FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR FINANCEIRO

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1 1 FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR FINANCEIRO Neilton Gomes da Silva 1 Resumo O artigo propõe-se apresentar as Funções do Administrador Financeiro, enquadrado dentro das Empresas de Pequeno Porte (EPP), como ferramenta medidora no desempenho gerencial, através do estudo de informações financeiras, econômicas e sociais. Palavras-chave: Controle Interno; Fluxo de caixa; Análise da Apuração do Lucro. Introdução Atualmente constituem-se existe um grande número de Empresas de Pequeno Porte (EPP) que abrem suas portas em um mercado competitivo, mas por falta de uma boa gestão de seus recursos financeiros fecham suas portas em menos de dois anos. Porque para que haja uma boa gestão, o administrador financeiro não deve se ater apenas aos controles internos, mas também com os resultados econômico-financeiros que a empresa vem apresentando, bem como trabalhar por meio de planejamentos e projeções. Neste trabalho apresentaremos, conceitos sobre: Controle interno, Fluxo de Caixa e Apuração do Lucro. Primeiramente abordar-se-á as funções do administrador financeiro, bem como suas conceituações, em segundo plano o como se faria as análises e em último instante o que são as tomadas de decisões. A Responsabilidade do Administrador Uma justificativa para o Administrador, principal função é desenvolver o PDCO, Planejamento, Direcionamento, Controle e Organização, isso indiscutivelmente a área de atuação, onde é indispensável a flexibilidade pelas constantes mudanças da vida moderna, saber se relacionar em grupo de pessoas pois cada uma delas tem personalidade própria que influenciam no comportamento e atitudes. Estar ciente que a produção é realizada em maior 1 Coordenador do Curso de Administração das Faculdades Unidas do Vale do Araguaia UNIVAR. administracao@univar.edu.br

2 2 quantidade e qualidade se houver integração social entre os colaboradores, valorizando o bem estar e dar ênfase ao clima organizacional da empresa. Sendo assim, quando houver uma meta a ser alcançada ela torna-se um objetivo, isto quer dizer, o colaborador não apenas executa a tarefa na empresa, mas abre um leque de competitividade e há um crescimento nos padrões de excelência do produto ou serviço desenvolvido. As empresas devem focar seus colaboradores como principal patrimônio investindo em sua qualificação e profissionalização deixando para trás a teoria das recompensas simbólicas. Toda burocracia e mudanças apresentam conseqüências imprevistas. Uma apreciação critica da burocracia leva-nos a conclusão de que apesar de todas as suas limitações e restrições a burocracia é talvez uma das melhores alternativas de organização de uma empresa, pois as empresas necessitam de um ambiente organizado para melhor atendimento ao cliente interno e externo. Existem conflitos e dilemas organizacionais que provocam tensões e antagonismo elevando os aspectos positivos e negativos na empresa. O Administrador tem que saber interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em ação empresarial, maximizando os lucros e, consequentemente, a riqueza dos investidores. Funções do Administrador Financeiro A administração financeira de uma empresa é exercida por pessoas ou grupos de pessoas que podem ter diferentes denominações, como: vice-presidente de finanças, diretor financeiro, controller e gerente financeiro. Neste caso, o executivo responsável pela administração financeira será denominado administrador financeiro. As atividades de operações existem em função do negócio da empresa e não compete ao administrador financeiro determinar como elas devem ser conduzidas. Entretanto, ele pode contribuir com os conhecimentos técnicos de sua área de atuação, quanto à melhor forma de conduzir essas atividades. Todas as atividades empresariais envolvem recursos e, portanto, são conduzidas para a obtenção do lucro. As funções básicas do administrador financeiro de uma empresa são: a) Análise, planejamento e controle interno; b) Tomadas de decisões de investimentos; c) Tomadas de decisões de financiamentos.

3 3 Análise, planejamento e controle financeiro consistem em coordenar, monitorar e avaliar todas as atividades da empresa, por meio de dados financeiros, bem como determinar o volume de capital necessário. As decisões de investimentos dizem respeito à destinação dos recursos financeiros para aplicação em ativos correntes (circulantes) e não correntes (realizáveis a longo prazo e permanentes), considerando-se a relação adequada de risco e de retorno dos capitais investidos. As decisões de financiamentos são tomadas para captação de recursos financeiros para o financiamento dos ativos correntes e não correntes, considerando-se a combinação adequada dos financiamentos a curto e longo prazo e a estrutura de capital. O administrador financeiro recebe o apoio técnico de profissionais especializados em Tesouraria e Controladoria. Os executivos responsáveis por essas duas áreas recebem o título de tesoureiro (ou gerente financeiro) e controller (ou contador), respectivamente. Basicamente o tesoureiro é responsável pelo planejamento, controle e movimentação de recursos financeiros e o controller é responsável pelo planejamento, controle e análise das operações e investimentos. Controle Interno O Institut Français des Experts Comptables assim define: O Controle Interno é formado pelo plano de organização e de todos os e procedimentos adotados internamente pela empresa para adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos, contudo a validade dos dados fornecidos pela Contabilidade, ampliar a eficácia e assegurar a boa aplicação das instruções da direção (SÁ, 1998, p ). Segundo Sá (1998), como Controle Interno administrativo entendem sejam os concernentes basicamente à eficiência operacional e a vigilância gerencial, que só indiretamente são referidos nos registros contábeis. A eficiência do controle depende, pois, de métodos, meios e pessoal adequado. O controle depende objetivamente: a) Qualidade do pessoal. b) Excelência técnica do método de trabalho.

4 4 c) Eficácia da aplicação das normas técnicas de contabilidade e daquelas de organização racional do trabalho. d) Qualidade e eficiência dos materiais utilizados. e) Aferição eficiente dos resultados. Os principais controles internos de Tesouraria são : a) Fluxo de caixa; b) Disponibilidades; c) Aplicações financeiras; d) Empréstimos e financiamentos; e) Contas a pagar; f) Contas a receber. Podem ser citados outros controles internos importantes de Tesouraria: a) Talões de cheques; b) Cheques cancelados; c) Cheques devolvidos; d) Tarifas bancárias; e) Fundos fixos de caixa; f) Cheques emitidos e não retirados... (HOJI, 2000:141). Diante dos controles internos financeiros podemos citar os mais utilizados que serão apresentados a seguir: Controle de Contas a Receber Sendo utilizado quando na operação de venda de mercadoria a prazo e deverá constar além do nome do cliente, o valor da operação e a data de vencimento. Esse documento deve ser arquivado em ordem de vencimento e mantido no setor financeiro da empresa,e diariamente ser verificado e se necessário providenciar sua cobrança. Para o controle ser eficaz indica-se que haja um controle diário com projeções semanais e mensais das contas a receber, gerando informações futuras sobre a inadimplência dos clientes.

5 5 VENDA A PRAZO CLIENTE SETOR DE VENDAS CONTAS A RECEBER Cópia da NF, Dupl NF NF, DUPL Registro no controle Arquiva por vencimento RECEBIMENTO DE CONTAS A RECEBER CLIENTE CAIXA OU BANCO CONTAS A RECEBER Cliente efetua pagamento Recebe do cliente Retira o documento do arquivo Da baixa no controle Anexa o documento no controle Controle de Contas a Pagar Da mesma forma em cada compromisso assumido pela empresa deve ser gerado um documento, com o nome do credor o valor e a data de vencimento. Esse documento deve ser arquivado em ordem de vencimento e mantido no setor financeiro da empresa, e diariamente ser verificado e se necessário providenciar sua cobrança. Pode-se adotar o mesmo método de controle da contas a receber.

6 6 CONTROLE DE CONTAS A PAGAR DATA: / / TIPOS FORNECEDORES IMPOSTOS DIVERSOS OUTRAS CONTAS TOTAL SALDO ANTERIOR ENTRADAS (+) SAÍDAS (-) SALDO ATUAL Controle de Cheques Pré-Datados Devem ser mantidos em lugar seguro e de preferência no cofre da empresa, e em ordem de vencimento. O mais indicado é que se faça um controle separadamente, onde conste o número do cheque, nome do cliente e o banco, para dar maior segurança no caso de extravio ou roubo, bem como deve haver um controle diário dos cheques pré-datados a serem depositados. Controle de Bancos Cada conta bancária que a empresa movimenta deve ser controlada através de um livro de contas correntes e segue um modelo abaixo: DATA HISTÓRICO DEBITO CREDITO SALDO Histórico: número do cheque e o favorecido; Débito: valor do cheque; Crédito: valor dos depósitos; Saldo: deve apurar o saldo diário. Cópias dos cheques pré-datados emitidos pela empresa devem permanecer nas contas a pagar até o vencimento, e no vencimento anotar no livro de controle de bancos. Dependendo da movimentação da conta bancária deverão ser feitos conciliação do extrato com o livro controle para verificação.

7 7 Controle Financeiro de Estoques A empresa que mantém estoques de mercadoria para revenda e não está informatizada, no mínimo deve manter um controle de estoques a preço de venda, diariamente e acompanhar seu fluxo. CONTROLE FINANCEIRO DE ESTOQUES SALDO ANTERIOR COMPRAS (+) VENDAS (-) SALDO ATUAL Controle de Despesas É essencial que a empresa tenha controle dos seus gastos com as despesas independente de serem a vista ou a prazo. CONTROLE DE DESPESAS TIPO DIA COMB. ENERG. TELEF. CORR. MAT. CONS. FGTS INSS FRETE VALE TRANSP TOTAL Controle Diário de Caixa Dependendo do movimento da empresa não será necessário que se elabore diariamente o movimento de caixa, em seguida apresentaremos um modelo: MOVIMENTO DIÁRIO DE CAIXA Data: / / Responsável:

8 8 COMPOSIÇÃO DINHEIRO CHEQUES OUTROS TOTAL ENTREGUE +VALOR PARA TROCO QUE FICOU +VALES DE RETIRADAS +PAGAMENTOS EFETUADOS -TROCO ANTERIOR VALOR RECEBIDO NO CAIXA MOVIMENTO DE RECEBIMENTOS VENDAS À VISTA RECEBIMENTOS DE VENDAS A PRAZO TOTAL DIFERENÇA DO (+) OU (-) Funcionário ou responsável Conferente Fluxo de Caixa O objetivo principal do fluxo de caixa é prever os embolsos e desembolsos de dinheiro dentro de um determinado tempo. Os principais recursos desse fluxo são: Embolsos Venda à vista; Recebimento de duplicatas de vendas a prazo; Resgates de Aplicação Financeira; Empréstimos Obtidos.

9 9 Desembolsos Pagamento de Fornecedores; Pagamento de despesas; Investimentos; Pagamentos de Empréstimos; Pagamentos de Pró-labore dos sócios. De acordo com a atividade da empresa é que será a separação por áreas quanto aos ingressos financeiros. Tratando-se de EPP é aconselhável que se trabalhe com projeções de fluxo de caixa semanal de (segunda a sexta-feira) e paralelamente e simultaneamente fluxo de caixa mensal. O ideal é que o fluxo de caixa seja feito na sexta-feira, buscando os controles físicos feitos durante a semana das contas a receber e contas a pagar. Para um melhor controle é viável que durante os recebimentos seja analisado os índices de inadimplência, os atrasos para as projeções do fluxo de caixa da próxima semana. Estando o administrador financeiro trabalhando em cima de projeções futuras estará o mesmo planejando, em seguida analisando, obtendo informações por fim melhor tomada de decisão. Será apresentado um modelo de Fluxo de Caixa Semanal e Mensal. FLUXO DE CAIXA SEMANAL PREVISÕES SEGUNDA TERÇA QUARTA QUINTA SEXTA EMBOLSOS VENDA A VISTA RECEB. DUPLICATA RESG. APLIC EMPRES. OBTIDO DESMBOLSOS Pagto de fornecedores Pgto de despesas Investimentos Pagto de Empréstimos Pagto de pró-labore

10 10 FLUXO DE CAIXA MENSAL PREVISÕES SEMANA-1 SEMANA-2 SEMANA-3 SEMANA-4 EMBOLSOS VENDA A VISTA RECEB. DUPLICATA RESG. APLIC EMPRES. OBTIDO DESMBOLSOS Pagto de fornecedores Pgto de despesas Investimentos Pagto de Empréstimos Pagto de pró-labore Apuração do Lucro Diferentemente do Fluxo de caixa, que muitos empresários e usuários utilizam para apurar o lucro, esquecendo que na apuração do lucro são lançados as vendas a vista e a prazo ocorridas no mês. Toda venda de uma empresa seja ela comercial, industrial ou prestadora de serviço, é denominado venda bruta do produto (industrial), venda bruta de mercadorias (comercial) e receita bruta (prestadora de serviços). A apuração do Lucro quando de sua apresentação na Demonstração deve ser apresentada em forma resumida de forma apresentar o resultado líquido. O art. 87 da Lei das Sociedades por Ações estabelece a ordem de apresentação das receitas, custos e despesas, para publicação. De acordo com o art. 87 da Lei 6404/76, como segue: $ 1º Na determinação do resultado do exercício serão computados : a) as receitas e os rendimentos ganhos no período, independentemente da sua realização em moeda; e b) os custos, despesas, encargos e perdas pagos ou incorridos, correspondentes a essas receitas e rendimentos. Na apuração do resultado lembremos que trabalhamos com contas de resultado, sendo as receitas as vendas de mercadorias, de produtos ou serviços está diretamente relacionado com a atividade da empresa, bem como os custos e as despesas geradas pelas empresas em determinado período.

11 11 A apuração do resultado na realidade oferece ao administrador financeiro dado que gerará informação para a tomada de decisões sejam elas de investimentos ou de financiamentos. Será apresentado um modelo de Apuração do Lucro. 1-VENDA BRUTA (-) Impostos 1.1 ICMS 1.2 COFINS 1.3 CONTRIBUIÇÃO SOCIAL 1.4 PIS 1.5 IMPOSTO DE RENDA (-) Comissão de Vendedores 2 VENDA LÍQUIDA (-) CMV, CPV ou CSP 3 LUCRO BRUTO 4 (-) DESPESAS OPERACIONAIS 4.1Pessoal 4.2 Encargos Sociais 4.3 Vale-transporte (empresa) 4.4 Aluguel 4.5 Honorário (Contador) 4.6 Material de Escritório 4.7 Material de Limpeza 4.8 Manutenção de Veículos 4.9 Pró-labore dos sócios 5 DESPESAS FINANCEIRAS 5.1 Juros pagos juros recebidos 6 RESULTADO OPERACIONAL (-) Inadimplentes (+) Recebimento de inadimplentes 7 RESULTADO FINAL Esclarecimentos CMV (Custo de Mercadorias Vendidas), CPV (Custo do Produto Vendido) e CSP (Custo sobre Serviço Prestado). Considerações Finais Espera-se que com este artigo, pode ter atingido o objetivo de estar contribuindo com algum suporte para aqueles que se propõem a trilhar os caminhos da pesquisa, e da importância que uma boa administração financeira aplicada às Empresas de Pequeno Porte, o que proporcionará de benefício gerencial, e com isso podendo diminuir o encerramento de tantas empresas como acontece na atualidade.

12 12 Considerando que se trata do meio empresarial, e atuando diante de tantas adversidades, devemos procurar meios que possam melhorar sua gestão financeira porque isso inclui seus recursos que na maioria das vezes são escassos, vejam este artigo mais como uma proposta de orientação. Referencias Bibliográficas BRIGHAM, Eugene F; HOUSTON, Joel F. Fundamentos da moderna administração financeira. Rio de Janeiro: Campus,1999. FRANCO, Hilário. Contabilidade comercial. São Paulo: Atlas, HOJI, Masakazu. Administração financeira: uma abordagem prática. São Paulo: Atlas, HONÓRIO, Lusimar. Manual de administração financeira. Campo Grande: GIBIM - SBRAE, IUDÍCIBUS, Sergio et al. Manual de contabilidade das sociedades por ações (aplicável as demais sociedades). São Paulo: Atlas, PRESTES, Maria Luci de Mesquita. A pesquisa e a construção do conhecimento científico. Catanduva: Respel, SÁ, Antonio Lopes de. Curso de auditoria. São Paulo: Atlas, * Artigo entregue em: 15/08/2008 * Aceito para publicação em: 20/11/2008