ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

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1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS INTRODUÇÃO Não há como uma empresa funcionar sem a existência de recursos, sejam eles financeiros, humanos ou materiais, sejam estes relacionados aos insumos ou aos bens patrimoniais indispensáveis no processo de fabricação. Com a crescente concorrência existente por um participação no mercado consumidor as empresas buscam identificar formas de melhorar seus desempenhos, encontrando maneiras diferentes de obterem vantagens competitivas. Uma das formas de obter uma vantagem, se não competitiva, mas pelo menos comparativa é através de uma boa gestão dos recursos materiais e patrimoniais. Com os custos crescentes é importante gerir bem seus estoques e seu patrimônio produtivo de forma a utilizá-los com a máxima eficiência e eficácia. è sobre isso que estaremos falando a partir de agora. 1. O CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS: Administração de Recursos Materiais engloba a sequência de operações que tem início na identificação do fornecedor, na compra do bem ou serviço, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento (armazenagem), em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final. 2. A IMPORTÂNCIA DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E SUA AMPLITUDE Sendo o ambiente competitivo como é faz-se necessário a busca de alternativas de vencer os concorrentes. A administração de materiais é bastante ampla e pode contribuir a partir do momento que envolve as seguintes atividades: Gerenciamento dos recursos materiais: Gerenciamento dos estoques Produtos/materiais em processo Produtos acabados Gerenciamento dos Recursos Patrimoniais: Equipamentos Instalações, prédios, veículos, etc.

2 Compras: O que deve ser comprado Como deve ser comprado Quando deve ser comprado Onde deve ser comprado De quem deve ser comprado Por que preço deve ser comprado Em que quantidade deve ser comprado Logística interna e Logística Externa Do desempenho satisfatório dessas atividades dependem os Departamentos de Vendas, Produção, Manutenção, os Setores Administrativos, etc. Tem-se de considerar: que o número de itens e a diversidade dos mesmos é grande, que as informações tem de ser precisas e rápidas que a manutenção de estoques representa parcela significativa do ativo da empresa, etc. 3. O ADMINISTRADOR DE MATERIAIS. É o profissional a quem cabe o gerenciamento, o controle ea direção da empresa na área de materiais, buscando os melhores resultados em termos de lucratividade e produtividade. Exerce o processo administrativo dentro da área de recursos materiais e patrimoniais. 4. COMO AVALIAR O DESEMPENHO DA ÁREA DE MATERIAIS. Dentro de cada uma das subáreas da administração de materiais poderão ser estabelecidos indicadores de desempenho próprios que devem fornecer informações sobre a realidade da área de materiais, possibilitando assim a tomada de ações corretivas de forma a eliminar os desvios, e para isso é preciso que: Os dados coletados sejam completos e confiáveis; Que expressem informação de valor para a empresa

3 Devem ser simples de forma a que os próprios operadores possam coletá-los sem confusão Devem ser de fácil entendimento por todos Como exemplos podemos citar: % de erros nas ordens de compra % de itens comprados recebidos na data correta % de falta de matérias-primas Rotatividade dos estoques % do ativo imobilizado em estoques % de produtos acabados entregues aos clientes nas datas combinadas, etc. 5. EVOLUÇÃO E MUDANÇAS SIGNIFICATIVAS NA ADMINSITRAÇÃO DE MATERIAIS Se considerarmos a posição do homem de produção e de vendas seu desejo é de que exista a maior quantidade de matérias-primas e produtos acabados, respectivamente, estocados de forma a poder atender as suas necessidades. Porém sendo a manutenção de estoques algo extremamente caro para a empresa é preciso que o Administrador de Materiais equilibre os mesmos de forma a satisfazer ambos, os administradores de produção e vendas e também ao administrador financeiro. Sendo assim várias tem sido as etapas que vem ocorrendo dentro da administração de materiais cabendo ressaltar algumas delas tais como: A logística operação integrada, que trata das atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de materiais e produtos desde a aquisição até o ponto de consumo final, bem como dos fluxos de informações Técnicas japonesas de administração tais como o JIT/Kanban; Desenvolvimento de Parcerias fornecedores preferenciais Programação de fornecedores manter uma programação integrada entre o PCP da fábrica e o fornecedor via EDI (Eletronic Data Interchange) ou Internet Uso de simulações Uso de CEP para identificar rapidamente as variações nos processos, etc.

4 6. DESAFIOS E TENDÊNCIAS Com certeza o maior desafio continuará sendo a busca do equilíbrio entre o nível dos estoques os recursos financeiros disponíveis. Quanto manter em estoque com o menor risco de falta de materiais. Como atender a esta equação. A tendência aponta para uma necessidade crescente no desenvolvimento de técnicas de previsão que possibilitem minimizar as possibilidades de erro na administração dos recursos materiais. Será necessário que a área de materiais e seu administrador sejam os mais dinâmicos possíveis de forma a responder de forma rápida as movimentações do mercado. Para isso um excelente suporte de informática é fundamental, fornecendo as informações em tempo real. A integração entre as empresas, fornecedores e compradores, deve ser cada vez mais intensa buscando ganhos para a cadeia como um todo. QUESTÕES DE CONCURSOS I. A administração de materiais pode ser conceituada como um sistema integrado que garante o suprimento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo. II. Uma das funções precípuas do administrador de materiais é minimizar o uso dos recursos envolvidos na área logística da empresa, visando economia e eficiência. III. A administração de materiais visa colocar os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo da empresa. São duas as funções da administração de materiais: programação e compras. IV. É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados. V. A administração de materiais efetiva visa minimizar o conflito existente entre as áreas-fim e as áreas-meio de uma organização, como a área de compras e a área financeira. VI. Entre os principais objetivos a serem perseguidos pelo administrador de materiais inclui-se o alto giro do estoque. VII. A eficiente gestão de recursos materiais de uma organização compreende etapas relativas à adequada identificação de fornecedores, compras, transporte e armazenagem, bem como a informações financeiras e gerenciais que confiram confiabilidade ao processo. VIII. De modo geral, o processo de aquisição de materiais deve fundamentar-se em uma relação do tipo ganha-perde, na qual a empresa ganha descontos e o fornecedor perde lucratividade. IX. A mais importante função da administração de estoques de materiais está relacionada com o controle dos níveis de estoque. X. A gestão ou administração dos estoques é responsável por equilibrar as necessidades de recursos das organizações.

5 Técnicas Modernas JUST IN TIME INTRODUÇÃO Segundo Corrêa, O Just in Time (JIT) surgiu no Japão, nos meados da década de 1970, sendo sua idéia básica e seu desenvolvimento creditados à Toyota Motor Company, a qual buscava um sistema de administração que pudesse coordenar a produção com a demanda específica de diferentes modelos e cores de veículos com o mínimo de atraso. O JIT é muito mais do que uma técnica ou conjunto de técnicas de administração de produção, sendo considerado com uma filosofia, a qual inclui aspectos de administração de materiais, gestão da qualidade, arranjo físico, projeto do produto, organização de trabalho e gestão de recursos humanos. Algumas expressões são geralmente usadas para traduzir aspectos da filosofia JIT. Produção sem estoques; Eliminação de desperdícios; Esforço contínuo na resolução de problemas; Melhoria contínua dos processos. Ao contrário da abordagem tradicional dos sistemas de produção que empurram os estoques, o JIT caracteriza-se como um sistema de puxar a produção ao longo do processo, de acordo com a demanda. Genericamente falando, um sistema de puxar estoque significa que qualquer movimento de produção somente é liberado na medida da necessidade sinalizada pelo usuário da peça ou componente em fabricação, ou seja, os centros de trabalho não estão autorizados a produzir e empurrar os lotes apenas para manter ocupados operários e equipamentos. OBJETIVOS O sistema JIT tem como objetivo fundamental a melhoria contínua do processo produtivo. A perseguição destes dá-se, através de um mecanismo de redução dos estoques, os quais tendem a camuflar problemas, embora saibamos alterações no perfil da demanda ou falhas nos processos de fabricação ou compra normalmente justificam a presença de estoques. Na filosofia JIT os estoques são persona non grata por razões óbvias: primeiro porque ocupam espaços e segundo porque custa dinheiro.

6 Vantagens do JIT: Flexibilidade a manutenção de estoques baixo favorece as variações no mix de produtos sem provocar alto grau de obsolescência. Velocidade rapidez no ciclo de produção permite entregas em prazos mais curtos, propiciando maior nível de serviços ao cliente. Confiabilidade a manutenção preventiva e o ambiente favorável à identificação e resolução de problemas contribui para aumentar a confiabilidade nos produtos. Custos reduções dos tempos de preparação de máquinas e movimentação interna; minimização dos estoques (matéria prima e produto acabado); redução dos tamanhos dos lotes e lead-times ; redução dos custos de aquisição (confiabilidade). O SISTEMA KANBAN O sistema de puxar a produção a partir da demanda, produzindo em cada estágio somente os itens necessários, nas quantidades necessárias e no momento necessário, ficou conhecido como sistema Kanban. Este nome é dado aos cartões utilizados para autorizar a produção e a movimentação de itens, ao longo do processo produtivo. Este cartão contém, em geral, as seguintes informações: número da peça, descrição da peça, tamanho do lote a ser produzido e colocado em container padronizado, centro de produção responsável e local de armazenagem. Não podemos perder de vista que o kanban apenas complementa o sistema de fabricação no ambiente just-in-time, do qual fazem parte, também, o planejamento de produção, o programa mestre, uma lista de material, mudanças no projeto do produto etc. Logística Pode-se definir logística como sendo, no mínimo, a junção de quatro atividades básicas: as de aquisição, movimentação, armazenagem e entrega de produtos. Para que essas atividades funcionem, é imperativo que as atividades de planejamento logístico, quer sejam de materiais ou de processos, estejam intimamente relacionadas com as funções de manufatura e marketing. O termo Logística, de acordo com o Dicionário Aurélio, vem do francês logistique e tem como uma de suas definições a.parte da arte da guerra que trata do planejamento e da realização de: projeto e desenvolvimento, obtenção, armazenamento, transporte, distribuição, reparação, manutenção e evacuação de material (para fins operativos ou administrativos)..

7 SUPPLY CHAIN MANAGEMENT É uma ferramenta que, usando a Tecnologia da Informação (TI) possibilita à empresa gerenciar a cadeia de suprimentos com maior eficácia e eficiência, Nestes tempos modernos em que a exigência de consumo atingiu o limite extremo, o SCM permite às empresas alcançarem melhores padrões de competitividade. Em qualquer sociedade industrializada ou não, produtos devem ser movimentados fisicamente entre o local onde estes são produzidos e o local onde estes produtos serão consumidos, Exceto em culturas muito primitivas, na qual cada família satisfaz suas próprias necessidades domésticas, o processo de troca se transforma em pedra fundamental da atividade econômica. Trocas acontecem quando existe uma discrepância entre quantidade, tipo e tempo dos produtos disponíveis e os produtos necessários. Se um número de indivíduos ou organizações dentro de uma sociedade tem um excedente de produtos que alguém precisa, tem-se a base para as trocas de mercadorias ou serviços. O alinhamento das empresas que trazem produtos ou serviços ao mercado tem sido chamado de cadeia de abastecimento/suprimentos supply chain. E, um termo que tem crescido significativamente no uso e popularidade desde o final dos anos 80, embora considerável confusão exista sobre o que na realidade ele significa é o Supply Chain Management - SCM (gerenciamento da cadeia de abastecimento). Muitas pessoas usam de forma equivocada o termo como um substituto ou sinônimo para Logística. O conceito de Supply Chain Management surgiu como uma evolução natural do conceito de Logística. Enquanto a Logística representa uma integração interna de atividades, o Supply Chain Management representa sua integração externa, pois estende a coordenação dos fluxos de materiais e informações aos fornecedores e seus clientes finais, modificando comportamentos e trazendo uma integração nunca vista. Assim, de acordo com o International Center for Competitive Excellence University of North Caroline, 1994, SCM é a integração dos processos de negócios do usuário final através de fornecedores (originais) que fornecem produtos, serviços e informações e agregam valor para os consumidores. Um número de importantes diferenças existe entre esta definição de SCM e a definição de Logística do CLM (Council of Logistic Management) Logística é o processo da cadeia de abastecimento que planeja, implementa e controla o fluxo de bens e serviços e as informações relativas, do ponto de origem ao ponto, de consumo de maneira eficiente e eficaz, buscando a satisfação das necessidades do cliente. Pode-se afirmar que o SCM é uma abordagem sistêmica, altamente interativa e complexa, requerendo a consideração simultânea de muitos trade-offs (representa

8 uma troca compensatória entre alguns parâmetros como custos, tempo, etc) pois ele expande as fronteiras organizacionais e deve assim considerar, trade-offs dentro e entre as organizações no que diz respeito por exemplo a estoques: aonde inventários devem ser mantidos e onde atividades diversas devem ser desenvolvidas dentro da cadeia de suprimentos.. A natureza dinâmica do meio ambiente de negócios requer gerenciamento para avaliar e monitorar a performance da cadeia de suprimentos regular e frequentemente. Quando as metas de performances não são alcançadas, o gerenciamento deve avaliar alternativas, possíveis para a cadeia de suprimentos. Para reforçar o entendimento do que é SCM e o que é Logística, pode-se citar Bowersox (98) que afirma ser, o supplychain um termo que considera uma sequência de compradores ou vendedores trabalhando em conjunto para levar o produto da origem até a casa do consumidor e, que a Logística é o movimento de produtos e, da informação relativa a eles de um lugar a outro. Isto inclui transporte, armazenagem, movimentação de material, estoques e a informação inerente a tudo isto. Em síntese o autor resume que a Logística é a integração de todas estas partes de uma maneira sequenciada, é algo que envolve a operação e o Supply Chain (e, por conseguinte seu gerenciamento) é uma estratégia, uma parte maior do negócio. QUESTÕES DE CONCURSOS I. De acordo com a filosofia de produção just in time, a produção tem início somente após o pedido do cliente, não havendo necessidade de manutenção de estoque disponível de mercadorias para venda. II. O sistema just-in-time é um método de gestão de estoques destinado a reduzir a probabilidade de desabastecimento do setor produtivo em função da maximização dos volumes em estoque. III. Comparando-se os sistemas just in time com o tradicional, aqueles envolvem ciclos curtos de produção e requerem flexibilidade para promover alterações de produtos; a indústria tradicional, ao contrário, sempre se beneficiou das economias de escala garantidas pelos longos ciclos. IV. Sistemas de produção embasados no método just in time são intensivos em utilização de espaço físico para estocagem de matéria-prima ou de mercadorias a serem vendidas pela organização. V. O sistema denominado kanban tem por objetivo controlar e balancear a produção, com eliminação dos desperdícios, e acionar um sistema de reposição de estoque pela indicação dos seguintes fatores: o que, quando e quanto fornecer e produzir. VI. Kanban é o sistema que gerencia os estoques e os fluxos empurrados em modelos como o just in time e o lean. VII. O Kanban é um método de produção com o objetivo de disponibilizar os materiais requeridos pela manufatura apenas quando forem necessários para que o custo de estoque seja menor

9 VIII. Gerenciamento da cadeia de suprimentos (suply chain management) é uma técnica de administração de materiais cujo principal objetivo é a manutenção de baixos níveis de materiais em estoque. IX. O gerenciamento de suprimentos por meio da abordagem do Supply Chain Management tem como objetivo estratégico a realizar ações colaborativas que promovam a união de forças de empresas - cliente e fornecedora, cliente e cliente, ou fornecedora e fornecedora - visando a explorar as atividades logísticas em busca de vantagens mútuas. X. O estabelecimento da rede de fornecimento de forma definitiva permite o ajuste às mudanças estruturais da sociedade e às suas novas demandas CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS Segundo Viana (2006): A classificação é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes. Grande parte do sucesso no gerenciamento de estoques depende fundamentalmente de bem classificar os materiais da empresa. Classificar materiais é reunir itens de estoque de acordo com suas características semelhantes. O sistema classificatório permite identificar e decidir prioridades referentes a suprimentos na empresa. Uma eficiente gestão de estoques, em que os materiais necessários ao funcionamento da empresa não faltam, depende de uma boa classificação dos materiais. Dentro das empresas existem vários tipos de classificação de materiais. Estudaremos somente os mais comuns e conhecidos, o que lhe permitirá entender o processo e, se necessário, adaptá-los às necessidades de cada empresa. Para Viana (2006) um bom método de classificação deve ter algumas características: ser abrangente, flexível e prático: Abrangência: deve tratar de um conjunto de características, em vez de reunir apenas materiais para serem classificados; Flexibilidade: deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificação de modo que se obtenha ampla visão do gerenciamento do estoque; Praticidade: a classificação deve ser simples e direta. Para atender às necessidades de cada empresa, é necessária uma divisão que norteie os vários tipos de classificação. Tipos de Classificação Para Viana (2006,) os principais tipos de classificação são: I. Por tipo de demanda II. Materiais Críticos III. Perecibilidade IV. Quanto à periculosidade

10 V. Possibilidade de fazer ou comprar VI. Tipos de estocagem VII. Dificuldade de aquisição VIII. Mercado fornecedor Serão abordadas as principais características e subdivisões de cada um deles: I. Por tipo de demanda A classificação por tipo de demanda é uma classificação bastante utilizada nas empresas. Ela se divide em materiais não de estoque e materiais de estoque. MATERIAIS NÃO DE ESTOQUE São materiais de demanda imprevisível para os quais não são definidos parâmetros para o ressuprimento. Esses materiais são utilizados imediatamente, ou seja, a inexistência de regularidade de consumo faz com que a compra desses materiais somente seja feita por solicitação direta do usuário, na ocasião em que isso se faça necessário. O usuário é que solicita sua aquisição quando necessário. Devem ser comprados para uso imediato e se forem utilizados posteriormente, devem ficar temporariamente no estoque. MATERIAIS DE ESTOQUES São materiais que devem sempre existir nos estoques para uso futuro e para que não haja sua falta são criadas regras e critérios de ressuprimento automático. Devem existir no estoque, seu ressuprimento deve ser automático, com base na demanda prevista e na importância para a empresa. Os materiais de estoque se subdividem ainda; Quanto à aplicação Quanto ao valor de consumo Quanto à importância operacional Quanto à aplicação eles podem ser: Materiais produtivos: compreendem todo material ligado direta ou indiretamente ao processo produtivo. Matérias primas: materiais básicos e insumos que constituem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo. Produtos em fabricação: também conhecidos como materiais em processamento são os que estão sendo processados ao longo do processo produtivo. Não estão mais

11 no almoxarifado porque já não são mais matérias-primas, nem no estoque final porque ainda não são produtos acabados. Produtos acabados: produtos já prontos. Materiais de manutenção: materiais aplicados em manutenção com utilização repetitiva. Materiais improdutivos: materiais não incorporados ao produto no processo produtivo da empresa. Materiais de consumo geral: materiais de consumo, aplicados em diversos setores da empresa. Quanto ao valor do consumo: Para que se alcance a eficácia na gestão de estoque é necessário que se separe de forma clara, aquilo que é essencial do que é secundário em termos de valor de consumo. Para fazer essa separação nós contamos com uma ferramenta chamada de curva ABC ou Curva de Pareto, que será aprofundada posteriormente, que determina a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período. Os materiais são classificados em materiais: Materiais A: materiais de grande valor de consumo; Materiais B: materiais de médio valor de consumo; Materiais C: materiais de baixo valor de consumo. Quanto à importância operacional: Esta classificação leva em conta a imprescindibilidade ou ainda o grau de dificuldade para se obter o material. Os materiais são classificados em materiais: Materiais X: materiais de aplicação não importante, com similares na empresa; Materiais Y: materiais de média importância para a empresa, com ou sem similar; Materiais Z: materiais de importância vital, sem similar na empresa, e sua falta ocasiona paralisação da produção. Quando ocorre a falta no estoque de materiais classificados como Z, eles provocam a paralisação de atividades essenciais e podem colocar em risco o ambiente, pessoas e patrimônio da empresa. São do tipo que não possuem substitutos em curto prazo. Os materiais classificados como Y são também imprescindíveis para as atividades da organização. Entretanto podem ser facilmente substituídos em curto prazo. Os itens X por sua vez são aqueles que não paralisam atividades essenciais, não oferecem riscos à segurança das pessoas, ao ambiente ou ao patrimônio da

12 organização e são facilmente substituíveis por equivalentes e ainda são fáceis de serem encontrados. Para a identificação dos itens críticos devem ser respondidas as seguintes perguntas: O material é imprescindível à empresa? Pode ser adquirido com facilidade? Existem similares? O material ou seu similar podem ser encontrados facilmente? II. Materiais Críticos Classificação muito utilizada por indústrias. São materiais de reposição específica, cuja demanda não é previsível e a decisão de estocar tem como base o risco. Por serem sobressalentes vitais de equipamentos produtivos, devem permanecer estocados até sua utilização, não estando, portanto, sujeitos ao controle de obsolescência. A quantidade de material cadastrado como material crítico dentro de uma empresa deve ser mínima. Os materiais são classificados como críticos segundo os seguintes critérios: Críticos por problemas de obtenção: material importado; único fornecedor; falta no mercado; estratégico e de difícil obtenção ou fabricação. Críticos por razões econômicas: materiais de valor elevado com alto custo de armazenagem ou de transporte. Críticos por problemas de armazenagem ou transporte: materiais perecíveis, de alta periculosidade, elevado peso ou grandes dimensões. Críticos por problema de previsão: ser difícil prever seu uso Críticos por razões de segurança: materiais de alto custo de reposição ou para equipamento vital da produção. III. Perecibilidade Os materiais também podem ser classificados de acordo com a possibilidade de extinção de suas propriedades físico-químicas. Muitas vezes, o fator tempo influencia na classificação; assim, quando a empresa adquire um material para ser usado em um período, e nesse período o consumo não ocorre, sua utilização poderá não ser mais necessária, o que inviabiliza a estocagem por longos períodos. Quanto à possibilidade de se extinguirem, seja dentro do prazo previsto para sua utilização, seja por ação imprevista, os materiais podem ser classificados em: perecível e não perecível.

13 A utilização da classificação por perecimento permite as seguintes medidas: Determinar lotes de compra mais racionais, em função do tempo de armazenagem permitido; Programar revisões periódicas para detectar falhas de estocagem a fim de corrigi-las e baixar materiais sem condições de uso; Selecionar adequadamente os locais de estocagem, usando técnicas adequadas de manuseio e transporte de materiais, bem como transmitir orientações aos funcionários envolvidos quanto aos cuidados a serem observados. IV. Periculosidade O uso dessa classificação permite a identificação de materiais que devido a suas características físico-químicas, podem oferecer risco à segurança no manuseio, transporte, armazenagem. Ex. líquidos inflamáveis. V. Possibilidade de fazer ou comprar Esta classificação visa determinar quais os materiais que poderão ser recondicionados, fabricados internamente ou comprados: Fazer internamente: fabricados na empresa; Comprar: adquiridos no mercado; Decisão de comprar ou fazer: sujeito à análise de custos; Recondicionar: materiais passíveis de recuperação sujeito a análise de custos. VI. Tipos de Estocagem Os materiais podem ser classificados em materiais de estocagem permanente e temporária. Permanente: materiais para os quais foram aprovados níveis de estoque e que necessitam de ressuprimento constantes. Temporária: materiais de utilização imediata e sem ressuprimento, ou seja, é um material não de estoque. VII. Dificuldade de Aquisição

14 Os materiais podem ser classificados por suas dificuldades de compra em materiais de difícil aquisição e materiais de fácil aquisição. As dificuldades podem advir de: Fabricação especial: envolve encomendas especiais com cronograma de fabricação longo; Escassez no mercado: há pouca oferta no mercado e pode colocar em risco o processo produtivo; Sazonalidade: há alteração da oferta do material em determinados períodos do ano; Monopólio ou tecnologia exclusiva: dependência de um único fornecedor; Logística sofisticada: material de transporte especial, ou difícil acesso; Importações: os materiais sofrer entraves burocráticos, liberação de verbas ou financiamentos externos. VIII. Mercado Fornecedor Esta classificação está intimamente ligada à anterior e a complementa. Assim temos: Materiais do mercado nacional: materiais fabricados no próprio país; Materiais do mercado estrangeiro: materiais fabricados fora do país; Materiais em processo de nacionalização: materiais aos quais estão desenvolvendo fornecedores nacionais. Acabamos de ver oito tipos principais de classificação de materiais, eles não necessitam trabalhar separadamente, e alguns deles recebem indicações explícitas para que trabalhem em conjunto com outra classificação, tornando mais eficaz a gestão dos estoques.

15 Codificação de material É a representação por meio de um conjunto de símbolos alfanuméricos ou simplesmente números que traduzem as características dos materiais, de maneira racional, metódica e clara, para se transformar em linguagem universal de materiais na empresa. Consiste em ordenar os materiais da empresa segundo um plano metódico e sistemático, dando a cada um deles determinado conjunto de caracteres. Portanto, depois de realizada a identificação do material, o passo subsequente consiste na atribuição de um código representativo dos elementos identificadores do item e que simboliza a identidade do material. A atribuição do código visa simplificar as operações na empresa, uma vez que todo um Conjunto de dados descritivos e individualizadores do material é substituído por um único símbolo representativo. O código torna-se tanto mais necessário quanto maior for o universo e a diversificação dos itens existentes transacionados na empresa. O registro e o controle principalmente das transações do material, com base apenas na nomenclatura do item, tornam-se impraticáveis e perigosos. Independentemente deste aspecto, com o incremento do processamento de dados, tornou-se obrigatória a introdução de códigos que viabilizam com eficiência a entrada e registro de dados em sistemas próprios OBJETIVOS a)facilitar a comunicação interna na empresa no que se refere a materiais e compras; b)evitar a duplicidade de itens no estoque c)permitir as atividades de gestão de estoques e compras;d)facilitar a padronização de materiais; e)facilitar o controle contábil dos estoques. CARACTERÍSTICAS DO SISTEMA DE CODIFICAÇÃO: a) Expansivo: deve possuir espaço para novos itens; b) Preciso: um código para cada material; c) Conciso: número mínimo de dígitos; d) Conveniente: ser facilmente compreendido; e) Simples: de fácil utilização; Tipos de codificação Codificação alfabética Este processo representa os materiais por meio de letras, foi muito utilizado na codificação de livros ( Método Dewey), com a implementação da imprensa no mundo, o sistema agregou números a sua codificação, conseguindo com isto codificar a grande variedade de edições em suas categorias e classificações de assuntos, autores e áreas especificas. Atualmente está em desuso.

16 Exemplo de aplicação do sistema alfabético: P - Pregos P/AA - Pregos 14 x /2 x 14 P/AB - Pregos 16 x /4 x 12 P/AC - Pregos 30 x /4 x 8 Codificação alfa-numérica Este processo agrupa números e letras, atualmente é um sistema muito utilizado na classificação de peças automotivas e na codificação de placas de automóveis. As quantidades de letras utilizadas e números são definidos pelo órgão ou empresa a qual adotou o sistema, não havendo uma regra específica. Desta forma o sistema pode se adaptar a cada necessidade. Codificação numérica ou sistema Numérico ou Decimal CHAVE AGLUTINANTE: grupo que designa o agrupamento de materiais, também chamado de Chave dos Grandes Grupos. CHAVE INDIVIDUALIZADORA: Identifica cada material que constam do primeiro grupo (aglutinante).

17 A atribuição consiste na adoção de algarismos arábicos. sendo o método mais utilizado, pela facilidade de ordenação sequencial de diversos itens e na adoção da informatização. CHAVE DESCRITIVA: descreve ou individualiza os materiais pertencentes ao 2º grupo individualizador. Uma das variações que pode aparecer em provas de concursos é a FSC ( federal supply classification) que tem a seguinte estrutura: XX-YY-ZZZZZZ-A, onde: XX Grupos YY Classes ZZZZZZ Código de identificação A dígito de controle Código de barras Código de barras é uma representação gráfica de dados numéricos ou alfanuméricos. A decodificação (leitura) dos dados é realizada por um tipo de scanner - o leitor de código de barras -, que emite um raio vermelho que percorre todas as barras. Onde a barra for escura, a luz é absorvida; onde a barra for clara (espaços), a luz é refletida novamente para o leitor. Os dados capturados nessa leitura óptica são compreendidos pelo computador, que por sua vez converte-os em letras ou números humano-legíveis. A EAN Brasil Associação Brasileira de Automação Comercial, atualmente GSI recebeu a incumbência de administrar no âmbito do território brasileiro o Código Nacional de Produtos, Sistema EAN/UCC. Conforme Decreto Lei nº de e da Portaria nº 143 de do Ministério da Indústria e Comércio.

18 Em 1986 foi estabelecido um acordo de cooperação entre a EAN Internacional e a UCC Uniform Code Council Inc., entidade americana que administra o sistema UPC ( Código Universal de Produtos) de numeração e código de barras, utilizado nos Estados Unidos e no Canadá. Esta aliança promoveu uma maior colaboração, intercambio e suporte técnico entre os parceiros comerciais. Com o advento do código de barras, a interação entre atacadistas e varejistas passou a ser feita através deste controle mais eficaz, gerando uma velocidade rápida e precisa na troca de informações quanto aos aspectos de movimentação de venda e gestão dos estoques, garantindo assim uma melhor qualidade e produtividade dos sistemas gerenciais. As atribuições do sucesso do código de barras estão distribuídas entre as entidades que colaboraram entre si, sendo: UPC Código Universal de Produtos UCC Uniform Code Council EAN European Article Numbering Association EAN International Atualmente mais de empresas em todo mundo utilizam o sistema EAN, atendendo as empresas em mais de 100 países. Estrutura numérica O código EAN/UPC é um sistema internacional que auxilia na identificação inequívoca de um item a ser vendido, movimentado e armazenado, sendo o EAN-13 o padrão utilizado mundialmente, exceto nos EUA e Canadá. A estrutura numérica do código (que geralmente mostra os números que representa abaixo das barras) leva as seguintes informações (tomando-se como exemplo o código ): os 3 primeiros dígitos representam a origem da organização responsável por controlar e licenciar a numeração. Os 3 primeiros dígitos NÃO indicam origem de produto ou da empresa detentora dos códigos; os próximos dígitos, que podem variar de 4 a 7, representam a identificação da empresa proprietária de tal prefixo; no exemplo é (6 dígitos); os dígitos 123 representam a identificação do produto, e são atribuídos pelo fabricante, quando o mesmo possuí um prefixo próprio;

19 o último dígito 2 é chamado de dígito verificador e confirma matematicamente que os dígidos precedentes estão corretos. No total o código EAN-13 deve ter 13 dígitos. Vale ressaltar que os números da empresa variam de empresa para empresa, os números que identificam o item variam de item para item e o dígito verificador deve ser recalculado a cada variação na numeração. Existem outros tipos de códigos padrões para diversas aplicações. O sistema EAN é constituído de: Um sistema para numerar itens ( produtos de consumo e serviços, unidades de transporte, localizações, e outros ramos,...) permitindo que sejam identificados. Um sistema para representar informações suplementares. Código de barras padronizados para representar qualquer tipo de informação que possa ser lida facilmente por computadores (escaneada). Um conjunto de mensagens EANCOM para transações pelo Intercambio Eletrônico de documentos ( EDI). Razões de utilização Dentre muitos se apresentam: 1. Padrão utilizado internacionalmente em mais de 100 países. 2. Cada identificação de mercadoria é única no mundo. 3. Decodificações rápidas do símbolo, gerando informações instantâneas. 4. Linguagem comum no intercambio de informações entre parceiros comerciais. Vantagens para a indústria Conhecimento exato do comportamento de cada produto no mercado.

20 Estabelecimento de uma linguagem comum com os clientes,. Organização interna, mediante a codificação de embalagens de despacho e da matéria prima. Controle de inventários e do estoque, expedição de mercadorias. Padronização nas exportações. Aproximação do consumidor ao produto (merchandising) Possibilidade de utilizar o Intercambio eletrônico de Documentos (EDI). Vantagens para o comércio Otimiza o controle de estoque. Aumenta a eficiência no ponto de venda: elimina erros de digitação, diminui o tempo das filas. Otimiza a gestão de preços e de crédito. Melhora o controle do estoque central. Obtém informações confiáveis para uma melhor negociação. Vende mais com maior lucro. Atende as mudanças rápidas dos hábitos de consumo. Melhora o serviço ao cliente. Estabelece linguagem comum com fornecedor. Vantagens para o consumidor o Cupom fiscal detalhado. o Passagem rápida no check-out o Eliminação de erros de digitação em sua compra.

21 o Preço correto nas gôndolas. o Linhas de produtos a venda de composição mais adequada ao perfil da clientela Distribuição O marketing moderno considera a distribuição uma das fases mais críticas dos negócios. Dela depende parte importante da qualidade percebida pelo cliente, isto é, o que ele sente ao comparar sua satisfação com suas expectativas. Confiabilidade de entrega é fruto do recebimento da mercadoria no prazo correto, com embalagem correta, sem danos causados pelo transporte e erros no faturamento, e com o suporte de um serviço de atendimento ao cliente que resolva seus problemas com presteza e urbanidade, estes são eficazes instrumentos no chamado marketing de relacionamento. A distribuição começa na fabrica do fornecedor e termina nas mãos do cliente final. Como os bens estão em constante movimento nesse ínterim, devemos identificar em cada estagio como eles se movimentam (o modal de transporte) e quem faz a movimentação (o operador de transporte). A distribuição física representa um custo significativo para a maioria dos negócios, impactando diretamente na competitividade, de acordo com sua velocidade, confiabilidade e controlabilidade (capacidade de rastreamento e ação), ao entregar aos consumidores dentro do prazo. Mas, qual o melhor modal? Transporte rodoviário, aéreo, marítimo, ferroviário? Para cada rota há uma possibilidade de escolha, que deve ser feita mediante uma analise profunda de custos, muito além de uma simples análise do custo baseada em peso por quilometragem (Kg/Km). Para cada ligação no canal logístico, cada modo apresenta vantagens particulares.

22 Administrar o transporte significa tomar decisões sobre um amplo conjunto de aspectos. Essas decisões podem ser classificadas em dois grandes grupos: Decisões estratégicas e Decisões operacionais. As decisões estratégicas se caracterizam pelos impactos de longo prazo e se referem basicamente a aspectos estruturais. As decisões operacionais são geralmente de curto prazo e se referem às tarefas do dia a dia. São basicamente quatro as principais decisões estratégicas no transporte: Escolha de Modais; Decisões sobre propriedade da frota; Seleção e negociação com transportadores; Política de consolidação de cargas. Principais decisões em curto prazo: Planejamento de embarques; Programação de veículos; Roteirizarão; Auditoria de fretes; Gerenciamento de avarias. Seleção da Modalidade de Transporte: A seleção da modalidade de transporte depende de dois fatores primordiais: a) A diferença entre o preço de venda do produto na origem e no local de consumo, fator este conhecido. b) O custo de transporte entre o centro de produção do produto e o local de consumo, fator que para ser calculado depende de dois aspectos: I. Característica da carga a ser transportada: envolve tamanho, peso, valor unitário, tipo de manuseio, condições de segurança, tipo de embalagem, distancia a ser transportado, prazo de entrega e outros. II. Características das modalidades de transporte: condições da infra-estrutura da malha de transportes, condições de operação, tempo de viagem, custo e frete, mão-de-obra envolvida e outros. Também influem na seleção da modalidade de transporte outros fatores: a) Tempo: cada modalidade apresenta um tempo diferente em função de suas próprias características

23 b) Custo: cada modalidade tem seu componente de custos, que determina o valor do frete. c) Manuseio: cada modalidade está sujeita a determinadas operações de carga e descarga, nas quais a embalagem permite facilitar o manuseio, reduzir perdas e racionalizar custos. d) Rotas de viagem: cada modalidade envolve maior ou menor numero de viagens, podendo a empresa adotar o transporte intermodal sempre que o custos do transporte possam ser racionalizados. O transporte representa um dos elementos mais importantes na composição dos custos logísticos de uma empresa. Segundo BALLOU(1998), o transporte é capaz de absorver entre 33,3 e 66,6% dos custos logísticos totais. Surge, então, a necessidade de se entender os fundamentos do transporte e sua influência no desempenho logístico da empresa. O Ministério do Desenvolvimento Indústria e Comércio Exterior classifica o Sistema de Transporte quanto à forma em: Modal: envolve apenas uma modalidade (ex.: Rodoviário); Intermodal: envolve mais de uma modalidade (ex.: Rodoviário e Ferroviário); Multimodal: envolve mais de uma modalidade, porém, regido por um único contrato; o Segmentados: envolve diversos contratos para diversos modais; Sucessivos: quando a mercadoria, para alcançar o destino final, necessita ser transbordada para prosseguimento em veículo da mesma modalidade de transporte (regido por um único contrato). Todas as modalidades têm suas vantagens e desvantagens. Algumas são adequadas para um determinado tipo de mercadorias e outras não. Segue descrição sucinta dos diversos modais. Tipos de Modais Rodoviário O transporte rodoviário apresenta baixo custo inicial de implantação, exigindo apenas a construção do leito, uma vez que os veículos pertencem a terceiros. Trata-se do sistema de transporte mais utilizado no país, apesar de registrar elevado custo operacional e excessivo consumo de óleo diesel. Possui grande flexibilidade operacional, permitindo acessos a pontos isolados. Apresenta grande competitividade para o transporte de cargas dispersas, isto é, não concentradas na origem ou no destino e o de curtas distâncias, onde seu maior custo operacional é compensado pela eliminação de transbordos. O transporte rodoviário na América do Sul é regido pelo Convênio sobre Transporte Internacional Terrestre entre Brasil, Argentina, Bolívia, Chile, Paraguai, Uruguai e Peru, firmado em Santiago do Chile, Esse convênio

24 regulamenta os direitos e obrigações no tráfego regular de caminhões em viagens entre os países consignatários (MDCI 2002). No Brasil algumas rodovias ainda apresentam estado de conservação ruim, aumentando os custos com manutenção dos veículos. Além disso, a frota é antiga e sujeita a roubo de cargas. VANTAGENS DESVANTAGENS ransportadora. rastreamento de veículos por satélite, bloqueio remoto de combustível, entre outras tecnologias, estão sendo utilizadas por empresas do setor de transporte, visando reduzir os riscos de transporte. Ocorre que essas tecnologias possuem elevados custos de aquisição, de maneira que grande parte da frota rodoviária de carga encontra-se à margem dessas inovações. Ferroviário O transporte ferroviário possui um custo de implantação elevado, não apenas pela exigência de leitos mais elaborados, como também pela aquisição simultânea do material rodante, constituído de locomotivas e vagões. Apresenta baixo custo operacional e pequeno consumo de óleo diesel, em relação ao transporte rodoviário. Não apresenta grande flexibilidade, operando através de pontos fixos, caracterizados por estações e pátios de carga, sendo muito competitivo no transporte de cargas com origem e destinos fixos e para longas distâncias, onde os transbordos realizados na origem e no destino são compensados pelo menor custo do transporte. O transporte ferroviário na América do Sul também é regido pelo Convênio sobre Transporte Internacional. O transporte ferroviário é adequado para o transporte de mercadorias agrícolas, derivados de petróleo, minérios de ferro, produtos siderúrgicos, fertilizantes, entre outros. VANTAGENS DESVANTAGENS

25 DUTOVIARIO. O transporte dutoviario é feito através de tubos (dutos), baseando se na diferença de pressão. Sua utilização privilegia materiais fluidos, tal como gases, líquidos e sólidos granulares. O sistema apresenta elevado custo de implantação e baixo custo operacional. Possui pequena flexibilidade, operando apenas entre pontos fixos, que são as estações de bombeamento e recalque. No entanto, o transporte dutoviário registra muita competitividade para o transporte em alta velocidade de grandes quantidades de fluidos. VANTAGENS DESVANTAGENS HIDROVIÁRIO ou AQUAVIÁRIO O transporte hidroviário apresenta baixo custo de implantação, quando da ocorrência de uma via natural. Tal custo, no entanto, aumenta bastante se houver necessidade de construção de canais, barragens e eclusas, por exemplo. Seu custo operacional, pequeno em vias perenes de grande calado, aumenta de maneira sensível em vias de baixo calado e de utilização sazonal, onde não é possível operar em períodos de seca. Apresenta baixa velocidade operacional e alcance limitado ao curso natural da via utilizada. Atinge excelente competitividade quando satisfeitas as condições de via natural, perene e de grande calado. VANTAGENS DESVANTAGENS meteorológicas. AEROVIÁRIO O transporte aeroviário apresenta baixo custo de instalação e elevado custo operacional. Registra grande flexibilidade e permite o acesso a pontos isolados do país, com alta velocidade operacional. É o meio ideal para o transporte de

26 mercadorias de grande valor e de materiais perecíveis em situações excepcionais. Algumas dessas situações são catástrofes, guerras e epidemias. Devido a seu elevado custo operacional, o transporte aéreo não é apresentado como alternativa, limitando-se sua utilização a casos específicos. É o transporte adequado para mercadorias de alto valor agregado, pequenos volumes ou com urgência na entrega. VANTAGENS aeroportos normalmente estão localizados mais próximos dos centros de produção. DESVANTAGENS QUESTÕES DE CONCURSOS I. Os materiais processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa são denominados matérias-primas. II. No gerenciamento de estoques, um artigo com demanda previsível, e que pela sua relevância esteja sujeito ao controle de obsolescência, é considerado um material crítico. III.O critério de durabilidade deve ser o único parâmetro para a classificação orçamentária de um material em consumo ou permanente. IV. Materiais escassos no mercado, de alto custo de aquisição, armazenagem ou transporte e de difícil previsão são classificados como materiais críticos. V. Materiais que requerem cuidados especiais na armazenagem e no transporte são classificados como materiais críticos. VI. Quanto ao tipo de demanda, os materiais devem ser classificados em materiais de estoque e não de estoque VII. A codificação pode evitar a duplicidade de itens no estoque e procura facilitar a padronização de materiais. VIII. A classificação XYZ é um método de análise qualitativa que determina a criticidade dos materiais e dos medicamentos no hospital. Os itens X são aqueles considerados vitias ou críticos para a produção, sem similar no hospital. IX.O modal ferroviário apresenta o menor custo fixo dentre todos os modais e o maior custo variável.

27 X.O sistema alfabético, por ser de fácil memorização, é o mais indicado para a classificação de materiais. XI. O transporte intermodal envolve, além da inter-relação física entre as modalidades, a integração de responsabilidades, conhecimentos, programações, cobrança de fretes e demais despesas. XII. A taxa cobrada por uma transportadora depende de certas características do item transportado, como seu valor financeiro, sua densidade e(ou) peso, sua embalagem e o risco de sua deterioração. XIII. Dentre outros, a demanda pelo transporte aéreo é condicionada por fatores econômicos do país e por fatores relacionados à infraestrutura aeroportuária. XIX. O modal rodoviário é o mais indicado para transportar matérias-primas como carvão, madeira e produtos químicos e também produtos de baixo valor agregado, como alimentos, papel e produtos de madeira. XV. No Brasil, apesar de inciativas como a privatização de portos e ferrovias, o modal rodoviário ainda é dominante na matriz de transporte. No entanto, na análise da característica operacional desse modal, constata-se que a menos eficiente é capacidade. Função Compras Esta função passou a conquistar seu espaço e reconhecimento ao longo do tempo, sendo que saber comprar de forma mais adequada para a organização é determinante para sua permanência no mercado. Seu desenvolvimento e equilíbrio visando as diferentes necessidades dos diversos setores existentes dentro de uma empresa. No processo de suprimento de materiais e serviços, a função de compras constitui um elemento crucial, sendo que a escolha certa dos insumos e fornecedores repercutirá no preço final do produto a ser ofertado. Uma vez evidenciada a relevância da aquisição de materiais em quantidade e qualidade compatíveis com as expectativas da empresa, pode-se inferir que a redução

28 dos custos e a maximização dos lucros são variáveis que se vinculam substancialmente ao ato da compra. Outro aspecto a ser ressaltado no assunto abordado é a questão da disponibilidade dos materiais e serviços no prazo adequado, ou seja, quanto mais eficiente for o lead time de compra lapso temporal entre a decisão de compra de um item e sua efetiva liberação pelo controle de qualidade para adesão ao estoque, ou fornecimento à produção mais otimizada será a aplicação e a oferta dos produtos e serviços. A inadequação de especificações, prazos, performance e preços causam transtorno ao processo operacional com atrasos na produção, não-atendimento da qualidade, elevação dos custos e insatisfação do cliente. (POZO, 2002, p. 140) Neste contexto, a capacidade de diferenciação, bem como a eficácia no processo, tornam-se variáveis determinantes na valorização do produto, minimização de custos e conquista de novos clientes. Objetivos da Função Compras Como já mencionado no tópico inicial, o setor de compras tem a grande responsabilidade de suprir a empresa com os insumos adequados às particularidades da organização, atendendo as necessidades do mercado. Outrossim, obter e coordenar o fluxo contínuo de suprimentos de modo a atender aos programas de produção; comprar os materiais aos melhores preços, não fugindo aos parâmetros qualitativos e quantitativos; e procurar as melhores condições para a empresa, são alguns dos objetivos do setor de compras. (DIAS, 2005) Tendo em vista a evolução dos objetivos da função compras, pode-se constatar que a mesma ocorreu, em grande parte, em função da globalização, a qual desenvolveu fornecedores mais especializados, graças à evolução das tecnologias e o surgimento da internet responsável atualmente pela realização de grande parte dos negócios no mundo inteiro. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente externo e interno. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizandose de tecnologias cada vez mais sofisticadas. Compras e Níveis de Estoque Ao setor de compras também é designada a difícil tarefa de equilibrar a quantidade de materiais a serem comprados para que os demais departamentos da empresa encontrem-se satisfeitos continuamente. Conforme discorre Arnold (1999, p. 212), a quantidade é importante porque influenciará o modo como o produto será projetado, especificado e fabricado. Destarte, a quantidade aproximada a ser adquirida pelo setor de compras poderá ser visualizada através da demanda de mercado.

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