< < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação

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1 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação ÍNDICE APRESENTAÇÃO 3 MISSÃO DA UERJ 4 VALORES 4 POLÍTICA DE COMUNICAÇÃO 5 Definição e Princípios 5 Objetivos 5 PÚBLICOS-ALVO 6 PÚBLICOS 6 POR QUE INVESTIR EM COMUNICAÇÃO? 7 A COMUNS 7 MISSÃO DA COMUNS 8 ESTRUTURA OFICIAL DA COMUNS 9 CONHECENDO A COMUNS 10 Assessoria de Imprensa 11 Clipping 12 Produção e Análise de Dados 12 Publicações 14 Relações Institucionais 16 Criação e Produção de Arte 18 Internet 19 ATENDIMENTO E TRÁFEGO 22 NORMAS E PRAZOS 23 DICAS IMPORTANTES 26 CONTATOS 27 GLOSSÁRIO BÁSICO 29 BIBLIOGRAFIA 30 1

2 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > 2

3 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação APRESENTAÇÃO Nos últimos anos, a UERJ apresentou crescimento excepcional tanto na quantidade quanto na qualidade de seus cursos de graduação, pós-graduação e projetos de pesquisa e extensão. Esta produção intelectual não se restringe ao Campus Maracanã. A política de interiorização da Universidade está representada em seus cinco campi regionais. Nova Friburgo, Duque de Caxias, São Gonçalo, Ilha Grande e Resende expandem continuamente suas atividades, considerando o potencial local e trabalhando para reduzir as dificuldades das regiões onde estão localizados. A UERJ existe para produzir conhecimento. Por ser uma instituição pública, há uma cobrança e uma avaliação permanente e legítima da sociedade para que desempenhe este papel a contento. Assim, a Universidade precisa fazer conhecer sua produção cultural e científica, justificando os investimentos recebidos. A comunicação social é uma área estratégica em qualquer organização. Quando bem executada, amplia não apenas a divulgação de eventos e projetos, mas torna-se responsável pela criação e consolidação de uma imagem positiva perante os públicos interno e externo. No entanto, a construção de uma identidade institucional não se dá rapidamente. O processo envolve investimentos, tempo e trabalho; exige pessoal qualificado que possa avaliar corretamente o emprego dos instrumentos de comunicação disponíveis. Também é importante que os componentes da Universidade, alunos e servidores, tenham clareza quanto à missão da UERJ, seus valores e metas. Uma instituição do porte e complexidade da UERJ precisa garantir a unidade da comunicação, gerenciando o fluxo oficial de informações. A Comuns Diretoria de Comunicação Social da UERJ é o órgão responsável por esta e por outras tarefas, traduzindo em ações práticas os valores que norteiam as atividades desenvolvidas na Universidade. Daí a importância deste manual elaborado pela Diretoria de Comunicação Social da UERJ (Comuns). Seu objetivo é informar e esclarecer à comunidade interna sobre a política de comunicação da UERJ. Também serão descritas aqui as atribuições da Comuns, o trabalho desempenhado por suas coordenadorias e a forma adequada de utilizar seus serviços. 3

4 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > MISSÃO DA UERJ A UERJ tem como missão produzir ensino de excelência, desenvolvendo programas de pesquisa e extensão em prol dos cidadãos do Estado do Rio de Janeiro. A missão de uma instituição costuma ser o pressuposto da sua existência; a causa primária do seu surgimento. A partir do momento em que é definida, serve como base para as demais atividades da organização, desdobrando-se em seus valores institucionais. Ao iniciar sua gestão, cada reitor se encontra diante de um novo cenário político e tecnológico. São possibilidades distintas a serem exploradas, que levam à ênfase em alguns aspectos específicos. A atual gestão, além do compromisso de transparência e verdade com alunos e servidores, investe na interiorização das atividades, integrando os campi regionais. Sua luta permanente traduz-se na criação contínua de mecanismos que permitam à UERJ oferecer, sempre, ensino público, gratuito e de qualidade. VALORES Os valores institucionais devem ser a base das atividades desempenhadas por qualquer organização, em todos os segmentos. Eles fornecem os subsídios necessários à construção da identidade corporativa. A UERJ tem como valores: manter-se pública; continuar a desenvolver práticas de ensino, pesquisa e extensão de qualidade; interagir permanentemente com a comunidade externa; atender às necessidades dos diversos públicos da Universidade; capacitar alunos, servidores técnicos e docentes para o mercado de trabalho e o universo acadêmico; adotar posturas éticas diante de quaisquer decisões; desempenhar ações que a fortaleçam como universidade cidadã, ciente de suas responsabilidades perante à população do Estado do Rio de Janeiro. 4

5 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação POLÍTICA DE COMUNICAÇÃO 1 DEFINIÇÃO E PRINCÍPIOS É o conjunto de princípios e ações em que se fundamentam as atividades de comunicação social numa instituição. Baseia-se na missão e nos valores institucionais para traçar perspectivas e objetivos. Os princípios que regem a comunicação social da UERJ são: Ética Legalidade Eficiência Legitimidade Verdade Excelência 2 OBJETIVOS A política de comunicação social da UERJ reflete a abrangência dos objetivos e atividades desenvolvidos pela Universidade. Sua existência só é justificada se pensada a longo prazo, de forma permanente, constante e independente da gestão. Ainda que enfatizando determinados aspectos, a política baseia-se nos valores e princípios citados anteriormente e estes não se alteram. São objetivos da política de comunicação social da Universidade: fortalecer a imagem da UERJ como instituição de ensino pública, idônea, transparente, gratuita e de qualidade; identificar as necessidades dos diversos públicos da Universidade e atender a estas necessidades da melhor forma possível; integrar estes públicos; estabelecer iniciativas que propiciem o conhecimento da produção cultural, científica e tecnológica desenvolvida pela UERJ em todos os campi, por parte da sociedade em geral; favorecer a integração entre os campi regionais; estabelecer relações com a mídia nacional e internacional, incentivando a consulta de professores, técnicos e especialistas da UERJ, tornando-a formadora de opinião e centro de referência universitário; 5

6 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > desenvolver campanhas institucionais internas e externas; interagir de forma permanente com a comunidade externa; favorecer o fluxo de informações dentro da Universidade por meio dos veículos de comunicação interna; identificar e modificar possíveis aspectos da cultura organizacional danosos à instituição; e contribuir para que todos os departamentos da UERJ compartilhem dos valores adotados pela Universidade. PÚBLICOS-ALVO Para quem falamos? A quem desejamos atingir? A resposta a estas perguntas trará a definição do público-alvo, termo que delimita a etapa inicial e uma das mais importantes para atividades ligadas à comunicação. Uma instituição da magnitude da UERJ possui diversos públicos com interesses distintos. Cada um apresenta uma especificidade que deve ser observada. São eles: PÚBLICOS INTERNO Professores, funcionários, alunos e respectivos familiares, entidades internas de classe. EXTERNO Imprensa, fornecedores, alunos do ensino médio, sindicatos de categorias externos à UERJ, sociedade em geral, outras instituições de ensino superior. MISTO Ministérios, governo, ex-alunos, secretarias, comunidades próximas. 6

7 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação POR QUE INVESTIR EM COMUNICAÇÃO? O setor de comunicação social é estratégico. Trabalha a imagem institucional da organização, gerencia e difunde o fluxo de informações entre a empresa e seu público. Cada instituição apresenta particularidades que, além de justificarem o investimento contínuo em comunicação social, direcionam a estratégia mais adequada a ser utilizada durante o planejamento das atividades. A UERJ é uma das maiores instituições de ensino do país, desenvolvendo projetos em quase todas as áreas do conhecimento. Ainda que diante das dificuldades comuns às instituições de ensino público, a Universidade proporciona a alunos, servidores e visitantes um ambiente plural e atrativo. Sua vasta produção científica e cultural é prova disso. Com o auxílio dos esforços de comunicação, estamos fortalecendo a marca UERJ perante a sociedade e recebendo seu apoio nas questões de âmbito público. Internamente, a comunicação é igualmente um poderoso aliado na construção de canais que integrem os vários universos dos quais a UERJ é composta. Com a democratização do acesso destas várias esferas à informação, estamos atingindo outra meta: fazer com que cada componente da Universidade perceba seus valores organizacionais e utilize-os como base na sua rotina de trabalho. A COMUNS A Diretoria de Comunicação Social da UERJ Comuns foi implantada em 1996, substituindo a antiga Coordenadoria de Comunicação Social e Publicações (CCSP). A mudança não ocorreu apenas na terminologia. Houve um redimensionamento de suas atividades. A Comuns ampliou o seu raio de atuação ao incorporar novas funções e, como conseqüência, tornou-se apta a oferecer apoio e consultoria em um maior número de situações. Estes serviços foram ampliados na atual gestão. Em menos de seis anos de existência, constatou-se um crescimento significativo de todos os ramos de comunicação social desenvolvidos na Comuns. Percebemos um aumento qualitativo da presença da UERJ na mídia e do número de solicitações da imprensa por assuntos da Universidade. Isso demonstra que a UERJ transformou-se em uma referência para os meios de comunicação que, em contato permanente com a Comuns, buscam pautas, matérias e especialistas nos mais diversos temas. 7

8 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > A consolidação dos veículos de comunicação interna da Universidade, entre eles o UERJ EM QUESTÃO, UERJ EM DIA e INFORME UERJ, pode ser percebida por indicadores como o aumento na tiragem e volume de matérias, além da crescente procura do público interno por informação e, especialmente, para divulgar eventos e projetos. A participação direta da Comuns na organização de eventos da Universidade tornou-se mais expressiva. Oferecemos suporte para todas as etapas da organização: concepção intelectual, apoio operacional, cerimonial e produção gráfica. Mais recentemente, a internet passou a compor o quadro de áreas de atuação da Comuns, em especial na elaboração de sites institucionais. A Comuns, como unidade de planejamento e assessoria de comunicação das atividades da Universidade, atua como um elo entre a UERJ e seus públicos. Fornece apoio às Unidades Acadêmicas e à Administração Central em nível operacional e, sobretudo, logístico. MISSÃO DA COMUNS Estabelecer mecanismos permanentes de comunicação que favoreçam à circulação imparcial de informações entre os públicos interno, externo e misto, fortalecendo a imagem da Universidade como centro de referência para atividades de ensino, pesquisa e extensão. Estes mecanismos se traduzem em ações práticas que se coadunam com os valores e princípios levados à frente pela própria Universidade. 8

9 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação ESTRUTURA OFICIAL DA COMUNS 9

10 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > CONHECENDO A COMUNS Destacaremos, a seguir, as atribuições e especificidades de cada setor que compõe esta Diretoria. Além da Administração, que controla a utilização do SIDES, fluxo de documentos e questões contratuais, e da Direção, temos: 1 ASSESSORIA DE IMPRENSA > > > > > > > > > <1.1 CLIPPING> <1. 2 PRODUÇÃO E ANÁLISE DE DADOS> 2 PUBLICAÇÕES > > > > > > > > > > > > > > 3 RELAÇÕES INSTITUCIONAIS > > > > > > > > <3.1 CRIAÇÃO E PRODUÇÃO DE ARTE> <3.2 INTERNET> 10

11 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação 1 ASSESSORIA DE IMPRENSA > > > > > > > > > Consolidar a presença da UERJ junto à opinião pública por meio da mídia de grande porte e segmentada. Este é o principal objetivo da Coordenadoria de Imprensa. Mais do que estabelecer contatos com os veículos de comunicação, a Assessoria de Imprensa busca a construção de uma interface permanente com rádios, redes de televisão, jornais, sites e revistas de todo o país. Este contato estreito e permanente proporciona benefícios mútuos: por um lado, facilita a divulgação das pesquisas e projetos da Universidade na mídia; em contrapartida, permite à imprensa o acesso rápido e seguro aos diversos especialistas que trabalham na UERJ. Uma das marcas da Assessoria de Imprensa da UERJ é sua próatividade. Seu trabalho viabiliza a publicação de artigos dos professores da Universidade nos jornais, revistas e veículos on-line. Igualmente, quando necessário, profissionais desta Coordenadoria costumam acompanhar jornalistas em visita à Universidade e em contato com especialistas durante entrevistas previamente agendadas. O objetivo é fornecer ao repórter informações sobre o próprio entrevistado para enriquecer a reportagem. A divulgação de pesquisas, eventos ou projetos é outra atividade desenvolvida diariamente pela Assessoria. De acordo com as características de cada um, é traçada uma estratégia que leva em consideração a época mais propícia, a pertinência do assunto em questão e, sobretudo, a especificidade de cada veículo. Após a apuração e elaboração e o envio do release vem o trabalho de follow-up, quando há o acompanhamento da matéria até a sua publicação. A home page da Assessoria de Imprensa é mais um espaço de divulgação, trazendo variadas opções informativas. Atualmente, o internauta pode acessar dois bancos de dados: um, com os releases enviados à Imprensa, e outro, contendo artigos de professores da Universidade. Há, Mailing da UERJ 11

12 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > ainda, a versão on-line do guia de ramais da UERJ e, em breve, será disponibilizada no Portal da UERJ uma listagem de especialistas da instituição, selecionados por área de conhecimento. Esta coordenadoria ainda gerencia os setores de Produção e Análise de Dados e o Clipping CLIPPING A equipe do Clipping é responsável por reunir, diariamente, matérias dos principais jornais, sites e revistas que mencionem a UERJ, seus professores, cursos ou ainda reportagens de interesse geral. Através do clipping, é possível mensurar a imagem institucional da Universidade na mídia, bem como avaliar os resultados obtidos com o trabalho da Assessoria de Imprensa PRODUÇÃO E ANÁLISE DE DADOS O setor de Produção e Análise de Dados é o responsável pela montagem e gerenciamento de bancos de informações sobre a UERJ. Inicialmente, suas atividades se restringiam à coleta e organização de números gerais da Universidade (alunos inscritos, servidores técnicos e docentes, por exemplo). No entanto, a demanda diária atribuiu a este setor novas funções. Atualmente, esta equipe apresenta quatro produtos: a. Análise do Clipping Todas as matérias presentes no clipping impresso da Universidade são catalogadas, segundo o nome do veículo, centimetragem, presença de fotografias e órgão ou professor da UERJ citado na reportagem. 12

13 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação b. Banco de Especialistas Os meios de comunicação solicitam, freqüentemente, à Assessoria de Imprensa técnicos e professores da UERJ que possam dar um parecer sobre os assuntos em pauta. O Banco de Especialistas lista estes profissionais por área de domínio, facilitando sua localização. c. Mailing de Imprensa É uma publicação com os principais veículos de comunicação que mantêm contato com a Assessoria de Imprensa da UERJ. Nele estão contidos os nomes e telefones dos editores e principais jornalistas, todos separados por veículo e editoria onde trabalham. Guia de Ramais da UERJ d. Guia de Ramais A reformulação do Guia de Ramais da Universidade (antigo Alô Alô UERJ) ficou a cargo desta equipe. Ele é atualizado periodicamente e contém não apenas os ramais, mas os nomes das autoridades e servidores responsáveis pelos órgãos da Administração Central e Unidades Acadêmicas. A versão on-line do Guia de Ramais pode ser acessada no site: www2.uerj.br/~comuns/imprensa.htm Obs. Os quatro banco de dados são verificados periodicamente para que se mantenham atuais Banco de Especialistas da UERJ 13

14 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > 2 PUBLICAÇÕES > > > > > > > > > > > A equipe desta coordenadoria é responsável pela apuração e redação das matérias dos veículos de comunicação interna da Universidade. Para melhor atender às necessidades dos nossos clientes internos, adequando o conteúdo da notícia e a linguagem aos temas dos seus interesses, contamos atualmente com publicações de perfis distintos. As três principais são: <UERJ EM DIA> Destina-se à divulgação de atividades e eventos promovidos pela UERJ. É o principal fluxo de informações cotidianas da Universidade para professores, alunos e servidores. O UERJ EM DIA funciona como uma agenda de cursos, eventos e oportunidades para toda a comunidade interna. Desde a sua criação em 1996, o veículo evoluiu sensivelmente, aumentando o número de notas. Ganhou impressão colorida e uma versão on-line. A periodicidade semanal garante rapidez na difusão das informações. Também são confeccionadas edições especiais dedicadas a atividades específicas. Um dos seus exemplos mais tradicionais é o UERJ Sem Muros. Com tiragem de, no mínimo, dez mil exemplares, é distribuído às segundas-feiras em todos os campi. O fechamento das edições semanais ocorre às quartas-feiras. jornal UERJ em Dia <UERJ EM QUESTÃO> Principal meio divulgador da produção científica da Universidade, o UERJ EM QUESTÃO pode ser considerado um jornal-revista. Trata-se de um veículo específico de periodicidade trimestral e textos mais longos com análise mais aprofundada sobre o que é produzido e desenvolvido na Universidade. Criado em 1987, a publicação passou por inúmeras reformulações, especialmente de cunho editorial. A princípio com oito páginas de papel jornal UERJ em Questão, edição especial dos 50 anos da UERJ 14

15 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação jornal em preto e branco, o veículo serviu para divulgar a produção científica e as perspectivas de renovação do ambiente acadêmico. Hoje, conta com vinte páginas, impressão colorida e formato tablóide. Editorialmente, os textos ganharam mais leveza na abordagem das ações empreendidas pela Universidade. Com tiragem de dez mil exemplares, sua distribuição é feita interna e externamente. Neste último caso, por mala-direta, para alunos bolsistas, servidores técnico-administrativos, professores, demais universidades, Poderes Executivo e Legislativo. Sua versão on-line está disponível no site da UERJ. jornal UERJ Em Questão com novo Projeto Gráfico <INFORME UERJ> Divulga as atividades de Recursos Humanos promovidas pela administração da UERJ e tudo o que diga respeito ao cotidiano dos funcionários da instituição. Para estar cada vez mais identificado com o público ao qual se destina, o INFORME UERJ criou seções especiais, como a Perfil, que destaca o trabalho dos funcionários e sua história com a Universidade. Outra seção que também exemplifica este objetivo é a Dicas DESSAÚDE. Elaborada pelo Departamento de Segurança e Saúde no Trabalho emite orientações aos funcionários sobre qualidade de vida e bem-estar. Também são publicadas edições especiais quando o Conselho Universitário se reúne para tratar de assuntos da vida acadêmica e da rotina administrativa da UERJ. Originado de uma seção veiculada no UERJ EM QUESTÃO, atualmente conta com tiragem de sete mil exemplares e periodicidade mensal, sendo distribuído por mala-direta aos servidores da Universidade. jornal Informe UERJ 15

16 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > 3 RELAÇÕES INSTITUCIONAIS > > > > > > > > > Cada uma das habilitações da Comunicação Social lida com o conteúdo e a linguagem da mensagem de maneira diferenciada. Jornalismo converte o fato em informação rápida e objetiva. A Publicidade procura conquistar a atenção do consumidor brincando com seus sentidos, por meio do jogo de conceitos e palavras. No entanto, é o profissional de Relações Públicas o responsável por interligar indivíduos e instituições. Como um estrategista, deve pensar a comunicação objetivando integrar os vários universos que compõem uma organização. No caso específico da UERJ, a equipe de Relações Institucionais, composta majoritariamente por profissionais de Relações Públicas, visa a harmonizar e integrar os diferentes públicos da Universidade. Embora abranjam também o público externo, suas atividades contemplam sobretudo o público interno da UERJ. Antes de definir ações, propor a criação de planos ou estipular metas, a Coordenadoria de Relações Institucionais monta um diagnóstico. Inicialmente, são avaliadas as particularidades da situação. Com base nestas informações, é desenvolvida uma estratégia de trabalho. A coordenadoria de Relações Institucionais utiliza os instrumentos ao seu dispor para fortalecer a imagem da UERJ perante a sociedade e melhorar progressivamente o clima organizacional. Entre as suas atribuições estão: cartaz de Pascoa elaborar vídeos e fôlderes institucionais, cartas oficiais e convites para eventos; assessorar as Unidades e outros departamentos no que diz respeito às políticas e ações de comunicação; cartaz da campanha de Combate à Dengue 16

17 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação confeccionar e manter o calendário de datas comemorativas; gerir e treinar os funcionários do Balcão de Informações do campus Maracanã; desenvolver campanhas institucionais e educativas para divulgar a própria Universidade e/ou transformar comportamentos (campanhas de prevenção em saúde etc.); manter um canal de comunicação constante com universidades brasileiras e estrangeiras; produzir publicações institucionais; cartaz do Encontro de Prefeitos da Baixada Fluminense com a Reitoria da UERJ estreitar as relações entre a Universidade e a Assembléia Legislativa do Estado; elaborar o cerimonial da Reitoria; organizar diretamente ou oferecer apoio operacional e logístico durante os principais eventos da Universidade (Calouro Humano, UERJ sem Muros, Aniversário da UERJ, além de alguns eventos nos campi regionais e fora da Universidade); gerenciar os setores de Criação e Produção de Arte e Internet. cartaz do Dia Internacional da Mulher 17

18 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > 3.1 CRIAÇÃO E PRODUÇÃO DE ARTE A Comuns é um dos órgãos da Universidade que elabora peças gráficas com maior freqüência. São cartazes, fôlderes, convites, veículos de comunicação interna, que exigem um tratamento artístico eficiente, aliando a imagem ao conteúdo e à forma do texto. O setor de Criação e Produção de Arte é o responsável por garantir a qualidade e adequação institucional de toda a produção gráfica desta Diretoria. Formado por programadores visuais e diretores de arte, o setor cria uma identidade visual para cada trabalho. Desta forma, unidade, coerência e propriedade regem a confecção das peças e de seus derivados. O preparo de cada material costuma seguir as mesmas etapas. Textos e fotos são fornecidos por Relações Institucionais, Publicações, Internet e Assessoria de Imprensa ou por outros órgãos da UERJ externos à Comuns, através do sistema de Atendimento e Tráfego (ver adiante). A partir daí, a equipe de Criação e Produção de Arte desenvolve a concepção visual que será apreciada pelo solicitante. Após a aprovação do produto, este será impresso na própria Universidade ou em gráficas particulares. De maneira geral, estão entre suas atribuições : gerir a programação visual das publicações internas da UERJ, destacando-se: UERJ EM DIA, UERJ EM QUESTÃO E INFORME UERJ; produzir press-kits para a Assessoria de Imprensa, quando solicitados; confeccionar os materiais gráficos necessários à equipe de Relações Institucionais, incluindo peças promocionais para eventos e datas comemorativas (cartazes, fôlderes, convites, revistas institucionais etc.); e supervisionar a publicação de anúncios da Universidade na mídia. cartaz Amigo da Ciência cartaz do Dia do Servidor Público cartaz do Dia do Gráfico cartaz Ambulatório de Sexologia 18

19 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação 3.2 INTERNET A Seção Criada pela Diretoria de Comunicação Social (Comuns) em 2001, com o objetivo principal de estabelecer uma política única de comunicação via mídia digital para a Universidade, a Seção de Internet, em parceria com a Diretoria de Informática (Dinfo), é responsável pelo aprimoramento e gerenciamento do Portal UERJ. Presta, também, total assessoria técnica e suporte logístico às Unidades Acadêmicas e à Administração Central no que se refere à edição de publicações eletrônicas, criação de sites e campanhas institucionais e divulgação de informações via internet. Sua metodologia de trabalho é pautada em três vertentes que convergem em ações integradas. São elas: Portal UERJ Vertente consultiva A Seção se propõe a desenvolver, de acordo com a diretriz geral previamente estabelecida, uma estratégia de comunicação on-line específica para os setores da Universidade, ou seja, do levantamento e análise das informações ao planejamento e acompanhamento de sua implantação propriamente dita, junto aos profissionais responsáveis pelos sites de cada Unidade. Site da Comuns Vertente técnica-executiva Além do planejamento, cabe à Seção organizar projetos específicos de cunho institucional, administrativo ou acadêmico de extrema relevância para o conjunto da Universidade. São atividades que englobam o aprimoramento e gerenciamento do Portal UERJ, criação das versões eletrônicas das publicações editadas pela Comuns e campanhas e homenagens on-line, entre outras. Site Meio Ambiente UERJ 19

20 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > Vertente educativa A Seção de Internet tem como premissa o planejamento e a instituição de programas e ações permanentes de intercâmbio e aprimoramento técnico e humano dos profissionais que trabalham com mídia digital na UERJ, dando condições de desenvolvimento e de continuidade aos projetos propostos, tanto no âmbito consultivo quanto no técnico-executivo. Como dispor da Seção de Internet Consulte esta Seção sempre que precisar: - criar ou reformular um site; - divulgar eventos culturais ou acadêmicos; - editar uma publicação eletrônica; - divulgar cursos ou oficinas; - divulgar editais de concursos ou processos de seleção; e - encontrar soluções criativas com uso de mídia digital. Site do Centro de Cidadania Barbosa Lima Sobrinho O Portal UERJ Com uma média mensal de mais de 700 mil visitantes, o Portal UERJ é um importante instrumento de comunicação da Universidade, sendo, praticamente, o único veículo de alcance internacional de que a UERJ dispõe. Pelo Portal, qualquer pessoa, de qualquer lugar e a qualquer hora, pode acessar uma grande diversidade de informações. É fundamental que este produto, bem como os sites que ele contém, seja permanentemente avaliado e adequado às necessidades de seus usuários. Para isso, as tarefas de revisão e atualização devem ser incorporadas à rotina de trabalho dos responsáveis por cada site. Para que a comunicação flua sem ruídos e uma boa imagem institucional seja passada é preciso que alguns cuidados pertinentes aos conceitos de arquitetura da informação e usabilidade sejam considerados, como a seleção e adequação do conteúdo a ser disponibilizado e a construção de Plantão Hupe on-line Em Questão on-line 20

21 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação uma interface amigável com o usuário. Esses cuidados têm de ser vistos como um grande desafio a ser constantemente superado pela UERJ. Critérios para uso do Portal UERJ Para garantir o bom uso do Portal e o cumprimento do termo de compromisso e de cooperação técnico-científico assumidos pela UERJ frente à Rede Rio, a Seção de Internet recomenda: a) todos os sites que compõem o Portal devem incluir a barra identificadora da Universidade disponibilizada pela Comuns e pela Dinfo, de acordo com a orientação destas Diretorias; b) o Portal destina-se à divulgação de informações exclusivamente relacionadas ao ensino, à pesquisa e à extensão; c) é vedado o uso do Portal com fins exclusivamente lucrativos e/ou comerciais de qualquer natureza; d) é considerado como uso inaceitável a veiculação de informações de caráter ilegal, pessoal ou privado; e) é igualmente vedada a veiculação de publicidade, bem como a venda de espaço publicitário; f) a divulgação de apoios e/ou patrocínios externos poderá ser feita de forma descritiva, incorporada ao conteúdo do site, salvo projetos aprovados pelas leis de incentivo fiscal e/ou entidades de fomento, que devem seguir as exigências dos órgãos competentes; g) só deverão ser disponibilizados links a sites externos de instituições diretamente relacionadas ao ensino, pesquisa ou extensão, que deverão abrir em janela blank à parte a janela do site da unidade; h) só poderá ser dado link a sites pessoais de pesquisadores e/ou docentes que sejam de caráter exclusivamente acadêmico e tenham vínculo direto com a Unidade Acadêmica ou Administrativa, devendo também abrir em janela à parte; Campanha on-line Doação de Sangue Homenagem on-line Dia das Mães 21

22 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > i) a inclusão de banners no Portal destina-se exclusivamente à divulgação de novas iniciativas (sites, serviços e publicações eletrônicas) por um período determinado de acordo com o cronograma definido pela Comuns. j) a utilização de janelas pop-up no Portal UERJ é indicada somente para a divulgação de campanhas e avisos de utilidade pública e/ou de datas comemorativas de interesse institucional da Universidade; k) a divulgação de publicações, eventos, serviços, projetos, concursos e qualquer outro tipo de informação deverá ser formalmente solicitada ao setor de atendimento da Comuns, cabendo definir a melhor forma de inclusão no Portal UERJ. Além disso, recomenda-se que os dirigentes das Unidades Acadêmicas e Administrativas designem um responsável pelo site da referida Unidade, que deverá estabelecer a comunicação com a Comuns sempre que necessário. ATENDIMENTO & TRÁFEGO > > > > > > > > > > Para controlar o fluxo de informações e serviços que circulam na Comuns, em 2001, adaptou-se o sistema de Atendimento e Tráfego utilizado por agências de publicidade à realidade do setor. Criado e administrado pela equipe de Relações Institucionais, este sistema apresenta diversas vantagens gerenciais, uma vez que: sinaliza o volume de solicitações de serviços encaminhados à Comuns; auxilia no cumprimento dos cronogramas; evita a dispersão de informações; facilita a elaboração de relatórios de atividades. 22

23 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação Cabe aos responsáveis pelo Atendimento e pelo Tráfego organizar a entrada e saída de serviços e informações da Comuns. O Atendimento registra as solicitações feitas, em geral, pelas Unidades Acadêmicas e Administração Central que, após a tomada do briefing, será encaminhada ao Tráfego. Este distribui as tarefas aos setores responsáveis e, em conjunto com eles, estipula prazos e verifica o cumprimento do cronograma de trabalho. (Ver telefones e do Atendimento no capítulo Contatos ). NORMAS E PRAZOS > > > > > > > > > > > ASSESSORIA DE IMPRENSA Prazo para entrega Veículo do material a ser divulgado Jornais Ideal: 30 dias Mínimo: 15 dias de antecedência Forma de entrega do conteúdo a ser divulgado Texto impresso ou em disquete Revistas Internet Publicações Científicas e de Associações de Classe Rádio e Televisão 2 Meses de antecedência Texto impresso ou em disquete 1 dia de antecedência Texto impresso ou em disquete 3 Meses de antecedência Texto impresso ou em disquete Não há como estabelecer prazo Texto impresso ou em disquete 23

24 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > PUBLICAÇÕES Veículo Periodicidade do veículo Prazo para entrega do material a ser divulgado Forma de entrega UERJ em dia Semanal Até a terça-feira antecedente ao fechamento da edição Texto impresso Informe UERJ Mensal Entre os dias 20 e 25 de cada mês (limite) Texto impresso UERJ em Questão Trimestral Eventos: 30 dias de antecedência (p/ cobertura) Pesquisas/artigos/projetos de extensão e cultura: 1ª quinzena de cada mês Texto impresso RELAÇÕES INSTITUCIONAIS Solicitação Elaboração de Cerimonial(roteiro) confecção de convites e cartas oficiais confecção de fôlderes Organização de Eventos Impressão de mala-direta Prazo** 15 dias de antecedência 15 dias de antecedência 15 dias de antecedência 60 dias de antecedência 10 dias de antecedência OBSERVAÇÕES *Eventos de grande porte, como feiras e congressos, exigem prazos mais extensos, a serem negociados em reunião com a equipe; *Para solicitar a mala-direta, o requerente deverá apresentar memorando que oficialize o pedido e as etiquetas para a impressão; * Os prazos estipulados podem sofrer alterações, dependendo do volume de trabalho do setor. ** É importante ressaltar que os prazos são calculados em relação ao evento e, no caso da impressão de mala-direta e confecção de cartas oficiais e convites, está prevista a postagem destes. 24

25 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação CRIAÇÃO E PRODUÇÃO DE ARTE Solicitação Confecção de folder ou cartaz Diagramação de jornal ou revista Elaboração de logotipo Elaboração da arte para convites e cartas oficiais Prazo 20 dias de antecedência Mínimo de 30 dias de antecedência 30 dias de antecedência 3 dias de antecedência OBSERVAÇÕES * fotografias deverão ser entregues em suas versões originais (cópias ou fotografias provenientes de jornais reduzem a definição das imagens); * a entrega dos textos deve ser feita em disquete e cópia impressa; * os prazos estipulados podem sofrer alterações, dependendo do volume de trabalho do setor. 25

26 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > DICAS IMPORTANTES E INFORMAÇÕES ADICIONAIS Caso você observe a ocorrência de algum fato ou situação que chame a atenção da sociedade (desastres ambientais, criminalidade, guerras por exemplo) e que possa ser analisado/comentado por um dos professores da Universidade, entre em contato com a Assessoria de Imprensa. Ao sugerir a pauta para os meios de comunicação com a indicação de um especialista na área, as chances de que se converta em matéria são mais concretas. Algumas vezes, professores da UERJ são contatados pelos meios de comunicação sem a intermediação da Comuns. Nestes casos, não deixe de procurar a Assessoria de Imprensa. Os profissionais deste setor irão fornecer a consultoria adequada e, caso seja necessário, acompanhá-lo durante a entrevista. A Coordenadoria de Publicações recebe, com alguma freqüência, pedidos para o registro fotográfico de determinadas solenidades. Visto que a manutenção de um fotógrafo envolve custos como a compra e revelação de filmes, somente os eventos pautados para o UERJ EM QUESTÃO receberão cobertura fotográfica. A rapidez e acuidade na elaboração do cerimonial dependem de alguns fatores. Um dos mais importantes é a lista com o nome das autoridades presentes. Por isso, forneça esta listagem à Coordenadoria de Relações Institucionais com a maior antecedência possível. Durante a realização de eventos, informe a equipe de cerimonial sobre quaisquer alterações nos nomes de autoridades, palestrantes e de outros presentes que venham a compor a mesa solene. Quando solicitar a confecção de textos e arte para cartazes, fôlderes ou quaisquer outras peças gráficas, forneça o maior número de dados possível, destacando quais informações são essenciais. Isso agiliza a finalização do material e garante que ele satisfaça às necessidades do solicitante. 26

27 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação CONTATOS COMUNS Diretor: Ricardo Ferreira Freitas Localização: sala T01 Tel: / 7416/7901 Tel/Fax: Horário de Funcionamento: 7h às 22h ADMINISTRAÇÃO Responsável: Júlio Mattos Ramal interno:22 Horário de funcionamento: 8h às 17h ASSESSORIA DE IMPRENSA Responsável: Ana Cláudia Theme Ramais internos: 25 e 27 Horário de funcionamento: 8h às 21h CLIPPING Responsável: Sebastião Araújo clipping@uerj.br Ramal Interno: 21 Horário de funcionamento: 7h às 14h PRODUÇÃO E ANÁLISE DE DADOS Responsável: Gláucia Araripe telefones.uerj@uerj.br Ramal Interno: 25 Horário de Funcionamento: 7h às 15h 27

28 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > PUBLICAÇÕES Responsável: Sandra Galvão Ramais internos: 24 / 28 Horário de funcionamento: 9h às 22h RELAÇÕES INSTITUCIONAIS Responsável: Rosane Fernandez rpcomuns@uerj.br Ramal Interno: 31 Horário de funcionamento: 10h às 21h CRIAÇÃO E PRODUÇÃO DE ARTE Responsável: Rosane Fernandez Ramal interno: 23 Horário de funcionamento: 9h às 21h INTERNET Responsável: Eneida Leão internet@uerj.br Ramal interno: 21 Horário de funcionamento: 9h às 22h ATENDIMENTO & TRÁFEGO Responsáveis: Márcia Vaz e Bruno Cunha atendcom@uerj.br Ramal interno: 21 Horário de funcionamento: 9h às 19h 28

29 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação GLOSSÁRIO BÁSICO Briefing: Diretrizes ou informações de um cliente à agência de propaganda ou assessoria de comunicação, sobre a criação e desenvolvimento de determinada campanha. Cerimonial: Conjunto de regras e formalidades que devem ser seguidas num ato solene ou festa pública. Folder: Volante, prospecto ou folheto constituído por uma só folha impressa, com duas, três ou mais dobras. Follow up: Acompanhamento realizado pelo assessor de imprensa após o envio do release ou presskit ao jornalista. Este trabalho visa checar o recebimento das informações, dirimir dúvidas e aumentar as chances de publicação da matéria no jornal ou revista, ou ainda sua veiculação em redes de TV. Home Page: Página inicial de um site. Leiaute: Qualquer esboço ou projeto gráfico de uma página de jornal ou revista, de uma capa de livro, de um cartaz ou de qualquer trabalho de arte destinado à reprodução. Do inglês layout Logotipo: Símbolo constituído por palavra ou grupo de letras, apresentadas em desenho característico, destinado a funcionar como elemento de identidade visual de uma empresa, de uma instituição, de um produto etc. Pauta: Tema com potencial interesse jornalístico. Press ress-kit: Conjunto informativo composto de textos, fotografias e outros materiais, destinado à divulgação de fato jornalístico ou de um evento publicitário. Presta-se geralmente a fornecer ao jornalista o maior embasamento possível para a confecção de matérias. Release: Texto informativo distribuído à imprensa (escrita, falada e televisiva) por uma instituição privada, governamental etc., para ser divulgado gratuitamente entre as notícias publicadas pelo veículo. Pop up: Janela secundária que se abre automaticamente quando a página principal de um site é acessada. Em geral, veicula mensagens cujo conteúdo o administrador do site deseja destacar. Site: Local do ciberespaço formado por uma ou mais páginas da web, onde o usuário, ao navegar pela internet, encontra as informações do seu interesse. Portal: Tipo de site que funciona como uma porta de entrada para uma série de serviços e informações na internet. Chamada: Pequeno titulo e/ou resumo de uma matéria, publicado geralmente na primeira página de um jornal ou revista. Resumo de uma notícia lido pelo locutor antes ou ao início de um programa informativo. Vinheta: Identificação breve da estação, do programa, do patrocinador, do apresentador ou do quadro, na abertura e no encerramento de um programa, no início ou no fim de cada intervalo, entre dois anúncios etc. Web: Sistemas de trocas de informações na internet em que os dados criam ligações (links) entre si, 29

30 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > permitindo acesso entre os diversos centros de informações e remetendo-os uns aos outros. Uso comum do termo World Wide Web. Ciberespaço: Universo virtual formado pelas informações que circulam e/ou estão armazenadas em todos os computadores ligados em rede, especialmente na internet. BIBLIOGRAFIA RABAÇA, Carlos Alberto e BARBOSA, Gustavo Guimarães.Dicionário de Comunicação. Editora Campus. Rio de Janeiro:2001 FREITAS, Ricardo Ferreira e SANTOS, Luciane Lucas dos. Desafios Contemporâneos em Comunicação: perspectivas de relações públicas. Summus Editorial. São Paulo:2002 KUNSCH, Margarida Maria Krohling. Universidade e Comunicação na Edificação da Sociedade. Editora Loyola. São Paulo:

31 < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < < Manual de Comunicação 31

32 Manual de Comunicação > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > Universidade do Estado do Rio de Janeiro Reitora: Nilcéa Freire Vice-Reitor: Celso Sá Sub-Reitor de Graduação: Isac Vasconcellos Sub-Reitora de Pós-Graduação e Pesquisa: Maria Andréa Loyola Sub-Reitor de Extensão e Cultura: André Lázaro Diretor de Comunicação Social: Ricardo Ferreira Freitas Créditos Coordenadora de Relações Institucionais: Rosane Fernandez Chefe de Divisão Administrativa: Júlio Mattos Coordenadora de Publicações: Sandra Galvão Coordenadora de Imprensa: Ana Cláudia Theme Redação e edição: Bruno Cunha Supervisão: Rosane Fernandez Revisão: Cristina Sant Anna Projeto gráfico: Renata Aguiar Diagramação: Patrícia Robert e Bernardo Sobral Capa: José Carlos Braga Impressão: Gráfica UERJ Obs. O Manual de Comunicação da UERJ e o Sistema de Atendimento e Tráfego são projetos do Programa de Capacitação Profissional (PCP), área de Relações Públicas. Este manual foi redigido e organizado pelo bolsista de segunda fase, Bruno Cunha, e o sistema de Atendimento e Tráfego foi idealizado e implementado pela bolsista de primeira fase, Ana Rosa Lago. 32

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