Aula Nº 15 Integrando os softwares de gerenciamento de projetos

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1 Aula Nº 15 Integrando os softwares de gerenciamento de projetos Objetivos da Aula: Os objetivos desta aula visam demonstrar conhecimento das razões pelas quais se pode adotar o gerenciamento de projetos por meio de software de planejamento e controle. Para tal, pretende-se identificar o software mais indicado para os diversos tipos de projetos. Além disso, será discutido como melhor explorar as características das ferramentas informatizadas, visandose o aprimoramento da performance do projeto a ser desenvolvido. Ao final desta aula, você deverá estar apto a compreender como determinadas ferramentas informáticas podem ser úteis para tornar o gerenciamento de projetos mais eficiente, melhorando na obtenção dos resultados a serem alcançados, conforme os objetivos e metas determinadas pelos projetos. Introdução A experiência demonstra que as empresas que utilizam ferramenta automatizada de gerenciamento de projetos, disseminada por toda a organização, entendida e acessível a todos os integrantes das equipes, conseguem uma taxa de sucesso em custo, prazo e qualidade superior às empresas que não a adotam. Existem vários aspectos do gerenciamento de projetos que o administrador não pode permitir que sejam mal conduzidos, pois poderão colocar em risco todo o trabalho do projeto, entre os quais podemos citar: 197

2 Os cronogramas e orçamentos que têm de ser construídos e monitorados; As especificações e o escopo que têm de ser definidos; Os fornecedores que devem ser identificados, monitorados e pagos; Os relatórios que devem demonstrar o progresso do projeto de forma visual por meio de gráficos e tabelas. Por isso, os softwares de gerenciamento de projetos, produzidos para manter os projetos organizados podem ser a diferença entre o sucesso e o fracasso. No mundo competitivo de hoje, os competidores lutam por lançamentos antecipados e, para evitar ser batido por um concorrente, é essencial que os seus projetos sejam executados no prazo e dentro do orçamento. Desta maneira, fica evidente a importância do uso de um aplicativo que apóie o administrador nesta tarefa. 1- A importância dos softwares de gerenciamento de projetos Projetos cujo controle e monitoramento são falhos levam a perdas em termos de dinheiro, tempo e credibilidade com os clientes e na moral da equipe. Os aplicativos de gerenciamento de projetos não somente mantém toda a documentação do projeto em um único local, mas também fornecem métodos e padrões para toda a equipe, ajudando a manter as variáveis do projeto sob controle, uma vez que apóiam a confecção de relatórios de performance. O aplicativo de gerenciamento de projetos vai racionalizar e simplificar o seu trabalho para concluir o projeto com sucesso, seja você um profissional autônomo ou mesmo um funcionário de corporação multinacional. 198

3 2- Situação atual do mercado Competição sem precedentes o mundo torna-se cada vez menor, e os competidores estão cada vez mais inteligentes, buscando tomar a sua fatia de mercado. Seus clientes exigem cada vez mais por menos e praticamente não se tem mais a fidelidade à marca. Restrições financeiras recursos improdutivos e cronogramas imprevisí-veis são drenos dos recursos e um obstáculo à performance financeira da empresa. Recursos descentralizados - os recursos que você necessita para comple-tar os projetos estão geograficamente separados 3- Os desafios do administrador de projetos Vivemos num mundo competitivo e imprevisível, onde temos cada vez menos tempo e recursos para executar os projetos. O grande desafio é concluí-los rápida e eficientemente e dentro do orçamento previsto. Com o uso de aplicativo de apoio ao gerenciamento do projeto, sua equipe estará apta a colaborar e comunicar eficazmente entre si e com os stakeholders durante todos os estágios do ciclo de vida do projeto, facilitando a entrega de produtos no prazo e no orçamento. 4- Benefícios do uso do software de gerenciamento de projetos Os administradores de projetos são os responsáveis por assegurar com que as melhores práticas e metodologias sejam incorporadas na maneira como a empresa trabalha. Agindo, assim, eles asseguram com que os planos produzidos sejam consistentes, e as barreiras à comunicação sejam 199

4 eliminadas para que os projetos possam ser executados com precisão. As ferramentas colaborativas que disseminam informações sobre os projetos asseguram com que todos na equipe se mantenham informados em relação ao seu progresso, e também com que os projetos se mantenham alinhados com os objetivos da empresa. Como as informações ficam disponíveis num único local, os interessados têm acesso às mais recentes informações, podendo facilmente analisar o desempenho e tomar decisões para corrigir o rumo do projeto, caso ele se afaste do plano. O resultado é uma administração mais eficiente das atividades do projeto. Os softwares de gerenciamento de projetos permitem o controle simultâneo em ambiente multiprojetos, ao mesmo tempo em que examinam o impacto nas cargas de trabalho dos recursos empregados durante atividades futuras. Os softwares auxiliam também as equipes de projeto e as empresas no sentido de gerenciar atividades e recursos, analisar o progresso do projeto, e de encontrar soluções para problemas identificados de forma a contribuir para melhores resultados da empresa. Os aplicativos fornecem ainda informações precisas a quem necessita, no tempo certo e onde elas são necessárias. Na essência, os aplicativos ajudam as empresas a organizar recursos escassos de forma inteligente, identificando e tratando os problemas para assegurarem a entrega dos produtos gerados pelo projeto dentro do prazo e do custo estimados. A implantação do software pelas equipes de projeto permite com que o trabalho seja planejado e executado mais eficazmente com a conseqüente melhoria de produtividade, aumento da competitividade e melhores resultados globais para a empresa. Além disso, auxilia na disseminação de uma metodologia padrão de gerenciamento de projetos por toda a 200

5 organização. Grande parte dos softwares oferecidos no mercado prevê o uso de permissões, restrições e filtros de forma com que cada participante receba as informações e dados precisos e que especificam bem a sua atuação no projeto. O software de gerenciamento torna os administradores de projetos mais eficientes. Lembre-se de que o aplicativo não ensina metodologia para quem não a conhece. Ele simplesmente automatiza as funções e permite com que o administrador as execute com mais eficiência. Você terá de possuir capacitação em administração de projetos para usar adequadamente estas ferramentas. Mesmo com o uso de uma ferramenta informatizada, permanece a responsabilidade do administrador em manter o projeto dentro dos parâmetros planejados Principais benefícios do uso de software de gerenciamento de projetos A princípio, podemos definir os seguintes benefícios provenientes do uso de softwares de gerenciamento de projetos: Prioriza os projetos estratégicos para a empresa; Maximiza o retorno do investimento; Otimiza o uso de recursos; Reduz o consumo de tempo em tarefas manuais; Reduz informações erradas; Prevê futuros custos e retornos; Reduz os custos de administração dos projetos; Minimiza esforços redundantes ou repetidos; Prove visibilidade de todos os projetos; Identifica necessidade de treinamento; 201

6 Padroniza uma metodologia; Fornece informações precisas sobre o seu progresso. Em empresas que administram vários projetos simultaneamente, o uso de software para planejamento e controle de projetos ajuda a distribuir os níveis de autoridade por toda a equipe e, desta forma, monitora o desempenho do projeto. Com um software adequado, o progresso do projeto pode ser visualizado em tempo real pelos diversos níveis hierárquicos, a partir de quadros de controle, por exemplo. Ao se detectar um problema as ações corretivas podem ser então imediatamente acionadas. 5- Como escolher um software de gerenciamento de projetos Como administrador de projetos, você vai necessitar de um aplicativo condizente com suas necessidades, inclusive no que se refere às características de colaboração on-line e às facilidade de uso e elaboração de relatórios. Abaixo, indicamos algumas características que você deve buscar para avaliar os softwares e escolher o mais adequado à sua situação. Conjunto de características os softwares possuem elementos incorporados inclusive à capacidade de coordenar atividades com os respectivos recursos que irão executá-las. Facilidade de uso as características e instruções devem ser fáceis de serem utilizadas e de uso simples. Facilidade de instalação o software deve ser simples de instalar para ser utilizado independentemente de ser instalado num servidor local ou via internet. Ajuda/Suporte o aplicativo deve apresentar um completo manual de uso 202

7 e sistema de ajuda. O produtor deve oferecer serviço de ajuda por telefone, via ou on-line em seu site na internet de forma com que você possa obter apoio diretamente da equipe de suporte técnico do fabricante. Metodologia o aplicativo irá atender melhor às suas necessidades, se contiver módulos que indiquem os processos, práticas e atividades específicas de avaliações para priorização, orçamentação e seleção de investimentos. Se possuir esta característica, ele dará grande contribuição para os interesses estratégicos da empresa. Gerenciamento de recursos o aplicativo deverá ser capaz de controlar os recursos limitados necessários para conduzir um projeto que envolva: pessoas, máquinas, equipamentos, tempo e dinheiro. Colaboração a maneira como as informações podem ser comunicadas inclusive por , vídeo-conferência, reuniões, intranets, entre outras, deve ser simples e intuitiva. Montagem da equipe - o software deverá permitir com que você encontre facilmente as pessoas com as habilidades específicas para o tipo de atividade a realizar Tipos de projetos Antes de apresentarmos os tipos de aplicativos, vamos fornecer as categorias de projetos e os níveis de controle exigidos para cada uma delas. Isto ajudará a escolher a ferramenta adequada para melhor conduzir os projetos. Para facilitar sua decisão, vamos apresentar duas categorias de projetos para que você possa verificar qual melhor se ajusta à sua realidade, pois as práticas de administração devem considerar as variações no tamanho do projeto. Para mais clareza, os projetos são classificados nas categorias pequenos, médios/grandes. Estas designações são usadas para colocar os projetos numa mesma perspectiva, ou seja, para determinar a extensão e o grau de esforço da gerência que devem ser aplicados a um dado projeto. 203

8 Os pacotes indicados para pequenos projetos não são adequados para os grandes; e a maioria dos pequenos projetos seria, sem dúvida, sufocada pela excessiva documentação e pelos procedimentos e práticas detalhados, elementos estes necessários para se administrar, com eficiência e eficácia, os grandes projetos. Uma maneira para se identificar a dimensão do projeto é avaliar os fatores importantes, logo no início, e determinar seu tamanho. A flexibilidade da metodologia e dos processos associados reconhece que os projetos grandes e complexos requerem uma aplicação mais rigorosa dos processos da administração do que os projetos pequenos, com objetivos facilmente alcançáveis. O administrador do projeto avalia as características do projeto e determina quanto usar da metodologia, e quais os processos da gerência de projeto são requeridos. Esta definição será então refletida no plano do projeto e na documentação associada Projetos Pequenos Os projetos pequenos são discretos, com objetivos finitos que incluem: 1. Custo; 2. Prazo; 3. Objetivos de desempenho técnico. Os projetos pequenos não requerem necessariamente habilidades especializadas do gerente do projeto. Projetos nesta categoria normalmente planejam somente a duração necessária sem considerar o volume de trabalho e a produtividade, disponibilidade bem como a capacidade dos recursos. 204

9 Geralmente, estes projetos não necessitam de monitoramento vigoroso de orçamento, sendo que os relatórios de status são restritos ao acompanhamento das conclusões das atividades. Nesta situação, sua faixa de escolha é muito ampla, e, em vista disto, muitos pacotes poderão suprir as necessidades de gráficos de Gantt e Pert, que você irá necessitar. Se os projetos conduzidos por você recaem nesta categoria, procure aplicativos shareware ou mesmo gratuitos disponíveis no mercado, pois, assim, você economizará na compra e na curva de aprendizado que seria necessária para softwares mais complexos cujas funcionalidades jamais seriam utilizadas Projetos Médios e grandes O nível seguinte dos projetos é mais detalhado e complexo, uma vez que envolve técnicas avançadas de gerenciamento para assegurar-se com que o resultado seja entregue no prazo e dentro do orçamento previsto. Os projetos médios e grandes têm prazo e orçamento específicos de conclusão, já que envolvem a integração de um grande número de pessoas e recursos provenientes de diferentes grupos funcionais da empresa e, às vezes, de diferentes organizações. Necessitam, pois, da participação ativa de um administrador de projeto, que seja responsável pela gerência das tarefas e pelo alcance dos objetivos. O administrador do projeto é também responsável pelas técnicas de planejamento e controle necessários durante o ciclo de vida do projeto Projetos Médios Se você e sua empresa necessitam de maior precisão de estimativa de volume de trabalho, assim como planos detalhados e gerenciamento de portfólio de projetos, os softwares simples não irão atender às suas necessidades, pois será melhor adquirir um pacote mais sofisticado com o qual a empresa e o administrador de projetos poderão, eventualmente, evoluir. Nesta categoria, os administradores que necessitam automatizar os 205

10 processos de elaboração de planos, devem preparar relatórios ocasionais e produzir gráficos simples de desempenho que poderão utilizar os pacotes mais simples, sem grande investimento financeiro ou que exijam bastante treinamento da equipe. Para isto, você encontrará uma variada gama de ferramentas que irão satisfazer a tais necessidades básicas, inclusive alguns produtos que trabalham na web e que proporcionam informação em tempo real Projetos Grandes Se sua empresa conduz majoritariamente projetos grandes e complexos, você deverá escolher ferramentas mais sofisticadas e, portanto, mais caras e difíceis de serem manejadas, pois o custo de um aplicativo de gerenciamento de projetos é dependente do seu nível de complexidade. Quanto mais complexos os projetos, maior o grau de sofisticação da ferramenta de planejamento e controle. Nesta categoria (de grandes projetos), é interessante se pensar em ferramentas na intranet e na internet. Muitas empresas estão atualmente usando o ERP (Enterprise Resource Planning) integrado a um sistema de gerenciamento de projetos, o EPM (Enterprise Project Management), o que auxilia não somente no planejamento e controle dos recursos dos projetos, mas também na tomada de decisão por parte da alta administração. Em alguns casos, a utilização de um EPM pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso na condução dos projetos. Os projetos intrinsecamente têm grande número de incertezas e riscos, como, por exemplo: fluxo de caixa, racionalização de recursos, influências externas, etc. Projetos com longa duração devem sofrer adaptações rápidas às condições transformacionais do ambiente de negócios, sem afetar o desempenho do projeto. Neste caso, um EPM ajuda a empresa não somente a monitorar o progresso de cada projeto em particular, mas também o conjunto de todos os projetos para garantir com que eles sejam completados no prazo e custo planejados. 206

11 6- Decisão Escolha o software que coincida com as necessidades específicas dos projetos que você conduz. Alguns serão mais apropriados a projetos com maior necessidade de gráficos, enquanto outros trabalharão melhor com projetos que necessitam de planilhas como: orçamentos e cálculos financeiros. A maioria dos softwares de gerenciamento de projetos é de fácil instalação e vem com instruções simples de serem seguidas para uso. Seu grande desafio é analisar os diferentes tipos e escolher o melhor para você e sua empresa. Síntese: Nesta aula, vimos que, o ambiente rapidamente mutante de nossos dias demanda o uso de softwares de gerenciamento para efetivamente se administrar os projetos. A crescente complexidade de gerenciar projetos simultâneos ou de grande abrangência, com o uso de recursos de várias áreas da empresa, cria imensos desafios de coordenação e controle. Além disso, os administradores de projetos são constantemente compelidos a aumentar a eficiência, tendo de realizar cada vez mais atividades com cada vez menos recursos. Esta situação obriga-os a serem mais eficazes no controle do prazo, orçamento, das equipes e dos recursos. A aplicação adequada da tecnologia e de ferramentas automatizadas pode ser a saída apropriada para se vencer estes desafios. Logo, o conhecimento da metodologia de administração de projetos se funde, portanto, com as habilidades de uso da tecnologia para produzir efeitos positivos no resultado do projeto de modo a conduzi-lo ao sucesso. Desta forma, no conceito moderno, uma das habilidades mais requeridas por um eficiente administrador de projetos é a sua capacidade de seleção, bem como uso adequado de ferramentas de planejamento e controle de projetos. 207

12 Portanto, ao escolher um software para suporte à administração de projetos, procure adequar as funcionalidades ao âmbito de complexidade do projeto, pois projetos pequenos e menos complexos exigem ferramentas igualmente simples e menos custosas do que sofisticados sistemas que poderiam tornar lenta a administração. Outro foco de sua atenção deve ser o de buscar ferramentas que permitam atualizações on-line, e em tempo real, que possam também dar suporte à administração de portfólio de projetos, contribuindo, desta forma, para a tomada de decisões estratégicas na empresa. Conclusão Caros alunos. Esta foi nossa última aula na disciplina de administração de projetos. Devo confessar que fiquei muito satisfeito e orgulhoso com o convite da UVB para produzir o material didático, e com isto poder apresentar a vocês os fundamentos deste importante setor da administração. Espero que vocês tenham achado tão interessante aprender com estas aulas quanto eu para criá-las. Há mais de 20 anos eu estou envolvido com gerenciamento de projetos e descobri que esta área permanece tão interessante e dinâmica quanto era quando comecei. Se você aplicar as boas práticas aqui apresentadas, isto aumenta a sua chance de entregar seus projetos no prazo, dentro do orçado, de acordo com as especificações e com a satisfação de seus clientes. A responsabilidade por entregar com sucesso os resultados dos projetos, conforme planejado, é atividade excitante e ao mesmo tempo conta muitos pontos positivos no seu currículo, pois muitas empresas buscam seus executivos de topo em bons gerentes de projetos. Portanto, bem administrar projetos é importante para sua carreira, não importa para que tipo de empresa você presta seus serviços. Colocando em prática estes conhecimentos, você poderá aumentar 208

13 imediatamente seu valor para a empresa, recebendo dela a devida retribuição pelo seu trabalho. Se eu tivesse que nomear o que acho mais excitante na administração de projetos, eu diria que é principalmente a dinâmica da função. Como administrador de projetos, você é responsável por definir escopo, elaborar cronogramas e orçamentos, definir especificações, lidar com a equipe e com clientes, com entidades externas, etc... Neste caminho você nunca sabe no dia-a-dia, e, às vezes, no minuto a minuto, qual o próximo desafio a ser vencido. Ser administrador de projetos definitivamente não é tedioso, e ao você superar as barreiras para entregar o resultado do seu projeto com sucesso, terá uma tremenda sensação de dever cumprido. Espero que estas aulas ajudem a todos vocês decidirem pelo aperfeiçoamento nas técnicas e metodologias de administração de projetos. Sucesso a todos. Referências Bibliográficas CLELAND David I., IRELAND Lewis R. Gerência de projetos. Rio de Janeiro: Editora Reichmann e Affonso Editores, KEELING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem Global. São Paulo: Editora Saraiva, KERZNER, H. Project Management: In search of excellence in project management. USA: Van Nostrand Reinhold, Vários Autores. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK). USA: Project Management Institute, VERZUH, Eric. MBA Compacto Gestão de projetos. Rio de Janeiro: Editora Campus,

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