BOAS PRÁTICAS PRESTAÇÃO DE CONTAS. Universidade Federal de Ouro Preto

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Luiz Felipe Cordeiro Álvares
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1 BOAS PRÁTICAS PRESTAÇÃO DE CONTAS Universidade Federal de Ouro Preto

2 POR QUE É PRECISO PRESTAR CONTAS? Em suma, é preciso prestar contas por ser esta uma obrigação que está claramente definida no artigo 34 da nossa Constituição. Art. 34. A União não intervirá nos Estados nem no Distrito Federal, exceto para: VII - assegurar a observância dos seguintes princípios constitucionais: d) prestação de contas da administração pública, direta e indireta (...) Cabe ressaltar que a exigência de prestação de contas para quem se responsabiliza por recursos públicos é mais antiga do que a Carta Magna de 1988, uma vez que o Decreto-Lei nº 200/67, por exemplo, já tratava do assunto.

3 QUEM DEVE PRESTAR CONTAS? De acordo com o Art. 70, parágrafo único da Constituição Federal qualquer ente (público ou privado) que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou Administre o patrimônio público, recai sobre si o dever de prestar contas. É importante ressaltar que estes deveres são de cumprimento obrigatório e podem sujeitar prestador de contas a diversos tipos de sanções. No caso das Moradias Estudantis o que pode ocorrer? A república que não apresentar a prestação tempestivamente ou que a tiver considerada irregular, não terá nenhum outro projeto aprovado até o saneamento das irregularidades (Art. 9º da CUNI nº. 1150)

4 QUAL A FINALIDADE? A finalidade de se prestar contas é demonstrar que os objetivos propostos foram cumpridos (resultados) e que esses processos guardaram adequação (conformidade) com as regras e princípios estabelecidos. Prestar contas é dizer o que estamos fazendo e como estamos fazendo, o que pode se dar de forma cotidiana ou em ciclos, para fins operacionais. Não pode ser deixado de citar também que o processo de prestar contas, no que tange a recursos públicos, é um instrumento de transparência e de consequente indução do controle social.

5 ROTEIRO 01 DA ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO Os documentos devem ser reunidos em ordem cronológica e colados em folha de papel A4. As páginas da prestação de contas devem ser numeradas (em ordem crescente), rubricadas e sem rasuras. O verso da folha não será numerado. Nas páginas que não contém nenhuma informação deve-se apor o carimbo EM BRANCO.

6 02 DA CONTA BANCÁRIA Deverá ser aberta uma conta bancária específica com o CNPJ da moradia estudantil para a realização de eventos. Para cada evento realizado deverá haver extratos correspondentes a fim de serem juntados à Prestação de Contas. 03- DO CONTRATO Toda contratação de prestação de serviços (pessoa física ou jurídica) requer a elaboração de um contrato correspondente.

7 O contrato deverá ter no mínimo as seguintes cláusulas: 1. Objeto (especificação clara e completa do serviço a ser prestado); 2. Regime de execução (ex: empreitada); 3. Obrigação do contratante; 4. Obrigação do contratado; 5. Formas de pagamento; 6. Execução e rescisão; 7. Penalidades; 8. Foro para resolver qualquer pendência judicial.

8 04 DOS COMPROVANTES DE DESPESAS Todas as despesas efetuadas pela moradia estudantil devem ser devidamente comprovadas Materiais de uso e consumo: as despesas devem ser comprovadas através de Notas Fiscais (Nota Fiscal de Venda ao Consumidor MOD2 Série D, Nota Fiscal Eletrônica ou Cupom Fiscal).

9 Modelos 1 Nota fiscal de venda ao consumidor e de Nota Fiscal

10 4.2 Prestação de serviços realizados por pessoa jurídica: a despesa deverá ser comprovada através de Nota Fiscal. Modelo 2 Nota Fiscal de Prestação de Serviços

RG) Modelos 3 Recibos OBS: Nada impede que seja feito um recibo de próprio punho,

11 4.3 Prestação de serviços realizado por pessoa física: a despesa deverá ser comprovada através de Recibos de Serviços Prestados (este deve conter nome,cpf e RG) Modelos 3 Recibos OBS: Nada impede que seja feito um recibo de próprio punho, desde que neste contenha os dados pessoais, a descrição dos serviços prestados e assinaturas.

12 4.4 Informações Importantes A discriminação do material fornecido ou do serviço prestado deve ser feita sem generalizações ou abreviaturas; Os documentos comprobatórios das despesas não podem ser rasurados e devem ser apresentados os originais ou cópias autenticadas; Nos documentos comprobatórios de despesas deve constar o carimbo de PAGO/RECEBIDO, comprovando a quitação, data do recebimento e assinatura do fornecedor/ prestador de serviços;

O cupom fiscal deve sair em nome da Moradia Estudantil, caso não seja possível deve-se solicitar ao estabelecimento comercial uma Nota Fiscal; Nem todos os

13 O cupom fiscal deve sair em nome da Moradia Estudantil, caso não seja possível deve-se solicitar ao estabelecimento comercial uma Nota Fiscal; Nem todos os comprovantes são válidos para comprovação das despesas, portanto os mesmos serão desconsiderados no momento da análise da prestação de contas. Abaixo apresentamos alguns exemplos.

14 05 DA APRESENTAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS Conforme 3º do art. 9º da Resolução CUNI nº de , ao final de cada ano (exercício financeiro) os moradores deverão apresentar à Pró-Reitoria de Administração - PROAD uma prestação de contas, contemplando todos os projetos executados (eventos com fins financeiros) naquele ano com as devidas comprovações. O prazo para entrega da prestação de contas é definido através de Portaria expedida pela PROAD durante o ano.

15 De acordo com o 6º do art. 9º da Resolução CUNI nº de a Moradia que não apresentar a Prestação Anual de Contas tempestivamente ou que a tiver considerada irregular, não terá nenhum outro projeto aprovado até o saneamento das irregularidades. Os anexos a serem utilizados estão previsto na referida Resolução, sendo: 1. Relação de Receitas Anexo I; 2. Relação de Despesas Anexo II; 3. Memória de Cálculo Anexo III; 4. Informações Complementares Anexo IV

16 06 PRINCIPAIS IMPROPRIEDADES Notas de balcão ilegíveis, rasuradas, sem identificação do fornecedor e sem totalização das despesas; Recibos sem identificação da prestação de serviços; Ausência da declaração de quitação do fornecedor/prestador de serviço (carimbo de recebimento); Pedidos/orçamentos utilizados como comprovantes de despesas não apresentam adequadamente o valor da aquisição.

17 Não foi possível identificar as despesas pagas por meio de cheques; Cupons fiscais não apresentavam a identificação do cliente (nome, CPF/CNPJ); Não foram apresentados documentos originais ou autenticados; Comprovantes emitidos ora em nome de Associação de Blocos, ora em nome da República (Associação de moradores...) ora em nome de pessoa física; Contratos de prestação de serviços firmados em nome de pessoa física (morador/ responsável da república).

18 Não foram apresentados todos os extratos bancários da movimentação que diz respeito ao evento; Ausência de recibos referentes a pagamentos de prestação de serviços de contratos; Ausência dos comprovantes de despesas; Preenchimento incompleto das planilhas Relação de Receitas e Relação de Pagamentos ;

19 SUGESTÕES: Os comprovantes de despesas devem ser listados e apresentados em ordem cronológica; Notas de balcão não devem ser utilizadas, excetos as de série D, caso o estabelecimento não emita Cupom Fiscal;

20 Ao efetivar uma compra exija sempre uma Nota Fiscal ou um Cupom Fiscal em Nome da Associação República ; Conferir se todos os comprovantes foram relacionados nos Anexo II Relação de Despesas; Conferir os somatórios.

21 Contatos AUDITORIA INTERNA DA UFOP Contatos: Lílian/ Jorge

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