EDSON MILHOMEM JÁCOME ESTUDO DA FERRAMENTA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS PRIMAVERA

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1 EDSON MILHOMEM JÁCOME ESTUDO DA FERRAMENTA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS PRIMAVERA PALMAS 2006

2 EDSON MILHOMEM JÁCOME ESTUDO DA FERRAMENTA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS PRIMAVERA Relatório apresentado como requisito parcial da disciplina Prática de Sistemas de Informação I Trabalho de Estágio, orientado pela Profª. Cristina D Ornellas Filipakis. Palmas 2006

3 iii EDSON MILHOMEM JÁCOME Estudo da Ferramenta de Gerenciamento de Projetos Primavera Relatório apresentado como requisito parcial da disciplina Prática de Sistemas de Informação I Trabalho de Estágio, orientado pela Profª. M.Sc. Cristina Filipakis BANCA EXAMINADORA Profª. Esp. Cristina D Ornellas Filipakis Centro Universitário Luterano de Palmas Prof. M.Sc. Fabiano Fagundes Centro Universitário Luterano de Palmas Prof. M.Sc. Fernando Luis de Oliveira Centro Universitário Luterano de Palmas Palmas 2006

4 iv AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente a Deus, por ter guiado meus passos e minhas decisões, de tal forma a sempre tomar o caminho certo na hora certa. Agradeço a meus pais, meus irmãos, minhas sobrinhas, minha namorada, minhas cunhadas por terem me dado apoio e força nas horas mais difíceis. Agradeço a minha professora orientadora que me ajudou com este trabalho, que soube contornar minhas dificuldades com coerência e paciência. Agradeço a todos meus amigos que estiveram sempre por perto me dando aquela força, e ajudando a descontrair também.

5 v Aquele que habita no esconderijo do Altíssimo, a sobra do Onipotente descansará. Salmo 91-1

6 vi SUMÁRIO LISTA DE FIGURAS... vii LISTA DE TABELAS... viii RESUMO... ix 1. INTRODUÇÃO Objetivos da Pesquisa Resultados Esperados Organização do trabalho REVISÃO DE LITERATURA Engenharia de Software Gerenciamento de Projetos Fases do projeto Riscos do projeto Formação da Equipe Rede de Atividades Ms Project Software Primavera MATERIAIS E MÉTODOS Local e Período Materiais Hardware Software Fontes Bibliográficas Metodologia RESULTADO E DISCUSSÃO CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 41

7 vii LISTA DE FIGURAS Figura 1: Gerenciamento de projetos (FIGUEIREDO, 2001) Figura 2: Representação da Rede de Atividades no Método Americano (MENEZES, 2005). 20 Figura 3: Representação da Rede de Atividades no Método Francês (MENEZES, 2005) Figura 4: Tela inicial do Ms Project Figura 5: Tela do Ms Project com tarefas cadastradas e Gráfico de Gantt Figura 6: Tela inicial do Primavera Figura 7: Tela de cadastro de um novo projeto Figura 8: Tela de cadastro do escopo do projeto Figura 9: Continuação do cadastro de novas atividades do projeto Figura 10: Tela de inclusão de predecessores Figura 11: Tela de cadastro dos recursos do sistema Figura 12: Tela de cadastro de novo recurso Figura 13: Tela de Predecessores através de gráficos de Pert Figura 14: Tela de Configuração da Caixa Atividades Figura 15: Tela demonstrativa do traço lógico Figura 16: Seqüência para organizar o gráfico por semana Figura 17: Demonstração da divisão de atividades semanais Figura 18: Demonstração do acompanhamento das tarefas Figura 19: Seqüência até o relatório final Figura 20: Seqüência até o relatório final Figura 21: Relatório do projeto Figura 22: Tela de um de projeto completo... 38

8 viii LISTA DE TABELAS Tabela 1: Representação da Rede de Atividades no Método Americano (MENEZES, 2005). 20 Tabela 2: Representação da Rede de Atividades no Método Francês (MENEZES, 2005)... 21

9 ix RESUMO Para se desenvolver um projeto existe a necessidade de um gerenciamento de projetos adequado, aplicando técnicas para o auxílio no controle sobre as pessoas envolvidas e nos serviços atribuídos a elas, preocupando-se com os prazos, custos e benefícios de cada produto. Para tanto, o uso de um software como o Ms Project ou o Primavera é indispensável. O Primavera, foco deste trabalho, possui inúmeras funções para o auxílio do usuário no gerenciamento de projetos, visando melhorias na execução das tarefas pelas partes envolvidas. A proposta deste trabalho é fazer um estudo sobre o software Primavera com a finalidade de obter conhecimentos de suas funcionalidades, das vantagens e desvantagens enfatizando principalmente as funcionalidades em busca de melhores desempenhos no desenvolvimento de projetos.

10 1. INTRODUÇÃO Em busca de melhores resultados no desenvolvimento de projetos, fez-se evidente a necessidade de um gerenciamento de projetos, com a presença de um gerente, cuja função está em coordenar e orientar o pessoal e suas tarefas. Para tanto, existe a necessidade de utilização de um software adequado para o auxílio no desenvolvimento destes projetos. Dentre outros, podem ser citados o Project, da Microsoft, e o Primavera, da STEI (Serviços Técnicos de Engenharia e Informática). O software de gerenciamento de projetos Primavera tem como objetivo contribuir com os engenheiros no controle das tarefas, em busca de agilidade, de melhor qualidade e desempenho no projeto, proporcionando aos clientes, assim, maior qualidade no produto final ou na prestação de serviços. O gerente é indispensável no desenvolvimento de projetos, pois possui a responsabilidade de controlar todo o trabalho. Para tanto, o mesmo deve ter um espírito de liderança, com a autoridade em atribuir e fiscalizar funções específicas para as pessoas envolvidas no projeto. Ocorrendo uma deficiência no gerenciamento, o mesmo pode ocasionar inúmeros problemas como o atraso na entrega do projeto ou deixando o cliente insatisfeito com o serviço Objetivos da Pesquisa O objetivo deste trabalho é realizar um estudo da ferramenta de gerenciamento de projetos Primavera, demonstrando suas funcionalidades, vantagens e desvantagens, através de testes com o software. Para tanto, será feito inicialmente uma pesquisa sobre os conceitos referentes a Engenharia de Software e Gerência de Projetos, para contribuição ao entendimento do mesmo Resultados Esperados

11 11 Ao o término deste trabalho espera-se obter, com a investigação das funcionalidades, um conhecimento da ferramenta Primavera, bem como suas vantagens e desvantagens, podendo auxiliar os gerentes de projetos que forem utilizar a ferramenta Organização do trabalho Este trabalho está elaborado da seguinte maneira: no capítulo 2 são citados conceitos básicos da Engenharia de Software e de Gerenciamento de Projetos e seus objetivos. No capítulo 3 são abordados os materiais e métodos utilizados na elaboração deste trabalho. No capítulo 4 são expostos os resultados e discussão, onde é apresentado um estudo do software Primavera, explicando suas funcionalidades. O capítulo 5 expõe as considerações finais do trabalho. Finalmente o capítulo 6 é composto pelas referências bibliográficas, ou seja, os livros, sites, artigos os quais foram buscados auxílios para a obtenção de informações para o desenvolvimento deste trabalho.

12 2. REVISÃO DE LITERATURA Para alcançar os objetivos deste trabalho foram realizadas algumas pesquisas, que envolveram conceitos referentes a Engenharia de Software e a Gerência Projetos, e que se encontram expostos na seqüência deste. Em seguida, foram feitos testes com o software Primavera. 2.1 Engenharia de Software Com o aumento da concorrência industrial e comercial, a disputa por mercados internacionais, os avanços tecnológicos tornaram-se constantes em diversas áreas. Com isso surgiu a informática, que foi de grande importância nesse avanço tecnológico. Surgindo então, a necessidade da criação de computadores pelos engenheiros, os quais preocupavam-se em criar um hardware com melhor qualidade, com custo reduzido e maior capacidade de armazenamento de dados. Porém, tendo como objetivo um melhor desempenho computacional, surgiram as necessidades de avanço com relação aos softwares, os quais tornaram-se essenciais para a evolução tecnológica. A partir daí, os engenheiros começaram a dedicar-se à pesquisas voltadas para melhoramento dos sistemas, buscando melhor qualidade, confiabilidade e agilidade (PRESSMAN, 1995). Para alcançar a esperada melhoria dos sistemas, foi criada a Engenharia de Software, que tem por finalidade gerenciar os profissionais de desenvolvimento de sistemas, com regras e definições importantes para um melhor desempenho preocupandose com a performance e buscando melhor qualidade e confiabilidade dos softwares (PRESSMAN, 1995). Em busca da perfeição, os engenheiros de software necessitam desenvolver sistemas eficazes e precisos, e este fato faz com que as atividades de projetar antes de implementar precisem ser realizadas, garantindo qualidade e um melhor desempenho. Para tanto, existem algumas fases a serem desenvolvidas, que são explicadas a seguir:

13 13 O engenheiro deve fazer a coleta de dados, através dos quais serão analisados os requisitos do software, e se conhecerão as funções e exigências do sistema. Então, uma documentação contendo o levantamento dos requisitos será elaborada, para exposição ao cliente. Alguns atributos deverão ser levados em consideração no projeto de software, como estrutura de dados, arquitetura de software, detalhes procedimentais e caracterização de interfaces (PRESSMAN, 1995). A codificação do projeto é feita mecanicamente, transformando-o em linguagem de máquina. O software deverá ser maleável à alterações, pois o cliente pode solicitar algumas mudanças, exigindo do engenheiro uma manutenção, ou mesmo uma atualização (PRESSMAN, 1995). Alguns testes e verificações devem ser feitos para garantir que o software esteja de acordo com as especificações e sem erros (NASCIMENTO, 2003) 2.2 Gerenciamento de Projetos A obtenção de resultados mais eficazes na implementação de um software tem demandado cada vez mais ações de Gerenciamento de Projetos com uma relação de integração com a área de Engenharia de Software. O gerenciamento de recursos nas empresas torna-se praticamente indispensável à necessidade de garantia e manutenção de padrões elevados de qualidade e competitividade na oferta de novos produtos (FIGUEIREDO, 2001). O papel da Gerência de Projetos nesta integração pode ser delimitado como a execução de técnicas de desenvolvimento, previsão de eventuais problemas futuros no andamento do projeto e o fornecimento aos usuários de potencialidades de planejamento. Agregam-se ainda a essas atribuições a análise de riscos, a elaboração de cronogramas e a confecção de planejamento organizacional (FIGUEIREDO, 2001). A Gerência de Projetos responsabiliza-se pela pontualidade do prazo de entrega do projeto, conforme solicitado pelo cliente. Há a necessidade da figura de um gerente de projetos, sob cuja responsabilidade está a coordenação do pessoal envolvido na execução de tarefas e metas traçadas desde o início do projeto. Este deve ter um perfil adequado, possuir liderança, autoridade à altura de sua responsabilidade e possuir um entendimento das responsabilidades do projeto empresa (IETEC, 2003). Em termos de responsabilidade pelo projeto como um todo, o

14 14 gerente é, sem dúvida, a pessoa mais importante, posto que cabe ao gerente de projetos zelar criteriosamente pela operação harmoniosa das partes envolvidas no desenvolvimento de softwares, não somente do ponto de vista da qualidade técnica, do provimento de materiais, acompanhamento de cronograma de execução e gestão de recursos financeiros, mas igualmente no que diz respeito aos aspectos de relacionamento humano e convivência em uma (FIGUEIREDO, 2001). Durante todo o ciclo de vida do projeto é necessária a interação dos clientes com o gerente e o projeto, pois o mesmo passou a ser uma figura estratégica em empresas de software. A figura 1 representa as atividades de gerenciamento de projetos, dividindo-as em fases e mostrando as ações e os objetivos de cada fase. Figura 1: Gerenciamento de projetos (FIGUEIREDO, 2001). Em todo o projeto é necessário fazer uma estimativa orçamentária, levando-se em conta o tipo e a quantidade de recursos necessários ao projeto. Feito isto, o gerente terá condições de obter uma estimativa dos custos do projeto, não descartando a possibilidade de falhas, que levaria à necessidade de correções e alterações no projeto. Esta estimativa deve ser levada em conta na aquisição de hardwares, softwares e manutenção dos mesmos. Para tanto, deve-se fazer uma estimativa salarial dos empregados e seus benefícios e custos relativos a custos de energia.

15 15 As ações como estimativas de custo do projeto, prazos de entrega, recursos, serão demonstrados na ferramenta Primavera, na seção Resultados e Discussão Fases do projeto A elaboração de um projeto é subdividida em fases para um melhor gerenciamento, ou seja, o ciclo de vida do projeto, sendo elas: Levantamento de Requisitos É a fase inicial do projeto, na qual são determinados os principais casos de uso do sistema, os quais deverão ser elaborados com grande precisão para ser feita uma estimativa de custos e prazos. Esta fase tem como atividades identificar as necessidades do projeto, determinar os objetivos e metas, analisar e fazer uma estimativa dos recursos disponíveis (hardware, software, pessoal capacitado, etc.), elaborar um planejamento e posteriormente mostrar a proposta do projeto ao cliente. É a fase em que o gerente de projeto deve uma maior interação com o usuário, pois o mesmo mostra as propostas, expõe suas necessidades ao profissional de informática. O término dessa fase se dá somente quando os objetivos do projeto são examinados e aprovados, para que o gerente e a equipe possam dar continuidade ao desenvolvimento (PRESSMAN, 1995) Análise de Requisitos Nesta fase é feita a estruturação e a viabilização do projeto. Esta fase tem como atividades detalhar as metas e objetivos determinados na fase anterior, analisar os riscos e restrições, programar o uso dos recursos humanos e materiais necessários ao gerenciamento e fazer o treinamento dos envolvidos no projeto. Aqui, os requisitos colhidos são transformados em modelos os quais representam o sistema em nível conceitual. Esta fase é a modelagem lógica do sistema. Finalizando esta fase deve-se ter um documento o qual deve ser preciso, completo, consistente, facilmente modificável, documento este que servirá de instrumento para a comunicação entre os profissionais envolvidos e os usuários (PRESSMAN, 1995) Projeto

16 16 Na construção de um software o projeto é de suma importância para que se tenha uma boa qualidade, pois o mesmo serve como base para as outras fases da engenharia. Ao se construir um software sem projeto, pode-se ter um software com falhas e com futuros problemas na manutenção, comprometendo assim a qualidade do mesmo. Esta fase é necessária para que o software possa ser analisado e avaliado antes mesmo da implementação. Os modelos conceituais são transformados em modelos físicos, partindo daí para a implementação (PRESSMAN, 1995) Implementação É a fase em que o projeto é traduzido para uma forma que a máquina interprete. O programador irá escolher uma linguagem de programação adequada, que se enquadre melhor com a performance do seu projeto, levando em conta sua complexidade, desempenho, ambiente que será desenvolvido, entre outras. Esta linguagem de programação a qual dever ser utilizada será o meio pelo qual será feita a conexão entre o computador e o usuário (PRESSMAN, 1995). O programador deverá criar uma interface de maneira que o usuário tenha condições adequadas para interagir com o software. Para tanto, esta interface deverá ser clara e objetiva Testes No desenvolvimento de sistemas existem inúmeras possibilidades de erros e falhas desde o início do projeto, tanto humano como do próprio sistema, inerentes à tecnologia, necessitando que o engenheiro faça alguns testes durante o desenvolvimento, cuja finalidade é tentar corrigir eventuais erros, visando atingir um nível de qualidade competitível ao mercado de trabalho. Nesta fase, o engenheiro tenta de várias formas atacar seu próprio sistema a fim de verificar seu comportamento, suas defesas e encontrar possíveis erros e falhas no mesmo. Após o resultado do teste, se houver alguma anomalia, ou o resultado não seja o esperado, logo é feita uma correção pelo engenheiro, antes da entrega para o cliente. Portanto, o teste é uma tentativa de descobrir erros, de maneira rápida e eficaz (PRESSMAN, 1995).

17 17 Segundo Pressman (1995), o engenheiro de software nunca terminará a fase de teste de um software, pois após a entrega do sistema, cada vez que o cliente executá-lo, o mesmo estará fazendo teste no programa, podendo ou não ocorrer falhas Manutenção Após o gerente do projeto ter feito os testes no sistema, caso tenha encontrados e identificados possíveis erros, é necessário fazer alterações ou adaptações, para possibilitar um bom funcionamento do sistema, permitindo assim uma melhor, agilidade e qualidade do sistema. As atividades corretivas ou adaptativas devem ser feitas com bastante critério para que não venha a comprometer o funcionamento do sistema (MEDSOLUTION, 2005). A manutenção pode ser bem simples dependendo do caso, se houver uma documentação bem feita Riscos do projeto Nem sempre um bom planejamento garante o sucesso de um projeto, pois muitos fatores influenciam no andamento do projeto. Para tanto o gerente de projetos será responsável pelo levantamento dos riscos e pelo controle dos mesmos, sendo habilitado a identificá-los, o qual pode ter origem no próprio projeto, ou oriundo de fatores externos (QSP, 2006). Risco é a possibilidade que alguma coisa possa dar errado, ou seja, possíveis contratempos que podem ocorrer no projeto, fazendo com que o mesmo possa causar alguns transtornos aos envolvidos, dentre outros o atraso de entrega do projeto (PRESSMAN, 1995). Segundo Pressman (1995), para se trabalhar com os riscos devem ser observados alguns itens, como identificar os riscos, sua projeção, avaliação e administração dos riscos. Os riscos podem ser de projeto (afetam o software ou os recursos do projeto), de produto (afetam a qualidade ou o desempenho do produto) ou de negócio (afetam as pessoas envolvidas no sistema ou os clientes). Alguns dos riscos mais comuns são: problemas financeiros, falta de pessoal capacitado, problemas de saúde nos funcionários e tempo de desenvolvimento do projeto subestimado. Um dos principais riscos de negócio, é o profissional criar um projeto que ninguém interesse em adquirí-lo, sendo um fracasso para o gerente de projeto (PRESSMAN, 1995).

18 18 Após a identificação, o risco deve ser examinado para que possa ser feita uma qualificação do risco, observando as possibilidades que ele possa ocorrer e, caso ocorra, verificar os possíveis problemas ou prejuízos que possam vir a trazer ao projeto. Em seguida, deve ser traçada uma estratégia para neutralizá-lo e finalizá-lo o mais rápido possível, pois quanto mais tempo demorar, maiores conseqüências podem ocorrer no projeto (QSP, 2006). Os resultados da análise dos riscos devem ser documentados ao projeto, com suas conseqüências. Segundo Pressman (1995), um bom exemplo para melhor explicar o monitoramento dos riscos seria o seguinte: Um projeto tem a possibilidade de 30% de passar do prazo de entrega, a duração do projeto deve aumentar em torno de 10%, com isso aumentará o custo em 5%. Ou seja, foi identificado o risco, a sua probabilidade que aconteça, e seu impacto no projeto. Os riscos possuem uma probabilidade alta de ocorrência nos projetos, pois não existe como eliminá-los por completo. Através de um bom monitoramento é possível controlar, fazendo que o mesmo não provoque grandes impactos no projeto Formação da Equipe Para um bom gerenciamento de projeto deve ser formada uma equipe de pessoas que devem ter suas características individuais, ou seja, vontades, aspirações, objetivos profissionais, relacionamentos, temperamentos e caráter (MENEZES, 2005). Dentre estas pessoas devem existir o Patrocinador, o Gerente de projeto, os Gerentes funcionais e os Especialistas. O bom relacionamento destas pessoas é de grande importância para o sucesso do projeto, pois os mesmos devem estar sempre de comum acordo para que possam dar prosseguimento no projeto e para que sejam atingidas as metas estipuladas no inicio do projeto (MENEZES, 2005). Por ser a pessoa mais importante dentre as pessoas envolvidas, o gerente de projeto deve estar atento ao comportamento de todos, ou seja, observar a convivência, evitando conflitos entre os mesmos (IETEC, 2003). O papel do gerente de projetos varia, dependendo do tipo de projeto a ser desenvolvido, mas geralmente é de sua responsabilidade a elaboração de propostas do projeto como objetivos do projeto e como o mesmo será realizado, selecionar e gerenciar as pessoas qualificadas para trabalharem no projeto, bem como os equipamentos

19 19 necessários, além de monitorar a parte financeira do projeto. É sua função fazer o planejamento e acompanhamento do projeto, para que não fuja da linha do projeto inicial, Para tanto é ainda de sua responsabilidade fazer um levantamento dos riscos, para que possam ser solucionados, visando um controle geral do projeto (CIDADE DO CONHECIMENTO, 2005) O gerente é responsável pelas atribuições das práticas que possam garantir uma boa qualidade e uma integridade do projeto. Monitorar o progresso para o cumprimento do prazo de entrega e para que os custos não ultrapassem o orçamento, lembrando que a qualidade do projeto pode ser comprometida caso o orçamento não seja suficiente para aquisição de uma equipe qualificada e até mesmo de matérias e equipamentos. O patrocinador, por sua vez, é responsável pela busca de soluções aos possíveis problemas não resolvidos pelo gerente de projeto. Cabe a ele também proporcionar um bom relacionamento entre os envolvidos no projeto durante as decisões tomadas para as soluções de tais problemas. O Especialista é responsável pela execução do projeto, devendo tentar solucionar os possíveis problemas não absorvidos pelos gerentes funcionais. "Gerente funcional é o principal responsável pela execução das atividades de sua área específica". É de sua responsabilidade fazer o equilíbrio das tarefas do projeto de sua equipe (MENEZES, 2005) Rede de Atividades Numa rede de atividades podem-se citar alguns marcos os quais são distribuídos da seguinte forma: O Evento é representado pelo tempo da execução da atividade, ou seja, inicio, meio e fim do projeto. Por sua vez as atividades são definidas pelas operações realizadas na construção do projeto. Para construir uma Rede de Atividades é necessário observar a lista das tarefas a serem executadas no projeto, as relações de antecedência e de subseqüência entre as tarefas e, por final, o tempo previsto para a execução das tarefas. É possível fazer a configuração do projeto de diversas maneiras, sendo a mais usada o método americano, no qual as atividades são demonstradas por setas e os eventos por círculos (MENEZES, 2005).

20 20 seguinte. A figura 2 descreve uma lista de eventos de um projeto, representada pela tabela Figura 2: Representação da Rede de Atividades no Método Americano (MENEZES, 2005). Tabela 1: Representação da Rede de Atividades no Método Americano (MENEZES, 2005). Evento Descrição Eventos Procedentes 0 Iniciar desenhos e listas de materiais - 1 Desenhos e listas de materiais executados 0 2 Ordem de compra para o conjunto A. 1 3 Recebimento do conjunto A 2 4 Ordem de compra materiais conjunto B 1 5 Recebimento dos materiais do conjunto B 4 6 Início da usinagem do conjunto B 5 7 Fim da usinagem do conjunto B 6 8 Inicio da montagem 3 e 7 9 Final da montagem 8 A outra maneira de representação é o método francês, mais recente e pouco conhecido, que representa por setas a seqüência de ligação das tarefas, e por nós as atividades (MENEZES, 2005). A figura 3 descreve uma lista de eventos de um projeto, representada pela tabela 4. Onde: Cada atividade definida é representada por um único nó. A seta representa as atividades, sendo que seu destino depende de seu precedente, ou seja, só pode passar para uma tarefa adiante, caso tenha feito a posterior (uma depende da outra).

21 21 B E Fim Inicio A C D Figura 3: Representação da Rede de Atividades no Método Francês (MENEZES, 2005). Tabela 2: Representação da Rede de Atividades no Método Francês (MENEZES, 2005). Atividade Descrição Atividades Precedentes A Preparar desenhos e listas de materiais - B Comprar materiais para o conjunto A A C Comprar materiais para o conjunto B A D Usinar o conjunto B C E Montar os conjuntos A e B B e D Ms Project Apesar de não ser o objetivo deste trabalho falar sobre o Ms Project, será feito uma breve abordagem do mesmo, devido ser o software mais utilizado e mais conhecido no mercado de trabalho. Por causa da competitividade de mercado, com evoluções cotidianas, houve a necessidade cada vez maior por oferecer melhores produtos e serviços, pois gerenciar um projeto é algo essencial para um bom desenvolvimento de um sistema. Para lidar com essa situação, surgiram alguns softwares de gerenciamento de projetos, dentre eles o Ms Project. O Ms Project é uma ferramenta utilizada para o gerenciamento de pessoas e projetos que oferece vários recursos para o auxílio ao usuário em seu projeto, fornecendo a possibilidade de melhor controle de suas atividades, mais segurança, agilidade e eficácia em seus processos, além de possuir uma interface gráfica simples (FIGUEIREDO, 2001). Desde o início de sua primeira versão, em 1985, este software vem aprimorando-se casa vez mais, sempre em busca de melhor qualidade e perfeição. O Ms Project possui um

22 22 ambiente padrão de trabalho chamado Gráfico de Gantt. Através dele pode-se ter uma visualização mais ampla e detalhada do projeto. O Ms Project é baseado no diagrama de Rede, que assim como o Gráfico de Gantt possui diversas funcionalidades. O Ms Project fornece relatórios de informações do projeto que aparecem nos diagramas, facilitando assim a visualização das mesmas. É exposta na figura 4, a tela inicial do Ms Project, com suas funcionalidades e recursos onde o usuário faz o cadastro e o controle de suas atividades e serviços, para o acompanhamento do projeto. Figura 4: Tela inicial do Ms Project Na figura 5 é demonstrada a tela do Ms Project com algumas tarefas cadastradas, com suas predecessoras, e a visualização do Gráfico de Gantt.

23 23 Figura 5: Tela do Ms Project com tarefas cadastradas e Gráfico de Gantt Software Primavera O Primavera foi criado visando um melhor gerenciamento de projetos, objetivando a possibilidade ao gerente de projetos adicionar várias metas para cada projeto. O Primavera permite ao gerente de projeto planejar e controlar grandes projetos com eficiência, consistindo em um conjunto de ferramentas de gerenciamento de projetos cooperativo (STEI, 2005). O Primavera possui uma interface composta por várias ferramentas as quais fornecem algumas funções individualizadas. O Primavera possibilita o controle de projetos de tal maneira que provê grandes benefícios a empresa, expondo relatórios a fim de possibilitar que os gerentes de projetos possam controlar os funcionários, fazendo com que as tarefas sejam divididas de maneira que não sobrecarregue-os e permite ainda que todos possuam uma interface funcional. Através da opção Organizing Activities, as atividades podem ser divididas em grupos distintos usando o código das atividades, ou por categorias, podendo ser ajustada de acordo com exigências do programador ou a necessidade do projeto. Dentre estas e outras funcionalidades este software só vem a agregar benefícios ao crescimento da empresa (STEI, 2005). A seqüência da explicação de como o Primavera funciona será feita no capitulo 4.

24 3. MATERIAIS E MÉTODOS 3.1. Local e Período Este trabalho foi desenvolvido no primeiro semestre de 2006, com o objetivo de avaliação da disciplina Estagio Supervisionado em Sistema de Informação. Os locais usados na sua elaboração foram os laboratórios do curso de Sistemas de Informação do CEULP/ULBRA Materiais Os recursos de software e hardware que foram utilizados foram disponibilizados pelo curso de Sistemas de Informação CEULP/ULBRA Hardware Pentium 4, 900 MHz, com 256 Mb de RAM; Pentium 3, 750 MHz, com 128 Mb de RAM; Software Microsoft Windows 2000 Professional; Microsoft Office 2000; Internet Explore v 6; Microsoft Project; Primavera Project Planner; Fontes Bibliográficas Livros; Artigos;

25 25 Sites diversos; 3.3. Metodologia Para o desenvolvimento deste trabalho foi necessário fazer um estudo sobre o processo de desenvolvimento de sistemas, e posteriormente, sobre as atividades de um gerenciamento de projetos. Este estudo teve inicio a partir da teoria sobre os conceitos e aplicações para o desenvolvimento do projeto. Em seguida iniciou-se o estudo do software Primavera, fazendo alguns testes, como o cadastramento de atividades, acompanhamento de prazos de entrega, e custos, com o objetivo de adquirir informações referentes ao domínio deste trabalho.

26 4. RESULTADO E DISCUSSÃO A finalidade deste capítulo é expor o funcionamento do software Primavera. O Primavera tem a finalidade de proporcionar ao gerente a possibilidade de administrar os projetos, com o objetivo de trazer grandes benefícios a empresa, bem como dar condições ao gerente para elaborar relatórios do desenvolvimento do projeto, gerenciar as pessoas envolvidas e as tarefas atribuídas a cada uma delas. Dentre outras funcionalidades, o Primavera procura através de seu desempenho, propor mais agilidade, segurança, confiabilidade ao projeto. Ao iniciar o Primavera, é mostrado uma tela inicial na qual o usuário deverá escolher a opção novo para iniciar o projeto, conforme mostra a figura 6. Figura 6: Tela inicial do Primavera. Na tela inicial da criação de um novo projeto, faz-se necessário preencher alguns campos obrigatórios, como o nome do projeto (com exatamente 4 caracteres), número da versão, título do projeto e companhia. Na seqüência, deve-se optar pela freqüência de trabalho (dia, semana ou mês). Optando pela semana, deve-se indicar quantos dias da semana a equipe irá trabalhar, entre 1 a 7 dias e em que dia da semana a mesma começa.

27 27 Em seguida, seleciona-se em que dia do mês terá o início e término previsto. Através do Browser, seleciona-se a pasta onde deverá ser armazenado o projeto, não dando a opção de criar uma nova pasta a partir dali. Após este cadastro inicial, o usuário clicará em add para gravar o projeto, conforme mostra a figura 7. Figura 7: Tela de cadastro de um novo projeto. Após iniciar seu projeto, o usuário deve adicionar uma atividade clicando em Activity ID e digitando na barra de endereço o atributo desejado e clicando no ícone ao lado para adicioná-lo. O campo Activity Description é o local no qual insere-se a descrição da atividade. Existem ainda os campos para inserir a data de início e a data de previsão do término das atividades do projeto, conforme mostra a figura 8.

28 28 Figura 8: Tela de cadastro do escopo do projeto Este software disponibiliza ao usuário um campo onde o mesmo faz um controle de precedência, ou seja, uma atividade fica vinculada à outra, possibilitando que seja inicializada sua execução a partir do momento que seu vinculo precedente seja concluído. Para que possa executar esta ação é necessário seguir os seguintes passos: através de um duplo clique na atividade, ou com o botão direito sobre a mesma, clica-se em Activity Detail Predecessors, e aparecerá uma barra no final do formulário, conforme figura 9. Clica-se em Predecessors, e na barra que indica o número da atividade através de seu número de identificação, como mostra a figura 10. Através da tecla de atalho F7 pode chegar mais rápido, ou ainda através de outra tecla de atalho CTRT+E, a qual mostra logo a tela dos predecessores, facilitando e agilizando assim o trabalho do usuário.

29 29 Figura 9: Continuação do cadastro de novas atividades do projeto Figura 10: Tela de inclusão de predecessores. Existe ainda a opção de escolha dos sucessores. Para tanto, o usuário deve clicar na opção Successors, ou na tecla de atalho CTRT+J e indicar a próxima tarefa a ser seguida. Caso não seja preenchida esta opção, as atividades poderão ser executadas independentes das outras. Para inserir os recursos a serem usados, deve-se ir à barra de controle no final da tela e clicar em Cost. Então aparecerá um formulário no qual deve-se clicar no sinal de mais e em seguida digitar os recursos, como os funcionários e as máquinas utilizadas no projeto, conforme mostra a figura 11.

30 30 Figura 11: Tela de cadastro dos recursos do sistema. Caso o recurso a ser cadastrado não tiver sido utilizado anteriormente, irá aparecer outra tela na qual deverá ser cadastrado aquele recurso, conforme mostra a figura 12. Figura 12: Tela de cadastro de novo recurso Caso o recurso já tenha sido cadastrado, basta clicar na seta, que permitirá ao usuário selecionar o recurso desejado. Para ver o esquema de atividades com seus respectivos predecessores através de gráficos, deve-se clicar em View Pert. Desta forma o usuário visualizará as tarefas em forma de gráficos, observando também as ligações entre o predecessor de cada tarefa, conforme mostra a figura 13.

31 31 Figura 13: Tela de Predecessores através de gráficos de Pert Nesta tela existe a opção de retorno para a tela anterior através da opção View Biar Chart. Para possibilitar inserção de novas atividades através do gráfico de Pert, deve dar um duplo clique no espaço em branco, ou ainda clicar em Insert Activity, em seguida dar outro duplo clique na nova atividade. Ao aparecer o formulário de atividades, coloca-se o nome da nova atividade, seu identificador e a duração do tempo previsto da atividade. Outra maneira de mostrar o formulário de atividades é clicando no ícone Activity Form. Para voltar a tela anterior deve clicar em Activity Form, idem ao anterior. Clica-se em Insert e Autolink sempre que for criada uma nova atividade a mesma já virá com seu identificador automaticamente, incrementando em 10 em 10. O Primavera também fornece modelos de formatos de atividades, através da caixa de atividades, clicando em Format Activity Box Configuration, possibilitando alterações de fonte e outras características, conforme mostra a figura 14.

32 32 Figura 14: Tela de Configuração da Caixa Atividades O Primavera dispõe de inúmeras opções de visualizações para as atividades, como mais zoom, menos zoom. Para tanto, existe uma maneira que permite a visualização das atividades do projeto separadamente, clicando numa das atividades em seguida clicando no ícone Traço Lógico, mostrará uma tela com a atividade selecionada e seu primeiro predecessor e seu primeiro sucessor, como mostra a figura 15.

33 33 Figura 15: Tela demonstrativa do traço lógico Existe uma opção de organizar o projeto de forma que o gerente de projetos possa ter um melhor controle de seus projetos. Para isso deve-se selecionar a opção Format, Organize, onde será mostrada uma nova tela na qual deve-se selecionar a opção Arrangement, e clicar em Pert layout Winth Timescale, e em Organize, conforme mostra a figura 16. Com isso surgirá uma barra com as datas dividindo-as por semana, conforme a figura 17.

34 34 Figura 16: Seqüência para organizar o gráfico por semana Figura 17: Demonstração da divisão de atividades semanais

35 35 No decorrer do projeto o gerente necessita fazer um acompanhamento das tarefas que estão sendo executadas. Para tanto, o Primavera disponibiliza a opção de controlar o andamento das tarefas, datas, porcentagens concluídas, porcentagens pendentes. Para isso deve selecionar a tarefa que deseja fazer o acompanhamento e no Activity Form, selecionar a opção Budget, o qual disponibiliza uma nova tela com uma tabela de controle. Ao inserir a quantidade de recursos disponíveis por dia, o mesmo automaticamente completa a quantidade de dias que serão necessárias para a conclusão da tarefa. Ao inserir a quantidade em porcentagem do que já foi concluído da tarefa, será demonstrada na seqüência a porcentagem restante. Ao fechar a tabela de acompanhamento de tarefas, nada será alterado na tela principal do Primavera, ou seja, sempre que o gerente desejar visualizar este acompanhamento, será necessário que ele selecione a opção Budget, no Activity Form, conforme figura 18. Figura 18: Demonstração do acompanhamento das tarefas Após o cadastro do projeto, ou seja, o formulário preenchido com todos os dados necessários, o Primavera disponibiliza um relatório para que o gerente de projetos possa visualizar melhor seu projeto e imprimi-lo. Para isso deve-se selecionar a opção View Pert para que possa ir primeiro para o gráfico de Pert, em seguida selecionar a opção Schedule. Então será mostrada uma tela na qual deve-se escolher a opção Schedule Now, conforme mostra a figura 19.

36 36 Figura 19: Seqüência até o relatório final Na seqüência aparecerá outra tela que dará a opção para escolha de uma pasta para salvar o relatório, conforme figura. 20. Figura 20: Seqüência até o relatório final Após esses passos será mostrado o relatório detalhado com todos os dados do projeto a ser executado, conforme figura 21.

37 37 Figura 21: Relatório do projeto O Primavera disponibiliza de muitos recursos como, segurança, acompanhamento dos riscos, das atividades, para facilitar o desempenho dos trabalhos dos gerentes de projetos. A figura 23 mostra uma tela do Primavera com um exemplo de um projeto completo, com algumas atividades cadastradas, com o gráfico de Pert e várias funcionalidades, como as datas de inicio e término, recursos e custos de cada atividade.

38 Figura 22: Tela de um de projeto completo 38