NORMA DE PROCEDIMENTO Credenciamento de Agentes Arrecadadores Alternativos

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1 NORMA DE PROCEDIMENTO Credenciamento de Agentes Arrecadadores Alternativos Nº.: /0 Pág.: 1/5 Subst.:96-014/0 1 Objetivo 1.1 Estabelecer critérios e procedimentos para a arrecadação dos valores das Notas Fiscais/Faturas dos serviços prestados pela Empresa, bem como padronizar a forma para credenciamento dos agentes arrecadadores alternativos no âmbito do Estado de Minas Gerais. 1.2 Aplica-se a todas as Unidades Organizacionais envolvidas na sistemática de arrecadação de contas da COPASA MG. 2 Definições Para os efeitos desta Norma são adotadas as definições 2.1 a 2.4:. 2.1 Arrecadação: ato de recebimento de Notas Fiscais/Faturas referentes a fornecimento de água, coleta de esgoto e outros serviços prestados pela Empresa. 2.2 Agentes arrecadadores alternativos: estabelecimentos comerciais credenciados existentes na localidade. 2.3 Empregado autorizado - empregado da COPASA MG previamente autorizado a arrecadar contas e efetuar a transferência dos valores nas localidades onde não exista agente arrecadador credenciado. 2.4 Termo de credenciamento - documento formal acordado pelas partes (COPASA MG e Agente Arrecadador), que estabelece os critérios para arrecadação. 3 Competências 3.1 Compete aos Distritos Operacionais da COPASA MG: a) avaliar a idoneidade do estabelecimento comercial a ser credenciado, bem como se o mesmo oferece condições para arrecadar contas, visando evitar transtornos administrativos/financeiros à Empresa; b) indicar os estabelecimentos a serem credenciados à Unidade de Tesouraria, emitindo parecer formal da necessidade do credenciamento, anexando cópia do Registro de Propriedade de Imóvel, conforme disposto em 3.4 desta N.P.; c) informar aos agentes arrecadadores os procedimentos a serem adotados no processo de arrecadação e transferência de valores; d) acompanhar os serviços prestados pelos agentes arrecadadores, de forma a permitir a sua continuidade, ou solicitar à Unidade de Tesouraria o descredenciamento dos mesmos; e) acompanhar diariamente o processo de arrecadação dos Agentes Arrecadadores Alternativos, acionando os Escritórios Locais no cumprimento dos procedimentos previstos nesta Norma, caso o Agente Arrecadador não repasse os documentos e/ou recibo de depósito nos prazos estabelecidos no Termo de Credenciamento. f) autorizar o empregado do Escritório Local onde não exista agente arrecadador, a arrecadar as contas da Empresa e efetuar a transferência dos valores; g) conferir a arrecadação e os depósitos efetuados na conta da COPASA MG, identificando as divergências porventura existentes, entre os documentos e as respectivas capas de lotes e emitir as mensagens de erro.

2 NORMA DE PROCEDIMENTO Credenciamento de Agentes Arrecadadores Alternativos Nº.: /0 Pág.: 2/5 Subst.:96-014/0 3.2 Compete aos Escritórios Locais: a) fazer advertência verbal ao Agente Arrecadador quando ocorrer a primeira irregularidade no Processo de Arrecadação com relação aos seguintes procedimentos: - depósito total ou parcial efetuado fora do prazo estabelecido; - não envio do Recibo de Depósito no prazo estabelecido; - envio dos documentos de arrecadação fora do prazo estabelecido. b) entregar ao Agente Arrecadador a Notificação - Irregularidade no Processo de Arrecadação, conforme modelo anexo, quando ocorrer a segunda irregularidade no Processo de Arrecadação, consecutiva ou não, com relação aos procedimentos descritos na alínea a deste item; c) comunicar ao Distrito, para as providências previstas nesta Norma, a ocorrência da terceira irregularidade no Processo de Arrecadação, conforme observada nas alíneas a e b deste item. 3.3 Compete à Unidade de Arrecadação: a) estabelecer os critérios para arrecadação das contas dos serviços de água e esgotamento sanitário da Empresa, garantindo a eficiência na cobrança desses serviços; b) efetuar o controle da arrecadação por Agente Arrecadador; c) identificar as divergências porventura encontradas entre o valor arrecadado e o valor transferido, e emitir as mensagens de erros para acertos; d) encaminhar à Unidade de Tesouraria relação das mensagens de erros pendentes para cobrança junto aos agentes arrecadadores na RMBH. 3.4 Compete à Unidade de Tesouraria: a) credenciar e descredenciar Agentes Arrecadadores no âmbito do Estado de Minas Gerais; b) controlar o cadastro dos Agentes Arrecadadores; c) efetuar o controle e cobrança de cheques devolvidos para pagamento das contas; d) fixar, em conjunto com a Unidade de Arrecadação, o valor da remuneração dos Agentes Arrecadadores; e) estabelecer em conjunto com a Unidade Jurídica as Cláusulas do Termo de Credenciamento ; f) efetuar cobrança das mensagens de erros junto aos agentes arrecadadores na RMBH. 4 Condições gerais 4.1 Condições para credenciamento dos Agentes Arrecadadores: a) possuir outro imóvel além do destinado à sua residência, caso contrário, indicar um fiador que o tenha; b) fornecer cópia do Registro do Imóvel ; c) cumprir as Normas da COPASA MG e as cláusulas do Termo de Credenciamento. 4.2 Os critérios e procedimentos a serem seguidos pelos agentes arrecadadores constarão do Termo de Credenciamento, conforme modelos anexos desta N.P.

3 NORMA DE PROCEDIMENTO Credenciamento de Agentes Arrecadadores Alternativos Nº.: /0 Pág.: 3/5 Subst.:96-014/0 4.3 Diretrizes para credenciamento de estabelecimentos comerciais: Efetuar os credenciamentos na localidade preferencialmente de forma descentralizada, visando facilitar o pagamento das contas pelos clientes, observando o seguinte: a) credenciar estabelecimentos comerciais nos bairros afastados dos centros urbanos; b) quantidade de contas na localidade, conforme abaixo: Contas Agentes Arrecadadores Alternativos até de a de a de a de a acima de ou mais Documentos exigidos para credenciamento de agentes arrecadadores: a) carta do estabelecimento manifestando o interesse em arrecadar para a COPASA MG; b) comunicação formal do Distrito indicando e justificando a necessidade do credenciamento; c) cópias autenticadas do estatuto e contrato social, cartão C.G.C., Registro de propriedade de imóvel, carteira de identidade e C.P.F dos proprietários e dos fiadores Poderá ser rescindido o credenciamento por qualquer das partes, desde que a comunicação seja efetuada por escrito, conforme prazo estipulado no termo de credenciamento. 5 Condições específicas 5.1 Nas localidades onde não exista agência bancária, o Agente Arrecadador deverá efetuar o depósito dos valores em agência localizada em outra cidade, conforme estabelecido no Termo de Credenciamento. 5.2 Na impossibilidade de se credenciar Agente Arrecadador na localidade, o Distrito poderá autorizar o empregado encarregado do sistema local a arrecadar as Notas Fiscais/Faturas da Empresa O empregado autorizado deverá efetuar a transferência do numerário recebido através de Vale Postal, pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos - E.B.C.T., para a agência credenciada em Belo Horizonte, em nome da COPASA MG e anexar cópia do recibo à documentação de arrecadação, enviando-a à Unidade de Tesouraria, via Distrito, no mesmo dia ou dia seguinte ao da arrecadação. 5.3 O Agente Arrecadador não poderá efetuar seleção de clientes, para recebimento das Notas Fiscais/Faturas. 5.4 Quando da existência de Agente Arrecadador credenciado na localidade, o empregado da COPASA MG não poderá arrecadar as Notas Fiscais/Faturas. 5.5 As Unidades Organizacionais envolvidas no processo de arrecadação não poderão utilizar nenhum valor arrecadado para cobrir gastos, devendo portanto efetuar a transferência dos valores para as contas indicadas pela Unidade de Tesouraria.

4 NORMA DE PROCEDIMENTO Credenciamento de Agentes Arrecadadores Alternativos Nº.: /0 Pág.: 4/5 Subst.:96-014/ Somente a Unidade de Tesouraria efetuará a movimentação de saque nas contas destinadas à arrecadação. 5.6 Não poderão ser credenciados órgãos públicos, cartórios, prefeituras, escolas, entidades assistenciais, associações, igrejas e hospitais. 5.7 Os procedimentos para arrecadação através de instituições financeiras (Bancos) e Correios, serão tratados em contrato específico. 6 Disposições Finais 6.1 Anexos: I) Modelo do Termo de Credenciamento. II) Formulários a serem utilizados no processo de arrecadação. ACA - Aviso de Crédito de Arrecadação; ACAI - Aviso de Crédito de Arrecadação do Interior; ME - Mensagem de Erro; RDB - Recibo de Depósito Bancário III) Notificação - Irregularidade no processo de Arrecadação. 6.2 Esta Norma de Procedimento entra em vigor a partir desta data, revogadas a NP Credenciamento para Arrecadação das Contas dos serviços prestados pela COPASA MG, de nº96-014/0 e demais disposições em contrário. Antônio Massara Filho Valter Zschaber Júnior Superintendente de Administração Superintendente de Planejamento e Financeira Controle Délia Duarte Dornas Superintendente Comercial Fernando Moreira Soares Diretor Financeiro e Administrativo Ruy José Vianna Lage Presidente Analista Responsável: John Kennedy Campolina Arquivamento: Data de Aprovação: 11/12/98 Manual Financeiro do Distrito

5 TERMO DE CREDENCIAMENTO TERMO DE CREDENCIAMENTO QUE ENTRE SI FIRMAM A COMPANHIA DE SANEAMENTO DE MINAS GERAIS - COPASA MG, SOCIEDADE DE ECONOMIA MISTA, COM ENDEREÇO À RUA MAR DE ESPANHA, 525-3º ANDAR - BELO HORIZONTE- MG, INSCRITA NO CGC DO MINISTÉRIO DA FAZENDA SOB O Nº / , NESTE ATO REPRESENTADA POR SEU PRESIDENTE, RUY JOSÉ VIANNA LAGE E PELO SEU DIRETOR FINANCEIRO E ADMINISTRATIVO, FERNANDO MOREIRA SOARES, E...NESTE ATO REPRESENTADA POR...DENOMINANDO-SE AS PARTES NESTE INSTRUMENTO, RESPECTIVAMENTE, COPASA-MG E CREDENCIADO, MEDIANTE AS CLÁUSULAS E CONDIÇÕES ABAIXO: CLÁUSULA PRIMEIRA - OBJETO O objeto do presente credenciamento é o recebimento pelo credenciado de todos os documentos de arrecadação emitidos pela COPASA MG aos seus clientes (Notas Fiscais/Faturas, Recibos de Diversos) relativos à cobrança dos serviços de abastecimento de água e esgotamento sanitário na cidade de... PARÁGRAFO PRIMEIRO O recebimento de que trata o caput desta cláusula deverá ser efetuado indistintamente, sendo vedada ao credenciado a recusa ou seleção de clientes. PARÁGRAFO SEGUNDO Os formulários anexos ACA - Aviso de Crédito da Arrecadação e ME - Mensagem de Erro rubricados pelas partes, integram o presente instrumento, para todos os efeitos. CLÁUSULA SEGUNDA O credenciado fica autorizado a receber cheques de emissão do próprio cliente ou de terceiros, nominais à COPASA MG, para quitação dos documentos, objeto deste Termo de Credenciamento, desde que obedecidos os seguintes critérios: a) o valor do cheque deverá coincidir com o valor do documento pago; b) que conste no verso do cheque o número da matrícula, ou da fatura, ou do recibo de diversos (RD) e telefone para contato; c) carimbo do credenciado, conforme modelo anexo. PARÁGRAFO ÚNICO O credenciado será responsável pelo pagamento do cheque devolvido quando deixar de observar o disposto nas letras a,b e c do caput desta cláusula. CLÁUSULA TERCEIRA

6 TERMO DE CREDENCIAMENTO Por ocasião de cada recebimento, o credenciado autenticará, mecanicamente, todas as vias das Notas Fiscais/Faturas/Recibos Diversos, cujos destinos serão previstos nos documentos. PARÁGRAFO ÚNICO Fica vedado ao credenciado dar recibo com a autenticação a carimbo. A autenticação mecânica deverá ser feita no campo próprio. CLÁUSULA QUARTA O recebimento de que trata a cláusula primeira será processado mediante a apresentação ao credenciado pelo cliente, das Notas Fiscais/Faturas/Recibo Diversos emitidos pela COPASA MG. PARÁGRAFO ÚNICO O credenciado não poderá receber documentos de arrecadação que contenham qualquer rasura. CLÁUSULA QUINTA O credenciado não assumirá qualquer responsabilidade pela inexatidão dos elementos apostos nos documentos de arrecadação, limitando-se, apenas, a receber seu valor, nos termos deste Termo de Credenciamento. PARÁGRAFO PRIMEIRO Os documentos poderão ser recebidos pelo credenciado independente de seus prazos de vencimento, desde que expressos em moeda corrente. PARÁGRAFO SEGUNDO Os documentos poderão ser recebidos pelo CREDENCIADO aos sábados e domingos e entregues na segunda-feira juntamente com os recebimentos efetuados na sexta-feira, em um único Aviso de Crédito da Arrecadação. Os recebimentos efetuados em feriados deverão ser entregues juntamente com os do dia útil anterior em um só Aviso de Crédito da Arrecadação. CLÁUSULA SEXTA O credenciado será remunerado pelo valor de R$ ( ) por documento arrecadado, sem erro, que deverá vir expresso pelo seu total no Aviso de Crédito da Arrecadação e deduzido do valor bruto arrecadado. PARÁGRAFO ÚNICO Nos casos de documentos recebidos com erro, a COPASA MG emitirá mensagem de erro (modelo anexo) para estorno da despesa de arrecadação e acerto do crédito divergente e a encaminhará ao credenciado que terá o prazo de 5(cinco)dias da data de entrega da Mensagem de Erro para acerto, que deverá ocorrer através do Aviso de Crédito da Arrecadação. CLÁUSULA SÉTIMA O CREDENCIADO depositará os valores da arrecadação em conta corrente da COPASA MG, em banco conveniado conforme relação abaixo, de acordo com o estipulado nos parágrafos 1º e 2º desta cláusula e encaminhará o recibo de depósito à COPASA MG no dia seguinte ao dia do depósito,

7 TERMO DE CREDENCIAMENTO juntamente com os documentos da arrecadação, conforme local e horário estabelecidos nas alíneas a e b da cláusula oitava. Banco do Brasil S/A - Agência Agência Centro - Belo Horizonte - conta nº Bemge S/A - Agência Agência Central - Belo Horizonte - conta nº Caixa Econômica Federal - Agência Gutierrez - Belo Horizonte - conta nº Bradesco S/A - Agência Central - Belo Horizonte - Conta nº Banco Real S/A - Agência Savassi - Belo Horizonte - Conta nº Banco Mercantil do Brasil S/A - Agência Matriz - Belo Horizonte - Conta nº Banco HSBC Bamerindus S/A-Agência Centro Belo Horizonte - Conta nº PARÁGRAFO PRIMEIRO Em cidade que possui agência bancária, o credenciado fica obrigado a depositar o valor arrecadado para a COPASA MG no 2º (segundo) dia útil após a data da arrecadação. EXEMPLO: Arrecadado na 2ª feira repasse na 4ª feira Arrecadado na 3ª feira repasse na 5ª feira Arrecadado na 4ª feira repasse na 6ª feira Arrecadado na 5ª feira repasse na 2ª feira Arrecadado na 6ª feira repasse na 3ª feira PARÁGRAFO SEGUNDO Em cidade que não possui agência bancária, o credenciado deverá depositar em banco conveniado da cidade mais próxima, semanalmente, todas as sextas feiras, salvo quando ocorrer feriado na cidade em que for efetuar o depósito, quando o mesmo deverá ser efetuado no 1º (primeiro) dia útil subsequente. EXEMPLO: Arrecadado na 2ª feira repasse na 6ª feira Arrecadado na 3ª feira repasse na 6ª feira Arrecadado na 4ª feira repasse na 6ª feira Arrecadado na 5ª feira repasse na 6ª feira Arrecadado na 6ª feira repasse na próxima 6ª feira PARÁGRAFO TERCEIRO Os depósitos totais ou parciais não efetuados pelo CREDENCIADO dentro do prazo estabelecido nos parágrafos 1º e 2º desta cláusula serão corrigidos pela taxa de CDI - Certificado de Depósito Interbancário, no período em que ocorrer o atraso. No caso de extinção desta taxa, será utilizado outro indexador, a critério da COPASA MG.

8 TERMO DE CREDENCIAMENTO PARÁGRAFO QUARTO A falta de repasse do produto da arrecadação( canhotos das faturas e/ou recibo de depósito) nos prazos estabelecidos, por três vezes consecutivas ou não, dará à COPASA MG o direito de cancelar o credenciamento, sem prejuízo das sanções legais cabíveis. CLÁUSULA OITAVA O credenciado deverá emitir diariamente o Aviso de Crédito da Arrecadação - ACA, em três vias, rubricadas no campo assinatura do agente, e entregar duas vias à COPASA MG, junto com a documentação de arrecadação, da seguinte forma: a) no interior do Estado de Minas Gerais, o ACA e os documentos de Arrecadação deverão ser entregues diariamente no Escritório Local da COPASA MG, até as 10 (dez) horas do dia seguinte ao que efetivou a arrecadação. b) na Região Metropolitana de Belo Horizonte, compreendendo as cidades de Belo Horizonte, Betim, Contagem, Ibirité, Lagoa Santa, Nova Lima, Pedro Leopoldo, Ribeirão das Neves, Sabará, Santa Luzia, Igarapé, São Joaquim de Bicas, Mateus Leme, Juatuba, Brumadinho, Vespasiano, São José da Lapa, Raposos, Mário Campos, Sarzedo, Confins, Esmeraldas, Florestal e Rio Manso, o ACA e os Documentos de Arrecadação deverão ser entregues diariamente na Sede da COPASA MG em Belo Horizonte, até as 17 (dezessete) horas do dia seguinte ao que efetivou a arrecadação.. PARÁGRAFO PRIMEIRO Mesmo não tendo arrecadado no dia, o credenciado deverá emitir o Aviso de Crédito da Arrecadação, colocando no campo de quantidade de documentos e valor a observação não houve arrecadação. PARÁGRAFO SEGUNDO Nos casos de documentos enviados com atraso, ou seja, fora do prazo estabelecido na cláusula oitava, o credenciado perderá o direito à remuneração citada na cláusula sexta, devendo a COPASA MG emitir mensagem de erro para estorno. CLÁUSULA NONA O CREDENCIADO se responsabilizará pela ação e/ou omissão de seus prepostos no processo de arrecadação e recolhimento, bem como pela segurança dos documentos entre o ato do recebimento e o de sua entrega no escritório local da COPASA MG. CLÁUSULA DÉCIMA Toda e qualquer comunicação, instrução ou alteração relativa aos serviços de arrecadação, ora credenciados, deverá ser obrigatoriamente, repassada ao CREDENCIADO. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMEIRA A prestação dos serviços pelo CREDENCIADO far-se-á livre de outras despesas para a COPASA MG que cuidará somente da impressão e distribuição do material necessário à execução (Aviso de Crédito da Arrecadação).

9 TERMO DE CREDENCIAMENTO CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA O CREDENCIADO apresenta como seu fiador a pessoa infra indicada e que também subscreve este instrumento que, nesta qualidade de fiador, responderá pelo pagamento dos valores arrecadados na forma deste instrumento que não forem repassados à COPASA MG nas condições ajustadas no presente TERMO DE CREDENCIAMENTO. CLÁUSULA DÉCIMA TERCEIRA O presente credenciamento entrará em vigor a partir da data de sua assinatura, vigorando pelo prazo de 01 (um) ano, ficando automaticamente renovado na falta de comunicação escrita de qualquer uma das partes. CLÁUSULA DÉCIMA QUARTA Às partes é facultado, a qualquer tempo, solicitar o cancelamento do presente credenciamento, sem que o uso dessa faculdade dê direitos a indenizações de qualquer natureza a qualquer delas. O cancelamento se fará por escrito e produzirá efeito 30(trinta) dias após a data comprovada do recebimento de comunicação expressa nesse sentido. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA Fica eleito o foro de Belo horizonte - MG para dirimir quaisquer questões decorrentes do presente credenciamento, com renúncia expressa de qualquer outro, por mais privilegiada que seja. E, por assim estarem acordados, assinam o presente termo em 03 (três) vias de igual teor, e para o mesmo efeito legal, assinam na presença das testemunhas abaixo. Belo Horizonte, RUY JOSÉ VIANA LAGE PRESIDENTE CREDENCIADO FERNANDO MOREIRA SOARES DORETOR FINANCEIRO E ADMINISTRATIVO CREDENCIADO FIADOR NOME: CPF: TESTEMUNHAS: 1-2-

10 NOTIFICÃO IRREGULARIDADE NO PROCESSO DE ARRECADAÇÃO Ao Credenciado: Nome: Endereço: Prezado Credenciado, Nesta data, constatamos que esse estabelecimento arrecadador deixou de cumprir, pela segunda vez, a exemplo da advertência verbal feita a V.Sa. quando da primeira ocorrência, o(s) procedimentos(s) abaixo identificado(s), previsto(s) no Termo de Credenciamento: Depósito total ou parcial efetuado fora do prazo estabelecido Não envio do recibo de Depósito no prazo estabelecido Envio dos documentos de arrecadação fora do prazo estabelecido. De acordo com o previsto no Termo de Credenciamento assinado entre as partes, o não cumprimento do(s) citado(s) procedimentos(s) por (três) vezes consecutivas ou não, dará à COPASA MG o direito de cancelar o credenciamento, sem prejuízo das sanções legais cabíveis. Assim sendo, visando manter o bom andamento e a preservação de nossa parceria, solicitamos a atenção de V.sa. no sentido de evitar que a(s) ocorrência(s) citada(s) se repita(m). Atenciosamente, COPASA MG Escritório Local de...,.../.../... Visto do Encarregado Ciente do Credenciado

11 NORMA DE PROCEDIMENTO Credenciamento de Agentes Arrecadadores Alternativos DOCUMENTOS REVOGADOS Nº.: /0 Pág.: 1/1 Subst.:96-014/0 Documentos Revogados por essa NP em 1998, conforme item 6.2: Transferência de Arrecadação das localidades que não possuem agência bancária NP /0. Conta Arrecadação do Interior NP /1 Da Arrecadação das Contas de Água e Esgoto NP /0 Da Eficiência dos Agentes Arrecadadores NP /0 Da Conta Arrecadação /0