A Utilização do Gerenciamento de Projetos para melhoria de processos em empresas aduaneiras: um estudo de caso.

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1 A Utilização do Gerenciamento de Projetos para melhoria de processos em empresas aduaneiras: um estudo de caso. Thalma Paiva Coelho Júnior Ana Paula Tongo da Silva Resumo: A interligação de Gerenciamento de Projetos nos processos contribui bastante para a competitividade das organizações, tratando em especial neste artigo da organização aduaneira Alfa. Podemos observar através da absorção das técnicas de gerenciamento de projetos a transição das competências tácitas se transformaram de maneira progressiva em competências explícitas. Palavra Chave: Aduaneira, gerenciamentos de projetos, processos, competitividade

2 1.0 Introdução Devido a freqüentes pressões em relação às transformações da dinamicidade de operações nas organizações, a citar aumento de competição, aumento de custos operacionais, entre outros, empresas aduaneiras precisaram se adaptar a essa realidade lançando mão de diversas estratégias. Desenvolvimento de plataformas que facilitem esta operação tem necessidade de pessoal capacitado para o trabalho. Ao encontro desta estratégia o conceito de Gerenciamento de Projetos é também apropriado para coordenar estas atividades de processos aduaneiros. Neste artigo será feito um estudo de caso de uma empresa aduaneira, de médio porte, localizada no Espírito Santo sobre como a utilização de gerenciamento de projetos em seus processos contribuiu para sua competitividade. O objetivo deste trabalho é verificar através de um estudo de caso, alterações organizacionais promovida pela utilização do gerenciamento de projetos e a observação de como resultou uma elevação na competitividade de uma empresa, denominada aqui de Alfa. E por fim como a empresa Alfa utilizou o gerenciamento de projetos para melhorar os seus processos. Espera-se contribuir para esclarecer ainda mais a democratização da utilização do gerenciamento de projetos nas organizações, em especial do setor aduaneiro e formas que o gerenciamento de projetos e um software podem ser utilizados para aumentar a competitividade da organização. Neste artigo será considerado os conceitos básicos sobre Gerenciamento de Projetos baseado no PMBOK 2004, ou seja, a aplicação, habilidades e técnicas na elaboração de técnicas na elaboração de atividades para atingir um determinado objetivo dentro de custos, qualidade e recurso pré determinados. Sendo parte de um trabalho de um objeto de pesquisa mais amplo, optou-se a delimitá-lo ao objetivo de descrever a mudança organizacional e da competitividade da empresa com conceitos e um software de gerenciamento de projetos. Devido ao aumento da competitividade, as empresas no mercado atual precisam inovar constantemente para manter-se competitiva no mercado, buscando técnicas que agreguem valor ao seu processo e rotina, aumentando a sua performance e mantendo ou até diminuindo os custos existentes, porém sem perder a qualidade e sempre de olho para atender as expectativas do cliente. Por este motivo o objeto desta pesquisa é um diferencial para integrar a

3 comunicação, transparência, otimização de processos e relacionamento com o cliente e parceiros do empreendimento Alfa, sem perder de vistas os resultados almejados e as expectativas de seus stakehoudes. Para David Pelis, do PMI (4), conforme depoimento em 2003, as principais tendências atuais do tema são: Crescimento e amadurecimento do assunto Gerenciamento de projeto; Crescente orientação para o gerenciamento de projetos no governo, negócios e sociedade; Crescimento do Gerenciamento de Projetos Corporativo (Organizacional Project Management); Gerenciamento de portifólio de projetos; Uso do modelo de maturidade para se medir a situação de uma organização; Dentre os comentários de Russel D. Archibald, no artigo State of the Art of Project Management: 2004 (5), é interessante aquele sobre a profissão gerente de projetos. Para Archibald: em lugar de continuar a se desenvolver como uma especialidade separada dentro das disciplinas organizacionais, os princípios e práticas de gerenciamento de projetos vão gradualmente mesclar com outras áreas da administração e ser uma parte importante das responsabilidades importantes de cada gerente, tal como é o gerenciamento financeiro atualmente: Chief Financial Officers (CFO) Aspectos de Gerenciamento de Projetos e Processos Um temo novo que foi cunhado: gerenciamento por projetos, para significar a aplicação de técnicas e métodos de gerenciamento de projetos em alguns tipos de operações rotineiras (PRADO; DARCI, 2004, p. 31).

4 Percebe-se que os processos empresariais são influenciados pelas as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos, segundo o PMBOK, à citar: Gerenciamento de Escopo Gerenciamento de Prazos Gerenciamento de Custos Gerenciamento de Qualidade Gerenciamento de Recursos Humanos Gerenciamento de Comunicações Gerenciamento de Riscos Gerenciamento de Aquisições Gerenciamento de Integração A área de conhecimento Gerenciamento de Integração faz uma conexão com as demais áreas ajudando a criar uma sincronia para a gestão do projeto, além de ser importante a interligação entre planejamento estratégico, gerenciamento do projeto e gerenciamento de rotina, segundo o PMBOK Figura 1: Gerenciamento de Projetos Moderno: Visão Ampla, segundo Prado. Conforme a figura acima esclarece a interligação entre a integração do Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento da Rotina e Planejamento Estratégico. Kerzner pondera que diversas pressões externas podem forçar as companhias a adotarem gerenciamento de projetos como forma de realizarem os seus negócios.

5 São elas as seguintes: competição; padrões de qualidade; redução nas margens de lucro; resultados financeiros; fatores tecnológicos; aspectos legais; aspectos sociais; fatores políticos; pressões econômicas. Cleand (1999, apud PRADO; DARCI, 2004) propõe que diversos critérios podem ser aplicados para a consideração do uso dos conceitos de gerenciamento de projetos, conforme diagrama a seguir: Figura 2 Necessidade de Gerenciamento de Projetos (Cleland, 1999) Seguindo as informações constantes em (PAIVA; RICARDO, 2006, P.12), temos que:

6 No diagrama, sete fatores devem ser analisados para a determinação da necessidade, ou não, do gerenciamento de projetos. Segundo estes autores mencionados acima são fatores determinantes para a utilização do gerenciamento de projetos: Tamanho do empreendimento Generaliza-se que aquelas empresas que necessita de um investimento superior ao normal de dinheiro, pessoal e tempo se beneficia com a prática de gerenciamento de projetos. Interdependência percebe-se o impacto positivo do gerenciamento de projetos em organizações que precisam fazer um grande esforço entre setores interdependentes e entre cliente-fornecedor que a parceria é fundamental para a geração de negócio; Importância do empreendimento trabalhar por projetos diminui a probabilidade de queda do desempenho das atividades por burocracia, como também contribui para gerir melhor os riscos envolvidos no projeto. Reputação da organização a utilização do gerenciamento de projetos é fundamental quando a reputação da empresa pode ficar comprometida pelo fracasso dos prazos e do cumprimento orçamentário. Compartilhamento de recursos Em se tratando de gerir recursos para uma organização o gerenciamento de projetos se torna a melhor opção quando é necessário utilizar recursos muito especializados e estes são utilizados em outros projetos e até mesmo em outros trabalhos da empresa com o propósito de diminuir custos. Não - familiaridade Dependendo de como é novo o esforço desprendido em um projeto ou serviço, pode-se ser tratado como um projeto. Isto é diferente da implementação da melhoria de um produto/serviço que em sua maioria na há necessidade de ter o uso de técnica de projetos. Mudança de mercado em mercados turbulentos, que ocorre modificações constantes de tecnologia e de mercado que é necessário atualização constante. O uso de gerenciamento de projetos atua como facilitador dos processos gerenciais, sem diminuir a flexibilidade e criatividade da organização. É importante que a organização saiba que ter apenas um destes fatores presente, justifica-se o uso do gerenciamento de projetos no empreendimento.

7 Assim, verificamos que o gerenciamento de projeto pode dar um impulso à vantagem competitiva da organização no competitivo mercado atual. 3) Metodologia A utilização de métodos de gerenciamento de projetos em processos é algo novo e complexo, o que pressupõe que seja desafiador a sua implementação. O que direcionou a utilização de uma metodologia qualitativa. Em virtude disto, optou-se por um estudo de caso da implementação de projetos em processos de uma organização de médio porte situada no Espírito Santo (para qual utilizamos o pseudônimo Alfa ). De acordo com Yin (2001, p.21), o estudo de caso contribui, de forma inigualável, para a compreensão que temos dos fenômenos individuais, organizacionais, sociais e políticos. Foi muito interessante pesquisar a referida inserção de métodos de gerenciamento de projetos nos processos da organização em especial nesta empresa por se tratar de um empreendimento que está inserido no competitivo mercado do comércio exterior. Adotou-se relatórios, borderôs, banco de dados para coleta de dados. A partir das informações produzidas, obteve-se indicadores através dos dados coletados e reflexões dos pesquisadores, cujos resultados seguem abaixo. É importante observar que havia todo processo montado em papel, porém os itens de comunicação, custos e integração de gerenciamento de projetos foram fundamentais para a inserção de métodos de gerenciamento de projetos nos processos da organização Alfa. Optou-se pela utilização e adaptação do software Bitgol Projetos para o desafio de otimizar e dinamizar ainda mais os processos com uma transição tranqüila, sem grandes impactos no dia-a-dia da organização. Foi importante a participação dos gestores e um colaborador que tratava diretamente deste assunto para podemos transformar o conhecimento tácito em explícito nesta organização. Contudo, os processos da organização Alfa que antes era descrito em planilhas excel para ter uma visão da situação atual do andamento das atividades, e todo o restante do processo era descrito em arquivos Word via

8 trabalho em rede, e enviado por ou fax para os clientes passou a ter o seguinte percusso: Ao entrar no sistema Bitgol Projetos tem-se a visão macro dos processos do empreendimento Alfa: Figura 3: Tela principal do Software Bitgol Projetos com visão ampla dos processos Nesta tela (figura 3) descreve-se o nº do dossiê, o nº do processo, o tipo de transporta, o produto, as datas chaves de deslocamento como o dia do embarque, quando será necessário o produto no cliente, o dia que efetivamente chegou. A medida que ocorre algum tipo de atraso, o sistema sinaliza com a cor vermelha na data que estiver em atraso. Há também nesta visão geral as observações pertinentes a este processo como também o status, ou seja, se a mercadoria está em andamento, concluída ou parada por algum motivo. É possível pesquisar os processos de diferentes maneiras: Figura 4: Pesquisa de processos

9 Como se pode observar na figura 4, é possível pesquisar os processos pelo seu próprio número, como também, através do conhecimento do embarque, número do contêiner, data de DI, DST, Fatura, Forncedor, Li, Armazenagem/Lote, Lote Exportador, Navio, Nota Fiscal e Pedido. Esta busca é interessante para atender a expectativa e agilizar o acesso a informação desejada por diferentes setores do empreendimento Alfa, inclusive do próprio cliente que atua como parceiro ativo durante todo o processo. Na figura 5 observa-se os dados para visão geral do processo selecionado após filtro. Figura 5 Na aba borderô (figura 6) se controla os adiantamentos e despesas do processo, selecionando a opção tributos, calcula-se automaticamente a contribuição tributária. Figura 6: borderô

10 O registro e controle dos containers são importantes para visualizar para checar a data de devolução, tipo, número, valor e tamanho de cada um dos contêineres, facilitando o seu controle. Figura 7 controle de contêineres Na aba lotes, como podemos visualizar na figura 8, podemos também fazer um controle mais detalhado das mercadorias, com: número do lote do exportador, quantidade, data da fabricação e data de validade. Figura 8: controle de lote As conversas e informações relevantes ganham uma área específica para elas na aba histórica, ficando o seu registro para pesquisas futuras, como mostra na Figura 7

11 Figura 9 Registro de histórico Além destas funcionalidades o Software Bitgol projetos, pode inserir os tributos, NCM e gera relatórios das mercadorias delimitando a data e a situação da mercadoria. Com a disponibilidade de infraestrutura para dar suporte necessário ao sistema online, a Empresa Alfa procurou criar sinergia e cooperação entre a sua empresa e os seus clientes e parceiros, para garantir o ciclo para fluir as informações, garantindo o trâmite das informações e a transformação da competência tácita para explícita. Em suma, técnicas de gerenciamento de projetos nos processos da empresa Alfa são importantes, inclusive há um esforço constante para reter e aperfeiçoar a gestão do conhecimento que se faz presente e requer maiores cuidados com a dinamicidade das informações recorrentes. No entanto, é importante que se discuta mais profundamente o gerenciamento de projetos em processos para que se possa aproveitar o máximo dos seus benefícios que são patentes. 5. Resultados e Conclusão Devido a alta competitividade do mercado, é necessário rever as estratégias para aumentar a margem de lucro, então torna-se importante otimizar os processos das empresas; Segundo Prado, a partir da década de noventa, percebeu-se que os conceitos projetos e operações rotineiras não são completamente isolados. Inúmeros processos que anteriormente eram tratados como rotina, passaram a ser tratado como projetos nas empresas. Percebe-se que a necessidade das técnicas de gerenciamento de projetos é forte no mercado atual em virtude das pequenas margens de lucro existentes. A organização do processo e formas de otimizá-lo é ponto de pauta das organizações que visam posteridade no mercado. Conhecer e praticar novas técnicas que possam aproximar o aumento da competitividade das

12 organizações é fundamental. Sem a pretensão de esgotar este assunto, é importante perceber a importância do esforço para aproximar profissionais, cliente e o empreendimento como aliados/parceiros para melhorar os seus processos, aumentando a transparência na relação, estreitando o relacionamento estabelecido e efetivar o trabalho com profissionalismo sem perder a competitividade do mercado atual.

13 Referências PRADO, DARCI. Gerenciamento de Programas e Projetos nas Organizações. Ed. INDG, KING, W. A; FOWLER, W.S; ZEITHAML, P.CARL. Competências organizacionais e vantagem competitiva: o desafio da gerência intermediária. Revista de Administração de Empresas, São Paulo, v.42, n.1, p , Jan./Mar VARGAS, RICARDO.... ver link SLYWOTZKY, J. A; MORISSON, J. DAVID. A Estratégia Focada no Lucro. Ed. Campus, MENEZES, M.L; WOOD, S; GELADE, G. The integration of human resource and operation management practices and its link with performance: A longitudinal latent class study. Journal of Operations Management 28 (2010) CUNHA, P. ROSANA. Liderança e influênca nas fases da gestão de projetos. Revista Produção, v.15, n. 3, p , Set./Dez