HELP ON-LINE REQUISIÇÃO DE MATERIAIS E SERVIÇOS

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1 HELP ON-LINE REQUISIÇÃO DE MATERIAIS E SERVIÇOS 1. TELA DE ENTRADA 2. DEFINIÇÕES BÁSICAS PARA O USO DA REQUISIÇÃO 3. CRIANDO UMA NOVA REQUISIÇÃO 4. CONSULTANDO REQUISIÇÕES 5. RECURSOS DE NAVEGAÇÃO NAS LISTAS DE DOCUMENTOS 6. FLUXO DA APLICAÇÃO - Requisições do tipo Investimento - SENAI 7. FLUXO DA APLICAÇÃO - Requisições do tipo Investimento - SESI 8. FLUXO DA APLICAÇÃO - Requisições do tipo Investimento para as Entidades CIERGS, FIERGS e IEL 9. FLUXO DA APLICAÇÃO - Requisições do tipo Serviços para todas as Entidades 10. FLUXO DA APLICAÇÃO - Requisições do tipo Material de Consumo para todas as Entidades 11. EXTRAINDO RELATÓRIOS 1 TELA DE ENTRADA Na tela principal do aplicativo será possível acessar o link para criação de uma nova requisição, extrair relatórios e efetuar consultas.

2 2 DEFINIÇÕES BÁSICAS PARA O USO DA REQUISIÇÃO Investimentos Itens adquiridos com o propósito de criar novos bens de capital ou complementar os já em uso e que constituirão, em última análise, incorporações ao patrimônio. Exemplos: a) bens imóveis (terrenos, prédios, construções em andamento, instalações, benfeitorias em imóveis de terceiros,...); b) bens móveis (mobiliário em geral, veículos, máquinas e equipamentos em geral, equipamentos de informática,...); c) bens intangíveis (softwares, direito de uso de linhas telefônicas,... ). Serviços Atividades destinadas a obter determinadas utilidades de interesse para a Administração. Exemplos: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais,... Materiais de consumo Itens de natureza operacional utilizados na manutenção e funcionamento das atividades da Instituição. Exemplos: Material de expediente, material didático, combustíveis, lubrificantes, material de computação, material de reprodução gráfica e editoração, gêneros alimentícios, vestuário, rouparia e cama e mesa, material de limpeza, material químico, laboratorial, material de manutenção de bens móveis e imóveis, etc.

3 3 CRIANDO UMA NOVA REQUISIÇÃO Ao executar um clique no link da página principal "Nova Requisição" será exibido o formulário a ser preenchido pelo solicitante. 3.1 Dados do solicitante Os Dados do Solicitante serão automaticamente preenchidos, pois o aplicativo reconhecerá o usuário que está acessando a aplicação e efetuará o preenchimento dos dados expostos, sendo possível, somente a escolha da Unidade Requisitante. Estas informações poderão ser ocultadas selecionando-se a opção "Ocultar Identificação".

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5 3.2 Dados da Requisição Entidade: escolha a entidade requisitante; Tipo: escolha o tipo da aquisição, "Investimento", "Serviço" ou "Material de Consumo", valendo-se, se necessário, das definições básicas previstas no item Nome da Unidade Destinatária: selecione a Unidade Organizacional pelo nome, através da caixa de seleção; Centro de Custos: execute um clique no link Selecionar C. de Custo será exibida uma janela contendo a lista de centros de custos para a seleção. Você poderá rolar a lista através da barra de rolagem, também poderá efetuar pesquisas por número ou nome do centro de custos. Ao efetuar pesquisas por número, não preencha os "zeros" a esquerda. Após a seleção, o centro de custos e o seu respectivo nome serão preenchidos automaticamente nas caixas correspondentes. Caso algum centro de custo não seja encontrado na listagem, este deverá ser motivo de consulta prévia à GCONT e, se for o caso, de registro, pela área contábil, no cadastro correspondente Rateio: caso a compra exija rateio da despesa, será preciso assinalar o campo "Rateio", executando um clique com o botão esquerdo do mouse sobre a quadrícula correspondente. Com esta seleção serão disponibilizados os campos para inserção dos centros de custo envolvidos no rateio, que inclui o centro de custo selecionado anteriormente, e seus percentuais de participação, que deverão totalizar 100% (cem por cento). Caso haja a necessidade da utilização de mais do que três centros de custos, deverá ser escolhida a opção Rateio Anexo, possibilitando que o usuário discrimine em documento anexo à RMS todos os centros de custos envolvidos Conta Contábil: execute um clique no link Selecionar C. Contábil, será exibida uma janela contendo a lista de contas contábeis para a seleção. Você poderá rolar a lista através da barra de rolagem, também poderá efetuar pesquisas por número ou nome da conta contábil. Após a seleção, os campos referentes a conta contábil e seu nome serão preenchidos automaticamente nas caixas correspondentes. Caso alguma conta contábil não seja encontrada na listagem, esta deverá ser motivo de consulta prévia à GCONT e, se for o caso, de registro, pela área contábil, no cadastro correspondente. 3.3 Dados do Produto Produto: execute um clique no link Selecionar Produtos, será exibida uma janela contendo a lista de produtos correspondente ao tipo de aquisição a ser efetuada. A pesquisa do item poderá ser efetuada pela barra de rolagem quando limitar-se a uma mesma página. Para a mudança de página e continuação da pesquisa deverão ser utilizadas as setas encontradas à direita na parte superior da lista. Os produtos também poderão ser pesquisados pela digitação do nome no campo indicado, seguido de um clique em ok. Assinale a opção Crítico se o produto for considerado um produto crítico para a Instituição envolvida.

6 Caso o produto não seja encontrado na lista do cadastro, o usuário deverá enquadrá-lo no item OUTROS, e a descrição completa do item deverá ser feita no campo Complemento. Se o produto estiver desmembrado em relação(ões) anexa(s) à RMS, deverá ser lançado no campo VALOR UNITÁRIO o montante do valor de todos os itens da(s) relação(ões) anexa(s) Quantidade: digite a quantidade do produto requisitado; Unidade Padrão: informe qual a unidade de medida do produto se apresenta. Exemplo: Kg ( quilograma), pç (peça), l (litros), m2 (metro quadrado), m3 (metro cúbico), sv (serviço) e cx ( caixa) Valor Unitário Estimado: preencha o valor unitário do produto solicitado. Se o produto estiver desmembrado em lista(s) de componentes anexa(s) à RMS, o valor unitário a ser lançado será o resultado da soma dos valores de todos os itens da(s) relação(ões) Valor Total da Requisição: o valor total da requisição será automaticamente preenchido quando definidos os itens anteriores referente ao produto solicitado; Complemento: descreva as informações adicionais relacionadas ao produto, ou a descrição completa do item, caso o objeto selecionado tenha sido OUTROS (item a ser utilizado quando a identificação genérica do produto desejado, não constar na listagem do cadastro de produtos oferecida pelo aplicativo). Especial atenção deverá ser dada ao preenchimento, neste campo, da especificação do objeto da compra, onde será proibida qualquer referência a marcas ou modelos, evitando-se o direcionamento da compra (prescrições do TCU Tribunal de Contas da União) Fornecedores em Potencial: quando for assinalada a quadrícula correspondente à existência de prováveis fornecedores, preencher nos espaços disponíveis para tais fins: o nome, CNPJ, telefone e contato referentes aos mesmos Justificativa da Compra: descreva o motivo pelo qual o produto em questão está sendo solicitado; Endereço para entrega se diferente do destinatário: descreva o endereço para entrega do produto, caso não seja o endereço do destinatário. 3.4 Anexos Você poderá anexar até 10 (dez) arquivos de cada vez. Para incluir anexos ao documento, execute um clique no botão "Procurar" ou "Browse...". Será exibida uma caixa de mensagem solicitando a escolha do arquivo. Selecione o arquivo e execute um simples clique no botão Abrir" ou "Open, ou um duplo clique sobre o arquivo para inserir. Após a seleção dos arquivos, execute um clique em Incluir Anexos. Se necessitar incluir mais arquivos, após clicar em Incluir Anexos, ficarão disponibilizados os campos Procurar ou "Browse..." para novas inserções. 3.5 Histórico do Documento Neste campo, será exibido todo o histórico do fluxo do documento com registro de nome do usuário, data e hora. 3.6 Pareceres e Informações Adicionais Pareceres Poderá ser solicitado o "parecer" do Gerente sobre a aquisição. Este poderá responder ou repassar a um técnico, solicitando ao mesmo o seu parecer. Ao responder, será enviada uma resposta automaticamente ao Gerente solicitante, que por sua vez, poderá solicitar um novo parecer ou repassar uma resposta ao solicitante do parecer. Constará no documento da requisição o registro da solicitação de um ou mais pareceres. Para visualizar estes registros, basta clicar no link clique aqui, conforme figura abaixo. Também poderá ser efetuada a impressão do(s) parecer(es) através do botão indicado na figura abaixo.

7 A impressão dos pareceres estará disponível durante o trâmite da RMS, através da opção Imprimir Parecer. Será exibida a janela da impressora para que você efetue o comando de impressão. Você visualizará e poderá imprimir todos os Pareceres com suas perguntas e respostas Informações Adicionais Também poderão ser solicitadas informações adicionais sobre a aquisição. Constará no documento da requisição o registro da solicitação de uma ou mais Informações Adicionais. Para visualizar estes registros, basta clicar no link clique aqui, conforme figura abaixo. Também poderá ser efetuada a impressão das Informações Adicionais através do botão indicado na figura abaixo. A impressão das informações adicionais estará disponível durante o trâmite da RMS, através da opção Imprimir Informações Adicionais. Será exibida a janela da impressora para que você efetue o comando de impressão. Você visualizará e poderá imprimir todas as Informações Adicionais com suas perguntas e respostas. Os pareceres e as informações adicionais só poderão ser solicitados um a um, isto é, somente poderá ser solicitado um novo parecer ou informação adicional, se já houve uma resposta da anterior. 4 CONSULTANDO REQUISIÇÕES Na tela principal você possui as opções de consulta "Por Data", "Por Status", "Por Descrição", "Por Emitente", "Por Setor", "Por Comprador", "Pendentes de Atendimento", "Aguardando Licitação" e "Pendentes de Atendimento". Ao visualizar as requisições "Por Data", as mesmas serão exibidas em cronológica decrescente; Ao visualizar as requisições "Por Status", serão exibidas por status do documento, "Em Emissão", "Enviado para Aprovação", "Enviado para Comprador"...; Ao visualizar as requisições "Por Descrição", as mesmas serão exibidas pela descrição do produto, informações contidas no campo "Objeto" ; Ao visualizar as requisições "Por Emitente", as mesmas serão exibidas pelo nome do emissor da aquisição;

8 Ao visualizar as requisições "Por Setor", serão exibidas por setor de origem; Ao visualizar as requisições "Por Comprador", serão exibidas em ordem alfabética por comprador; Ao visualizar as requisições "Pendentes de Atendimento", serão exibidas as requisições pendentes de atendimento; Ao visualizar as requisições "Aguardando Licitação", serão exibidas as requisições que estão aguardando licitação; E ao visualizar as requisições "Pendentes de Recebimento", serão exibidas as requisições pendentes de recebimento. 5 RECURSOS DE NAVEGAÇÃO NAS LISTAS DE DOCUMENTOS Os botões abaixo indicados serão visualizados quando você acessar as listas de documentos: ao clicar neste botão, você irá visualizar a página anterior (quando houver mais de uma página); ao clicar neste botão, você irá expandir a classificação da lista; ao clicar neste botão, você irá contrair a classificação da lista; ao clicar neste botão, você irá visualizar a página seguinte (se não houverem mais páginas, será repetido o último documento da página anterior).

9 6 FLUXO DA APLICAÇÃO - Requisições do tipo Investimento SENAI

10 7 FLUXO DA APLICAÇÃO - Requisições do tipo Investimento SESI

11 8 FLUXO DA APLICAÇÃO - Requisições do tipo Investimento para as Entidades CIERGS, FIERGS e IEL

12 9 FLUXO DA APLICAÇÃO - Requisições do tipo Serviços para todas as Entidades

13 10 FLUXO DA APLICAÇÃO - Requisições do tipo Material de Consumo para todas as Entidades

14 11 EXTRAINDO RELATÓRIOS Na tela principal do aplicativo está disponibilizada a extração de relatórios: "Por Comprador", "RMS's Pendentes", "Por Data", "Por Status", "Por Emitente", "Aguardando Licitação" e "Parcialmente Atendida". Ao efetuar a seleção do tipo de relatório desejado, será exibida uma caixa de diálogo para a seleção de informações adicionais como por exemplo, a seleção do nome do comprador quando o relatório escolhido for "Por Comprador",... Efetuado o preenchimento destas informações, execute um clique em "Gerar Relatório".