez, o programa oferece a opção de importar mensagens de , catálogos de endereço e configurações. O próprio Outlook identifica o software de correio e pergunta se o usuário quer fazer a atualização, convertendo para o formato de Contato os dados do Catálogo de Endereços do Windows, que são arquivos WAB (Windows Address Book). Se o usuário concordar, a conversão é automática. Quem já tem os dois programas instalados pode utilizar o assistente de importação e de exportação de dados do Outlook para buscar os endereços. O passo-a-passo a seguir foi feito no Windows XP com o Outlook do Office XP. 1. Inicie o Outlook, clique no menu Arquivo e escolha Importar e Exportar. Na caixa de diálogo do assistente de importação e exportação, selecione o item Importar Internet Mail e Endereços e clique em Avançar. Na tela da Ferramenta de Importação, selecione Outlook Express 4.x e 5 na lista, mesmo que o seu seja de uma versão mais recente. Note, na lista, que é possível importar endereços também do Eudora, do Netscape Mail, do Microsoft Internet Mail e do Netscape Messenger. Logo abaixo, aparecem as opções para importar , catálogo e regras marque os itens que deseja trazer para o Outlook e clique em Avançar. 2. Selecione, na tela Importar Endereços, o destino dos contatos, marcando a Pasta de Contatos do Outlook. Logo abaixo, no quadro Opções, há três a considerar: substituir, permitir e não importar itens duplicados. Se você não tiver muitos contatos repetidos nos dois programas, marque Permitir a Criação de Duplicatas, uma vez que é melhor apagar um endereço do que perder uma atualização importante. Clique em Concluir. O Outlook vai levar um tempinho para fazer a conversão e avisará quando terminar. Clique OK e pronto. 3. Caso você queira continuar utilizando o Outlook Express depois da migração dos endereços, poderá fazer atualizações pontuais dos contatos no Outlook, arrastando para ele, individualmente ou em grupo, os endereços do Catálogo de Endereços do Windows. No menu Iniciar, clique em Pesquisar e escolha Todos os Arquivos e Pastas. No campo da pesquisa do nome do arquivo, digite *.wab, escolha o disco e clique em Pesquisar. Dê um clique duplo no arquivo WAB encontrado, abra o Outlook e deixe as duas telas lado a lado. Selecione a entrada do WAB que deseja transferir e arraste-a para a pasta Contatos do Outlook. Um novo formulário de Contato será Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 16

17 criado imediatamente. Clique em Salvar e Fechar. Para selecionar um grupo de endereços espalhados, pressione Ctrl, clique em cada um deles e arraste para Contatos. 4. Algumas vezes o arquivo WAB se esconde numa pasta oculta e o mecanismo de busca do sistema não consegue encontrá-lo. Para achá-lo, vá ao menu Iniciar, aponte para Todos os Programas, escolha Acessórios e clique em Catálogo de Endereços. Os endereços deverão estar na pasta Contatos da Identidade Principal. Abra-a e arraste o que quiser. 5. Endereços do Outlook podem ser exportados como arquivo para outros tipos de programa, como planilhas. Para isso, vá ao menu Ferramentas e clique em Catálogo de Endereços. No menu Arquivo, clique em Importar e Exportar. Agora, na caixa de diálogo do assistente, selecione Exportar para um Arquivo e clique em Avançar. Escolha o tipo de arquivo (DOS, Windows, Access, Excel etc.) e pressione o botão Avançar. O Outlook pode pedir o CD do Office para instalar os conversores necessários, mas não demora nessa operação. Concluída a conversão, salve o arquivo. Aprenda a ganhar tempo no envio de arquivos grandes por Mandar arquivos gigantes em s é um desperdício de conexão, além de irritação garantida para o destinatário da mensagem. A regra é compactar tudo, especialmente documentos, que podem diminuir consideravelmente de tamanho. Como toda regra tem exceção, imagens em formatos como JPG e GIF não encolhem muito e podem dispensar a compressão. Existem bons programas gratuitos de compactação, como o ZipGenius (www.info.abril.com.br/download/2738.shtml). Para quem quer automatizar a compressão, existe o bxautozip (www.info.abril.com.br/download/3862.shtml). Esse freeware integra-se ao Outlook e ao Outlook Express, zipando tudo o que for anexado a mensagens. Faetec Curso Introdução a Informática Básica Dicas do Outlook 17

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