PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO. Unidade II

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1 PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO Unidade II 2 PLANEJAMENTO E CONTROLE DE CAPITAL Morgado (01) afirma que a importância do planejamento e do controle financeiro em uma empresa está intimamente ligada à sua própria sobrevivência e desenvolvimento. A projeção baseada nos resultados passados e nas previsões de marketing, juntamente com a análise dos resultados obtidos, comparando o desempenho real com o desempenho projetado, permite que a empresa conheça melhor o passado, para que, no presente, possa tomar a decisão mais coerente e alcançar os resultados projetados para o futuro. Conforme observam Lucas, Bush e Gresham, citados por Morgado (01) a importância do planejamento e controle financeiro não deve ser subestimada. Somente negócios lucrativos podem continuar a oferecer melhores mercadorias e serviços a seus clientes ano após ano. Um negócio não lucrativo simplesmente não pode competir. 2.1 Definindo os objetivos financeiros de mercadorias 1 O plano de mercadorias é resultado de um projeto financeiro de compras para cada categoria. Ele considera os objetivos financeiros da empresa junto com as projeções de vendas e com os fluxos de mercadorias, bem como o histórico de desempenho de suas categorias, tendências de mercado, e com base nisso é projetada a necessidade de suas mercadorias para as próximas estações. Resumidamente, o objetivo financeiro de mercadorias começa com as metas financeiras globais da empresa, que são divididas em categorias. 3

2 Unidade II 2.2 O mix deve minimizar os estoques 1 2 Segundo Morgado (01), o mix de produtos deve minimizar os estoques. Todas as decisões envolvendo o mix de produtos repercutem diretamente na gestão de estoques. E todas as decisões envolvendo o volume de estoques têm impacto financeiro. Essas afirmações embora pareçam simples, são com frequência questionadas ou subestimadas por executivos e empresários. Não é raro encontrar empresas comerciais com elevado investimento de seu capital em estoques. E com frequência se observa que o capital para financiar esses estoques foi obtido junto a instituições financeiras ou a fornecedores. A empresa varejista brasileira deve procurar financiamento para as suas operações, quando necessário, principalmente junto aos seus fornecedores, uma vez que, tradicionalmente, as taxas de juros bancárias no Brasil para capital de giro são altas. Assim, o processo de escolha dos produtos que serão comercializados e toda a negociação de compras desses produtos assumem importância cada vez maior nas empresas varejistas brasileiras. O importante é que essa definição vale tanto para ambientes de alta quanto de baixa inflação, muitas vezes as perdas originadas por uma má administração de estoque é mascarada por ganhos com inflação, mas esse ganho é irreal. O enigma da área comercial da empresa pode ser resumido nessa questão: Como maximizar as vendas e minimizar os estoques? 30 A resposta a essa indagação passa, necessariamente, por uma criteriosa análise e avaliação do mix de produtos. Para maximizar as vendas, é imprescindível que a empresa disponha de uma razoável gama de produtos. Esses produtos devem estar 36

3 PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO totalmente compatíveis com o mercado de atuação da empresa e com seu público-alvo. Ao mesmo tempo, a empresa deve estar atenta a uma correta gestão de estoques de forma a minimizálos, visando reduzir seus custos financeiros. Ou seja, a equação deve levar em conta o princípio de que não podem faltar mercadorias para a venda sem que isso, entretanto, implique uma situação de estoques excessivos. Segundo Morgado (01), a gestão de estoques está intrinsecamente relacionada com as vendas. Afinal, as decisões que evolvem a determinação sobre o nível de estoque, bem como os itens e quantidades a serem adquiridos, dependem diretamente da previsão de vendas da empresa. 2.3 Planejamento dos estoques 1 2 O planejamento dos estoques somente é possível a partir de algum tipo de previsão ou expectativa de venda. Quando se espera elevar o volume de vendas, o responsável pelo nível de estoque deverá se preparar com quantidade suficiente para atender ao aumento da demanda. Caso esta não ocorra, os custos se elevarão devido à manutenção de mercadorias desnecessárias. Em contrapartida, a empresa também deve estar sempre preocupada com o risco de estocar menos do que a quantidade demandada, provocando desabastecimento. Isto ocorre em função de erros nas previsões de venda, e o desabastecimento pode comprometer a imagem da empresa (o consumidor, não encontrando o produto desejado, comprará de outro concorrente), além, é claro, de provocar a tão temida perda de vendas. Como se pode observar, as decisões que envolvem a gestão de estoques revelam-se muito importantes para a venda de mercadorias e a rentabilidade da empresa. 30 Erros na previsão da demanda são muito comuns, mas podem ocorrer outros tipos de problemas, tais como entregas atrasadas por parte dos fornecedores ou mesmo em decorrência de 37

4 Unidade II 1 2 dificuldades financeiras pelas quais a empresa esteja passando. Esses aspectos normalmente tendem a reduzir os estoques e resultam na perda de vendas, formando uma bola de neve, sem dinheiro, a empresa passa a comprar menos mercadorias; com estoque reduzido, perde mais vendas e diminui seu faturamento. Por outro lado, há certas decisões que impactam na elevação do nível dos estoques, resultando em grande excesso. Uma queda brusca da demanda pode provocar o encalhe de determinados produtos, o comprador pode ter solicitado a mercadoria errada ou mesmo ter errado em sua especificação (por exemplo, solicitou ao fornecedor vinte sacos de arroz sem especificar que deveriam ser de 2 kg; o fornecedor por sua vez, enviou os vinte sacos, mas todos eram de kg. Parece uma situação absurda, mas erros desse tipo são muito comuns, mesmo em organizações de grande porte). Para um bom planejamento do nível de estoque e seu controle, concorrem diversos fatores. Não é raro encontrar grandes varejistas com muitos problemas de controle devido à enorme quantidade de produtos que comercializam em suas lojas. Para viabilizar uma boa gestão, o controle de estoques deve ser feito com auxílio da tecnologia de informática, pois é quase impossível administrar de outra forma, uma vez que a gestão de estoques irá requerer o processamento de inúmeras informações e, ao mesmo tempo, todos esses dados têm de estar disponíveis o mais rápido possível, com absoluta fidedignidade, para viabilizar a tomada de decisão do varejista Custo do estoque As empresas investem grandes somas de recursos em estoques e, consequentemente, precisam estar continuamente avaliando o valor desse investimento. Tal informação é necessária não apenas para efeitos fiscais, mas também porque muitos indicadores de desempenho são estimados com base nos valores 38

5 PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO dos investimentos em estoques. Os dois métodos de avaliação utilizados são: método do custo; método do preço de venda. Método do custo Esse método acompanha o fluxo de produtos, unidade por unidade, em que todos os valores são estimados com base no preço de custo. O estoque é avaliado somando-se o preço de custo de cada produto e seus respectivos custos de frete. Ao realizar-se o inventário, contam-se os itens, verifica-se o custo por item e, assim, é calculado o valor do estoque a preço de custo. Método de preço de venda 1 2 O método obedece a uma lógica contábil de um demonstrativo de lucros e perdas e possibilita estimar o valor do estoque sem precisar realizar o inventário dos produtos. É interessante comentar que, com base nos estudos sobre desperdício, de Willian Conway, citados em Cobra, Parente e Conway (1996), o desbalanceamento de estoques, tanto os excessos como faltas, devem ser encarados como desperdícios que precisam ser eliminados. O estoque é uma das áreas em que se encontram enormes desperdícios, que podem ser classificados em dois tipos: Desperdício de capital: constituído de todo o volume de estoque excessivo, acima dos níveis razoáveis dos estoques de segurança. Com base na experiência do autor, a maioria das empresas varejistas brasileiras apresenta um grande percentual de desperdício de capital em seus atuais níveis de estoque. 39

6 Unidade II Desperdício nas vendas: constituído dos itens que compõem o mix de produtos, mas que estão em falta nas lojas. A falta de produtos resulta em fonte de insatisfação de clientes e de enorme desperdício de vendas. O varejista deve mudar seu atual paradigma de tolerância às faltas e passar a encarar essa situação como uma causa de perda de clientes. Um produto que está em falta deve ser visto como um convite do varejista para que o consumidor faça compras na concorrência. Com base na experiência do autor, é ainda comum encontrar índices de falta acima de 1% entre os varejistas brasileiros. Ching (07) afirma que existem certas características que são comuns a todos os problemas de gestão de estoque, não importando se são matérias-primas, material em processo ou produtos acabados. Uma dessas características são os custos associados aos estoques, que podem ser divididos da seguinte maneira: Custo de pedir: são os custos fixos administrativos associados ao processo de aquisição das quantidades requeridas para reposição do estoque, somados ao custo de preencher pedido de compra, processar o serviço burocrático, na contabilidade e no almoxarifado, e de receber o pedido e a verificação contra a nota e a quantidade física. Custo de manter o estoque: estão associados a todos os custos necessários para manter certa quantidade de mercadorias por um período. Os custos de manter incluem componentes como custos de armazenagem, custo de seguro, custo de deterioração e obsolescência e custo de oportunidade de empregar o dinheiro em estoque (que poderia ser empregado em outros investimentos de igual risco fora da empresa). Custo total: é definido como a soma dos custos de pedir e de manter o estoque. Os custos totais são importantes 40

7 PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO no modelo do lote econômico, pois o objetivo deste é determinar a quantidade de pedido que os minimizem. 2. Índices de atividade do estoque Para fazermos uma análise imediata de como está o planejamento de estoque de uma empresa e, consequentemente, sua gestão de estoques, é comum a utilização de índices de atividades de estoque por meio da avaliação de giro de estoques e de retorno de capital. Os índices de atividade de uma empresa, segundo Morgado (01), são usados para medir a rapidez com que várias contas (contas a receber, contas a pagar e estoques) são convertidas em vendas ou afetam o caixa. Giro de estoques ou rotatividade 1 Esse índice mede a liquidez dos estoques de uma empresa, principalmente uma empresa varejista; é um indicador para o sucesso do negócio. Porém, é importante que o empresário tenha em mente que nem sempre um alto giro de estoques indica que a empresa vem administrando bem sua linha de mercadorias; muitas vezes, está refletindo a manutenção de estoques pequenos de produtos, o que poderá resultar na perda sucessiva de vendas. 2 Pozo (04) defende que (...) o giro de estoque ou rotatividade, termo mais comumente utilizado tanto pelas empresas multinacionais quanto pelas nacionais, é expressa por meio da quantidade que o valor de estoque gira ao ano, ou seja, o valor investido em estoque ou sua quantidade de peças que atenderá um determinado período de tempo. Para calcularmos a rotatividade, é necessário possuirmos o valor dos estoques e dividirmos pelo custo anual das vendas. O valor de estoque pode ser utilizado em quantidades 41

8 Unidade II monetárias ou quantidades de peças. O custo anual das vendas representa o valor anual das vendas descontados os valores da mão de obra e das despesas gerais, que praticamente se resumem nos custos dos materiais comprados no ano. A fórmula a seguir representa o modelo de cálculo da rotatividade. R = custo das vendas anuais / estoque R = CV/E Exemplo 1: uma empresa com vendas anuais de R$ ,00, custo anual das vendas de R$ ,00, lucro anual de R$ 6.000,00 e um investimento em estoques de R$ ,00 (matérias-primas, auxiliar, manutenção, WIP e acabados). Qual é a rotatividade de seus estoques? Calculando pela fórmula: R = CV/E R = / = 3,2, o que significa que o estoque gira 3,2 vezes ao ano. 1 Exemplo 2: uma empresa tem vendas anuais de seu produto X em. unidades e o estoque dessa peça é de 1. unidades. Qual é a rotatividade de seu estoque? Podemos constatar que, quando utilizamos quantidades de peças, somente usamos a quantidade de peças vendidas no ano e a quantidade dessas peças em estoque. 2 Calculando pela fórmula: R = QV/E R =. / 1. = 4,2, o que significa que o estoque gira 4,2 vezes ao ano. A avaliação da gestão de estoques por meio da rotatividade é muito útil e rápida, facilitando a análise da situação operacional da empresa. E é um padrão mundial de análise e comparação. Quanto maior for o número da rotatividade, 42

9 PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO melhor será a administração logística da empresa, menores serão seus custos e maior será sua competitividade. Atualmente, aqui no Brasil, a média de rotatividade de nossas empresas está em torno de 14 giros por ano, que é um valor muito baixo comparado aos padrões mundiais. Na tabela 2, apresentamos um comparativo mundial de gestão de estoques. Giros de estoque por ano, média das empresas Índice de 97 (médias) Brasil Mundial (EUA, Europa e Ásia) Japão Rotatividade (giro de estoque) Tabela 2 Giro de estoque por ano. Fonte: Pozo, Conforme tabela 2, podemos verificar que, enquanto os estoques no Japão são equivalentes a aproximadamente um dia, nos demais países desenvolvidos (EUA, Europa e Ásia) são equivalentes a três dias e, no Brasil, infelizmente, equivalem a dezessete dias, em média. Para percebermos melhor o impacto desse fato, dos custos de estoque no resultado da empresa e, principalmente, em sua flexibilidade perante o mercado e, consequentemente, sua competitividade, faremos um comparativo de três empresas, com as mesmas características, porém com sua gestão de estoques de acordo com sua localização (Brasil, EUA e Japão). Exemplo 3: sendo o custo das vendas = R$ (considerando uma empresa com as mesmas condições e operando em um país médio e no Japão), com os seguintes índices de rotatividade, Brasil = 14, país médio = 80 e Japão = 160. Qual será o capital investido em cada país? Cálculo do capital investido (parado) em estoques: 2 R = CV / E E = CV / R 43

10 Unidade II Brasil: R = / 14 = R$ ,7 (valor imobilizado em estoques) / ano Mundo: R = / 80 = R$ / ano Japão: R = / 160 = R$ / ano 1 Portanto, comparando as três empresas, verificamos que a necessidade de capital de giro para cada empresa, para os compromissos de pagamento de seus fornecedores, faz uma terrível diferença, e sabemos quão difícil é a obtenção desse capital. Assim, podemos perceber facilmente o diferencial que permite uma boa gestão de estoques com elevado giro, reduzindo drasticamente os custos, melhorando a flexibilidade de atender à demanda de mercado e satisfazer ao cliente e, principalmente, otimizando os recursos financeiros em tecnologia e P&D e não imobilizando estoques. Resumindo, temos no exemplo proposto o seguinte comparativo: Brasil, 14 giros = $ ,7* Mundo, 80 giros = $ ,00* Japão, 160 giros = $ ,00* *Necessidade de capital imobilizado em estoques por ano e, consequentemente, necessidade de capital de giro, no mesmo valor, para repor estoques. O cálculo do giro de estoque pode ser feito levando em consideração a categoria de produtos, dessa forma, pode-se verificar quanto gira cada produto individualmente Exemplo 4: uma empresa com vendas anuais de R$ ,00, custo anual das vendas de R$ ,00 e seu lucro anual de R$ ,00, com um investimento em estoques de R$ 1.000,000 para uma determinada categoria. Qual é a rotatividade de seus estoques? Calculando pela fórmula: R = CV / E 44

11 PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO R = / = 26,66 ao ano, o que significa que essa categoria tem um giro acima da média brasileira. Retorno de capital Esse índice, como o próprio nome diz, mede o retorno do capital investido no estoque, e pode ser medido de uma maneira global, ou por categoria de produtos ou simplesmente por produtos. O retorno de capital investido em estoque (RC) é calculado a partir do lucro das vendas anuais sobre o capital investido em estoques. A fórmula utilizada é a seguinte: RC = Lucro / Capital em estoque RC = L / C Quando o resultado for um coeficiente acima de 1, quanto maior, melhor, significa um bom resultado da gestão de estoques. 1 Exemplo 1: uma empresa tem vendas anuais de R$ ,00, e seu lucro anual é de R$ 6.000,00 tem em seus estoques (matéria-prima, auxiliar, manutenção, WIP e acabados) um investimento de R$ ,00. Qual é seu retorno de capital em estoques? Calculando pela fórmula: RC = L / C RC = 6.000,00 / ,00 = 0,27, o que significa um péssimo retorno de capital. Exemplo 2: avaliando-se um concorrente da empresa mencionada, que tem os mesmos dados, exceto seu estoque, 4

12 Unidade II que é de R$ 3.000,00 (matéria-prima, auxiliar, manutenção, WIP e acabados), qual será seu retorno de capital em estoques? Calculando pela fórmula: RC = L / C RC = 6.000,00 / 3.000,00 = 1,86, o que significa um bom retorno de capital Case Distribuidora de medicamentos Santa Ifigênia A Santa Ifigênia começou suas atividades em 1982, distribuindo medicamentos para cerca de sessenta laboratórios farmacêuticos, entre médios e grandes, na região oeste do Estado de Santa Catarina. Seus dois proprietários são excolegas de empresa; ambos trabalhavam no setor comercial de um grande laboratório multinacional com interesses importantes no Brasil. Percebendo uma oportunidade de negócio, decidiram empreender na década de 1980 e começaram a distribuir medicamentos para pequenas farmácias do interior. Desde então, o negócio não parou de crescer, e hoje a empresa tem um faturamento bastante considerável, em torno de 6 milhões. A empresa iniciou-se em um pequeno galpão, em uma próspera cidade de Santa Catarina, mas rapidamente teve de se mudar para uma maior, e hoje tem dois centros de distribuição próprios com mil m². Nos últimos anos, entretanto, os proprietários notaram que a necessidade de espaço de armazenagem cresceu mais que proporcionalmente ao faturamento e lucro. Além disso, com a entrada dos medicamentos genéricos no mercado, a pressão competitiva sobre todos os elos da cadeia produtiva de medicamentos cresceu sobremaneira, tanto em termos da necessidade de redução de custos, como em termos da necessidade de aumentar os níveis de serviço com os quais se servem as farmácias (que, por sua vez, podem comprar livremente de uma grande gama de distribuidores, todos bastante agressivos no mercado), sob pena de se perderem 46

13 PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO 1 2 vendas. Calcula-se (embora não haja dados precisos a esse respeito) que a empresa esteja perdendo vendas de cerca de % da demanda por indisponibilidade. Tentando remediar a situação, os sócios resolveram, pela primeira vez na história da empresa, contratar um executivo de fora dos quadros da empresa para a gerência de materiais. Contrataram um rapaz chamado Marcos Pereira, com alguma experiência acumulada como supervisor de materiais de uma grande empresa de informática, para cuidar dos estoques de pósvenda. A tarefa à sua frente parecia bastante demandante. Deveria ter como meta a redução dos valores de estoque, além do aumento dos níveis de serviço. Eram em torno de 1.00 itens de estoque ativos. Marcos sabia que seria interessante rever as políticas de estoque vigentes, que ele não considerava totalmente adequadas. Os tamanhos de lote de compra vigentes eram de caixas para o Bisovil e 600 caixas para o Liparase (nomes fictícios). Os sócios da distribuidora consideravam que, nas condições atuais de mercado, pelo menos uma disponibilidade dada por um nível de serviço de 98% seria adequada. Marcos resolveu, então, que deveria ir por partes. Inicialmente, selecionou dois itens, ambos com período de validade de mais de dois anos: o Bisovil e o Liparase. Resolveu, então, tentar rever as políticas de estoque, aplicando as melhores técnicas para identificar preliminarmente o potencial de economia de custos com a política de estoques vigente O Bisovil tinha preço de venda de R$ 16,00 por caixa, representando uma margem de contribuição de 30%. O Liparase era vendido por R$ 8,40 a caixa, com margem de contribuição de %. Não foi muito fácil levantar os dados para isso, mas Marcos estimou, ao final de um estudo, que fazer um pedido de compra ao fornecedor, na Santa Ifigênia, custava em média R$ 26,00. Para entregar o Bisovil, o laboratório fornecedor levava uma semana e, para entregar o Liparase, o fornecedor levava duas semanas. Os custos de oportunidade de capital somados aos demais 47

14 Unidade II custos incorridos para manter um item em estoque por um ano (incluindo custos do armazém, seguro, roubo, estrago e dano, pessoal de manipulação etc.) estavam na casa de 29%. A demanda semanal para ambos os medicamentos nas últimas 23 semanas encontra-se no quadro 1. Semana Bisovil Liparase Quadro 1 Série histórica de vendas dos medicamentos estudados. Fonte: Corrêa; Corrêa, 09. Na próxima unidade, veremos o layout considerando-se a categoria de produtos. 48

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