Solicitação de Eventos Planejamento Replanejamento

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1 Manual de Solicitação de Eventos - Planejamento Solicitação de Eventos Planejamento Replanejamento Área responsável: Controle Interno.

2 Manual de Solicitação de Eventos - Planejamento ÍNDICE Pág. Índice 02 Apresentação 03 Troca de senha e acesso à ferramenta 04 e 05 Solicitação de eventos e a descrição dos 04 (quatro passos) 06 e 07 Instrução de preenchimento da solicitação de eventos 08 Conclusão do cadastramento do evento 09 Acompanhamento do replanejamento 10 Replanejamento 11

3 Manual de Solicitação de Eventos - Planejamento Prezados Cooperativistas, Tenho a satisfação de apresentar este MANUAL DE SOLITAÇÃO DE EVENTOS. Ele pretende transmitir, de forma transparente e didática, os novos procedimentos para atender as necessidades das cooperativas, no que tange às ações de formação profissional, promoção social e monitoramento. O manual traz procedimentos a serem observados para a solicitação e contratação de eventos em parceria operacional e financeira com as cooperativas devidamente regulares perante OCESP e o SESCOOP/SP. O objetivo é facilitar o planejamento das cooperativas e, consequentemente, do SESCOOP/SP, e dar maior agilidade e assertividade no atendimento das demandas, colaborando, também, para a evidenciação dos investimentos realizados pela entidade no processo de prestação de contas aos órgãos de controle e a sociedade cooperativista. Edivaldo Del Grande Presidente

4 Manual de Solicitação de Eventos - Planejamento ) Endereço Eletrônico O acesso à ferramenta eletrônica de solicitação de eventos é via ambiente WEB, endereço: Utilizar o navegador GOOGLE CHROME 1.1) Recuperação da senha. A senha poderá ser recuperada, conforme demonstrado a seguir: Ao clicar em Recuperar senha, o usuário da Cooperativa deverá preencher as informações solicitadas: O sistema enviará a senha recuperada para o e- mail informado, desde que este esteja cadastrado.

5 Manual de Solicitação de Eventos - Planejamento ) Acesso à ferramenta Solicitação de Eventos Ao acessar o endereço eletrônico a Cooperativa entrará na tela de Central de Serviços. Para dar início ao Planejamento/Replanejamento Anual a Cooperativa deverá digitar o e- mail e a senha previamente cadastrados. UTILIZAR GOOGLE CHROME. Nota: novo cadastro deverá ser solicitado por e- mail, informando cooperativa, nome e cargo para edison.oliveira@sescoopsp.coop.br 3) Solicitações dos eventos O usuário da Cooperativa ao se identificar, digitando o e- mail e senha, acessará a Central de Serviços que possui 02 abas: Inicial para fazer as solicitações; Consulta para consultar o status do processo. Para iniciar o processo de Planejamento/Replanejamento Anual, deverá clicar na aba Inicial e seguir 2 (dois) passos: Obs. O Replanejamento Anual será tratado, em detalhes, no item 5 deste manual. 1º passo Seleção da solicitação O usuário da Cooperativa para realizar a abertura da Ordem de Serviço deverá marcar a função Planejamento/Replanejamento Anual, e em seguida teclar na seta azul.

6 Manual de Solicitação de Eventos - Planejamento º passo Solicitação O usuário da Cooperativa deverá Selecionar o ano de competência e conferir o nome do presidente. Continuação do 2º passo Preenchimento dos Campos da solicitação O usuário da Cooperativa deverá clicar no ícone para abrir a tela de solicitação, e informar com atenção e cuidado o evento, período de realização, quantidade de horas e número de participantes de todas as ações a serem realizados durante o Ano de Competência, de Formação Profissional, Promoção Social e Monitoramento.

7 Manual de Solicitação de Eventos - Planejamento Preencher os campos necessários para cadastramento dos eventos, conforme instruções a seguir, e ao final teclar no ícone. 3.1 Instrução de preenchimento dos campos da solicitação Nome do campo Informação Área temática Lista as áreas temáticas disponíveis para que o ADH selecione a sua opção. Evento Lista os eventos correspondentes à área temática. (previamente cadastrados pelo SESCOOP/SP). Público Alvo Publico alvo do evento conforme cadastro do evento no SESCOOP/SP. Data início Data planejada para o inicio do evento, respeitado o prazo mínimo de 30 dias para realização. Data fim Data planejada para o término do evento. Quantidade dias Quantidade de dias da duração do evento. Carga Horária Duração do evento em horas. Esta informação é preenchida automaticamente - a partir do cadastro do evento no SESCOOP/SP Participantes Quantidade de pessoas que participarão do evento. Mínimo Quantidade mínima de participantes para a realização do evento. Esta Participante informação é obtida a partir do cadastro do evento no SESCOOP/SP. R$/Hora Valor da hora cobrada pelo instrutor do evento. (preenchimento automático pelo sistema). R$ Total Total solicitado para o evento. Para eventos do tipo curso este valor é calculado pelo valor hora x quantidade de horas do curso. ( Preenchimento automático pelo sistema) Prioridade Grau de relevância de realização do evento para a cooperativa. Esta informação poderá ser utilizada pelo SESCOOP/SP durante o processo de aprovação do evento. 3.2 Conclusão do cadastramento de curso O usuário da Cooperativa deverá cadastrar todos os eventos a serem realizados durante o Ano de Competência, inserindo um a um e confirmando. Antes de Concluir abertura, o evento poderá sofrer alteração ou exclusão, para isso deverá clicar no ícone editar conforme demonstrado na tela a seguir:

8 Manual de Solicitação de Eventos - Planejamento Após cadastrar e confirmar os eventos planejados, clicar em Após a conclusão do planejamento, não havendo incorreções, o sistema apresentará a tela abaixo, com a informação do nº do planejamento criado pela Cooperativa: O Planejamento/ Replanejamento Anual criado pelo usuário da Cooperativa será submetido ao fluxo de aprovação do SESCOOP/SP. O usuário da cooperativa poderá alterar o planejamento já concluído e ainda não aprovado pelo SESCOOP/SP, para isso deverá acessar o planejamento realizado e fazer as alterações. 4) Acompanhamento do processo de Planejamento/ Replanejamento Anual O acompanhamento deverá ser realizado por meio da aba Consulta, clicando em todos visíveis por, conforme tela a seguir:

9 Manual de Solicitação de Eventos - Planejamento A aba de consulta demonstrará para o usuário da Cooperativa um painel de acompanhamento que possibilita verificar o número do Planejamento/ Replanejamento Anual gerado, data da abertura, por tipo de assunto e a situação do da Ordem de Serviço. Ao clicar dentro do planejamento criado pelo usuário da Cooperativa, este poderá acompanhar o fluxo da aprovação da sua Ordem de Serviço, e identificar as etapas de aprovação do processo. É possível, também, acompanhar o processo clicando na aba diagrama do processo, conforme exemplo abaixo: 5) Planejamento/ Replanejamento Anual

10 Manual de Solicitação de Eventos - Planejamento O usuário da Cooperativa poderá replanejar os eventos solicitados alterando datas, evento e carga horária/valor. Para isso deverá entrar na tela abaixo e clicar: Planejamento/Replanejamento Anual Após clicar em Planejamento/Replanejamento Anual será apresentada a tela com os cursos solicitados pela cooperativa por ocasião do planejamento. 6) Alteração dos cursos Replanejamento O usuário da Cooperativa poderá refazer o planejamento adicionando, alterando ou excluindo curso. Para isso deverá proceder da mesma forma que realizou na solicitação inicial. Após o replanejamento teclar em confirmar para concluir abertura.

11 Manual de Solicitação de Eventos - Planejamento Nota: Após o replanejamento será gerado, automaticamente, um novo número de ordem de serviço (replanejamento). O usuário da Cooperativa poderá abrir e alterar o Planejamento / Replanejamento Anual a qualquer momento, sendo que o sistema irá cancelar o Planejamento/ Replanejamento Anual anterior, e manter aberto sempre o último alterado. A nova ordem de serviço gerada será submetida ao fluxo de aprovação interno do SESCOOP/SP, possibilitando o acompanhamento pela Cooperativa na aba Consulta. É importante observar que o fluxo de aprovação do replanejamento obedecerá a caminhos distintos, dependendo das seguintes situações: a) O replanejamento apenas de data não será submetido ao fluxo de aprovação, podendo o usuário da Cooperativa proceder à alteração conforme a sua necessidade; b) O replanejamento de carga horária/valor e evento será submetido ao fluxo de aprovação. Neste caso o usuário da Cooperativa receberá um novo planejamento via sistema, o qual deverá ser assinado e encaminhado ao SESCOOP/SP. O novo planejamento anual, após sua aprovação pelo SESCOOP/SP, gerará um novo documento de planejamento que será enviado via e- mail à Cooperativa para a devida assinatura do representando legal e posterior devolução ao SESCOOP/SP. 7) Acompanhamento dos cursos replanejados Cada vez que a cooperativa executar qualquer alteração nos cursos planejados gerando um replanejamento, o sistema atribuirá um novo número.