Desenvolvimento de Software, sem custo, no auxílio à Gestão de Micro e Pequenas Empresas e Incubadoras Tecnológicas

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1 Desenvolvimento de Software, sem custo, no auxílio à Gestão de Micro e Pequenas Empresas e Incubadoras Tecnológicas Aline de Oliveira Galvão (UTFPR) Simone Bello Kaminski Aires (UTFPR) João Paulo Aires (UTFPR) Resumo Soluções em Tecnologia da Informação (TI) vêm sendo uma arma fundamental no processo de automação e competitividade de micro e pequenas empresas. A adoção do Software gratuito como ferramenta de auxílio à gestão nessas empresas vem reduzindo as despesas com tecnologia da informação. Este artigo apresenta alguns softwares que auxiliam na gestão de micro e pequenas empresas e incubadoras tecnológicas, visando apresentar soluções sem custo e de qualidade aos empresários desse setor. Palavras-Chave: Softwares, Gestão, Micro e Pequenas Empresas. Introdução Tem-se tornado crescente o uso da tecnologia da informação, especialmente no ambiente empresarial, sendo utilizada como ferramenta de gestão para agilizar processos, visto que, cada vez mais, há a necessidade de gerenciamento de grande quantidade de informações, que devem estar disponíveis no menor tempo e detalhamento possível (SOUZA, 2008). Muitas empresas já utilizam a tecnologia da informação como ferramenta de apoio à gestão, em contrapartida, muitas outras ainda não fazem uso de tal ferramenta por uma experiência mal sucedida no passado, por falta de recursos financeiros ou até mesmo por falta de interesse (SOUZA, 2008). A tecnologia da informação é de grande importância como ferramenta de apoio à gestão nas empresas porque, quando bem utilizada, traz benefícios não apenas à empresa do ponto de vista interno, mas aos clientes, em geral, que poderão ter maior agilidade no atendimento de suas necessidades (SOUZA, 2008).

2 Incubadoras de empresas são um dos mais efetivos meios para a disseminação da cultura empreendedora e do espírito inovador nas pequenas empresas. Para cumprir com eficácia seu papel, as incubadoras devem usar ferramentas de gestão focadas na busca de resultados (LOPES; BACHMANN, 2008). O sucesso das incubadoras depende do sucesso das empresas incubadas e este, por sua vez, depende da qualidade dos Planos de Negócios submetidos e do espírito empreendedor dos responsáveis. Assim, quanto maior o número de Planos de Negócio submetidos, mais rigoroso pode ser o processo de seleção e maiores as chances de sucesso das empresas incubadas (LOPES; BACHMANN, 2008). Este artigo tem como objetivo apresentar softwares gratuitos que auxiliam na gestão das micro e pequenas empresas e incubadoras, proporcionando resultados semelhantes aos das tecnologias pagas. Gestão A gestão pode ser definida na visão de Nunes (2006, p.5), como sendo um conjunto de tarefas que procuram garantir o interesse eficaz de todos os recursos disponibilizados pela organização, a fim de serem atingidos os objetivos pré-determinados pela mesma. Assim cabe à gestão, aperfeiçoar o funcionamento das organizações, através da tomada de decisões racionais e fundamentadas na busca e tratamento de dados e informações relevantes, que venham a contribuir para o desenvolvimento e satisfação dos interesses de todos inseridos nas organizações e satisfazer a necessidade da sociedade em geral ou de um grupo em particular (LISTON, 2009). Gerir hoje envolve uma gama muito mais abrangente e diversificada de atividades do que no passado. Consequentemente o gestor hoje precisa estar apto a perceber, refletir, decidir e agir em condições totalmente diferentes das de antes (CORDEIRO; RIBEIRO, 2008). A ênfase na gestão vem da necessidade de aperfeiçoar continuamente os processos de negócio, pelo aprendizado e inovação permanentes.

3 Novos métodos de gestão, novas ferramentas de apoio, novos sistemas de informação, tudo isso representa o esforço por aperfeiçoar a gestão (LISTON, 2009). As ferramentas de gestão estão ao alcance de qualquer tipo de empresa garantindo a diferenciação e a competitividade por meio do conhecimento. Existem diversos softwares, sem custo, que facilitam a viabilidade de utilização dentro das empresas de micro e pequeno porte, sendo que estes atendem aos propósitos essenciais para o gerenciamento e gestão estratégica dentro dessas organizações. Vamos apresentá-los a seguir. Softwares de Auxílio à Gestão Os Softwares que auxiliam na gestão de micro e pequenas empresas estão se tornando cada vez mais comuns e acessíveis aos empresários do setor. Tendo isso em vista, destacamos alguns desses softwares, demonstrando suas funcionalidades e características. Vsoft Administrador Free O Vsoft Administrador Free é um software gratuito desenvolvido pela empresa Vsoft para facilitar o crescimento de negócios em fase inicial através de um sistema de gestão completo e tecnologicamente avançado (VSOFT, 2009). É um software voltado para quem está iniciando um pequeno negócio, sendo um caminho para a gestão empresarial moderna (VSOFT, 2009). As principais características são: Controle de Contas Correntes (incluindo cheques emitidos e recebidos); Controle de Fluxo de Caixa; Controle de Estoque Comercial (incluindo pedidos, orçamentos, compras, vendas, transferências entre estoques); Controle de Serviços (incluindo orçamentos, vendas e comissões);

4 Cadastro da empresa, clientes, fornecedores, produtos, categorias, funcionários, tipos de contas a pagar e a receber (plano de contas), processos, serviços, entre outros; Impressão de notas fiscais (produtos e ou serviços) configurável; Impressão de cheques, boletos bancários e duplicatas configuráveis; Módulo Frente de Loja com emissão de Orçamentos e Venda Rápida com impressão de recibo; Acesso ao sistema com definição de permissões para cada usuário além de recurso de auditoria; Recursos de integração e acesso à Internet; Relatórios configuráveis pelo próprio usuário; Envio de todos os relatórios através de ; Exportação de todos os relatórios para os formatos RTF (Rich Text Format), PDF (Adobe Acrobat), Microsoft Excel, TIF, HTML e Texto; Diversos tipos de relatórios gerenciais; Totalmente desenvolvido para Windows 98, ME, NT, 2000, XP, 2003 e Vista. A empresa concede suporte técnico, sem custo, aos usuários através de resolução de dúvidas por fórum e vídeos tutoriais. Para pequenas e médias empresas a Vsoft disponibiliza uma nova ferramenta baseada nos padrões internet, trata-se do Vsoft Administrador i, software totalmente desenvolvido sob plataforma Microsoft.NET. Atualmente este sistema dispõe dos módulos de Ponto e Controle de Acesso (VSOFT, 2009). ERP Lite Free O ERP Lite Free contempla o controle dos principais processos burocráticos e administrativos presentes no dia a dia das organizações. Pequenos empresários podem controlar as atividades dos departamentos financeiros, faturamento e estoques com base em relatórios e consultas rápidas. O sistema funciona em um único computador, mas permite a execução ilimitada de lançamentos e operações. Não existe um prazo de

5 validade para a sua utilização e os processos de registro e download são totalmente automatizados através do site, sem burocracia e complicação (REVISTA MI, 2007). O produto foi criado pela WK Sistemas, de Blumenau - SC, que através de um projeto de responsabilidade social visa promover a modernização e incentivo à inclusão digital de pequenos empreendimentos (REVISTA MI, 2007). Funcionalidades (WK, 2009): Controle de contas a receber por cliente, por vencimentos, recebidos, abertos, atrasados, por estado, município ou categoria do cliente; Controle de contas a pagar por fornecedor/cedente, por vencimentos, recebidos, abertos, atrasados, por estado, município ou categoria do cliente; Fluxo de caixa diário, semanal, mensal sobre qualquer período. Análise financeira de clientes e fornecedores; Controle de pagamentos, recebimentos, caixa, contas bancárias, depósitos, aplicações e transferências; Controle de adiantamento a clientes e fornecedores. Controle de pedidos de venda, por atendimentos, pendências, liberações totais ou parciais; Controle de pedidos de vendas de mercadorias, serviços e produtos próprios e faturamento de pedidos liberados; Sugestões de alíquotas de ICMS e IPI, ISS, INSS, IRRF, PIS, Cofins, CSLL automáticos na emissão da nota fiscal. Leiautes para emissão de notas fiscais configuráveis de acordo com o formulário de cada empresa; Relatórios de controles de faturamento por cliente, estado, município, categoria de cliente; Controle de entradas e saídas de estoque com cálculos de custo médio e inventários automáticos; Controle de estoque por local de estocagem; Relatórios de controles por produtos, classes de produtos, fornecedores, clientes, por período;

6 Saídas de estoques automáticas a cada emissão de nota fiscal; Separação de mercadorias por local de estoque físico; Controle de saldos de mercadorias, matérias-primas, consumo próprio e produtos acabados. O processo de implantação é simples, deve-se apenas preencher um cadastro para receber uma chave de acesso. No próprio site é possível baixar vídeo aulas e tutorias sobre a instalação e funcionamento do sistema. Hábil Empresarial O Hábil Empresarial auxilia o micro e pequeno empresário a controlar as finanças empresariais e outras rotinas como contas a pagar, contas a receber, controle de contas bancárias, controle de caixa, agenda de compromissos e agenda de contatos (24HORASNEWS, 2006). A nova versão 6.0 tem design mais leve, e permite que o usuário o configure conforme seu gosto. Foram acrescentados: uma rotina de controle de tarefas, uma nova agenda de compromissos, melhorias na agenda de contatos, novos controles de chamadas telefônicas, RapidView, que permite visualizar todos os compromissos em um único lugar entre outras coisas (24HORASNEWS, 2006). As principais funcionalidades apresentadas na versão gratuita são: - Agenda de Contatos; - Agenda de Compromissos; - Controle de Contas a Receber; - Controle de Contas a Pagar; - Registro do Movimento Diário do Caixa (Receitas e Despesas); - Controle Bancário (Contas Bancárias); - Controle de Lançamentos em Cartões (Crédito/Débito); - Controle de Chamadas Telefônicas; - Situação do Cliente no SPC; - Emissão de Recibos Rápidos;

7 - Controle de Vales de Funcionários; - Controle de Tarefas. A versão gratuita do Hábil Empresarial pode ser usada por qualquer empresa, sem limite de tempo de uso e de registros e sem nenhum tipo de limitação. Além disso, o usuário conta com suporte técnico, sem custo, através de , além de uma ampla documentação (HÁBIL, 2009). Primavera Express Destinado às micro empresas e empresários em nome individual, o Primavera Express é um software de gestão comercial que permite efetuar o faturamento e gestão da empresa recorrendo à tecnologia, sem qualquer tipo de custo (PRIMAVERABSS, 2009). É uma solução de gestão de fácil utilização e configuração, que executa as funcionalidades básicas de uma gestão de Vendas, Stocks e Contas Correntes de Clientes. O Primavera Express é um produto de rápida e fácil configuração e utilização que não depende da emissão de qualquer tipo de licença ou senha por parte da empresa proprietária ou qualquer outra entidade e que, após instalação, pode ser utilizado de imediato, funcionando exclusivamente em ambiente mono-posto ou mono-utilizador (PRIMAVERABSS, 2009). Juntamente com o download do produto, a empresa disponibiliza um manual de apoio à instalação e utilização (PRIMAVERABSS, 2009). Para fazer o download é necessário o preenchimento de um cadastro no site da Primavera BSS. Conclusão Foram analisados 4 softwares considerando as características citadas anteriormente. A Tabela 1 foi gerada com a finalidade de destacar o que atende à todas ou à maioria das características levantadas. Assim, pôde-se observar qual o melhor, levando em consideração o que cada um oferece.

8 Tabela 1. Comparação entre os Softwares Vsoft Administrador ERP Lite Free Hábil Primavera Free Empresarial Express Cadastro clientes/funcionários Sim Não Não Não Controle Contas a pagar e a receber Sim Sim Sim Sim Controle de pagamentos/ Sim Sim Sim Não recebimentos Agenda Não Não Sim Não Controle de Pedidos Sim Sim Não Não Controle de Estoque Sim Sim Não Sim Emissão de relatórios Sim Sim Sim Não Observa-se na tabela 1, que a ferramenta VSoft Administrator Free é a mais completa e, portanto, mais indicada para uso nas micro e pequenas empresas e incubadoras tecnológicas. O software realiza o cadastro de funcionários e clientes, disponibilizando um controle sobre esses dados para a empresa; tem um controle de contas a pagar e a receber, que é indispensável para qualquer empresa, assim como o controle de pagamentos e recebimentos; o controle de estoque não envolve só o armazenamento dos produtos, mas todo o processo que ocorre desde a compra até o a retirada de estoque e por fim a emissão de relatórios, o que torna o controle e gerenciamento mais organizado e detalhado para o empresário. A utilização da tecnologia da informação gera grandes benefícios para as empresas, especialmente no que diz respeito à maior facilidade no fluxo e acesso às informações e, conseqüentemente, no apoio ao processo decisório através de respostas mais rápidas das organizações às exigências do mercado (SOUZA, 2008). Os principais aspectos que têm benefícios decorrentes da implantação bem sucedida da tecnologia da informação são: a melhoria dos processos utilizados pelas empresas para obter produtos e serviços; a redução do tempo de processamento que pode ser convertida em melhor resposta aos anseios dos clientes; melhoria da comunicação interna na empresa e melhor

9 coordenação entre áreas da organização, aumentando a integração da empresa (SOUZA, 2008). Muitas incubadoras não apresentam a eficácia desejada devido à falta de um planejamento estratégico mais elaborado e, principalmente, pela dificuldade de implementar seu planejamento, quando disponível. A adoção das ferramentas de gestão pode contribuir para tornar as incubadoras mais eficazes, gerando melhores resultados sem o acréscimo de recursos. O uso de tecnologias de auxílio à gestão em micro e pequenas empresas não precisa ser vista como um gasto adicional à empresa devido à necessidade do pagamento de licenças de uso. Existem muitas tecnologias gratuitas que realizam a mesma tarefa das ferramentas que são pagas, não causando prejuízos ou gastos desnecessários. Referências Bibliográficas 24HORASNEWS, Software gratuito para gestão empresarial ficou mais leve e fácil de usar. Disponível em: < Acesso em: 07 de set CORDEIRO, J. V. B. M.; RIBEIRO, R. V. Gestão da empresa. Gestão empresarial, Disponível em: <http://www.fae.edu/publicacoes/colecao_gestao.asp.>. Acesso em: 07 de set HÁBIL, Versão Gratuita do Hábil Empresarial. Disponível em:< Acesso em: 07 de set LISTON, R.C.F.C. Gestão, Competência e Conhecimento: Fatores Essencias para o Desenvolvimento Estratégico nas Empresas, São Paulo, v. 1, n. 1, jul Disponível em: < >. Acesso em: 06 set

10 LOPES, R.M.J.; BACHMANN, D.L. Gestão Estratégica de Incubadoras de Empresas f. Dissertação FGVPR, Fundação Getúlio Vargas, Curitiba - PR NUNES, P. Conceito de gestão e de gestor. Nota Positiva, São Paulo, v. 1, n. 1, mai Disponível em: <http://www.notapositiva.com/trab_professores/textos_apoio/gestao/01conc_ge stao.htm >. Acesso em: 06 set PRIMAVERABSS, Primavera Express. Disponível em:< Acesso em: 07 de set REVISTA MI, Sistema de ERP gratuito estimula a modernização administrativa de pequenas empresas. Disponível em: <http://www.revistami.com.br/mi/meio.php?cd_noticia=812>. Acesso em: 07 de set SOUZA, M.S. A Utilização da Tecnologia da Informação como Ferramenta para Atuar na Gestão Organizacional f. Dissertação (Graduação em Administração) FAMAP, Faculdade de Amapá, Amapá VSOFT, Vsoft Administrator Free. Disponível em: <http://www.vsoft.com.br/estatica/16_vsoft-administrador-smb.aspx>. Acesso em: 07 de set WK SISTEMAS, ERP Lite Free. Disponível em: < Acesso em: 07 de set Área temática: Gestão.

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