UM ESTUDO DE SELEÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP DO TIPO SL/CA PARA UMA PEQUENA EMPRESA COMERCIAL

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2 1. Introdução As pequenas empresas são um dos pilares de sustentação da economia nacional em função de seu número, abrangência, capilaridade e capacidade de geração de empregos, sua importância é inquestionável. Cerca de 98% dos estabelecimentos empresariais do Brasil são pequenos empreendimentos, os quais são também responsáveis por 60% dos empregos estabelecidos no país. No entanto é um segmento que encontra sérios obstáculos ao seu desenvolvimento e competitividade (SEBRAE, 2005). A falta de conhecimento de Sistemas Integrados Gestão (Enterprise Resources Planning - ERP) e as restrições de uso, principalmente as dificuldades associadas com o alto custo dos sistemas proprietários disponíveis no mercado, são algumas justificativas para a não adoção destes sistemas no controle e suporte às atividades operacionais, produtivas, administrativas e melhor relacionamento com o mercado. Segundo MENDES (2003), os sistemas ERP são vistos como soluções que podem ajudar a economizar em média 35% dos custos empresariais, através do planejamento de compras que atinge diretamente a aquisição de material. Em se tratando de uma pequena empresa, essa economia pode ser ainda maior. Algumas iniciativas para apoiar o uso de sistemas ERP nas pequenas empresas do Brasil vêm sendo estudadas, como por exemplo, o projeto Solução de Gestão Empresarial para Pequenas Empresas, lançado pelo Banco do Brasil e o Sebrae, onde se procura o desenvolvimento de uma solução de gestão empresarial para micro e pequenas empresas do país (QUEIROZ, 2006). Software Livre e de Código Aberto (SL/CA) é um software disponibilizado, gratuitamente ou comercializado, com as premissas de liberdade de instalação; plena utilização; acesso ao código-fonte; possibilidade de modificações/aperfeiçoamentos para necessidades específicas; distribuição da forma original ou modificada, com ou sem custos. As soluções do tipo SL/CA representam um novo modelo de negócios que propõe a ruptura de paradigmas tradicionais e bastante incorporados à cultura corporativa, como por exemplo, a propriedade intelectual e o trabalho formalmente organizado (CHRISTOPH, 2005). A idéia de desenvolvimento de SL/CA surgiu na década dos anos 80 e seu objetivo inicial era desenvolver um sistema operacional que fosse totalmente portável e livre. Livre sob o aspecto de o software poder ser distribuído com seu código fonte, para que pudesse ser adaptado às características de cada organização em particular. Com o passar do tempo, a idéia se difundiu e teve em particular uma derivação sob o aspecto de distribuição de código fonte do software, denominando-se de Código Aberto (Open Source). Os softwares do tipo SL/CA, não estão mais exclusivamente dedicados a formar um conjunto de softwares que compõem o sistema operacional ou o ambiente gráfico. Este limite foi ultrapassado e existe um número crescente de projetos de software dedicados a várias outras finalidades: sistemas gerenciadores de banco de dados, linguagens de programação de alto nível, gerenciamento de projetos, gestão empresarial, portais, ferramentas CASE, workflow, help desk, etc. 2

3 Neste trabalho apresenta-se uma pesquisa dos principais sistemas ERP do tipo SL/CA e um estudo de seleção e implantação, baseado numa Modelagem de Processos de Negócio (MPN) de uma empresa do setor de alimentos suplementares e venda de artigos esportivos. 2. Sistemas ERP do tipo SL/CA Os sistemas ERP integram informações e processos entre as diversas áreas funcionais da organização, proporcionando recursos e procedimentos aos usuários, para um gerenciamento eficiente das informações. Estes sistemas abrangem uma gama de funcionalidades e para apoiar as fases de pré-implantação, implantação e pós-implantação destes sistemas, torna-se necessário realizar uma MPN, para definir como os processos seriam suportados pelo sistema e como configurá-los mais eficazmente. Pode-se definir um sistema ERP como um banco de dados único, que interage com um conjunto integrado de aplicativos e que consolida todas as operações da organização em um único ambiente computacional. De forma geral, estes sistemas fornecem suporte às atividades administrativas (finanças, recursos humanos, contabilidade e tributário), comerciais (pedidos, faturamento, logística e distribuição) e produtivas (projeto, manufatura, controle de estoques e custos) (HABERKORN, 2003). A Figura 1 ilustra a estrutura típica de funcionamento integrado de um sistema ERP, a partir de uma base de dados única. Figura 1 - Estrutura típica de funcionamento de um Sistema ERP Os principais sites que funcionam como repositórios de projetos de sistemas ERP do tipo SL/CA, adotam como forma de classificação de licenças a Open Source Iniciative (OSI), para fornecer uma espécie de certificação de licenças por ela aprovadas. Numa rápida pesquisa realizada nestes sites (SOURCEFORGE e FRESHMEAT). 3

4 Constatou-se a existência de um grande número de sistemas ERP no repositório sourceforge.net e apesar do número de projetos ser relativamente grande, o crescimento acontece de forma rápida, quase pouco mais de um terço deles se encontra no estágio não categorizado o que significa que na prática, o projeto é ainda uma idéia. Também, um pouco mais de um terço destes projetos se encontram em estágio de planejamento, 12% se encontram em fase de testes (Beta) ou quase prontos e aprovados para seu uso, e apenas 9% está maduro ou suficiente para utilização em produção estável. A Tabela 1 apresenta as características principais dos sistemas ERP do tipo SL/CA (todos em estágio de produção estável) pesquisados no repositório sourceforge.net e a partir destas informações pretende-se para atingir a finalidade deste trabalho. Destaca-se que estas soluções já estão sendo usadas em muitas empresas de diferentes países, mas seu uso no Brasil ainda é limitado (FERNANDES & VARELA, 2006). Sistema ERP FacturaLux Freedon Compiere Tiny ERP WebErp Principais módulos CRM e Gestão Financeira Todos Todos Todos CRM e Gestão Financeira Sistema operacional (Windows, Linux, Unix, Mac OS, Solaris) CK-ERP Todos Todos OpenBravo ERP Todos Banco de dados Linguagem Site Nível de PostgreSQL C Maduro. Interbase Java JDBC, Oracle, PostgreSQL Java, PL/SQL PostgreSQL Java e Python MySQL PHP MySQL, PostgreSQL e SQLite Oracle, PostgreSQL (pgsql) PHP Java, JavaScript, PL/SQL Tabela 1 Sistemas ERP do tipo SL/CA pesquisados ckerp.sourceforge.net estável. estável estável estável. 4 Beta. estável. Para os sistemas ERP do tipo SL/CA em estágio quase prontos e maduros, foi observado que o foco destes se encontra orientado para quatro diferentes setores: indústria, comércio, serviços e educação. Além destes foram também encontrados aplicativos que não declararam de forma explícita seu principal foco de atuação, sendo considerados como não categorizados. Com relação às linguagens de programação utilizadas para a construção dos códigos dos programas, observou-se que elas não estão limitadas à uma linguagem especifica, e percebeuse também uma preocupação em utilizar linguagens que também são desenvolvidas sob os moldes do software livre e que permitam a portabilidade, com destaque para Java e PHP. Em relação ao sistema operacional foi bastante comum encontrar cadastros onde o responsável pelo projeto declarava que o aplicativo estava apto a funcionar em Windows e POSIX (Portable Operating System). Mas a maioria destes cadastros registrou que era 4

5 possível utilizar o aplicativo em todos os sistemas operacionais ou em múltiplas (Windows, Linux, Unix, Mac OS, Solaris). As informações referentes aos sistemas gerenciadores de banco de dados (SGBD) utilizados também seguem o padrão de preferência por gerenciadores Open Source, com destaque para o MySQL e a exceção à regra é o Oracle (SGBD proprietário e agora com uma versão livre). 3. Empresa aplicada A empresa aplicada se encontra localizada na Região da Grande Florianópolis - SC e seu principal foco é o comercio varejista e atacadista de suplementos alimentares e artigos esportivos. Iniciou suas atividades numa sala que funcionou dentro da casa do proprietário e para esta finalidade possuía apenas um micro computador onde eram armazenadas planilhas de controle de gastos e receitas como: contas a pagar, estoque, contas a receber e etc. A missão desta empresa é ser a principal loja no ramo, atendendo seus clientes com preço acessível e com produtos de qualidade. A empresa optou por um serviço diferenciado onde a maioria das vendas e cotações é feita pela internet, seja via ou comunicações instantâneas. As transações bancárias como pagamentos de faturas, emissão de boletos, acompanhamento de depósitos de clientes era feito tudo diretamente no banco, pois a necessidade destas transações ainda era relativamente pequena e o proprietário da empresa conseguia conciliar as saídas com o atendimento aos clientes. Com sua carteira de clientes e fornecedores ampliado, o tempo ficou mais restrito e isto obrigou ao proprietário a começar a realizar todas suas operações pela internet. Visando atender a necessidade pontual da empresa, iniciou a busca de um sistema ERP proprietário para dar suporte as atividades administrativas e de relacionamento com os clientes. O alto custo destas soluções proprietárias não possibilitou sua implantação e contrariamente a isto, os sistemas ERP do tipo SL/CA propostos aqui, representaram uma alternativa que foi bem pelo empresário. O trabalho iniciou-se a partir da MPN da empresa, sendo que esta considerou procedimentos de interpretação e descrição, envolvendo um determinado grau de abstração que, acarretou pequenas simplificações sobre esta organização e o seu funcionamento real. Desta forma verificou-se como os vários elementos podem-se agrupar para definir uma MPN (inclui insumos, produtos, eventos, metas e outros recursos) e cada um dos processos pode ser representado através de diagramas de atividades e originar diagramas de casos de uso e regras de negócio. A Figura 2 ilustra a MPN da pequena empresa comercial utilizando a notação proposta por ERIKSSON e PENKER (2000). Estes pesquisadores criaram um conjunto de estereótipos capazes de contemplar a visão de um processo de negócio. Portanto, o modelo definido reflete o ambiente e a estrutura organizacional da empresa, sendo que o qual é uma referência importante para selecionar e implantar um sistema ERP do tipo SL/CA. 5

6 od Processo de negócio Realiza Orçamento Lança v enda no Sistema Cadastro do Cliente Transferências de produtos Gerência dos estoques Transferencia para as filiais meta Fechamento da v enda meta Atendimento cliente Venda Estoque central de produtos acabados cliente Reserv a Venda e entrega de venda Futura Realiza Pedido (produto fabricado) disponibilidade de estoque lançamento da nota de recebimento de pedidos (fabricados e rev enda) necessidades de compra cadastro de produtos cadastro de pedidos de compra emissão de boletos cotação de preços setor de compras Pesquisa e compra de produtos Financeiro pagamentos Reduzir estoques ao mínimo possível meta Envia Pedido para (produto fabricado) formação do preço de venda Cadastro fornecedor Malote diário meta Gerência do fluxo de caixa comissões e salários Figura 2 Modelo de Processos de Negócios da empresa aplicada Todos os Processos de Negócio ilustrados na figura anterior, também foram representados por diagramas de atividades Assim por exemplo o processo de vendas, inicia-se quando o cliente procura na loja o produto desejado podendo ter ajuda do atendente. Após terminar a escolha dos produtos o mesmo dirigi-se até o caixa onde será levantado o valor total da compra através de um orçamento, caso o cliente aprove o valor do mesmo, escolhe uma das 3 formas de pagamento, dinheiro, cartão de crédito ou cheque. As opções cartão de credito e cheque, sofreram posteriormente verificações junto à operadora de credito, SPC e SERASA respectivamente. Após a efetuação do pagamento, o cliente recebe sua compra e a nota fiscal (FERNANDES & VARELA, 2006). 4. Seleção e Implantação do sistema ERP Existem várias metodologias de seleção e implantação de sistemas ERP proprietários que consideram procedimentos agrupados por etapas, que respeitam a prioridade das dimensões de avaliação. Essas etapas funcionam como se fossem filtros, uma vez que ao final de cada etapa algumas das alternativas avaliadas são abandonadas, restando para a etapa seguinte sempre àquelas que forem mais aderentes às expectativas da empresa (SOUZA e SACCOL, 2003). Neste artigo foram adequadas estas metodologias e também foram incorporados aspectos relevantes dos sistemas ERP do tipo SL/CA. A Figura 3 ilustra simplificadamente os procedimentos gerenciais, analíticos e operacionais propostos para a seleção e implantação destes sistemas. 6

7 Figura 3 Procedimento de seleção e implantação de um sistema ERP do tipo SL/CA. Com inicio nos procedimentos gerencias é realizado o estudo de seleção do sistema ERP de tipo SL/CA. As informações dos sistemas foram definidas na Tabela 1 e as características da empresa foram descritas na MPN comentada no item anterior. Com estas informações foram realizadas analises dos benefícios que estes sistemas poderiam trazer para a empresa em estudo, levando-se em conta as facilidades e vantagens que podem proporcionar. Em seguida foi dada a seleção inicial e superficial destes sistemas. Com os sistemas ERP selecionados o processo parte para o procedimento analítico onde numa primeira instancia foram verificadas as necessidades da empresa, quais os principais pontos a serem atingidos e focados. Desta forma pode-se partir para a avaliação da adequação da tecnologia onde, foram consideradas, operacionais em que o sistema opera, banco de dados, linguagem de programação e até mesmo que tenham o português como idioma. Após a analise da adequação da tecnologia, o sistema sofre uma avaliação das funcionalidades disponíveis. Neste item foi levada em consideração a questão de quais módulos o sistema disponibiliza e até mesmo a possibilidade de adaptação e inclusão de novos módulos. A seguir foi realizado o procedimento operacional onde foram realizados vários testes com sistemas ERP selecionados, bem como a avaliação final da viabilidade de implantação onde 7

8 realmente foi decidida a escolha do sistema. Como resultado deste estudo foi selecionado o sistema WebErp, sendo que este pode melhor atender as expectativas da empresa aplicada. Finalmente foi implantado o sistema WebErp na empresa estudada e para isto foram instalados o servidor Apache, o sistema gerenciador de banco de dados MySQL e a linguagem de programação PHP. Em seguida foram realizadas algumas configurações da empresa, usuários e sistema. Também foram cadastradas informações relativas aos módulos de vendas, contas a receber, contas a pagar, compras e estoque. Foi também realizada uma customização do módulo vendas para adequar melhor as características da empresa. 5. Conclusões e recomendações Este trabalho apresentou uma pesquisa dos principais sistemas ERP do tipo SL/CA e um estudo de seleção e implantação do sistema WebErp para uma empresa varejista e atacadista de suplementos alimentares e artigos esportivos. Os principais módulos do sistema WebErp têm sua interface extremamente amigável, sendo possível a eliminação dos eventuais incômodos da migração, que muitas vezes envolvem custos com treinamento e desenvolvimento para adequação das necessidades especificas das empresas. O proprietário da empresa teve um alto grau de satisfação com o sistema, principalmente pela sua facilidade de uso e pelo que não tem originado nenhum custo associado ao sistema e a sua implantação. Comentou também que agora ficou mais fácil administrar a sua empresa e até pensa em abrir uma nova loja. O estudo proposto neste artigo já vem despertando interesse dos pequenos empresários da região à adoção destes sistemas, porque apresentam vantagens em relação ao custo, disponibilidade de documentação, possibilidade de o aplicativo estar disponível em mais de um idioma e a presença do grupo de desenvolvimento respondendo dúvidas através da troca de mensagens via internet. A principal contribuição deste trabalho foi reunir informações relativas a empresa estudada (concs estas na MPN) e as relativas aos principais sistemas ERP do tipo SL/CA, assim como os procedimentos de avaliação da funcionalidade (documentação do sistema e análise das funcionalidades) e da tecnologia (tecnologia do sistema e testes). Desta forma o estudo proposto aqui pode ser aplicado a empresas do mesmo setor e se for aplicado a outros setores recomenda-se ampliar a base dos sistemas ERP já pesquisados. Pretende-se ampliar o estudo proposto neste trabalho e construir um portal contendo as informações relativas a uma metodologia de seleção e implantação de sistemas ERP do tipo SL/CA, que apoiará os procedimentos de aderência destes sistemas para as pequenas empresas da região. Referências CHRISTOPH, R. H. Engenharia de Software Livre para Software Livre. Pontifícia Universidade Católica de Rio de Janeiro - PUC-RJ. 2005, 110 p. (Dissertação de mestrado). ERIKSSON, H. E. & PENKER, M. Business Modeling with UML. New York: John Wiley & Sons, 2000, 459 p. FERNANDES, A. P. & VARELA, M. Estudo de viabilidade de implantação de um sistema ERP do tipo SL/CA para uma micro empresa, Palhoça: UNISUL, 2006, 168 p. (Projeto de Conclusão de Curso em Sistemas de Informação). GOLDEN, B. Succeeding with Open Source. New York: Addison-Wesley, 2005, 242 p. 8

9 HABERKORN, E. Gestão Empresarial com ERP. São Paulo, Microsiga Software SA, 2003, 674p. HARMON, P. Business Process Change: A Manager s Guide to Improving, Redesigning and Automating Processes. San Francisco - USA: Elsevier, LOCKE, J. Open Source Solutions for Small Business Problems. Massachusetts: Charles River Media, 2004, 556 p. MENDES, J. V. Avaliação de Sistemas ERPs como ferramenta de mudança organizacional nas pequenas e médias empresas um roteiro auxiliar, Escola de Engenharia de São Carlos, Universidade de São Paulo, 2003 (Tese de Doutorado). QUEIROZ, L. Sebrae e BB declaram guerra aos desenvolvedores e revendas de ERP. disponível em: < Acesso em 5/04/2006. SEBRAE. A informatização nas MPES paulistas disponível em: < br>. Acesso em 5/10/2005. SILVA, A. M. A. C.; MATTOS, C. V.; VEIGA, R. & COLUGNATI, F. A. B. Pesquisa Impacto do Software Livre e de Código Aberto (SL/CA) na Indústria de Software do Brasil: Competências em SL/CA no Brasil. XI Seminario de Gestión Tecnológica - ALTEC Salvador, SILVA, F. D.; COSTA, I. & PESSOA, M. Proposta de um Processo de Ciclo de Vida para adoção de um sistema ERP. 2 o CONTECSI - Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação, São Paulo - SP, SOUZA, A. C. & SACCOL, A. Z. Sistemas ERP no Brasil: Teoria e casos. São Paulo: Atlas, VILLARROEL DÁVALOS, R. & LÓPEZ, O. C. Uma abordagem da implantação de um ERP visando apoio às atividades administrativas e de ensino. In: 3ª CONFERÊNCIA DA ASSOCIAÇÃO PORTUGUESA DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, Coimbra - Portugal. Anais... Coimbra: CAPSI, VILLARROEL DÁVALOS, R. Integração e Complementação de Software Livre. Palhoça: Unisul Virtual, 2006, 175 p. 9